PROYECTO FORMATIVO EJECUTADO

EN LA EPS ASOCIACION MUTUAL

BARRIOS UNIDOS DE QUIBDO -
AMBUQ
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Instructores:

Sady Fiorillo Bornachera

Catalina García Estrada
Nuria Gómez Franco
Marlon Oliveros Luna
Damaris Orozco Hernández
Aracely Vargas Muñoz
Felix Roberto Camargo Caballero
 Proyecto en la EPS Asociación Mutual Barrios Unidos de Quibdó – Sede Soledad

1.FICHA TÉCNICA SOBRE REALIZACIÓN DEL PROYECTO

NOMBRE: ASOCIACION MUTUAL BARRIOS UINIDOS DE QUIBDO

NIT: 818.000.140 – 0
DIRECCION: Calle 79 42F - 73
TELEFONO: 356 30 29 – 345 02 34 – 345 02 35
CORREO: coordinacionatlantico@ambuq.co
1. WEB: www.ambuq.org.co
CONTACTO EMPRESA: Olga Latorre Abisambra
CORREO: coordinacionatlantico@ambuq.co
CELULAR: 310 829 63 24
FUNCIONARIO QUE REALIZARÁ ACOMPAÑAMIENTO: Ricardo Cabrera Oviedo
CORREO: soledadaltlantico@ambuq.co
FECHA DE RECIBO DE SOLICITUD: 5 de mayo de 2016
FECHA DE INICIO DEL PROYECTO: 24 de junio de 2016

2. FICHA TÉCNICA DE ESTUDIANTES

No. DE ESTUDIANTES ASIGNADOS: 7 APRENDICES

TÉCNICOS: siete

Nombres y Apellidos C.C. Correo Electrónico Teléfono

Tania Margaria Alvarez Muñoz 1.140’862.202 taniamam06@hotmail.com 3005762235
Dusan de Jesús Charris Ojeda 8’497.980 dusanchar@gmail.com 3005434301
Luz Neidy Molina Jimenez 55’238682 luzne12@hotmail.com 3225505975
Daysireth Gomez Moreno 1.048’278.247 dagomezm10_@hotmai.com 3013412088
Sueth David Polo castro 1.140.835.941 sudapolca291190@gmail.com 3197531005
Yurbis Barcelo Rodriguez yumibaro@hotmail.com 3004678322
Dayana Esther Vargas Camargo 1.046’812.619 danda0410@hotmail.com 3006021624
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3. SITUACIÓN ACTUAL

En cuanto a condiciones de servicio al cliente.

 Presentan desinterés y falta de motivación o entusiasmo al usuario.

 No hay un saludo inicial al tener contacto con el usuario.
 Falta de limpieza y orden en las instalaciones.
 Sobrepasan el límite del requerimiento que solicita el usuario interviniendo temas
personales.

En cuanto a condiciones del sitio del archivo.

 El proyecto se realiza en el Archivo de la E.P.S. Asociación Mutual Barrios Unidos de

Quibdó; está ubicado en un lugar cerrado del lado derecho de donde se realiza la
atención al usuario.
 El espacio con que cuenta el archivo es suficiente para albergar la documentación
que se custodia durante el periodo de 6 meses que es el tiempo establecido para
luego ser enviado al archivo central que se encuentra ubicado en la sede principal de
AMBUQ.
 En las instalaciones donde se encuentra ubicado el archivo presenta comején en
paredes y techo debido a que hay árboles cerca del local, también se pudo observar
que cerca de los documentos ubican bebidas, alimentos y otras sustancias que
pueden afectar la documentación.
 Existen más de cinco cajas apiladas y llenas con la documentación.
 Sobre carga en los estantes.
 No se encuentran extintores dentro del local de archivo ni una ruta de evacuación.
 No se encuentra habilitada una zona de trabajo para que los estudiantes y
funcionarios de AMBUQ desarrollen los procesos propios de la gestión Documental. A
esta zona se le debe colocar una iluminación adecuada.

En cuanto a la preservación y conservación de documentos.

 No existe organización con el consecutivo de las autorizaciones.

 No realizan una adecuada rotulación a las cajas de archivo.
 Utilizan A-Z en la cual ubican las afiliaciones sin separadores por orden alfabético.
 Existe exposición de la documentación con bebidas y alimentos que ubican cerca a la
información
 Presencia de comején.
 Proyecto en la EPS Asociación Mutual Barrios Unidos de Quibdó – Sede Soledad

 Ubican los documentos dentro de las cajas, atados con bandas elásticas, separados
por autorizador y por fecha; las cuales deterioran la integridad del documento.
 En cuanto a la unidad de conservación no se utilizan:
 Folder celuguía.
 Marbetes (Para las autorizaciones medicas por día y autorizador se coloca una
hoja marcada con la fecha y nombre del funcionario).
 No utilizan elementos para la organización y conservación de los documentos
(perforadora, ganchos legajadores, marbetes, separadores).

En cuanto a los procesos archivísticos.

 No existe unidad de correspondencia.

 No existen TRD.
 No se establecen controles al préstamo y consulta de los expedientes.
 La correspondencia es recibida por el coordinador Ricardo Cabrera Oviedo, las cuales
no se radican ni registran en la entidad, ya que no manejan un registro de
correspondencia.

4. JUSTIFICACIÓN

La EPS Barrios Unidos de Quibdó, como entidad prestadora de servicios de salud, requiere
para su adecuado desempeño la unificación de los procesos que se desarrolla en cada uno
de los puntos de su red de servicio.

Se escogieron los procesos de gestión documental al igual que el de atención y servicio al

cliente, considerado por nuestro equipo de trabajo como de especial atención dentro de
calidad de los servicios que se prestan en la entidad.

El diagnóstico y la formulación de propuestas que permitan una mayor eficiencia en los

procesos escogidos conlleva a la elaboración de planes de mejoramiento que se reflejaran
en la calidad de los servicios prestados.

En cuanto a la gestión documental nuestro proyecto busca diagnosticar y generar propuestas

en cuanto al proceso que se lleva a cabo en el área de archivística, donde se hace necesario
 Proyecto en la EPS Asociación Mutual Barrios Unidos de Quibdó – Sede Soledad

establecer un procedimiento para el manejo de conservación de los documentos, puesto que

tiene como objetivo principal satisfacer de manera eficaz, oportuna y con servicio de calidad
las necesidades de información a los usuarios.

Nos hemos enfocado también en la perspectiva del servicio al cliente, considerada como una
estrategia de gestión que se centra en la satisfacción de las necesidades de los usuarios

Mediante la realización de este proyecto pretendemos implementar planes de mejora que

contribuyan al mejoramiento de los procesos administrativos en la E.P.S. Barrios Unidos de
Quibdó, de igual manera brindar asesoría en la implementación y divulgación de la gestión
documental y servicio al cliente; con el fin de aportar nuestros conocimientos y dar a conocer
nuestro perfil ocupacional como Técnicos en Asistencia Administrativa, tener contacto
empresarial  y posteriormente lograr desempeñar nuestros conocimientos de manera
armónica teniendo en cuenta las políticas, planes, programas, proyectos y realidades del
tema y  naturaleza del ente empresarial, buscando así el mejoramiento continuo de esta
gestión.

5. OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO

 Implementar planes que contribuyan al mejoramiento en los procesos administrativos

de servicio al cliente y gestión documental que fortalezcan las falencias encontradas.
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6. OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL PROYECTO

 Investigar sobre los diferentes contenidos: gestión documental, normatividad vigente

con el fin de llevar a cabo capacitaciones.
 Organizar, clasificar, ordenar y realizar un inventario documental.
 Estructurar un plan de capacitación en servicio al cliente que fortalezca las falencias
en cuenta a la atención al usuario, normas de cortesía, atención telefónica, atención
cara a cara.

7. ALCANCE DEL PROYECTO

 Se pretende obtener eficiencia en el manejo documental; brindar confiabilidad,

oportunidad y disponibilidad de los documentos; agilizar procesos y apoyar el
desarrollo de los procesos administrativos de la Organización.
 Se persigue evaluar y mejorar la calidad de atención al cliente de la Organización
Barrios Unidos de Quibdó, logrando traer un gran beneficio a la entidad, en cuanto al
mejoramiento de la calidad de atención que se presta al usuario, para así lograr un
alto rendimiento en el servicio prestado.

8. PRODUCTOS A ENTREGAR

Por parte estudiantes del sena

 Organización de archivos (30 cajas con 8 fólderes celuguía horizontal con sus
respectivos marbetes de 200 folios cada uno).
 Protocolo de servicio al cliente.
 Inventario.
 Base de datos donde se registre la correspondencia enviada y recibida.
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9. PLAN DE ACCIÓN

FECHAS
OBJETIVO ACTIVIDADES REPONSABLES
LIMITES

1. Inspección en el proceso de atención al

Del 24 al 25
cliente (interno – externo) para identificar
Inspeccionar y evaluar Técnicos en de junio de
las falencias que se presenten en este.
los procesos asistencia 2016 y
archivísticos y del administrativa del del 5 al 8 de
2. Revisión de los procesos de gestión
servicio al cliente. SENA Atlántico julio de
documental identificando las fallas de
2016.
dicho proceso.
1. Realización de actividades lúdicas
Capacitar a los sobre servicio al cliente para
Técnicos en
funcionarios sobre la fortalecer sistemas de valores y 10 de
asistencia
importancia del unificar conceptos y comportamientos agosto de
administrativa del
servicio al cliente. orientados a la excelencia en el 2016.
SENA Atlántico
servicio de una manera articulada y
global.
1. Actualización de conocimientos a los
Fortalecer los funcionarios mediante una capacitación Técnicos en
conocimientos sobre de gestión documental utilizando medios asistencia 3 de octubre
gestión documental en audiovisuales (video beam), con el fin administrativa del 2016.
los funcionarios de implementar planes de mejora en el SENA Atlántico
sistema de archivo.
1. Clasificación de autorizaciones
medicas
2. Depuración de documentos
3. Legajacion
4. Foliación
5. Ubicación en su respectiva caja y
Organizar Técnicos en
rotular 8, 16,23 de
autorizaciones asistencia
6. Disponer en forma consecutiva las octubre de
medicas del archivo de administrativa del
unidades de conservación en los 2016.
gestión SENA Atlántico
estantes.
7. Ingresar en base de datos el inventario
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Técnicos en
Controlar la 9 de
1. Diseño y entrega de base de datos en asistencia
correspondencia noviembre
Excel. administrativa del
enviada y recibida de 2016
SENA Atlántico

10. COMPROMISOS

Por parte de la EPS Asociación Mutual Barrios Unidos de Quibdó

 Autorizar el ingreso de los aprendices al área de trabajo

 Suministrar elementos de archivo y protección a los estudiantes SENA, (Ver
anexo: insumos)
 Brindar un espacio de trabajo apropiado en el archivo con los muebles (tres mesas
y 7 sillas)
 Realizar acompañamiento y seguimiento durante la ejecución del proyecto a los
aprendices SENA, por parte de un funcionario de la empresa, que esté dispuesto
en los días de ejecución del proyecto.
 Implementar los planes de mejora recomendado por los aprendices
 Entregar a los aprendices una certificación por la labor realizada una vez cumplido
a satisfacción el proyecto.
 Entregar al SENA Atlántico una certificación o acta de recibido a satisfacción por la
realización del proyecto.

Por parte del SENA

 Programar dos instructores SENA, para que realice el seguimiento a
estudiantes y la asistencia técnica a cumplir en el proyecto.
 Suministrar 7 aprendices en la especialidad de Asistencia Administrativa para la
ejecución de la las actividades planteadas en este proyecto (7 Técnicos )

Por parte de aprendices SENA

 Comportarse en forma respetuosa con compañeros y funcionarios de la EPS

Asociación Mutual Barrios Unidos de Quibdó con los que interactúen en relación
con el proyecto. Se aplicará el reglamento de convivencia del SENA en caso de
faltas leves y graves.
 Proyecto en la EPS Asociación Mutual Barrios Unidos de Quibdó – Sede Soledad

 Asistir en forma puntual en los días asignados al proyecto según el cronograma

establecido.
 Diligenciar cumplidamente el control de asistencia establecido en el proyecto.
 Cumplir de forma responsable y eficiente las actividades establecidas en el plan
de acción adjunto.
 Portar obligatoriamente durante la ejecución del proyecto los elementos de
protección necesarios: batas, tapabocas y guantes y el carnet del SENA
 Diligenciar diariamente bitácora de actividades
 Entregar informes según sean requeridos acerca de las actividades cumplidas
en la ejecución del proyecto.
 Entregar acta de finalización del proyecto que incluyan los productos
establecidos en este proyecto.

Compromisos:

Una vez se cuente con los insumos requeridos (muebles, computador, elementos de
protección y de trabajo) se dará inicio a la ejecución del proyecto con el nuevo grupo de
aprendices los cuales se estarán presentando oportunamente.

EPS AMBUQ SENA

XXXXXX XXXXX XXXXXXXXXXXX ARLEDIS HURTADO CONDE

Gerente General Instructora Gestión Documental

XXXXXXXXXXX ARACELY VARGAS MUÑOZ

Profesional Universitario Instructora Gestión Documental
Coordinación Administrativa

XXXXX XXXXX XXXXXXX DANILO ULLOQUE GERMAN

Líder Gestión Documental Instructor Gestión Documental
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11. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL DEPOSITO DE ARCHIVOS

YDE LA EJECUCION DEL PROYECTO

INSTALACIONES DEL LUGAR DE TRABAJO EN LA EMPRESA

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 Proyecto en la EPS Asociación Mutual Barrios Unidos de Quibdó – Sede Soledad

APRENDICES SENA EJECUTANDO EL PROYECTO – CAPACITACION DESERVICIO AL

CLIENTE
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 Proyecto en la EPS Asociación Mutual Barrios Unidos de Quibdó – Sede Soledad

ANEXO: INSUMOS

No. ELEMENTOS PARA EL TRABAJO ARCHIVISTICO CANTIDAD

1 GUANTES 7
2 TAPABOCAS 7
3 JUEGO DE LEGAJOS (50 JUEGOS) 5
4 CAJAS DE ARCHIVO X300 50
5 PEGANTE (250 gr) 02
6 CAJAS DE GANCHOS LEGAJADORES PLASTICOS (20 5
JUEGOS)
7 CINTA PEGANTE (ROLLO ANCHO) 02
8 TIJERAS 02
9 SACAGRAPAS 06
10 PERFORADORAS (DOS HUECOS) 7
11 LAPICES NEGRO HB 7
12 BOLIGRAFOS NEGROS 7
13 ALCOHOL X LITRO 2
14 ANTIBACTERIAL X LITRO 2

No. MUEBLES Y EQUIPOS PARA EL TRABAJO ARCHIVISTICO CANTIDAD

1 MESAS 3
2 SILLAS 7
3 EQUIPO DE COMPUTO 1