ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION - Ficha: 2388304

Aprendiz: LUIS GABRIEL BENITEZ GOMEZ CC. 72302675

3.1. ACTIVIDAD DE REFLEXIÓN INICIAL.

3.1.2 Una vez observado el material responsa las siguientes preguntas:

1. ¿A que hace referencia el ciclo vital de los documentos?

El ciclo vital de los documentos hace referencia al proceso en que los documentos transitan por
el archivo de gestión, el central y el histórico de forma integral en las distintas etapas del proceso
de gestión documental desde su nacimiento hasta su disposición final.

2. ¿Cuáles son las ventajas de poner en práctica un programa de gestión documental

en una institución?

Las ventajas se enmarcan principalmente en el de disponer de documentación organizada para

el fácil acceso a la misma propendiendo en la transparencia y acceso a la información por parte
de los grupos de valor y/o usuarios internos y/o externos de la institucion.

3. ¿Cómo cree usted que se refleja la aplicabilidad de la organización documental en

las empresas hoy en día?

Hoy en día, considero que la aplicabilidad de la organización documental tiene un gran avance
en las entidades públicas, empresas del Estado y empresas privadas que cumplen funciones
públicas, porque están obligadas a realizarlo, y su implementación y seguimiento se nota
conforme a que están siendo objeto de control no solo de las organismos de control sino de la
misma ciudadanía, en lo que respecta a hacer publica toda la información a que haya lugar
contemplando la ley de transparencia y acceso a la información. Conforme al contexto de las
empresas privadas, pocas son las que llevan un sistema de organización de archivos conforme
la ley, puesto que no están obligadas, pero de una u otra forma tratan de organizar sus archivos
conforme a buenas prácticas de organización para el tratamiento de su documentación y
preservación en el largo plazo.

3.1.3 Con el fin de seguir analizando los principios archivísticos resolver la siguiente
sopa de letras de acuerdo a las siguientes preguntas:

1. También se le conoce como archivo activo RTA: Archivo de Gestión.

2. También se le conoce como archivo inactivo RTA: Archivo Histórico.

3. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión. RTA: Expediente, Archivo.

4. Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su

almacenamiento y preservación. RTA: Legajo, Carpeta.
5. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad
física y funcional de los documentos de archivo. RTA: Conservación o Gestión
Documental.

6. Conjunto de documentos generados y/o recogidos en una oficina por una persona con el
fin de comenzar, desarrollar y finalizar una gestión. RTA: Archivo Central.

7. Conjunto de documentos generados por entidades públicas. RTA: Archivo Público.

8. Personas que van en busca de una información que requieren. Los encontramos internos
y externos. RTA: Usuarios o grupos de valor.

9. También se le conoce como Archivo General. RTA: Patrimonio.

10. Está relacionado con el quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conservación permanente. RTA: Función Archivística.
3.2. ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE
CONOCIMIENTOS NECESARIOS.

3.2.1. A través de un mapa conceptual estructuro la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual
se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

LEY 594 DE 2000

Dicta la

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

I I
OBJETIVO CLASIFICACION POR TITULOS AMBITO DE APLICACIÓN

I I I I I
I II III IV V VI VII comprende a la

establecer actúa actúa actúa actúa actúa

Sistema nacional Categorizacion de Acceso y

Objeto y ambito de Administracion de Gestion de Salida de
de archivos y los archivos consutla de los Administracion
Reglas y principios aplicación archivos documentos documentos
organos asesores publicos documentos publica

Definiciones fundamentales Coordinadores y

y principios generales ejecutores

que regulan En sus

La funcion archivistica VIII IX X XI XII XIII diferentes niveles

del

Estimulos a la
Donacion, salv aguardia,
Archiv os Conserv acion de difusion o Disposiciones Entidades
Estado Control y v igilancia adquisicion y
priv ados documentos incremento del finales privadas
ex propiacion
patrimonio
documental de la
nacion. que cumplen
Funciones
publicas

Demas
organismos
regulados por

Esta ley

3.3. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN.

3.3.1. Consulte y explique con sus propias palabras en que consiste cada uno de los
siguientes procesos metodológicos utilizados en la organización de los documentos de
archivos.

1. Clasificar: Es la primera fase de la etapa denominada organización, y contempla

principalmente el principio de procedencia según la estructura orgánica funcional de la
entidad, y cuyo concepto se define como aquella fase en donde se busca analizar la
documentación determinando su identificación y estableciendo criterios de agrupación
documental.
2. Ordenar: Es la segunda fase de la etapa denominada organización, y contempla
principalmente el principio de orden original, bajo criterios de uso de sistemas de
ordenación: alfabéticos, numéricos, mixtos, y el proceso de depuración y foliación
documental.
3. Archivar: O descripción. Es la tercera fase de la etapa denominada organización, y
contempla principalmente la descripción de las agrupaciones documentales utilizando
rótulos de carpeta y de cajas, concediéndoles una identificación, gestión y existencia a
través de los instrumentos archivísticos como el FUID y las TRD.
3.3.4 La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas,
contratos, actas, etc. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o
destruidos.

Responda las siguientes preguntas:

1. ¿Cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento, que instrumento me

permite hacer la respectiva identificación?

Primero que todo debemos tener en cuenta que si hay un fondo cumulado sin criterio de
organización es menester usar el instrumento de TVD para establecer un criterio de organización
documental, y posterior a eso, empezar a utilizar el instrumento de TRD.

Bueno conforme al tiempo de conservación de las facturas, contratos, actas, dependerá del
criterio del equipo interdisciplinario y comité de archivo de la entidad, al momento de valorar esa
documentación en sus TRD. Muchas entidades determinan para archivo de gestión 2 años para
actas, facturas y contratos, y para archivo central 10 años para facturas y contratos, y 5 años
para facturas, y finalmente le conservan totalmente. En ese orden de ideas, el instrumento ideal
para ese tipo de proceso son las TRD.

2. La práctica documental aconseja separar los documentos en los archivos de

gestión, central e histórico, según su categoría y la necesidad que existe de
conservarlos, ¿Qué instrumento debo utilizar para esto?

Conforme a la explicación anterior, considero que las TRD son el instrumento adecuado e ideal
para concederle un valor primario o secundario a la documentación con unos tiempos de
permanencia, conservación y disposición final.

3.4. ACTIVIDAD DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO.

3.4.1. Realice un escrito donde detalle las características de cada uno de los sistemas de
ordenación documental1.

“El sistema de ordenación elegido o adoptado por la entidad

u organización debe proporcionar seguridad y oportunidad en
la localización de la información, en todo caso, dicha elección
dependerá de las características y el volumen de la serie”.

1
https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/DOCUMENTOS%20TECNICOS
/CARTILLA%20DE%20ORDENACION%20DOCUMENTAL.pdf
• SISTEMA DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS.

1. Ordinal: Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer
los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración
que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.

2. Cronológico: Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del

otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido
tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las

series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede
ejemplificarse así:
• 2002, 02, 28
• 2002, 03, 01
• 2002, 03, 02
• 2002, 03, 03

• SISTEMA DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS.

1. Onomástico: La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales

compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por
ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de
Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy
alto y facilita la consulta.
En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo
apellido y el nombre al final. Por ejemplo:
• ACOSTA LOPEZ, Andrés
• CASCANTE PEREZ, José
• CHAPARRO MEJIA, María
• ECHEVERRI ARANGO, Pedro
• LOPEZ GOMEZ, Javier
• MARTINEZ, José
• VILLAMIZAR ROJAS, Manuel

2. Toponímico: Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares.

Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la
localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la
documentación y a las necesidades administrativas.
 Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de
conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el
Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones.
• Amazonas
• Arauca
• Boyacá
• Cauca
• Cesar
• Guajira
• Putumayo
• Valle del Cauca

3. Temático: Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su

contenido. Por ejemplo:
• Estadísticas
• Informes
• Informes a organismos de control
• Informes de gestión
• Informes estadísticos
• Ordenes de Pago

• SISTEMA DE ORDENACIÓN MIXTO.

1. Alfanumérico: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y

numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán
separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestación de
servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del
contratista, así:
• 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge
• 2001 MONROY LOPEZ, Susana
• 2001 TORRES GODOY, Guillermo

2. Ordinal cronológico: Aplica este sistema de ordenación también a series documentales

cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas
(Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el
número de la unidad documental y después por el cronológico, así:
• 0001 2002, 01, 31
• 0002 2002, 01, 31
• 0003 2002, 02, 02
• 0004 2002, 03, 04