Guía Recibo y despacho de documentos

Daniela Suárez Camacho

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1. ¿Qué es una unidad de gestión documental, ventanilla única o unidad

de correspondencia?

R/ Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican,

registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas,
tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.

2. ¿Qué es un manual de gestión documental?

R/ Documentos y manuales administrativos. ... Son documentos que sirven

como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una
organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas,
sistemas, procedimientos, etc.).

3. ¿Qué es organización documental?

R/ Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación,

ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades,
respetando el principio de procedencia y orden original de los documentos
de archivo.

4. ¿Para organizar la documentación requerida se necesita identificar los

diferentes tipos de documentos?

R/ Claro que sí, es indispensable identificar los diferentes tipos de

documentos y clasificarlos según su destinario final, puede ser tanto para
las diferentes áreas que haya en una empresa o clasificación personal o
formal…

5. ¿Qué es un puesto de trabajo?

 R/ La idea de puesto de trabajo se aplica, en principio, al espacio físico
donde se realiza una actividad laboral. En consecuencia, el concepto de
puesto de trabajo también se refiere a la actividad en sí misma. Hay
trabajos en los que es necesario realizarlos en un lugar concreto.

6. ¿Qué es una estructura orgánica funcional?

R/ es un instrumento de gestión que ayuda a definir con claridad las

funciones de las diferentes unidades administrativas de una organización.
Apoya el cumplimiento del plan estratégico; y facilita la coordinación
institucional.

7. ¿Qué es una unidad de correspondencia?

R/ Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican,

registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas,
tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.

8. ¿Qué es un elemento electrónico o mecánico para la recepción de

documentos?

R/ Es el medio por el cuál va a ser enviado y recibido el documento, puede

ser desde un correo electrónico hasta una carta a mano.
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

9. ¿Qué es un canal de comunicación?

R/ Un canal de comunicación es el medio físico a través del cual se lleva a

cabo un acto comunicativo, es decir, que sirve para el intercambio de
información entre un emisor y uno o varios receptores.

10. ¿Qué es un medio y que es una canal de comunicación?

R/ El medio es el lenguaje utilizado por los emisores para realizar la

comunicación. El canal se identifica con la tecnología que lo permite. El
soporte es el elemento físico que plasma la información.
11. ¿Qué es un reloj electrónico en la unidad de correspondencia y para
qué sirve y cómo funciona?

R/ Reloj radicador Este medio es utilizado en la unidad de correspondencia

para la recepción de comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación
de las mismas, ya que el funcionamiento de este depende de su
programación, es una eficiente herramienta ya que se le pueden ingresar
los datos necesarios para dicha dependencia.

12. ¿Qué es un sello radicador y cuando se debe utilizar?

R/ Sello fechador: también nombrado sello radicador cuentan con un

sistema más complejo, sirve para señalar, datar y autentificar un documento
en el momento exacto. Según el modelo a utilizar (electrónico o manual),
puede proponer la impresión de la fecha y la hora gracias a su reloj
integrado.

13. Como se lleva la correspondencia que llega a una empresa vía

Internet.

R/ Se reciben los correos con los documentos y se clasifican en carpetas

digitales según la correspondencia de departamento…