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HERRAMIENTAS PARA PLAN DE MEJORAMIENTO.

LAYDI CARINA ESCALANTE

JORGE ARMANDO FABRA OYOLA

HAROLD EDWARD FONSECA RODRÍGUEZ

DIANA MARIA POVEDA NIÑO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

TÉCNICO PROFESIONAL PROCESOS ADMINISTRATIVOS

COLOMBIA, JUNIO 6 DE 2020

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Contenido
Introducción .......................................................................................................................... 3
Elección del puesto de trabajo .............................................................................................. 4
Construcción de la DOFA del puesto de trabajo.................................................................. 11
Fortalezas: .......................................................................................................................... 11
Debilidades: ........................................................................................................................ 11
Oportunidades .................................................................................................................... 11
Amenazas ........................................................................................................................... 11
Estrategias .......................................................................................................................... 13
Metas .................................................................................................................................. 13
Actividades ......................................................................................................................... 13
Indicadores: ........................................................................................................................ 17
Alternativas de Mejoramiento del Puesto ............................................................................ 19
Plan y Herramienta ............................................................................................................. 20
Justificación ........................................................................................................................ 23
Conclusiones ...................................................................................................................... 25
Referencias bibliográficas ................................................................................................... 26
 3

Introducción

Los cargos de Asistentes Administrativos tienden a realizar esfuerzos para ser más

eficientes y eficaces, sus experiencias y conocimientos lo adquieren siempre de la practica

constante, son un modelo y enfoque que garantiza el mejoramiento en la productividad.

Con este trabajo es lograr el análisis del puesto de trabajo y a la identificar, fallas que se

estén generando y de acuerdo a ello realizar un plan de mejoramiento y de aplicación de

herramientas que nos ayuden alcanzar las metas y objetivos que tiene la compañía y de esta

manera generar un pensamiento critico y de análisis frente a estas situaciones y siempre

plantear un mejoramiento continuo de los diferentes procesos.

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Elección del puesto de trabajo

Descripción de Trabajo: ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Propósito del Trabajo

Brindar soporte a los procesos administrativos dando cumplimiento a los requerimientos

organizacionales y del cliente para responder de manera oportuna a las necesidades presentadas

en la ejecución de los contratos.

(Contexto)

Unidad de Negocio: Operación y Mantenimiento

Área / Contrato: Oxy Arauca O&M

Líneas de Reporte

Reporta a: Administrador de Contrato

Miembro del Comité Directivo: No Aplica

Caracterización

Realizar procesos administrativos como manejo de documentos y archivo, administración de

personal, compras, registros de stock e inventarios de materiales de oficina y demás soporte

administrativo requerido para garantizar la correcta ejecución de los procesos de la empresa y el

cliente,

Dimensiones

Tamaño de la Empresa: 100 colaboradores

Alcance: Contrato Oxy Arauca O&M

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Número de FTE: 1.0

Autorizaciones: (De acuerdo a matriz de autorizaciones)

Funciones

Ejecutar los procesos de administración de personal de manera oportuna y veraz para cumplir los

requerimientos corporativos, contractuales y legales.

Realizar los trámites de contratación de personal, cumpliendo con las siguientes actividades:

Remisión a exámenes médicos de ingreso, modalidad contractual, aptitud médica, alimentar al

Sistema de nómina, verificar afiliación al sistema de seguridad social, ARL y caja de

compensación familiar, reporte de ingreso a campo en la plataforma del cliente y envío al Equipo

de Administración de Personal en formato digital y físico los documentos del check list de

contratación para garantizar el cumplimiento del procedimiento de la compañía.

Enviar carpetas con contratos originales al equipo de Administración de Personal en Neiva

para cumplir con lo indicado en el proceso.

Hacer firmar los contratos del personal nuevo, además de los otros sí de los colaboradores que

laboran en el contrato para asegurar la documentación correspondiente.

Reportar al Administrador las novedades de nómina, prestaciones, descansos remunerados

(incluyendo vacaciones), recargos, trabajo suplementario, bonificaciones, horas extras, reporte de

ausentismo, incapacidades, permisos laborales y beneficios derivados de Acuerdos Laborales

para el pago correspondiente

Tramitar el retiro de personal, ya sea voluntario o por terminación de contrato, enviando al

Equipo de Administración de Personal todos los documentos de retiro para soportar la novedad
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en el sistema (cartas de renuncia, cartas de terminación de contrato, exámenes médicos de

egreso, liquidaciones firmadas).

Enviar de correspondencia (como comprobantes de nómina, certificados laborales, libranzas

solicitadas por los colaboradores) a casa matriz para cumplir los trámites que correspondan de

acuerdo al documento requerido.

Realizar ampliaciones de contrato, cambios de cargos, otrosíes que correspondan a

modificaciones de condiciones de los colaboradores del contrato para asegurar la documentación

correspondiente y auditable del proceso.

Resultado: Cumplir con la documentación legal de los colaboradores / Ausencia de fallos en

contra de la compañía derivados de desviaciones en los procedimientos legales

Ofrecer soporte oportuno a las necesidades de los colaboradores de los contratos relacionadas con

Recursos Humanos, suministrándoles la información requerida en forma clara y veraz para atender las

necesidades e inquietudes presentadas.

Dar respuesta y gestionar cuando corresponda, las dudas de los colaboradores relacionadas

con afiliaciones, nómina y demás procedimientos administrativos del contrato para atender de

manera inmediata las inquietudes presentadas.

Entregar las certificaciones laborales, desprendibles de pago, bonos, recepción de soportes

para legalización de viáticos y demás documentación requerida por los colaboradores para

cumplir con los requisitos legales del proceso.

Resultado: Suministrar oportunamente a todos los colaboradores la documentación

requerida.
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Apoyar el proceso de compras de bienes y servicios de acuerdo a lo asignado por el Administrador

para asegurar que se cumpla con los recursos requeridos y se realice la facturación de proveedores en

los tiempos establecidos.

Realizar requisiciones, apoyar la realización de cotizaciones, hacer seguimiento a la entrega

de órdenes de compra.

Hacer seguimiento a la entrega del recurso verificando sea entregado de la manera requerida.

Facilitarle al proveedor el acta de recepción del servicio o entrada de almacén cuyos

documentos son requisitos para soportar la factura y así el proveedor pueda cerrar el proceso de

facturación.

Resultado: Cumplimiento del proceso de cadena de suministro y compromisos con

proveedores.

Apoyar la gestión HSE y cumplir a las políticas establecidas por la compañía y cliente.

Velar por el cumplimiento del Plan Integral de Gestión de la compañía y del cliente con el fin

de garantizar la Seguridad y Salud ocupacional en el contrato.

Reportar eventos no deseados en seguridad, salud ocupacional, medio ambiente,

responsabilidad social laboral y calidad para contribuir a la prevención y mejoramiento de los

aspectos incluidos en el Plan Integral de Gestión.

Hacer seguimiento a cierres de recomendaciones de auditorías internas y externas, fallas de

control, RCA y tarjetas de comportamiento para garantizar la mejora continua de los hallazgos

encontrados.
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Utilizar y velar porque las personas a su alrededor utilicen los equipos y elementos de

protección personal requeridos para realizar las actividades con el fin de asegurar la seguridad en

la operación.

Apoyar el cumplimiento de indicadores de HSE y de la operación para garantizar el

desempeño, la calidad y el servicio oportuno en el contrato.

Resultado: Mantener una operación segura en el contrato para garantizar 0 accidentes.

Habilidades

Educación

Técnico, Tecnólogo en áreas específicas de la Ingeniería industrial, administración, programas

afines.

Experiencia

Experiencia Mayor o igual a Dos (2) años de experiencia relacionada con la contratación y

vinculación, desvinculación, manejo de archivo, actividades administrativas y del Recurso

Humano.

*Para el conocimiento de las capacitaciones que requiere este cargo remitirse a la matriz de

capacitaciones.

Competencias

FORMATO MANUAL DE
FUNCIONES
Competencias Organizacionales.
Seguridad
Entrega de resultados y satisfacción de las expectativas de los clientes.
Trabajar con Personas
Aplicación de experiencia y tecnología
Competencias Específicas del Cargo
Apego a principios y valores
Manejo de las presiones y los reveses
Adaptar y responder al cambio
Planeación y Organización
Autoridad, Rendición de Cuentas y Responsabilidades en SSTA (Seguridad, Salud en Trabajo y
Ambiente)
▪ Impedir con criterio cualquier
actividad que se esté realizando de manera
insegura, haciendo que se analicen y
generen las condiciones adecuadas para
reiniciar el trabajo.
▪ Detener el uso de un equipo o
herramienta cuando no cumpla con las
condiciones de seguridad requeridas para su
operación.
▪ Aportar conocimiento, experiencia,
habilidades, comunicación, talento,
curiosidad y esfuerzo en la aplicación de las
mejores prácticas que se conozcan para
realizar cada tarea específica, dentro de las
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Aprobó:
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▪ Procurar el cuidado integral de su salud
y suministrar información clara, veraz y
completa sobre su estado de salud (Física y
Mental).
▪ Cumplir las normas, reglamentos e
instrucciones del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo de MASA
Stork.
▪ Reportar cualquier, incidente,
accidente ó peligro a través de las tarjetas
RACI.
▪ Participar en las actividades de
capacitación en seguridad y salud en el trabajo
definido en el plan de capacitación del SG-
SST.

FORMATO MANUAL DE
FUNCIONES
políticas y normas de HSEQ de la
compañía.
▪ De acuerdo con las líneas de reporte
definidas en el contexto de este documento,
informar y documentar cualquier situación
de riesgo, falta de aseguramiento y/o mejora
en los controles establecidos en la ejecución
de una tarea.
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A quienes se les hayan delegado
responsabilidades en el Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST,
tienen la obligación de rendir cuentas
internamente en relación con su desempeño.
Esta rendición de cuentas se podrá hacer a
través de medios escritos, electrónicos,
verbales o los que sean considerados por los
responsables. La rendición se hará como
mínimo anualmente y deberá quedar
documentada (Evaluación de Desempeño).
 Construcción de la DOFA del puesto de trabajo

Fortalezas:

• Amplios conocimientos en la selección y contratación de personal

• Asegura la correcta comunicación dentro de la empresa y el Cliente

• Mejora continuada de competencias técnicas

Debilidades:

• Falta de capacitación y desarrollo del personal

• Falta de integración de personas a planes y programas

Oportunidades

• Competencia Laboral.

• Implementación de nuevos sistemas y procesos.

• Capacitar al personal que labora en la empresa.

• Actualización de las políticas de Recursos Humanos en la organización.

Amenazas

• para completar a tiempo las faces hacia la implementación documental y gestión de

aprobación.

• Falta de personal calificado Insensibilidad ante problemáticas de los empleados

• Auditoria laboral por parte del cliente

• Presentación kapis responsabilidad social por parte del cliente

 12

A fin de sistematizar los datos anteriores que son altamente relevantes en términos de

elaboración de las estrategias organizacionales, se elaboró la siguiente matriz, del tipo FODA,

que confronta los aspectos internos y externos analizados para llegar a las estrategias que

permiten hacer un aprovechamiento propositivo de los aspectos positivos y una corrección de los

negativos para contribuir así al desarrollo y el mejoramiento del cargo Asistente Administrativo.

FORTALEZAS-F DEBILIDADES-D
F1 Amplios conocimientos en la selección y D1Falta de capacitación y desarrollo
contratación de personal del personal

F2 Asegura la correcta comunicación dentro D2Falta de integración de personas a

de la empresa y con el cliente. planes y programas

F4 Mejora continuada de competencias

técnicas
OPORTUNIDADES-O ESTRATEGIAS -FO ESTRATEGIAS-DO
O1 Competencia Laboral. Aprovechar todos los conocimientos del Fortalecer los programas y sistemas
proceso de selección del personal para estar para poder capacitar al personal con el
O2 Implementación de nuevos sistemas en un nivel competente. (F1, O1) fin de reforzar sus conocimientos. (D1,
y procesos. O2, O3)
Proyectar y Divulgar las políticas de recursos
O3 Capacitar al personal que labora en humanos a todos los Colaboradores de la Fortalecer los programas de
la empresa. empresa. (F2, O4) responsabilidad social y poder cumplir
a los colaboradores con la ley 50 y día
O4Actualización de las políticas de de la familia (D2, O2)
Recursos Humanos en la organización.

AMENAZAS-A ESTRATEGIAS- FA ESTRATEGIAS-DA

Capacitar e incentivar al personal a fin de Delegar claramente autoridad y
A1 Alta dependencia de gerencia para obtener la competencia de cada uno de ellos responsabilidad por el seguimiento de
completar a tiempo las faces hacia la en cuanto al involucramiento y las acciones necesarias para avanzar y
implementación documental y gestión responsabilidades en el sistema de gestión de cumplir al 100% en capacitación y
de aprobación. seguridad y salud ocupacional. (A2, F4) demás programas establecidos por
RHH y Seguridad y salud ocupacional.
A2 Falta de personal calificado Incentivar la implementación, verificación de (D1, D2, A2)
Insensibilidad ante problemáticas de auditorías en los procesos claves de la
los empleados empresa en cuanto a su interacción en el Asignar responsabilidades y establecer
A3 Auditoria laboral por parte del sistema integral de gestión. (A1, F2) los cronogramas para la
cliente implementación de los documentos que
Fortalecer los indicadores de auditorías, kapis se encuentran en revisión por gerencia
A4 Presentación kapis responsabilidad para obtener unos resultados positivos ante el o en gestión de aprobación. (A2)
social por parte del cliente cliente y estar aun nivel de 100% en
cumplimiento (A3, A4)
 13

Estrategias

• Fortalecer los programas de responsabilidad social y poder cumplir a los colaboradores

con la ley 50 y día de la familia (D2, O2)

• Capacitar e incentivar al personal a fin de obtener la competencia de cada uno de ellos en

cuanto al involucramiento y responsabilidades en el sistema de gestión de seguridad y salud

ocupacional. (A2, F4)

• Incentivar la implementación, verificación de auditorías en los procesos claves de la

empresa en cuanto a su interacción en el sistema integral de gestión. (A1, F2)

• Fortalecer los indicadores de auditorías, kapis para obtener unos resultados positivos ante

el cliente y estar aun nivel de 100% en cumplimiento ante la compañía (A3, A4)

Metas

• Seguridad de procesos

• Atención al cliente interno o Externo

• Ambiente laboral

• Manejo del cambio

Actividades

Proceso de selección

Exámenes de ingreso, periódicos

Exámenes de Egreso

Contratación de personal
 14

Base de Datos

Pago de salarios de forma adecuada y en el periodo pactado de acuerdo a la Ley o a la

Convención Colectiva de Trabajo.

Registrar, calcular, pagar en el plazo estipulado y comunicarle al trabajador el monto de sus

prestaciones sociales (Primas, Cesantías e Intereses a las cesantías).

Afiliar a los trabajadores al Sistema de Seguridad Social Integral (EPS, Fondos de Pensiones,

ARL y Caja de Compensación) desde el día de inicio de labores establecido en sus contratos de

trabajo.

Pago de las cotizaciones al SSSI dentro del término establecido legalmente.

Registro de entrega de dotación, en el cual se evidencia que se han entregado las prendas a los

trabajadores adecuadamente y en las fechas correspondientes, de acuerdo con lo establecido en la

ley y en la CCT.

Registros de capacitación en la que se haya realizado la divulgación de la ARL a los

trabajadores.

Cronograma de actividades recreativas, culturales, capacitaciones, certificaciones y demás

organizadas por la Empresa dentro de la jornada de trabajo a trabajadores que laboren en Llanos

Norte. Registros que den cuenta del cumplimiento de las actividades contempladas en el

cronograma.

• registro de control de las horas diarias laboradas por los trabajadores, en el cual se

identifique de forma clara la cantidad de horas diarias laboradas, las horas extras y si estas son

diurnas, nocturnas, dominicales y/o festivas.

• libro de registro de vacaciones de acuerdo a la Ley.

 15

• certificados de residencia vigentes, expedidos por la autoridad competente, de los

trabajadores del área de influencia del proyecto?

• publicación de las vacantes del personal a contratar

• Modulo DHH

• Socialización Trabajos

• proveedores
 16

• Envió de documento

Masa Stork CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Asistente Administrativo
FECHA DE ENTREGA
Mayo Junio
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLE ENTREGABLES
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8

Asistente Informe(carpetas de los procesos de

1 Proceso de selección
Administrativo seleccion) matriz

Examen de ingreso - nombres y

Asistente
2 Examenes de ingreso , periodicos apellidos (completos) de cada
Administrativo
trabajador(carpeta) matriz

Asistente Examen egreso - nombres y apellidos

3 Examenes de Egreso
Administrativo (completos) de cada trabajador-matriz

Asistente Ct. nombre completo de cada

4 Contratacion de personal
Administrativo trabajador (carpetas por colaborador)

Asistente
5 Base de Datos Archivo excel
Administrativo

Nómina mm-aaaa (para el archivo en

Pago de salarios de forma adecuada y en el
Asistente excel)
6 periodo pactado de acuerdo a la Ley o a la
Administrativo Soporte pago xxx quincena mm-aaaa
Convención Colectiva de Trabajo.
(para los soportes de pago)
1. Liquidación prestaciones solciales.
Registrar, calcular, pagar en el plazo estipulado y
(cuadro en excel).
comunicarle al trabajador el monto de sus Asistente
7 2. Prima junio aaaa/prima diciembre
prestaciones sociales (Primas, Cesantías e Administrativo
aaaa/cesantías aaaa/intereses
Intereses a las cesantías).
cesantías aaaa (según apliqiue - para
Afiliar a los trabajadores al Sistema de Seguridad
Afiliaciones nombres y apellidos
Social Integral (EPS, Fondos de Pensiones, ARL y Asistente
8 (completos) de cada trabajador-
Caja de Compensación) desde el día de inicio de Administrativo
(carpetas)
labores establecido en sus contratos de trabajo.
Pago de las cotizaciones al SSSI dentro del Asistente
9 Planilla aportes mm-aaaa
término establecido legalmente. Administrativo
Registro de entrega de dotación, en el cual se
1. Consolidado de entrega de dotación.
evidencia que se han entregado las prendas a los
Asistente 2. Dotación mm-aaaa / dotación nombre
10 trabajadores adecuadamente y en las fechas
Administrativo completo del trabajador (según como
correspondientes, de acuerdo con lo establecido
lo maneje la compañía)
en la ley y en la CCT.
Registros de capacitación en la que se haya
Asistente 1. divulgación de la arl
11 realizado la divulgación de la ARL a los
Administrativo 2. entrega carné arl
trabajadores.

Cronograma de actividades recreativas, culturales,

capacitaciones, certificaciones y demás
organizadas por la Empresa dentro de la jornada Asistente 1. Cronograma de actividades ley 50.
12
de trabajo a trabajadores que laboren en Llanos Administrativo 2. actividad xxxxxxxxxxxxxxx - ley 50
Norte.Registros que den cuenta del cumplimiento
de las actividades contempladas en el cronograma.

registro de control de las horas diarias laboradas 1. Resolución no. xxxxx del dd-mm-
por los trabajadores, en el cual se identifique de aaaa horas extras
Asistente
13 forma clara la cantidad de horas diarias laboradas,
Administrativo
las horas extras y si estas son diurnas, nocturnas, 2. Registro de control de horas mm-
dominicales y/o festivas. aaaa
libro de registro de vacaciones de acuerdo a la Asistente
14 Registro de vacaciones
Ley. Administrativo
ertificados de residencia vigentes, expedidos por
Asistente Certificado spe - nombre completo del
15 la autoridad competente, de los trabajadores del
Administrativo trabajador
área de influencia del proyecto?
publicacion de las vacantes del personal a Asistente
16 Publicación y remisión spe - cargo
contratar Administrativo

Asistente Certificado modulo drh - nombre

17 Modulo DHH
Administrativo completo del trabajador

Asistente
18 Socializacion Trabajos Actas de reunion
Administrativo

Asistente
20 proveedores Ordenes de compra
Administrativo

Asistente
22 Envio de documentos Documentos (Correo Certificado)
Administrativo
 17

Indicadores:

• Cumplimiento-(Eficacia)

• Cobertura-(Eficiencia)

• Impacto-(efectividad)

Fórmulas de medición que se utilizan para las Actividades ejecutadas por el cargo:

Algunos Ejemplos:

• Cumplimiento-(Eficacia) = No. Actividades Recreativas ejecutadas / No. Actividades

Recreativas programadas x 100

• Cumplimiento-(Eficacia) = No. capacitaciones ejecutadas / No. capacitaciones

programadas x 100

• Cobertura-(Eficiencia)= No. trabajadores capacitados /No. trabajadores citados a

capacitación en el período x 100

• Impacto-(efectividad)= No. trab. validado con > a 3 en el período / (No. trabajadores

capacitados en el período x 100

 18

Ejemplo:

SMAC27ARD.V01
MATRIZ DE ACTIVIDADES RECREATIVAS(LEY 50)
28/05/2020

PROGRAMA: PROGRAMA DE LEY 50

Incentivar, estimular y motivar la participación y compromiso activo de todos los colaboradores , mediante actividades que aumenten la
calidad, seguridad y productividad.
OBJETIVO
Las actividades buscan generar mayor motivación y sentido de pertenencia en los colabajadores e incentivar las conductas tendientes a
mantener actos y comportamientos seguros de los trabajadores.

RECURSOS Humanos, Financieros, papeleria

RESPONSABLE Asistente Administrativo

Actividades ejecutadas % PERIOCIDAD DE LA

INDICADORES RELACIONADOS: Mensual
Actividades programadas MEDICÓN

META CUMPLIR AL 100% DE LAS ACTIVIDADES PROGRAMA DE LEY 50

Ver Cronograma de
INDICADOR
Actividades

JUNIO
ITEM INDICADOR DE CUMPLIMIENTO
S1 S2 S3 S4 S5 S6

Actividades Planeadas 7 6 6
Agos

% cumplimiento de
1 Actividades Realizadas 6 6 6
actividades

Porcentaje de cumplimiento 0% 0% 86% 100% 100% 0%

Cumplimiento de actividades
9
8
7
7
6 6 6 6 6
6
Actividades Planeadas
5
4 Actividades Realizadas
3
2
1
0
JUNIO
 19

Alternativas de Mejoramiento del Puesto

Las Estrategias de mejoramiento se deben implementar para el mejoramiento en el

rendimiento de la producción y la planificación para objetivos y metas a futuro con mayor

organización.

También es importante para una adecuada organización la comunicación interna (compañeros

de trabajo) y externa (con el cliente).

PLAN DE MEJORAMIENTO
META QUE? COMO? FECHA PLAN DE MEJORA RESPONSABLE
1 Organización
documental
2 Organización
documental
Fortalecer 3 Digitalización
documental Continuar en el ejercicio de garantizar la
organización y
Seguridad de procesos 10/06/2020 ejecución de un proceso en cada una de las Asistente administrativo
accesibilidad 4 Accesibilidad a actividades asignadas
documental información en
diferentes fuentes
(Físicas, digitales)

Fortalecer
relaciones con 1Seguimiento a
Continuar en el ejercicio de garantizar respuestas
Atención al cliente cliente interno requerimientos
10/06/2020 oportunas a solicitudes realizando seguimiento y Asistente administrativo
interno o Externo (colaboradores) y 2Respuesta oportuna
control de las mismas
externo (cliente, a solicitudes
proveedores)

1.Fortalecer
comunicación
expresiva y receptiva
2.Comunicación
Fortalecer acciones de mejora y
relaciones con errores propios ha y Continuar en el ejercicio de construir un
Ambiente laboral desde los compañeros 10/06/2020 Asistente administrativo
compañeros de ambiente laboral propicio en el trabajo
trabajo de trabajo

1Aprendizaje de nuevo
sistema utilizado por el
Aprendizaje de cliente Continuar aprendiendo de las diferentes
Manejo del cambio nuevos sistemas y 2 Realización de 10/06/2020 herramientas y procesos para garantizar eficiente Asistente administrativo
procesos tareas oportunas en y optimas utilizaciones
nuevos sistemas y
procesos
 20

Plan y Herramienta

Gestión de la Calidad Total (TQM)

La Gestión de la Calidad Total (abreviada TQM, del inglés Total Quality Management) es una

técnica aplicada a la gestión como estrategia desarrollada en Japón, a partir de las experiencias

fomentadas por W. Edwards Deming en los círculos de calidad; por ello, está dirigida a

promover conciencia de calidad en los procesos de la organización y ha sido usada en todos los

sectores productivos. En el caso de las empresas estadounidenses la adoptan ampliamente, luego

de un análisis publicado por Harvard Business Review en 1983 (Griful y Canela, 2002).

Etapas de la calidad total

Primera etapa: Control de calidad por inspección (siglo XIX) (Garvín 1988, citado por

Guerrero, 2011). Esta etapa se distingue por falta de uniformidad en los productos, por lo que se

hace necesario la identificación y solución de problemas, ya que las empresas se dedican a la

producción masiva, pero descuidando la eficiencia de los sistemas productivos; por su puesto

evidenciado en el desarrollo de la teoría tayloriana “administrativa científica del trabajo” basada

en la división del trabajo y su especialización.

De otro lado, la inspección usada como herramienta de control y ejercida por una persona

diferente al operario para la detección de errores, por eso esta etapa se caracteriza por la

resolución de problemas mediante herramientas de calidad, al tratar de estandarizar la calidad de

los productos, por medir y detectar desviaciones de los mismos y por hacer sorteo y conteo de

defectos.

De hecho, estas ideas fueron las responsables de la productividad durante la primera mitad del

siglo pasado, haciendo que las empresas tomaran conciencia de la importancia de la calidad,

asegurando que los clientes no recibieran productos defectuosos; en este sentido, se crea el
 21

departamento de control de calidad haciéndose responsable de todos los problemas de calidad de

la empresa.

Segunda etapa: control estadístico del proceso (década de 1930) (Izaguirre, 2014). Enfoque

que propone la reducción de los niveles de inspección con el ánimo de bajar costos, sin embargo,

el principio continúa siendo el mismo, evitar que el producto defectuoso llegue al cliente, pero

no puede salvar los costos causados por su reparación; en este punto la calidad se entiende como

un problema susceptible de control y prevención a partir de la eliminación a tiempo de las causas

que lo provocan.

Entonces, esta etapa centra su atención en el control de la variación del proceso, fijándose en

la calidad como un problema a resolver afianzándose en la uniformidad de los productos con un

mínimo de inspección, es importante destacar que los profesionales responsables de la calidad se

ubican en el área de manufacturas e ingeniería proponiendo herramientas y técnicas estadísticas

en la resolución de problemas.

Tercera etapa: proceso de la calidad total - aseguramiento de la calidad (década 1950 a

1970) (Guerrero, 2011). En esta etapa, el concepto recibe un nuevo direccionamiento

fundamentado en el propio proceso de producción, el cual requiere

servicios de soporte y coordinación de esfuerzos de todas las áreas de la empresa, además de

tener en cuenta los costos que proporciona los productos defectuosos y desde esa perspectiva

justificar económicamente la necesidad de implementar procesos de mejora para dar inicio a lo

que se conoce como sistema de gestión de calidad.

En este sentido, las políticas de calidad hacen que las estrategias de calidad se conviertan en

metas y objetivos de todas las áreas funcionales de la organización; dicha situación genera un

primer impacto económico en la década de 1970, en el momento que los productos provenientes
 22

de Japón invadieron los mercados occidentales proporcionando excelente calidad, servicio y

menores costos.

Ahora bien, esta etapa se le conoce también como la de la evolución del concepto de calidad,

desde la perspectiva que las mejoras de los procesos de gestión se dan bajo el compromiso de

todos los trabajadores de la empresa, logrando que el concepto de calidad deje de ser una

herramienta de control para convertirse en una estrategia organizacional, es así, como se observa

en el liderazgo del director general asumiendo su responsabilidad en la calidad de la empresa, al

tiempo que visualizan los productos y servicios según el uso que les da el consumidor, el trabajo

en equipo en sus diferentes etapas y combinaciones .

Según (Barroso & Martín, 1999) el tiempo de respuesta al cliente y los costos de los procesos

productivos se logran a partir de técnicas avanzadas, donde la administración total de la calidad

(medición, mejoramiento, facultamiento y liderazgo) se orienta hacia el cliente; de otro lado,

aparece la planeación estratégica y operativa de la calidad como factor crítico en la nueva

definición de procesos de calidad.

Cuarta etapa: administración total de la calidad - los procesos de mejora continua de la

calidad (década de 1980) (Guerrero, 2011). Para este momento el mercado y las necesidades del

consumidor son parte fundamental, donde la calidad tiene una influencia estratégica y genera una

oportunidad competitiva, asegurada por la calidad de los procesos extendidos a toda la empresa;

además, como complemento se integran dos conceptos como objetivos, mejora continua y

planeación estratégica.

Con este propósito, nacen grupos naturales de mejora continua, los cuales se ven beneficiados

por accionar en equipo o individual, según sean los resultados generales de la empresa, el área o

sección, se alinean personas, tareas y procesos hacia las metas y el cliente externo; sin embargo,
 23

no se deben conformar con una situación estable, al contrario, se debe aprovechar dicha

estabilidad para mejorar las condiciones de la empresa.

Quinta etapa: reingeniería y calidad total (Hammer y Stanton, 1997). Para esta etapa la

empresa se basa en procesos complejos, teniendo más responsables respecto de la pertinencia del

trabajo; es más, las estructuras y los sistemas son más flexibles, pero, se retira de las áreas todo

aquello que no le significa valor, haciendo de la empresa una organización por unidades

estratégicas de negocios.

En este contexto, se destacan varios factores que hacen posible un nuevo panorama de la

gestión calidad total: la comunicación interna como el factor que permite llegar a todo el

personal y hacerlos coparticipes en la consecución de los objetivos; la percepción de la calidad

desde el producto y la empresa; la satisfacción global, que hace referencia al contexto interno y

externo de la empresa; herramientas para la medición de calidad ajustadas a las necesidades y

tamaño de la empresa; formación para la gestión de la calidad, en el entendido que las personas

el eje esencial en el desarrollo de la empresa; resultados de un sistema de calidad como los

estándares basados en la experiencia que garantizan el logro de los objetivos misionales de la

organización; finalmente, la evaluación del desempeño para la calidad para la retroalimentación

del sistema de gestión de la calidad .

Justificación

La metodología aplicable en este caso es la de gestión de calidad Total (TQM). Ya que en la

empresa se trabaja bajo estándares y sus colaboradores son como un medio constante por

indicadores de calidad, los cuales son auditados en busca de cada vez crecer mas como

organización y es indispensable que todos los responsables de cada uno de los cargos sigan todos
 24

los procesos correspondientes para que todo funcionen como esta estipulado. La consigna

principal es PHVA (Planificar-Hacer-verificar Actuar) y esta es toda la cultura en la que sus

colaboradores trabajan en la empresa Masa Stork.

SMAC37ARD.V02
MATRIZ MODELO DE GESTIÓN
28/05/2020

PLANIFICAR

1-Liderazgo
MODELO DE SISTEMA DE GESTIÓN

2-Cumplimiento Legal
ACTUAR

3-Gestión de Calidad
Política de Seguridad,
13-Gestión de Cambios. Calidad
4-Planificación, objetivos y
metas.

HACER
5-Conciencia, formación y
competencia.
A P 6-
Comunicación,participación
y reconocimiento.
A
7-Compras y Gestión de

V H proveedores.

9-Control Operacional.

VERIFICAR 10-Incidentes y
Emergencias.

12-Verificar los resustados

de las Tareas ejecutadas 11-Salud e Higiene.
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Conclusiones

Para finalizar se analizan diversos factores para evaluar el fortalecimiento del cargo

Asistente administrativo y de igual forma el aporte que realiza a la empresa de manera

competitiva.MasaStork es una empresa que se compromete mediante planes estratégicos

para el mejoramiento en sus procesos; pero se destaca en cuanto a metas claras,

compromisos frente a los clientes, la matriz FODA, refleja que una de sus fortalezas y

principal objetivo es ser competentes y satisfacer a sus cliente y como herramienta principal

se utiliza la implementación de estrategias y filtro entre cliente y colaborador.

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Referencias bibliográficas

https://calidadgestion.wordpress.com/2012/07/11/herramientas-para-la-mejora-continua/

file:///C:/Users/Windows%2010/Documents/2nivel/EJE%202/HERREMIENTAS%2

0PARA%20LA%20PRODUCTIVIDAD/124_eje2.pdf