ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

APRENDIZ

LEIXI VANNESA PRADA PINEDA

INSTRUCTORA

ELIZABETH DEL CARMEN VILLA

COUTIN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

FICHA 2700648
 MODALIDAD VIRTUAL

Importancia de los Archivos

Desde épocas antiguas la historia de los archivos se remonta al origen e inicio de la escritura, con
esto en la antigüedad las distintas civilizaciones y culturas de cada época aportaron al surgimiento
documental mediante escrituras o símbolos que dejaban plasmados en pieles, piedras, madera o
mármol y a medida del paso del tiempo esto fue cambiando hasta el punto de que se archivaban
mapas o documentos de hallazgos importantes.

En la actualidad la terminología de archivo ha cambiado se ve esta profesión de forma importante y

con suma responsabilidad por eso que se ha creado la necesidad de administrar los documentos de
forma permanente para asegurar que la historia, políticas y procedimientos se conserven
adecuadamente con el fin de brindar un servicio de información eficaz y oportuna, acorde a los
requerimientos del sector productivo y los avances tecnológicos sirviendo de testimonio para los
trámites que pueda requerir las empresas.

Clases de Archivos

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir,
archivo de gestión, central o histórico.

Según la Organización

 Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la

organización.
 Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización y
es independiente de todo proceso archivístico.
 Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo lleva
cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
 Archivo descentralizado con control centralizado: se maneja de acuerdo con las necesidades
de cada dependencia con archivo descentralizado y a su vez se controla desde el archivo
central.

Según su uso
  Archivo activo - Gestión: Son archivos de conservación y consulta permanente, está
constituido por documentos de periodo actual, documentos de periodos anteriores,
historias laborales, resoluciones y contratos.
 Archivo semiactivo - Central: Estos archivos son para la conservación y su consulta es
menor menos frecuentes con intervalos de 1 a 2 veces al año.
 Archivo inactivo - Histórico: Son los que comprenden el traslado definitivo de cualquier
documento para su conservación perpetua, estos archivos son: legales, fiscales,
comerciales e históricos.

Según su naturaleza

 Archivo Público: Documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos derivados

de un servicio público por entidades privadas.
 Archivo Privado con Interés Público: Es de interés público por su valor para la historia,
cultura, ciencia o la investigación.
 Archivo Privado: Son documentos pertenecientes a personas jurídicas que se derivan de
la prestación de sus servicios.

Cualidades de los archivos

Las cualidades de los archivos varían entorno al servicio o sistema de ventajas que presta la
organización, son características de los documentos que componen un archivo:

 Económicos: Ahorra tiempo al personal en la búsqueda del documento.

 Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
 Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
 Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
 Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivo.

Categorización de los archivos

Se clasifica de acuerdo con el orden territorial según en el artículo 7 de la ley General de Archivos de
Colombia

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

 Archivo general del departamento.

 Archivo general del municipio.
 Archivo general del distrito.

TERRITORIALIDAD

 Archivos de entidades del orden nacional.

 Archivos de entidades del orden departamental.
 Archivos de entidades del orden distrital.
 Archivos de entidades del orden metropolitano.
 Archivos de entidades del orden municipal.
 Archivos de entidades del orden local.
 Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley.

Aplicación en el medio actual

Hoy en día se utiliza toda la tecnología de la información como medio para agilizar los procesos
archivísticos poniendo en total disposición el documento al usuario externo gracias a la preservación
y conservación de la información resaltando el rol como archivistas y de los archivos en sí,
salvaguardando con total seguridad cualquier tipo de información confiable de uso personal, público
o privado que sirven de ayuda en el desarrollo y evidencia a las empresas que los posean.