Está en la página 1de 8

ACTIVIDAD 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

MARIA JOSE LOPEZ PICO

TUTOR
JULIAN ANDRES RAMIREZ GUESPU

ADMINISTRACION DE GESTION DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE


SENA

TABLA DE CONTENIDO
1. Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060.
2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en
la Actividad de contextualizacin.
3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio
4. Los aportes realizados en el foro temtico.

1. Escribir La Reflexin Realizada Acerca Del Video ACUERDO


060.
De acuerdo al video visto del acuerdo 060, es muy importante seguir el
proceso cuando se realiza la recepcin de correspondencia en este caso, es
la correspondencia recibida en ventanilla nica de la Universidad del Cauca,
es importante revisar factores como los cogidos, las series, las subseries, el
consecutivo del documento, la fechas los anexos y tambin las copias. Es
importante tambin entregar la carta de recibido y luego el funcionario debe
ingresar todos los datos mencionados en el sistema y tambin debe registrar
una planilla de control de entrega de documentos. En conclusin es muy
importante seguir los pasos del proceso al recepcionar correspondencia para
tener un eficiente orden.

2. Mencione 5 Ideas Claves Por Cada Una De Las Lecturas


Realizadas En La Actividad De Contextualizacin.

En la primera que es el vdeo se muestra el proceso de gestin documental en una


sola ventanilla. En realidad muy buena radicacin
. En la lectura del ACUERDO 060 de 2001 tengo dos ideas claves:
como establecer los lineamientos que permitan a las unidades de correspondencia
de las entidades pblicas y privadas para cumplir con los programas de gestin
documental.
Leer los procedimientos Para efectos de la conceptualizacin de un programa de
gestin documental, se desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante
las etapas del ciclo vital del documento
a. Produccin,
b. Recepcin,
c. Distribucin,
d. Trmite,
e. Organizacin,
g. Consulta,
h. Conservacin, y
i. Disposicin final de documentos.
Un buen programa de gestin documental
En la lectura de Procedimiento para gestin de la correspondencia mis ideas
claves fueron:
a. Saber clasificar los documentos
b. Aprender a distribuir los documentos
c. Y por ltimo como proceder con la gestin documental.

3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su


propio

Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un


documento?
CORRESPONDENCIA EXTERNA

Ingresa el documento de origen externo a la recepcin, Si el


documento llega va e-mail se imprime y radica (slo los de
carcter oficial y/o se puedan considerar como registros de alguna
actividad, NUNCA los de carcter personal o que no sean
oficiales), se imprimen radican y se hace seguimiento con el
mismo procedimiento de los documentos recibidos por medios
fsicos.
Una vez recibido el documento se ingresa a la base de datos de
Microsoft Works (instalada en todos los equipos de Joyco) y se
diligencia el formato F-10-7 Tenencia de documentos recibidos.
Luego, se debe colocar el sello de recibido y se diligencia la
respectiva fecha y numero consecutivo (radicado) en la parte
frontal del documento.
Despus, se coloca el sello de seguimiento en la parte posterior
del documento.

A continuacin, se realiza el escaneo del documento


correspondiente para anexar a la carpeta digital establecida,
segn los asuntos manejados en el proyecto.

Despus, se entrega el documento fsico al responsable del


trmite o respuesta el cual diligencia la trazabilidad del sello de
seguimiento.

Finalmente, si el documento no requiere trmite, se enva para


archivo.

CORRESPONDENCIA INTERNA

El documento llega la recepcin por parte del cliente interno del


proyecto, debe tener original y copia).
Luego, se ingresa a la base de datos en Microsoft Works y se
diligencia el formato F10-6 Tenencia de documentos enviados.
A continuacin, se coloca el sello de consecutivo en la parte frontal
(Original y copia).
El documento original es escaneado y guardado en la carpeta
digital de correspondencia enviada.
Despus, se entrega al mensajero para que el documento sea
radicado en la entidad (original y copia)
Posterior a la radicacin la copia regresa a la recepcin con el sello
de radicado por parte de la entidad receptora.
Finalmente, la copia es devuelta a quien elaboro el documento,
quien firma el recibido para que la persona a cargo de la recepcin
lo envi al archivo fsico.

4. DETERMINE SI LA COMUNICACIN SE GENERA DE FORMA


INTERNA O EXTERNA.
La comunicacin interna se realiza mediante correo electrnico y para que esta
comunicacin sea efectiva se utiliza una carpeta de Outlook donde se maneja toda
la informacin relacionada de manera muy clasificada es decir, est clasificada por
el tipo de comunicacin como: informacin al personal, memorndums,
comunicacin individual por empleado.
Una vez que se tiene la informacin se procede a mandarla al destinatario que va
con copia al gerente general de la empresa y se activa la opcin de correo ledo
para verificar que la comunicacin haya sido recibida en tiempo y al destinatario
correcto.

Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la


empresa determinada mencione cules son los pasos a seguir
para llegar a su destino?
La comunicacin interna se realiza mediante correo electrnico y para que
esta comunicacin sea efectiva se utiliza una carpeta de Outlook donde se
maneja toda la informacin relacionada de manera muy clasificada es decir,
est clasificada por el tipo de comunicacin como: informacin al personal,
memorndums, comunicacin individual por empleado.
Una vez que se tiene la informacin se procede a mandarla al destinatario
que va con copia al gerente general de la empresa y se activa la opcin de
correo ledo para verificar que la comunicacin haya sido recibida en tiempo
y al destinatario correcto.

Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la


informacin obtenida en esta actividad.

Comunicacin
dentro de una
empresa

Comunicacin
Interna

Comunicacin
interna a traves de correo electronico

Mandar email al destinatario

Confirmaci n derecibido destinatario

Comunicacin
Externa

Comunicacin
externa atraves de
correspondencia

Revisin de correspondencia
Anexos, radicacin, fecha, etc.
Recpecion de correspondencia, plantilla
de recepcin
Carta de recibido de documentacin

Almacenamiento de documentacion

Los aportes realizados en el foro temtico.


A) COMUNICACIONES INTERNAS:
Son comunicaciones que permiten que la informacin fluya atravs de la orga
nizacin, es
loque se transmite a cada uno de los trabajadores, adems existe un procedi
miento establecido el cual permite llevar un control y unseguimiento de estas,
para ello cada empresa puede utilizar diferentes herramientas como las plantil
las o formatos yasean manuales o automizados, adems permite que haya un
a coherencia entre los diferentes departamentos de la empresa.
COMUNICACIONES EXTERNAS:
Es toda la informacin que transmitimos y recibimos del exterior,
en este caso puedenser nuestros clientes, proveedores, intermediarios,
etc. Los formatos que se usen para tal fin deben tener concordancia con
lainformacin que vayamos a transmitir. Adems ayuda a formar una imagen
de la organizacin hacia los dems y ayuda ainteractuar con otras identidades.

B)Es posible que el procedimiento de recepcin , tramite y entrega no se mane


je de la mejor manera,
la mejor opcin sera que todose hiciera en un solo punto,
con esto me refiero a que el trmite y entrega de comunicados, y
correspondencia sehicieran en donde se reciben.
Identificar con membrete el departamento y
persona que sra entregada algn tipo de comunicado o correspondencia, de e
stamanera se podra identificar ms fcil el destino y a la
persona que ser dirigido la informacin.