VAN LOS DOS LOGOS (SENA

Y LA EMPRESA)

PROYECTO FORMATIVO
EN XXXXXX
TECNOLOGOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL

Ficha

Instructor que realiza el

seguimiento:

Barranquilla, febrero de 2016

 PROYECTO EN

1.FICHA TECNICA SOBRE REALIZACIÓN DEL PROYECTO

NOMBRE :
NIT :
DIRECCION :
TELEFONO :
CORREO :
WEB :
CONTACTO :
CORREO :
CELULAR :
FUNCIONARIO QUE REALIZARÁ ACOMPAÑAMIENTO:
CORREO :
FECHA DE RECIBO DE SOLICITUD:
FECHA DE INICIO DEL PROYECTO:
FECHA DE FINALIZACIÓN:
HORARIO DE REALIZACION:
DÍAS A EJECUTAR: días hábiles
febrero :
Marzo:
Abril :
Mayo:
TOTAL DE HORAS A EJECUTAR:

1 Elaborado por Danilo Ulloque, Profesional en Ciencias de la Información, Actualizado por Aracely Vargas
Muñoz, instructores SENA
 PROYECTO EN

2. FICHA TÉCNICA DE ESTUDIANTES

No DE ESTUDIANTES ASIGNADOS:
CODIGO DEL GRUPO :
NOMBRES DE LOS ESTUDIANTES:
INFORMACIÓN PERSONAL
NOMBRE DIRECCION CELULAR CORREO

3- ANÁLISIS DE SITUACIÓN ACTUAL (DIAGNÓSTICO)

FECHAS EXTREMAS DEL FONDO:

METROS LINEALES (APROXIMADOS) MEDIDOS:
MUEBLES Y DOCUMENTACION IDENTIFICADOS:

2 Elaborado por Danilo Ulloque, Profesional en Ciencias de la Información, Actualizado por Aracely Vargas
Muñoz, instructores SENA
 PROYECTO EN

CARACTERIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

4. OBJETIVOS DEL PROYECTO

5. ALCANCE DEL PROYECTO

3 Elaborado por Danilo Ulloque, Profesional en Ciencias de la Información, Actualizado por Aracely Vargas
Muñoz, instructores SENA
 PROYECTO EN

6. PLAN DE ACCIÓN

ACTIVIDADES REPONSABLES FECHAS LIMITES

7. PRODUCTOS A ENTREGAR

4 Elaborado por Danilo Ulloque, Profesional en Ciencias de la Información, Actualizado por Aracely Vargas
Muñoz, instructores SENA
 PROYECTO EN

8. CONTROL DE SEGUIMIENTO

FECHA INSTRUCTOR HORA

03-03-2016 jueves 08:00 a 16:00
04-03-2016 viernes 08:00 a 16:00
10-03-2016 jueves 14:00 a 18:00
11-03-2016 viernes 14:00 a 18:00
17-03-2016 jueves 14:00 a 18:00
18-03-2016 viernes
31-03-2016 jueves 14:00 a 18:00
01-04-2016 viernes 14:00 a 18:00

9. COMPROMISOS

POR PARTE DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Compromiso completo de la Fiscalía de garantizar los equipos de cómputo en cada una de las Unidades
Administrativas que tengan acceso al formato de Inventario Documental, para así cumplir con uno de los
entregables, garantizar los tiempos de trabajo de los estudiantes, llegada puntual de los funcionarios
para no retrasar las actividades diarias; insumos de trabajo suficientes, acompañamiento permanente
del funcionario de la Unidad Administrativa, evitar que los funcionarios de la Fiscalía asignen actividades
distintas a las asignadas en el proyecto a los aprendices SENA.

 Realizar una inducción institucional a los estudiantes SENA, al iniciar el proyecto.

 Suministrar elementos e insumos de trabajo (carpetas, ganchos, cajas, sacagrapas,
perforadoras, pegante, tijeras, lápices, etc etc) los cuales deben ser oportunos y exclusivos
para el cumplimiento del proyecto.
 Suministrar dos equipos de cómputos disponibles en cada unidad administrativa para la
digitación de los inventarios exclusivos para esta actividad.
 Suministrar elementos de protección a los estudiantes SENA (guantes y tapabocas)
 Brindarles a los estudiantes SENA, por día ejecutado de proyecto los almuerzos

5 Elaborado por Danilo Ulloque, Profesional en Ciencias de la Información, Actualizado por Aracely Vargas
Muñoz, instructores SENA
 PROYECTO EN

 Brindar un espacio adecuado de trabajo (sillas, mesas e iluminación y ventilación) necesario

para llevar a cabo la organización de la documentación.
 No ingresar al área de trabajo cualquier tipo de material, muebles, documentación o equipos
mientras se desarrollan las actividades propias del proyecto.
 Evitar el retiro de cajas ya organizadas e inventariadas de las respectivas unidades
administrativas hasta que no se realice la transferencia primaria parcial.
 Evitar entregar a los aprendices SENA cajas adicionales a las cuantificadas en el inicio del
proyecto las cuales permitieron dar el alcance al mismo.
 Realizar acompañamiento y seguimiento permanente durante la ejecución del proyecto a los
estudiantes SENA, por parte de los líderes de la gestión documental en la dependencia para
despejar dudas a los aprendices en sus actividades de organización y además que sea el
responsable de hacer entrega de los insumos de trabajo a los aprendices.
 Entregar a los estudiantes una certificación por la labor realizada una vez cumplido a
satisfacción el proyecto.
 Entregar al SENA Atlántico una certificación o acta de recibido a satisfacción por la
realización del proyecto.

POR PARTE DEl SENA

 Programar un instructor SENA de archivística, para que realice el seguimiento a
estudiantes y la asistencia técnica en archivos a cumplir en el proyecto.
 Suministrar estudiantes de la especialidad de archivística las batas para la ejecución de
las actividades planteadas en este proyecto.
 Afiliar a los aprendices a la ARL durante el tiempo de la ejecución del proyecto.

POR PARTE DE ESTUDIANTES SENA

 Comportarse en forma respetuosa con compañeros y funcionarios de la Fiscalía con los
que interactúen en relación con el proyecto. Se aplicará el reglamento de convivencia del
SENA en caso de faltas leves y graves.
 Asistir en forma puntual en los días asignados a proyecto según el cronograma
establecido. Se establecerán sanciones por inasistencia.
 Diligenciar cumplidamente el control de asistencia establecido en el proyecto
 Diligencias diariamente la bitácora de actividades realizadas.
 Cumplir de forma responsable y eficiente las actividades establecidas en el plan de acción
adjunto.
 Portar obligatoriamente durante la ejecución del proyecto los elementos de protección
necesarios: batas, tapabocas y guantes y el carnet del SENA
 Entregar informes parciales acerca de las actividades cumplidas en la ejecución del
proyecto.
 Entregar acta de finalización del proyecto que incluyan los productos establecidos en
este proyecto.
 Firmar el Acta de Compromiso de Ejecución de Proyecto Formativo.

6 Elaborado por Danilo Ulloque, Profesional en Ciencias de la Información, Actualizado por Aracely Vargas
Muñoz, instructores SENA
 PROYECTO EN

10. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL ARCHIVO

7 Elaborado por Danilo Ulloque, Profesional en Ciencias de la Información, Actualizado por Aracely Vargas
Muñoz, instructores SENA
 PROYECTO EN

11. INSUMOS Y EQUIPOS REQUERIDOS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

No. ELEMENTOS PARA EL TRABAJO ARCHIVISTICO CANTIDAD

1 CAJAS DE ARCHIVO X200 140
2 PAQUETES DE LEGAJOS (PAR) 5500
3 GANCHOS LEGAJADORES 5500
4 CAJA DE GUANTES X 50 PARES 40
5 CAJA DE TAPABOCAS X 50 40
6 ALCOHOL LITRO 02
7 JABÓN ANTIBACTERIAL LITRO 02
8 BALLETAS O LIMPIONES 04
9 SACAGRAPAS 20
10 PERFORADORAS 25
11 LAPIZ NEGRO CAJA X10 5
No. MUEBLES Y EQUIPOS PARA EL TRABAJO ARCHIVISTICO CANTIDAD
1 MESAS DE 4 PUESTOS PARA CADA UNIDAD 10
2 SILLAS 42
3 EQUIPO DE COMPUTO (2 EN CADA UNIDAD) 10

12. CONTROL DE FIRMAS

ENTIDAD NOMBRE CARGO FIRMA

XXXXXX xxxxxx
FISCALIA GENERAL DE LA
NACIÓN
XXXX PROFESIONAL DE GESTIÓN III

MARIA CECILIA SUAREZ COORDINADORA PROGRAMA

SENA
ARACELY VARGAS MUÑOZ INSTRUCTORA

8 Elaborado por Danilo Ulloque, Profesional en Ciencias de la Información, Actualizado por Aracely Vargas
Muñoz, instructores SENA