Carrera: Administración de Empresas Integrantes:

Ciclo: II Ana Huamán Tintaya

Curso: Trámite Documentario José Santos Huaquin

Docente: Fidel Yulmer Castro Castillo

Grupo: II

Lima -´Perú
 Índice:

 1. Documentos de Gestión:

Introducción……………………………………………………5,6,7

Características…………………………………………………8

Ventajas…………………………………………………………9,10

Fundamentos…………………………………………………11,12

Clases…………………………………………………………13;21

Tipos……………………………………………………………22,23,24

Conclusiones…………………………………………………25
2. Documentos de Trámite:

Historia…………………………………………………………27

Definición………………………………………………………28

Importancia……………………………………………………29

Características…………………………………………………30, 31

Ventajas…………………………………………………………32,33

Clasificación……………………………………………………………35

Trámite interno y externo………………………………………36;44

Conclusiones……………………………………………………45
3. Bibliografía………………………………………………………….46,47
Documentos de
Gestión
 La historia de la gestión documental se remonta a los inicios de la
escritura. De aquella ya imperaba la necesidad de mantener
Introducción documentos de todo tipo y cómo hacer para llevar una gestión de
archivos óptima en el futuro.

Tras un desarrollo mucho mayor del medio se intensifica más este uso
junto al de la comunicación en el sector empresarial y ya se comienza a
hablar de los conceptos “bases de datos y digitalización de
documentos”, además de la aparición de aplicaciones y programas para
la gestión documental de archivos físicos e imágenes.

El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a

partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del
Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en
los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos.
 Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar
los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización,

Introducción facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo

que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven
asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía, siempre al servicio
auxiliar de la disciplina archivística. Cualquier organización ya captura,
almacena y recupera documentos todos los días. Los documentos
llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico.

Para ello se utiliza un software que se encarga de controlar y organizar

los documentos de toda la organización, incorporando capturas y
contenido, y utilizando flujos de trabajo, repositorios de documentos,
sistemas de salida, sistemas de recuperación de información, etc.
 La importancia de la gestión documental radica en la practicidad que
le aporta al trabajo diario de los abogados. Gracias a esta, los
Introducción usuarios pueden consultar y buscar información de forma rápida, fácil
y muy precisa. Por ejemplo, si un abogado necesita localizar un dato
particular, pero no recuerda a qué juicio o proceso se encuentra
asociado, lo puede ubicar rápidamente solo si cuenta con un proceso
de gestión documental eficiente ya implementado, lo que evitaría que
tenga que revisar uno a uno cada documento.

Además, la correcta disposición y organización de la información

legal permite crear una base de datos que sirva para el desarrollo de
análisis comparativos, predictivos o de otro tipo. Teniendo todo esto
en cuenta, la importancia de la gestión documental viene dada por
múltiples factores claves en el negocio de los abogados.
 Características
 Check-in / Check-out y bloqueo, para coordinar la edición simultánea de un documento para
que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra persona.
 Control de versiones, por lo que se puede mantener la historia sobre cómo se creó el
documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores.
 Roll-back, para “activar” una versión anterior en caso de error.
 Registros de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un documento
durante el curso de su vida en el sistema.
 Comentarios y marcas.
 Ventajas
 Digitalización de los documentos, con su ahorro de costes ya que no está el papel (imprimir,
fotocopiar, archivar, etc.).
 Repositorio centralizado para todos los documentos, evitando el menor riesgo de documentos mal
archivados.
 Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión documental.
 Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación electrónica facilita su búsqueda
y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, etc.
 Optimización del tiempo, deja de perder tiempo buscando documentos
 Control de Seguridad asignando perfiles a los usuarios, donde evitamos que información vital y
sensible sea consultada por personas equivocadas.
 Trabajo Colaborativo donde diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo
con la elaboración o modificación de los documentos.
 Acceso a la documentación desde cualquier lugar, si nuestro sistema de gestión
documental está basado en la nube, nos permite esa localización inmediata y accesible
desde cualquier punto.
 Cumplimiento de las normativas de seguridad, ya que el uso de sistemas de gestión
documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad.
 Liberación de espacio físico del archivo. Ya no será necesario seguir ampliando el espacio
disponible en el archivo.
 Clasificación
1.Reglamento de organización y funciones:
En él se define la naturaleza jurídica del ministerio en cuestión, la competencia del
órgano de gobierno, sus funciones, el marco legal regulatorio de su funcionamiento, la
estructura orgánica y las funciones de cada uno de los órganos que lo integran, etc.

2.Organigrama:
Establece cuál es la estructura orgánica del Ministerio de Economía y Finanzas, cuáles
son sus dependencias y las relaciones formales que se establecen entre ellas.
3. Manual de Organización y Funciones:
Este documento describe con minuciosidad qué tareas desempeñan todos y cada uno de los
puestos de trabajo que existen en el Ministerio de Economía y Finanzas, en la totalidad de sus
dependencias. Está definido como: “instrumento de alcance a todos los trabajadores del Ministerio
de Economía y Finanzas que proporciona información sobre sus funciones y ubicación dentro de la
estructura general de la organización.

4. Manual de clasificación de cargos:

Allí se consignan en forma detallada todos los cargos existentes en las dependencias del
Ministerio de Economía y Finanzas, como así también la naturaleza, actividades que realiza,
normativa aplicable y requisitos mínimos para cubrirlos.
5. Cuadro para Asignación de Personal:
Este documento se publica en el diario de publicaciones legales del Perú, detallando los cargos,
códigos, situación de revista y graduación de confianza.

6.Manual de perfiles de puestos:

En este documento se describen los organigramas de las dependencias del Ministerio de
Economía y Finanzas, como así también las funciones generales y específicas del ministerio,
descripción de la visión y la misión, marco jurídico aplicable.
7. Puestos y perfiles de personal altamente calificado:
En este documento se definen cuáles son aquellos cargos que requieren una mayor
calificación de sus ocupantes. Por ejemplo, el cargo Asesor II – Jefe de gabinete de
asesores del despacho ministerial, requiere como mínimo: *grado académico de Bachiller en
economía, contabilidad, derecho, o carreras afines; *conocimiento específico en áreas
vinculadas; *ofimática e idioma inglés; *experiencia previa en puestos similares.
8. Presupuesto analítico personal:
Anualmente se aprueba el presupuesto para gastos de personal, correspondiente a todas
las dependencias ministeriales. Se detallan todos y cada uno de los cargos con los montos
de los haberes presupuestados.
9. Dotación de servidores civiles:
En este documento debidamente aprobado anualmente por resolución ministerial, se detallan
los cargos y el número de puestos de trabajo asignados, roles, categorías y niveles.

10. Manual de Procedimientos:

Este documento de gestión realiza una descripción minuciosa de las operaciones a seguir
para la ejecución de los diferentes procesos en cada uno de los puestos de trabajo del
Ministerio de Economía y Finanzas.
11. Mapa de procesos:
Tiene por finalidad determinar los procesos que se ejecutan con el fin de contribuir en la ejecución de
la gestión y modernización del estado peruano. Otorga una visión detallada del funcionamiento,
organización e interacción del Ministerio de Economía y Finanzas. Facilita el planeamiento, permite
adecuar la estructura organizacional orientándola a la satisfacción al cliente interno y externo, mejora
el diseño de los sistemas de información, otorga un acabado conocimiento del funcionamiento de la
interrelación con las restantes dependencias del estado peruano.

12.Manual de operaciones:
Su objetivo consiste en describir cuáles son las funciones generales y particulares de cada uno de los
sectores del Ministerio de Economía y Finanzas, como así también las relaciones que existen entre
las áreas internas y los vínculos con el resto del aparato estatal.
 

13. Texto único de procedimientos administrativos (TUPA):

En este documento se describe minuciosamente los procedimientos necesarios para realizar los
diferentes tipos de trámite en la administración pública peruana.

14. Reglamento Interno de Trabajo (RIT):

Su principal objetivo es regular las relaciones laborales y condiciones generales de trabajo a las que
deben estar sujetos los dependientes y el Ministerio de Economía y Finanzas, en su carácter de
empleador. En él se describen las condiciones para la incorporación de nuevos empleados, cómo se
materializa el ingreso al puesto de trabajo, jornadas laborales, registros de asistencia, horas
extraordinarias, controles de ausentismo, licencias y permisos especiales, etc.
15. Manual de políticas de gestión de tecnologías de la información:
Este documento trata las normativas inherentes a la administración y uso de los recursos informáticos,
en pro de la mejora continua de la supervisión y control de las actividades que se realizan en todos los
órganos dependientes del Ministerio de Economía y Finanzas.

16. Manual de identidad gráfica:

En este documento se determinan las características de diseño, logos, formatos de escritura, etc. que
se deben utilizar en la documentación y papelería emanada de las dependencias del Ministerio de
Economía y Finanzas.

17. Manual para la elaboración de Comunicaciones Escritas:

Tiene por objeto definir cuáles son las formas en que se deben elaborar las comunicaciones escritas en
todo el ámbito ministerial, describiendo el contenido, estructura, estilo de redacción y momento en que
cada escrito debe utilizarse.
18. Programación multianual de inversiones:
Se refiere a la proyección de inversiones para los ejercicios fiscales siguientes. Por ejemplo, en
la página web del Ministerio de Economía y Finanzas aparecen los presupuestos elaborados
hasta el año 2024.
 Tipos
Documentos de gestión externa:

Anuncios: Un anuncio es un soporte visual, auditivo, o audiovisual, que breve duración que
transmite un mensaje, generalmente, centrado en una idea, o un hecho concreto, con fines
publicitarios.

Carta circular: Tiene como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo
tiempo, las causas de las mismas.

Tarjetas de visitas: Son el medio de presentación de una empresa a sus clientes donde se recoge
información importante de la empresa.

Tarjetas de cortesía: Son las tarjetas de crédito emitidas por establecimientos comerciales (por
tanto, no por entidad bancaria) como grandes supermercados, cadenas de tiendas, etc.
Documentos de gestión interna:

Memorando: Es una comunicación escrita de carácter interno.

Circular: Este documento se usa para las comunicaciones que contienen un interés común,
puede ser de un carácter interno o externo.

Actas: Documento escrito en el cual se plasma lo acordado en una reunión de empresa pública o
privada.

Constancia: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la

legalidad de un hecho o un acto solemne.

Certificado: Documento de carácter aprobatorio en el que se escribe hechos o circunstancias

que no requiere solemnidad.
Nota interna: Es el documento por cual se brinda información rápida y veraz entre los
funcionarios y superiores, se le llama razonero y es de carácter interno y un formato pre
impreso. 28

Informe: Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de

carácter administrativo.

Carta: Contribuye al fortalecimiento de las relaciones entre los empleados y también clientes.
 Conclusiones

• Con esto concluimos que gracias a la gestión documental los clientes pueden
consultar y buscar la información de forma rápida fácil y muy precisa.
• La gestión documental también nos evita la pérdida de documentos ya que
están almacenados.
• También nos libera del espacio físico y nos da la facilidad al acceso a la
documentación desde cualquier lugar.
Documentos de
Trámite
Historia El hombre durante toda su historia ha tenido la necesidad de plasmar
todas sus actividades como expresión testimonial, sin importar el
formato, lenguaje o soporte. Para lo cual ha utilizado toda clase de
materiales como la piedra, el papiro, el papel. En esta época surgieron
varios problemas, que los documentos pasen de un lugar a otro por su
frecuencia de uso o por su edad y valor de su contenido. Que no se
mande documentos de un sitio a otro o por otro motivo de que en el
que están ya no caben, ni se dejan de recibir en el que les corresponde
por la misma razón de falta de espacio. La necesidad de que el manejo
de los documentos este siempre en manos de expertos en la materia
de documentos de trámite.
 Los documentos trámite es donde la empresa registra, almacena y
Definición recupera todos los días.
Esto representa un avance significativo con respecto al
almacenamiento de la información en papel. Este servicio brinda
instrumentos eficaces de búsqueda para recuperarlos, incluyendo
búsquedas del texto completo, modelos de búsquedas de campo y
un esquema de presentación visual que permita a los usuarios
encontrar los textos deseados. Los mejores sistemas de gestión
documental te permitirán localizar documentos utilizando los tres
métodos anteriormente mencionados.
Importancia
La mayoría de organizaciones en todo el mundo ahora hacen funcionar su sistema entero usando
documentos computarizados. Los grandes empresarios requieren acceso a la documentación en
periodos de tiempo determinados para hacer elecciones rápidas y proactivas para la compañía.
Y esto significa que la empresa debe tener un sistema de documentos de tramite adecuado y
refinado para tener registrado y almacenado su información.
Características
 .Rubro 1: Información general
Este rubro contendrá lo que es el tipo de solicitud, el número de ruc y los apellidos, nombres o
ruc.
 Rubro 2: Datos generales del contribuyente
Este contiene el tipo de contribuyente, nombre comercial, actividad económica principal,
actividad económica secundaria, teléfonos, fax, código de profesión u oficio, etc.
 Rubro 3: Domicilio fiscal
Departamento, provincia, distrito, zona, vía, etc.
 Rubro 4: Datos de la persona natural:
DNI, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, país de procedencia y domiciliado.
 Rubro 5: Datos de la empresa
Fecha de inscripción, partida registral, tomo o ficha, folio, asiento, origen del capital y país de
origen.
 Rubro 6: Tributos afectos
Código, afectación, exoneración y fecha desde la cual esta afecto o exonero al tributo.
Ventajas

1. Más tiempo para realizar tareas importantes: Nadie quiere sobrecargarse de

labores día tras día. La gestión de trámite documentario puede ocuparse de esas
funciones por tus empleados. Esto quiere decir que ahorrarás tiempo cuando
tengas que guardar y distribuir documentos. Asimismo, tú y tus empleados
tendrán más tiempo para concentrarse en otras tareas de tu negocio, como por
ejemplo, fabricar un nuevo producto.
2. Tranquilidad: La seguridad es una de las principales preocupaciones para todas las
compañías. Cuando te preocupas por la seguridad de los documentos de tu negocio, no
trabajas tranquilo. Una gestión de este tipo te dará tranquilidad. No tendrás que preocuparte
por si se pierden los documentos porque este sistema tiene controles de seguridad.

3. Oportunidad para crecer: Tanto tu empresa como tus documentos crecen. Pero, ¿no
deberías crecer tú también? La gestión documental elimina la carga de tareas que debes
realizar. Es decir, tu desempeño será más eficaz, por lo que tendrás más oportunidades para
crecer en el ámbito laboral y personal.
 Fundamentos

La gestión de trámite documentario puede causar un gran impacto en tu compañía. A medida que tu

empresa crece; los archivos, el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionarlos también. Es así
que almacenar, gestionar, distribuir y acceder a la información desde este gran volumen de datos
puede resultar un problema.
Ante esta problemática, la gestión de documentos digitales revoluciona el manejo de la información
y ofrece la posibilidad de encontrarlos, recuperarlos y compartirlos rápidamente en tu repositorio.
Clases
• Trámite de Inscripción
• Trámite de modificación
• Trámite de anulación
• Trámite de servicio
• Trámite de consulta
• Trámite de conservación
• Trámite de obligación
Trámite interno
Este se caracteriza por no trascender los limites de la empresa, también por controlar o documentar
operaciones entre secciones, agencias o sucursales de la empresa.
Existe gran variedad de estos documentos que dependen de las necesidades de cada empresa.
Pasaremos a analizar dos de ellos: Pedido Seccional y Orden de Ventas.
Pedido Seccional:
• Documento probatorio.
• De trámite interno
• Donde se registra la solicitud de materiales o mercaderías de una
sección a la sección correspondiente (stock, proveeduría, depósito etc.)
Finalidad:
Proveer a la unidad solicitante de los materiales necesarios que se encuentran en el stock. Si la sección
proveedora no contara con dichos materiales pasará la solicitud a compras.
a) REGISTRO (MESA PARTES)

•Registrar documento en el sistema

•Elaborar documento
•Agregar referencias
•Adjuntar archivos Indicar si requiere respuesta
•Iniciar flujo de aprobación
•Enviar observación del documento
•Firmar con firma digitalizada *
•Emitir el documento interno
•Visar y revertir visado
b) DESTINO (ÁREA USUARIA)

•Recibir documento
•Revisar documento
•Cargar documento completo
•Copiar a otra área
•Derivar a otra área
•Delegar a responsable interno
•Elaborar documento respuesta
•Enviar para aprobación interna del área
•Emitir respuesta
c) EMISIÓN (MESA DE PARTES)

•Ver historial de acciones

•Ver historial de accesos
•Ver árbol de origen
•Buscar documentos
Trámite externo
Este se caracteriza porque nacen de la empresa y van al exterior de la misma, también por relacionar
a la empresa con otras empresas publicas o privadas y son documentos probatorios. Además de la
boleta de contado, la factura de crédito, la nota de débito, la nota de crédito y el recibo oficial (que ya
hemos visto) son comprobantes externos:
 Pedido de Precios
 Orden de Compra
 Remito
Pedido de Precios:
• Documento probatorio
• De trámite externo
• No se contabiliza
Finalidad:
Conocer los precios del mercado de aquellas cosas que deseamos adquirir. Así como las
condiciones de pago, plazo de entrega etc., lo que nos permitirá efectuar una evaluación
para finalmente tomar una decisión. Generalmente se solicita precio, por lo menos, a tres
oferentes
a) REGISTRO (MESA PARTES)

•Registrar documento en el sistema

•Generar sello virtual
•Imprimir refrendo en original y copia*
•Digitalizar primera hoja de original con refrendo*
•Adjuntar documento en SharePoint
•Notificar al destinatario
•Iniciar flujo de trabajo de atención
•Entregar documento físico al destinatario*
•Buscar documento
b) DESTINO (ÁREA USUARIA)
•Recibir documento
•Revisar registro del documento
•Cargar documento completo
•Copiar a otra área
•Derivar a otra área
•Enviar consulta a otra área
•Delegar a responsable interno
•Crear y emitir doc. de respuesta
•Archivar documento
•Imprimir documento para firma*
•Firmar documento (manuscrita)*
•Entregar a mesa de partes*
c) EMISIÓN (MESA DE PARTES)

•Entregar documento a repartidor*

•Digitalizar cargo de recepción*
•Adjuntar al sistema cargo de recepción
 Conclusiones
• Con eso concluimos que el los documentos de tramite es un procedimiento dentro de las
organizaciones que implica administrar toda la documentación que produce tanto física y
virtualmente de la empresa es por eso que todas las áreas se debe tener un apropiado manejo y/o
uso de los documentos
• Esta aprovecha al máximo el uso de las tecnologías de la información para la optimización de
proceso documental.
• También nos permiten a las organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus actual y
pasado de la documentación que llega y se genera dentro de ellas, con el fin de mejorar sus flujos y
diligenciamiento
 Bibliografía
https://www.df-server.com/historia-de-la-gestion-documental/#:~:text=La%20historia%20de%20la%20gesti%C
3%B3n,archivos%20%C3%B3ptima%20en%20el%20futuro
.

https://gestiondocumentalparagentenormal.com/2009/09/05/breve-historia-de-la-gestion-documental-de-la-wiki
pedia-45/

https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/paperless/la-gestion-d
ocumental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la-actualidad.html
https://blog.lemontech.com/que-es-gestion-documental/

https://repositorio.unp.edu.pe/bitstream/handle/UNP/1987/ADM-MEC-ROS-2019.pdf?s
equence=1&isAllowed=y

https://www.exact.com.pe/noticias/gestion-tramite-documentario

https://gruposistemas.com/productos/sistema-de-tramite-documentario/
Muchas Gracias
• ¿Cuales son los documentos de gestión interna?allison zapata
• La respuesta se encuentra en la pag 23
• Cuáles son las características más importantes del trámite documentario?leititia DIAZ
• Las respuestas las encuentras en la pag 30
• ¿ que acciones se realizan en un trámite documental? Paola Ortiz rojas
• La gestión de trámite documentario es el registro, almacenamiento y recuperación de
documentos. Con o sin el monitoreo de estos, empresa los registra, almacena y recupera
todos los días.
¿Por qué es importante realizar un tramite documentario? Leytitia Diaz
La respuesta lo encuentras en la pagina 29
¿Cómo funciona el trámite documentario? Angie Velásquez
Se incorporan los documentos, registra, clasifica y almacena.
¿Cuáles son los procesos de gestión documental? Angie Velásquez
La incorporación de los documentos, registro, clasificación y almacenamiento.
¿Cuál es el objetivo principal de tramite documentario? Vanessa Pérez
Tener el control de la ubicación física y estatus actual y pasado de la documentación que llega y se
genera dentro de ellas con el fin de mejorar sus flujos y diligenciamiento.
¿Cuáles son las etapas del tramite documentario? Vanessa Pérez
Las etapas serian producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación
y disposición final.
¿Cual es el procedimiento para elaborar un documentos de gestión? Sandra Ruiz
Incorporar los documentos , después se registra, se clasifica y por ultimo se almacena.