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Cuando se inicia un proyecto, el documento que es importante desarrollar es

el Acta de Constitución. En este documento se coloca toda la información general


del proyecto (llamada también información de alto nivel) que nos brinde una idea y
panorama general de lo que se
llevará a cabo.

La información contenida en este documento puede ser diversa, según los datos
con los que se cuente en ese momento, pero básicamente la información que se
recomienda tener es:

 Objetivos generales, aquello que la organización desea lograr a través de la


ejecución del proyecto.
o Descripción general del producto o servicio a desarrollar.
o Descripción general del alcance del proyecto.
 Presupuesto general, nos da una idea del costo que tendrá el proyecto y el
cual puede tener una variación de aproximadamente 50% más o menos.
 Cronograma general, donde se define los principales hitos del proyecto para
conocer los eventos más significativos y tener una idea de la fecha de inicio y
fin.
 Riesgos iniciales, aquellos eventos que en base a la descripción general del
alcance podrían ocurrir y que impactarían, tanto de forma positiva o negativa,
en el desarrollo del proyecto.
 Información adicional como: criterios de aceptación del producto, recursos
pre-asignados, interesados identificados previamente, restricciones a tomar
en cuenta y supuestos encontrados. Además toda la información que
contribuya a tener una idea general del proyecto se puede colocar en este
documento.
Como se ha mencionado, la información que se registra en el Acta de
Constitución es a un alto nivel para tener un panorama y conocer en líneas
generales lo que conlleva la ejecución del proyecto.

La información que se encuentra en este documento, como es información inicial,


servirá para comenzar a entrar más a detalle en los demás aspectos del proyecto
como alcance, tiempo, costos, riesgos, etc.
Si bien es cierto, el Acta de Constitución nos brinda información general del
proyecto para comenzar con las actividades de planificación y posterior ejecución,
la descripción del alcance general contenida en este documento no es suficiente,
ya que es una descripción de alto nivel, o si queremos llamarlo de diferente
modo, es una descripción en líneas generales de aquello que se requiere hacer en
el proyecto.

Esta información sería el inicio para comenzar a detallar de forma específica el


alcance del proyecto.
Cabe mencionar que un alcance del proyecto debe ser un documento claro,
explícito, preciso y muy bien detallado para conocer realmente lo que se va a
desarrollar (producto o servicio) y todo el esfuerzo que demandará el proyecto.

Eso a su vez nos da una idea de la complejidad que existirá durante la ejecución.
En el alcance del proyecto se debe identificar principalmente 2 elementos:

1. El alcance del producto, el cual es una descripción detallada y precisa de las


características y funcionalidad que tendrá el producto o servicio que se necesita
desarrollar a través del proyecto.
2. El alcance del proyecto, que es todo el trabajo y esfuerzo que se debe llevar a
cabo para crear el producto o servicio que se ha especificado detalladamente en
el alcance del producto.
Estos dos conceptos se encuentran muy vinculados entre sí y existe una estrecha
relación entre ambos. Para entenderlos mejor, se podría esquematizar de la
siguiente forma:

Alcance del producto = (características y funcionalidades)

Alcance del proyecto = (características y funcionalidades) + (trabajo necesario)

Cuando hablamos del trabajo necesario nos referimos a todo el esfuerzo que se
realizará y todo aquello que se necesitará para poder crear el producto o
servicio que se requiere. En ese sentido, dentro del concepto de trabajo y
esfuerzo se puede considerar a los siguientes elementos:

1. Los recursos humanos que serán necesarios para el desarrollo del producto o
servicio. Dependiendo de las características o funcionalidades, se van a necesitar
personas que tengan diferentes tipos de perfiles (conocimientos, experiencia,
habilidades, capacidades, etc.) que puedan ser capaces de desarrollar el producto
o servicio que se ha especificado.
2. Los otros recursos que se necesitarán, como los materiales, insumos,
maquinarias, equipos e infraestructura. De acuerdo a lo que se quiere desarrollar,
se necesitarán diferentes recursos que se utilicen para la creación del producto o
servicio.
3. El tiempo que tomará desarrollar el producto o servicio. Dependiendo de lo que se
quiere desarrollar y la complejidad que conlleva esto, va a variar el tiempo que se
necesitará para desarrollar el producto o servicio que se ha especificado.
4. El presupuesto del proyecto. Dependiendo de la complejidad del trabajo y de
todos los recursos que se necesitarán, va a variar el monto que se invertirá para la
construcción del producto o servicio.
5. La calidad del producto o servicio. En base a los requerimientos que pide el
cliente, los cuales deben estar bien detallado, se establecerá el nivel de calidad
requerido para satisfacer las necesidades del cliente.
6. Los riesgos del proyecto. Según el producto o servicio a desarrollar y el trabajo a
realizar, se van identificar los eventos que impactarán de forma positiva o negativa
en el proyecto. Si el trabajo es sencillo y no demanda mucha complejidad, quizás
hayan riesgos manejables y fáciles de gestionar. De lo contrario, la gestión de
riesgos será una actividad más compleja que demandará un mayor tiempo y
presupuesto.
7. Las adquisiciones que se deberán realizar. De acuerdo al producto o servicio que
se requiere desarrollar, se debe identificar qué parte del proyecto se puede
realizar con los recursos que se tienen y qué parte del proyecto se realizará
recurriendo a proveedores externos.
8. Los interesados del proyecto. Según el producto o servicio y el trabajo que se va
a realizar se podrá identificar a todas las entidades (personas, grupos,
organizaciones, unidades, comunidades, etc.) que impactan y serán impactadas
por el proyecto tanto de manera positiva como negativa.
Entonces como vemos, existen muchos puntos a considerar dependiendo de la
descripción del alcance, por lo que es sumamente importante que se especifique
detalladamente lo que se hará en el proyecto, tanto a nivel de producto o servicio
como a nivel del trabajo y esfuerzo.

Esta descripción se puede considerar como el punto de partida sobre el cual


vamos a comenzar a planificar nuestros próximos pasos y actividades a realizar en
muchas áreas de conocimiento como tiempos, costos, calidad, recursos humanos,
riesgos, adquisiciones, interesados, etc.

¿Qué pasaría si no se tiene una descripción detallada del


alcance?
¿Qué pasaría si se tiene un alcance incompleto? Es decir, solo tenemos
identificado el 50% de lo que se va a hacer y se comienza a trabajar en base a
eso.

Si ocurriese una situación como esa, el proyecto tendría asociado un riesgo


bastante alto porque no se podría identificar exactamente qué elementos o
recursos necesitamos para el proyecto o qué actividades vamos a hacer.

Habría una planificación inadecuada, lo que llevaría a una ejecución también


inadecuada y no se harían bien las cosas. Además de estaría corriendo el alto
riesgo que se cancele el proyecto o se ponga en stand-by debido a una mala
definición del alcance.

Algunos de los riesgos asociados a una mala definición del alcance son:
 No se conocería que tipos de recursos (humanos, materiales, insumos,
equipos, etc.) se van a necesitar en el proyecto, por lo tanto no se podría
armar un equipo de proyecto adecuado ni saber qué recursos de la empresa
se necesitarán o qué recursos se comprarán a proveedores externos.
 Los recursos están directamente asociado a los costos, por lo tanto no se
podría establecer un presupuesto definitivo para el proyecto.
 Al no conocer todo el trabajo a realizar, no se podría establecer un tiempo
para el proyecto. No se tendría la información disponible para informar
cuándo se terminará el proyecto.
 No se sabría con exactitud todos los requisitos del proyecto y no se sabría el
nivel de calidad que se necesita implementar.
 No se sabría si se recurrirá a proveedores externos para realizar alguna
compra, alquiler o subcontratación de productos o servicios. Al no tener claro
si se gastará en adquisiciones externas, no se podrá determinar el
presupuesto total del proyecto.
 No se conocerá a qué entidades impactará el proyecto, por lo que no se
podrá realizar una correcta identificación y gestión de interesados.
 Habrían numerosas solicitudes de cambio porque los interesados que no han
sido identificados tendrán impacto sobre el proyecto a través de su poder,
interés, influencia, requisitos, necesidades y expectativas. Un proyecto con
demasiadas solicitudes de cambio es un proyecto que irá “tapando huecos”
en lugar de generar entregables.
Existen otros riesgos más que poco a poco irán apareciendo a medida que se
avanza sobre un proyecto con un alcance mal definido, pero los riesgos
mencionados anteriormente serían razones suficientes para tomar la decisión de
suspender el proyecto hasta que exista una mejor definición del alcance, o
simplemente cancelarlo por falta de información.

Además de describir detalladamente lo que se hará en el proyecto, también es


necesario que se detalle aquello que no se hará, aquello que no incluye el
proyecto o aquello que no está contemplado debido a los límites que se han
establecido.

En muchas ocasiones, debido a una mala comunicación o interpretación, las


personas tendemos a suponer o asumir ciertas cosas.

Ahí es donde los clientes o usuarios pueden asumir que ciertas actividades
o entregables estarán contempladas dentro del alcance del proyecto, por lo que
resulta muy necesario que se especifique claramente aquello que no se
desarrollará y comunicarlo a todos los interesados. De esa forma se evita
ambigüedades o suposiciones que posteriormente pueden originar conflictos.

Las restricciones y supuestos son dos puntos más que también son importantes
colocar dentro del alcance del proyecto.
Las restricciones ayudan al equipo de proyecto a conocer a qué tipo de
situaciones se enfrentan y que pueden considerarse como limitaciones.

Conocer esas limitaciones es una fuente importante de información para planificar


cómo gestionar y responder antes esas situaciones.

Los supuestos son situaciones que se consideran como verdaderas y que


significan que se realizará el proyecto bajo el supuesto que determinadas
circunstancias se van a dar o son situaciones reales.

Esos supuestos deben ser confirmados para saber si aquello que suponíamos
realmente se va a concretar. En caso no se confirme aquello que se suponía
verdadero, eso representa un riesgo para el proyecto, el cual debe incorporarse al
registro de riesgos para gestionar dicha situación.

Para terminar
Como conclusión final, se puede decir que realizar una buena definición del
alcance, tanto del producto como del proyecto, resulta vital para asegurar que los
próximos pasos se puedan planificar de forma adecuada.

El alcance es el punto de partida para establecer las bases del proyecto y lo que
éste conlleva. Si no existe la definición adecuada, pueden ocurrir situaciones
riesgosas y de conflicto que solo traerían consecuencias negativas para el equipo
de proyecto y la organización.

REFERENCIA

http://todopmp.com/definicion-del-alcance-del-proyecto-el-punto-de-partida-de-una-adecuada-
planificacion/