PROPUESTA DE ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL (PGD) PARA LA COOPERATIVA

“COMERCIACOOP” DE CHIQUINQUIRÁ

YOLY ESMERALDA PÁEZ DOMÍNGUEZ

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
ESCUELA DE POSGRADOS
PROGRAMA ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA
TUNJA BOYACÁ
2021
 ¿DE QUÉ TRATA EL PROYECTO?
El programa de gestión documental que se presenta, busca dar solución a los
aspectos críticos y/o problemáticos identificados en la cooperativa de
COMERCIACOOP, así dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000,
Ley General de Archivo y demás normas referentes con el tema, aterrizando a la
realidad la manera correcta e innovadora de llevar a cabo el procedimiento
archivístico.
INFORMACIÓN COMERCIACOOP
HISTORIA
Funcionamiento: Comerciacoop es una cooperativa especializada en
ahorro y crédito la cual ofrece sus servicios desde el 24 de octubre de
1996.
Fundador: Jesus María Medina Durán
Objeto Social: prestación de actividades financieras a los diferentes
comerciantes, en base del cumplimiento de valores y principios propios
de toda entidad o cooperativa para ello esta cooperativa busca crear
lazos y alianzas de manera nacional e internacional
 ADMINISTRACIÓN COMERCIACOOP
Actualmente, dentro de los órganos de administración de vigilancia
encontramos la Asamblea General, el Consejo Administrativo y la
Gerencia, además cuenta con una junta de vigilancia y su adecuado
revisor fiscal. Así mismo, la cooperativa cuenta con asesores jurídicos y
asesores internos identificando una división de la administración en la
subgerencia comercial y de mercadeo, la subgerencia administrativa y
financiera y la subgerencia de crédito y cartera.
 DIAGNOSTICO DE ARCHIVO
En las instalaciones de la cooperativa se encuentra ubicado el archivo
central y el área administrativa, este primero se ubica en la parte
posterior del segundo piso y el área administrativa se encuentra en la
parte delantera del segundo piso.
 DIAGNOSTICO DE ARCHIVO
Área Administrativa: se encuentra un área organizacional dentro del
campo administrativo que cuenta con archivos de fechas actuales,
recopilación que tiene el objetivo de brindar información de manera
rápida en el caso que cualquier evento los requiera, estos se encuentran
en buen estado
DIAGNOSTICO DE ARCHIVO
Área de Archivo: No da el abasto
suficiente para todos los archivos físicos
que se encuentran en la entidad lo que
genera problemas de saturación de
documentos obligando a los trabajadores a
organizar de todas las maneras posibles los
archivos, como por ejemplo la
implementación de cajas de cartón no
autorizadas por la reglamentación.
Se evidencia el incumplimiento de la
normatividad referente a la gestión de
archivo, debido al mal estado de las
carpetas, la mala ubicación de las mismas
que puede ocasionar daños y perdida de la
información incumpliendo los requisitos de
conservación de los documentos por
aspectos como espacio y condiciones
ambientales.
DIAGNOSTICO DE ARCHIVO
Las diferentes áreas de la cooperativa
como, talento humano, sitio comercial y
demás manejan los archivos propios de su
campo a través de correo electrónico, los
cuales finalmente deben llegar al archivo
general y ser subidos a la plataforma.

Comerciacoop cuenta con área de

correspondencia la cual se encarga de la
recepción de documentos, radicación,
registro y la distribución de documentos
internos y externos los cuales serán
posteriormente distribuidos en las
diferentes áreas de la cooperativa.
 DIAGNOSTICO DE ARCHIVO
Nuevas Tecnologías: la cooperativa de ahorro y crédito Comerciacoop
implementó como gestor documental una plataforma llamada “Document
Web” para cuestiones de carga de archivos y documentación de datos de
usuarios permitiéndole a la entidad encontrarse a la vanguardia de las nuevas
tecnologías.
DIFICULTADES
• Poco acepto y disponibilidad a la
información por parte de la
cooperativa Comerciacoop para el
desarrollo del proyecto.

• De manera documental no existe

la suficiente información sobre el
estado e historia de la cooperativa

• Falta de una oficina reglamentada

de correspondencia, ya que, es el
gestor documental el encargado de
manejar todos estos aspectos
incluyendo la documentación
interna.
 RECOMENDACIONES
• Ampliar o destinar nuevas zonas de
la cooperativa para el archivo de
estos documentos y de futuros.

• Desarrollo de capacitaciones para

ofrecer el mejor servicio al cliente
posible, un adecuado manejo de
datos y procesamiento de
información.

• Implementación de visitas periódicas

de vigilancia y monitoreo respecto al
manejo de gestión documental para
evitar acumulación y cumplir con las
fases anteriormente expuestas.
 GRACIAS
POR SU
ATENCIÓN