SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

Especialización en Gestión del Talento Humano

por Competencias

Elaboración de un manual de funciones

Grupo No 9

Geovanny Flórez Marín

Reinalda de Jesús Fontalvo Franco
Nancy Jacqueline Barrera Patiño
Ana Cristina Barraza Arias

Abril de 2019
 TABLA DE CONTENIDOS

1. Introducciòn
2. Beneficios
3. Alcance
4. Aspecto general
4.1 Organizaciòn del manual de funciones
5. Niveles jerarquicos de los cargos
5.1 Nivel Ejecutivo
5.2 Nivel Profesional
5.3 Nivel Tecnico
5.4 Nivel Asistencial
6. Desarrollo de la construccion del manual
6.1 Identificacion del cargo
6.2 Requisitos del cargo
6.3 Experiencia
7. Metodo del Levantamiento del manual
8. Organigrama
9. Manual de funciones
9.1 Cargo Director Comercial
9.2 Cargo Coordinador de Alimentos
9.3 Cargo Auxiliar de transporte y Bodega
 INTRODUCCION

Una vez hecho el estudio de los puestos de trabajo de la empresa LAP, lo que es
imprescindible para que se pueda llevar a cabo la correcta gestión por parte de todas
las personas que hacen parte de esta empresa y teniendo definido los puestos de
trabajo así como el organigrama, nos permitió considerar el propósito de cada cargo,
las funciones esenciales que debe desarrollar cada empleado según su área de
desempeño, así como las competencias laborales necesarias para el buen desempeño.
Todo ello se compiló en el manual de funciones y el cual como instrumento de
administraciòn de personal, busca que a travès de su implementaciòn se lleve a cabo
la correcta gestión del talento humano en la empresa.

El grupo No 9 de esta formaciòn considerò los cargos de Director Comercial,

Coordinador de Alimentos, y auxiliar de transporte y Bodega
 BENEFICIOS

El presente manual formaliza las responsabilidades de los funcionarios vinculados

a cada uno de los cargos de la empresa LAP.
 Es útil para orientar el desempeño, precisar de manera clara y concisa la razón
de ser de cada empleo, determinar sus particulares responsabilidades y requisitos.
 Especifica los requerimientos de los empleos en términos de educación,
experiencia, habilidades y destrezas.
 Genera en los funcionarios de LAP compromiso en el desempeño eficiente de los
cargos, entregando la información básica sobre los mismos.

ALCANCE

Este manual es aplicable a todos los niveles jerárquicos en que se agrupan los
cargos, pertenecientes a la planta de la empresa LAP.

ASPECTOS GENERALES

ORGANIZACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES:

La estructura del manual de funciones se presenta por dependencias y niveles
Jerárquicos: Directivo, Ejecutivo, Profesional, Técnico y Asistencial. Sobre cada
nivel jerárquico se describen los requisitos para el desempeño del cargo como
educación y experiencia. Se hace la descripción de la función general del cargo, de
las funciones específica y, las habilidades y destrezas.
NIVELES JERARQUICOS DE LOS CARGOS
Según la naturaleza general de las funciones, y los requisitos exigidos para su
desempeño, los cargos de la entidad se clasifican en los siguientes niveles
jerárquicos:
Nivel Directivo: Son los cargos de la alta dirección que cumplen las funciones de
formular y plantear las políticas institucionales, planes, programas y proyectos.
 Nivel Ejecutivo: Comprende los cargos de la dirección, jefatura, evaluación y
control de las dependencias internas, encargadas de ejecutar y desarrollar las
políticas, planes programas y proyectos.
Nivel Profesional: Agrupa los cargos cuya naturaleza demanda la ejecución y
aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional,
diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley.
Adicionalmente y según la complejidad y requisitos exigidos por el cargo, le
puedan asignar funciones de coordinación, supervisión y/o control de
Dependencias internas.
Nivel Técnico: Comprende los cargos cuyas funciones exigen el desarrollo de
procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo.
Adicionalmente y, según la complejidad y requisitos exigidos por el cargo, le
puedan asignar funciones de coordinación de dependencias internas.
Nivel Asistencial: Comprende los cargos cuyas funciones implican el ejercicio de
actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles
superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades
manuales o tareas de simple ejecución.
Para este caso solo haremos los manuales de 3 cargos pertenecientes a los
niveles ejecutivo, profesional y asistencial.

DESARROLLO DE LA CONSTRUCCION DEL MANUAL

IDENTIFICACION DEL CARGO

Denominación del cargo: Hace referencia al nombre del empleo
Área: Hace referencia al nivel jerárquico en que se encuentra ubicado el cargo,
según la naturaleza general de las funciones, y los requisitos exigidos para su
desempeño.
Cargo al cual Reporta: Hace referencia al área a quien reporta su desempeño.
Número de Cargos: Hace referencia al número de cargos que deben existir en la
empresa.

Propósito principal: Explica la necesidad de la existencia o la razón de ser del cargo

dentro de la estructura organizacional y misión encomendada a la dependencia a la
cual pertenece. Cada cargo tiene un propósito fundamental y único para el
cumplimiento de la misión institucional. Dicho propósito es la descripción de su
función general.
Funciones esenciales: Son aquellas que se requieren para el cumplimiento de la
función general del cargo. Estas funciones describen lo que el funcionario debe
realizar; garantizando el logro de los objetivos empresariales y de la dependencia.

Contribuciones individuales: Se refiere a todas las competencias

comportamentales que se requieren desarrolle el empleado en su área de trabajo.
Habilidades y destrezas.
REQUISITOS DEL CARGO
Formación académica: Estudios o conocimientos académicos adquiridos en
instituciones públicas o privadas, debidamente reconocidas por el gobierno
nacional, correspondientes a la educación básica primaria, básica secundaria,
media vocacional, superior en los programas de pregrado en las modalidades de
formación técnica, profesional, tecnológica y profesional, y en los programas de
postgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y
posdoctorado. Los estudios se acreditan mediante la presentación de certificados,
diplomas, grados o títulos otorgados por las instituciones correspondientes.
EXPERIENCIA: Se entiende por experiencia los antecedentes laborales
desarrollados en el ejercicio de una profesión, ocupación arte u oficio. La
experiencia se clasifica en:
Específica: es la adquirida en el ejercicio de empleo que tenga funciones similares
a las del cargo a proveer o en la dependencia de trabajo, de profesión, ocupación,
arte u oficio.
Experiencia Relacionada: es la adquirida en el ejercicio de cualquier empleo,
ocupación, arte u oficio.

METODO DE LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACION

La recopilación de la información se dio a través de reuniones realizadas con los

expertos de las respectivas áreas y a quienes se les aplicó un cuestionario con
preguntas relacionadas con las actividades que se desarrollan en las respectivas
áreas donde ellos son los jefes y basados en los documentos que se manejan en
cada puesto de trabajo.
ORGANIGRAMA
 MANUAL DE FUNCIONES

I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Director Comercial
Área: Directivo
Cargo al cual Reporta: Gerente General
No de Cargos: Uno (1)
II. PROPOSITO PRINCIPAL
El reto principal del cargo es posicionar el área comercial de la Empresa con el fin de
consolidar la Empresa LAP SAS en el mercado y en las ciudades que atiende como una
Distribuidora competitiva con la mejor calidad y servicio. A través de una eficiente
administración del departamento y su fuerza de ventas, planificando y ejecutando
estrategias de ventas, identificando nuevas oportunidades de negocios, planes de
fidelización de clientes y un servicio de venta y posventa que genere valor agregado a los
clientes.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
 Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades del departamento comercial en
lo que tiene que ver con ventas, mercadeo, publicidad y relaciones públicas.
 Coordinar junto con su equipo las acciones de ventas de acuerdo a los
comportamientos del mercado y teniendo en cuenta la estrategia comercial de la
organización.
 Organizar el equipo comercial de acuerdo con sus objetivos y metas.
 Preparar informes de estadísticas de ventas, analizar el comportamiento de la
demanda.
 Realizar un monitoreo constante del mercado donde hace presencia la Empresa LAP.
 Diseñar y lanzar campañas publicitarias estratégicas para fidelizar los clientes.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
 Servir de apoyo para el funcionamiento del área comercial de acuerdo con las normas
y disposiciones vigentes establecidas.
 Aptitud orientada al servicio y a resultados: Con iniciativa y trabajo en equipo.
 Evaluar el desempeño de sus colaboradores de su área.

V. REQUISITOS DEL PUESTO

Formación Académica
Profesional en Área Administrativa con especialización en el área de Mercadeo y Ventas.
Requisitos de Conocimientos
Formación en sistemas (Word, Excel) y manejo de TICS
Formación en servicio al cliente
Trabajo en equipo
Requisitos de Experiencia
Mínimo 2 años de experiencia en organizaciones comerciales con manejo de personal.
Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo.
 I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Coordinador de Alimentos
Área: Comercial
Cargo al cual Reporta: Jefe Centro Distribución
No de Cargos: Seis (6)
II. PROPOSITO PRINCIPAL
Ejecutar los procesos de manipulación de alimentos, aplicando los procedimientos y
nomas definidos, elaborar la documentación requerida, realizar control a fin de dar
cumplimiento a cada uno de los procesos y garantizar la conservación de los alimentos.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
 Ingresar al inventario los productos según el procedimiento y ficha técnica
establecida.
 Disponer los productos en almacén según su naturaleza y técnicas de
almacenamiento.
 Garantizar a los clientes productos en óptima calidad en condiciones de seguridad
alimentaria cumpliendo con la normatividad vigente.
 Coordinar la correcta conservación de los productos para preservar su calidad.
 Monitorear las fechas de vencimiento de los productos.
 Informar sobre las novedades que se presenten en la cadena conservación de los
alimentos.
 Supervisión y seguimiento de las rutas de despacho.
 Realizar seguimiento a los inconvenientes presentados durante la ruta de
distribución de los productos.
 Revisar las devoluciones de mercancía realizadas por los clientes.
 Administrar el personal a su cargo.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
 Velar porque el personal de su área cumpla con las normas técnicas de manipulación
de alimentos.
 Servir de apoyo para el correcto funcionamiento de su área de acuerdo con las
normas y disposiciones vigentes establecidas.
 Desarrollar actitud orientada al servicio y a resultados: Con iniciativa y trabajo en
equipo.
 Evaluar el desempeño de sus colaboradores de su área.

V. REQUISITOS DEL PUESTO

Formación Académica
Profesional en el área de alimentos o en el área Industrial con formación en
manipulación de alimentos.
Requisitos de Conocimientos
Formación en sistemas (Word, Excel) y manejo de TICS
Formación en servicio al cliente
Trabajo en equipo.
Requisitos de Experiencia
Mínimo dos (2) años de experiencia en organizaciones comerciales, manejo de
personal.
 I. IDENTIFICACIÓN
Denominación del Cargo: Auxiliar de transporte y de Bodega
Área: Comercial
Cargo al cual Reporta: Coordinador Logístico
No de Cargos:
II. PROPOSITO PRINCIPAL
Procesar los pedidos de acuerdo con los requisitos y parámetros establecidos por la
empresa, utilizando los equipos y medios de transporte de forma adecuada y realizar
el cargue y descargue de la mercancía de acuerdo con las normas técnicas
establecidas.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
 Recibir y entregar la mercancía según el plan de rutas diarias.
 Operar los equipos para el manejo de la mercancía bajo las normas de seguridad
establecidas.
 Realizar el alistamiento de los productos para el transporte y entrega de acuerdo a
los procesos según las solicitudes de pedido.
 Verificar que la entrada y salida de productos se realice de acuerdo a los
procedimientos establecidos por la organización.
 Realizar la devolución de mercancía a los proveedores de aquellos productos que
no cumplan con la calidad esperada.
 Ubicar los productos en los espacios asignados de acuerdo al sistema de
almacenamiento y normas de seguridad.
 Empacar los productos de acuerdo con su naturaleza para ser transportados de
forma eficiente de acuerdo a normas de seguridad.
 Coordinar las rutas de los vehículos de transporte de la mercancía de acuerdo a los
pedidos registrados.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
 Adaptabilidad al cambio
 Manejo de la confidencialidad
 Aptitud orientada al servicio y a resultados: Con iniciativa y trabajo en equipo.

V. REQUISITOS DEL PUESTO

Formación Académica
Tecnólogo en Administración Logística, o Técnico en Logística de almacenes y Cadena
de abastecimiento con conocimiento en manejo de mercancía, como de alimentos
perecederos y no perecederos, o Técnico en auxiliar de Bodega con conocimiento en
transporte y manipulación de mercancías.
Requisitos Conocimientos
Formación en sistemas (Word, Excel)
Conocimiento en legislación sobre servicios públicos domiciliarios
Formación en servicio al cliente
Trabajo en equipo.
Requisitos de Experiencia
Mínimo dos (2) años de experiencia en organizaciones comerciales.