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¿Cuáles son los procesos de gestión del tiempo en un proyecto?

Qué bueno que estas conmigo. En este video vamos a conocer los procesos de
gestión del tiempo en un proyecto. Es hora de que comencemos. Y primeramente
vamos a hablar sobre lo que es la triple restricción en los proyectos. Este concepto
es fundamental para el éxito o fracaso del mismo debido a que si un proyecto no
termina a tiempo, o termina fuera del presupuesto aprobado, o termina fuera de
los alcances acordados con los diferentes involucrados o afectados del proyecto,
el proyecto fracasó. Y aquí podemos ver que hay una gráfica donde nos habla del
tiempo del costo y del alcance. Vemos que es un triángulo. Ese triángulo es un
triángulo equilátero, los 3 lados son iguales. Son igualmente importantes en este
sentido. Si no se cumple con esta restricción o este concepto, nuestro proyecto va
a fracasar. Y por lo tanto, los involucrados, o principalmente el cliente va a quedar
insatisfecho. Esto nos habla del tema de calidad, Este concepto es fundamental y
ahí podemos ver que el tiempo es una de las variables críticas para el éxito o
fracaso del proyecto. Por lo tanto, vamos a hablar a continuación de lo que es la
gestión del tiempo en el proyecto. ¿Qué es esta definición? Bueno, podemos decir
que es la aplicación de aquellos procesos y herramientas para hacer que nuestro
proyecto termine en el tiempo establecido y acordado con las diferentes partes
involucradas. Aparentemente esto es sencillo pero es bastante complicado, si tu
piensas en aquellos proyectos que conoces seguramente has visto que la mayoría
de los proyectos no terminan en el tiempo establecido, en la fecha que hemos
acordado con las diferentes partes. Por lo tanto el Project Management Institute, o
PMI, que ya hemos mencionado en algunas otras ocasiones tiene definidos 7
procesos diferentes para lograr que nuestros proyectos terminen a tiempo.
¿Cuáles son estos 7 procesos? Podemos ver aquí que hay el 6.1 que es el
desarrollo del cronograma del proyecto. El siguiente proceso nos habla de la
definición de las actividades. Después a continuación tenemos lo que sería la
secuenciación y después viene lo que es la estimación de los recursos. Para
posteriormente hablar lo que sería la estimación de la duración. Viene a
continuación lo que sería el desarrollo del cronograma. Finalmente, terminamos
con un el control del cronograma. Son 7 procesos que deben de hacerse en esa
secuencia, como lo estamos viendo por aquí, ¿verdad? Vamos a hablar un poco
más a detalle de cada uno de esos 7 procesos. Y aquí vemos que lo que es el 6.1,
que eso corresponde al concepto del capítulo marcado en el PM Book, es decir
capítulo 6. El proceso número uno que tenemos ahí es el desarrollo del
cronograma, que simplemente es un plan de trabajo donde se establecen las
políticas y procedimientos métricas, quién va a hacer la definición de actividades,
en qué momento, y así respectivamente. Es decir, es un plan de trabajo definido
para esta área de conocimiento.
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Tenemos posteriormente lo que sería la definición de actividades, que como el
nombre lo indica se definen las acciones concretas o tareas que vamos a llevar a
cabo a lo largo del proyecto estableciendo fechas de inicio, fechas de terminación.
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El siguiente proceso pues nos habla de la secuenciación, que simplemente es
definir el orden o la relación de dependencia que hay entre las diferentes
actividades ya definidas previamente. El siguiente proceso que tenemos se le
llama la estimación de los recursos en los cuales pues se asignan las cantidades
de personas materiales, equipamiento que son necesarios para llevar a cabo
nuestras actividades. Sigue lo que sería la estimación de la duración de las
actividades que, como ven, es posterior a la estimación de los recursos. Necesito
previamente conocer qué recursos cuento, cuáles son disponibles para establecer
cuánto tiempo me voy a tardar en ellos, ¿verdad? Entonces ese proceso significa
establecer esas unidades de trabajo, unidades de tiempo para llevar a cabo las
actividades. Sigue lo que sería el desarrollo del cronograma del proyecto. El
cronograma del proyecto pues no es más que esa gráfica de Gantt, que también
así es conocida, o gráfica de barras donde ya sumamos todas las definiciones
anteriores de secuenciación, definición de actividades estimación de recursos y lo
establecemos en un programa de trabajo.
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Gráficamente, esto es un cronograma con plan de gestión del tiempo. Finalizamos
con el último proceso que es el control del cronograma, que eso ya se hace en las
etapas posteriores a la planificación y ahí medimos lo que planeamos contra lo
que vamos realizando y determinamos si nuestro proyecto va bien o va mal en el
tiempo, ¿verdad? Voy a hablar a continuación acerca de lo que es el plan de
gestión del cronograma, que es el plan de trabajo que había mencionado
anteriormente. Y este plan de trabajo, como vemos, nos define las políticas, los
procedimientos y la documentación necesaria para desarrollar y manejar la
ejecución de nuestro proyecto a lo largo del proyecto. Es un factor clave, como
documento, que se suma con otros documentos que anteriormente ya habíamos
mencionado como el plan de gestión del alcance, el plan de gestión de la calidad
el plan de gestión de los recursos humanos, de las comunicaciones y así
respectivamente. Algo fundamental en este documento es definir el nivel de
exactitud que vamos a manejar en las diferentes estimaciones de recursos o de
tiempo, inclusive. Es fundamental en este documento también marcar cuáles son
las unidades de tiempo. Es decir, si nuestro proyecto está en semanas, en días o
en meses. Es fundamental que tengamos también procedimientos para
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la revisión y le mantenimiento o el control del mismo. Y finalmente tenemos que
establecer en este plan de trabajo la descripción detallada de cómo vamos a
secuenciar, o qué herramientas de trabajo o computacionales vamos a tener para
desarrollar este plan de trabajo llamado así como plan de gestión del cronograma
del proyecto.
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A continuación me gustaría platicar contigo un poco más acerca de las
definiciones de las actividades.
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Las actividades no son los paquetes de trabajo establecidos en la EDT del
proyecto. Esta EDT que definimos en el alcance que no son más que los
entregables o los resultados que hemos definido y acordado con las diferentes
partes.
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En la WBS que tenemos en un proyecto, donde en un proyecto tengo como se
descomponen las diferentes etapas de un proyecto, ahí tengo lo que es el nivel
más bajo de esa descomposición llamado paquetes de trabajo. A partir de ahí
tengo la definición de las actividades. Es decir, las actividades son las acciones
concretas que tengo que realizar para llevar a cabo o alcanzar los resultados o
trabajos que hemos definido en el alcance. Y en estas actividades posteriormente
vamos a asignar recursos, y vamos a asignar duración, vamos a asignar fechas de
inicio y fechas de terminación, ¿verdad? Entonces ahí podemos ver que una
actividad o varias actividades sumadas nos van a dar el conjunto de entregables o
resultados definidos en el alcance.
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A partir de allí también se pueden definir los hitos o las fechas importantes en las
cuales terminamos esas actividades. Posteriormente vamos a tocar un poco más
acerca de estos temas.
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También, dentro del concepto de gestión del tiempo es fundamental lo que es la
secuenciación. La secuenciación es establecer el orden en el cual van cada unas
de las actividades. Eso regularmente lo vemos en una gráfica llamada diagrama
de precedencias donde los círculos o rectángulos que podemos ver son las
actividades, y las flechas representan las relaciones de dependencia. De dónde a
dónde va cada actividad, cuál va primero, cuál va después. Y ahí podemos
establecer que hay, por ejemplo, relaciones que nos dicen de final comienzo que
eso significa termina una actividad y comienza la siguiente actividad. Una actividad
previa o predecesora y una actividad sucesora, ¿verdad? Ejemplo de esto sería
estoy haciendo la cimentación en una construcción. Termino esa cimentación y
continúo con la fabricación de los muros. Esa es una relación de final comienzo.
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Hay otras actividades o relaciones de precedencia que son final final, comienzo
comienzo comienzo y final comienzo. Diferentes formas de secuenciar las
actividades de un proyecto. También podemos encontrar lo que son
modificaciones a las relaciones lógicas de procedencia que, ahí podemos tener
adelantos o tiempos de espera. Un adelanto sería el no tener que esperar a que
terminemos totalmente una actividad, y podemos ponerla antes para poder ganar
más tiempo, ¿verdad? O el tiempo de espera en el cual diríamos termino de pintar
una habitación, cuando termine de pintar la habitación tengo que esperar unas
horas para poder continuar con la siguiente actividad.
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Como vemos, hemos descrito los 7 procesos de gestión del tiempo. Y te voy a
dejar con unas preguntas para que repasemos lo que acabamos de ver.
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Espero que te haya ido bien en estas preguntas y te voy a invitar a que sigas
revisando los materiales que tenemos para ti para que profundices más en estos
conceptos. Nos vemos en el siguiente video.

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