“AÑO DE LA UNIVERSALIZACION DE LA SALUD”

FACULTAD DE INGENIERIA

ESCUELA ACADEMICA PROFESIONAL DE INGENIERIA CIVIL

CURSO: PROJECT MANAGEMENT

TEMA: “ACTA DE CONSTITUCION DE PROYECTOS”

ALUMNOS: DE COARTEAGA GARCIA LAURA MARYTERE

CORONEL BURGA ALER
GARAY JULON JOSÉ ANDERSON
GUEVARA DIAZ MELVA
HUAMAN GARCIA MAGDA LUZ
LOPEZ QUISPE KELLY ROSALI
OLIVARES SILVA LUIS
ROYSER PALOMINO IZQUIERDO
VASQUEZ CASTAÑEDA GEOVANNY
ZHANG CHAVEZ GERSON

DOCENTE: Ing. LUIS ALBERTO GRANDA TUME

 INTRODUCION

Al inicio de un proyecto, es necesario definir qué es lo que se espera lograr y cuál será
el alcance para llegar al objetivo. Para cada proyecto se da una iniciación de idea, visión
u oportunidad de negocio, lo cual representa el punto de partida y debe estar asociado
con los objetivos de negocio de dicha organización.

El acta de constitución del proyecto es el documento en el cual podemos certificar ese

punto de partida, asimismo la relación entre estrategia organizacional y el alcance del
proyecto, así como la relación de colaboración que existirá entre la organización
solicitante del proyecto y la organización ejecutora.

Es un componente de suma importancia para la gerencia de proyectos, en especial en las

fases de inicio y planificación. Este documento es el que hace referencia en toda la vida
del proyecto.

Pues esto está establecido en la metodología PMI en la guía del PMBOK, el acta de
constitución del proyecto es un documento emitido por el iniciador o patrocinador que
autoriza formalmente la existencia de un proyecto, otorgando al gerente del proyecto
(El Project Manager) la autoridad para asignar recursos de la organización a sus
actividades.
 DESARROLLO DEL TEMA

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

¿Qué es el acta de constitución del proyecto?

El acta de constitución de un proyecto el cual documenta las necesidades del área de

negocio (el cliente) que dieron origen a la iniciativa, los requisitos de alto nivel del
cliente y los requisitos de alto nivel del producto, servicio o resultado que el
proyecto debe proporcionar.

Según el PMBOK; la acta de constitución es la que establece la relación de colaboración

entra la organización ejecutora y la organización solicitante del proyecto.
Asimismo autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de
proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del
proyecto.

¿Quién se encarga de elaborar el Acta de constitución del proyecto?

Las organizaciones cuentan con un equipo dedicado de Gerentes de proyecto, lo cual

permite que este sea asignado desde etapas iniciales del proyecto, inclusive cuando este
no ha sido aprobado por el comité.

En este caso el Gerente de proyecto colabora con el patrocinador, entrevistando a las

personas necesarias para hacer el acta.
El acta de constitución del proyecto puede ser desarrollada por el patrocinador o el
director del proyecto en colaboración con la entidad iniciadora

¿Qué contiene el acta de constitución de un proyecto?

¿Cómo se elabora el acta de constitución del proyecto?

Según la guía del PMBOK 6ta edición, quedo establecido que los dos principales
insumos para elaborar el acta de proyecto son el  caso de negocio y el plan de gestión de
beneficios.

El caso de negocio sustenta la viabilidad y el retorno de inversión esperado, tomando en

cuenta los acuerdos internos y externos establecidos por la organización, sus normas y
procedimientos internos y los factores del entorno.

El plan de gestión de beneficios presenta una explicación clara de cuáles serán los
beneficios que traerá el proyecto y como estos se crearán, maximizaran y se mantendrán
en el tiempo. Es elaborado a partir del análisis de necesidades de la organización y del
caso de negocio.
Una de las herramientas principales para desarrollar el acta de constitución del proyecto
es el "juicio de expertos".

El juicio de expertos es proporcionado por especialistas en áreas de aplicación, de

conocimiento, disciplina, industria, entre otros, proporcionado por personas con
formación, conocimiento o experiencia en el área.

Para obtener esta habilidad o conocimiento se recurre a personal de la organización,

consultores, Los interesados (clientes, patrocinadores, etc.), la oficina de gestión de
proyectos (PMO) si en caso existe, así como entes externos (asociaciones
profesionales, grupos de industria y expertos en la materia.

Para elaborar el acta de proyecto, los encargados deben tener conocimientos en:

 Estrategia organizacional.

 Gestión de beneficios del proyecto.

 Conocimientos técnicos en la industria o área del proyecto.

 Estimación de duración y costos.

 Conocimiento de los riesgos en el área

(Para poder ayudar a identificar cuáles son).

Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.
El Gráfico muestra las entradas, herramientas y técnicas y salidas del proceso
¿Qué Es Un Acta De Constitución Del Proyecto (PID) Y Por Qué Es Importante?
Un acta de constitución del proyecto (también llamada acta de inicio del proyecto) define el
alcance del proyecto, la gestión y los criterios generales de éxito a los que el equipo puede
recurrir durante el proyecto. Contiene la información básica del proyecto, como el contexto,
alcance, las restricciones, la justificación del proyecto, el equipo y la colaboración. Es
importante no sólo como guía interna, sino también para las partes interesadas externas.
Un comienzo sólido es clave para un proyecto, sin importar cuán pequeño o grande sea un
proyecto. Si te preguntas para qué sirve un acta constitutiva del proyecto, pues ayuda a guiar
al equipo desde el principio, para un inicio exitoso del proyecto sin crear demasiado trabajo
adicional por adelantado. El PID puede ser un documento dinámico al que el equipo puede
recurrir. También proporciona una protección si se produce un cambio en la asignación de
recursos o si se incorporan nuevos miembros al equipo y es un punto de partida ideal.
El Acta Constitutiva del Proyecto (PID) es el primer paso básico para garantizar que tu proyecto
empiece con el pie derecho. Establece el tono, contexto, expectativas y restricciones de un
proyecto.
El PID se deriva específicamente de la metodología Prince2, pero en general todas
las metodologías tienen artefactos que describen el inicio del proyecto. Las Actas de
Constitución del Proyecto a veces también se llaman Cartas del Proyecto o Resumen del
Proyecto.

 7 pasos Sencillos Para Crear Un Acta De Constitución Del Proyecto

Como Gerente de Proyectos Digitales (Digital Project Manager), tu trabajo no es solo
administrar un proyecto hasta su finalización, sino también asegurarte de que el equipo
esté al tanto de lo que debe hacerse, quién debe hacerlo y cuándo.
El porqué  es igual de importante, puesto que así el equipo tendrá una idea de la misión y
aceptará los criterios generales de éxito. El contexto es lo más importante y debe
establecerse desde el principio. En última instancia, como Gerente de Proyectos Digitales,
eres es el entrenador que reúne a un equipo de expertos y es extremadamente importante
proporcionarles los detalles necesarios para que tengan éxito. Si aún no sabes cómo hacer
un acta constitutiva de un proyecto, estás en el lugar correcto. En vez de crear un modelo
complejo, esta guía de creación de acta constitutiva se centrará en las secciones o partes
de un acta constitutiva de un proyecto, con un enfoque en la gerencia o dirección de
 proyectos digitales (digital project management). Ayudará a encaminar a tu equipo y
cliente sin crear un documento PID muy largo o sobrecargado.

1. Proporciona el contexto
Ya que has estado trabajando con el cliente para ampliar el proyecto, es probable que le
puedas proporcionar antecedentes sobre algunos de los impulsores comerciales del proyecto.
(Si no, pregúntale a tu Gerente de Cuentas).

 ¿Por qué el cliente está enfocado en este proyecto?

 ¿Cuál es el problema a resolver?
 ¿De qué trata el proyecto?
 ¿Existen controladores puramente técnicos o están enraizados en la estrategia
organizacional general?
 ¿Cuáles son los objetivos de negocio?
 ¿Cómo se define el éxito?
 ¿Hay métricas definidas que medirán el éxito al final?

Al elaborar el acta, resume la visión estratégica, las metas y los objetivos e, idealmente, incluye
una declaración de misión de alto nivel. Esto ayudará a orientar al equipo en relación al
enfoque y a mantener estos objetivos en mente durante el proyecto. También ayudará a
definir el trabajo adicional y las posibles mejoras del proyecto, ya que el equipo tendrá en
cuenta este contexto. (¿No sería grandioso, si pudiéramos hacer …?)

2. Define los Parámetros del Proyecto

Siendo el gestor del proyecto, podrías estar acostumbrado a estar rodeado de expertos en tu
equipo. Lo difícil es permitir que todas estas personas inteligentes trabajen juntas para
entregar el proyecto, por lo que mostrarle el plan del acta de constitución del proyecto al
equipo es tan importante como definir el alcance.
Asegúrate de ser transparente con respecto a las restricciones generales y los supuestos de un
proyecto, así como la información. Por ejemplo:
 ¿Cuál es el presupuesto para este proyecto?
 ¿Cómo se divide ese presupuesto?
 ¿Cómo es la línea de tiempo?
 ¿Cómo imaginas la colaboración con el cliente?
  ¿Cuál es el primer objetivo con el que trabajará el equipo?
A fin de cuentas, en el equipo o ganan todos, o pierden todos. Es muy poco probable que el
proyecto sea exitoso, si cada miembro del equipo las cosas por su lado. Por lo tanto, establecer
un equipo de expertos en lugar de un equipo de ‘solistas’ te ayudará bastante y establecerá un
sentido de trabajo en equipo desde el principio.

3. Define los Detalles

importante en la gerencia de proyectos) es definir los detalles del proyecto. Tu equipo necesita
entender qué se debe hacer y entregar exactamente para que el proyecto sea un éxito.
 ¿El siguiente de los elementos del acta constitutiva (¿y un aspecto muy Qué está
dentro y fuera del alcance?
 ¿Hay algunos requisitos iniciales del proyecto que ya están definidos?
 ¿Cuáles son los límites del proyecto que el equipo no debe cruzar?
Una parte crucial de esta sección es: el producto, servicio o resultado requerido. Dado que
estos se suelen definir al principio del contrato, el equipo debe comprender cuáles son las
expectativas. Esto incluye posibles supuestos y restricciones, como el número de revisiones a
considerar.

4. Define la Estructura de Desglose del Proyecto y la Planificación de los Recursos

Para asegurarse de que el equipo tenga claro cómo se crean los resultados, al
desarrollar el acta es esencial dividir el trabajo en partes más pequeñas y hacer un
Desglose del Proyecto que incluya las asignaciones. Esto muestra cómo se lograrán los
resultados y quién trabajará en qué con quién.

Ejemplo de Desglose de Proyectos de Alto Nivel:

En mi experiencia personal, es fundamental hacer funcionar al equipo a través de la estructura

general de la planificación y el desglose de recursos del proyecto, para que los miembros del
equipo puedan opinar y ayudarte en la optimización. Al dirigir el equipo a través de la
planificación real, las dependencias se aclaran y el equipo se vuelve parte del plan. También
ayuda a la comprensión y la responsabilidad general del proyecto. Estos desgloses pueden
variar en detalle y pueden trazar diversas actividades según cada etapa. También pueden estar
conectados a fechas específicas y vinculados a la planificación de recursos.

5. Define Quién es Quién

Un aspecto importante del acta de constitución del proyecto es la estructura general del
equipo del proyecto, tanto interna como externamente. ¿Quién está trabajando en el equipo?
¿Quién puede aprobar las cosas antes de que sean entregadas al cliente? ¿Quién, del lado del
cliente, debe ser consultado antes de firmar? Establecer esto ayudará a evitar malentendidos y
te dará una idea de lo complejas que serán las aprobaciones.
Una excelente manera de indicar estas dependencias en el proyecto es a través de un gráfico
RACI. Describe quién es / debe ser:
 Comprometido- ¿Quién hace el trabajo?
 Responsable – ¿Quién es el que toma las decisiones?
 Consultado – ¿A quién se le debe preguntar antes de continuar?
 Informado: ¿Quién debe mantenerse al tanto?

Equipo interno

Asegúrate de delinear la estructura del equipo y de que todos sepan quiénes son parte del
proyecto. Esto incluye al administrador del proyecto, al gerente de cuentas, a otros miembros
del equipo, pero también a los jefes superiores, en caso de que tengan que firmar los
resultados.

Equipo externo

Las grandes preguntas que debemos hacerle al cliente son:

 ¿Quién sabe realmente lo que se supone que debemos hacer y por qué?
 ¿Quién es responsable de aprobar el informe?
 ¿Quién es realmente responsable de firmar los activos?
 ¿Hay alguna junta directiva que deba ser consultada?
 Quién se va a enojar si no los conectamos (y recuerda que nuestros clientes pueden
tener su propia política interna), por lo que no podemos esperar que lo hagan.
6. Identifica los Riesgos, Suposiciones, Problemas y Dependencias
Por último, pero no menos importante, asegúrate de incluir una descripción general de los
riesgos y restricciones conocidos en el PID. Los proyectos pueden ser complejos por diferentes
razones y siempre es útil pensar y anticipar algunos de los riesgos y problemas del proyecto y
elaborar estrategias para su reducción.
Algunos ejemplos:
 Plazos demasiado cortos o demasiado largos
 Restricciones presupuestarias
 Desconocimiento de la parte técnica
 Panorama de partes interesadas complejo
 Punto único de fallas

7. Comparte el Acta de Constitución de tu Proyecto

Ya está hecho, creaste un acta completa de constitución del proyecto que hará que tu equipo
tenga éxito. Asegúrate de compartirla con todo el equipo y con los nuevos miembros que se
unirán más adelante. También es ideal para los registros de entrada, más adelante, para
garantizar que el equipo no pierda el enfoque. Haz que el cliente lo firme también para
formalizar cosas como suposiciones y RACI. Será útil utilizar esta acta cuando se involucren
nuevas partes interesadas o cuando el proceso de aprobación resulte más complicado de lo
anticipado.
1.- DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO: ENTRADAS

1.1 Documentos de Negocio

El caso de negocio y el plan de gestión de beneficios son fuentes de información
acerca de los objetivos del proyecto y cómo el proyecto contribuirá a las metas
de negocio. Si bien los documentos de negocio se desarrollan antes del proyecto,
los mismos se revisan periódicamente.
 Caso de negocio.
Es el documento de negocio más común utilizado para crear el acta de
constitución del proyecto.
Puesto que este caso nos proporciona la información necesaria desde una
perspectiva de negocio para determinar si los resultados esperados del
proyecto justifican la inversión requerida. Normalmente se utiliza para la toma
de decisiones por parte de la dirección o ejecutivos de un nivel superior al del
proyecto.
Con las bases del proyecto establecidas, es vital conocer cómo el negocio será
rentable. Para ello, se estudiarán una serie de parámetros que marcarán su
viabilidad en términos de la inversión requerida.
 Demanda del mercado.
 Necesidades de la organización. 
 Avances tecnológico disponibles. 
 Requisitos legales. 
 Impacto ecológico. 
 Necesidad social.
 1. Para qué sirve el acta de constitución del proyecto.

El Acta de Constitución del proyecto es el documento, emitido por el patrocinador del
proyecto que autoriza la existencia del proyecto.

El acta proporciona al gerente del proyecto.

 la autoridad necesaria para iniciarlo,

 la disponibilidad de los recursos necesarios para poder ejecutar el proyecto.

El acta de constitución contiene:

 solo lo necesario para dejar claros el acuerdo alcanzado con los interesados
 para que nadie se pueda llevar a engaño posteriormente.

Con la firma del acta:

 los interesados se declaran de acuerdo con las líneas maestras del proyecto,
 se autoriza el inicio del proyecto bajo la dirección del project manager asignado.

En el acta de constitución tienes que hacer:

 Una descripción de alto nivel del proyecto,

 solo debes incluir aquello que necesita saber el comité para decidir si el proyecto
inicia,

El acta no es un documento técnico que explique cómo se van a hacer las cosas:

 eso lo harás cuando implementes el plan de dirección del proyecto,

 el acta está orientada a recoger la información de alto nivel orientada a autorizar el
inicio del proyecto.

2. Un mal lanzamiento del acta de constitución del proyecto.

 Puede ser el comienzo de un Proyecto desastroso.
 Se crea estrés entre el ordenante del proyecto y el responsable del proyecto.
 No hay un punto de partida para el Proyecto que permita ajustar su marcha.
 En ocasiones no hay ni Proyecto y se trabaja en cosas indeterminadas.
 se malgastan recursos y se pierde la confianza que debe haber entre los niveles de la
organización proyectua.

¿En qué momento debe emplearse un Acta de Constitución de Proyecto?

En mi opinión, un Acta de Constitución debería realizarse nada más aprobar el proyecto. Si se

trata de un proyecto vendido a un cliente, nada más aceptada la oferta comercial. Si se trata
de un proyecto interno, nada más aprobar su realización.

Es importante que no haya demasiada diferencia temporal entre el momento en el que se

decide realizar un proyecto (por ejemplo, implantar una herramienta CRM en la empresa para
el Departamento Comercial) y la aprobación del Acta de Constitución. Esto evitaría que los
requisitos u objetivos se difuminen o carguen con excesivas ambigüedades.
A pesar de su definición, también es factible emplear un Acta de Constitución para cada fase
de un proyecto, si éste posee características de tiempo o complejidad que lo aconsejen

¿Qué diferencias hay entre un Acta y la Oferta Comercial firmada?

En ocasiones las ofertas comerciales pueden ser muy poco precisas en determinados aspectos,
tales como plazos de ejecución, fechas de entrega, equipo, personas u organizaciones
involucradas, responsables de proyecto,… Esto es comprensible, puesto que el verdadero
objetivo de una oferta es transmitir que somos capaces de realizar un trabajo, los aspectos
más importantes de cómo lo tenemos previsto ejecutar y a cambio de qué importe económico.
Sin embargo, acordar esos otros elementos es crucial para evitar malos entendidos o
conflictos.

En ocasiones, las ofertas comerciales pasan muy de puntillas sobre determinados aspectos del
alcance, por motivos evidentes. Sin embargo, muchas veces un jefe de proyecto debe
presentarlo abiertamente desde el primer momento, para aclarar de entrada qué va a hacerse
y qué no. Esto a veces destapa un conflicto, pero que puede ser más fácil de gestionar en una
etapa temprana del proyecto y puede reducir enormemente la incertidumbre inicial.

En otras ocasiones, se ha partido de un documento de licitación al que la empresa se ha

presentado. En dicho documento, puede haber imprecisiones, ambigüedades o falta de detalle
en determinados aspectos. Un Acta de Constitución puede ayudar a presentar con mayor
detalle la propuesta de los trabajos a realizar, en el caso de que no interesara hacerlo durante
la propuesta comercial.