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UNIDAD ACADÉMICA
SÍLABO DESARROLLADO
DE LA ASIGNATURA
ADMINISTRACIÓN GENERAL
2019
SILABO
ADMINISTRACIÓN GENERAL
(PROCESO REGULAR)
I. DATOS GENERALES
EJE CURRICULAR : FORMACIÓN GENERAL
ÁREA EDUCATIVA : FORMACIÓN BÁSICA
AREA COGNITIVA : ADMINISTRACIÓN
II. SUMILLA
La Asignatura corresponde al Currículo de Estudios de la Escuela Técnico
Superior de la Policía Nacional del Perú y es de carácter teórico – práctico; sus
contenidos brindan aspectos que el alumno debe conocer sobre las teorías,
escuelas y enfoques de la administración, los que constituyen la base del
conocimiento de las Ciencias Administrativas.
III. COMPETENCIA
3.1. CAPACIDADES
3.1.1. Aplica los criterios administrativos en las organizaciones considerando
las opiniones de Taylor y Fayol.
3.2. ACTITUDES
Integridad (Ética).
Liderazgo.
Innovación y actitud emprendedora.
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I UNIDAD: TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN
SEMANAS CONTENIDOS
CONCEPTUAL Primera sesión:
PRIMERA Introducción, Concepto, Objetivo e Importancia de la
SEMANA Administración.
Segunda sesión:
Conceptos Básicos de la Administración.
PROCEDIMENTAL Actividad focal introductoria.
Prueba de entrada.
CONCEPTUAL Primera y Segunda sesión:
SEGUNDA Introducción a la Teoría General de la Administración.
SEMANA Concepto, Habilidades necesarias para los diferentes
niveles de la Organización, Variables básicas de la
teoría general de Administración. Estado actual de la
teoría general de Administración. La administración en
la sociedad moderna, Perspectivas futuras de la
administración.
PROCEDIMENTAL Elaboración y desarrollo de la clase con cuadros
sinópticos.
Exposición Dialogada.
CONCEPTUAL Primera sesión:
TERCERA La Administración Científica: La Escuela de la
SEMANA Administración Científica de Taylor, Fundamentos de
la Organización Racional del Trabajo. Principios.
Apreciación.
Segunda sesión:
Administración Clásica: La Escuela Clásica de Henry
Fayol, funciones administrativas, funciones básicas de
la empresa, diferencia entre administración y
organización. Los 14 principios generales de la
administración según Fayol.
PROCEDIMENTAL Taller Ventajas y Desventajas de los 14 principios de
Fayol en la organización policial.
CONCEPTUAL Primera Sesión:
CUARTA Enfoque humanístico de la administración. Teoría de las
SEMANA relaciones humanas. Orígenes de la teoría de las
relaciones humanas.
Segunda sesión:
Implicaciones de la teoría de las RRHH. Influencia de
la motivación humana. Teoría de campo de Lewin. Las
necesidades humanas básicas. Ciclo motivacional.
Frustración y compensación. Moral y actitud.
Liderazgo. Influencia. Comunicación. Organización
informal. Introducción, Misión, Visión, Objeto y
finalidad.
PROCEDIMENTAL Taller Motivación en el personal PNP.
Exposición Dialogada.
CONCEPTUAL Primera sesión:
QUINTA Teoría del comportamiento en la Administración.
SEMANA Nueva propuesta sobre la motivación humana.
Jerarquía de las necesidades de Maslow.
Segunda sesión:
Teoría de los dos factores de Herzberg.
Factores motivacionales o intrínsecos. Estilos de
administración. Teoría X. Teoría Y.
PROCEDIMENTAL Taller: Descubriendo las necesidades del personal
PNP.
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Exposición dialogada.
CONCEPTUAL Primera sesión:
SEXTA El Enfoque neoclásico. Proceso administrativo.
SEMANA Segunda sesión:
Tipos de organización tradicional y moderna.
Organización. Trabajo. Escala. Infraestructura. Dinero.
OCTAVA
SEMANA I EVALUACIÓN
PARCIAL
SEMANA CONTENIDOS
CONCEPTUAL Primera Sesión:
NOVENA Administración por Objetivos (APO). Principales críticas,
SEMANA Ventajas y Desventajas de APO.
Segunda Sesión:
La cibernética y administración. Origen. Características.
Tipos de sistemas. El enfoque sistémico en las
organizaciones. La empresa desde el enfoque
sistémico. Sistema de comunicaciones. Los sistemas de
dirección.
PROCEDIMENTAL Presentación y sustentación.
Presentación y sustentación.
CONCEPTUAL Primera Sesión:
DÉCIMA Administración Contingencial. Orígenes. Ambiente y
SEMANA tecnología. Evolución de la era de la información. Evolución
de la PC.
Segunda Sesión:
La contingencia en las organizaciones. Apreciación
crítica de la teoría situacional, ventajas y desventajas.
PROCEDIMENTAL Estudio de casos.
Taller Apreciación Crítica de la Teoría Situacional.
CONCEPTUAL Primera Sesión:
DÉCIMO Toma de decisiones y solución de problemas. Condiciones
PRIMERA para la toma de decisiones. Estilos de toma de decisiones.
SEMANA Toma de decisiones en el mundo de hoy.
Segunda Sesión:
Cultura organizacional. Recompensas. Creación y
sostenimiento de la Cultura Organizacional. Clima
organizacional. Las Piedras Angulares del proceso
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organizacional.
DÉCIMO
TERCERA II EVALUACIÓN
PARCIAL
SEMANA CONTENIDOS
CONCEPTUAL Primera Sesión:
DÉCIMO La estructura orgánica de las instituciones, Los Organigramas,
CUARTA formas de su confección, tipos de organigramas.
SEMANA Segunda Sesión:
Desarrollo práctico de la estructura orgánica de la PNP,
Direcciones, Divisiones y Unidades PNP.
PROCEDIMENTAL Establece comparaciones entre diferentes tipos de
organigramas.
Diseño de organigramas.
CONCEPTUAL Primera Sesión:
DÉCI MO Los manuales Administrativos. Concepto, antecedentes,
QUINTA finalidad, objetivos, requisitos, ventajas de su uso, limitaciones
SEMANA y clasificación.
Segunda Sesión:
El proceso de elaboración de los manuales, recopilación de la
información, procesamiento de la información, redacción,
elaboración de gráficas, formato y comprensión, revisión y
aprobación, actualización.
PROCEDIMENTAL Elaboración de Manuales administrativos.
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Segunda Sesión:
El manual de cargos o Cuadro de Asignación de Personal
(CAP), base legal, definición, características, objetivos,
finalidad, criterios para la elaboración, la aprobación y
modificación.
PROCEDIMENTAL Elaboración del MOF.
Elaboración de CAP.
CONCEPTUAL Primera Sesión:
DÉCIMO El manual de procedimientos (MAPRO), concepto, base legal,
SÉTIMA objetivo, finalidad, aprobación, alcance, modificación y
SEMANA actualización, clasificación y contenido.
Segunda Sesión:
La planificación en la gestión administrativa, concepto,
importancia, aspectos importantes a tener en cuenta en la
planificación.
PROCEDIMENTAL Elaboración del MAPRO.
DÉCIMO
OCTAVA EVALUACIÓN FINAL
SEMANA UNIACA
ACTITUDINAL: Incrementar y aplicar conocimientos a la función policial.
6. PROCEDIMIENTOS DIDÁCTICOS
7. EQUIPOS Y MATERIALES
A. EQUIPOS
Retroproyector, video grabadora, computador, proyector multimedia.
B. MATERIALES
Proveerá separatas a los educandos, así como empleará
transparencias o videos para reforzar las técnicas de enseñanza.
8. EVALUACIÓN
Promedio General:
9. BIBLIOGRAFÍA BÁSICA:
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I UNIDAD: TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN
PRIMERA SEMANA
1ra. Sesión
ADMINISTRACIÓN
Conceptos. La Administración se define de una manera práctica, como un proceso
distintivo que consiste en: planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades
orientadas al logro de un objetivo común empleando para tal efecto el uso de personal,
recursos materiales y financieros de una determinada empresa.
Es el proceso que consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar todas las
actividades orientadas al logro de un objetivo común de la organización, empleando
otros recursos organizacionales.
La administración es el proceso de alcanzar las metas de la organización, trabajando
con y por medio de la gente y de otros recursos organizacionales.
La administración es la conducción racional de las actividades de una organización,
con o sin ánimo de lucro. Ella implica la planeación, organización, dirección y el control
de todas las actividades que la división del trabajo presente en una organización.
La palabra ad viene del latín (dirección, tendencia) y MININTER (subordinación u
obediencia), y significa cumplimiento de una función bajo el mando de otro; esto es,
prestación de un servicio a otro.
Objetivo de Estudio de la Administración
La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la
organización y transformarlos en acción organizacional a través de la planeación,
organización, dirección y el control de todos los esfuerzos realizados en todas las
áreas y niveles de la organización, con el fin de alcanzar los objetivos de la manera
más adecuada.
Importancia de la Administración. La administración es imprescindible para la
existencia, supervivencia y éxito de las organizaciones. Sin la Administración, las
organizaciones no tendrían condiciones para existir y crecer.
a. La Administración ordena nuestros esfuerzos.
b. Imparte efectividad a los esfuerzos humanos.
c. Ayuda a obtener mayores recursos.
d. Prevé y desarrolla actividades.
La determinación y satisfacción de muchos objetivos descansan en la eficiencia de
una buena administración.
CONCEPTOS BÁSICOS
Administración.- Es el proceso de planificación, organización, dirección y control de
determinadas actividades para el logro de los objetivos.
Organización.- Ente social creado intencionalmente para el logro de determinados
objetivos, mediante el trabajo de las personas y recursos materiales (tecnología,
equipo, maquinaria).
Organizar.- Proceso que ordena y distribuye el trabajo, autoridad y recursos entre los
miembros de una organización.
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Organización formal.- Es aquella entidad que está conformada por normas,
reglamentos internos y procedimientos determinados para realizar el trabajo y lograr
los objetivos trazados.
Organización informal.- Son aquellas empresas que no cuentan con normas ni
reglamentos y/o están fuera de las normas de la organización.
Motivación.- Lograr que la gente se estimule (como manejar la conducta de las
personas). La motivación es el cómo manejar la conducta de las personas.
Planear.- Establecer un curso de acción para lograr un determinado objetivo. También
establecer actividades de cómo, cuándo y quien los va a realizar.
Liderazgo.- Es la capacidad para influir sobre los demás.
Dirección.- Encaminar o hacer cumplir las tareas. La dirección se da cuando los
Gerentes motivan a los subordinados, dirigen las actividades de otros, seleccionan los
canales más eficaces de comunicación o resuelven conflictos entre los miembros,
están implicados en el liderazgo.
Control.- Realizar el seguimiento de las actividades que se está llevando y que todo lo
planeado se cumpla.
Gerente.- Es la persona que obtiene y/o logra una meta a través de otras personas.
Toman decisiones, distribuyen recursos y dirigen las actividades de otros para lograr
metas. Los Gerentes hacen su trabajo en una organización.
Eficacia.- Medida normativa del alcance de resultados. En términos económicos, es la
capacidad para satisfacer una necesidad de la sociedad a través de proveerle
productos.
Eficiencia.- Es una medida normativa de la utilización de recursos en la medida del
alcance de resultados.
Productividad.- Medida del grado en que funciona el sistema de operaciones e
indicador de la eficiencia y la competitividad de una empresa o departamento.
Competitividad.- Grado o capacidad de competencia que presenta una empresa. La
Competitividad se vincula a la relación que tiene la empresa con respeto a otras.
Rentabilidad.- Relación existente entre la inversión y los ingresos que recibe una
empresa.
Calidad.- Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a algo, que permite juzgar
su valor. Buena calidad, superioridad o excelencia. Ejemplo la calidad del vino jerez ha
conquistado los mercados.
SEGUNDA SEMANA
INTRODUCCIÓN A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN
Actualmente la sociedad está compuesta por organizaciones. Actividades orientadas a
la producción de bienes (productos) o a la prestación de servicios (actividades
especializadas) que son planteadas, coordinadas y controladas dentro de las
organizaciones. Las organizaciones están constituidas por personas y por recursos
diversos (recursos físicos, y materiales, financieros, tecnológicos, de mercadeo, etc.)
la vida de las personas dependen de las organizaciones y las organizaciones
dependen de las personas. Algunas organizaciones tienen ánimo de lucro y otras no la
tienen.
La teoría de las organizaciones (TO). Es el campo del conocimiento humano que se
ocupa del estudio de las organizaciones. Debido al tamaño y a la complejidad de sus
operaciones, cuando las organizaciones alcanzan un cierto crecimiento o desarrollo
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necesitan ser administradas, para lo cual se requiere todo un conjunto de personas
estratificadas en diversos niveles jerárquicos que se ocupan de asuntos diferentes.
La Teoría General de la Administración (TGA). Es el campo del conocimiento
humano que se ocupa del estudio de la administración en general,
independientemente de si ésta se aplica en organizaciones con ánimo de lucro o en
aquellas que no lo tienen.
La administración se muestra como una de las áreas del conocimiento humano más
compleja y llena de desafíos. El profesional que la utiliza como medio de vida, puede
trabajar en los más variados niveles de una organización: desde el nivel de supervisión
hasta el de alta dirección.
El profesional en administración, puede trabajar en las diversas especializaciones de
la administración tales como:
En la administración de la producción, administración financiera, administración de
recursos humanos, administración de mercados o en la administración general.
En cada nivel y en cada especialización de la administración las situaciones son muy
diversificadas y diferenciadas. Del mismo modo las organizaciones son totalmente
diferentes y diversificadas unas de otras.
Tipos de habilidades.- Para que el administrador pueda ejecutar con eficacia el
proceso administrativo, existen como mínimo tres tipos de habilidades:
1. Habilidades técnicas.- Utilizando conocimientos, métodos, técnicas y equipos
necesarios para realizar tareas específicas de acuerdo con su instrucción,
experiencia y educación.
2. Habilidades humanas.- Habilidad y criterio para trabajar con personas,
comprender sus actitudes y motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz.
3. Habilidades conceptuales.- Comprender la complejidad total de la organización y
la adaptación del comportamiento de la persona dentro de la organización,
permitiéndole proceder de acuerdo con todos los objetivos de la organización y no
solo con los objetivos y necesidades de su grupo inmediato.
La combinación de estas habilidades varía a medida que un individuo asciende en la
escala jerárquica, de posiciones de supervisión a posiciones de alta dirección.
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Las seis variables básicas de la teoría general de la administración
COMPETITIVIDAD
TECNOLOGIA PERSONAS
ORGANIZACION
ESTRUCTURA AMBIENTE
TAREAS
TERCERA SEMANA
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TEORÍA CLÁSICA DE LA ADMINISTRACIÓN (HENRY FAYOL)
(1841-1925)
Henry Fayol, Ingeniero Francés, nació en Constantinopla en 1841 y
falleció en París 1925, vivió las consecuencias de la Revolución
Industrial y además la Primera Guerra Mundial. A los 19 años se graduó
en ingeniería de minas e ingresó a una empresa metalúrgica y
carbonífera, donde desarrolló toda su carrera. A los 25 años fue
nombrado gerente de las minas y a los 47 ocupó la gerencia general de
una empresa que se hallaba en una situación difícil. En la cual lo
administró con grandes éxitos. En 1918 entregó la empresa a su sucesor, en una
situación de notable estabilidad.
En 1916 surge en Francia la llamada teoría clásica de la administración, ésta teoría se
caracterizaba por el énfasis en la estructura que una organización debe tener para
lograr la eficiencia.
Concepto de administración. Para aclarar lo que son las funciones administrativas,
Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y
controlar. Las funciones administrativas abarcan los elementos de la administración.
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contables. Las funciones de seguridad pasaron a conformar un nivel inferior. Además,
surgió el área de recursos humanos.
Diferencia entre Administración y Organización. Fayol hace una profunda distinción
entre estos vocablos. Para él, administración es un todo del cual la organización es
una de las partes. La administración es un conjunto de procesos estrechamente
relacionados y unificados incluye aspectos que la organización por si sola no
abarcaría, como los de planeación, dirección y control. La organización se refiere
solamente al establecimiento de la estructura y la forma, y por lo tanto es estática y
limitada.
1) División del trabajo: especialización de las tareas de las personas para aumentar
la eficiencia.
2) Autoridad y responsabilidad: autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder
de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la
autoridad e implica el deber de rendir cuentas. Ambas deben estar en equilibradas
entre sí.
3) Disciplina: obediencia, dedicación, energía, comportamiento y respeto de las
normas establecidas.
4) Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior. Es el
principio de la autoridad única.
5) Unidad de dirección: asignación de un jefe y un plan a cada grupo de actividades
que tengan el mismo objetivo.
6) Subordinación de los intereses individuales a los generales: los intereses
generales deben estar por encima de los intereses particulares.
7) Remuneración del personal: debe haber (en cuanto retribución) satisfacción justa
y garantizada para los empleados y para la organización.
8) Centralización: concentración de la autoridad en la cúpula jerárquica de la
organización.
9) Jerarquía: línea de autoridad que va del escalón más alto al más bajo. Es el
principio de mando.
10) Orden: debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su lugar,
es el orden material y humano.
11) Equidad: amabilidad y justicia para conseguir la lealtad del personal.
12) Estabilidad del personal: la rotación tiene un impacto negativo en la eficiencia de
la organización. Cuanto más tiempo permanezca una persona en un cargo, tanto
mejor para la empresa.
13) Iniciativa: capacidad de visualizar un plan y asegurar personalmente su éxito.
14) Espíritu de equipo: la armonía y unión entre las personas constituyen grandes
fortalezas para la organización.
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Cada grupo escribe sus conclusiones del tema en un papelote.
Un integrante del grupo expondrá las conclusiones del tema.
El facilitador orienta la exposición dialogada.
El facilitador evalúa preferentemente el componente procedimental y el
actitudinal de la capacidad prevista (meta) en esta sesión de aprendizaje.
CUARTA SEMANA
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Nota para el facilitador : Conformar grupos no mayores de 5
participantes para que desarrollen el taller
en 20 minutos.
Proporcionar plumones marcadores papelotes.
Fomentar la discusión de los grupos.
Absolver consultas.
Designar a uno de los integrantes para que exponga las ideas del grupo.
Evaluar la participación activa de los participantes.
Autorreali
zación
Necesidades psicológicas
Necesidades fisiológicas
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Equilibrio
Estimulo o
incentivo
Necesidad
Satisfacción
Tensión
Comportamiento o
acción
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Estudia la organización como grupos
Estudia la organización como una de personas.
máquina. Hace énfasis en las personas.
Hace énfasis en las tareas o en la Se inspira en sistemas de psicología.
tecnología Delegación plena de la autoridad.
Se inspira en sistemas de ingeniería. Autonomía del trabajador.
Autoridad centralizada Confianza y apertura.
Líneas claras de la autoridad. Enfasis en las relaciones humanas
Especialización y competencia técnica. entre los empleados.
Acentuada división del trabajo. Confianza en las personas.
Confianza en reglas y reglamentos. Dinámica grupal e interpersonal.
Clara separación entre línea y staff.
QUINTA SEMANA
Autorrealización
Necesidades
de estima
Necesidades
Sociales
Necesidades de
Seguridad
Necesidades
Fisiológicas
Estilos de administración.
a. Teoría X. refleja un estilo de administración duro, rígido y autocrático que,
considera a las personas como recursos o medios de producción, limitándose a
hacer que estas trabajen dentro de ciertos esquemas y estándares previamente
planeados y organizados, teniendo en cuenta solo los objetivos de la organización
. la administración según la teoría X, se caracteriza por los siguientes aspectos:
La administración es responsable por la organización de los recursos de la
empresa, teniendo como meta la consecución de sus objetivos económicos.
La administración es el proceso de dirigir los esfuerzos de las personas,
incentivarlas, controlar sus acciones y modificar su comportamiento para
atender las necesidades de la empresa.
Sin esta intervención activa por parte de la dirección, las personas serian
totalmente pasivas en relación con las necesidades de la empresa, o más aún,
se resistirán a ellas. Por tanto, las personas deben ser persuadidas,
recompensadas, castigadas, controladas: sus actividades deben ser
estandarizadas y dirigidas en función de los objetivos y necesidades de la
empresa.
Como las personas son motivadas por incentivos económicos, la empresa
debe utilizar la remuneración como un medio de recompensa o castigo.
b. Teoría Y. Es la concepción moderna de la administración, de acuerdo con la teoría
del comportamiento. Se basa en ideas y premisas actuales, sin p re conceptos
con respecto a la naturaleza humana:
El hombre promedio no muestra desagrado innato hacia el trabajo.
Dependiendo de condiciones controlables, el trabajo puede ser una fuente de
satisfacción y de recompensa o una fuente de castigo.
Las personas no son intrínsecas, pasivas o resistentes a las necesidades de la
empresa.
Las personas tienen motivación básica, potencial de desarrollo, estándares de
comportamiento adecuado y capacidad para asumir responsabilidades.
El hombre promedio aprende, bajo ciertas condiciones, no solo a aceptar
responsabilidad sino a buscarla.
La capacidad de un alto grado de imaginación y creatividad en la solución de
problemas empresariales está ampliamente distribuida entre las personas.
La teoría Y desarrolla un estilo de administración muy abierto y dinámico,
extremadamente democrático, a través del cual administrar es el proceso de crear
oportunidades, liberar potencialidades, remover obstáculos, impulsar el crecimiento
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individual y proporcionar orientación referente a los objetivos. Se caracteriza por los
siguientes aspectos:
La motivación, el potencial de desarrollo, la capacidad de asumir
responsabilidades y de dirigir el comportamiento hacia los objetivos de la
empresa, son factores que están presentes en las personas.
La tarea esencial de la administración es crear condiciones organizacionales y
métodos operativos para que las personas puedan alcanzar mejor sus objetivos
personales, dirigiendo sus propios esfuerzos en dirección a los objetivos de la
empresa.
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SEXTA SEMANA
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ANTES: AHORA:
ESTRUCTURAS ESTRUCTURAS
ORGANIZACIONALES ORGANIZACIONALES
RIGIDAS Y DINAMICAS Y
BUROCRATICAS Y FLEXIBLES, DE
DURADERAS CARÁCTER VIRTUAL.
ANTES: AHORA:
EL SISTEMA DE PREDOMINA EL
TRABAJO ES TRABAJO CREATIVO Y
FUDAMENTALMENTE SE VALORAN MAS LOS
MANUAL, RUTINARIO RESULTADOS, PIERDE
Y REPETITIVO. IMPORTANCIA LA
PERMANENCIA FISICA
TRABAJOS CON
HORARIO FIJO TRABAJO VIRTUAL
ANTES: AHORA:
DOMINAN LOS MAYOR
GRANDES NEGOCIOS IMPORTANCIA A
Y CENTROS DE LAS PEQUEÑAS
TRABAJO UNIDADES DE
TRABAJO
(PYMES)
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ANTES: AHORA:
ENFASIS EN LA ENFASIS EN LOS
INFRAESTRUCTURA SISTEMAS DE
FISICA Y EN LOS INFORMACION Y EN
MEDIOS DE LAS REDES DE
TRANSPORTE INFORMACION
ANTES: AHORA:
LAS TRANSACCIONES SURGEN DIVERSAS
ECONOMICAS SE FORMAS DE REALIZAR
REALIZAN MEDIANTE EL PAGO EN LAS
EL PAGO DE DINERO TRANSACCIONES
EFECTIVO U OTRO DE ECONOMICAS
SIMILAR NATURALEZA. DINERO ELECTRONICO
DINERO FISICO
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SÉPTIMA SEMANA
DEPARTAMENTALIZACIÓN
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DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO O EQUIPO
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REPASO DE LAS CLASES ANTERIORES – PRESENTACIÓN Y SUSTENTACIÓN
DE LOS TRABAJOS APLICATIVOS DE GRUPO
OCTAVA SEMANA
I EVALUACIÓN PARCIAL
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II UNIDAD: LA ADMINISTRACIÓN MODERNA EN LAS ORGANIZACIONES
NOVENA SEMANA
LA CIBERNÉTICA Y ADMINISTRACIÓN
ORIGEN. Nobert WIENER, afirmaba que la única forma de explorar las “casillas vacías
en el mapa de la ciencia” era reunir un equipo de científicos de diversas
especialidades; pero cada uno de ellos con los conocimientos en los campos de los
otros colegas. Cibernética como ciencia interdisciplinaria.
Se dan innovaciones en la Ingeniería, Física, etc., que exigieron mayores vínculos
entre esos nuevos dominios y Wiener llama a la ciencia que cuida esos vínculos:
Cibernética.
Se busca para las computadoras las condiciones de autocontrol y autorregulación
independientes de la acción humana exterior.
En la Segunda Guerra Mundial surge el concepto de retroacción (Feed Back): El
instrumento detecta el patrón de movimiento del avión y se ajusta a él, auto
corrigiendo su funcionamiento.
Aplicaciones se extienden en la biología, medicina, psicología, sociología, etc., hasta
llegar a la administración.
CARACTERÍSTICAS. La Cibernética es la ciencia de la comunicación y control, que
permite que los conocimientos de una ciencia puedan aplicarse a otros:
1º. Su campo de estudio son los sistemas y Beer lo define: como cualquier conjunto
de ítems que están dinámicamente relacionados.
2º. Se refiere a los sistemas excesivamente complejos y probabilísticas.
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3º. Los sistemas cibernéticos presentan 3 propiedades; excesivamente complejos,
probabilísticas y autorregulados.
4º. Los sistemas son jerárquicos o piramidales.
5º. Da importancia a los modelos; para comprender el funcionamiento de los sistemas.
TIPOS DE SISTEMAS.
A Según sus semejanzas y diferencia
a. Sistemas Concretos (Físicos); cuando están compuestos de equipos,
maquinarias y objetos reales.
b. Sistemas abstractos: compuestos de conceptos, planos, hipótesis e ideas.
B Según su origen
a. Sistemas naturales; que surgen de procesos naturales (clima, suelo, etc.)
b. Sistemas hechos por el hombre; el hombre ayuda a la marcha del proceso
mediante objetos, atributos o relaciones.
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Modelo insumo - producto
DÉCIMA SEMANA
ADMINISTRACIÓN CONTINGENCIAL
Según el enfoque Contingencial o situacional, la práctica administrativa depende de
las circunstancias (es decir, de cada contingencia o situación)
La teoría de contingencias o enfoque situacional reconoce la influenza de
determinadas soluciones sobre los patrones del comportamiento organizacional
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CAUSA EFECTO
Depende
de
CONTINGENCIA situación
Orígenes. Sus orígenes están en los trabajos de: Thompson, Burns, Stalker,
Laurence, y Jorsch, relativos a organizaciones, su ambiente y tecnología. Este
enfoque busca la relación existente entre las partes, tanto entre ellas como dentro de
ellas, y entre las partes y el medio, es decir su ambiente, son las características
ambientales y situacionales las que condicionan el comportamiento organizacional.
Ambiente y tecnología. El enfoque situacional hace énfasis en la necesidad de
analizar adecuadamente los elementos del entorno ambiental, así como del uso y
manejo de la tecnología en la empresa; las instituciones deben elegir cuidadosamente
que tecnología utilizar para que le brinde los mejores resultados en función al lugar y
ambiente especifico en el cual desarrollen sus actividades.
Las graficas siguientes muestran el impacto dramático de la tecnología en los
negocios.
Evolución de la Era
de la Información
Computadora
Personal
Televisión
Radio
Teléfono
Imprenta
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Apreciación crítica de la teoría situacional:
Ventajas
Permite preparar a los ejecutivos frente a procesos de cambio turbulento
Sirve para orientar la acción de las instituciones frente a procesos de cambio
previsibles.
Desventajas
Desde hace tiempo, los gerentes han comprendido que no existe una mejor forma
de hacer las cosas
Es difícil determinar todos los factores de contingencia relevantes y mostrar sus
relaciones.
Puede ser complejo para su aplicación
Si no se han considerado algunos factores la administración contingencial puede
ser un fracaso.
TOMA DE DECISIONES
El Gerente es quien Decide. Todos los integrantes de una organización toman
decisiones, pero la toma de decisiones es particularmente importante en el trabajo de
un gerente. La toma de decisiones es una parte de las cuatro funciones gerenciales.
Por esta razón los gerentes se definen como quienes toman las decisiones. De hecho,
podemos decir que toma de decisiones es sinónimo de gerencia. Tomemos en cuenta
tres teorías sobre la forma en que se toman las decisiones.
Toma Racional de Decisiones. La toma de decisiones gerenciales es racional.
Por lo anterior se entiende que los gerentes toman decisiones congruentes y de
máximo valor el contexto de sus restricciones específicas. A continuación
considerando las premisas de la racionalidad y su validez:
Si quien toma las decisiones fuera perfectamente racional, sería por completo
objetivo y lógico. Definiría con esmero el problema y fijaría una meta clara y
específica. Además, tomar decisiones racionales llevaría siempre a elegir la
alternativa que lleve al máximo la probabilidad de alcanzar esa meta.
Las premisas de la racionalidad se aplican a todas las decisiones, personales y
gerenciales. Sin embargo como lo que no ocupa aquí es la toma de decisiones
gerenciales, tenemos que añadir otra premisa. La toma racional de decisiones
gerenciales presupone que las decisiones obedecen a los mejores intereses de la
organización; es decir, que quien decide maximiza los intereses de la organización,
no los propios.
¿Son realistas estas premisas? La toma de decisiones gerenciales es racional si se
siguen las condiciones siguientes: el gerente tiene un solo problema con metas
claras y alternativas, la cultura de la organización apoya la innovación, y la
capacidad de correr riesgos, y cuyos resultados sean concretos y mensurables. La
mayor parte de las decisiones que toman los gerentes en la realidad no satisfacen
estos requisitos. ¿Entonces Cómo se toman las decisiones en las organizaciones?
Racionalidad Acotada. A pesar de las limitaciones de la racionalidad perfecta, se
espera que los gerentes sean racionales cuando deciden. Los gerentes saben que
quienes toman “buenas” decisiones hacen ciertas cosas: identifican los problemas,
consideran las alternativas, reúnen información y actúan a la vez con energía y
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prudencia. Se espera que los gerentes exhiban los comportamientos correctos de
toma de decisiones. Con ello indican a los demás que son competentes y que sus
decisiones son resultado de una deliberación inteligente. Sin embargo, ciertos
aspectos del proceso de decisión no son realistas en cuanto a la manera en que
los gerentes deciden. Los gerentes operan según las premisas de la racionalidad
acotada; es decir, toman las decisiones racionalmente, pero están limitados
(acotados) por su capacidad de procesar la información. Como es imposible que
analicen toda la información sobre todas las alternativas, los gerentes llegan a una
solución satisfactoria, en vez de una óptima. Esto es, aceptan soluciones que
son “suficientemente buenas”. Ejemplo
Supongamos que usted cursa una especialización en finanzas y que cuando se
termine quiere encontrar un trabajo, de preferencia como planificador de finanzas
personales, con un salario mínimo de $ 34,000 anuales y a no más de 160
kilómetros de su lugar de residencia. Usted acepta una oferta como analista de
crédito empresarial en un banco que está a 80 kilómetros de su casa y con un
salario inicial de $35,000. En una búsqueda de trabajo más exhaustiva habría
encontrado un puesto en planeación de finanzas personales en un banco de
depósito a solo 40 kilómetros de su casa y con un sueldo inicial de 38,000. Como la
primera oferta le pareció satisfactoria, se comportó de manera acotadamente
racional y la aceptó, aunque de acuerdo con las premisas de la racionalidad
perfecta, no maximizó su decisión investigando todas las alternativas para escoger
la mejor.
Papel de la Intuición. ¿Qué es la toma de decisiones intuitiva? Es el acto de
tomar decisiones a partir de la experiencia, sentimientos y buen juicio acumulado.
Los investigadores que estudian las decisiones intuitivas de los gerentes han
identificado cinco aspecto de la intuición:
Decisiones basadas en experiencias, decisiones por afectos, decisiones
intelectuales, decisiones por procesos mentales inconscientes y decisiones
basadas en valores éticos.
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declarar explícitamente qué debe o no debe hacerse. Las políticas contienen
un término ambiguo que deja la interpretación a quien decide. Veamos esta
muestra de declaraciones de políticas:
El cliente siempre está en primer lugar y siempre debe quedar
satisfecho.
Ascendemos a nuestros empleados, siempre que sea posible.
Los salarios deben ser competitivos con los estándares de la
comunidad.
B. Problemas sin Estructurar y Decisiones sin Programar. No todos los problemas
de los gerentes son estructurados ni se resuelven con una decisión programada.
En muchas situaciones de las organizaciones los gerentes enfrentan problemas
sin estructurar, que son nuevos o inusitados y para los cuales la información es
ambigua o incompleta. La decisión de construir una nueva fábrica en otro país es
un ejemplo de problema sin estructurar. También lo es el problema de los gerentes
de los restaurantes, que tenían que decidir cómo modificar sus instalaciones y
operaciones para cumplir con la ordenanza de la ciudad en contra del tabaquismo
o en público. Cuando los problemas no están estructurados, los gerentes deben
tomar una decisión no programada para llegar a soluciones únicas. Las
decisiones sin programar son únicas, no se repiten y requieren soluciones a la
medida. Cuando un gerente tiene un problema sin estructurar, no hay una solución
prefabricada. Se requiere responder con una decisión no programada.
C. Incertidumbre. ¿Qué ocurre si tiene que tomar una decisión sin estar seguro de
los resultados es incluso sin tener unos cálculos razonables de las probabilidades?
Llamamos a esta situación incertidumbre. Los gerentes enfrentan situaciones de
incertidumbre. En estas condiciones, la elección de una alternativa está influida por
el hecho de que quien decide cuenta con poca información, así como por la
psicología de esta persona.
37
A. En la Forma de Pensar. Algunos somos más racionales y lógicos al procesarla
información. Un tipo racional estudia la información en orden y se asegura de que
sea lógica y congruente antes de tomar una decisión. Otros son creativos e
intuitivos. Los tipos intuitivos no tienen que procesar la información en cierto orden,
sino que prefieren verla en conjunto.
38
CULTURA ORGANIZACIONAL
La cultura a través del tiempo ha sido una mezcla de rasgos y distintivos espirituales y
afectivos, que caracterizan a una sociedad o grupo social en un período determinado.
Engloba además modos de vida, ceremonias, arte, invenciones, tecnología, sistemas
de valores, derechos fundamentales del ser humano, tradiciones y creencias.
Este concepto se refirió por mucho tiempo a una actividad producto de la interacción
de la sociedad, pero a partir de los años ochenta, Tom Peters y Robert Waterman
consultores de Mc Kinsey, adaptaron este concepto antropológico y psicosocial a las
organizaciones.
Este término fue definido por otros investigadores del tema como la interacción de
valores, actitudes y conductas compartidas por todos los miembros de una empresa u
organización. A continuación se citan diversos investigadores sobre el tema que
coinciden en la definición del término.
Granell (1997) define el término como "... aquello que comparten todos o casi todos los
integrantes de un grupo social..." esa interacción compleja de los grupos sociales de
una empresa está determinado por los "... valores, creencia, actitudes y conductas."
(p.2). Chiavenato (1989) presenta la cultura organizacional como "...un modo de vida,
un sistema de creencias y valores, una forma aceptada de interacción y relaciones
típicas de determinada organización."(p. 464) García y Dolan (1997) definen la cultura
como "... la forma característica de pensar y hacer las cosas... en una empresa... por
analogía es equivalente al concepto de personalidad a escala individual..." (p.33).
Para llevar a cabo lo anterior, el DG debe estar al tanto de las filosofías, ideologías y
aspiraciones que predominan en la mente colectiva de la organización; luego debe
discernir la forma en que estas fuerzas afectan cualquier intento por cambiar y, por
último, debe desarrollar formas de dirigir el cambio dentro de la cultura corporativa.
¿Cómo se las arregla un DG para dirigir el cambio estratégico dentro de la cultura de
la organización? Para empezar, el DG debe vigilar y evaluar, de manera constante, las
creencias, políticas e ideologías de más arraigo dentro de la organización, separando
39
las que pueden ser benéficas para la creación y puesta en práctica del cambio
estratégico, de aquellas que pueden resultar perjudiciales. Los elementos positivos
podrán utilizarse para construir el futuro.
El efecto neto, entre los segmentos positivos y negativos de tales sistemas de valores,
permitirá determinar la buena disposición y el grado de consentimiento al cambio.
Existe un importante elemento que funciona como impulsor del sistema de valores y
creencias y valores de la organización: la ambición. En tanto el sistema de valores
determina la buena voluntad y disposición de al cambio, las ambiciones reflejan el
rumbo y las posibilidades de un cambio importante. Las aspiraciones individuales y
colectivas de los miembros de una organización evidencian sus deseos de cumplir las
metas y los objetivos. Puesto que las aspiraciones determinan la cultura, el DG debe
estar constantemente sondeando, sintiendo y dirigiendo al personal de la organización,
con el fin de ayudar a que se desarrollen enunciados comprensibles, coherentes y
explícitos de las aspiraciones de la empresa. Estos enunciados incluirán declaraciones
de la misión, de las metas y sus prioridades y de los objetivos de la compañía. Cuando
estas aspiraciones se combinan en un conjunto fuerte y positivo de valores, reciben
entonces el apoyo entusiasta de los miembros de la organización. Este respaldo se
convierte en compromiso, el factor único más importante para la puesta en práctica
efectiva del cambio estratégico.
RECOMPENSAS.
El DG (director general) debe promover un programa de recompensas que mezcle la
remuneración total con factores motivacionales menos tangibles. Hasta los miembros
más entusiastas y más dedicados de una empresa esperan ver, a fin de cuentas, que
existe cierta vinculación entre el éxito de la empresa y su beneficio personal.
40
Prestaciones al empleado. El propósito es minimizar los impuestos actuales y
servir de fuente de ingresos o de acumulación de capital para la jubilación.
Pequeños beneficios. Son beneficios y privilegios destinados a los ejecutivos
(comedor para ejecutivos, alojamiento para ejecutivos, vehículos de la
empresa, seguros de vida, préstamos de la empresa, servicios personales,
etc.)
b. Retribuciones del personal de ventas. El diseño de un programa de retribución
se convertirá en algo rutinario y con frecuencia ineficaz, sino se basa en un buen
conocimiento del entorno que rodea al personal de ventas. Las remuneraciones
más habituales son las siguientes:
Plan empresarial.
Comisión fija.
Salario base más un incentivo variable controlado.
Salario base más prima.
CLIMA ORGANIZACIONAL
41
Cuando una persona asiste a un trabajo, lleva consigo diariamente una serie de ideas
preconcebidas sobre sí mismo, quién es, qué se merece, y qué es capaz de realizar,
hacia dónde debe marchar la empresa, etc. A modo de entender más la diferencia que
existe entre los términos cultura y clima, se presentan una serie de definiciones que
permitirán visualizar con claridad las implicaciones de estos términos en las
organizaciones.
Según Hall (1996) el clima organizacional se define como un conjunto de propiedades
del ambiente laboral, percibidas directamente o indirectamente por los empleados que
se supone son una fuerza que influye en la conducta del empleado.
Brow y Moberg (1990) manifiestan que el clima se refiere a una serie de
características del medio ambiente interno organizacional tal y como o perciben los
miembros de esta.
El Clima no se ve ni se toca, pero tiene una existencia real que afecta todo lo que
sucede dentro de la organización y a su vez el clima se ve afectado por casi todo lo
que sucede dentro de esta. Una organización tiende a atraer y conservar a las
personas que se adaptan a su clima, de modo que sus patrones se perpetúen.
Un Clima Organizacional estable, es una inversión a largo plazo. Los directivos de las
organizaciones deben percatarse de que el medio forma parte del activo de la
empresa y como tal deben valorarlo y prestarle la debida atención. Una organización
con una disciplina demasiado rígida, con demasiadas presiones al personal, sólo
obtendrá logros a corto plazo.
Estos preconceptos reaccionan frente a diversos factores relacionados con el trabajo
cotidiano: el estilo de liderazgo del jefe, la relación con el resto del personal, la
rigidez/flexibilidad, las opiniones de otros, su grupo de trabajo. Las coincidencias o
discrepancias que tenga la realidad diaria con respecto a las ideas preconcebidas o
adquiridas por las personas durante el tiempo trabajado, van a conformar el clima
organizacional.
El clima organizacional puede ser vínculo u obstáculo para el buen desempeño de la
empresa, puede ser factor de distinción e influencia en el comportamiento de quienes
la integran. En resumen, es la expresión personal de la "opinión" que los trabajadores
y directivos se forman de la organización a la que pertenecen. Ello incluye el
sentimiento que el empleado se forma de su cercanía o distanciamiento con respecto
a su jefe, a sus colaboradores y compañeros de trabajo, que puede estar expresada
en términos de autonomía, estructura, recompensas, consideración, cordialidad y
apoyo, y apertura entre otras. A continuación se presenta una escala que ejemplifica
algunos de los principales climas que pueden encontrarse en una organización:
42
Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un
todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se
conoce como Coordinación.
A. División del trabajo. En su libro "La riqueza de las naciones", Adam Smith
empieza con un famoso pasaje sobre la especialización del trabajo en la
producción de alfileres. Smith, al describir el trabajo en una fábrica de alfileres,
asentó: "Un hombre tira del alambre, otro lo endereza, un tercero le saca punta y
otro lo aplasta n un extremo para ponerle la cabeza". Ocho hombres trabajando de
esta manera fabricaban 48.000 alfileres en un día. Sin embargo, como explica
Smith, "si todos hubieran trabajado por separado, en forma independiente cada
uno habría producido, en el mejor de los casos 20 alfileres al día". Como observó
Smith, la gran ventaja de la división del trabajo es que, al descomponer el trabajo
total en operaciones pequeñas, simples y separadas, en las que los diferentes
trabajadores se pueden especializar, la productividad total se multiplica en forma
geométrica. (En la actualidad se utiliza en término "División del trabajo" en lugar de
división de la mano de obra, con lo que se refleja el hecho de que todas las tareas
de la organización, desde la producción hasta la administración, se pueden
subdividir). ¿Cómo aumenta la productividad esta división del trabajo? La
respuesta es que no existe la persona que tenga la capacidad física o psicológica
para realizar todas las operaciones que constituyen la mayor parte de las tareas
complejas, aún suponiendo que una persona pudiera adquirir todas las habilidades
requeridas para hacerlo. Por lo contrario, la divisan del trabajo crea tareas
simplificadas que se pueden aprender y realizar con relativa velocidad. Por
consiguiente, fomenta la especialización, pues cada persona se convierte en
experta en cierto trabajo. Además, como crea una serie de trabajos, las personas
pueden elegir puestos, o ser asignadas a aquellos que se ciñan a sus talentos o
intereses.
Muchas personas piensan que el origen de la civilización se puede atribuir al
desarrollo de la especialización, que dio a la humanidad los recursos para
desarrollar las artes, las ciencias y la educación. La especialización del trabajo
también tiene desventajas. Si las tareas se dividen en pasos pequeños y discretos
y si sólo cada trabajador es responsable de un paso, entonces es fácil que se
presente la enajenación; es decir, la ausencia de una sensación de control. Karl
Marx consideraba que este tipo de enajenación tenía su raíz en la estructura de
clases de la sociedad. Como bien se sabe, a partir de las experiencias vividas, el
aburrimiento puede ser un producto secundario de las tareas especializadas que
se tornan repetitivas y poco gratificantes en lo personal. Los investigadores han
descubierto que el ausentismo laboral puede estar vinculado con estas
consecuencias negativas de la especialización laboral.
B. Departamentalización. Los gerentes, con el objeto de seguir la pista de esta
maraña de relaciones formales de una organización, suelen preparar un
organigrama que describe la forma en que se divide el trabajo. En un organigrama
los cuadros representan la agrupación lógica de las actividades laborales que
llamamos Departamentos. Por lo tanto la departamentalización es el resultado de
las decisiones que toman los gerentes en cuanto a que actividades laborales, una
vez que han sido divididas en tareas, se pueden relacionar en grupos "parecidos".
Como se puede suponer, existen muchas variedades de trabajos y departamentos
en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una organización serán
diferentes que los de otras.
C. Jerarquía. Desde los primeros días de la industrialización, los gerentes se
preocuparon por la cantidad de personas y departamentos que se podían manejar
con eficacia. Este interrogante pertenece al control administrativo que significa la
cantidad de personas y departamentos que dependen, directamente, de un
gerente específico.
43
Cuando se ha dividido el trabajo, creando departamentos y elegido el tramo a
controlar, los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan
que especifica quién depende de quién, estas líneas de dependencia son
características fundamentales de cualquier organigrama.
El resultado de estas decisiones es un patrón de diversos estratos que se conoce
como jerarquía. En la cima de la jerarquía de la organización se encuentra el
director (directores) de mayor rango, responsable de las operaciones de toda la
organización. Por regla general, estos directores se conocen como director
general, Presidente o director ejecutivo. Otros gerentes de menor rango se ubican
en los diversos niveles de la organización. Elegir un tramo de control administrativo
en la jerarquía organizacional es importante por dos razones:
En primer término, el tramo puede influir en lo que ocurra con las relaciones
laborales en un departamento específico. Un tramo demasiado amplio podría
significar que los gerentes se extiendan demasiado y que los empleados
reciban poca dirección o control. Cuando ocurre esto, los gerentes se pueden
ver presionados e ignorar o perdonar errores graves. Además, las actividades
de los empleados quizás se vean afectadas también. En un departamento
donde una docena de empleados o más están reclamando retroalimentación,
existe potencial para la frustración y los errores. Por el contrario, un tramo
demasiado corto es ineficiente porque los gerentes están subutilizados.
En segundo término, el tramo puede afectar la velocidad de las decisiones que
se toman en situaciones que implican por necesidad, diversos niveles de
jerarquía organizacional. Los niveles estrechos de administración producen
jerarquías altas con muchos niveles entre los gerentes del punto más alto y
más bajo. En estas organizaciones una larga cadena de mando demora la
toma de decisiones, lo cual es una desventaja en un ambiente que cambia con
rapidez. Por otra parte, los tramos grandes, producen jerarquías planas, con
menos niveles administrativos entre la cima y la base.
44
Su aplicación se inició en Gran Bretaña con sus grandes Trasatlánticos, luego los
Alemanes con su industria Made in Germany. Posteriormente a la segunda guerra
mundial, los Japoneses invitaron al americano Ing. Edward Deming a dictar
conferencias sobre “Control Estadístico de la Calidad” posteriormente a J. Juran que
continuo con esta cruzada, producto de la filosofía japonesa, surgió “El Milagro
Japonés”, hoy en día los productos japoneses han invadido todos los mercados,
precisando que los japoneses en sus inicios no fueron creativos ni innovadores, sino
fueron imitadores.
El concepto de "calidad de producto", entendiendo como tal el cumplimiento de
especificaciones. Este concepto ha ido evolucionando hacia el concepto de Calidad
Total que es mucho más amplio y no está enfocado en el producto sino en la calidad
de toda la organización.
Sin embargo, esta filosofía necesitaba ser "tangibilizada" de alguna manera y por
ello surgieron distintos modelos de calidad total como el de la EFQM a nivel europeo,
el Malcolm Baldrige en EEUU y el "Premio Deming" en Japón aunque los tres
modelos tienen muchos elementos similares.
El modelo de la EFQM, básicamente se emplea para la evaluación de las
organizaciones, bien por personal interno o externo, llegando a conocer cuál es su
estado respecto al ideal de excelencia así como las oportunidades de mejora.
Posiblemente la problemática más importante de este modelo es que, aunque
existen distintas metodologías para el desarrollo de la evaluación, ésta es tan buena
como lo son los evaluadores.
Sin embargo, los sistemas de la calidad según norma ISO 9000 se desarrollan
empleando la norma ISO 9000 y su familia. En esta norma, se especifican una serie
de requisitos que debe cumplir una organización.
LO QUE SIGNIFICA CALIDAD TOTAL
Es una novedosa combinación de empresa-cliente; el objeto de las empresas que
producen bienes y/o servicios deben de ser de óptima calidad, conseguir la
perfección y precisión, ya que si el producto o servicio satisface o sobrepasa las
expectativas de cliente, existe un producto o servicio de calidad. Es decir, si una
empresa establece fuertemente su producción orientado a la calidad, podrá sacar
considerable ventaja frente a sus competidores, conservando su posición de
liderazgo, continuando año tras año y durante toda la vida con la misma política.
Implica más que satisfacción del cliente, considera todo por eso se le denomina
TOTAL, incluye:
La Persona, mejora el individuo, el individuo mejora el servicio.
Las Finanzas, no puede hablar de CALIDAD TOTAL con deudas y déficit.
Valores Agregados, ofrecer más que el competidor.
Mejora Continua, en costos, precios, diseños, procesos, servicios post venta:
“Calidad de satisfacer plenamente las necesidades del cliente”. La mejor
garantía del éxito de cualquier organización es la satisfacción plena del cliente.
45
engañar al cliente, pues ello puede ser mortal para la organización, cuando a lo
prometido se agrega “algo más”.
47
Reingeniería entonces es, la revisión de esos procesos, a fin de hacerlos mucho más
efectivos.
La reingeniería es un nuevo enfoque que analiza y modifica los procesos básicos de
trabajo en el negocio. En realidad las perspectivas de la reingeniería pueden ser muy
atractivas para la gente de negocios, pues le permitirá aplicar a plenitud todos sus
conocimientos en sus empresas, con el propósito de hacerlos más efectivos: mayor
rapidez, mayor calidad, menores costos, mayores ganancias.
En su actual desarrollo, la reingeniería, para ser eficaz implica un alcance amplio y su
implementación exige mucha destreza. Los procesos de negocios cruzan líneas
organizacionales y el cambiar un proceso puede afectar a otros.
La reingeniería requiere expertos en trabajo de personal, ingeniería, economía, en
mercadeo tecnologías de diferentes clases y hecho en el trabajo que se va desarrollar.
¿COMO CAMBIAR?
Algunas compañías progresistas han visto que su respuesta al desafío de la
competencia debe ir más allá de la reducción de los presupuestos. Han entendido que
los cambios deben ser eficientes y que no sólo deben disminuir los costos, sino que
debe mejoraren la calidad.
Al seleccionar productos o servicios específicos, han revisado sus procesos de
negocios en diferentes direcciones para mejorar sus posiciones competitivas. Este
enfoque, que ha recibido el nombre de REINGENIRA de NEGOCIOS, aparece como la
respuesta a la pregunta clave de cómo cambiar con los nuevos tiempos.
POSICIONAMIENTO Y REINGENIERIA.
48
Para evitar la proliferación de nuevas definiciones de reingeniería, es mejor limitar el
uso del término al rediseño de procesos de trabajo de negocios y a la implementación
de los nuevos diseños.
Sin embargo, debe emplearse otro término para abarcar el alcance de esta definición y
analizar las otras actividades necesarias, encaminadas a hacer que el trabajo de
reingeniería produzca su principal beneficio, la ventaja competitiva.
Este término es posicionamiento o reposicionamiento y está dirigido a una visión de
más alto nivel y al conjunto de intereses y aplicaciones de la reingeniería para
implementar sus directrices.
El posicionamiento determina el área donde se debe aplicar el proceso de reingeniería
e inicia las demás actividades necesarias para hacer dicho trabajo.
49
6º. Habilidad para utilizar estos modelos sobre una base continua.
7º. Habilidad para asociar entre si todos los parámetros administrativos de la
compañía.
DÉCIMO TERCERA
II EVALUACIÓN PARCIAL
Las unidades orgánicas que conforman la empresa o institución, es una relación de las
unidades orgánicas en la cual se mantiene el orden jerárquico.
ÓRGANOS DE DIRECCIÓN
Junta General de Accionistas.
Directorio.
Gerencia General.
ÓRGANOS DE LÍNEA
Gerencia de Producción.
- Departamento de Ventas.
- Departamento de Marketing.
Gerencia de Comercialización.
Gerencia Financiera.
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ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO
Departamento de Asesoría Legal.
Departamento de Asesoría Técnica.
ÓRGANOS DE APOYO
Departamento de Contabilidad.
Departamento de Informática.
ÓRGANOS DE CONTROL
Auditoría.
Control de Calidad.
A. ALTA DIRECCIÓN
- Ministro de Agricultura
- Viceministro de Agricultura
- Secretaría General
B. ORGANO CONSULTIVO
c. ORGANO DE CONTROL
- Procuraduría Pública
e. ORGANOS DE ASESORAMIENTO
f. ORGANO DE APOYO
g. ORGANOS DE LÍNEA
h. ORGANOS DESCONCENTRADOS
52
LOS ORGANIGRAMAS
Los organigramas pueden describirse como instrumentos utilizados por las ciencias
administrativas para análisis teóricos y acciones prácticas.
Un elemento (figuras).
La estructura de la organización.
Las relaciones entre las unidades estructurales.
Los puestos ce mayor y aún los de menor importancia.
Las vías de supervisión.
Los niveles y estratos jerárquicos.
Las líneas de autoridad y su relatividad dentro de la organización.
Las unidades de categoría especial.
La división de funciones.
Los canales formales de comunicación.
La naturaleza lineal o staff del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada
departamento o sección.
Descubrir y eliminar defectos o faltas de organización.
Reflejar los cambios organizativos.
Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como
velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y
medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a
conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.
53
Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este
instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de
administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la
implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.
REQUISITOS
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No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería
posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes
grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de
medición.
Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más
bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos,
olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se
vuelvan obsoletos.
Se recomienda línea gruesa y llena para los niveles superiores, y trazos finos
para las unidades de menor jerarquía. El grosor de las líneas debe ir en
disminución a que descendemos en la jerarquía.
Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan
especialización y correlación.
Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro o figura
geométrica (cuadrado, rectángulo y a veces círculos) indica mando, autoridad.
55
Líneas con zigzagueos al final y una flecha en el remate son continuación de la
estructura. También tienen el mismo significado una flecha sola (sin
zigzagueos) en el remate. Se usa para indicar a las unidades desconcentradas
denotando autonomía y responsabilidad absoluta.
La Figura Geométrica con medio recuadro indica que tiene autonomía relativa.
Dos figuras juntas denota que las dos tienen la misma autoridad y la misma
responsabilidad.
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Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza
medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
57
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Ventajas:
Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas.
Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal.
Desventajas:
Se produce el llamado "efecto de triangulación", ya que, después de dos niveles, es
muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse
organigramas muy alargados. Esto suele solucionarse:
Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la
empresa, y posteriormente hacer para cada división, departamento o sección, una
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carta suplementaria. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son
numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que
corre a unos de los lados.
Ventajas:
Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.
Desventajas:
Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta
de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por
lo tanto, poco claros.
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Ventajas:
Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.
Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.
Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.
Desventajas:
Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta
de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por
lo tanto, poco claros.
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Ventajas:
Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.
Desventajas:
Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos,
carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un
cuadro, para destacarlo adecuadamente.
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3.- De personal.- Es el cual detalla en cada rectángulo del organigrama lo siguiente.
a.- Nombre del puesto o cargo
b.- Nombre de la persona que lo desempeña
c.- Código del rango
d.- Número de subordinados directos
c.- Número de trabajadores a su cargo
1.- Sintético.- Se le conoce también como global o general, en el cual se gráfica los
órganos más importantes.
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2.- Analítico.- Se le conoce también como detallado, específico, en el cual se gráfica
todos los órganos de la empresa.
63
64
DÉCIMO QUINTA SEMANA
MANUALES ADMINISTRATIVOS
CONCEPTO:
Según Duhat Kizatus Miguel A: ¨Es un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y
procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor
ejecución del trabajo.¨
ANTECEDENTES
El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda
guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado
en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados
en las actividades que deberían desarrollar en campaña.
A quien va dirigido
Porque va dirigido en ese sentido
La política general de la empresa
Historia y antecedentes
Estructura Orgánica
Normas para el personal
Procedimientos generales de trabajo
Procedimientos de documentación
Procedimientos de orientación y capacitación del personal
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Normalización y control de trámites
Solución a conflictos jerárquicos
Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo.
Las siglas PERT significan "técnica de evaluación y revisión de programas", las siglas
CPM significan "método del camino crítico" otra técnica de programación útil para la
elaboración de manuales es la gráfica de barras ó de Gantl, al igual que la gráfica
PERT sirve para establecer gráficamente el proceso de elaboración de los manuales,
lo que permite supervisar los avances y la aplicación de recursos; así pues, el primer
paso en la elaboración de un manual administrativo, será la programación básica para
este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos:
1. Recopilación de la información
Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo, es
necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperación para
elaboración de los manuales.
2. Procesamiento de la información.
68
La información recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser
aprovechada al máximo, los pasos de este proceso de organización de la información,
son los siguientes:
Depuración
Clasificación, y
Análisis
3. Redacción.
Debe analizarse muy afondo la redacción que ha de utilizarse en cada manual,
teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el grado de especialización del
manual, el posible uso o frecuencia de consulta, etc.
4 Elaboración de gráficas.
Un apoyo importante a la redacción ó contenido de los manuales, son sin duda las
gráficas, pues facilitan la comprensión de los manuales; las representaciones gráficas
más comunes son:
Organigramas.
Diagramas de flujo, y
Cuadros de distribución.
5. Formato y comprensión.
Un manual administrativo, cumple con su objetivo básico, el de ser consultado, cuando
por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes, tres
características importantes que debe tener un manual son:
6. Revisión y aprobación.
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En la práctica, la revisión se efectúa en dos fases; durante la primera revisión, es
conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los
manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisión al
contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos:
Posterior a esta revisión, la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final, a
cargo del analista y directivos de la empresa, culminando con la aprobación de los
niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades.
Las formas más comunes para la aprobación es en cada una de las hojas ó bien
utilizando una hoja para su aprobación; la aprobación como punto final en la
elaboración de los manuales administrativos, viene a dar paso a la impresión,
distribución y control de los manuales, en esta fase final es recomendable efectuar un
programa de difusión en forma simultánea a la distribución, llevando a cabo un control
estricto, a quienes deban asignarse un ejemplar, es decir sólo a los usuarios de cada
manual, siendo solamente la gerencia general ó dirección, quien deba tener un
ejemplar de todos los manuales.
7. Actualización.
El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la
información contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que
cumplan con su objetivo, que es proporcionar la información necesaria para el
desarrollo de actividades y funciones; se considera prudente la revisión y actualización
de los manuales administrativos, por lo menos en forma anual, siendo recomendable
efectuarse cada seis meses.
BASE LEGAL
Resolución Jefatural Nº 095-95-INAP/DNR, que aprueba la Directiva Nº001-95-
INAP/DNR "Normas para la Formulación de los Manuales de Organización y
Funciones en la Administración Pública"
II. Alcance
IV. Organización.
5.3.2 Responsabilidad
1. Coordinación
VI. Aprobación
VII. Modificación
X. Disposiciones complementarias.
72
EJEMPLO DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA SECCION DE
EDUCACIÓN FÍSICA Y ARMAPOL
I. MISIÓN
La sección de Educación Física y Arte Marcial Policial de la ETS PNP, con sede
en Pte. Piedra tiene por misión fundamental planificar, programar, coordinar,
ejecutar, supervisar y evaluar todas las actividades de Educación Física,
deportes y recreación así como Arte Marcial Policial en la Escuela Técnico
Superior PNP Pte. Piedra, tanto en el aspecto escolarizado para el regimiento de
alumnos como el no escolarizado para el personal PNP que labora en esta Alma
Máter.
III. ORGANIZACIÓN
1. Órgano de Dirección
73
EC. TCO. A PNP ALVARADO DELGADO, Pedro
4. Negociado Escolarizado
5. Negociado No Escolarizado
Sin personal
V. ORGANIGRAMA
1. De Autoridad
2. Coordinación Administrativa
1. Objeto
2. Funciones
B. DEL PERSONAL
74
Funciones específicas de cada uno de los cargos.
2. Secretaria
75
3. Negociado Escolarizado
4. Negociado No Escolarizado
5. Profesores de la asignatura
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Dependen directamente del jefe de la SEFA y del responsable del
Negociado Escolarizado, los jefes del Curso y profesores de la
asignatura de Educación Física y ARMAPOL, sus funciones específicas
son:
MANUAL DE CARGOS
CONCEPTO
Es el documento que contiene información sobre las obligaciones y atribuciones
específicas de cada uno de los trabajadores, los requisitos para desempeñar el cargo,
cuadro resumen de los cargos de acuerdo a la estructura orgánica.
CONTENIDO
Se indica lo siguiente:
Título del cargo
Requisitos mínimos
Condición laboral
Categoría Salarial
Atribuciones
Responsabilidades
Supervisado por
Supervisa a
BASE LEGAL
Mediante el Decreto Supremo Nº. 043-2004-PCM que aprobó los lineamientos
generales para la elaboración y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal -
CAP de las Entidades bajo el régimen de la Administración Pública.
DEFINICION
El CAP es un documento de gestión que contiene los cargos clasificados en base a la
estructura orgánica de las empresas del sector público prevista en su Reglamento de
Organización y Funciones (ROF) y a los objetivos y metas establecidos en su Plan
Estratégico.
77
Características:
Los cargos que forman parte de la estructura organizativa de la Empresa son
diseñados y definidos por ésta en base a la clasificación aprobada por la ley orgánica
de creación.
Los cargos contenidos en el CAP que no hayan sido ocupados por más de 12 meses,
deberán ser eliminados mediante una modificación del CAP.
Debemos tener en cuenta que el CAP en un documento dinámico, que puede ser
modificado por necesidad de servicio o por nuevas normas gubernamentales de
acuerdo a la Ley Marco de Empleo Público Ley 28175.
FINALIDAD
Mantener el equilibrio fiscal sin generar mayor gasto, estableciendo medidas de
racionalidad.
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2. Se podrá incluir cargos sin presupuesto hasta un límite del 10% del total de cargos
ocupados.
3. Deberá consignar los cargos de confianza, de acuerdo a lo dispuesto en el
régimen laboral de la actividad privada.
4. La clasificación y número de los cargos asignados al Órgano de Control
Institucional son determinados por el Gerente General, con opinión de la
Contraloría General de la República en caso de variación.
5. Deben incluirse todos los cargos de las sedes y sucursales de la Empresa.
6. El CAP debe ser presentado en el formato aprobado y comunicado por Decreto
Supremo Nº. 043-2004-PCM.
7. Orientarse en función a las necesidades contempladas en su Plan Estratégico y
Plan Operativo.
8. Realizar una adecuada clasificación y calificación de sus órganos y sus funciones,
así como de sus cargos y sus requisitos, evaluando de forma permanente su
actualización.
9. Encuadrarse dentro de criterios de gestión que agilicen la toma de decisiones
supervisando el uso racional de sus recursos.
10. Mejorar la eficiencia de las Empresas, en términos de costos y calidad de servicios
y de productos.
APROBACION:
El proyecto de CAP aprobado por el Directorio de la Empresa, será remitido a su
entidad superior adjuntándose los informes técnico y legal respectivos, el organigrama
de la empresa, el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y el medio que
sustenta su aprobación.
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MODELO DE CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL
NIVELES CANTIDAD
A DIRECTIVOS 11
B EJECUTIVOS 10
C OPERATIVOS 39
TOTAL 60
80
DÉCIMO SÉTIMA SEMANA
CONCEPTO
Llamados también manual de operaciones o de prácticas estándar, son documentos
de gestión de uso diario que presentan en forma ordenada y sistemática los pasos
precisos a seguir para lograr el trabajo de una unidad de acuerdo a métodos previstos.
Los manuales de procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitan las alteraciones arbitrarias.
BASE LEGAL
Jurídicamente se sustenta en documentos de gestión de orden superior tales como: el
ROF, el CAP, el PAP, el MOF.
Además legalmente basado en el Art. 65 de la Ley 23853, ley 25035, ley 27444, D.S.
N° 070-89-PCM, D. LEG. N°. 757, D.S. N°. 094-92-PCM.
OBJETIVO
Presentar una visión integral de cómo opera la organización
Prestar apoyo logístico al TUPA con información del tiempo que demora cada
responsable en la realización de sus actividades para determinar el costo real.
FINALIDAD
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las
alteraciones arbitrarias.
APROBACION
Es competencia del titular de la organización y lo realiza mediante la expedición de
una resolución de la más alta jerarquía.
MODIFICACION Y ACTUALIZACION
El procedimiento es de mejoramiento continuo, se realiza cuando las
necesidades lo requieran, como consecuencia de una acción correctiva, o por
política cuando menos una vez al año.
CAUSAS DE MODIFICACION
CLASIFICACION
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Manual de procedimientos de ventas
Finanzas
Producción
Personal
CONTENIDO
I. Carátula
II. Introducción
III. Objetivo
V. Alcance
VI. Aprobación
VII. Actualización
1. Código
2. Denominación
3. Responsable
4. Requisitos
6. Glosario de términos.
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IX. Flujo grama de proceso (Diagrama)
X. Formatos y anexos
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LA PLANIFICACIÓN EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CONCEPTO:
Proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y
lograr los objetivos, mediante la elección del curso de acción.
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN:
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al máximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y el tiempo.
2. Visión
3. Objetivos
4. Metas
5. Políticas
6. Reglas
7. Estrategias
8. Programas
9. Presupuestos
10. Procedimientos
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