RESUMEN ANALITICO EDUCATIVO

RAE

Título del texto Recibo y despacho de documentos.

Nombres y Apellidos del Autor Mary luz López Hernández.
Año de la publicación 2003
Resumen del texto: RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
El artículo 21 del título quinto de la ley general de archivo de Colombia señala
que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos,
Pudiendo contemplar el uso de las nuevas tecnologías y soportes de cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Explica como es el manejo del recibo y despacho de documentos, los tramites y
los procesos a realizar con este.
Palabras Claves Recibo Documentos, Recepción,
Comunicaciones Oficiales,
Comunicaciones Personales,
Documentos No Radicables, Apertura,
Revisión, Radicación, Registro reparto,
Nota crédito.
Problema que aborda el texto:
Aborda la problemática del nivel de incumplimiento que se tiene en logística y
alcanza a percibir el cliente por la falta de coordinación en los procesos, por falta
de disciplina y prácticas que nos lleven a controlar el proceso de entregas.

Objetivos del texto:

• Aprender a llenar los documentos de correspondencia visto.
• Aprender a diferenciar los documentos de correspondencia.

Hipótesis planteada por el autor: Siguiendo una metodología racional para el

análisis de actividades administrativas, se señalan con lógica los diversos pasos
de estos proceses, aclarando para cada uno, que, cuando, y como se realiza.
Además, se presenta un modelo de las formas que se deben utilizar, con
instrucciones suficientes para su uso.

Tesis principal del autor:

El proceso de gestión documental al interior de toda organización es hoy una
estrategia de información y comunicación, el proceso archivístico sistemático
comprende las fases
1. FASE DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS: Comprende la elaboración
de los documentos y los aspectos de su origen, creación conforme a las
actividades de la empresa. Esta fase la conforman las siguientes
actividades: (Manejo de los documentos, La impresión, la tinta, etc.)
2. FASE DE RECEPCION DE DOCUMENTOS: Son las acciones que la
entidad debe realizar para el control de su documentación y para
 garantizar a la administración la verificación de que los documentos y las
comunicaciones oficiales han sido remitidos a la persona que les
corresponde o actuante.
3. FASE DE TRÁMITE: Corresponde a los procesos de registro y radicación
de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, aplicando el
principio de procedencia (es el que trata de no mezclar los documentos
de los fondos) y el principio del orden original (trata de que los
documentos deben ser organizados tal y como son producidos dentro de
las empresas); para que las comunicaciones puedan ser resueltas y
atendidas con oportunidad. Desarrollo, análisis e investigación acerca de
la normatividad vigente para la unidad de correspondencia, exposiciones
acerca de conceptos, manual de gestión documental y uso apropiado de
la tecnología.
4. FASE DE DISTRIBUCION: Consiste en la entrega de los documentos a la
persona competente para que estos puedan ser distribuidos a cada una
de las dependencias dentro de la entidad, en esta parte del proceso se
debe tener cuidado en la constitución de las series, las Subserie y
verificar los tipos documentales los cuales van a ir en la tabla de
retención documental TRD.
5. FASE DE CONSULTA: Su objetivo es facilitar y proporcionar la consulta
de los documentos y el derecho que tienen las personas a este acceso de
archivo.
6. FASE DE RETENCION: Este es el tiempo de permanencia que los
documentos van a estar dentro del ciclo vital del documento.
7. FASE DE RECUPERACION DE LA INFORMACIÒN: Después de
elaborar los instrumentos como los inventarios se puede acceder a la
consulta a través de dichos instrumentos estipulados.
8. DISPOSICION FINAL: Los documentos se clasifican y se envían a los
archivos de gestión o a los archivos centrales o al archivo histórico. En
esta guía comprenderemos, analizaremos y desarrollaremos actividades
pertinentes a las fases de producción, recepción, trámite y distribución de
documentos

Argumentos expuestos por el autor:

El Sistema de despacho de Correspondencia fue desarrollado con el objetivo de
brindar un entorno ágil y sencillo para catalogar, almacenar y acceder a la
correspondencia de una institución. El sistema provee una serie de servicios
para la gestión de documentos, principalmente la correspondencia. En primer
lugar, permite la creación de un esquema de clasificación acorde a las
necesidades de la institución y el registro de los documentos según el esquema
creado. Con el almacenamiento, en una base de datos, de los principales datos
referentes al documento, inclusive su ubicación en el archivo físico -mediante el
catálogo de biblioratos, y la provisión de un entorno para la redacción y la
edición de los documentos, a través de un enlace con el procesador de textos;
se logra rápido acceso al documento fuente sin que el usuario necesite recordar
la ubicación del mismo. Con el sistema se puede incluso realizar un seguimiento
del estado del documento desde su creación como un borrador hasta su archivo
definitivo posterior a la entrega al destinatario en el caso de la correspondencia
saliente. Otra de las características del sistema es su versatilidad, debido a que
con la creación de formatos prediseñados
(plantillas) asociados a los tipos de documentos dentro del esquema, se puede
registrar y crear rápidamente una serie de otros documentos amén de la
correspondencia saliente. De esta manera se puede registrar, por ejemplo:
constancias, certificados, resoluciones, actas de reuniones, informes técnicos,
entre otros. Debido a que la nomenclatura, la enumeración y el almacenamiento
de los documentos son gestionados automáticamente, dejando al usuario
solamente la tarea de la clasificación, el Sistema de Correspondencia se ha
convertido en una práctica y útil herramienta en especial a la secretaría de la
institución, facilitando grandemente el registro y el acceso a los documentos.

Conclusiones del texto:

Podemos concluir que este tema es muy importante ya que se maneja toda la
correspondencia que se recibe y que se envía a la entidad y además se lleva un
control de todas ellas, para que así no haya ningún problema en cuanto a los
documentos que se generen.
• Se maneja la correspondencia de manera que le lleguen a todas las
dependencias y/o personas que trabajan en la empresa.
• Se maneja de manera organizada toda la documentación en la entidad y
su radicación es en forma consecutiva de los documentos con el fin de no
mantener errores.
• Lo que se trata de hacer es que los documentos lleguen al destino por el
cual llegaron a la empresa ósea su respectiva dependencia.

Bibliografía citada por el autor:

• https://appvirtual.americana.edu.co/eva/pluginfile.php/1698440/mod_reso
urce/content/1/Recibido%20y%20Despacho%20de%20Documentos
• Mary luz López Hernández, Instructora de archivística. SENA, Regional
Antioquia. 2003
• Fundamentos básicos de administración documental.
Nombre y apellidos de quien Yesid Mendoza Monsalve
elaboró este RAE

Fecha en que se elaboró este RAE 23 de mayo del 2021.

Imagen (mapa conceptual) que resume e interconecta los principales
conceptos encontrados en el texto:
Comentarios finales:
Muy interesante este trabajo, ya que uno aprende el proceso que se debe hacer
al momento de recibir un documento.