Características del Presupuesto Maestro

El presupuesto maestro es un documento utilizado en la empresa

para la planificación presupuestaria. Incluye a todos los demás
presupuestos de nivel inferior realizados por las diversas áreas
funcionales de la compañía. Concuerda con el período fiscal de la
empresa y se puede desglosar en trimestres o meses.

Es una estrategia comercial que documenta las ventas futuras

esperadas, los niveles de producción, las compras, los gastos futuros
incurridos, las inversiones de capital e incluso los préstamos que se
adquirirán y se reembolsarán.

El presupuesto maestro incluye también los estados financieros

presupuestados, un pronóstico del flujo de caja y un plan de
financiación. En otras palabras, el presupuesto maestro incluye todos
los demás presupuestos financieros.

Si los planes de la empresa para el presupuesto maestro es que sea un

documento continuo, a ser actualizado cada año, comúnmente se
agrega un mes al final del presupuesto para así facilitar la
planificación. A esto se le llama presupuesto continuo.

Desarrollo del presupuesto

El comité de presupuesto generalmente desarrolla el presupuesto
maestro para cada año, regido por un director de presupuesto, que
generalmente es el contralor de la compañía.

Antes de comenzar con el proceso de planificación del presupuesto

maestro, la empresa debe desarrollar un plan estratégico y una serie
de objetivos basados en ese plan estratégico, que abarque los
próximos cinco años. El plan estratégico será la base de los diversos
presupuestos que elaborará la empresa.

Una vez que se ha finalizado el presupuesto maestro, el personal de

contabilidad puede ingresarlo al software de contabilidad de la
empresa, de modo que el software pueda emitir los informes
financieros que comparen los resultados presupuestados con los
reales.

Las organizaciones más pequeñas comúnmente construyen sus

presupuestos maestros usando hojas de cálculo electrónicas. Sin
embargo, las hojas de cálculo pueden contener errores de fórmula, y
también tienen dificultades para construir un balance presupuestado.

Las organizaciones más grandes usan un software específico de

presupuesto, que no tiene ninguno de estos problemas.

Características
Un presupuesto es un plan de transacciones financieras futuras. El
presupuesto maestro es un conjunto de presupuestos interconectados,
de ventas, costos de producción, compras, ingresos, etc.

Con el presupuesto maestro se puede incluir un texto explicativo que

exponga la dirección estratégica de la empresa, cómo el presupuesto
maestro ayudará a cumplir los objetivos específicos y las medidas de
gestión necesarias para alcanzar el presupuesto.

También puede haber una discusión sobre los cambios de personal

necesarios para lograr el presupuesto.

Todas las divisiones funcionales de la organización preparan el

presupuesto para su división particular. El presupuesto maestro es la
suma total de todos los presupuestos divisionales que preparan todas
las divisiones.

Además, también incluye la planificación financiera, el pronóstico del

flujo de efectivo, y las cuentas de ganancias y pérdidas y balance
general presupuestados de la organización.
Problemas principales del presupuesto
Cuando una empresa implementa un presupuesto maestro existe una
fuerte tendencia a que la alta gerencia obligue a la organización a
adherirse al mismo incluyendo objetivos presupuestarios en los planes
de compensación de los empleados. Hacer esto produce los siguientes
efectos:

– Al compilar el presupuesto, los empleados tienden a estimar bajos

ingresos y altos gastos, para que el presupuesto se pueda cumplir
fácilmente y así lograr sus planes de compensación.

– Si se exige a la organización a cumplir con el presupuesto, se

requerirá de un grupo de analistas financieros que rastree e informe
sobre las variaciones presupuestarias. Esto genera gastos innecesarios
para la empresa.

– Los gerentes tienden a ignorar nuevas oportunidades de negocios,

porque todos los recursos ya están asignados para alcanzar el
presupuesto, y sus incentivos personales están vinculados al
presupuesto.

– El presupuesto maestro no es fácil de modificar. Para realizar

pequeños cambios se requieren dar muchos pasos en todo el
presupuesto. Un presupuesto maestro no puede ser entendido
fácilmente por cualquier persona.

– Hacer cumplir un presupuesto maestro puede sesgar el rendimiento

operacional de una empresa. Puede ser mejor utilizar el presupuesto
maestro solo como una guía para las expectativas gerenciales del
negocio a corto plazo.

¿Para qué sirve?

El presupuesto maestro es básicamente el plan estratégico gerencial
para el futuro de la empresa. Todos los aspectos de las operaciones de
la compañía se grafican y documentan para realizar predicciones
futuras.
El presupuesto maestro es utilizado por la gerencia de la compañía
para tomar decisiones estratégicas “a gran escala” según la estrategia
a largo plazo y lo previsto para el año actual.

El presupuesto maestro también permite la evaluación del desempeño

de las empresas durante el período de planificación.

Herramienta de planificación y control

Un presupuesto maestro es la herramienta de planificación central que
utiliza un equipo de gestión para dirigir las actividades de una
empresa, así como para evaluar el rendimiento de sus diversos centros
de responsabilidad.

Sirve como herramienta de planificación y control para la gerencia, ya

que así se pueden planificar las actividades comerciales durante el
período, tomando como base el presupuesto maestro.

Al final de cada período, se pueden comparar los resultados reales con

el presupuesto maestro, y así tomar las medidas de control necesarias.

Es habitual que el equipo directivo revise el presupuesto maestro e

incorpore modificaciones hasta llegar a un presupuesto que asigne los
fondos para lograr los resultados deseados.

Indicadores del presupuesto maestro

Se puede incluir en el presupuesto maestro un conjunto de indicadores
claves de rendimiento, calculados en función de la información del
presupuesto.

Por ejemplo, se puede mostrar la rotación de cuentas por cobrar, la

rotación de inventario, o las ganancias por acción. Estos indicadores
son útiles para comprobar la validez del presupuesto maestro con
respecto a los resultados reales en el pasado.

Por ejemplo, si el indicador de rotación de cuentas por cobrar es

mucho menor que los resultados históricos, podría significar que la
compañía está sobreestimando su capacidad de cobrar rápidamente
las cuentas por cobrar.

Tipos
El presupuesto maestro es un instrumento integral para la planificación
presupuestaria. Por lo general está compuesto de dos partes: el
presupuesto operativo y el presupuesto financiero.

El presupuesto operativo se prepara primero, ya que la información de

este presupuesto es necesaria para realizar el presupuesto financiero.

Presupuesto operativo
Muestra las actividades generadoras de ganancias de la empresa,
incluidos los ingresos y gastos.

El presupuesto operativo en realidad se compone de ocho

presupuestos de apoyo. Estos están interrelacionados y se unen para
realizar un estado de ganancias y pérdidas presupuestado.

Presupuesto de ventas
El primer plan a desarrollar es el presupuesto de ventas, que se basa
en el pronóstico de ventas. El presupuesto de ventas es la base del
presupuesto maestro.

Todas las compras, requerimientos de personal y gastos

administrativos se basan en las ventas.

En primer lugar, se determina el número de unidades que se venderán

y su precio unitario. Sobre esa base, se calcula el valor de las ventas.
El presupuesto de ventas se prepara teniendo en cuenta los siguientes
factores:

– Estimación de la demanda del mercado.

– Capacidad de producción.

– Servicio de suministro actual.

– Análisis de la industria.

Presupuesto de producción
El segundo plan es el presupuesto de producción. Después de
determinar la cantidad de ventas que la compañía espera realizar el
próximo año, la empresa calcula cuánto debe producir en unidades
para cumplir con el presupuesto de ventas y para satisfacer los
requerimientos del inventario final.

Aunque el presupuesto de producción se basa principalmente en el

presupuesto de ventas, se deben considerar los siguientes factores:

– Inventario al comienzo del año.

– Inventario a mantener al final del año.

– Cantidad de unidades fabricadas.

– Inventario de reserva durante todo el año.

Presupuesto de compras de materiales y mano de obra directa

Los siguientes planes son el presupuesto de compras de materiales,
que se refiere a las materias primas que usa la empresa en su proceso
de producción, y el presupuesto de mano de obra directa.

Presupuesto de gastos generales de fabricación

El presupuesto de gastos generales de fabricación incluye los costos
indirectos fijos y variables.
Presupuesto del inventario de productos terminados
Es necesario para completar el costo del presupuesto de mercancía
vendida y el balance general. Este presupuesto asigna un valor a cada
unidad de producto fabricada en base a las materias primas, mano de
obra directa y gastos generales de producción.

Presupuesto de gastos de ventas y administrativos

Se ocupa de los gastos no relacionados con la fabricación, como el
flete o los diferentes suministros. Puede dividirse adicionalmente en
presupuestos para los departamentos individuales, como los
departamentos de contabilidad, ingeniería, mantenimiento y
mercadeo.

Estado de ganancias y pérdidas presupuestado

Es el resultado obtenido de los presupuestos anteriores. Hay que
tomar en cuenta que la utilidad operativa no es lo mismo que la
utilidad neta. Para obtener la utilidad neta se le debe restar el
presupuesto financiero.

Presupuesto financiero
Existen tres presupuestos en la porción del presupuesto financiero del
presupuesto maestro. Estos son el presupuesto de efectivo, el
presupuesto para gastos de capital, y el resultado del presupuesto
financiero, que es el balance general presupuestado.

Presupuesto de efectivo
Para todos los presupuestos divisionales, la organización requiere de
efectivo. Debe garantizar no quedarse sin dinero durante el año debido
a una deficiente planificación en la preparación del presupuesto.

El presupuesto de efectivo indica las entradas y salidas de efectivo, el

endeudamiento y la inversión esperada mensualmente.
Sobre la base del presupuesto de ventas y de producción, se
determinan cuáles son los ingresos y pagos esperados. En esta etapa,
la organización decidirá si se requiere un endeudamiento externo o no.

Presupuesto para gastos de activos de capital

Contiene las cifras presupuestarias para la adquisición de activos fijos
costosos para la empresa.

La planta, la maquinaria y los equipos requieren de mantenimiento y

reemplazos periódicos. Si el objetivo de ventas es más alto que en el
período anterior, se deberían adquirir nuevas maquinarias. Por tanto,
se debe hacer una planificación cuidadosa del activo de capital.

Estados financieros presupuestados

Los estados financieros presupuestados combinan los estados
financieros del período anterior con los resultados del proceso
presupuestario, para así completar los estados financieros proyectados
al final del año.

Este proceso es importante para las empresas que tengan convenios

de préstamo o estén obligadas a mantener ciertos ratios financieros
como parte de sus obligaciones.

Al completar los estados financieros presupuestados, la compañía

puede anticipar el incumplimiento de estos requisitos y renegociar los
términos del acuerdo, o tomar otras medidas para mantenerse en
conformidad.

Importancia
Las empresas utilizan el presupuesto maestro para facilitar la
planificación y el control dentro de una empresa comercial, para así
poder administrar los aspectos financieros del negocio y planear la
expansión de nuevos productos en el futuro.
Planificación gerencial
El presupuesto maestro se considera una de las herramientas de
planificación más importantes para una organización. Cuando planifica
la alta gerencia analiza la rentabilidad general y la posición de los
activos y pasivos de la compañía.

Medición del desempeño

El presupuesto maestro mide el rendimiento de la organización como
un todo. Ayuda en el control y el establecimiento de la responsabilidad
departamental, mejorando la eficiencia.

Coordinación interdivisional
El presupuesto maestro se utiliza para la coordinación interdivisional
entre las divisiones de la organización. Ayuda y asegura que la
coordinación con las otras divisiones esté bien hecha.

Motivación al personal
El presupuesto maestro sirve como una herramienta de motivación en
base a la cual los empleados pueden comparar el desempeño real con
el presupuestado. Ayuda al personal a obtener satisfacción en el
trabajo, contribuyendo al crecimiento del negocio.

Resumen del presupuesto divisional

El presupuesto maestro funciona como un presupuesto resumido a la
vista general de los dueños del negocio y la gerencia. Indica en su
conjunto cuánto está ganando la organización y qué gastos se están
incurriendo.

Planificación por adelantado

El presupuesto maestro identifica de antemano los problemas
inusuales y corrige los mismos. Por ejemplo, si una de las divisiones
de la compañía no está funcionando bien y los gastos incurridos están
excediendo el límite presupuestario establecido.

Ayuda en el logro de los objetivos

Un presupuesto maestro ayuda a lograr los objetivos a largo plazo de
la organización. Todos los recursos de la organización están
canalizados y controlados para la optimización de los beneficios.

Mejoramiento continuo
El presupuesto maestro es un proceso continuo. Cada año, la
organización prepara el presupuesto maestro y funciona como una
herramienta de análisis. Se identifican las variaciones y se trabaja para
obtener mejores resultados de forma continua.

Ejemplos
Un buen ejemplo de planificación a largo plazo es una fusión o la
adquisición de otra empresa. La gerencia debe ver qué puede ganar la
empresa al comprar otra entidad y qué recursos serían redundantes.

Por ejemplo, cada compañía tiene un grupo de empleados a cargo de

las tareas administrativas dentro de la empresa. Si se comprara una
compañía, no habría necesidad de mantener dos conjuntos de personal
administrativo. La gerencia de la empresa adquiriente debería tomar
una decisión sobre quién debería irse.

La administración también puede usar el presupuesto maestro para la

planificación de una expansión.

Por ejemplo, un taller de máquinas debería considerar los flujos de

efectivo actuales, las tasas de préstamos actuales, los límites de deuda
actuales y las ventas esperadas futuras antes que la administración
planifique una gran expansión. El presupuesto maestro incluye
presupuestos detallados con toda esta información.
Referencias
1. Steven Bragg (2017). Master budget. Accounting Tools. Tomado de:
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2. My Accounting Course (2018). What is a Master Budget? Tomado de:
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3. Rosemary Peavler (2018). What Is a Master Budget? The Balance
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4. Jan Irfanullah (2013). Master budget. Accounting Explained. Tomado
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5. Efinance Management (2018). What Is Master Budget? Tomado de:
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6. John Freedman (2018). How to Complete a Master Budget in
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7. Cathy Habas (2018). What Is a Master Budget? Tomado de:
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