PROJECT CHARTER

Una herramienta crucial para el desarrollo de toda actividad es el Project Charter o

Acta de Constitucin de Proyecto, en la cual se detallan cada uno de los aspectos
fundamentales y cruciales de todo Proyecto, es aqu donde delimitamos nuestro
alcance, definimos los objetivos, establecemos los entregables, definimos las
posiciones (Stakeholder, Clientes), asignamos responsabilidades, definimos los
planes (Financieros, Recursos, Calidad)y las consideraciones (Riesgos,
asunciones, restricciones). Es por esto que el pmbok nos dice que Desarrollar el
acta de constitucin del proyecto o Project charter es el proceso que consiste en
desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y
en documentar los requisitos inciales que satisfacen las necesidades y
expectativas de los interesados . En proyectos de fase mltiple este proceso se
usa para validar o refinar las decisiones tomadas durante la repeticin anterior del
proceso Desarrollar el Project Charter.
Este documento requiere ser aprobado por : El Sponsor, Grupo de Revisin de
Proyecto, Gerente de Proyecto, Gerente de Calidad y todo aquel que tomara
decisiones en el desarrollo del proyecto. De forma que todas las decisiones sern
consensuadas y las consecuencias podrn ser asumidas por todos, dando a
conocer a todos los involucrados los riesgos que estn en juego.
El cuerpo se d un Acta constitutiva contendr los siguientes puntos:
Seccin 1.

Descripcin del Proyecto

Planteamiento del problema / Descripcin del Proyecto /Metas y objetivos del

proyecto / Alcance del Proyecto / Factores crticos de xito / Supuestos /
Restricciones
Seccin 2.

Responsables del proyecto e hitos

Responsable de financiamiento / Responsable de Supervisar el proyecto /

Principales hitos del proyecto
Seccin 3.

Organizacin del Proyecto

Estructura del Proyecto

/Roles y Responsabilidades
Responsabilidades /Instalaciones y recursos del Proyecto
Seccin 4.

Puntos de Contacto

Matriz

de

Seccin 5.

Glosario

Seccin 6.

Historial de revisiones

Seccin 7.

Anexos

Una redaccin deficiente o mediocre de un Acta de Constitucin de Proyecto

puede causar el fracaso o el incremento significativos de los costes totales de un
proyecto. De aqu analicemos uno de los proyectos ms comunes de la vida de
un ser humano, La Planificacin de una Boda.
Cuando decidimos dar este gran paso lo primero de debemos hacer es:
Definir el Proyecto con los Siguientes Datos: Da, Lugar, Cantidad de Invitados,
Msica,
Comida,
Vestimenta,
Biscocho,
Vajilla,
Lista
de
invitados, Fechas Criticas, Puntos de control para cambiar opciones.
Definir Financiamiento: Elegir la fuente del dinero para pagar todo.
Definir Cronograma de Eventos y Responsables.
Nota: Al momento de este hecho tan importante evento debemos tener en cuenta
que los hombres solo somos invitados a nuestra propia BODA.
Como bien hemos visto la correcta definicin de nuestros proyectos decidirn el
xito o el fracaso del mismo.

__________________________________________________________________

In project management, a project charter, project definition, or project

statement is a statement of the scope, objectives, and participants in a project. It
provides a preliminary delineation of roles and responsibilities, outlines the project
objectives, identifies the main stakeholders, and defines the authority of the project
manager. It serves as a reference of authority for the future of the project. The
terms of reference are usually part of the project charter.
A project charter should:

Contain the essence of the project.

Provide a shared understanding of the project.

Act as a contract between the project sponsor, key stakeholders and the
project team.

The project charter is usually a short document that refers to more detailed
documents such as a new offering request or a request for proposal.
In Initiative for Policy Dialogue (IPD), this document is known as the project
charter. In customer relationship management (CRM), it is known as the project
definition report. Both IPD and CRM require this document as part of the project
management process.
The project charter establishes the authority assigned to the project manager,
especially in a matrix management environment. It is considered industry best
practice.
The purpose of the project charter is to document:

Reasons for undertaking the project

Objectives and constraints of the project

Directions concerning the solution

Identities of the main stakeholders

In-scope and out-of-scope items

Risks identified early on (A risk management plan should be part of the

overall project management plan)

Target project benefits

High level budget and spending authority

The three main uses of the project charter are:

To authorize the project - using a comparable format, projects can be ranked

and authorized by Return on Investment.

Serves as the primary sales document for the project - ranking stakeholders
have a 1-2 page summary to distribute, present, and keep handy for fending
off other project or operations runs at project resources.

Serves as a focal point throughout the project. For example, it is a baseline

that can be used in team meetings and in change control meetings to assist
with scope management.

For a large multi-phased project, the charter can be created for each individual
phase. For example, there can be an initial charter during the Scope and Seek
phase of a project, followed by a Planning charter and an Execution Charter during
the build phase of the project.
A project charter will be created in the initiating process group of a phase or a
project at the very start. Developing the charter and identifying the stakeholders
are the two main actions of the initiating process group.
Inputs to develop a charter can be:

Project Statement of Work

Business Case

Agreements

Enterprise standards, industry standards, regulations and norms

Organizational process, assets and templates

Typically a project manager takes the lead in developing the charter. The project
manager will employ his or her expertise and experience to develop the charter.
The project manager will work with the key stakeholders (customers and business
sponsors), the PMO, Subject Matter Experts inside and outside the organization,
other units within the organization and may also work with Industry groups or
professional bodies to develop the charter. The project manager will employ
facilitation techniques such as brainstorming, problem solving, conflict resolution,
meetings, expectations management etc. to develop the charter.
The charter once signed will provide authority to the project manager to officially
execute the project and employ organizational funds and resources to make the
project successful.

__________________________________________________________________

El documento de constitucin del proyecto, o project charter es un documento que

permite balancear las intenciones y alinear las necesidades de los interesados en
el proyecto. Adems, proporcionar un acuerdo respecto a cuando podr
considerarse exitoso el proyecto.
Para que este documento resulte til, no deber ocupar ms de una pgina y su
preparacin (previa al arranque del proyecto), en la que deberan participar todos
los interesados, debera ocupar un espacio de tiempo de entre dos y ocho horas.
Este documento debera contener, al menos, los siguientes puntos:

Visin
Define el "Porqu" del proyecto, el propsito ms importante o la razn por
la cual existe el proyecto.
Misin
Define el "Qu" del proyecto, determinando el modo en que se alcanzar la
visin definida.
Criterios de xito
Describen, mediante pruebas de control, los efectos que deber tener el
proyecto en su entorno.

__________________________________________________________________
El Project Management Institute (PMI) define el Acta de Constitucin del
Proyecto (Project Charter en Ingls), como el documento emitido por el
Patrocinador (Sponsor) del Proyecto que autoriza de manera formal su
existencia, lo cual le proporciona al Gerente de Proyecto la autoridad de procurar y
aplicar
los
recursos
de
la
organizacin
en
su
ejecucin.
En l se documentan las necesidades del negocio que dieron origen al proyecto,
necesidades especficas de los clientes y otros interesados (stakeholders),
Premisas y restricciones asociadas, los requerimientos de alto nivel y la
descripcin del producto, servicio o resultado del proyecto.
Que es un Acta de constitucin de proyecto (Project Charter)
Cuando se da inicio a un proyecto, es necesario definir qu es lo que se espera
lograr y cul ser el alcance para lograrlo. Cada proyecto se inicia con una idea,
visin u oportunidad de negocio, que representa el punto de partida y debe estar
asociado
con
los
objetivos
de
negocio
de
la
organizacin.
El acta de constitucin del proyecto (Project Charter) es el documento en el cual
se documenta ese punto de partida, la relacin entre estrategia organizacional y el
alcance del proyecto, as como la relacin de colaboracin que existir entre la
organizacin solicitante del proyecto y la organizacin ejecutora.
Es un componente de suma importancia para la gerencia de proyectos, en
especial en las fases de inicio y planificacin. Es un documento al cual se har
referencia
en
toda
la
vida
del
proyecto.
Como lo establece la metodologa PMI en la gua del PMBOK 5ta edicin, el acta
de constitucin del proyecto es un documento emitido por el iniciador o
patrocinador (Sponsor) que autoriza formalmente la existencia de un proyecto,
confiriendo al gerente del proyecto (El Project Manager) la autoridad para asignar
recursos
de
la
organizacin
a
sus
actividades.
A continuacin presentamos: Que es el acta de constitucin del proyecto, que
contiene y cul es su importancia.
Qu

es

el

acta

de

constitucin

del

proyecto?

El acta de constitucin de un proyecto documenta las necesidades del rea de

negocio (el cliente) que dieron origen a la iniciativa, las premisas (supuestos),
restricciones (de tiempo, presupuesto, etc.), los requisitos de alto nivel del cliente y

los requisitos de alto nivel del producto, servicio o resultado que el proyecto
debe
proporcionar.
Siguiendo con la definicin del acta de proyecto en la gua del PMBOK 5ta edicin,
el acta de constitucin establece la relacin de colaboracin entre la organizacin
solicitante del proyecto y la organizacin ejecutora.
Cuando el proyecto es contratado externo, generalmente se opta por un contrato
formal para establecer este acuerdo, sin embargo, el acta de constitucin del
proyecto no es ese contrato. El establecimiento de un contrato con un ente externo
suele comenzar con la solicitud y presentacin de una propuesta de servicios.
Asimismo, el acta de constitucin de un proyecto se utiliza para establecer
acuerdos internos en el seno de la organizacin para asegurar la entrega
adecuada de acuerdo al contrato.
Qu contiene el acta de constitucin de un proyecto (Project Charter)?
La metodologa PMI en la gua del PMBOK 5ta edicin establece algunos de los
puntos de debe incluir el Acta de constitucin de un proyecto, como lo muestra la
siguiente lmina:

Algunos de estos puntos son:

Propsito o justificacin del proyecto.

Objetivos del proyecto y sus criterios de xito (para que los objetivos sean
medibles).

Requisitos de alto nivel.

Premisas (Supuestos) y restricciones.

Descripcin de alto nivel del proyecto y sus lmites.

Los riesgos de alto nivel.

Resumen del cronograma de hitos.

Resumen del presupuesto del proyecto.

Lista de los interesados (Stakeholders).

Requisitos de aprobacin del proyecto (Como se define el xito del

proyecto, quien decide si tiene xito o no, quien firma la aprobacin).

Gerente de proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad.

Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el

acta de constitucin del proyecto.

Cmo

se

elabora

el

acta

de

constitucin

del

proyecto?

El acta de proyecto se elabora a partir de las descripciones narrativas de los

productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto y el caso de
negocio que sustenta la viabilidad y el retorno de inversin esperado, tomando en
cuenta los acuerdos internos y externos establecidos por la organizacin, sus
normas
y
procedimientos
internos
y
los
factores
del
entorno.
Para elaborarla, con frecuencia se hace uso del Juicio de expertos, en el cual
distintas personalidades con conocimiento aportan su informacin, incluyendo:

Las unidades organizacionales, consultores.

Los interesados (clientes, patrocinadores, etc.).

La oficina de gerencia de proyectos (PMO) de la organizacin.

Entes externos como por ejemplo asociaciones profesionales, grupos de

industria y expertos en la materia.

Buscas ms informacin sobre cmo elaborar un acta de proyecto? Aqu te

compartimos un artculo sobre este tema:
>

pasos

para

elaborar

el

Acta

de

proyecto

Cul es la importancia del acta de constitucin del proyecto (Project

Charter)?
Como lo establece la metodologa PMI en la gua del PMBOK 5ta edicin, los
proyectos se inician como consecuencia de las necesidades internas de la
organizacin o empresa y tambin a raz de influencias externas.
Con frecuencia, estas necesidades o influencia ameritan el anlisis de las
necesidades o estudio de viabilidad para garantizar el uso adecuado de los
recursos de la organizacin y el retorno de beneficios.
La elaboracin del acta de constitucin de un proyecto es muy utl para confirmar
que el nuevo proyecto est en alineacin con la planificacin estratgica y otros
trabajos en curso en la organizacin, asegurando que el proyecto retornar
beneficios que impulsaran el logro de objetivos organizacionales.
Adems, el beneficio clave de desarrollar el acta de constitucin de un proyecto
siguiendo la metodologa PMI y los lineamientos de la gua del PMBOK 5ta
edicin, es registrar el proyecto formalmente en la organizacin, dar inicio al
proyecto, establecer claramente sus lmites y establecer una forma directa una va
para obtener el compromiso y aceptacin formal del proyecto por parte de la
direccin general.

Plantilla resumen de acta de proyecto (2 lminas)

El Project Management Institute (PMI) define el Acta de Constitucin del
Proyecto (Project Charter en Ingls), como el documento emitido por el
Patrocinador (Sponsor) del Proyecto que autoriza de manera formal su
existencia, lo cual le proporciona al Gerente de Proyecto la autoridad de procurar y
aplicar
los
recursos
de
la
organizacin
en
su
ejecucin.
En una edicin anterior, pmoinformatica.com, "La Oficina de Proyectos de
Informtica", present una vesin detallada del Acta de Constinucin de

Proyecto. En esta oportunidad, presentamos una edicin reducida de dos lminas

en formato Powertpoint, ideal para presentaciones para dar a conocer el proyecto.
La plantilla incluye espacio para describir la justificacin, descripcin, riesgos,
objetivos, interesados clave e hitos del proyecto.
Descripcin de la plantilla
El Acta de Constitucin del Proyecto es uno de los primeros documentos que se
prepara al comenzar un proyecto, la informacin para elaborarlo la suministra el
patrocinador (sponsor), quien usualmente se apoya en un Gerente de Proyecto
para su preparacin.

La plantilla comprende las siguientes secciones:

Primera lmina: Aqu se indica lo siguiente:
-Nombre del Proyecto.
-Empresa u Organizacin ejecutora.
-Fecha actual.
-Cliente, que es el departamento o unidad de la organizacin que requiere el
proyecto.
-Patrocinador, usualmente un ejecutivo Vicepresidente.
-Gerente del Proyecto, quien desempear el rol para Gestionar el Proyecto segn
prcticas como PMI o Prince 2.
-Justificacin y descripcin del proyecto: Describe la necesidad de negocio que dio
origen al proyecto y lo justifica. Es recomendable hacerlo en trminos del retorno
de la inversin. Asimismo, se describe el propsito principal del proyecto y sus
principales entregables.
-Objetivos: Se definen en trminos de las variables de desempeo de proyecto, es
decir objetivos de alcance, tiempo, costo, calidad y otros. Para cada objetivo debe
definirse un indicador de xito, como por ejemplo, terminar el proyecto en un
nmero de meses, bajo un presupuesto determinado o con un nmero mximo
especifico de defectos de calidad.
-Riesgos iniciales de alto nivel: Se especifican los riesgos de alto nivel, tal como se
conocen al momento del inicio del proyecto. Para cada riesgo es importante definir

la causa raz y su posible impacto en trminos de alcance, tiempo, costo o calidad.

Luego cuando comienza el proyecto, se le hace seguimiento a los riesgos durante
su duracin.
-Lista de interesados (stakeholders): Se elabora una lista de los interesados. El
omitir algn interesado puede ocasionar que despus el producto, servicio o
resultado no sea aceptado, convirtiendo el proyecto en un fracaso.
-Lista de hitos principales: Representa la expectativa inicial del patrocinador y de
los interesados en cuanto a fechas para lograr ciertos entregables parciales o
hitos. Esta es una fecha exigida, ms no es la definitiva, dado que su factibilidad o
no ser definida en la fase de planificacin. El disponer de esta informacin puede
ayudar al Gerente de Proyectos en ajustar su planificacin o definir si es factible el
proyecto.

Acta de constitucin de proyecto (Project Charter): Elaboracin en 6 pasos

El acta de proyecto (Project Charter), es uno de los primeros documentos que se
desarrollan en el ciclo de vida, pudiendo ser elaborado inclusive antes de
aprobarlo
o
recin
aprobado
el
proyecto.
Casi siempre la elaboracin del acta de proyecto corresponde a la organizacin
ejecutora o cliente, pues es esta la que autoriza el proyecto y la asignacin de
recursos materiales y capital humano.
Los contratistas externos tambin pueden participar en la elaboracin de caso de
negocio e inclusive del acta de constitucin del proyecto, en cuyo caso el
cliente
puede
solicitarles
solicitudes
de
informacin
(RFI).
Si como gerente de proyectos te han asignado la elaboracin del acta de
constitucin de proyecto, es recomendable seguir un procedimiento basado en
marcos de trabajo como la metodologa PMI.
Este artculo incluye un procedimiento de 6 pasos para la elaboracin del acta de
proyecto, abarcando el obtener informacin de patrocinador e interesados,
consultar a los expertos, definir la visin y objetivos, establecer la estructura
organizativa del proyecto, definir el enfoque de implementacin y listar los riesgos.

PMOInformatica presenta a continuacin Acta de proyecto: Como elaborarla en 6

pasos.
Antes

de

empezar

Plantilla

de

acta

de

proyecto

Esta gua de 6 pasos para elaborar el acta de proyecto se basa en la Plantilla de

Acta de proyecto (Project Charter) que presentamos aqu en PMOInformatica.
Acta de constitucin de proyecto (Project Charter): Elaboracin en 6 pasos
Podemos establecer un sencillo procedimiento de 6 pasos para obtener la
informacin necesaria y elaborar el acta de proyecto usando la plantilla.
Aqu dejamos un diagrama con los 6 pasos:

1.- Obtener la informacin del proyecto

Lo primero que necesitas hacer es determinar qu tan avanzado est la
aprobacin y asignacin de recursos materiales y capital humano al proyecto.
Tambin necesitas determinar si el proyecto es interno o externo, cual es el trabajo
a
realizar,
entre
otros
aspectos.

El patrocinador (Sponsor) es quien puede suministrarte esta informacin.

Solicita una entrevista con l y pregntale sobre los siguientes puntos:

Informacin contextual de la situacin actual del negocio.

De donde surge la necesidad del proyecto.

Qu problema u objetivo espera atender.

Descripcin inicial del alcance.

Caso de negocio.

Restricciones fsicas o de alcance.

Fecha solicitada o exigida por la organizacin.

Presupuesto inicial.

Lista inicial de interesados (Stakeholders).

Los interesados (Stakeholders), son personas clave de distintos niveles internos y

externos de la organizacin que pueden tener influencia sobre el xito o fracaso
del proyecto, suministran algn tipo de insumo que el proyecto requiera o que
sern usuarios del producto final de este.
Tomando la lista inicial de interesados, solictales reuniones a ellos tambin para
identificar y documentar sus requerimientos, los cuales tambin van incluidos en el
acta.
Las reuniones con los interesados ocurren en varios ciclos, en cada reunin,
podemos identificar interesados adicionales y solicitarles las reuniones. Ve
preparando el acta de proyecto y revisndola con los interesados para asegurar
que
estn
alineados.
Adems, es recomendable ir rellenando la plantilla de registro de los
interesados en la medida en que se van realizando las distintas reuniones.
Pueden surgir prioridades e intereses en el proyecto en conflicto entre los
interesados, por ejemplo automatizar un proceso en un rea que optimiza su
proceso, pero que ocasiona ms trabajo de revisin posterior en otra rea.
Balancear las peticiones de los interesados puede llegar a ser todo un reto.

Tanto al Sponsor como a los interesados podemos solicitarles lo que se conoce

como Solicitudes de trabajo que son el equivalente interno de una solicitud de
propuesta (RFP). En muchos casos no son elaboradas al principio del proyecto, en
cuyo
caso
tendrs
que
elaborarlas
por
tu
cuenta.
El nmero de reuniones depender de que tan avanzado est el proceso de
definicin del alcance desde el principio, cuando consideremos que tenemos buen
nivel, podemos avanzar al siguiente paso.
Es importante regular el contenido y agenda con tcnicas de productividad en
reuniones
de
trabajo.
2.-

Evaluar

someter

consultas

la

informacin

del

proyecto

Una vez que tengas suficiente informacin, el siguiente paso ser evaluarla con
los expertos.
Para llamar a los expertos, no es necesario esperar a que culminen todas las
entrevistas con los interesados, puedes comenzar una vez dispongas de un
mnimo de informacin con la cual el experto pueda trabajar.
Las consultas a expertos estn alineadas con la metodologa PMI, establecida en
la Gua para la direccin de proyectos en su quinta edicin, que establece el
juicio de expertos como principal herramienta para elaborar el acta de proyecto.
Entre los expertos que podemos consultar:

Personal o unidades dentro de la misma organizacin.

Consultores expertos en el rea tcnica del proyecto.

Interesados (Stakeholders), incluidos clientes y patrocinadores. Nota como

quienes suministran la informacin del proyecto en el paso 1 tambin
pueden asumir el rol de expertos.

Asociaciones profesionales o tcnicas, por ejemplo en proyectos de

ingeniera u otra rea que deba considerar estndares.

Grupos industriales.

Otros expertos en el rea tcnica.

La Oficina de gestin de proyectos si existe.

Los expertos evaluaran las descripciones del trabajo a realizar, caso de negocio y

acuerdos

que

resultaron

del

paso

1.

La evaluacin de los expertos considera los siguientes aspectos como gua, marco
de referencia y criterios de evaluacin:

Informacin histrica.

Lecciones aprendidas de proyectos similares.

Procedimientos de la organizacin.

Plantillas de revisin.

Factores de entorno (mercado).

La cultura organizacional.

Estndares de asociaciones profesionales y regulaciones gubernamentales.

Las revisiones de expertos permiten hacer comentarios sobre las descripciones de

trabajo y otros insumos del acta de proyecto, las cuales pueden ser enviadas de
vuelta a los interesados para ser refinadas.
3.-

Definir

la

visin

objetivos

del

proyecto

En los dos pasos anteriores nos enfocamos en obtener y revisar los insumos que
necesitamos para el acta de proyecto. A partir de ahora comenzamos a preparar el
borrador del acta, apoyndonos en la Plantilla de Acta de proyecto (Project
Charter).
Al elaborar el acta de proyecto, el primer paso es identificar la visin, que engloba
el propsito final del proyecto y la puedes comunicar al equipo como la meta final
en
la
que
se
deben
enfocar.
Seguidamente defines los objetivos, que puedes considerar entre 3 y 5. Para
definir los objetivos es recomendable seguir el criterio SMART, es decir tus
objetivos deben ser especficos, medibles, alcanzables, realistas y basados en
tiempo (tener una fecha tope de realizacin).

Imagen de: The HR cafe

Nota: El acrnimo SMART significa Specific, Measurable, Attainable, Realistic and
Timely.
Una vez tengas la visin y objetivos, podrs pasara a determinar el alcance, en
donde se describe como la forma de trabajo del negocio ser alterada con la
entrega del proyecto. Adems, debes distinguir cada uno de los entregables que el
proyecto
crear.
Con esto, completaras las secciones de propsito del proyecto, descripcin y
entregables, requerimientos de alto nivel y objetivos de la plantilla de acta de
constitucin
de
proyecto
(Project
Charter).
4.-

Definir

la

organizacin

del

proyecto

Seguidamente, debes definir cmo ser la estructura organizacional del proyecto,

para lo cual debers listar los clientes, interesados, funciones, responsabilidades,
lneas de reporte, entre otros.

Clientes: Las personas que recibiran los entregables cuando el proyecto

sea completado y cuyas expectativas deben ser satisfechas.

Interesados: Personas o entidades, que pueden ser internas o externas a

la organizacin ejecutora, que tienen algn involucramiento en el proyecto
que es clave. Algunos ejemplos:
o Un contralor financiero.
o El presidente ejecutivo de la empresa.

o Entidades reguladoras (gobierno).

o Una unidad interna de la organizacin que no opera el sistema, pero
debe suministrar informacin.
o Grupos ambientales externos, sindicatos, asociaciones de la
comunidad, entre otros.

Roles: Luego debes listar los principales roles involucrados, por ejemplo:
o El patrocinador del proyecto.
o Comit de direccin del proyecto.
o Gerente de proyecto.
o Dems roles.

Para completar los roles y responsabilidades, puedes apoyarte en

plantillas de asignacin de responsabilidades (RAM) o plantillas de
matriz RACI.

Estructura: Una vez tengas los roles definidos y tengas una idea de las
funciones necesarias para llevar a trmino el proyecto, puedes pintar las
lneas de reporte entre ellas y elaborar un organigrama.

Las secciones de la plantilla de acta de constitucin de proyecto (Project

Charter) a completar en este paso son: Lista de interesados, requisitos de
aprobacin, asignacin del gerente de proyecto, personal y recursos
preasignados.
5.-

Definir

el

enfoque

de

implementacin

Apoyndote en toda la informacin de descripcin de trabajo recibida y en las

opiniones de expertos, tienes una idea clara de que se necesita lograr con el
proyecto, como hacerlo y los pasos del enfoque de implementacin.
Por ende puedes definir:

Plan de implementacin: Define un plan de alto nivel que nombre fases,

actividades y ventanas de tiempo.

Hitos: Coloca los hitos necesarios para el logro del proyecto y porque son
vitales para el proyecto. Los hitos suelen ser eventos importantes como por
ejemplo el logro de un entregable clave.

Dependencias: Nombra dependencias que son claves para el proyecto.

Estas son acciones que podran impactar durante el ciclo de vida.

Plan de recursos: Suma de alto nivel del personal, equipo y materiales

involucrados, luego el presupuesto necesario.

Las secciones de la plantilla de acta de constitucin de proyecto (Project Charter)

a completar en este paso son: Premisas y restricciones, recursos preasignados,
cronograma
e
hitos
principales,
presupuesto
asignado.
6.-

Listar

los

posibles

peligros

riesgos

Por ltimo, para finalizar la elaboracin del acta de proyecto debes elaborar una
lista de los peligros, problemas, premisas y restricciones relacionadas con el
proyecto.
Usualmente las restricciones implican riesgos que el proyecto fracase por no
ejecutarse dentro de las mismas, por ejemplo una restriccin de fecha o
presupuesto. Las premisas tambin llevan asociado riesgos, por ejemplo si estas
resultaran
ser
falsas.
Aqu en PMOInformatica tenemos una serie de artculos interesantes que puedes
consultar
sobre
el
tema
de
riesgos.
> Como

hacer

el

seguimiento

de

los

riesgos

en

proyectos

> 5 preguntas y respuestas sobre la identificacin de riesgos

> Plantilla para el Registro y seguimiento de los riesgos en proyectos
> Plantilla del Plan de gestin de riesgos en proyectos
En este paso, completas la seccin de Riesgos iniciales de alto nivel y la de
premisas y restricciones de la plantilla de acta de constitucin de proyecto (Project
Charter).

El Acta de constitucin de proyecto (Project Charter) segn la gua del

PMBOK 5

El Project Management Institute (PMI) le atribuye un papel preponderante al

Acta de constitucin del proyecto (Project Charter), que sirve para establecer
formalmente la razn de ser del proyecto, autoriza su existencia, establece los
lmites generales para el alcance, enviste de autoridad al Gerente del proyecto y le
autoriza a procurar los recursos de la organizacin para su acometida.
Aqu les presentamos un resumen de lo que establece la Gua de los fundamentos
para la Direccin de proyectos (PMBOK) 5ta edicin en lo referente al Acta de
constitucin
del
proyecto.
Incluye informacin de cul es su propsito fundamental, los procesos
intervinientes e insumos empleados en su elaboracin y las herramientas definidas
por
el
PMI
para
ello.
Asimismo, mencionamos en que procesos de la gerencia de proyectos es utilizado
posteriormente el Project Charter, en lo relacionado con la planificacin del
proyecto, gestin de requisito, alcance, cronograma y presupuesto.
rea de conocimiento y procesos de la gua del PMBOK 5ta edicin para
elaborar
el
Acta
de
proyecto
La elaboracin del acta de constitucin del proyecto, est contemplado en el
proceso 4.1 Desarrollar el Acta de constitucin del proyecto, de la gua del
PMBOK 5ta edicin, proceso que forma parte del rea de conocimiento de
Gestin
de
la
integracin
del
proyecto.
La gestin de integracin del proyecto incluye procesos y actividades para definir,
unificar y combinar los distintos proceso y actividades de las dems reas de
conocimiento de la Gerencia de proyectos, es decir integra la gestin del alcance,
tiempo, costos, comunicaciones, calidad, recursos humanos, adquisiciones,
riesgos,
interesados.
Por lo tanto, siendo que el acta de constitucin del proyecto es el documento que
establece la razn de ser del proyecto y el resultado del estudio de viabilidad, tiene
sentido que forme parte del rea de integracin, ya que despus diversos
procesos de otras reas de conocimientos lo utilizaran como insumo.
Otros aspectos importantes sobre el Acta de constitucin del proyecto en la gua
del PMBOK 5 son:

El patrocinador del proyecto (Sponsor) desempea un rol preponderante

en el desarrollo del alcance inicial y del acta de constitucin del proyecto.
De hecho, cuando an no ha sido nombrado un Gerente de proyecto, es el
patrocinador quien lidera el esfuerzo inicial de dar forma a la iniciativa y
estudiar su viabilidad.

El grupo de procesos de inicio del ciclo de gestin de proyectos de la

metodologa PMI, est integrado por la identificacin de los interesados
(Stakeholders) y el desarrollo del acta de constitucin del proyecto (Project
Charter).

El acta de constitucin del proyecto es el hito que culmina la fase de inicio

del proyecto y a su vez es el principal vnculo con el grupo de procesos de
la fase de planificacin.

En el momento en que se aprueba el acta de proyecto este se considera

formalmente autorizado.

Si se sigue la metodologa PMI, debera cumplirse este hito de aprobar el

acta de proyecto antes de invertir mayor tiempo y esfuerzo (no siempre
ocurre as en la prctica).

A partir

de

que

documentos

se

elabora

el

Acta

de

proyecto?

Como muestra la siguiente figura, la elaboracin del acta de constitucin del

proyecto se realiza por medio del juicio de expertos y tcnicas de facilitacin,
tomando como insumo el enunciado de trabajo del proyecto, el caso de negocio,
los acuerdos entre los interesados, los factores del entorno y los procesos de la
organizacin.

La gua del PMBOK 5ta edicin establece los siguientes insumos para la
elaboracin
del
Acta
de
constitucin
de
proyecto:

El enunciado de trabajo del proyecto

Es la descripcin narrativa de los productos, servicios o resultados que

debe entregar el proyecto.

Si el proyecto es interno, el iniciador o patrocinador proporciona el

enunciado de trabajo, basndose en las necesidades de la empresa o
requisitos del producto.

Cuando el proyecto es externo, el enunciado puede venir como solicitud de

propuesta (RFP), de informacin (RFI) o de ofera (RFQ), e inclusive como
parte de un contrato.

Este enunciado de trabajo hace referencia a:

o La necesidad del negocio.
o Descripcin del alcance del producto.
o Plan estratgico.

El ltimo punto (Plan estratgico) es de suma importancia dado que el nfasis de

los proyectos en la actualidad debe ser la alineacin con el plan estratgico,
contribucin para lograr los objetivos de la organizacin y aportar valor al rea de
negocio.
Caso

de

negocio

Proporciona la informacin necesaria desde la perspectiva de negocio para

determinar si el proyecto es viable en trminos de la inversin requerida.
Acuerdos
Como lo establece la gua del PMBOK 5ta edicin, son las intenciones iniciales de
un proyecto que pueden tomar la forma de contratos, memorandos de
entendimiento, acuerdos de nivel de servicio, cartas de acuerdo, declaraciones
intencionales e inclusive acuerdos verbales, correos electrnicos u otros. Toda
esta documentacin se rene para darle forma estructurada en el Acta de
proyecto.
Factores

ambientales

de

la

empresa

Los factores ambientales a los que est sometida la empresa pueden influir sobre
toda la gerencia de proyectos, en este caso deben tomarse en cuenta estndares

gubernamentales, de la industria o reglamentos, la cultura de la organizacin,

condiciones
del
mercado
y
otros
aspectos
del
entorno.
Activos

de

los

procesos

de

la

organizacin

Asimismo, la gerencia de proyectos est condicionada por las polticas y

procedimientos de la organizacin, incluyendo estructura organizativa, polticas,
definiciones
de
procesos,
formatos
y
plantillas.
Aqu te dejamos un enlace a plantillas de acta de proyecto que pueden ser de
utilidad para tu organizacin
>
>

Plantilla

de Acta

de

de

Acta

Plantilla

constitucin
de

de proyecto (Project Charter)

proyecto

resumida

(2

lminas)

Para elaborar el acta de proyecto tambin debe tomarse en cuenta la informacin

histrica del desempeo de proyectos pasados y en especial las lecciones
aprendidas.
Te
recomendamos
estos
enlaces
interesantes.
>
>
>

Importancia
Como

aprovechar

Plantilla

para

de
las

las
lecciones

documentar

lecciones
aprendidas
las

en

lecciones

aprendidas
los

proyectos
aprendidas

Cules herramientas se usan para elaborar el Acta de proyecto? Segn el

PMBOK
5ta
edicin
La gua del PMBOK 5ta edicin destaca la importancia del juicio de expertos en la
elaboracin del acta de constitucin del proyecto, para lo cual se involucra a
mltiples personalidades y unidades de la organizacin en el proceso de
elaboracin.
Esto incluye la participacin de los lderes de departamentos, consultores internos
o externos, interesados (Stakeholders) incluyendo clientes y patrocinadores, e
inclusive grupos externos como asociaciones de profesionales, grupos industriales
y
expertos
en
la
materia.
Si la organizacin cuenta con una Oficina de gerencia de proyectos (PMO) est
tambin juega un papel primordial en definir las metodologas y procedimientos
para
elaborar
el
acta
de
proyecto.
Para orquestar el proceso de elaboracin, el PMBOK 5 establece las tcnicas de
facilitacin para orquestar el proceso de aporte de ideas y elaboracin, realizando
sesiones de tormenta de ideas, levantamiento de informacin, resolucin de
conflictos,
anlisis
de
problemas,
entre
otras.

Aqu te dejamos un enlace a un artculo que te proporcionar informacin de los

pasos a seguir para elaborar el acta de constitucin de proyecto:
>

pasos

para

elaborar

el

Acta

de

proyecto

Cundo y para que se utiliza el Acta de proyecto luego de elaborada?

La gua del PMBOK 5ta edicin tiene establecido al Acta de constitucin del
proyecto (Project Charter) como insumo de los siguientes procesos del rea de
planificacin.
Desarrollar el plan para la Direccin del proyecto (Gestin de integracin)
Considerando que el acta de constitucin contiene los lmites de alto nivel del
proyecto, es el punto de partida y principal insumo para elaborar el Plan de
direccin del proyecto, proceso de planificacin que tambin forma parte del rea
de
gestin
de
la
integracin
del
proyecto.
Dicho proceso se encarga de orquestar el proceso de planificacin, elaboracin de
planes secundarios como el de alcance, tiempo y presupuesto, para finalmente
integrarlos en un plan de direccin para todo el proyecto, que define la manera en
que el proyecto se ejecuta, se hace seguimiento, se controla y se cierra.
Planificar la gestin de alcance, recopilar requisitos y definir el alcance
Los procesos de Planificar la gestin del alcance (5.1), Recopilar requisitos (5.2)
y Definir el alcance (5.3) forman parte del rea de conocimiento de Gestin del
alcance del proyecto, establecida en la gua PMBOK 5ta edicin.
Por medio de estos procesos, se realizan las siguientes actividades:

Definir el plan que documente como se va a definir, validar y controlar el

alcance.

Identificar las necesidades y requisitos establecidos por los interesados,

para cumplir con los objetivos del proyecto.

Desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto.

En este contexto, el Acta de constitucin del proyecto se utiliza para obtener

informacin de contexto necesario para elaborar el Plan de gestin del alcance.
Asimismo, considerando que el Acta de constitucin contiene las caractersticas
del producto, servicio o resultado, adems de los requisitos de aprobacin del

proyecto, a partir de ella tambin se desarrollan los requisitos detallados y a su

vez
el
enunciado
detallado
del
alcance
del
proyecto.
Cabe destacar que inclusive en las organizaciones que no utilizan un acta de
proyecto formal, de todas formas ser necesario llevar a cabo un anlisis informal,
para poder establecer el contenido inicial que despus servir de base a la
planificacin
del
alcance.
Planificar

la

gestin

del

cronograma

(6.1)

Con este proceso, la metodologa PMI persigue establecer las polticas,

procedimientos y documentacin necesarios para planificar, ejecutar y controlar
el
cronograma
del
proyecto.
El Acta de constitucin del proyecto contiene un resumen de cronograma de hitos
y los requisitos de aprobacin del proyecto, los cuales sirven de insumo para
elaborar
el
plan
de
gestin
de
cronograma
del
proyecto.
Planificar

la

gestin

de

los

costos

(7.1)

La planificacin de la gestin de costos se realiza para establecer los

procedimientos de planificacin y gestin del gasto y control de los costos del
proyecto, produciendo un plan de gestin de costos que se integrar al plan de
direccin
del
proyecto.
En este contexto, el Acta de proyecto le proporciona el resumen del presupuesto
analizado en la fase de inicio, permitiendo desarrollar a partir del mismo el
presupuesto
detallado
del
proyecto.
Asimismo, contiene los requisitos de aprobacin que deben servir de lineamiento
para los procesos de gestin y aprobacin de costos que sern documentados en
el
plan.
Planificar

la

gestin

de

los

riesgos

(11.1)

El rea de conocimientos de la Gestin de riesgos del proyecto es un

componente fundamental de la visin de la metodologa PMI de la Gerencia de
proyectos, y esta comienza con la planificacin de la gestin de riesgos.
El acta de constitucin del proyecto proporciona varios insumos a este proceso,
entre los cuales estn los riesgos de alto nivel identificados en la fase de inicio, as
como las descripciones del proyecto y requisitos de alto nivel.
Elaborar el acta de proyecto implica validar la viabilidad del proyecto, y por ende
se suelen identificar riesgos y la forma de mitigarlos, estas definiciones de riesgos
de alto nivel deben alimentar la gestin de riesgos detallada que se realizar
durante
la
fase
de
planificacin.

Identificar

los

interesados

(13.1)

El acta de constitucin del proyecto suele suministrar informacin sobre los

distintos actores que influyen en el proyecto y como estos se ven afectados por el
resultado, esto incluye al patrocinador, clientes, miembros del equipo, grupos
internos de la organizacin o departamentos, e inclusive puede contener
informacin de grupos externos cuyos requisitos deben cumplirse.
Esta informacin sirve de insumo a la identificacin de los interesados (proceso
13.1 del PMBOK) en el cual se ampla la lista de interesados y se documenta un
registro de interesados con su informacin e contacto, rea de la organizacin
que integran y muy en especial cules son sus intereses, participacin, nivel de
influencia
e
impacto
en
el
proyecto.
Manejo

de

los

cambios

al

acta

de

constitucin

del

proyecto

El acta de constitucin del proyecto (Project Charter) representa en si el objetivo

final o la esencia del proyecto, cambiar el acta de proyecto significara cambiar en
forma importante el proyecto en s, es decir, estaramos hablando de un nuevo
proyecto.
La metodologa PMI no establece procesos que permitan cambiar el acta de
proyecto, de hecho una vez que es elaborada a partir de all se elabora el Plan de
direccin de proyecto y otros documentos de la fase de planificacin y son estos
los que pueden ser cambiados como parte de la gestin integrada de cambios,
ejecucin
del
proyecto
o
su
seguimiento
o
control.
Sin embargo, si existen circunstancias que podran ameritar hacer cambios
menores, es recomendable tener un procedimiento establecido que puede ser
parte de la gestin integrada de cambios. En estos procedimientos se establecer
cules son los supuestos o condiciones bajo las cuales puede cambiarse, como se
evaluaran los cambios propuestos y como se aprobaran.

Referencias Bibliogrficas

http://www.eoi.es/blogs/madeon/2013/04/15/el-project-charter/
Antonio Garca Ramrez (2013)

autor: Jos

https://en.wikipedia.org/wiki/Project_charter (2016)
http://blog.utopicainformatica.com/2012/05/que-es-el-project-charter.html
autor: Raul Herranz (2002)
La Gua del PMBOK 5ta edicin
http://www.pmoinformatica.com/2015/09/que-es-acta-de-proyecto.html
http://www.pmoinformatica.com/2015/04/acta-de-proyecto-elaboracion.html
http://www.pmoinformatica.com/2015/09/acta-de-constitucion-de-proyectopmbok.html

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Video de como se elabora:
https://www.youtube.com/watch?v=h82hO2Yc9A8