TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

TALLER EVALUATIVO SOBRE OPERAR LOS RECURSOS - ORGANIZAR

LOS DOCUMENTOS

1. Que entidades están obligadas a establecer un programa de gestión

documental.

R// Toda entidad pública o privada que cumpla con funciones públicas
debe contar con un programa de gestión documental.

2. Que es un programa de gestión documental.

R// Es un conjunto de instrucciones en donde se detallan las

operaciones para el desarrollo de los procesos de gestión documental al
interior de cada entidad.

3. Cuáles son las actividades que deben ejecutarse en el proceso de

gestión documental y defina con sus propias palabras cada una de
ellas.

R//

 Producción: Se establece el formato a la tipología documental donde

debe estar ubicado la estructura general del documento, de igual
forma tener en cuenta en número de copias al momento de entregar
el mismo, el gramaje del papel y la tinta correspondiente a la
impresión.

 Recepción: Es cuando el documento ingresa a la entidad, el

encargado de la unidad de correspondencia lleva a cabo el proceso
de gestión documental teniendo en cuenta lo estipulado en el
Archivo General de La Nación.

 Distribución: Es donde se verifican los datos que tienen los

documentos y así mismo a la dependencia que pertenece, al igual si
es un documento externo se verifica el destinatario registrando un
control de entrega.
 Trámite: Es cuando el documento se encuentra en su respectivo
departamento, este genera una serie de trámites dándole respuesta
al mismo y a la vez creando series y sub series para la identificación
del documento a futuro.

 Organización: Es el proceso por el cual se determina la unidad

administrativa y las funciones que presenta el documento, a su vez
actualizando la TRD con nuevos anexos, series y sub series teniendo
en cuenta la foliación de los mismos para que el momento de tratar
el documento sea más fácil su ubicación.

 Consulta: Es la disponibilidad de un documento estableciendo las

herramientas necesarias para su consulta y fácil acceso, así mismo
permitir al usuario obtener la información que se encuentra dentro
de los documentos.

 Conservación: Se debe tener en cuenta si los documentos tienen

restricciones o pueden ser consultados libremente, ya que esta
garantiza la integridad de los mismos, además las personas
encargadas, que son los servidores públicos tienen la responsabilidad
de salvaguardar dicha información.

 Disposición final de documentos: Es cuando al documento se le

determina su ciclo vital teniendo en cuenta la TRD y la TVD, donde en
ellas se estipulará si el documento será eliminado, microfilmado,
conservado o seleccionado.

4. Ventajas de utilizar Orfeo.

R//

 Optimiza los documentos.

 Es de fácil acceso y permite a los empleados desarrollar sus tareas
desde cualquier lugar que tenga conexión a internet.
  Su estructura es similar a la de un correo electrónico, por lo tanto
facilita su uso.
 Cumple las técnicas y prácticas para administrar los flujos
archivísticos y documentales.
 Permite ver el proceso de evolución de la gestión realizada sobre
los documentos.
 Es una herramienta web fácil de usar en cualquier navegador.
 Administra y aplica parámetros de los tipos de radicación
documental.
 Genera reportes estadísticos e indicadores de gestión.

5. Que es Orfeo.

R// Es un software flexible, económico y acertado que soluciona los

problemas relacionados con la gestión documental de las
organizaciones del Estado. También, permite optimizar los trámites de
los documentos.

6. Bajo que licencia opera Orfeo.

R// Licencia Pública General GNU/GPL que protege la distribución,

modificación y uso libre de software.

7. En que sistemas operativos puede instalarse Orfeo.

R// Puede ser instalado en los sistemas operativos de Linux, Windows y

Unix que tienen conexión con diferentes bases de datos.

8. Defina brevemente cada funcionalidad de las herramientas que tiene

Orfeo

R// Es una herramienta que facilita la gestión de documentos por medio

electrónico manteniendo actualizado el trámite de los mismos en la
entidad así como los criterios con los que se atienden las solicitudes de
los ciudadanos, apoyando el nivel de cumplimiento de la normatividad
archivística identificando cada etapa del trámite mediante el uso del
sistema. En conclusión, Orfeo permite que la entidad tenga una
reducción en su gestión y un aumento en su calidad facilitando así la
recepción de los documentos.

9. Como es y cómo funciona Orfeo en cada una de las actividades que

deben ejecutarse en el proceso de gestión documental (recepción.
Ect).

R// Orfeo tiene la facilidad al momento de la recepción del Commented [FC1]:

documento permitir la radicación del mismo estableciendo un

número consecutivo, ya sea elaborado por una persona natural o
jurídica quien estará a cargo de la unidad de correspondencia y
verificará que el documento no tenga antecedentes. Al terminar este
procedimiento la persona encargada de la unidad de
correspondencia escaneará el documento para salvaguardar el
documento digitalmente teniendo en cuenta los requerimientos
ambientales de la entidad.

10. Que es código abierto.

R// Es el que permite usar, modificar y redistribuir el software por los

usuarios, ninguno puede ser discriminado y todos tienen derecho a
cambiar algo del mismo si es de gran importancia hacerlo, sin afectar su
integridad. Como su nombre lo indica, permite estudiar a profundidad
el programa con el fin de mejorarlo libremente.

11.Como está conformado el número de radicado. De un ejemplo.

R// El número de radicado se encuentra conformado por el año que son

los cuatro primeros dígitos, la dependencia que son los tres siguientes,
la secuencia los seis siguientes y finalmente el último dígito que es el
tipo radicado.

Ejemplo: Hoy 22 de septiembre del año 2016 a la dependencia de

Talento Humano ingresó una carta solicitando un préstamo a la
empresa, el correspondiente radicado se elabora con los siguientes
dígitos: 2016 750 000236 1.

12.Paso a paso de cómo se debe radicar un documento en el programa

de Orfeo.

R//

 Primero se debe tener el permiso de radicación de entrada.

 Hacer clic en el icono de entrada.
 Luego aparece un listado de campos que nos sirve como
criterio de búsqueda para hacer la verificación de
antecedentes previos del documento que se va a radicar.
 Dependiendo del orden del documento se genera el radicado.
 Se digitan las fechas en las que queremos obtener el
documento.
 Se da clic en buscar y se despliegan los diferentes registros con
estas fechas.
 Se selecciona uno de los registros y se copian los datos a un
formulario de radicado.
 Se completan los datos que hagan falta.
 Ya cuando el formulario esté lleno se selecciona la
dependencia a la cual se enviará el documento.
 Se hace clic en el icono de radicado y esta acción enviará el
documento al jefe del área competente para que surja su
trámite.
 Después de que haya llegado a la bandeja de entrada del jefe
y ha sido identificado el documento con el número de registro.

13.Como está estructurada la área de trabajo de Orfeo.

R//

 Primero se encuentra la barra de título en la parte superior la

cual contiene unos botones que pueden enviarnos a otras
funcionalidades.
  Un área en la parte izquierda dividida en 3 secciones, en las
dos primeras se encuentran permisos que han sido otorgados
según el perfil del usuario y una tercera sección denominada
carpetas en la cual se pueden clasificar los documentos para
mayor organización en las carpetas de usuario de cada
funcionario que recibe documentos en la entidad.
 En la tercera área se encuentra el listado de los documentos
que hayan sido enviados a esas carpetas cuando hay
documentos.
 Se encuentra la funcionalidad de agendar una fecha y esto
hace que el sistema nos brinde unas alertas en caso de tener
documentos pendientes para gestionar en una fecha
específica.
 En la parte derecha se encuentran unos botones que permite
mover documentos a las carpetas, reasignar documentos a
otros funcionarios, informar o enviar copias de los
documentos que se tengan, devolver a la persona que me haya
enviado un documento, enviar al jefe para que dé el visto
bueno y archivar cuando haya acabado la labor respectiva.
 En el número de radicado, en los documentos que terminan en
dos han sido radicados como documentos de entrada

14.Cuál es el icono que me permite agendar documentos.

R//
15.Como se hace el proceso de tipificación documental y reasignación.

R// Luego de que el documento es radicado y enviado a la persona

competente, este lo revisa y hace la tipificación de la tabla de
retención documental especifica del documento, aquí se deben
parametrizar en el sistema las series, las sub series y el tipo del
documento que correspondan al área competente. Después de esto,
jefe realiza la reasignación, aquí se selecciona el documento que
quiere reasignar y lo envía a uno de los funcionarios de su grupo con
el fin que se continúe con el trámite, luego de esto el sistema muestra
un mensaje que la acción requerida ha sido completada.

16.Como se puede visualizar el archivo adjuntado.

R// Podemos visualizar el archivo adjunto cuando le damos clic en el

número de radicado, luego nos abre una pestaña que nos deja ver el
proceso de escaneo de la imagen y la digitalización de la misma, de
esta forma ya se puede verificar el documento.

17.Como se puede dar respuesta a un requerimiento.

R// Primero los requerimientos son recibidos y conocidos por la OAJ

por medio del Sistema de Gestión Documental de Orfeo, de un
documento físico o correo electrónico. Luego se clasifica y se asigna
según los lineamientos de la Coordinación del Grupo de Actuaciones
Administrativas y Conceptos a un abogado. Este debe verificar los
elementos certeros, demostrativos y jurídicos del requerimiento.
Una vez identificado el problema jurídico, si es necesario, se realiza
una búsqueda de información para contestar el requerimiento, en
Astrea y demás sistemas de información de la unidad. El abogado
responde el requerimiento según las normas establecidas y es
cargado al Sistema de Gestión Documental de Orfeo. El documento
se imprime y se realiza la firma por parte del jefe de la Oficina Asesora
Jurídica, requerimientos de la Procuraduría, para el grupo de control
interno disciplinario de la Unidad, estos pasan la firma al Coordinador
del Grupo de Actuaciones Administrativas y Conceptos. Después de
que el documento está firmado se digitaliza y se remite al solicitante
por correo electrónico o de manera física. La radicación del escrito es
digitalizada y se agrega como prueba en el expediente. El expediente
físico será objeto de archivo de conformidad.