PROPUESTA DE SOFTWARE

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA CON

MESA DE PARTES VIRTUAL

“Municipalidad Distrital de Jesús Nazareno”

Ing. Jhon Javier Huaraca Paredes

Analista de Sistemas
 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA CON MESA DE PARTES VIRTUAL

SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO CON MESA DE

PARTES VIRTUAL

INTRODUCCIÓN
El Sistema de Gestión Documentaria es una moderna solución informática
orientada apoyar a empleado y funcionario que genera, recibe y procesa
documentos de todo tipo desde los procesados en sistemas de información
operativos hasta los de gestión.

Su propósito es la mantener el control de los documentos a todo nivel

organizacional, facilitar el seguimiento de documentos en todas sus etapas
desde la creación hasta su posterior archivamiento

El sistema está diseñado en un entorno gráfico web permitiendo un manejo

fácil y amigable al usuario, así como la posibilidad de ser accedido desde
cualquier computador con acceso a internet.

ALCANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE

El alcance de este proyecto es proporcionar a toda persona involucrada en la
Entidad (administrativos y ciudadanía) un software que gestione el proceso de
trámite documentario para una mejor administración del tiempo.

 El sistema se ejecutará en un entorno web.

 El sistema se instalará en la nube garantizando su acceso permanente.
 El sistema será multiplataforma e intuitivo o fácil de operar (solo será
necesario tener un navegador de internet para poder ejecutarlo en cualquier
sistema operativo)
 Sistema de permisos y roles de acceso (Roles y privilegios de acceso
dependiendo de las funciones de cada usuario)
 Procesos y transacciones de data ligeros (Trámite administrativo).
 Reportes.
 Mesa de partes Virtual.

MESA DE PARTES VIRTUAL CON ENFOQUE AL CIUDADANO

Poner a disposición de la ciudadanía una plataforma virtual de envíos,
recepción, plazos de atención y notificaciones de seguimiento.

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CARACTERÍSTICAS DE DESARROLLO
 Implementación 100% en software Libre (sin costos de licencias)
 Plataforma de desarrollo del sistema: PostgreSQL + PHP
 Multiplataforma: Plataforma operativa: Linux/Windows
 Cuenta con niveles de seguridad y tipos de usuarios

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
 Navegador de Internet (Internet Explorer/Mozilla FireFox/Google
Chrome)

IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN
La implementación de la plataforma es responsabilidad del ingeniero
responsable, y la capacitación sobre el uso práctico del software también.
Ofrecemos capacitaciones sin ningún costo.

SOPORTE TÉCNICO
El soporte técnico es el apoyo rápido, permanente y en línea, con alto nivel de
servicio garantizado en horarios de oficina, por diversos canales de
comunicación: vía celular, vía remoto, e-mail, etc).

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GARANTIA
1 año por problemas en ejecución del sistema.

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES (RF) - LO QUE OFRECE EL

SOFTWARE:

1. Catálogo de tipos de documentos: permite el registro de resoluciones,

directivas, informes, oficio, memos, etc
2. Catálogo de Dependencias y oficinas: permite el registro de la
estructuración orgánica de la entidad y los jefes o responsables
3. Registro de personal: permite el registro de datos personales tales como
nombres, apellidos, dni, etc; y datos laborales tales como oficina, cargo,
fecha de ingreso.
4. Creación de usuarios con perfiles de acceso: A través de esta opción se
habilitan los accesos y permisos restrictivos al sistema de acuerdo al perfil
del usuario.
5. Catálogo de dependencias externas: Registro automático de entidades
externas tales como municipalidades, gobiernos regionales, policía, etc
6. Catálogo de archivadores: El sistema permite crear archivadores lógicos
para registrar la culminación del trámite de los expedientes
7. Registro de Plantillas de documentos: Permite el diseño de formatos de
documentos para facilitar la elaboración de documentos.
8. Registro de documentos internos: A través de esta opción se registran
los documentos de toda la entidad tales como resoluciones, informes,
memos, oficios, etc.
9. Registro de documentos externos: Permite el registro de datos
esenciales del documento tales como fecha, numero, asunto. También
permite la subida del documento escaneado.
10. Generación de números secuenciales automático por tipo de
documento, usuario y oficina: A través de esta opción se controla los
correlativos por oficina.
11. Generación de número de expediente: para todo documento el sistema
le asigna de manera automática un número de expediente la misma que se
mantiene en documentos de un mismo asunto. Este valor se complementa
con el número de secuencia del expediente.
12. Proceso de derivación de documentos: Permite enviar el expediente a
otra oficina para su atención.
13. Proceso de recepción de documentos: Proceso en el cual el expediente
ingresa a la oficina y se ubica en la opción de documentos en proceso.
14. Proceso de archivamiento de documentos: Proceso por el cual se da por
culminado el trámite de un documento.

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15. Seguimiento de trámite de documentos: Pantalla que muestra la ruta del

documento y las acciones que se realizan durante su trayectoria hasta su
archivamiento.
16. Mesa de Partes Virtual: Plataforma pública de acceso al ciudadano para
recibir sus documentos escaneados, incluye el registro de requisitos,
notificaciones de atención y seguimiento de solicitudes.
17. Notificaciones vía correo electrónico: Se notifica a los usuarios y jefes de
oficina sobre el estado de los documentos así como los documentos
próximos a caducar su atención.
18. Control TUPA y plazos de atenciones: El sistema permite el registro de
los procedimientos administrativos, los plazos para atención y la ruta del
recorrido del documento.
19. Búsqueda de documentos: Permite encontrar documentos por número de
expediente, asunto, fecha y otros campos de búsqueda
Reportes:
 Documentos generados por oficina/empleado en un rango de fechas.
 Documentos recibidos por oficina/empleado en un rango de fechas.
 Documentos archivados o procesado por oficina/empleado en un rango
de fechas.
 Documentos pendientes de atención o en proceso por oficina/empleado.
 Listado de documentos por expediente.
 Implementación de hasta tres reportes adicionales.

Pantalla de Sistema

COTIZACIÓN

UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA CON

MESA DE PARTES VIRTUAL
S/. 8,000.00

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INCLUYE:

 Instalación
 Capacitación a Nivel de Usuarios
 Tutorial de Usuario
 Certificado de garantía por 1 año

Forma de Pago: 50% al inicio y el saldo al culminar el servicio.

Modalidad: Servicios con Recibo por Honorarios.

Nota:
El sistema será instalado en código ejecutable solo para uso de la
Entidad.

Contacto: Nombre y Teléfono de Contacto

Ing. Jhon Javier Huaraca Paredes Analista de Sistemas
Correo: jhuaraca0904@gmail.com
Celular: 999014140

PASOS PARA SU INSTALACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

1. Con el acuerdo de ambas partes, la Entidad debe proporcionar al

responsable de la implementación la información requerida de forma digital.
2. El responsable en coordinación con la Entidad implementara el sistema en
las instalaciones de la Entidad.
3. Se proporcionará los accesos al sistema y se capacitará al personal
administrativo; así como también se entregara manuales en PDF.

Sin otro particular me despido agradeciendo de antemano la atención

prestada a la presente, quedando a su disposición para ampliar cualquier
punto de esta propuesta que considere conveniente.

Atentamente;

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Ing. Jhon J. Huaraca Paredes
Analista de Sistemas