GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominación del Programa de Formación: TECNICO ASISTENCIA EN LA ORGANIZACIÓN
ARCHIVOS.

Código del Programa de Formación: 134401

Nombre del Proyecto: ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS_RUTA(1001288)

Fase del Proyecto: EJECUCION
Actividad de Proyecto: DESPACHA Y RECIBE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA
NORMATIVIDAD VIGENTE Y LAS POLITICAS DE LA ORGANIZACIÓN.

Actividad (es) de Aprendizaje: DIAGNOSTICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD

ARCHIVÍSTICA EN CADA UNIDAD ADMINITRATIVA.

Competencia: TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD

VIGENTE Y CON LA POLÍTICA INSTITUCIONAL

Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

RESULDADO _2 Recibir la correspondencia y los documentos producidos por la empresa, teniendo

en cuenta el manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad; la
legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.
RESULTADO _3 Verificar la aplicación de las normas técnicas colombianas, gramaticales, de
sintaxis, de política institucional, y la legislación vigente en los documentos producidos,
despachados y en los Procedimientos de recibo de documentos.
RESULTADO_4 Operar la tecnología disponible en el trámite de documentos internos y externos
teniendo en cuenta la normatividad y políticas en la organización.
RESULTADO_5 Verificar los registros de recibo, despacho y control de los documentos de la
organización, de acuerdo con la política institucional y la legislación vigente.
RESULTADO_6 Proyectar la organización y el desarrollo de las diferentes actividades relacionadas
con el recibo, el despacho y el control de los documentos de la organización.

Duración de la Guía: 40 Horas

2. PRESENTACION

Estimado Aprendiz

El programa de formación “Asistencia en la organización de Archivos”, está proyectado para afianzar los
conocimientos en gestión documental y archivística, de tal manera que se logre administrar

GFPI-F-019 V3
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adecuadamente los documentos en las instituciones, conocer su evolución y reconocer su importancia

para el normal funcionamiento de las empresas.

La necesidad de una gestión documental en empresas suele surgir cuando se alcanza un punto crítico en el
almacenamiento y producción, y aparece la necesidad de recuperar y reutilizar documentos.

La producción y archivado incontrolado de documentos obligará a grandes esfuerzos futuros para localizar
dicha documentación. Si un documento no es fácilmente localizable, es como si no existiese. Lo que se
traduce en una potencial pérdida de información y, sobre todo, de productividad.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Descripción de la(s) Actividad(es)

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Los archivistas deben conocer dentro de las empresas, cuáles son los documentos de constitución de
las mismas, los valores y vigencias de éstos, entre otros. Por lo tanto se hace necesario reflexionar
sobre diferentes aspectos como los que se describen y los cuales se deben investigar:

1. Código de Ética del Archivista

2. Funciones de la oficina de correspondencia

3. Recepción de Documentos y sus cuatro pasos básicos

4. Despacho o salida de Documentos.

5. Acceso y consulta de documentos

6. Acuerdo 060 de 2001.

7. Ley 594 de 2000. TITULO V. GESTION DE DOCUMENTOS. Artículo 21. TITULO VI. ACCESO Y
CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. Artículo 27. TITULO VII. SALIDA DE DOCUMENTOS.

8. Ley 527 de 1999. Artículos 1, 2, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 28, 29 y 35.

9. Decreto 1080 de 2015. CAPITULO VII. La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Artículo
2.8.2.7.1. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos.
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3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.

Para que las empresas puedan tener relación comercial deben, como primera medida, hacerlas a
través de comunicaciones escritas sin dejar a un lado las publicaciones por páginas web. Este es el
primer paso para que se den a conocer dentro del campo empresarial y puedan ofrecer sus servicios,
como también comunicarse con sus propios empleados en el momento que lo requieran. Por lo tanto,
usted debe analizar y responder las siguientes preguntas o enunciados:

1. Analice y socialice en Mesa Redonda el Código de Ética del Archivista en la fecha indicada por su
instructor.

2. ¿Cree usted que todas las empresas de Riohacha deberían tener Unidad de Correspondencia? ¿Por
qué? Justifique su respuesta.

3. Consulte el Acuerdo 060 de 2001, la Ley 594 de 2000 y el Texto Organización de Archivos, páginas
39, 40 y 42 y además visite y observe en la Unidad de Correspondencia de una empresa X todo lo
relativo a la misma.

4. En la misma visita a la Unidad de Correspondencia averigüe ¿cuáles son las herramientas y formatos
de control que se utilizan en el recibo y despacho de los documentos?

a. Organícese con el grupo creado y con su creatividad diseñe: Un aviso en cartulina con su logotipo y
nombre de la empresa.

5. En cada puesto de trabajo identifique el nombre y cargo que ocupa cada miembro de su empresa.

6. Escoja un estilo de carta (bloque, semi bloque, bloque extremo). Este estilo será siempre el mismo
para el envío de las comunicaciones de su empresa.

7. Para producir los documentos, aplique la norma NTC 4436, en cuanto a durabilidad y permanencia y
la 3393 para elaboración de las cartas comerciales.

8. Entregue a cada empresa la oferta de servicios elaborada debidamente radicada, luego de recibir las
instrucciones por parte de su instructor.

9. Responda la oferta de servicios y envíela con el mensajero de su empresa para que la reciban en las
empresas destinatarias.

10. Produzca comunicaciones para todas las empresas creadas y mínimo diariamente deben radicarse
cinco comunicaciones.
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11. Radique las comunicaciones que se reciben y despachan en su empresa, teniendo en cuenta lo
establecido en el Acuerdo 060 de 2001.

12. Diligencie los formatos correspondientes, con el fin de llevar el control de los documentos que
reciben y despachan en su empresa.

13. Diariamente los aprendices se rotarán en los diferentes puestos de la empresa, dejando constancia
escrita. Dicho control será llevado por su docente.

14. En el momento en que se encuentre realizando sus labore ¿cuál es la postura adecuada que debe
mantener, con el fin de evitar enfermedades profesionales?

15. ¿Qué beneficios le representa el mantener una posición adecuada durante del desarrollo de sus
funciones?

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). Sobre

conservación documental.

 ¿Cómo ve usted el Archivista en el mercado laboral?

 ¿Las empresas Guajiras valoran la actividad archivística?
 ¿Es reconocido el oficio del Archivista?
 ¿Cree usted que podría con sus conocimientos colaborar en la adquisición de una cultura
archivística en la empresa donde realice su etapa productiva?
1. Identifica todos los elementos devolutivos en el puesto de trabajo de un aprendiz en el área de la
gestión documental. Realiza un listado de los útiles, elementos, mobiliario y tecnología disponible
utilizados en el puesto de trabajo (Unidad de correspondencia) así como de los servicios prestados
por empresas de mensajería.
2. Analiza la legislación vigente relacionada con el recibo y radicación de las comunicaciones
oficiales.
3. Recibe, radica, registra y distribuye 20 documentos en cada una de las empresas conformadas
cumpliendo lo establecido en los procedimientos de la empresa.
4. Diseña el formato o planilla para el registro de la correspondencia recibida.
5. Desarrolla el proceso de recibo, radicación y distribución de documentos en tu empresa.
6. Despacha 3 documentos en cada una de las empresas conformadas cumpliendo lo establecido en
los procedimientos de la empresa.

7.Diseña el formato o planilla para el registro de la correspondencia despachada.

8. Identifica en el manual de funciones y procedimientos la ubicación de cada dependencia frente a la

organización y su entorno con base a conocimiento empresarial realizar modelos de documentos y
ejercicios de envío y recibo.
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3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

- Por cada empresa deben hacer la transferencia (Exposición o dramatización) de Salud

Ocupacional, PGD, Recibo de Documentos, Despacho de Documentos, Acceso de Documentos,
Artículos Constitución Política mencionados en la guía).

- Elabore un diagrama de flujo que muestre detalladamente el proceso de recibo y despacho de

documentos. Cada uno independiente.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO Técnica: Estudio de casos, Taller

EVIDENCIA DE DESEMPEÑO
EVIDENCIA DE PRODUCTO
Utiliza los medios y/o fuentes
de información requeridos de
acuerdo con las exigencias del
proyecto.
Instrumento: Cuestionario
Técnica: Observación directa
Instrumento: Lista de chequeo

Realiza la socialización de la
temática propuesta y presenta
informe según normas
establecidas.

Realiza trabajos escritos de

acuerdo con las instrucciones.

1. GLOSARIO DE TERMINOS

Código de Ética: Es un referente formal e institucional de la conducta personal y profesional que

deben cumplir todos los trabajadores, miembros de la Junta Directiva, proveedores y contratistas
de una empresa, independientemente del cargo o función que ocupen.
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Deberes: Es la responsabilidad de un individuo frente a otro, aunque este otro puede ser una
persona física (un par) o una persona jurídica (empresa, organización), incluso el mismo Estado. El
deber siempre es establecido de manera previa a contraer la responsabilidad, y espera del
individuo una conducta o una acción que favorezca su cumplimiento.

Decreto: un término que procede del latín decrētum, es la decisión de una HYPERLINK
"http://definicion.de/autoridad/" autoridad sobre la materia en que tiene competencia. Suele
tratarse de un acto administrativo llevado a cabo por el Poder Ejecutivo, con contenido normativo
reglamentario y jerarquía inferior a las HYPERLINK "http://definicion.de/ley/" leyes.

Derechos: Es el conjunto de leyes, resoluciones, reglamentos creadas por un Estado, que pueden
tener un carácter permanente y obligatorio de acuerdo a la necesidad de cada una y que son de
estricto cumplimiento por TODAS las personas que habitan en esa comunidad para garantizar la
buena convivencia social entre estas y que la resolución de los conflictos de tipo interpersonal
lleguen a buen puerto.
Enfermedad Profesional: Aquella enfermedad adquirida en el puesto de trabajo de un trabajador
por cuenta ajena.
Ergonomía: Es la disciplina que se encarga del diseño de lugares de trabajo, herramientas y tareas,
de modo que coincidan con las características fisiológicas, anatómicas, psicológicas y las
capacidades del trabajador.
Oferta: Aquella cantidad de bienes o servicios que los productores están dispuestos a vender bajo
unas condiciones de mercado.
Página Web: Es un documento o información electrónica capaz de contener texto, sonido, vídeo,
programas, enlaces, imágenes, y muchas otras cosas, adaptada para la llamada World Wide Web
(WWW) y que puede ser accedida mediante un navegador.
Postura: Es la posición o actitud que alguien adopta en determinado momento o respecto de
algún asunto.
Rotación: Es el acto y el resultado de rotar. Este verbo refiere a girar en torno a un eje o a seguir
un cierto turno.

Servicio: Hace referencia a la acción servir

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

ARCHIVO GENEREAL DE LA NACIÓN - COLOMBIA. (30 de Octubre de 2001). ACUERDO 060 - PAUTAS PARA
LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADS
QUE
CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS. Recuperado el 28 de Septiembre de
2016, de: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/
ACUERDO_60_de_2001.pdf
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- Libro Organización de Archivos, Editorial Norma

- Ley 594 de 2000
- Acuerdo 060 de 2001
- Resolución 1369 de 2009 (Servicios Postales Nacionales)
- Manual Servicios de Archivo

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) PATRICIA ROCHA SIERRA INSTRUCTOR COORDINACION 01/02/2018

ACADEMICA

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
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