El mapa de procesos como elemento fundamental para una empresa que desea

adaptarse rápidamente a los cambios que propone su entorno

Lisved Tatiana Aponte Castro

Maryelis Daniela Blanchar

Jessica Paola Martínez Ballesteros

Especialización en Alta Gerencia, Fundación Universitaria del Área Andina

Modelos de Gestión Empresarial

Rene Tovar

Febrero del 2022

 Introducción

El presente trabajo tiene como objetivo dar a conocer e identificar el proceso administrativo y

de esta manera poner en marcha el mapa de procesos en una organización por lo que

su prioridad es provechar al máximo los recursos existentes de forma correcta, rápida

y eficaz.

El proceso administrativo se compone de cuatro etapas elementales: planeación,

organización, ejecución y control. A través de ellas, los miembros de una empresa

buscan alcanzar las metas u objetivos propuestos. Existen diversas posiciones

respecto de la importancia del talento humano en las organizaciones, las cuales se

fueron planteando a través de la historia de los modelos de gestión.

En la actualidad, las organizaciones tienen que enfrentarse a un nivel tan alto de competencia

que para poder crecer y desarrollarse, y a veces incluso para lograr su propia

supervivencia ,han de mejorar continuamente ,evolucionar y renovarse de forma

fluida y constante ,el ciclo PHVA de mejora continua es una herramienta de gestión

presentada en los años 50 por el estadístico estadounidense Edward Deming.

 ¿EL MAPA DE PROCESOS Y SUS EFECTOS EN LAS ORGANIZACIONES

ACTUALMENTE CONSTITUIDAS?

Para comenzar expondremos la importancia del mapa de procesos en la organización, es una

herramienta por la cual se lleva a cabo de manera distinta la visibilidad del trabajo a la

que normalmente se conoce, a través de él podemos percibir las tareas o pasos que a

menudo pasan desapercibidos en el transcurrir de los días y que afectan positiva o

negativamente los resultados finales de las labores realizadas.

Con respecto a lo anterior podemos ver que el mapa de procesos establecido en una

organización tiene los siguientes efectos en la misma:

● Desempeño de las labores realizadas con los trabajadores

● Tiempos en los cuales se realizan las labores y la calidad.

● Que la estructura y funciones que realiza cada colaborador sean acorde a sus

actividades diarias.

● Definición de los procesos internos para la creación del manual de procedimientos

Todo lo anterior tiene como finalidad mejorar la organización, y funcionamiento desde la

perspectiva del trabajo, la corrección y posibles mejoras y los actores que participan

en cada una de estas situaciones.

Uno de sus efectos es la facilidad en las compañías en la reducción de la burocracia basada en

la jerarquía, aumentando la capacidad de la flexibilidad y adaptabilidad en el entorno,

incrementando la participación de los empleados que conforman el grupo laboral,

eliminando las barreras al momento de desempeñar las funciones, teniendo una

gestión por hechos potenciada, innovando en la producción y conduciendo a la

organización a una mejora en la productividad.

De igual manera mejorará procesos claves, optimizando de forma eficiente los resultados,

teniendo como objetivo la creación de empresas más ágiles y flexibles mejorando día
 tras día la productividad.

● Procesos en tiempos adecuados

● organización de procesos, eliminando cargas

● Valor a los procesos, eliminando pérdidas de tiempo

● Toma de decisiones adecuadas a cada proceso

● Planificación efectiva

Todo lo anterior con la finalidad de obtener información vital para el desarrollo de todas las

actividades desempeñadas por la empresa, identificando los roles claves de la

organización, las ventajas competitivas y mejorando el flujo de la información en los

procesos desarrollados por los departamentos.

Además debemos conocer los posibles errores que se pueden presentar al momento de

realizar un mapa de procesos: Encargar la realización del mapa a una persona que no

tiene conocimiento en el tema, Falta de análisis, realizar los mapas demasiado

extensos, Uso de herramientas ineficaces, No registrar los datos básicos para el

adecuado control y actualización del documento, por ejemplo: título, quién lo realizó,

quién lo validó, fechas, versión, etc.

El mapa de procesos permite identificar y presentar los procesos, su objetivo principal para

llevar a cabo dichas actividades consiste en identificar los diferentes procesos de la

entidad y relacionar unos procesos con los otros de manera ordenada teniendo en

cuenta su estructura, los procesos operacionales, estratégicos, y de soporte el cual son

vitales y son soporte sobre los que se apoya el resto y que dan coherencia en conjunto.

la gestión de procesos en las entidades son de carácter importante en los procesos de

producción, organización, que obtienen diferentes ventajas y a la vez permiten

organizar y estructurar de manera eficiente las actividades de las entidades, permite

mejorar y también controlar los resultados que se obtienen en cada proceso, facilitar

la orientación de los clientes para cumplir con el objetivo y expectativas ante sus
 necesidades.

Cualquier tipo de entidad debe tener un tipo de gestión funcional esto con el fin de trabajar

con departamentos, con el objetivo claro y definido de concentrar la atención en el

resultado de las actividades de cada persona o cada departamento. Al adoptar un

enfoque de gestión por procesos, no se elimina la estructura de departamentos de la

entidad, pero se tiene la orientación y certeza que la atención se centra más en el

resultado de cada proceso y en la manera en que estos aportan valor al cliente.

A Continuación, se muestra un ejemplo de un mapa de procesos de una entidad de salud

NOTA. Se Evidencia la imagen del mapa de procesos de la clínica corposalud

(Corposalud, 2019)
Además que para conseguir las mejoras en las hasta un cierto nivel en un determinado

circuito o área de la empresa donde se podrá evaluar su resultado, que sirve también

como fuente de aprendizaje para mejorar cada paso y aprender de los errores. esto nos

lleva a la conclusión que siempre se debe buscar la orientación de medios como son

los el análisis de los indicadores, para lograr las mejoras en cada situación e

implementarlos. y que estén estrechamente relacionados con la esencia y estructura

del proceso y/o área y en lograr los objetivos planteados.

 Conclusiones

● Los mapas de procesos son de gran importancia en las compañías puesto que ayudan

en la organización y orientación en la toma de decisiones y mejores acciones de

cambio, con el fin de ayudar a incrementar la calidad del producto servicio.

● Implementando un mapa de procesos optimiza altamente la comunicación entre

departamento o áreas, con el fin de identificar puntos o elementos poco productivos.

● Los sistemas integrados de gestión, permiten a las organizaciones evaluar sus áreas

y procesos con el fin de detectar las falencias que se puedan estar presentando,

permitiendo adoptar e implementar estrategias que contribuyen al correcto y buen

funcionamiento de las mismas.

 Referencias Bibliográficas

Optim, P. (2016, junio 20). El mapa de procesos y su importancia en la gestión de una

organización. Pro Optim Blog. https://blog.pro-optim.com/gestion-empresarial/el-

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Castellnou, R. (s/f). Identificar y elaborar el mapa por procesos de la empresa. Captio.net.

Recuperado el 1 de marzo de 2022, de https://www.captio.net/blog/identificar-y-

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Chain, R. en S. (2021, febrero 16). Mapa de procesos: definición, tipos, ISO y desarrollo.

Retos en Supply Chain - EAE Business School. https://retos-operaciones-

logistica.eae.es/tipos-definicion-y-desarrollo-de-un-mapa-de-procesos/