“AÑO DE LA UNIVERSALIZACION DE LA SALUD”

FACULTAD DE INGENIERIA

ESCUELA ACADEMICA PROFESIONAL DE INGENIERIA CIVIL

CURSO: PROJECT MANAGEMENT

TEMA: “ACTA DE CONSTITUCION DE PROYECTOS”

ALUMNOS: ARTEAGA GARCIA LAURA MARYTERE

CORONEL BURGA PAQUITO ALER
GARAY JULON JOSÉ ANDERSON
GUEVARA DIAZ MELVA
HUAMAN GARCIA MAGDA LUZ
LOPEZ QUISPE KELLY ROSALI
OLIVARES SILVA LUIS
PALOMINO IZQUIERDO ROYSER
VASQUEZ CASTAÑEDA GEOVANNY
ZHANG CHAVEZ GERSON

DOCENTE: Ing. LUIS ALBERTO GRANDA TUME

2020
 INTRODUCCION

Al inicio de un proyecto, es necesario definir qué es lo que se espera lograr y cuál será el alcance
para llegar al objetivo. Para cada proyecto se da una iniciación de idea, visión u oportunidad de
negocio, lo cual representa el punto de partida y debe estar asociado con los objetivos de negocio
de dicha organización.
El acta de constitución del proyecto es el documento en el cual podemos certificar ese punto de
partida, asimismo la relación entre estrategia organizacional y el alcance del proyecto, así como la
relación de colaboración que existirá entre la organización solicitante del proyecto y la organización
ejecutora.

Es un componente de suma importancia para la gerencia de proyectos, en especial en las fases de

inicio y planificación. Este documento es el que hace referencia en toda la vida del proyecto.
Pues esto está establecido en la metodología PMI en la guía del PMBOK, el acta de constitución
del proyecto es un documento emitido por el iniciador o patrocinador que autoriza formalmente la
existencia de un proyecto, otorgando al gerente del proyecto (El Project Manager) la autoridad para
asignar recursos de la organización a sus actividades.
 DESARROLLO DEL TEMA

¿Qué es el acta de constitución del proyecto?

El acta de constitución de un proyecto el cual documenta las necesidades del área de negocio (el
cliente) que dieron origen a la iniciativa, los requisitos de alto nivel del cliente y los requisitos de
alto nivel del producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar.

Según el PMBOK; la acta de constitución es la que establece la relación de colaboración entra la

organización ejecutora y la organización solicitante del proyecto.
Asimismo autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la
autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

 El acta no es un documento técnico que explique cómo se van a hacer las cosas:
o Eso lo harás cuando implementes el plan de dirección del proyecto.
o El acta está orientada a recoger la información de alto nivel orientada a autorizar el
inicio del proyecto.

¿Por Qué Es Importante el acta de constitución del proyecto?

Es importante porque Contiene la información básica del proyecto, como el contexto, alcance, las
restricciones, la justificación del proyecto, el equipo y la colaboración. Es importante no sólo como
guía interna, sino también para las partes interesadas externas.

Un comienzo sólido es clave para un proyecto, sin importar cuán pequeño o grande sea un
proyecto. Si te preguntas para qué sirve un acta constitutiva del proyecto, pues ayuda a guiar al
equipo desde el principio, para un inicio exitoso del proyecto sin crear demasiado trabajo adicional
por adelantado.

El Acta Constitutiva del Proyecto (PID) es el primer paso básico para garantizar que tu proyecto
empiece con el pie derecho. Establece el tono, contexto, expectativas y restricciones de un
proyecto.

¿Quién se encarga de elaborar el Acta de constitución del proyecto?

Las organizaciones cuentan con un equipo dedicado de Gerentes de proyecto, lo cual permite que
este sea asignado desde etapas iniciales del proyecto, inclusive cuando este no ha sido aprobado
por el comité.
En este caso el Gerente de proyecto colabora con el patrocinador, entrevistando a las personas
necesarias para hacer el acta. El acta de constitución del proyecto puede ser desarrollada por el
patrocinador o el director del proyecto en colaboración con la entidad iniciadora.

¿En qué momento debe emplearse un Acta de Constitución de Proyecto?

Un Acta de Constitución debería realizarse nada más aprobar el proyecto. Si se trata de un

proyecto vendido a un cliente, nada más aceptada la oferta comercial. Si se trata de un proyecto
interno, nada más aprobar su realización.

Es importante que no haya demasiada diferencia temporal entre el momento en el que se decide
realizar un proyecto (por ejemplo, implantar una herramienta CRM en la empresa para el
Departamento Comercial) y la aprobación del Acta de Constitución. Esto evitaría que los requisitos
u objetivos se difuminen o carguen con excesivas ambigüedades.

A pesar de su definición, también es factible emplear un Acta de Constitución para cada fase de un
proyecto, si éste posee características de tiempo o complejidad que lo aconsejen.

 Un mal lanzamiento del acta de constitución del proyecto.

o Puede ser el comienzo de un Proyecto desastroso.
o Se crea estrés entre el ordenante del proyecto y el responsable del proyecto.
o No hay un punto de partida para el Proyecto que permita ajustar su marcha.
o En ocasiones no hay ni Proyecto y se trabaja en cosas indeterminadas.
o Se malgastan recursos y se pierde la confianza que debe haber entre los niveles de la
organización proyecto.

¿Qué contiene el acta de constitución de un proyecto?

  DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Según a al PMBOK® Guide 6th, el primer proceso a desarrollar dentro del grupo de procesos de
Iniciación es Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. Consiste en desarrollar un
documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase del mismo y documentar los
requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

La firma del Acta de Constitución autoriza formalmente el inicio del Proyecto y en ella debe quedar
asignado el Director de Proyecto, siendo recomendable su participación en la elaboración del acta,
ya que ésta le otorga autoridad para asignar los recursos del Proyecto.

Los Proyectos son autorizados por alguien externo al Proyecto, el patrocinador, la PMO ( Oficina de
Dirección de Proyectos) o un comité ejecutivo del portafolio. Cualquiera de ellos debe encontrarse
a un nivel apropiado para financiar el Proyecto. Así mismo, la autorización se mueve en función de
las necesidades internas de la empresa o de influencias externas. Vincula el Proyecto con la
estrategia y el trabajo en curso de la organización.
 I. Entradas
o Enunciado del Trabajo del Proyecto (Statement of Work SOW). Descripción narrativa de
los productos o servicios que debe entregar el Proyecto. Si se trata de un Proyecto interno,
hará referencia a las necesidades de la empresa. En caso de ser un Proyecto externo,
será proporcionado por el Cliente. Debe hacer referencia a la necesidad comercial o el
plan estratégico de la Organización. Así como a la descripción del alcance del producto
o Caso de Negocio (Bussines case). Proporciona información para determinar si el
Proyecto vale o no la inversión requerida. Normalmente, la necesidad comercial y el
análisis de costo-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar el proyecto.
o Contrato.  Para clientes externos.
o Factores Ambientales de la Empresa. Por ejemplo, normas gubernamentales o de
industria, infraestructura de la Organización o las condiciones de mercado.
o Activos de los Procesos de la Organización . Por ejemplo, los procesos
organizacionales estándar, las políticas y las definiciones de procesos normalizadas. Así
como plantillas o la información histórica y la base de conocimientos de lecciones
aprendidas.
II. Herramientas y técnicas
o Juicio de Expertos: Experiencia es proporcionada por un grupo o individuo con
conocimientos o capacitación especializados. Se encuentra disponible a través de
diferentes fuentes:
–        Otras unidades dentro de la organización
–        Consultores
 –        Interesados, incluyendo clientes y patrocinadores
–        Asociaciones profesionales y técnicas
–        Grupos industriales
–        Expertos en la materia
–        Oficina de dirección de proyectos (PMO)

o Técnicas de facilitación : Cualquiera que pueda aplicarse para orientar el desarrollo

del acta de constitución del Proyecto: Tormenta de ideas, Resolución de conflictos,
Resolución de problemas, Gestión de reuniones Etc.
III. Salidas
o Acta de Constitución del Proyecto. Documenta las necesidades comerciales, el
conocimiento actual de las necesidades del cliente y el nuevo producto, servicio o
resultado que el Proyecto debe proporcionar. Suele incluir:

 7 Pasos Sencillos Para Crear Un Acta De Constitución Del Proyecto

1. Proporciona el contexto
Proporciona el contexto

Bueno es importante saber antecedentes sobre algunos de los impulsores comerciales del
proyecto. (Si no, pregúntale a tu Gerente de Cuentas).

o ¿Por qué el cliente está enfocado en este proyecto?

o ¿Cuál es el problema a resolver?
 o ¿De qué trata el proyecto?
o ¿Existen controladores puramente técnicos o están enraizados en la estrategia
organizacional general?
o ¿Cuáles son los objetivos de negocio?
o ¿Cómo se define el éxito?
o ¿Hay métricas definidas que medirán el éxito al final?

Al elaborar el acta, resume la visión estratégica, las metas y los objetivos e, idealmente, incluye
una declaración de misión de alto nivel. Esto ayudará a orientar al equipo en relación al enfoque y
a mantener estos objetivos en mente durante el proyecto. También ayudará a definir el trabajo
adicional y las posibles mejoras del proyecto, ya que el equipo tendrá en cuenta este contexto.

2. Define los Parámetros del Proyecto

Define los Parámetros del Proyecto

Para definir los parámetros debemos ser transparente, claros y precisos con la información y con
respecto a las restricciones generales o los supuestos de un proyecto.

Por ejemplo:

o ¿Cuál es el presupuesto para este proyecto?

o ¿Cómo se divide ese presupuesto?

o ¿Cómo es la línea de tiempo?

o ¿Cómo imaginas la colaboración con el cliente?

o ¿Cuál es el primer objetivo con el que trabajará el equipo?

Por lo tanto es de gran importancia establecer un equipo de expertos en lugar de un equipo de
‘solistas’, ya que esto ayudará bastante y establecerá un sentido de trabajo en equipo desde el
principio.

3. Define los Detalles

Define los Detalles

El siguiente de los elementos del acta constitutiva es definir los detalles del proyecto.

o ¿Qué está dentro y fuera del alcance?

 o ¿Hay algunos requisitos iniciales del proyecto que ya están definidos?

o ¿Cuáles son los límites del proyecto que el equipo no debe cruzar?
Una parte crucial de esta sección es: el producto, servicio o resultado requerido. Dado que estos se
suelen definir al principio del contrato, el equipo debe comprender cuáles son las expectativas.

4. Define la Estructura de Desglose del Proyecto y la Planificación de los Recursos

Para asegurarse de que el equipo tenga claro cómo se crean los resultados, al desarrollar el acta
es esencial dividir el trabajo en partes más pequeñas y hacer un Desglose del Proyecto que incluya
las asignaciones. Esto muestra cómo se lograrán los resultados y quién trabajará en qué con
quién.

Ejemplo de Desglose de Proyectos de Alto Nivel:

FASE Entregable Recursos y horas Fecha de
vencimiento
1 Patada inicial Sembrar, informe Recurso 1 (3 xxxx-yy-zz
de contacto horas), Recurso 2
(1 horas),
2 Recopilación de Recurso 2 (40 xxxx-yy-zz
requisitos Requisitos (.xlsx) horas), Recurso 3
(8 horas),
2.1 Entrevistas con los Notas Recursos 2 (2 xxxx-yy-zz
partes interesados horas)
Es fundamental hacer funcionar al equipo a través de la estructura general de la planificación y el
desglose de recursos del proyecto, para que los miembros del equipo puedan opinar y ayudarte en
la optimización. Al dirigir el equipo a través de la planificación real, las dependencias se aclaran y el
equipo se vuelve parte del plan. También ayuda a la comprensión y la responsabilidad general del
proyecto. Estos desgloses pueden variar en detalle y pueden trazar diversas actividades según
cada etapa. También pueden estar conectados a fechas específicas y vinculados a la planificación
de recursos.

5. Define Quién es Quién

Un aspecto importante del acta de constitución del proyecto es la estructura general del equipo del
proyecto, tanto interna como externamente. ¿Quién está trabajando en el equipo?, ¿Quién puede
aprobar las cosas antes de que sean entregadas al cliente?, ¿Quién, del lado del cliente, debe ser
consultado antes de firmar? Establecer esto ayudará a evitar malentendidos y te dará una idea de
lo complejas que serán las aprobaciones.
Una excelente manera de indicar estas dependencias en el proyecto es a través de un gráfico
RACI. Describe quién es / debe ser:
 Comprometido- ¿Quién hace el trabajo?
 Responsable – ¿Quién es el que toma las decisiones?
 Consultado – ¿A quién se le debe preguntar antes de continuar?
 Informado: ¿Quién debe mantenerse al tanto?

Equipo interno
Asegúrate de delinear la estructura del equipo y de que todos sepan quiénes son parte del
proyecto. Esto incluye al administrador del proyecto, al gerente de cuentas, a otros miembros del
equipo, pero también a los jefes superiores, en caso de que tengan que firmar los resultados.

Equipo externo
Las grandes preguntas que debemos hacerle al cliente son:
 ¿Quién sabe realmente lo que se supone que debemos hacer y por qué?
 ¿Quién es responsable de aprobar el informe?
 ¿Quién es realmente responsable de firmar los activos?
 ¿Hay alguna junta directiva que deba ser consultada?
 Quién se va a enojar si no los conectamos y recuerda que nuestros clientes pueden tener su
propia política interna, por lo que no podemos esperar que lo hagan.
El RACI es una excelente manera, especialmente cuando eres nuevo, para saber cómo funcionan
las cosas en una agencia y para ponerse al día con el proceso interno. Puede ir acompañado de
un plan de comunicación que describa las cosas con más detalle.

6. Identifica los Riesgos, Suposiciones, Problemas y Dependencias

Por último, pero no menos importante, asegúrate de incluir una descripción general de los riesgos y
restricciones conocidos en el PID. Los proyectos pueden ser complejos por diferentes razones y
siempre es útil pensar y anticipar algunos de los riesgos y problemas del proyecto y elaborar
estrategias para su reducción.
Algunos ejemplos:
 Plazos demasiado cortos o demasiado largos
 Restricciones presupuestarias
 Desconocimiento de la parte técnica
 Panorama de partes interesadas complejo
 Punto único de fallas

7. Comparte el Acta de Constitución de tu Proyecto

Ya está hecho, creaste un acta completa de constitución del proyecto que hará que tu equipo tenga
éxito. Asegúrate de compartirla con todo el equipo y con los nuevos miembros que se unirán más
adelante. También es ideal para los registros de entrada, más adelante, para garantizar que el
equipo no pierda el enfoque. Haz que el cliente lo firme también para formalizar cosas como
suposiciones y RACI. Será útil utilizar esta acta cuando se involucren nuevas partes interesadas o
cuando el proceso de aprobación resulte más complicado de lo anticipado.

PROJECT CHARTER

(ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO)

1.- Título del Proyecto

Gestión de la Construcción Presa de Relaves Nro 6

2.- Gerente del Proyecto

Alejandro Espejo Fernandez

3.-Patrocinador del Proyecto

Jose Luis Veliz Flores

4.- Descripción del Proyecto

Construcción de la Presa de Relaves Nro 06, de acuerdo a la Ingeniería de Detalles aprobada.

5.- Justificación del Proyecto

En cumplimiento con la normatividad del Ministerio de Energía y Minas, respecto a la

responsabilidad con el medio ambiente y en base a las políticas establecidas por el área de Medio
Ambiente y Relaciones Comunitarias de la compañia, ha previsto la construcción de la Presa de
Relaves Nro 06o. Esta construcción permitirá lograr el objetivo estratégico anual de producción de
28 millones de onzas equivalentes de plata.
6.- Objetivos del proyecto y criterios de medición del éxito

Asociados al Proyecto

 Cumplir con el cronograma de construcción aprobado por el Comité Principal del Proyecto,
121 días calendarios.
 Cumplir con las especificaciones técnicas establecidas en la Ingeniería de Detalle.
 Cumplir con el presupuesto asignado al proyecto de US$ 2,572,784.61.
  Cumplir con las políticas corporativas y externas de seguridad industrial, medio ambiente y
relaciones comunitarias.
Asociados al Producto

 La Gestión de la construcción de la Presa de Relaves Nro 06, estará enfocado en hacer

cumplir los requisitos principales como son: Construcción de la Presa de Relaves Nro 06 en
base a las especificaciones técnicas e Ingeniería de Detalle del Proyecto, según lo siguiente:
Descripción Parámetro
Capacidad de presa (m3 relaves) 2,522,000.00
Materiales de Relleno
Tipo A > 95% Proctor, Tmax = 10"
Tipo B > 95% Proctor, Tmax= 3"
Geomembrana e = 60 mils
7.- Requerimientos Principales (Alto Nivel)

 Cumplimiento de las políticas corporativas para contratación de proveedores, encargados de

la construcción de ciertas partes de la obra.
 Lograr la mitigación del impacto ambiental ocasionado por la deposición del material de
relleno en un lugar no adecuado,
 Gestionar el cumplimiento de las especificaciones técnicas aprobadas en el documento de
Ingeniería de Detalle.
 Gestionar el cumplimiento del plazo de 121 días calendarios, a fin de evitar un resultado
negativo en la inspección que pueda realizar organismos reguladores como OSINERGMIN.
8.- Riesgos Principales (Alto Nivel)

 Problemas con las comunidades aledañas a la ubicación del Proyecto. (Fuerza Mayor).
 Cambios en las prioridades del área de Operaciones que prolonguen el inicio del proyecto.
 Mayor intensidad de lluvias y tormentas eléctricas (precipitaciones).
 Mayor período de duración de las precipitaciones.
 Retraso en el inicio de obra por entrega tardía de permisos ambientales y seguridad.
 Desintegración del equipo de supervisión propuesto.
 Mayores exigencias por parte de los inspectores del Ministerio de Energía y Minas
relacionado al impacto ambiental en la zona del Proyecto actual.
 Demora en la selección de contratistas.
9.- Resumen del Cronograma de Hitos

Cronograma de Hitos
Códig
Fase o Proceso Hito principal Tipo Fecha Límite
EDT Inicio
Gestión del 1.1 Iniciación
Proyecto 1.1.1 Gestión de proyecto 01/12/2010
iniciada
1.2 Planificaci
ón Plan para la Dirección
1.2.1 del Proyecto aprobado 15/12/2010
1.3 Seguimient
o y
Control Construcción de la obra
1.3.1.1 iniciada (Informe de 01/01/2011
Desempeño 1)
Informe final de la
construcción aprobado
1.3.1.2 (Informe de Desempeño 29/04/2011
2)
1.4 Cierre Acta de recepción de
1.4.1 obra firmada 16/05/2011
Construcció 2.0 Ejecución Obras preliminares /
n 2.1 provisionales 01/01/2011

2.2 Movimiento de Tierras Obligatori 01/02/2011

o

2.3 Transporte 15/02/2011

2.4 Sistema de Decantación 01/03/2011

Sistema de Captación y
2.5 Drenaje 01/02/2011
Impermeabilización con
2.6 Geomembrana Hdpe 07/04/2011

2.7 Accesos 15/01/2011

2.8 Obras de Concreto 23/01/2011

2.9 Instrumentación 17/04/2011

Mitigación de Impacto
2.1 Ambiental 20/04/2011
10.- Presupuesto resumido (Orden de Magnitud)

GESTION DE LA CONSTRUCCIÓN
EDT PRESA DE RELAVES NRO 06 - UO BUDGET
ARCATA USD
1.1.1 Gestión de Proyectos de Construcción 500,000.00

2.1 Obras Provisionales / Preliminares 177,170.07

2.2 Movimiento de Tierras 823,664.39

2.3 Transporte 676,099.84

2.4 Sistema de Decantación de Agua Libre 55,968.69

Sistema de Drenaje y Captación de Agua De

2.5 Filtración 23,713.24
2.6 Impermeabilización con Geomembrana 45,831.84
Hdpe
2.7 Accesos 72,570.65

2.8 Obras de Concreto 36,017.25

2.9 Instrumentación 34,572.64

2.1 Mitigación de Impacto Ambiental 27,176.00

Reserva de Gestión 100,000.00

Total USD 2,572,784.6

1

Total USD 2,572,784.61 (dólares americanos)

NO incluye IGV
11.- Requerimientos de aprobación del proyecto

El acta de entrega del proyecto debe estar firmada por el Gerente General de la
Compañía Minera y contar con las validaciones y aprobación del área de
Operaciones y Medio Ambiente de la Compañía Minera. Asimismo, se debe
contar con un informe de Impacto Ambiental que demuestre que no habrá un
impacto desfavorable por la construcción del Proyecto, a fin de informar a las
instancias regulatorias como: Ministerio Energía y Minas, OSINERGMIN, entre
otros.

12.- Supuestos

Vigencia de las normativas del Ministerio de energía y Minas respecto a los

permisos de construcción.

Las condiciones climáticas no afectarán el tiempo de construcción establecido

en 121 días calendarios.

Disponibilidad de equipo / maquinarias de construcción operativas. La

movilización de maquinaria pesada no generara problemas con las
comunidades aledañas.

Las vías de acceso a la unidad operativa se encontrarán en buen estado, a fin

de evitar incidentes de seguridad.

La Ingeniería de Detalles, tiene congruencia y compatibilidad entre todos los

documentos que la componen.

13.- Restricciones

Ejecución del proyecto en épocas secas o con lluvias moderadas según

estudios técnicos realizados en la Ingeniería de Detalles.
 CONCLUSIONES

 En consecuencia, tenemos que considerar que el acta de constitución

del proyecto es un punto de partida para el proyecto, pero que éste se
adaptará a las modificaciones que se produzca a lo largo de su
ejecución. En ella se recogen el nombramiento del gerente y los
recursos de que dispone, así como, las limitaciones que afectan al
proyecto. Los responsables de la empresa incluirán las motivaciones y
expectativas del proyecto.
 El acta de constitución del proyecto, es un documento muy importante
dentro de la fase de inicio pues otorga al director del proyecto la
autoridad para gestionar el proyecto, las actas, de hecho, sirven como
medio de constatación de las actividades desarrolladas en los actos
formales o en el caso de sesiones ordinarias o extraordinaria, en el caso
de los informes, se manifiesta por escrito la relación de eventos,
actividades y/o hechos referentes a un acontecimiento, según fecha,
hora, lugar e individuos involucrados si los hay o no.
 BIBLIOGRAFIA

 GUIA PMBOK 6th edición.

 GESTIONA PROYECTOS, GESTIONA TU VIDA – SEDIPRO UTP
 DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO –
PROJECT MANAGER PMP GLADYS GBEGNEDJI -
https://www.gladysgbegnedji.com/desarrollar-el-acta-de-constitucion-del-
proyecto/