DESARROLLO GUIA 1

ORGANIZAR DOCUMENTOS

MARÍA NOELIA CAMPO

Aprendiz

PAOLA ANDREA RIASCOS

Instructor

CODIGO FICHA:
2279924

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

GUIA ORGANIZAR DOCUMENTOS

MOCOA, SEPTIEMBRE– 2022

SEGÚN SU OPINIÓN ENUMERE LAS TRES FUNCIONES MÁS IMPORTANTES DEL (AGN) LEY
80 DEL 1989.

1.Formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística en el país.

2.Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos del país,
3.garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio
documental.

MEDIANTE UN CUADRO COMPARATIVO DESCRIBA LAS FASES DEL ARCHIVO

CUADRO COMPARATIVO DE LAS FASES DEL ARCHIVO

ARCHIVO DE ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO

GESTIÓN

Es el archivo de Unidad administrativa que Es el archivo al cual se

la oficina coordina y controla el transfiere del archivo
productora que funcionamiento de los central o de gestión los
reúne su archivos de gestión y documentos que deben de
documentación reúne los documentos conservarse
en trámite, transferidos por los permanentemente dado
sometida a mismos una vez finalizado su valor histórico.
continua su trámite y cuando su
utilización y consulta no es constante.
consulta
administrativa.

CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA, SEMI-ACTIVA E

INACTIVA
Documentación activa
En su fase activa, los documentos son producidos o recibidos por cada unidad
administrativa de la Universidad en el desarrollo de las funciones que le son propias para
resolver un asunto. Mientras la documentación permanece en esta fase, se habla de
documentos activos o corrientes. Normalmente, todavía están sujetos a una tramitación y
su consulta es frecuente y periódica.
Documentación semi-activa
En la fase semi-activa, la tramitación administrativa del documento se da por terminada y
su consulta, que evoluciona de periódica a esporádica, disminuye. Por este motivo los
documentos se consideran semi-activos. En esta etapa, la documentación se ha de
transferir al depósito del Archivo General, bajo la responsabilidad del archivero. Su
duración o permanencia puede oscilar entre tres-seis años hasta su disposición final.
Documentación inactiva
En la fase inactiva, el documento pierde su valor administrativo y se vuelve testimonial o
histórico de una actividad desarrollada por la Universidad. Su consulta es infrecuente y
esporádica. Esta fase corresponde a la etapa de archivo o depósito definitivo y es el
momento en el cual la documentación transferida al Archivo General alcanza el valor
informativo o testimonial de las actividades de la Universidad.

CUÁLES SON LOS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS DE UN DOCUMENTO

I. Documentos primarios: Son aquellos que se originan como primera consecuencia de un

estudio, una investigación o un trabajo. Son documentos primarios: Monografías
(incluimos Tesis, Actas de congresos), publicaciones periódicas, documentos de archivo,
patentes, etc.
II. Documentos secundarios: Surgen como consecuencia de resumir o tratar documentos
primarios: Enciclopedias, diccionarios, repertorios, manuales y tratados, anuarios,
directorios, guías, cronologías, fuentes estadísticas y biográficas, fuentes de información
geográfica, bases de datos, bibliografías, etc.
III. Documentos Terciarios: Son aquellos que se originan al tratar documentos secundarios:
Bibliografías de Bibliografías, Repertorios de Obras de Referencia y Los Repertorios de
Bases de Datos.

PARA LA ÚLTIMA ACTIVIDAD, DE MANERA ORDENADA SELECCIONE IMÁGENES Y

PALABRAS REFERENTES AL TEMA Y DESCRIBA EL PROCESO DE TRAZABILIDAD
DOCUMENTAL

CREACIÓN:
 un documento es dejar testimonio de la materia de interés, pudiendo entonces
preservarse en el tiempo. Cabe destacar además que la tecnología nos permite guardar y
compartir gran cantidad de información contenida en documentos digitales.

DISTRIBUCIÓN:
se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la
entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se
debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y
envío de los mismos.

ENTREGA:
Documentación proporciona el conjunto de actividades necesarias
para llevar a cabo la entrega de documentación asociada a un
proyecto, desde la formalización de la entrega hasta la revisión y
validación de la misma, con la finalidad de homogeneizar todas las entregas documentales
y facilitar.

TEST EDUCAPLAY

LINEA DE TIEMPO DE AGN