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Documentos de Cultura
CONCEPTOS BASICOS
PATRIMONIO DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o
cultural.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
ORDEN ORIGINAL:
Ordenacin interna de un fondo
documental manteniendo la
estructura que ha tenido durante
el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Conservacin de los documentos
dentro del fondo documental al
que naturalmente pertenecen.
ARCHIVO TOTAL:
Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
UTILIZACION
ELABORACION
Y ELIMINACIN
O RECEPCION
CONSERVACION
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
DE
CENTRAL HISTORICO
GESTION
VALORES VALORES
PRIMARIOS SECUNDARIOS
Administrativo Cultural
Legal Histrico
fiscal
Contable
Cientfico
Tcnico
DOCUMENTO DE ARCHIVO:
Registro de informacin producida o recibida por una
persona o entidad en razn a sus actividades o funciones,
que tiene valor :
Valor
Histrico o Cientfico
Cultural
Debe ser
objeto de Econmico
conservacin
DOCUMENTO ELECTRNICO:
Documento cuyo soporte material es algn tipo de dispositivo
electrnico y en el que el contenido est codificado mediante
algn tipo de cdigo digital que puede ser ledo o reproducido
mediante el auxilio de detectores de magnetizacin.
Para la
Administracin
Para la
Para la
Comunidad y
Investigacin
el Estado
Para el Para el
desarrollo desarrollo
Cientfico y Econmico y
Tecnolgico Social
Para el fomento de la Cultura
y la Identidad Nacional
GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades
administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
QUE ES UNA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL?
PARA LA ADMINISTRACION:
Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y
eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los
tiempos de retencin en ella estipulados.
Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que
tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes
fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
IMPORTANCIA DE LAS TRD
8
9
8
8
7
7
6
REPUBLICA DE COLOMBIA
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACION COLOMBIA
DOCUMENTAL
FORMATO UNICO DE INVENTARIO
UNIDAD
PRODUCTORA:
~~~~~~~~~~~~~~~~~- REGISTRO DE ENTRADA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
OBJETO: AO MES DIA
OFICINA
PRODUCTORA:
1
FRECUENC
No. FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACION No.DE IA DE
DE CODIGO NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O FECHA FECHA CAJA CARPET TOMO OTRO SOPORTE CONSULTA OBSERVACIONE
FOLIO
ASUNTO INICIAL FINAL A S S
ORDE S
1 N
1
ELABORADO
POR:
CARGO:
FECHA:
FIRMA:
CARPETAS DE PROPALCOTE
Para archivar los documentos valorados dentro de la TRD como de
conservacin total ejemplo : Expedientes de Extranjeros, se
archivan mximo 200 folios o 210 para no cortar la trazabilidad
del trmite.
CARPETA DE YUTE
DD
02 MM 02 AAAA 2012
1
28 12 2012
FECHA FINAL DD1 MM AAAA
1 5
GRUPO ARCHIVO Y 1523 Pendiente
CORRESPONDENCIA asignacin de
ACTAS cdigo con la
elaboracin
ACTAS COMIT DE ARCHIVO de las TRD.
02 12 2012
20 12 2014