FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

Asignatura:

Modelos de Gestión

El mapa de procesos como elemento fundamental para una empresa que desea
adaptarse rápidamente a los cambios que propone su entorno.

Analizar la importancia de implementar la gestión por procesos en una organización que

desafía el futuro asimilando el cambio de manera eficaz.

Estudiante:

Magda Fiorella Leal Garzón

Docente:

Zipaquirá Colombia. Febrero de 2020.

 TABLA DE CONTENIDO

Introducción…………………………………………………………………………………3

El mapa de procesos como elemento fundamental para una empresa que desea adaptarse
rápidamente a los cambios que propone su entorno. ………………………………………..4

Conclusiones………………………………………………………………………………...9

Bibliografía…………………………………………………………………………...……10

2
 INTRODUCCION

A nivel empresarial el proceso administrativo está constituido una herramienta de gestión

de mucha importancia dentro de toda administración, ciclo PHVA: Planificar Hacer
Verificar y Actuar; por medio de estos elementos se planea y organiza las funcione y tareas
para los cargos que van dirigir controlar y ejecutar las diferentes actividades, que sirven
como herramienta para los dueños de empresas que les permitirá llegar a las metas trazadas
por la organización.

Por otra parte, el mapa de procesos y su elaboración es una faceta de la gestión de una
organización sumamente importante, ya que contribuye a hacer visible el trabajo que se
lleva a cabo de una forma distinta a la que ordinariamente se conoce, a través de él se puede
percatar las tareas o procesos que a menudo pasan desapercibidos en el día a día, y que sin
embargo, afectan positiva o negativamente el resultado final del trabajo. Cada proceso
existente dentro de una organización debe diseñarse bajo la premisa de satisfacer una
necesidad o una expectativa con los recursos existentes, (financieros, materiales,
tecnológicos y humanos); se podrán realizar las actividades de manera eficiente y eficaz,
asegurando el cumplimiento y el trabajo en mejorarlos de forma continua.

Todo esto y más se relacionará a continuación en el presente trabajo.

3
 EL MAPA DE PROCESOS COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA UNA
EMPRESA QUE DESEA ADAPTARSE RÁPIDAMENTE A LOS CAMBIOS QUE
PROPONE SU ENTORNO.

El mundo con el desarrollo empresarial a través de los años se ha globalizado, y las

empresas sin importar el campo de acción no son ajenas a esta situación, por lo que en los
últimos años se ha evidenciado un progreso abismal que a la par las han vuelto más
complejas a lo largo de la historia, desde la revolución industrial hasta los tiempos actuales
con el uso masivo de las herramientas tecnológicas que han hecho a nuestro mundo cada
vez más pequeño. Dicho de otra manera, pasamos de una estructura basada en jerarquías,
representada en una mano de obra, solo capaz de cumplir los mandatos ejercidos desde una
clase privilegiada desconociendo el valor como persona de cada empleado, siendo
importante solo desempeñar lo requerido desde los mandos principales a compañías
estructuradas y soportadas en un flujo de decisiones y acciones que propenden por lograr
los objetivos trazados, teniendo en cuenta a todos los elementos, internos o externos, que
según su tipo de conocimientos, cada vez más específicos, logren facilitar las prioridades en
la toma de decisiones permitiendo fomentar el avance de la empresa, sus trabajadores y
directivas.

Es aquí en este punto en donde entra un nuevo sistema o método de gestión de calidad se
encuentra plenamente vigente (ha sido adoptado recientemente por la familia de normas
ISO) por su comprobada eficacia para: reducir costos, optimizar la productividad, ganar
cuota de mercado e incrementar la rentabilidad de las organizaciones. Logrando, además, el
mantenimiento de todos estos beneficios de una manera continua, progresiva y constante,
como se cita:

“En el apartado 4.4 de ISO 9001:2015 se incluyen requisitos específicos considerados

esenciales para la adopción de un enfoque a procesos. La comprensión y gestión de los
procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de la
organización en el logro de sus resultados previstos. Este enfoque permite a la organización
controlar las interrelaciones e interdependencias entre los procesos del sistema, de modo
que se pueda mejorar el desempeño global de la organización.” (González, H. 2015).

4
En la actualidad, las empresas tienen que enfrentarse a un nivel tan alto de competencia que
para poder crecer y desarrollarse, y a veces incluso para lograr su propia supervivencia, han
de mejorar continuamente, evolucionar y renovarse de forma fluida y constante de acuerdo
a unos pasos como lo maneja el ciclo PHVA, de mejora continua es una herramienta de
gestión presentada en los años cincuenta por el estadístico estadounidense Edward Deming.
Las siglas del ciclo o fórmula PHVA forman un acrónimo compuesto por las iniciales de
las palabras Planificar, Hacer Verificar y Actuar. Cada uno de estos 4 conceptos
corresponde a una fase o etapa del ciclo: Planificar: En la etapa de planificación se
establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados
resultados de acuerdo a las políticas de la organización.

Otro modelo de gestión importante para la correcta adaptación en una empresa es el modelo
de gestión de recursos de Beer, el cual se caracteriza por cuatro áreas básicas: influencia de
los empleados, flujo de recursos humanos, sistemas de trabajo y sistemas de recompensas;
se estructura a partir de la fuerza laboral, estrategias de la empresa, filosofía de la dirección,
mercado del trabajo, tecnología, leyes y valores de la sociedad; otra característica es que
define políticas en recursos humanos a grupos de interés y con la participación de los
empleados, adapta al trabajador como ser humano social y lo integra a todas las actividades
con la correcta interrelación y diagnóstico de los recursos humanos.

Toda empresa requiere de unos objetivos claros, ejecutivos, dinámicos y emprendedores,

capacitados y solidarios; además de una relación fluida y constante con su entorno, a lo
interno y externo de sus límites de funcionamiento, propiciando un entendimiento eficaz en
el plano vertical entre ejecutivos o dirigentes y horizontal, con los iguales en el plano
empresarial. Esto es necesario para garantizar que la empresa pueda adaptarse al difícil
engranaje del sistema de intereses y competencias que se establecen entre las múltiples
corporaciones: productivas, de servicios, de apoyo gerencial, de desarrollo técnico y
tecnológico, comunicacionales, publicitarias, de mercadeo, etc., que conforman la telaraña
de conexiones e interrelaciones corporativas.

A nivel de modelos de gestión de calidad se debe tener en cuenta las estrategias dentro de la
empresa ya que se puede generar un sistema de gestión flexible, acorde con las necesidades,
introspectivo, analítico y que al final tiene en cuenta trabajadores y clientes por igual. Este

5
tipo de modelo se puede decir que implica riesgos internos en las relaciones entre
trabajadores y se verían afectados aspectos como el liderazgo, la participación,
compromiso, gestión propia, conocimiento, cooperación y avance de la empresa, como se
cita:

“Un modelo de Gestión de calidad involucra participación, satisfacción, ventaja

competitiva y medición adoptando aportes de otros modelos como la organización
científica del trabajo (Taylor y Fayol), como el modelo de las relaciones humanas y los más
recientes que procuran romper con la burocracia y las estructuras jerarquizadas tendiendo a
volverlas cada vez más horizontales.” (Álvarez, 2017)

Es ya en este punto que se hace obligatorio como empresa hacer uso de la gestión por
procesos, porque así se le puede agregar valor a un producto o actividad propia que será
ofrecido a un cliente interno o externo; cumpliendo una secuencia por la cual se desarrolla
el fruto, pasando por cada uno de los departamentos de la compañía sea su función
establecida e identificando cada una de las actividades por realizar y las llevadas a cabo
dirigidas al mismo destino, como se cita:

“Para adoptar un enfoque basado en procesos, la organización debe identificar todas y cada
una de las actividades que realiza. A la representación gráfica, ordenada y secuencial de
todas las actividades o grupos de actividades se le llama mapa de procesos y sirve para
tener una visión clara de las actividades que aportan valor al producto/servicio recibido
finalmente por el cliente. En su elaboración debería intervenir toda la organización, a través
de un equipo multidisciplinar con presencia de personas conocedoras de los diferentes
procesos. Una característica importante de los procesos, que queda de manifiesto en cuanto
se elabora el mapa de procesos, es que las actividades que lo constituyen no pueden ser
ordenadas de una manera predeterminada, atendiendo a criterios sólo de jerarquía o de
adscripción departamental. Se puede decir que el proceso cruza transversalmente el
organigrama de la organización y se orienta al resultado, alineando los objetivos de la
organización con las necesidades y expectativas de los clientes, sin atender en sentido
estricto a las relaciones funcionales clásicas.” (Ministerio de Fomento. 2005).

6
Si se analiza el mapa de procesos como elemento fundamental para una empresa que desea
adaptarse rápidamente a los cambios que propone su entorno pero más delimitado, es decir,
a nivel nacional hay que tener en cuenta el compendio de normas a tener en cuenta como la
Norma Técnica Colombiana, que de acuerdo a las normas ISO anteriormente mencionadas
permiten desenvolver una empresa independiente de los cambios, estructuradas en dos
normas esenciales, la 9000 y 9001, la primera enfoca criterios como directrices de auditoria
en gestión de calidad, fundamentos y vocabulario, directrices de mejora del desempeño
usada por la alta dirección y requisitos del sistema de gestión de calidad; mientras que la
segunda se basa en objetivos y campos de acción, referente normativo, términos y
definiciones, sistema de gestión de calidad, responsabilidad de la dirección, gestión de
recursos, realización del producto, medición, análisis y mejora.

Un sistema de gestión permite a una organización desarrollar políticas, establecer objetivos

y procesos, y tomar las acciones necesarias para mejorar su rendimiento. En este contexto
resulta ineludible utilizar el modelo de excelencia EFQM impulsada por la European
Foundation for Quality Management o Fundación Europea para la Gestión de la Calidad,
como una forma de ver las cosas que puede ayudar a la empresa a descubrirse a sí misma y
orientar cambios que la vuelvan más eficiente y competitiva por medio de las buenas
prácticas que se están llevando en las organizaciones en el tema de la Excelencia en
Gestión.

La metodología del modelo EFQM es totalmente completa en cuanto a actividades

sugeridas de mejoramiento continuo, por esta razón se propone adoptarla para la realización
de nuevos proyectos de mejoramiento de procesos ya que su misión es la de Ser la fuerza
que impulsa la Excelencia en las organizaciones europeas de manera sostenida y que ve a
futuro las organizaciones adaptadas y desarrolladas con excelencia. Su grado de
importancia es alto ya que lo pueden utilizar para identificar y entender la naturaleza de su
negocio, es decir, de las relaciones entre los distintos agentes presentes en la actividad, y de
las relaciones causa-efecto. Esto se logra aplicando una serie de criterios y subcriterios que
con ayuda de agentes facilitadores permiten resultados positivos en función de activos,
empleados y utilidades.

7
Finalmente es importante mantener la mejora continua en una organización independiente
de los agentes externos, ya que de nada vale hacer mejoras si con el tiempo estas se van a
perder, por lo que es fundamental aplicar un modelo de gestión empresarial que abarque
aspectos como lo son: Gestión del Talento Humano, calidad, servicio, avances en la
tecnología, insumos, recursos, entre otros; con el cual no se deja de lado el aspecto de
mejorar y avanzar son partes tan relevantes en el proceso de mejorar continuamente. Así, la
recomendación es que se tenga activo en la empresa de manera fortalecida para así evitar
llegar a la corrección o el fin de la misma.

8
 CONCLUSIONES

De acuerdo a lo anterior se puede concluir que:

- Al momento de diseñar y aplicar la gestión por procesos debe existir un equilibrio

entre todos los elementos de la organización (trabajadores, directivos, proveedores,
clientes), buscando como objetivo general mantener la eficiencia y eficacia de la
empresa, evidenciando si se está logrando a través de la medición con indicadores
de gestión, por lo que estas deben centrar sus esfuerzos en entender las necesidades
actuales y futuras que puedan incidir en el normal desarrollo de la hoja de ruta
trazada, mostrando así la importancia de la implementación de esta herramienta.
- La responsabilidad de la mejora de un proceso corresponde a sus integrantes
directos, pero siempre con la ayuda de toda la organización, manteniendo un lugar
especial los conceptos de actividad y de métodos.
- El éxito de toda organización depende cada vez más, de que sus técnicas
empresariales respondan a su estrategia, misión y objetivos, es por ello que el
trascendental punto de investigación lo constituye la gestión de la empresa basada
en los recursos y los sujetos que la componen, propiciando el estudio de manera
detallada de cada uno de los elementos estructurales y sus posibles deficiencias.

9
 BIBLIOGRAFIA

 Álvarez, F. (2018). Modelos de Gestión. Eje 3. Pongamos en práctica. Fundación

Universitaria del Area Andina AREANDINA.
 Gobierno de la Rioja (2010). Modelo de Excelencia EFQM. ADER excelencia
empresarial.
 Galvis, D. M. (2013, noviembre 20). CICLO PHVA. Recuperado de:
http://adpphva.blogspot.com/2013/11/ventajas-y-desventajas-ventajas-se.html
 I, J. M. (2015). El Proceso Administrativo. Recuperado de:
https://www.promonegocios.net/administracion/proceso-administrativo.html
 ISO, S. (2015, febrero 20). Blog Calidad y Excelencia. Recuperado de:
https://www.isotools.org/2015/02/20/en-que-consiste-el-ciclo-phva-de-mejora-
continua/
 Méndez, L. R. (2012, diciembre 15). Ensayo. Recuperado de: https://wwwproceso
administrativo.blogspot.com/2012/12/ensayo.html
 Ruiz, V. (2013, enero 09). ENSAYO ACADEMICO. Recuperado de:
http://ruthvaleria19953.blogspot.com/2013/01/ensayo-academico-definicion-el-
ensayo.html
 Berna, M. (2015). Gestión por procesos y mejora continua, puntos clave para la
satisfacción del cliente. Bogotá.
 EPUNTO Interim Management. (2016). La empresa y su entorno. España.
 González, H. (2015). ISO 9001:2015. Elaboración de mapas de procesos.
 Ministerio de Fomento. (2005). Principios de la gestión de la calidad. Capítulo IV.
La gestión por procesos. España.

10