Plataforma Informática de Gestión Documental oficial de la República

del Ecuador
Generalidades
 Quipux permite registro, control, flujo, organización y
trazabilidad de los documentos digitales y/o físicos que se
envían y reciben en una institución. Esto lo logra mediante la
creación de memorandos, oficios, circulares, resoluciones y/o
acuerdos más todas las funcionalidades que impliquen
comunicación formal dentro y fuera de la institución.

 Para lograr la comunicación tanto interna como externa de

la institución, Quipux maneja 2 grandes tipos de usuarios:
Servidores públicos y Ciudadanos.
Ciudadanos en Quipux
 Consultar y recibir respuestas a documentos
presentados físicamente en Instituciones Públicas que
usan este Sistema. (Ciudadano sin firma electrónica)

 Enviar y recibir documentos a varias Instituciones

Públicas usuarias del sistema desde cualquier dispositivo
electrónico con acceso a internet (Ciudadano con firma
electrónica)
Beneficios
Características
 Recepción y envío de documentos.
 Firma manual y electrónica.
 Confidencialidad de documentos.
 Gestión de usuarios servidores públicos, tipo ciudadano con y sin firma
electrónica.
 Reasignación de documentos.
 Tareas sobre gestión controlada.
 Informar documentos emitidos.
 Subrogación.
 Respaldos de documentación y gestión.
 Reportes de gestión por usuario y/o documento.
 Búsquedas por documentos, usuarios, fechas, tipo de documento.
Recepción y envío de documentos.
La gestión de la correspondencia interna, externa e interinstitucional de documentos digitales
y físicos a través del Sistema Quipux.
Recepción de documentos:
Permite el registro de los documentos externos que llegan en forma física a una Institución Pública y
el direccionamiento pertinente.
Envío de documentos:
Permite a una institución generar documentos y enviarlos tanto interna como externamente, como
respuesta al documento que se ha recibido

Firma manual y electrónica.

Firma manual:
Permite firmar y subir un documento escaneado con la firma manual del remitente y así poder
enviarlo a los destinatarios. Para garantizar su legalidad el documento debe ser entregado también
físicamente.

Firma electrónica:
Cuando el usuario (servidor público/ciudadano) ha adquirido un certificado de firma digital (tipo
token o archivo) podrá configurar su cuenta para que pueda emitir documentos impregnando un
sello más de seguridad al documento y evitando su impresión.
Confidencialidad de documentos.
Es posible categorizar a cada documento como Confidencial o Público haciendo que sea visible en
concordancia a lo seleccionado

Gestión de usuarios servidores públicos, tipo

ciudadano con y sin firma electrónica
Para el Administrador Institucional, puede gestionar a sus usuarios internos (Servidores Públicos).
Por otra parte el personal de recepción documental puede gestionar los usuarios tipo Ciudadanos.
Para la gestión de usuarios tipo Ciudadanos con Firma Electrónica se puede gestionar desde la
Subsecretaría de Gobierno Electrónico.
Reasignación de documentos.
Permite traspasar el documento hacia otro usuario para su atención, existen varios casos de
reasignación:
1. Existe un elaborador quien redactaría el borrador de un documento independientemente de su
tipología y puede reasignar el mismo al usuario que va a firmar (esto es dentro de cada unidad
administrativa/productiva, no se puede reasignar a personas de diferentes áreas).
2. El receptor del documento puede reasignar al usuario que va a gestionar la solicitud, mismo
que redactaría un borrador de respuesta y lo reasignaría al usuario que va a firmar el
documento o, a su vez puede enviar la respuesta.
Todas las actividades realizadas dentro de la plataforma son registradas, así como en los documentos
finales (se mencionan las iniciales del elaborador del documento).

Tareas sobre gestión.

A diferencia de la subrogación que es de uno a uno. La funcionalidad de tareas permite
traspasar el mismo documento a 2 o más usuarios para la atención pertinente.

Subrogación.
Tiene un módulo para poder crear en forma automática un usuario que atenderá los documentos
de un jefe que deja sus labores por cierto tiempo, por ejemplo por vacaciones, licencia, comisiones,
etc.
Respaldos.
El Sistema Quipux posee una funcionalidad que permite obtener una copia (respaldos) de todos los
documentos generados en el sistema por determinado usuario a lo largo de toda su estadía en la
institución.
Esta funcionalidad es imprescindible cuando se tienen procesos legales y el funcionario dejó de
pertenecer a la institución, por lo que requiere tener los documentos que generó como respaldo.
El resultado es la descarga de un archivo compilado de documentación y adicional un simulador web
de la interfaz del Sistema para mayor facilidad de encontrar los documentos y sus anexos.

Reportes.
El sistema permite realizar la búsqueda y filtrado de 8 tipos de diferentes reportes del Sistema de
Gestión Documental Quipux, que más están enfocados en proporcionar tiempos de gestión
documental, facilitando la toma de decisiones a la interna.
Esto se puede realizar por usuario, por área o por toda la institución.
Búsquedas.
Se tienen configurado varios filtros para realizar búsquedas de documentos cuando no
se tienen todos los detalles, como por ejemplo:
 No. Documento
 No. Referencia
 De (remitente)
 Para (destinatario)
 Buscar en el texto (asunto/notas)
 Estado del Documento
 Tipo de Documento
 Categoría
 Tipificación
 Firmado Electrónico
 Buscar por Fechas, rango de fechas.
 Área
 Servidor Público
Además brinda la posibilidad de exportar a un reporte los resultados de la búsqueda
realizada.
Anexos I
 Se pueden subir archivos con varios
formatos PDF, Excel, Zip, Word, Power
Point, etc.
 Se pueden subir archivos con un tamaño
máximo de 2 MB.
Anexos II.
 En caso de que los documentos que se desea anexar tengan diferentes
características, se optaría por seguir los lineamientos determinados en el Instructivo
para Anexos que superen los 2 Mb en el Sistema de Gestión Documental Quipux.
◦ Procedimiento para anexos en Memorandos.

◦ Procedimiento para anexos en Oficios.