PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN:

PRC.FACT-V01 20121 PÁGINA: 1 DE 8

FACTURACION
REVISIÓN No:

CONTENIDO Página

1. OBJETIVO..................................................................................................................................................................................................................................................................2 2. ALCANCE...................................................................................................................................................................................................................................................................2 3. DEFINICIONES...........................................................................................................................................................................................................................................................2 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................................................................................................................................................................3 6. DOCUMENTOS REQUERIDOS..................................................................................................................................................................................................................................6 7. REGISTROS REQUERIDOS......................................................................................................................................................................................................................................6 8. BIBLIOGRAFÍA...........................................................................................................................................................................................................................................................7

Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda. Todos los Derechos reservados. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio, será objeto de todas las acciones que correspondan. REFERENCIA: ISO 9001:2008 –

COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA

X

NUMERO DE COPIA

01

regulación y control. FACTURA: Documento mercantil que refleja la provisión de un servicio en las fechas y especificaciones en que se entregó. Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda. con el efecto de liquidar el valor comercial convenido. ALCANCE Los lineamientos establecidos en éste procedimiento son aplicables a todos los servicios ofertados por la organización. OBJETIVO Establecer los lineamientos para controlar el conjunto de actividades que permite liquidar la prestación de servicios de salud. DEFINICIONES CLIENTE: Persona natural o Jurídica que accede a los bienes y servicios de la organización a cambio de una transacción económica. NOTA CREDITO/DEBITO: Documentos o comprobantes que evidencian un ajuste a una cuenta a terceros. encontrada por la entidad responsable de pago.FACT-V01 20121 PÁGINA: 2 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: 1. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio. además como soporte de la venta de servicios. 2. facilitando la información al cliente y a las entidades responsables de pago sobre los servicios prestados bajo los parámetros convenidos. USUARIO: Persona que accede a los recursos y beneficios de la organización a los cuales tiene derecho. GLOSA: Es una no conformidad que afecta total o parcialmente el valor de una factura por prestación de servicios en salud. ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generen un mayor o menor valor de la respectiva cuenta relacionada. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X NUMERO DE COPIA 01 . RIPS: Registros del sistema de Información de Prestaciones de Salud. Inicia al recibir las órdenes y autorizaciones debidamente validadas para su liquidación.PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. será objeto de todas las acciones que correspondan. Todos los Derechos reservados. Son aquellos datos mínimos y básicos que el Sistema General de Seguridad Social en Salud requiere para los procesos de dirección. 3. y termina cuando se hace seguimiento y medición al resultado del indicador para determinar mejora.

codificados en archivo plano correspondiente al periodo facturado. para la liquidación de los servicios y respectiva generación de factura. .5 DONDE (donde se ejecuta la actividad) 5. Auxiliar de Facturación.4 CUANDO (tiempo o condición para ejecutar la actividad) 5. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. almacenando este en medio magnético (cd). Recepcionista. Recepción 5. Generación de RIPS Oficina Administrativa Es cumplimiento de ley reportar los registros de información de la prestación del servicio a la entidad responsable de pago. Se requiere constatar la información suministrada en los documentos soportes con lo registrado en el sistema para generar los registros. 4 Auxiliar de Facturación. Recibe la documentación legajada en carpetas por entidad con sus soportes.FACT-V01 20121 PÁGINA: 3 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: 5.7 COMO (describir el método o los métodos que se van a realizar para ejecutar la tarea y recursos necesarios) Entrega los documentos y sus soportes debidamente clasificados y legajados en carpetas rotuladas por entidad a la oficina administrativa. Genera por medio del sistema los registros de información de prestaciones de salud (RIPS). teniendo en cuenta los requisitos descritos en la MATRIZ DE CONTRATACION. Oficina Administrativa Es necesario revisar la documentación que soporta la liquidación de los servicios prestados en el periodo a reportar. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5. Oficina Administrativa 3 Cotejo de documentación en sistema. Viernes de cada Semana. Semanalmente. Todos los Derechos reservados. 1 Entregar Ordenes medicas. una vez se tenga la documentación completa. 2 Recepción de documentación y revisión de soportes. Mensualmente. será objeto de todas las acciones que correspondan.2 QUE (describir la actividad) 5.3 QUIEN (responsable de ejecutar la acción) 5. una vez se constate la información y soportes suministrados con los datos en sistema. revisando para cada usuario los soportes requeridos según el servicio y referente a los derechos y deberes validados para la prestación del mismo. Autorizaciones y documentos soportes. Siguiendo las especificaciones del software en el MANUAL DE SOFTWARE GESLAB para generación de informes.PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC. así como cualquiera que solicite adicionalmente la entidad como soporte a la actividad. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA NUMERO DE COPIA 01 . para la generación de RIPS.6 PORQUE (describir el porque o para que) Se requiere generar factura de los servicios prestados. Auxiliar de Facturación.1 ÍTEM 5. Una vez recepción libere la documentación recopilada. X Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda.

Todos los Derechos reservados. Oficina Administrativa. Genera relación de las facturas y RIPS en un procesador de texto. Por que es necesario relacionar todas las actividades a reportar para generar recibido de las mismas por las entidades responsables de pago. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. Mensualmente.1 ÍTEM 5. Auxiliar Facturación. Gerencia.6 PORQUE (describir el porque o para que) Se requiere constatar que los datos no contienen errores en los archivos magnéticos codificados generados. enfocados en los valores relacionados a la actividad reportada según entidad. en el cual registra en tablas los documentos y archivos electrónicos a recibir por entidad. 9 Firma de relación de RIPS. Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda. Se inspeccionan cada uno de los registros de facturación generados en el periodo. Gerente.PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC. Generación de Facturas Auxiliar Facturación. Oficina Administrativa. Mensualmente o una vez se generen las facturas por entidad. 8 Revisión De Facturas Contadora.7 COMO (describir el método o los métodos que se van a realizar para ejecutar la tarea y recursos necesarios) Por medio de validador electrónico (software de la supersalud) se verifica la existencia o no de errores en los registros generados en el periodo. 7 Generación e Impresión de relaciones de RIPS y FACTURAS. Se requiere minimizar las devoluciones de facturas por errores en la generación.FACT-V01 20121 PÁGINA: 4 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: 5. será objeto de todas las acciones que correspondan. imprimiendo en medio físico anexando los documentos soportes a cada una de ellas según MATRIZ DE CONTRATACIÒN.5 DONDE (donde se ejecuta la actividad) 5.3 QUIEN (responsable de ejecutar la acción) 5. Mensualmente. Siguiendo las especificaciones del software en el MANUAL DE SOFTWARE GESLAB para generación de Informes. 5 Validar RIPS Auxiliar Facturación. firmando el registro FACTURA. se corrige el error y pasamos al paso 4. tomando los resultados generados y coteja los datos consignados en los RIPS. Oficina Administrativa. Firma la relación de RIPS reportados por entidad contenido en los cds a enviar. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio. 5. 6 Mensualmente o una vez se validan los registros generados. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X NUMERO DE COPIA 01 . Se requiere respaldar con firma de la gerencia que las actividades reportadas fueron ejecutadas a satisfacción.4 CUANDO (tiempo o condición para ejecutar la actividad) 5.2 QUE (describir la actividad) 5. Si se detecta un error de digitación en la generación de registros. Genera por medio del sistema las FACTURAS correspondiente al periodo a reportar. Mensualmente. una vez se obtienen el total de los registros generados en el periodo. Oficina Administrativa. en el periodo por cada entidad responsable de pago. Se requiere liquidar a la entidad las actividades registradas en el periodo.

5. CONFORMES – ACCIÓN CORRECTIVA Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda. 10 Registro de Envío de facturación.5 DONDE (donde se ejecuta la actividad) 5. Es necesario hacer seguimiento de la radicación de las facturas por cada entidad. Servicios Varios Hasta los días 20 de cada mes. 11 Radicación de documentación. Oficinas de Entidades responsables de pago. Mensualmente.6 PORQUE (describir el porque o para que) Se requiere obtener el registro de la documentación enviada a cada entidad para su seguimiento. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. se registra en documento digital ENVIO DE CORRESPONDENCIA la salida de los mismos. 27 Medir el cumplimiento del Procedimiento GERENTE Gerencia Porque es necesario asegurar el cumplimiento Aplica el PROCEDIMIENTO MEDICIÓN. Diligencia el REGISTRO EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO X Auxiliar Facturación. Todos los Derechos reservados. será objeto de todas las acciones que correspondan. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio. Porque es necesario según la Ficha Técnica. Oficina Administrativa.FACT-V01 20121 PÁGINA: 5 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: 5. procedimiento.1 ÍTEM 5. Auxiliar Facturación. Oficina Administrativa. 12 Recepción de recibidos y Seguimiento de Facturación. RIPS con soportes.4 CUANDO (tiempo o condición para ejecutar la actividad) 5. los archivos planos en medio magnético con copia de las relaciones de RIPS y FACTURAS para obtener firma de recibido. ANALISIS Y MEJORA 28 Verificar el cumplimiento del Procedimiento COMITÉ DE X 29 Hacer mejoras Procedimiento al RESPONSABLE DE LA MEJORA Gerencia Porque es necesario Aplica los PROCEDIMIENTO ACCIÓN Donde se ejecute la mejorar continuamente el PREVENTIVA o CONTROL DE NO mejora Procedimiento. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X NUMERO DE COPIA 01 . asegurar el control del cumplimiento del Aplica el PROCEDIMIENTO MEDICIÓN.PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC.3 QUIEN (responsable de ejecutar la acción) 5. Entrega la documentación del periodo reportado. del procedimiento ANALISIS Y MEJORA Diligencia REGISTRO INDICADOR: X.2 QUE (describir la actividad) 5. Se requiere obtener recibido de las relaciones entregadas.7 COMO (describir el método o los métodos que se van a realizar para ejecutar la tarea y recursos necesarios) Antes de enviar los paquetes de documentos y soportes a las entidades responsables de pago. Realiza llamados a cada entidad solicitando el estado de procesamiento de las facturas. Mensualmente.

Documento que registra diferencia entre lo liquidado por la entidad prestadora de servicio y las condiciones estipuladas por la entidad responsable de pago. Todos los Derechos reservados. DOCUMENTO MATRIZ DE CONTRATACIÓN. 3 años 3 años ORDEN MEDICA Documento por el cual se especifica el servicio.2 TITULO DEL DOCUMENTO MANUAL DE USO DEL SOFTWARE MANUAL UNICO DE GLOSAS 6.2 CONTENIDO Documento por el cual se identifica el Usuario. Documento que proporcionan información sobre los mecanismos. y soportes a la facturación de servicios prestados. guias del usuario y técnicas de uso del software GESLAB. cantidades y especificaciones requeridas a solicitar. respuesta de las glosas presentadas por la entidad. 3 años RIPS FACTURA GLOSA Documento que evidencia la información del usuario y el servicio realizado.1 TITULO DEL REGISTRO COPIA DE CEDULA DE CIUDADANÍA COPIA DE CARNET 7.3 CONTENIDO Documento que contiene las especificaciones. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – . Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio.FACT-V01 20121 PÁGINA: 6 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: 6. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. formas de pago. 7. DOCUMENTOS REQUERIDOS 6. auditoria. será objeto de todas las acciones que correspondan.1 TIPO DOCUMENTO EXTERNO DOCUMENTO 6.PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC. Documento que liquida los servicios prestados al usuario en fecha relacionada. 3 años AUTORIZACIÓN. Documento que contiene los parámetros para la revisión. COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X 3 años 3 años 3 años NUMERO DE COPIA 01 Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda. Documento por el cual se verifica la afiliación del Usuario en la Entidad promotora.3 TIEMPO DE RETENCIÓN (Archivo de gestión) 7. REGISTROS REQUERIDOS 7.

PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC.3 CONTENIDO Describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad y especifica la terminología para los sistemas de gestión de la calidad.1 TITULO DEL REGISTRO RESPUESTA DE GLOSA RELACION RIPS 7.1 TIPO DOCUMENTO NORMA INTERNACIONAL 8.3 TIEMPO DE RETENCIÓN (Archivo de gestión) 3 años 3 años RELACION FACTURAS EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO X INDICADOR: PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO X Documento que relaciona las facturas a radicar por entidad generadas en el periodo. Especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación. BIBLIOGRAFÍA 8. NORMA INTERNACIONAL ISO 9001:2008 Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda. será objeto de todas las acciones que correspondan. 3 años Documento que proporciona evidencia del porcentaje de cumplimiento del procedimiento 3 años 8. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio.2 CONTENIDO Documento que registra la decisión de la entidad prestadora de servicios en salud sobre la glosa presentada por la entidad responsable de pago Documento que relaciona los registros de sistema de información de prestaciones de salud. 3 años Documento que proporciona evidencia del cumplimiento de las actividades cumplidas dentro del procedimiento.FACT-V01 20121 PÁGINA: 7 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: 7. Todos los Derechos reservados. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. 7. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X NUMERO DE COPIA 01 . y su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente.2 TITULO DEL DOCUMENTO ISO 9000:2005 8.

2. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio.2 REVISÓ 1.1 CARGO 2.1.3 REVISÓ 2. será objeto de todas las acciones que correspondan.PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC.4.3 APROBÓ 1. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA.2.3.2 FECHA 2012-07-02 1.1 REALIZÓ 1. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X NUMERO DE COPIA 01 . CONTROL DE ACTUALIZACIONES 2.1 CARGO 2.5 FIRMA ----------------------- 2.2 FIRMA 2.1.2 FIRMA 2.1 CARGO 2.4 APROBÓ 2. CONTROL INICIAL 1.4.FACT-V01 20121 PÁGINA: 8 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: HISTORIAL DEL DOCUMENTO 1.1 CONTROL 1.1.2 FIRMA 2. Todos los Derechos reservados.3.5 ACTUALIZACIÓN REALIZADA Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda.3 NOMBRE Y APELLIDOS LUIS CARLOS ESCANDON 1.1 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 2.4 CARGO COORDINADO ADMINISTRATIVO 1.2 REALIZÓ 2.

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