Lectura 7. Auditoría operacional

 

Adaptado por:
C.P. Leticia San Martín Sánchez
Catedrática del IPN

Hoy en día, las empresas se ven fortalecidas con la asimilación de la calidad total, excelencia
gerencial, sistemas de información, etc.

La auditoría se orientaba a los aspectos de la contabilidad (mostrar la situación del capital aportado
por los inversionistas). Cuando cambió la visión de la contabilidad se consideró como una
información que permite una buena gestión administrativa, los auditores ampliaron su ámbito de
revisión, como a los análisis financieros y las evaluaciones de control interno.

La Auditoría Operacional surge como la necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en los
distintos niveles jerárquicos respecto de los objetivos, políticas, planes, estructuras, presupuesto,
canales de comunicación, sistemas de información, procedimientos, controles ejercidos, etc.

Una auditoría administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el
propósito de conocer su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y
crear una ventaja competitiva sustentable.

En este trabajo abordaremos aspectos relevantes acerca de estos dos tipos de auditoría y que son
muy importantes ya que son una herramienta para la toma de decisiones.

Antecedentes, concepto y evolución de auditoría operacional

Antecedentes de la auditoría operacional

La Auditoría Operacional nació por la necesidad que tenía la alta dirección o gerencia de estar de
acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes operativos como de los informes
financieros.

El término "operaciones" surge como la designación de actividades y funciones no financieras que

aparecen en la declaración de las responsabilidades de los auditores internos, publicada por el
Instituto de Auditores Internos.

En los últimos 30 años ha surgido la necesidad de contar con otro tipo de auditoría llamada Auditoría
Operativa que tiene en consideración el rápido conocimiento de la complejidad empresarial y el
incremento de la atención que las organizaciones hacen de su administración.

La necesidad de la auditoría operacional fue anticipada por William P. Leonard, de Estados Unidos
de Norteamérica, quien definió a esta técnica como un "examen comprensivo y constructivo de una
estructura organizacional de una empresa", o cualquier componente de las mismas, tales como una
división o departamento, así como de sus planes y objetivos, sus métodos de operación y la
utilización de los recursos físicos y humanos.

Conforme se van creando diversas ciencias, técnicas, métodos, principios, actividades y demás
líneas de conocimiento, que sirvan de apoyo la gestión eficaz de las empresas, se da en el país el
establecimiento de la auditoría operacional con el propósito del logro eficiente de los objetivos que
las organizaciones se proponen.

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La auditoría operacional formula y presenta una opinión sobre los aspectos administrativos,
gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han
utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de políticas, controles
operativos y acción correctiva, desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y
explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración.
 
Concepto
 
La auditoría operacional es el examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una
entidad para determinar la eficacia con que logra los objetivos preestablecidos y la eficiencia y
economía con que se utilizan y obtienen los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones
que mejorarán la gestión en el futuro. (Cita textual del libro de Nudman, Puyol “Manual de Auditoría
Operativa”).  

La auditoría operacional es el examen del flujo de las transacciones llevadas a cabo en una o varias
áreas funcionales que constituyen la estructura de una entidad, con el propósito de incrementar la
eficiencia y la eficacia operativas a través de proponer recomendaciones que se consideren
necesarias.

La auditoría operacional involucra los siguientes tres elementos fundamentales:

• Debe encausarse hacia los aspectos administrativos de los métodos y procedimientos que
integran un sistema.

• La auditoría debe tener un enfoque constructivo.

• El auditor o sus colaboradores no deben intervenir en el diseño detallado de los cambios que
requiere un sistema o sus procedimientos.

Auditoría Operacional

 
 

 
 

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Metodología de la revisión  

La Metodología de la Auditoría Operacional se simplifica en tres pasos fundamentales:

familiarización, investigación y análisis y diagnóstico; tiene un carácter genético y deberá adecuarse
a las situaciones específicas que se encuentren en el desarrollo de la revisión.

• Familiarización. El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará

dentro del contexto de la empresa que está auditando.

• Investigación y Análisis. El objetivo es analizar la información y examinar la documentación

relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en cuestión.

• Diagnóstico. Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumarán los

hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos, reportándose aquellos que
sean indicios de notorias fallas de eficiencias. El auditor debe alejarse del detalle, y con base
en los hallazgos específicos, ensayar el resumen de los de mayor relevancia.

Partes y fases de una auditoría operacional

 
  Estudio y Examen o
planificación evaluación Informe

       
• Estudio • Examen detallado • Comunicación de
preliminar de áreas críticas resultados
 

                                     • Comprensión de
la entidad auditada
 

                                     • Selección de áreas
débiles o críticas

 
 

 
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Si suponemos que se trata de auditores externos sin un conocimiento detallado de la entidad

auditada y sin que sus ejecutivos manifiesten preferencia alguna para el examen recaiga en un
determinado subsistema de la organización, la metodología que usaremos pera examinar la entidad
será:

• Etapa preliminar: conocimiento previo de la empresa.

• Etapa de estudio general: definir las áreas críticas, para así llegar a establecer las causas
últimas de los problemas. Se debe poner hincapié en los sistemas de control internos
administrativos y gestión de cada área.

• Etapa de estudio específico: se puede establecer la relación entre los problemas visibles y
potenciales y las causas que en verdad lo originaron.

El auditor debe generar un modelo de control

Con el material ordenado se procede a un análisis del problema, con el fin de formular los juicios que
conozcan al diagnóstico real de la situación y también a un pronóstico.

Identificación de los principales ciclos de operación en las entidades y actividades

que abarcan
 
Los hechos económicos que involucran cambios inmediatos en la estructura financiera de una
entidad se denominan transacciones.

La vida de una empresa es, en consecuencia, un flujo constante de transacciones o de operaciones

que modifican los recursos que constituyen sus finanzas.

Surgen así los ciclos de operación constituidos por transacciones de naturaleza semejante que, con
el concurso de procedimientos y sistemas, producen información accesible y útil para tomar
decisiones.

Sin embargo, la información que proviene de los sistemas que integran un ciclo de transacciones no
es siempre de carácter contable o financiero. Con frecuencia los contadores incurren en el error de
creer que la información financiera es una panacea para las entidades.

Ahora bien, los ciclos de operación de las entidades son los siguientes:    

• Financiero o de Tesorería. Comprende los sistemas para el control de las operaciones que se
relacionan con inversiones en valores y partes sociales de otras entidades.

• Egresos. Está integrado por los sistemas para controlar transacciones relacionadas con
compras y cuentas por pagar, pago de sueldos, salidas de efectivo en general y
conciliaciones de cuentas bancarias.

• Producción o Transformación. Comprende los sistemas que se relacionan con la

determinación de los costos de manufactura, la administración y valuación de inventarios, la

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determinación del costo de producción de lo vendido, el control, registro y custodia de las

inversiones, incluyendo la depreciación correspondiente.

• Ingresos. Se halla integrado por los sistemas para el control de las ventas de mercancías o
servicios, la administración de la cartera y la recepción del efectivo y su depósito en cuentas
bancarias.

• Información. Se relaciona con el sistema de contabilidad general, el sistema de contabilidad

de costos y los procedimientos para estructurar la información que contienen los estados
financieros.
E
s
Comienza t
u
d
Archivo Archivo i
  Corriente permanente
Programa de
Fase I o

Fase I P
Estudio preliminar.
l
  a
Programa de n
  Papeles de Fase II i
trabajo f
Fase II
  i
Comprensión de la c
entidad. a
  Programa de c
Fase III i
  Fase III
ó
n
Identificación y
  selección de áreas E
críticas. Programa de x
Fase IV a
  m
e
Fase IV n
  Examen detallado de
áreas críticas.
I
  Programa de n
Fase V f
  Fase V o
r
Comunicación de
m
  resultados.
e

 
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Levantamiento de la información

Es la primera etapa de la auditoría operacional y es en dónde el auditor debe obtener información

detallada respecto a las características del flujo de transacciones en área funcional sujeta a su
examen.

Lo anterior implica conocer previamente la estructura de la empresa, con el fin de identificar los ciclos
de operación en que se localizan los sistemas, los procedimientos y los métodos a que el auditor
enfrentará.

La etapa de levantamiento de información se caracteriza por el hecho de que el auditor averigua

exclusivamente las características de un sistema mediante indagaciones con todo el personal
involucrado, desde el más alto ejecutivo hasta el último de los ayudantes.

Preparación de papeles de trabajo

Es la etapa, en la que como su nombre lo indica, el auditor prepara los papeles de trabajo que
contienen los detalles relativos a los métodos y procedimientos vigentes en el área sujeta a examen.
Depende de manera sustancial del profesionalismo con que el auditor actuó durante las entrevistas y
las observaciones de campo. Sólo es posible preparar cédulas de auditoría si se posee toda la
información referente al sistema revisado.

Existen las siguientes opciones respecto al tipo de papeles de trabajo para estructurar la información
en la segunda etapa de la auditoría:

1. Cédulas descriptivas
2. Gráficas de flujo
3. Una combinación de ambas

La elaboración de las cédulas de auditoría en cualquiera de las tres opciones señaladas, debe
llevarse a cabo de acuerdo con las consideraciones que se mencionan a continuación:

• Deben ser planeadas mental y materialmente en forma adecuada.

• Deben ser autosuficientes.
• Deben ser claras y legibles.
• Deben formularse con un alto grado de precisión y profesionalismo.
• Se muestran a terceros sólo mediante autorización de la dirección de la empresa, ya que son
confidenciales.
• Son propiedad del auditor por lo que él es el responsable de su custodia.
• Son el enlace ente los informes de sugerencias y los sistemas de la empresa que han sido
motivo de estudio y evaluación.
• Manifiestan la calidad del trabajo y la eficiencia desarrollada por el auditor.

Verificación de sistemas en vigor

El propósito fundamental es verificar los procedimientos y los métodos cuyas características han
quedado reflejadas en los papeles de trabajo.

Es importante estar conscientes de que los sistemas que le han descrito los ejecutivos y el personal
de la empresa, pueden ser planes o propósitos y no hechos y actividades efectivas.

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Para verificar los sistemas que se describen en los papeles de trabajo el auditor se sirve de
programas de auditoría que están constituidos por procedimientos de revisión cuya estructura debe
considerar las características de las operaciones en las áreas sujetas a estudio.

Es necesario señalar que los programas de auditoría deben tener satisfechas ciertas características,
con objeto de que su aplicación permita obtener la evidencia requerida en la verificación de los
sistemas y procedimientos.

Evaluación

Los cuestionarios sobre el cumplimiento de objetivos de control son un recurso muy valioso que se
utiliza en la auditoría operacional para la evaluación de los sistemas.

Aunque las características organizacionales y de operación crean diferencias básicas entre las
entidades económicas, es posible establecer un conjunto de lineamientos referentes al control interno
que representan los requisitos mínimos de calidad que deben cubrirse en cada uno de los cinco
ciclos de operación.

Estos lineamientos son universales y provienen del estudio y la experiencia, no deben contemplarse
como una fórmula mágica con cuya incorporación quedarán garantizadas la eficiencia y productividad
de una entidad económica.

De acuerdo con lo anterior, la evaluación de sistemas en la auditoría operacional se basa en el

conocimiento de los estándares universales de control a los cuales deben estar referidos los métodos
y procedimientos vigentes dentro del área sujeta a examen.

Técnicas utilizadas
 
La auditoría operacional puede entenderse y practicarse de una manera específica pero
interrelacionada para cada uno de los tres criterios fundamentales ya explicados. Para el mayor
rendimiento de una auditoría operacional, la evaluación debe efectuarse de manera secuencial. Se
debe iniciar por la comprobación y análisis de la eficacia o efectividad para continuar con la
economía y terminar comprobando y evaluando la eficiencia, así como la utilidad o beneficios que se
derivan de su aplicación o práctica.

El levantamiento de información de basará en las siguientes técnicas:

• Entrevistas
• Observaciones de campo

Tipos de Técnicas

Estudio general

Es el estudio y análisis de los aspectos generales del problema, situación y/o empresa, que puedan
ser significativos en su calidad de información para el auditor.

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Se concentrará mediante:

• El examen de la documentación. Revisión de escrituras, actas de directorio, juntas o comités;

manuales de organización, de descripción de cargos, de procedimientos; correspondencia
relacionada con la organización y marcha del ente; organigramas, declaraciones de políticas y
filosofía de administración, todo lo cual debe otorgar conocimiento del área o entidad
examinada.

• La información ocular. Apreciación real, obtenida por el auditor.

• Descripciones escritas. Son las características del sistema o de una situación específica a
evaluar, pueden ser explicaciones sobre las funciones de la empresa, procedimientos,
registros, formularios, archivos, recursos, etc. Lo importante es escribir lo visto aunque el
auditor debe tener la habilidad de escribir en forma clara y concisa.

• Entrevista. Es recoger información formulando preguntas a los empleados relacionados con el

problema. Entonces el auditor debe tener mucho tacto para plantear las preguntas y dar
validez a las respuestas.

Se deben planificar las entrevistas a efectuar, y así aprovechar más el tiempo. La respuesta a
una sola pregunta es una parte minúscula en la formación de la opinión, las respuestas a
muchas preguntas, relacionadas entre sí, pueden suministrar elementos de juicio muy
satisfactorios.

El único problema de planificar las entrevistas es que pueden mecanizar la información.

También si el auditor no desea tener un cuestionario en la entrevista, hace la entrevista más
amena y puede tener un clima más grato, además si hace esto debe tomar buenas notas
resumidas que después le ayuden en su labor.

• Correlación con información conexa. Cada vez que el auditor obtenga información que le sirva
de evidencia para la formación de un juicio, deberá relacionarla con la información conexa de
la propia empresa y/o del medio relacionado, con el objetivo de constatar tanto su
confiabilidad y validez como que sea concordante con el concepto, políticas, filosofía de
administración y cultura organizacional del ente examinado. Servirá para tal constatación que
ya estuvo en vista al practicar el examen general, en especial manuales y documentos
emitidos por la empresa sobre su organización y modo de administrar.

• Confirmación. Es para tener la confirmación de las entidades ajenas a la organización

respecto de ciertos temas que le interesen al auditor para que le ayuden a su trabajo. Por ello,
estas entidades deben ser independientes de la empresa, además la información que ellos
emitan se debe entregar directamente al auditor.

• Observación. El auditor debe estar alerta ante cualquier situación que se produzca y todas las
actividades que se llevan a cabo. La idea es ver que nada esté fuera de lo normal. Es una
técnica de aplicación muy general y su aporte no es muy concluyente, pues el auditor no la
puede vincular a procedimientos específicos de verificación.

• Análisis. Se examina cuidadosamente la información recopilada. Se comprueba la calidad de

la información y su relevancia ante los hechos advertidos en las etapas de investigación para
poder definir el o los problemas, precisar su significado y trascendencia, identificar sus causas
y buscar las soluciones.

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• Otras técnicas. Técnicas tales como árboles de decisión, Método de la Ruta Crítica (CPM, por
sus siglas en inglés: Critical Path Method), Evaluación de Programa y Técnica de Revisión
(PERT, por sus siglas en inglés: Program Evaluation Review Technique) y otras más
ayudados por las estadísticas, matemáticas, probabilidades, programación lineal, la
computación, etc., ayudan a los administradores a tomar mejores decisiones, estas técnicas
también las utiliza el auditor operativo, entonces, él debe saber cómo utilizarlos, además debe
tener un asesor que tenga este tipo de conocimientos.

Tanto las técnicas de proyección y de control mencionadas, como aquellas propias de las
ciencias de la administración o investigación operativa, que proporcionan un arsenal moderno,
principalmente matemático, y que permiten calcular eficazmente el valor de políticas directivas
alternativas, son herramientas o técnicas que el auditor debe poder utilizar cuando examina la
administración. Asimismo, también ellas pueden ser objeto de auditoría en cuanto a la
oportunidad, propiedad y eficacia con que se manejan.

Diagnóstico o informe

El informe sobre auditoría operacional es el producto terminado del trabajo realizado y

frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en

relación con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo
que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá que de
la solución a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la
eficiencia operativa y en última instancia a la productividad.

Para que la auditoría operacional sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la
acción. Además, siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y
de los posibles cambios.

El informe debe ser mecanografiado y confrontado con el borrador para evitar que cualquier error
ortográfico desvíe el contexto de lo que se quiere informar.

El envío del informe a los destinatarios constituye el último evento de la etapa de la auditoría
operacional y debe llevarse a cabo una vez que la firma del dictamen haya concluido.

Informe y seguimientos

Estructura del informe  

No existe una estructura modelo en la redacción del Informe de Auditoría Administrativa, ya que es
muy difícil opinar uniformemente sobre una gran variedad de actividades administrativas de diferente
alcance, que no tienen una misma base inicial y final, como es el balance general en la auditoría
financiera; en consecuencia en este tipo de examen administrativo, el auditor no dictamina, sólo
emite opiniones, considerando una serie de factores o características propias de la actividad,
operación o área examinada, además de los principios administrativos y normatividad existente.

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Definición del contenido

Síntesis

La síntesis del informe tiene por finalidad resumir la opinión del auditor indicando las observaciones
más significativas e importantes.

Se prepara principalmente para informar al lector del informe, generalmente personas importantes
que no disponen del tiempo suficiente para leer el íntegro del informe, sobre el contenido
fundamental de éste para motivarlo a tomar las acciones correctivas.

Introducción

Consiste en la descripción en forma narrativa de los aspectos relativos a la empresa o entidad

auditada. La información introductoria que se presenta expone sobre los antecedentes, objetivo,
alcance y naturaleza de la empresa a examinar.

Antecedente

En esta parte de la información introductoria, el auditor señalará el motivo que originó la auditoría
efectuada. La manifestación puede ser presentada según el caso, si obedece la realización del
examen al cumplimiento del Plan de Auditoría Anual (cuando se trata de la ejecución de auditoría de
acuerdo a la programación anual que cumple la Oficina de Auditoría Interna de una empresa o
entidad), o si es hecha, denuncias recibidas o a pedido que puede ser ejecutada por la misma Oficina
de Auditoría Interna o por una Sociedad de Auditoría previo contrato en este último caso.

Finalmente se debe consignar o indicar la fecha de inicio y término de trabajo de campo o la auditoría
propiamente dicha.

Objetivo

Se consideran los objetivos de la auditoría administrativa que varían de acuerdo a la naturaleza de

las funciones del área examinada. Ejemplo: si se practica la auditoría administrativa en el Área de
Trámite Documentario y Archivo, los objetivos serán:

• Evaluar el grado de eficiencia y eficacia de las normas y procedimientos que comprende el

proceso integral de la administración documentaria de la empresa.

• Determinar el grado de orden, conservación, protección y clasificación del archivo de la

entidad, así como la oportunidad de su servicio.

Alcance
 
Se debe especificar el alcance del área examinada, los aspectos a examinar, los funcionarios
responsables y la comisión encargada de la auditoría administrativa si se trata de determinar el
alcance del área de trámite documentario y archivo, se especifican el alcance de la manera siguiente:

Área auditada

La administración documentaria depende de la Secretaría General.

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Aspectos a examinar:

• Control interno del sistema

• Proceso de recepción
• Proceso de clasificación y registro
• Proceso de control y seguimiento
• Proceso de distribución
• Proceso de información
• Proceso de archivo
• Funcionarios responsables

Considerar nombres y apellidos a cargo de las personas que tienen la responsabilidad del
cumplimiento de las funciones del órgano.

Comisión encargada

Se consignan los nombres, apellidos y cargos de los auditores que tienen la responsabilidad de
practicar la auditoría administrativa.

Naturaleza de la empresa

Consiste en un breve resumen de la constitución y autorización legal para el funcionamiento de la

empresa o entidad, indicando su organización, el capital social, el giro o actividades principales o
secundarias y al personal con que cuenta.

Observaciones

Las observaciones de la auditoría son las informaciones que el auditor presenta sobre las
deficiencias o irregularidades encontradas durante el examen, debiendo contener en forma clara y
lógica los asuntos de importancia suficientemente comprensible para los que tienen que ver con el
informe. Todas las observaciones deberán ser basadas en hechos y respaldadas en los papeles de
trabajo. Los informes de auditoría presentarán las observaciones que no tienen solución inmediata,
las de menor importancia deben ser dados a conocer a los responsables durante el trabajo de campo
para su solución inmediata.

Durante el curso del examen, el auditor agotará todos los medios razonables a su alcance a fin de
permitir las pruebas documentarias suficientes para absolver las observaciones que el auditor
encuentre.

No se expedirá ningún informe de auditoría en forma final sin darle a los administradores la
oportunidad de discutir las observaciones y presentar sus puntos de vista, excepto en caso de fraude
o desfalco. Estas acciones evitarán que los informes de auditoría contengan observaciones y
conclusiones que no estén debidamente sustentadas, o en todo caso, hubiese sido posible
solucionarlas en el transcurso de la ejecución de la auditoría.

Conclusiones

Constituyen el resumen de las observaciones sobre las irregularidades y deficiencias que son el
producto del juicio profesional del auditor.

Las conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los
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papeles de trabajo. Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia

haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta.

Recomendaciones

Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de terminar de examinar el conjunto de

operaciones y actividades de la empresa o entidad, las considera como sugerencias positivas que
tienen por finalidad la solución de los problemas para coadyuvar a la eficiencia de la administración.

Redacción del informe

La redacción se efectuará en forma corriente a fin de que su contenido sea comprensible al lector,
evitando en lo posible el uso de terminología muy especializada; evitando párrafos largos y
complicados, así como expresiones grandilocuentes y confusas.

La redacción del informe debe merecer mucha atención y cuidado de parte del auditor para que
tenga la acogida y aceptación que los empresarios esperan de él, en este sentido el informe debe
despertar o motivar interés y convencer mediante información sencilla, veraz y objetiva.

Requisitos del informe

 
Claridad y simplicidad

La claridad y simplicidad significan introducir sin mayor dificultad en la mente del lector del informe, lo
que el auditor ha escrito o pensó escribir. A veces lo que ocasiona la deficiencia de claridad y
simplicidad del informe es precisamente la falta de claridad en los conceptos que el auditor tiene en
mente, es decir, no hay una cabal comprensión de lo que realmente quiere comunicar, asimismo
cuando el informe está falto de claridad, puede dar lugar a una doble interpretación, ocasionando de
este modo que, se torne inútil y pierda su utilidad.

En consecuencia, para que el informe logre su objetivo de informar o comunicar al cliente, el auditor:

• Evitará el uso de un lenguaje técnico, florido o vago.

• Evitará ser muy breve.
• Evitará incluir mucho detalle.
• Utilizará palabras simples, familiares al lector, es decir, escribirá en el idioma que el lector
entiende.

Exactitud

La exactitud es esencial en todo informe, no solamente en lo referente a cifras, sino en cuanto a

hechos. El contenido del informe debe estar sustentado en evidencias susceptibles de ser
demostradas en cualquier circunstancia; por consiguiente el informe no debe contener conceptos
errados. Nuestra misión respecto a la exactitud, es presentar información digna de creencia y
confiabilidad, es decir, que no genere duda porque si esto último ocurriera, el informe perdería su
validez y como consecuencia podría devenir en demérito para el profesional.

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Concisión

El hecho de que un informe sea conciso no significa que su contenido sea corto, lo que se quiere es
que su contenido sea breve, ya que muchos informes pueden ser amplios porque las circunstancias
así lo requieren; sin embargo, no deben incluir hechos impertinentes, superfluos o insignificantes.

El informe conciso no debe contener conceptos que no ayudan a entender el tema principal del
informe, es decir, no debe incluir demasiado detalle que afecte el concepto principal del informe.

Es oportuno considerar que, por lo general, el informe debe ser conciso como los que se presentan al
directorio y más detallado cuanto se presenta a otros niveles inferiores.

Oportunidad

Los informes deben ser oportunos, de modo tal que la administración de la empresa pueda tomar
acción inmediata; aun cuando la auditoría no haya sido concluida, debe informarse a tiempo para que
se vaya apreciando el progreso alcanzado y dar a conocer los hechos sobresalientes, porque de otra
forma, los informes atrasados pierden valor a pesar de hubieran sido muy bien preparados; en
consecuencia los asuntos pendientes de solución que ocasionan demoras, deben tratarse a su
debido tiempo durante el trabajo de campo; y es preferible sacrificar la forma de su presentación, en
beneficio de la oportunidad, en casos especiales.

Utilidad

El informe es útil cuando informa lo que la empresa solicitó, es decir, si el contrato fue examinar el
área de ventas, pues debemos informar sobre esa área, de tal manera que la empresa conozca la
situación, los problemas, las conclusiones, recomendaciones y otros aspectos de interés; esto es
justamente lo que el informe debe satisfacer realmente para que la empresa pueda tomar decisiones
adecuadas y, en consecuencia, se aprecie la utilidad del informe sobre el particular, es bueno
recalcar que toda deficiencia comentada, debe ir acompañada de su correspondiente
recomendación.

Además es bueno considerar que un informe será útil si:

• Reúne los otros requisitos señalados para su redacción como: claridad y simplicidad,
exactitud, concisión, oportunidad, tono constructivo, sustentación adecuada e integridad.

• Cumple el siguiente principio:

o Sabiduría es saber que hacer; habilidad es saber como hacerlo, pero el mérito radica en
persuadir a otra persona a que lo haga.

Tono constructivo

El informe debe tener un tono constructivo apropiado a la circunstancia para la cual fue solicitado,
con esto queremos decir que deben tomarse en consideración las virtudes de la cortesía y el respeto;
además no deben menospreciarse los métodos de trabajo o cualquier accionar del cliente, no debe
utilizarse jerga y es preferible omitir el nombre de las personas involucradas e indicar solamente sus
cargos.

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Deberá tenerse cuidado en seguir una misma forma de redacción a lo largo de todo el informe;
generalmente se escribe en tercera persona; y los títulos o encabezamientos de las observaciones
deben llamar la atención hacia una inmediata corrección o acción de parte de la empresa auditada.

Sustentación adecuada

El informe debe basarse en evidencias, las mismas que deben estar amparadas en documentos,
pruebas u otros elementos de juicio objetivos, que permitan demostrar la validez de las
observaciones; asimismo esa objetividad debe incluir una clara diferenciación entre lo que son:
hechos, opiniones y, declaraciones.

Seguimiento  

La finalidad principal del seguimiento a la auditoría es completar cualquiera de los aspectos que
figuren en las recomendaciones sugeridas en el informe y sobre los cuales no se haya hecho algo.
En algunos casos, el auditor podrá encontrar necesario vigilar y comprobar la realización de sus
recomendaciones, ayudar a planear nuevas formas o procedimientos, contribuir a hacer más fluida la
producción, etc.

El valor del seguimiento puede aquilatarse de varios modos. El primero, es que es importante para
trabajadores y supervisores saber que una persona está específicamente autorizada y es
responsable de comprobar y urgir que se actúe respecto a las recomendaciones que puedan directa
o indirectamente beneficiarles en forma personal.

En segundo lugar, el ejecutivo principal y los jefes de departamento reciben beneficios de que se siga
un programa sistemático de observación para hacer que se lleven a cabo las recomendaciones del
informe, pues si se actúa positivamente en cuanto a las mismas, podría aligerarse la función de
dichos funcionarios.

Informar de los resultados a la dirección

La auditoría operacional por su propia naturaleza está orientada hacia el futuro la justificación de su
existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos que hace para un futuro más saludable
para la empresa, a través del logro de una mayor eficiencia, eficacia y economía empresarial.

Alguno de los beneficios a derivarse de la auditoría operacional incluye la oportunidad de:

• Reducir los costos.

• Incrementar los ingresos.
• Crear una política para llenar un vacío que a causa de la ausencia de política afecta
adversamente al organismo.
• Modificar una política que no satisface las necesidades del organismo.
• Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible
con las metas de largo plazo del organismo.

Los objetivos que persigue la auditoría operacional son bien claros, el más importante es brindar a
todo tipo de organización la información necesaria para utilizar esta poderosa herramienta en forma
congruente con sus necesidades y capacidad instalada, a fin de evaluar su comportamiento y derivar
las medidas requeridas para mejorar su desempeño.

Existen otros objetivos bien determinados relacionados con establecer el grado en que la empresa y
sus trabajadores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido
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asignados, determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad
tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos; verificar que la entidad auditada
cumpla con normas y demás disposiciones legales y técnicas que le son aplicables, así como con
principios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoración de costos
ambientales, según cada caso y formular recomendaciones oportunas para cada uno de los
hallazgos identificados.

Es importante también fortalecer el sistema de seguridad de todos los recursos de la organización;

promover la legalidad, la economía, la eficiencia, la efectividad, la equidad y la excelencia en las
organizaciones, estimulando la adhesión del personal al cumplimiento de los objetivos y políticas de
la entidad. Esto último tendrá como resultado mejorar los niveles de productividad, competitividad y
de calidad de la entidad, consolidando y reforzando las políticas de control de calidad y productividad
con una visión a largo plazo

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Fuentes de información

Direcciones electrónicas:

• Puerres, Iván. “Auditoría operacional”. Pontificia Universidad Javierana Cali. Artículo

recuperado de http://drupal.puj.edu.co/files/oi042_ivan%20puerres_0.pdf

• “Auditoría”. Monografías.com Artículo recuperado de

http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml
 

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