1.

- La Administración y la técnica
presupuestal
La Administración es aplicable a cualquier grupo social, su campo de acción
más importante es la empresa, por lo que es importante ubicar, relacionar y
adaptar los principios básicos del proceso administrativo en su contexto más
representativo.

La empresa se define como un grupo social que, a través de la

administración del capital y el trabajo produce bienes y/o servicios tendientes a
satisfacer las necesidades de la comunidad.

Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que
cuente con una serie de elementos o recursos (materiales, técnicos, humanos y
financieros) que, conjugados armónicamente, contribuyan a su funcionamiento
adecuado.

1.1. Reseña histórica

El presupuesto tuvo su origen en el sector gubernamental, aproximadamente a
finales del siglo XVIII, en Inglaterra.

El término se deriva del francés bougette o bolsa, que posteriormente se

perfeccionó en el sistema inglés denominándose budget, vocablo con el que se
conoce comúnmente y que en nuestro idioma es el presupuesto.

Después de la Primera Guerra Mundial (1912 a 1925) el sector privado

se dio cuenta que podía utilizarlo ventajosamente para controlar gastos.

En la empresa privada se habla de control presupuestario y en el sector

público se llega incluso a la aprobación de una Ley de Presupuesto Nacional.

1.2. Importancia del Presupuesto

 Convierte los aspectos de la ejecución de los planes, en unidades de
medida comparables.

 Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee metas

comparables en cada uno de los departamentos de la empresa.

 Sirve como estándar o patrón de elección en obras monetarias.

1
 Coordina las actividades de los deparametos y secciones en forma
conjunta.

 Es un medio de control que permite medir operaciones.

 Estipula centros de responsabilidad.

 Reduce al mínimo los costos, evitando compras innecesarias, desperdicios

en materias primas, tiempo, etcétera.

1.3 Definiciones
 En su sentido etimológico “Presupuesto” se deriva del verbo presuponer,
que significa “dar previamente por sentada una cosa”.

 El presupuesto es el cálculo anticipado del costo de una obra, también de

los gastos o ingresos de una empresa o colectividad.

 Es la estimación programada en forma sistemática de las condiciones de

operación de los resultados a obtener por un organismo, en un período
determinado, es decir, el presupuesto es un conjunto de pronósticos
referentes a una etapa precisa.

 Es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de

operaciones basado en una eficiencia razonable.

 El presupuesto, así entendido, significa planear, programar, controlar y

evaluar este sistema; significa la función administrativa y asignación de
recursos y resulta importante para acelerar el desarrollo económico de la
empresa, además de ser la herramienta directa para el desenvolvimiento
social.

 También es el costo anticipado de una obra y también de los gastos e

ingresos de una empresa o colectividad.

 El presupuesto es un conjunto de instrumentos, conocimientos, reglas que a

través de una metodología nos da como resultado información de aplicación
utilitaria.

 Se trata de un esquema escrito de tipo general y/o específico que determina

por anticipado en términos cuantitativos (monetario y/o no) el origen y
asignación de recursos de la empresa para una etapa específica.

2
En resumen, podemos rescatar de todas las definiciones que se trata de:
 Un plan a futuro.
 Un objetivo.
 Una estimación sujeta a comprobación.
 Un cálculo anticipado de ingresos y gastos.
 Abarca un período determinado.
 Se expresa en unidades cuantitativas.
 Fija estándares.
 Un instrumento de control.
 Sistemático.
 Abarca todas las áreas de la empresa.

1.4 Consideraciones al elaborar el presupuesto

 Mantener una revisión constante de las cifras fijadas.

 Es difícil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largo

plazo.

 Proporcionar libertad de acción a los dirigentes, por lo tanto, no deben ser

rígidos.

 Manifestar el límite y alcance de las cifras presupuestadas.

 No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones y por ello

puede ocultar defectos.

3
1.5 El presupuesto y su relación con el proceso
administrativo
A continuación se presenta las fases que consta el proceso del presupuesto:

PROCESO ADMINISTRATIVO

Fases Mecánicas o Estructurales:

Planeación:
o Propósitos
o Objetivos
o Estrategias
o Políticas
o Programas
o Presupuestos

1. Organización: División del Trabajo: Jerarquización

- Departamentalización
- Descripción de funciones
- Coordinación
Fases Dinámicas u Operativas:

2. Dirección o ejecución:
o Toma de decisiones
o Integración
o Motivación
o Comunicación y
Supervisión
3. Control:
o Establecimiento de
estándares
o Medición
o Corrección
o Retroalimentación

4
1.6 Características del presupuesto

i.- En cuanto a su formulación:

1.- Adaptación al tipo de empresa a).- Seleccionar responsables en la

empresa con:

2.- Planeación hacia un objetivo

específico.
 Autoridad.
 Control y cumplimiento del
Presupuesto.
 Por áreas de responsabilidad.

3.- Coordinación y control de

funciones.
b).- Mecanismo Contable.
 Cifras comprobables.
 Cifras comparables.
 Determinación de desviaciones.

c).- Presupuestos alcanzables.

ii.- En cuanto a su presentación:

1.- De acuerdo a normas contables y económicas

iii.- En cuanto a su aplicación:

1.- Elasticidad
2.- Criterio Flexibilidad

5
1.7 Clasificación de los presupuestos

i.- Por el sector económico que los utiliza.

1.- Público.- Gobierno.

2.- Privado.- La Empresa.

ii.- En cuanto a su periodo, plazo o duracion.

1.- Corto (1 año).

2.- Mediano (1 a 3 años).
3.- Largo (3 años en adelante).

iii.- Por su importancia.

1.- Principales o Sumarios:

A.- Estados Financieros Presupuestados:

a).- De Situación Financiera.
b).- De Resultados.

B.- Presupuestos de:

a).- Ventas.
b).- Costo de producción y/o adquisición de artículos vendidos.
c).- Compras.
d).- Costo de Ventas.
e).- Gastos de Operación.

C.- Presupuesto de Caja.

2.- Secundarios o Analíticos.

a).- Ventas por línea, zona, etcétera.
b).- Costo de Ventas por línea, zona, entre otros.
c).- Conceptos integrantes de Gastos de Operación.
d).- Adquisición de inmuebles, maquinaria y equipo.
e).- Proyectos Capitalizables.

6
1.7.1 Tipos de presupuesto
 Presupuesto. Plan financiero que para su elaboración es necesario
estimar los ingresos y egresos que hayan de efectuarse en el período
presupuestal.

 Presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad. Plan financiero

que se utiliza para cuantificar los resultados de las áreas y niveles en los
que se divide una empresa.

 Presupuesto por programas. Plan financiero que muestra el gasto, en

relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de
las actividades concretas que cada dependencia o entidad de la
administración pública debe realizar para llevar a cabo los programas y
proyectos a su cargo.

 Presupuesto base cero. Plan financiero que se realiza sin tomar en

consideración las experiencias habidas. Es un plan por medio de
“paquetes de decisión” (costo beneficio) es decir, los paquetes de
decisión se elaboran bajo presupuesto base cero.

1.8 Control Presupuestario

Tiene por objeto medir qué tan eficiente se ha sido en la ejecución del
Presupuesto, con base en un análisis comparativo periódico, con el fin de
detectar el cumplimiento del Presupuesto en las diferentes áreas funcionales,
averiguar las causas y buscar los posibles correctivos para las variaciones
significativas.

Durante este proceso se requieren informes periódicos de ejecución

suministrados por los jefes de departamento, utilizando los formatos adecuados
para compilar esta información.

1.8.1 Proceso de Control

Etapas que comprende:

1.- Identificación del programa objeto de trabajo.

2.- Determinar las metas que se programaron para el periodo.
7
3.- Medir los resultados del programa.
4.- Analizar las variaciones.
5.- Tomar acciones correctivas, si las metas se alejaron de lo previsto.

Es importante resaltar que en cada departamento o área funcional deben

existir:

1.- Estándares para establecer la comparación.

2.- Áreas de peligro claramente especificadas.
3.- Información tanto real como presupuestada.
4.- Auditoría Interna como función de asesoría en el logro de las metas, antes
que como actividad supervisora.

CONCEPTO DE PRESUPUESTO:

 Esquema escrito en términos cuantitativos.

 Para un periodo determinado.

 Proyección a futuro.

CONJUNTO DE INSTRUMENTOS APLICACIÓN

CAMPO
PROCEDIMIENTOS UTILITARIA DE
ACCIÓN:
 TÉCNICA CONOCIMIENTOS CIENTÍFICOS PRÁCTICA LA
EMPRE
SA

CONSIDERANDO UN ENFOQUE POR PROCESOS:

SISTEMA PRESUPUESTARIO

ENTRADA PROCESO SALIDA

8
 1.9 Metodología en la elaboración del
Presupuesto

Las bases que soportan al presupuesto son las siguientes:

I. Ejercer una labor de concientización, haciendo notar tanto ventajas como

limitaciones.

II. Determinar las características propias de la empresa. Análisis del entorno.

III. Definir las actividades que realizarán las personas encargadas de formular el
presupuesto. Designar el Comité de Presupuestos.

IV. Definir las etapas a seguir en su preparación.

V. Elaborar un manual del presupuesto.

VI. Conocer las herramientas a las cuales puede recurrir en primer término.

i . Labor de concientización
- Debe darse tanto a nivel
operativo
 Resistencia al cambio como administrativo.
 Sistemas tradicionales - Resaltar ventajas.
 Elemento humano - Objetivos claros y aceptados.
- Habilidades de las personas.
- Flexibilidad.
- Compromiso.

9
ii . Características de la empresa (Análisis del entorno)

Diagnóstico General:

 Medio Interno - Condiciones económicas, financieras, políticas

administrativas, etcétera.

 Medio externo - Mercado.

- Nombre de la empresa.
- Consumidores.
- Competencia.
- Inflación.
- Situación política, económica y monetaria
del país, etcétera.

1.10 Definición de actividades de las personas

que formulan el presupuesto
Depende del tamaño y capacidad de la empresa:

1.- Pequeña empresa (recae en el Departamento de Contabilidad).

a). Relación con los departamentos y con la Dirección (para conocer su

pensamiento).

b). Revisión de la estructura orgánica.

c). Redacción del Manual de Presupuesto.

d). Darlo a conocer (técnica presupuestal).

e). Cédulas, guias e informes periódicos.

f). Análisis de variaciones (medidas correctivas).

10
1.11 El Comité de Presupuestos
2.- Mediana empresa (podrá disponer de una sección de Presupuestos,
designar un Comité).

A. Integración del Comité de Presupuestos:

a). Por personas de mayor autoridad en cada sección o

departamento
de la empresa.

b). Por personas de mayor responsabilidad como Gerentes de

Ventas,
Producción, Compras, Personal, Tesorero y Director de
Presupuestos.

B. Beneficios:

a). Coordinación de ideas.

b). Participación (administración).
c). Colaboración.
d). Interés (logro de objetivos).

C. Funciones del Comité de Presupuestos:

a). Recibir presupuestos parciales de cada departamento.

b). Analizarlos.
c). Estudiar cambios en presupuestos preestablecidos.
d). Aprobar el Presupuesto General de la empresa.
e). Estudiar informes (resultados reales y no reales).

D. Funciones del Director de Presupuestos:

a). Preparar el Manual de Presupuestos (forma de elaborarlos).

b). Recabar información de cada departamento y, previo análisis

someterla a consideración del Comité.

c). Manejar cuadros comparativos (datos reales vs datos

presupuestados.

d). Informar a cada departamento sobre resultados obtenidos de

las comparaciones y dar a conocer cambios propuestos por el
el Comité.

11
 e). Recabar datos del Departamento de Contabilidad para ver el
comportamiento de las cifras.

f). Recibir datos estimados de los jefes de cada departamento y

transcribirlos a los departamentos cuyos presupuestos
dependan
a) de ellos.

g). Presentar estados financieros tentativos basados en las

estimaciones departamentales, los cuales se presentarán
al Comité.

h). Preparar análisis especiales de la ejecución del presupuesto

que solicite la gerencia general, el comité, o los jefes de
departamento.

1.12 Etapas en la preparación del Presupuesto

En las siguientes páginas te mostraremos los diferentes pasos en la
elaboración del presupuesto.

1.12.1 Preiniciación o Preplantación:

a) Último trimestre del año que antecede al presupuesto.

b) Se evalúan experiencias.

c) Se analizan factores económicos, sociales, políticos.

d) Se fijan objetivos a corto, mediano o largo plazo:

Objetivos Generales

 Elaborar productos de suficiente demanda.

 Establecer precios que permitan obtener una buena utilidad marginal.
 Aumentar zonas de distribución.
 Ganar clientes.
 Proporcionar al accionista una tasa atrayente de rendimiento.
 Ampliar el mercado.
 Crear y mantener un ambiente organizacional propicio para el logro de los
objetivos de las personas que laboran en ésta.

12
 Objetivos Específicos

 Un incremento de un “X” % en las ventas.

 Obtener un “X” % de rendimiento sobre la inversión, etcétera.

Una vez definidos los objetivos, la gerencia asignará recursos y fijará

estrategias. Después establecerá políticas en lo referente a inventarios de
materias primas y artículos terminados (inicial y final), compras, pagos de
materiales, con las ventas o créditos, con las inversiones en activos fijos, o en
lo referente a financiamientos.

1.12.2 Elaboración
a). Puede iniciarse en los 30 o 45 días antes de iniciar el ejercicio a
presupuestal.

b). Se utilizan informes aprobados donde cada jefe de departamento

elabora

programas La cuantificación de programas se plasma

en

estados financieros y cada departamento delinea sus planes:

 Departamento de Ventas: cantidad a vender, precios, zonas,

etcétera.
 Departamento de Producción: capacidad, inventarios, entre otros.
 Departamento de Compras: cotizaciones.
 Departamento de Personal: reclutamiento, contratación,
capacitación, etcétera.
 Tesorería: requerimientos de efectivo, flujo de caja,
financiamientos
Adicionales.

Una vez recibida la información:

El Director de Presupuestos asigna valores monetarios a la información

(programas departamentales) cédulas Consolida
información
Se sujetan a comentarios de la Gerencia Ajuste y se
publica.

13
1.12.3 Ejecución
La ejecución se refiere a poner en marcha o materializar los planes.

Es determinante la función del Director de Presupuestos:

 Delega responsabilidades.
 Fija metas.
 Cada jefe de departamento establecerá metas propias.
 Presentación de reportes de ejecución.

1.12.4 Control
En esta fase se mide la capacidad de ejecución a través de:

 Comparar los resultados obtenidos contra los presupuestados.

 Analizar variaciones.
 Medidas correctivas.

1.12.5 Evaluación
Se trata del informe global crítico de resultados por cada área, para detectar y
analizar fallas.

1.13 Manual del Presupuesto

Se debe considerar para su elaboración que se trata de:

 Una actividad de cooperación.

 Donde intervienen un gran número de personas.
 Y que debe analizarse por escrito.

Contenido:

 Objetivos.
 Organización.
 Deberes y responsabilidades del Comité, Director y Jefes de
Departamento.
 Duración.
 Procedimientos para su aprobación y revisión de los presupuestos (fechas
de entrega de cédulas presupuestarias).
 Otros procedimientos para elaboración del presupuesto.
14
Ventajas:

 Consecución de metas a través de la ejecución responsable de actividades.

 Estudio temprano de problemas.
 Replanteamiento de políticas en caso de ser necesario.
 Planeación de costos.
 Optimización de resultados.
 Facilita la vigilancia.

Limitaciones:

 Al manejarse datos estimados, estará sujeto al juicio o experiencia de

quienes fueron encargados de elaborarlo.

1.14 Herramientas a las cuales recurrir (áreas del

conocimiento)
 Economía.
 Estadística.
 Administración.
 Contabilidad.
 Finanzas.
 Conceptos y aspectos técnicos y operativos del sistema.

Fuentes de Consulta
Elaboración propia. C.P. Patricia Margarita García Ortega. 2010.

15