Administración Documental

La Gestión Documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.es allí donde nace la importancia de un buen manejo archivístico
dentro de las empresas por que esta permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido a los
documentos ya que si no se tienen clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría
demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de costos para las empresas
además de esto una buena gestión documental es de gran ayuda para la buena toma de
decisiones.
Encontraremos paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje
de cinco documentos de diferente contexto.
1.Recepción de documentos

Dentro de los distintos Planes de Gestión Documental (PGD), el Proceso de Recepción de

Documentos puede ser considerado como la fase inicial del ingreso de un documento al
Archivo de una Institución, así como el momento en donde se disponen y aplican las
distintas operaciones relacionadas con la verificación y control, que permitirán que los
documentos externos sean consignados, recibidos y clasificados correctamente.

 Entidad productora: nombre de la razón social

 Nombre de la razón social: nombre de la unidad administrativa
 Código: Identifica a las unidades productoras de documentos
 Retención: plao en el que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o
central,
 Archivo de gestión: se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los
asuntos iniciados
 Archivo central: Se agrupan los documentos trasladados por el archivo de gestión.
 Disposición final: Resultado de la valoración con miras a selección microfilmación:
 Conservación total: Se aplica a documentos que tienen valor permanente
 Eliminación: se destruyen los documentos que han perdido su valor
 Selección: se determina la conservación parcial de la documentación
 Microfilmación: Permite fotografiar los documentos y obtener pequeñas imágenes en
película.
 Procedimientos: Procesos aplicados.

2. Radicación de documentos

 Permite generar e imprimir automáticamente el número de radicado a todo documento

que ingrese o salga de la organización.
 Permite la radicación de documentos separando los procesos de entrada (tomando la
correspondencia que llega a la Organización y asignando un consecutivo único para este
tipo documental) y salida de documentos (hace referencia a toda la documentación de
 carácter oficial producida por la Organización y asignando un consecutivo único para
este tipo documental)
 Permite a la organización tener múltiples puntos de recepción, ubicados físicamente en
cualquier lugar (sedes remotas) que tenga conexión a Internet o Intranet.
 Permite la identificación del documento que ingresa a la organización a través de la
captura de información cómo: origen del documento, tipo documental al que pertenece,
persona natural (nombres y apellidos) o persona jurídica que lo produce, número de
identificación, descripción o asunto del documento, dependencia(s) destino, soporte
físico del documento, opción de escaneo y de asignación de rutas preestablecidas. La
fecha y número de radicación se establecen automáticamente.
 Permite la vinculación del correo electrónico y el fax al sistema de radicación.

3. Registro

cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de correspondencia en forma automatizada,

el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la
correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta en varios conceptos: fecha,
remitente, destinatario, número de radicación, etc.
Cuando no es así el registro deberá llevarse manualmente, para lo cual debe diseñar su
formato que permitirá tener la información sobre la correspondencia que se recibe y se
radica y la situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos: número
de registro, fecha de elaboración y recibo, ciudad de origen, persona o entidad que la envía
y el asunto que trata.

 Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:

No radicar la correspondencia personal
 Colocar la fecha de recibo
 Devolver sin abrir la correspondencia que por error llegue a esta oficina
 Hacer las observaciones pertinentes en el radicador, cuando las comunicaciones llegan
sin firma.
 Verificar que los anexos enunciados estén completos.

4. Distribución La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al

exterior de la entidad. (personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo,
trámite en línea, página web, otros). En las dependencias la distribución se debe controlar
a través del registro de traslado a dependencia o a funcionario en el aplicativo.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

 Distribución de documentos externos

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos en carpetas, buzones o casilleros.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Reasignación de documentos mal direccionados.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos

 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico,

apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos

5. Embalaje

Empaque adecuado (caja y/o carpeta) para almacenar, conservar y transportar los
documentos.
Proceso que consiste en llevar los documentos a una unidad de empaque una vez
cumplida los anteriores pasos de la preparación física de los documentos.
Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes:
El diseño del mobiliario estará sujeto a las condiciones propias de los documentos
atendiendo sus diferencias tecnológicas, dimensiones, volumen y peso. Y facilitará su
correcta manipulación y adecuada conservación
Utilizar cajas que cumplen con las especificación mínimas sugerida por el AGN.
La cantidad a empacar en cada caja debe ser moderada evitando el deterioro de la
documentación, no olvidar que no solo es el volumen si no también su peso.
Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba
Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.
Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con
marcador sobre un rotulo
Una vez se haya cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre se procederá
al embalaje.