DESPACHO DE DOCUMENTOS

1. Indique y defina con sus palabras los (8) pasos para el despacho de
documentos (no copiar y pegar)

o Elaboración: en esta fase se deben establecer alineamientos conforme a las

normas técnicas sobre documentación comercial. El grupo mas voluminoso d
documentos comerciales que se producen en una oficina o entidad, esta
conformado por las comunicaciones escritas enviadas o recibidas.

o Firma: toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los

cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con
destino interno y externo que genere la institución.

o Traslado: una vez firmadas las comunicaciones se envían a la unidad de

correspondencia con sus respetivas copias, anexos y sobres.

o Verificación: se refiere a la revisión de las comunicaciones, para verificar que

cumplan con las normas establecidas para la elaboración y tramite.

o Numeración y fechado: consiste en asignar un numero a cada comunicación.

El numero que se asigna es el que corresponde consecutivamente en el orden
de salida.

o Registro: consiste en la anotación de los datos mas significativos de la

comunicación en un formato de registro, para su control y tramite.

o Separación: es el proceso de distribución, separando las piezas de salida para

realizar su despacho.

o Envió: cuando se hace necesario el envío de documentos en soporte

papel, es importante identificar prioridades por carácter de urgencia de
 llegada a su destino, y determinar si se requieren envió local, nacional o
internacional, para la selección del medio de envió (mensajero, fax,
correo) y el servicio a utilizar.

2. Cuando se elabora una comunicación oficial, ¿cuál es la cantidad de copias

y cómo se distribuyen?

Se elaboran en original máximo dos copias, remitiéndose el original y máximo dos

copias, al destinatario, la primera copia de la serie respetiva de la oficina que
genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes la segunda
copia reposara en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo
establecido en su tabla de retención documental. En casos en los cuales haya
varios destinatarios, se elaboran en igual cantidad de copias adicionales.
3. ¿Quiénes pueden firman documentos en una entidad?

Se precede a la firma de la persona responsable de la información que contiene.

Los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y
externo que genera la institución.
4. Realice planilla de despacho de documentos con 7 registros.

FECHA RADICAD ASUSTO REMITENTE DESTINATARI FOLIOS ANEX0S FIRMAS OBSERVACIONES

O O

5. Mencione los requisitos que debe cumplir un documento para su respectivo

envío.
 Debe tener las respectivas firmas de la persona que remite el documento.
 Tener todos sus folios y anexos.
 Que el sobre venga sellado.
 Tener su número de radicación o enumeración correspondiente con la
fecha de salida.
 Que tenga la misma dirección o logo de la entidad que lo envió.
 Estar en buen estado el documento sin mantas o que se encuentre muy
arrugado.

6. ¿Para que se realiza el radicado de un documento enviado?

 Para asociarlo de cierta información que se considere importante a la hora de
ingresar o salir de una organización, tal como la fecha, la hora de recepción, las
firmas de los que realizan el envío del documento entre otros.
7. Indique los lineamientos para la elaboración de documentos

En la elaboración de los documentos se deben de tener en cuenta los aspectos

que definen las características internas y externas del documento como:
Soporte: el articulo 9de acuerdo 060/2001 establece que, las entidades deben
incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de
procedimientos, pautas que aseguran la integridad de los documentos desde el
momento de producción.
Modelo y estilo: se refiere a la presentación física del documento como:
Márgenes de espacios y cuerpo de la comunicación, revisten gran importancia por
que crean la imagen institucional. Estos aspectos se normalizan de acuerdo con la
función de la entidad y atendiendo los lineamientos de las normas técnicas
existentes.
8. ¿Cuáles son los documentos de tramite especial?
 Circulares
 Actos administrativos
 Comunicaciones internas
 Comunicaciones oficiales vía fax
 Comunicaciones oficiales por correo electrónico

9. ¿Con que Guía puedo realizar los documentos?

Guía técnica Colombia “GTC”

10. ¿Para usted que es despachar documentos?

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe

realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una
persona natural y jurídica.
11. ¿Que medios usaría para el envío de documentos?

Mensajero, fax, correo y el servicio a utilizar.

12. ¿Voy a realizar el envío de correspondencia, pero en el paquete se me fue un
documento recibido, como puedo solucionarlo?

Me contactaría con la persona que esta llevando los paquetes para ver si se fue en
los documentos.
13. Realice un comunicado oficial, donde solicite patrocinio a una empresa,
recuerde indicar los anexos.
14. ¿Qué persona es la encargada de realizar el envío de los documentos?

15. Son las 16:00 y ya envió los documentos por Servientrega, pero llega el Aux de jurídica y le
dice que tiene un documento, con autorización del gerente de envió urgente, ¿que debe
hacer?
16. Llega Doña Magola, adulta mayor de 68 años, quien quiere ver el recibido de un
documento que dejo hace 3 semanas, al buscarlo usted no lo encuentra, ¿qué hace usted
al respecto?
17. Su amigo de gestión administrativa lo (a) llamo (a) a las 15:00 pidiendo que le guarde un
radicado de envió, ya que está redactando una carta, usted hace el favor, le guarda el
radicado E2050905 y deja el espacio, y continua con el E2060905, pero son las 17:00 y su
amigo le dice que no va a enviar nada, que ya no necesita el radicado, en ese momento
llega su jefe y se da cuenta del vacío en el consecutivo de radicado enviado, ¿usted cómo
puede explicarlo y que consecuencias cree que trae? En la vida real, guardaría usted ese
radicado a un amigo (a)