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Las empresas para realizar una evaluación y control de sus actividades, primero deben
medir las mismas y al hacerlo podrán realizar un seguimiento y encontrar posibles
falencias en el desarrollo normal de sus operaciones.
De acuerdo con lo anterior y con el fin de cumplir con esta evidencia, trabaje sobre la
empresa que seleccionó desde la actividad de aprendizaje 1 y elabore un informe que
contenga lo siguiente:
1. El resumen de lo investigado en la primera evidencia de esta guía de
aprendizaje denominada: Reflexionar acerca de la importancia de la gestión
por procesos en las empresas.
La gestión de procesos se refiere a la alineación de los procesos con los objetivos
estratégicos de una organización, el diseño y la implementación de arquitecturas de
procesos, el establecimiento de sistemas de medición de procesos que se alinean con
los objetivos de la organización y la educación y organización de los gerentes para que
gestionen los procesos de manera efectiva.
La característica principal del ciclo PHVA es la mejora continua. Por lo tanto, los
proyectos implementados serán seguidos y no se marchitarán. Al tener una etapa de
verificación, puede corregir las fallas a tiempo, antes de que causen pérdidas
financieras.
Una forma en que las empresas siguen siendo competitivas es mejorando sus
procesos, tanto operativos como financieros. Hacerlo requiere la creación de una forma
de medir específicamente la mejora. Como dice el refrán, "lo que no se puede medir no
se puede gestionar". Para resolver este problema, las empresas crean métricas,
detalles medibles de un proceso, para recopilar datos sobre un proceso antes y
después de la introducción de un cambio. El análisis de estas métricas proporciona
datos que comunican cuánto mejoró el cambio el proceso, si es que lo hizo. Para
comenzar, es importante elegir primero las métricas más apropiadas para su proceso.
Organizando su sistema de mejora de procesos:
Medir el tiempo.
Medir costos.
Medir calidad.
Medida de salida.
¿Qué mide?: describa que pretende medir con el indicador. Explique brevemente el
objetivo de ese indicador.
Justificación: escriba por qué se tiene que medir este indicador y la información
para que le sirve a la empresa.
3. Enumere las actividades en secuencia por cada indicador y explique de
manera detallada el procedimiento a utilizar.
Indicador Actividades Procedimiento
Llamada del usuario a solicitar la cita.
Teléfono
Agentamiento y confirmación de la cita.
Computador: Agenda Cita
Llegada del usuario a la cita.
Oportunidad de citas consulta Documento: Formato Ingreso de
Verificación de usuario.
externa usuario
Espera para la cita.
Documento: Formato Egreso de
Atención con el profesional médico.
usuario
Confirmación de atención recibida.
Formato de Registro de EA
Formato de Notificacion de EA a
Presentación del evento adverso.
entes reguladores
Atención inmediata del evento adverso.
Acta de Comité de EA y firma de
Gestión del evento adverso.
asistentes
Notificación del Evento adverso ante los
Formato: Convocatoria a
entes reguladores.
Capacitacion
Índice de eventos adversos. Comité de evaluación de eventos
Video Beam
adversos.
Computador
Medidas para la prevención de eventos
Formato: Control Asistencia
adversos.
Capacitacion
Socialización a colaboradores sobre
Formato: Acta de Capacitacion
medidas para prevenir eventos adversos.
Formato: Evaluacion de Adherencia
Capacitacion
Diligenciamiento o llamada por parte del
usuario sobre la PQR
Teléfono: Registro de PQR
Recepción de la solicitud por parte de la
Computador: Registro de PQR
Coordinadora de SIAU
Peticiones, Quejas , Reclamos Buzón SIAU: Registro de PQR
Tramite de respuesta a través de comité
y sugerencias (PQR) Acta de Comité SIAU
SIAU
Documento: Formato Respuesta a
Notificación de respuesta a usuario
PQR
dependiendo la temática por la que surgió
la PQR
Luego de la atención efectiva al usuario
conforme a la documentación legal
necesaria para la facturación.
Se realiza facturación de servicios Facturas con anexos a EPS
prestados a usuarios. Cartas de Notificación de Cobro de
Se radica en EPS. Cartera Vencida
Rotación de Cartera Se confirma la radicación. Respuestas a Glosas
Se espera el plazo para pago por parte de Tabla de Indicador de Rotacion de
las EPS. Cartera en Informe de Gestion
Se realiza notificación de cobro de cartera Mensual del Contador
a las EPS.
Se mide la efectividad en los tiempos de
pago por parte de las EPS.
Formato: Convocatoria a
Capacitacion
Video Beam
Se convoca a una capacitación.
Computador
Se realiza la capacitación.
% de funcionarios satisfechos Formato: Control Asistencia
Se evalúa la adherencia.
con la capacitación. Capacitacion
Y se realiza retroalimentación sobre la
Formato: Acta de Capacitacion
satisfacción del tema expuesto.
Formato: Evaluacion de Adherencia
Capacitacion
4. Concluya el informe describiendo cuál es el impacto positivo y negativo de
utilizar indicadores en la empresa sobre la cual viene desarrollando las
evidencias y envíe dicho informe al instructor.
Creo que los indicadores de gestión que he venido desarrollando, y sobre todo, de
forma generalizada, ayudan siempre de forma positiva para el control y continuidad de
un negocio. Lo que se controla se conoce y se valora.
Los indicadores permiten que se maneje un equilibrio organizacional de los procesos
que se desarrollan en una empresa, catalogándolos desde un enfoque direccionado al
control y el mejoramiento continuo.
Quizás el impacto negativo, no está propiamente implícito en los indicadores,
sino en las personas que hacen parte de cada proceso que se está evaluando, es
decir, aquellos actores de los procesos misionales de una empresa, no están
acostumbrados a que se les controle, midan y vigilen sus actividades diarias, y quizás
el efecto que surge de eso, es que dichos actores manifiesten apatía o algún tipo de
actitud no tolerable. Pero aquí se debe justificar el papel del líder de procesos y control
de calidad, quien debe demostrar profesionalismo y empatía con los demás para que la
implementación de indicadores en cada proceso se lleve a cabo de forma exitosa.
Ambiente requerido: Ambiente Virtual de Aprendizaje.
Criterios de evaluación