SISTEMA

PRESUPUESTARIO INTEGRAL

El Presupuesto Maestro


Tal como se señaló en la unidad anterior, el presupuesto maestro es un estimado,
cuidadosamente elaborado, de las operaciones futuras de una empresa con base a las
expectativas que tiene la administración de la misma, considerando las ventas, costos asociados,
niveles de producción y otras transacciones financieras consideradas, las que en su conjunto,
llegan a conformar básicamente un Estado de Resultados Proforma, un Balance General
Proforma y un Presupuesto de Caja.


Estructura del Presupuesto Maestro

La Administración no concibe al presupuesto maestro como un pronóstico o programa parcial,
sino como un plan de trabajo de la empresa, que abarca todas sus áreas y actividades, con
intervención de los niveles jerárquicos correspondientes, que coordinan los presupuestos
parciales de cada sector o función, y que permiten su agrupamiento en dos grandes categorías
de presupuestos:

Presupuestos Operativos: Son aquellos que incluyen la presupuestación de todas las actividades
para el período en consideración, y cuyo contenido se resume en un Estado de Resultados
Proforma. Bajo esta categoría se encuentran básicamente:

a) Presupuesto de Ventas.
b) Presupuesto de Producción.
c) Presupuesto de Uso de Materias Primas.
d) Presupuesto de Compra de Materias Primas.
e) Presupuesto de Costo de Mano de Obra Directa.
f) Presupuesto de Costos Indirectos de fabricación.
g) Presupuestos de Inventarios Finales.
h) Presupuesto de Gastos de Administración y Ventas.

Presupuestos Financieros: Son aquellos que reflejan las decisiones financieras de la empresa e
incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el Balance General
Proforma. Esta categoría comprende:

a) Presupuesto de Caja.
b) Balance General Proforma.
c) Estado de Resultados Proforma.
d) Presupuesto de Inversiones.


Metodología para la elaboración del Presupuesto Maestro


Los pasos básicos en la elaboración del Presupuesto Maestro son los siguientes:

a) El Pronóstico de Ventas: Es el punto de partida del presupuesto, ya que los niveles de
los inventarios y la producción (y sus costos asociados), generalmente están
relacionados con el grado de actividad de las ventas.

b) Presupuestada las ventas, puede entonces preparase el Presupuesto de Producción.
Para realizar esto, debe determinarse las unidades de producción presupuestadas de
artículos terminados, lo cual se expresa de la siguiente manera: Unidades a Producir es
igual a Ventas Planificadas más Inventario Final deseado de Artículos Terminados menos
Inventario Inicial de Artículos Terminados.

c) Cuando se ha determinado el nivel de la actividad de producción, pueden construirse
las siguientes cédulas del presupuesto:

Consumo y Compras de Materias Primas: El consumo dependerá del estándar de producción
determinado en el punto c) que antecede. Por su lado, las compras de materias primas
dependerán de las políticas de inventarios que tenga la empresa, lo cual se expresa de la
siguiente forma: Compras en unidades es igual a Consumo de Materias Primas más Inventario
Final deseado de Materias Primas menos Inventario Inicial de Materias Primas.

Costos de Mano de Obra Directa: Depende de los tipos de artículos producidos y del valor de la
Mano de Obra, así como de los métodos que deben emplearse para lograr la producción
deseada.

Gastos Indirectos de Fabricación: Dependen del comportamiento de las partidas individuales
de gastos de fabricación, en relación con el nivel previsto de producción.

Niveles de Inventarios: Corresponden a los Inventarios Finales Deseados de Artículos
Terminados y de Materias Primas considerados por la Administración de la empresa.

d) Presupuesto del Costo de Ventas: Este presupuesto depende de los datos recopilados
en el punto c), en el cual tiene directa incidencia, los métodos de valorización que utilice
la empresa.

e) Presupuesto de Gastos de Administración, Venta y Otros Gastos.

f) Presupuesto de Caja: Considera todos los efectos estimados del nivel de operación
obtenido de los puntos anteriores, sobre la posición de la caja. Los presupuestos de caja
ayudan a evitar la existencia de fondos ociosos innecesarios y, al mismo tiempo,
también los innecesarios déficit de caja. La adecuada planeación del programa
financiero, mantiene los saldos de caja en una relación razonable. Básicamente, el
presupuesto de caja contempla lo siguiente:

Saldo Inicial de Caja: Corresponde al saldo final del período anterior.

Entradas a Caja: Dependen de las cobranzas a clientes y de otras fuentes de financiamiento,
tales como obligaciones con bancos. Para lograr pronósticos exactos se requieren estudios sobre
el comportamiento de la cobranza a los clientes. Como factores primordiales, deben tomarse en
consideración la experiencia en relación a las cuentas incobrables y el atraso promedio ocurrido
entre las ventas y la cobranza de las mismas.

Salidas de Caja: Se relacionan con:

Compras de Materiales: Dependen de las condiciones de crédito ofrecidas por los proveedores
y de las políticas de la empresa en el pago de facturas.
Mano de Obra Directa y otros desembolsos relacionados: Dependen de las fechas de pago
consideradas por la empresa.

Otros Costos y Gastos: Dependen de las épocas en que se realicen y de las condiciones de
crédito.

Otros Desembolsos: Tales como compras de Activos Fijos, Inversiones a Corto y Largo Plazo, etc.

Determine el Superávit o Déficit de efectivo, mediante el saldo inicial de caja más las entradas
de efectivo y menos las salidas de efectivo.

Determine las exigencias financieras, considerando los déficit o superávit de caja determinados
en el punto anterior y los saldos finales de caja mínimos o deseados.

g) Estado de Resultados Proforma: Considera los ingresos y gastos presupuestados
obtenidos para el período en estudio.

h) Balance General Proforma: Se desarrolla comenzando con el Balance General del
período real, el cual se ajusta en función de todas las actividades que se espera sucedan
en el período de presupuestación. Alguna de las razones que explican la preparación del
Balance General son:
Para descubrir algunas condiciones financieras desfavorables que la administración desea evitar.
Sirve como prueba de precisión matemática de los otros presupuestos.
Ayuda a la administración a desarrollar análisis financiero mediante el cálculo de razones
financieras.

Muestra los recursos y obligaciones futuras.

Es necesario para preparar el Estado de Flujo de Efectivo Proforma.


i) Estado de Flujo de Efectivo Proforma: Se confecciona a partir de los Balances Inicial y
Final del período en estudio, del Estado de Resultados Proforma del mismo período y
de la información pertinente para su preparación.
Gráficamente, toda la metodología de preparación del Presupuesto Maestro, se presenta en la
siguiente ilustración:


PRESUPUESTOS DE OPERACIÓN

Introducción

Generalmente estáticos, se elaboran por el criterio de lo devengado y se utilizan para la
confección del Estado de Resultados Proyectado y abarcan los siguientes presupuestos:

• Presupuesto de Ventas
• Presupuesto de Producción:
• Materias Primas
• Mano de Obra Directa
• Costos Indirectos de Producción
• Niveles de Inventarios
• Presupuesto de Costo de Producción.
• Presupuesto de Gastos de Administración y Ventas.

Casi toda la bibliografía considera que el primer presupuesto a confeccionar es el de ventas,
pero no siempre debe ser así, dado que existen situaciones en las que resulta conveniente
comenzar con el factor o función que sea limitante del nivel de actividad. Por ejemplo: si se
requiere mano de obra especializada, o si es limitado el capital de trabajo disponible.

El Presupuesto de Ventas

El pronóstico de ventas es el punto de apoyo del cual dependen todas las fases del plan de
utilidades. Existen una multitud de factores que afectan a las ventas, como las políticas de
precio, el grado de competencia ínter e intra industrial, el ingreso disponible, la actitud de los
compradores, la aparición de nuevos productos, las condiciones económicas, etc.

La responsabilidad de establecer el presupuesto de ventas queda a cargo del departamento de
ventas, siendo su principal funcionario el responsable directo de su preparación. La tarea de
preparación le obliga a cristalizar sus planes, debiendo tener una visión realista, es decir, las
cifras de su pronóstico han de basarse en niveles razonablemente alcanzables.

El pronóstico de ventas se lleva a cabo después de haber considerado los siguientes factores:

• El volumen de ventas pasado.
• Las condiciones económicas generales y de la industria.
• La relación de las ventas a los índices económicos, como son el ingreso bruto
nacional, el ingreso personal, el empleo, los precios y la producción industrial.
• El beneficio relativo que dejan los productos.
• Los estudios de investigación de mercados.
• Las políticas de precios.
• La publicidad y otras promociones.
• La calidad del equipo de vendedores.
• La competencia.
• Las variaciones estacionales.
• La capacidad de producción.
• Las tendencias a largo plazo de las ventas de los distintos productos.


Procedimientos para la obtención de los Pronósticos

Una ayuda efectiva para lograr una mayor precisión posible en los pronósticos es la de llegar al
mismo objetivo, a través de distintos métodos, sirviendo cada uno de los pronósticos como
comprobación de los demás. Los tres métodos que a continuación se describen, generalmente
se combinan en alguna forma que resulte conveniente para una determinada compañía.
Procedimiento basado en el Personal de ventas: Como en todos los presupuestos, los
responsables de su cumplimiento deben tener una intervención activa en la preparación del
presupuesto de su área. De ser posible, los datos del presupuesto deben fluir de los vendedores
individuales o de los gerentes de ventas de cada sección de la empresa hacia el principal
funcionario de ventas. Un valioso beneficio que se logra enel proceso presupuestal, es el de
sostenimiento de conversaciones y acuerdos, que generalmente conducen a la introducción de
ajustes y que además tienen el efecto saludable de ampliar el juicio de los participantes.

Los volúmenes de ventas pasados generalmente son el punto de partida para las estimaciones
de las ventas futuras. Los ejecutivos de ventas examinan el comportamiento histórico de las
ventas y lo relacionan con otros datos históricos, tales como los índices económicos, la
publicidad, las políticas de precios y las condiciones de la competencia. Se une la información
que se tiene sobre la operación normal, se toma en cuenta la capacidad de producción y se
derivan entonces las perspectivas para los meses futuros (años, si se trata de presupuestos de
ventas a largo plazo).

Métodos Estadísticos: Ningún negocio descansa exclusivamente en este método. El análisis de
las tendencias, de la proyección de los ciclos y de las correlaciones, ciertamente es una útil
técnica complementaria. Las correlaciones entre las ventas y los índices económicos ayudan a
lograr pronósticos de ventas más seguros, especialmente si las fluctuaciones en determinados
índices económicos preceden a las fluctuaciones en las ventas de la compañía.

Un indicador económico es un índice estadístico (variable independiente) estrechamente

correlacionado con otro índice (variable dependiente) y que puede ser usado al predecir valores
para éste. El problema al pronosticar radica en descubrir cuáles son los indicadores pertinentes,
determinar su confiabilidad y asegurarse si están sobre o por debajo de los índices
dependientes.

La relación entre dos o más índices puede ser lineal (línea recta) o curvilínea. Una relación lineal
existe cuando el índice de cambio entre los dos índices es esencialmente constante. Una relación
curvilínea ocurre cuando el índice de cambio varía en distintas magnitudes. La línea que
proporciona el mejor ajuste entre estas dos variables se conoce con el nombre de línea de
regresión.

Desde un punto de vista matemático, la cercanía de correlación entre una variable dependiente
y una o más variables independientes se expresa mediante el coeficiente de determinación, que
mide la afinidad entre dos series de datos.
Con frecuencia, los cambios de la variable dependiente no pueden explicarse adecuadamente
por una sola variable independiente.

Resulta peligroso, sin embargo, conceder demasiada importancia a las pruebas estadísticas,
pues las variaciones ocasionales pueden derrumbar cualquier programa.
Juicio Ejecutivo de Grupo: Todos los altos funcionarios, incluyendo a los de producción, compras,
finanzas y administración, pueden valerse de su experiencia y conocimientos para proyectar las
ventas, con base en la opinión del grupo. En este método abreviado, se prescinde de las
intrincadas acumulaciones estadísticas.


El Presupuesto de Costo de Ventas


El costo estándar de las ventas presupuestadas se obtiene mediante la multiplicación del
pronóstico de las ventas unitarias por los costos estándar del producto. La diferencia entre las
ventas presupuestadas y el costo estándar de ventas, representa la utilidad bruta estándar.


El Presupuesto de Producción


Después de que las ventas se han presupuestado, se puede determinar el presupuesto de
producción. La producción presupuestada es igual a las ventas pronosticadas más el inventario
final planeado de productos terminados, menos el inventario inicial de los productos
terminados.

El presupuesto de producción se representa:

La cantidad del inventario final planeado de productos terminados se basa en tres
consideraciones:

1. El inventario final presupuestado de productos terminados es afectado por el futuro
potencial de ventas de cada producto.
2. El tamaño de los inventarios está limitado por restricciones tales como el tamaño del
cuarto de almacenamiento y la capacidad de la planta.
3. El tamaño óptimo de los inventarios es igual a una combinación de los costos mínimos
de pedido y procesado y el costo de llevar los inventarios.


El presupuesto de producción contempla los siguientes presupuestos:

El Presupuesto de Materias Primas:

La presupuestación de las materias primas implica:

• Determinar la cantidad y costo de las materias primas necesarias para cumplir con
el programa de producción.

• Establecer el nivel deseado de inventario de materias primas.


Preparar un presupuesto de compras.

Las cantidades de materias primas necesarias se determinan multiplicando el número de
unidades de materias primas por unidad de producto terminado, por la producción programada.
El costo presupuestado de los materiales se calcula multiplicando el número total de unidades
requeridas por sus costos estándar. Se representa por:

La cantidad de compras presupuestadas es igual al número de unidades de materias primas

requeridas para cumplir con el programa de producción más los saldos deseados de inventarios
al final del período, menos las materias primas en existencia al comienzo del mismo.
El presupuesto de compras de materias primas se representa:

Los presupuestos también revelan la oportunidad en que se van a necesitar los fondos y la
cantidad necesaria para financiar estas compras.


El Presupuesto de Mano de Obra Directa

Los requisitos de producción fijados en el presupuesto de producción, también proporcionan el
punto de partida para la confección del presupuesto de mano de obra directa, el cual se
determina multiplicando el costo estándar de la mano de obra directa de cada producto por el
número de unidades programadas para producción.


El presupuesto de Costo de Mano de Obra se representa:

El Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación

El presupuesto de costos indirectos de fabricación, debería proporcionar un programa de todos
los costos de producción diferentes a materias primas y mano de obra directa.

Es importante señalar que se deben preparar presupuestos separados para los elementos fijos
y variables, por su conocido impacto sobre los costos ante distintos niveles de actividad que se
estén considerando.





El Presupuesto de Inventarios Finales

Este tipo de presupuestos, proporcionan la información requerida para la posterior elaboración
de los Estados Financieros Proforma. Los niveles de inventarios, tanto de materias primas como
de productos terminados, dependen de las políticas de stock que fije la administración de la
empresa.

El Presupuesto de Gastos de Ventas

Los gastos de ventas incluyen todos los costos relacionados con el mantenimiento, promoción y
distribución de los productos terminados.
Los gastos de venta pueden clasificarse en:
• Gastos de venta de la casa central.
• Gastos de venta de las sucursales.
• Gastos de almacén.
• Publicidad y otros costos asociados.

Cada una de estas categorías puede subdividirse en áreas funcionales de responsabilidad
(gerencia de ventas, investigación de mercado, transporte interno).


El presupuesto de Gastos de Ventas se representa:

El Presupuesto de Gastos de Administración

Presupuesto de gastos de administración, incluye la función de la alta gerencia, así como ciertas
actividades de servicio tales como: financieras, legales y de contabilidad.
Una gran porción de los costos administrativos tienden a ser fijos, o no están claramente
relacionados con las ventas.


El presupuesto de Gastos de Administración se representa:

El Presupuesto de Gastos de Publicidad


Los esfuerzos para medir la publicidad se han visto obstaculizados por:
La efectividad de la publicidad varía bajo distintas condiciones económicas y en diferentes
niveles de operación.

Existe un intervalo de tiempo entre la incurrencia de la publicidad y su efecto.

El efecto de la publicidad sobre las compras no puede separarse fácilmente de otras influencias,
tales como otros métodos de venta, disponibilidad de poder adquisitivo, posibilidades
alternativas para efectuar gastos, acciones de competidores, etc.
La publicidad puede causar simples cambios en la oportunidad de las compras más que crear
una nueva demanda por el producto.
En teoría, el único modo correcto de establecer el presupuesto de publicidad es relacionándolo
con el ingreso incremental obtenidos de los gastos de publicidad. Sin lugar a dudas, el criterio
intuitivo es un factor importante. Algunas otras consideraciones también juegan un papel
importante en este tipo de decisiones:
Relación con las ventas: tomar como base un porcentaje de ventas establecido. Este método no
es muy exacto.
Fondos disponibles: la cantidad que debe gastarse en publicidad depende de los fondos que se
espera tener disponibles.
Competencia: uno de los factores más importantes es el esfuerzo que desarrollen los
competidores en esta área.



El presupuesto de Gastos de Publicidad se representa: