Cómo organizar las Historias Laborales de tu empresa en 5 pasos

15/10/2017 por Edin Gutiérrez

¿Cómo se deben de organizar las Historias Laborales?

¿Porqué se crean las Historias Laborales?

¿Qué documentos se guardan en las Historias Laborales?

¿Cómo se deben de ubicar los documentos dentro de las Historias Laborales?

¿Por cuánto tiempo debe tu empresa conservar las Historias Laborales?

Sigue leyendo.

En las próximas líneas te daré respuesta a cada una de las preguntas.

Pero, no sin antes aclararte, que lo que leerás no es la única respuesta en el

mundo, tan solo es como lo haría yo.

¿Porqué se crean las Historias Laborales?

La historia… testigo de los tiempos, luz de la verdad, vida de la memoria, maestra

de la vida, testigo de la antigüedad. – Cicerón. Escritor, orador y político romano.

Las Historias Laborales son el testigo y la evidencia del vínculo laboral que ha
sostenido un empleado con su empleador.

Imagínate pasar más de 40 años trabajando para una empresa y que no quede
registro de tu trasegar por ella.

Serías como un empleado fantasma, ¿no?

¿Y si tiempo después requieres alguna información para un trámite y te topas con

la siguiente respuesta?:

“Señor Cesar Augusto, no encontramos información suya que evidencie que fue
empleado de la empresa”.

¿Qué harías?

Las Historias Laborales se crean con el objetivo de facilitar la gestión de la vida

laboral de un empleado y para servir como memoria de quien es exempleado.

¿Cuáles documentos se deben de guardar en las Historias Laborales?

Si te basas en el para qué de las Historias Laborales, pues los documentos que se
deben de guardar en ellas son aquellos que evidencien o sirvan como testigos del
vínculo laboral de un empleado.

Al igual, se beberían ubicar los documentos que después de un tiempo

determinado, podrían servir como fuentes de memoria laboral.

Algunos de los documentos que tendrías que disponer en las Historias Laborales
son:

 Los contratos laborales

 Los certificados
 Las constancias
 Los memorandos
 Los exámenes de Ingreso y egreso
 Comunicaciones relacionadas con el vínculo laboral

En pocas palabras, aquellos documentos que pertenezcan al trámite del vínculo

laboral.

¿Cómo se deben de organizar las Historias Laborales?

De nuevo te aclaro que lo que leerás es el como debe de ser para mí.

5 Pasos para Organizar las Historias Laborales

Paso #1 Conforma las unidades documentales por empleado.

Debes de partir de un concepto muy importante dentro de la clasificación

documental: La unidad documental.

Una unidad documental se forma cuando se juntan, agrupan o relacionan un

conjunto de documentos que están ligados a un mismo asunto.

Para hacer más clara la definición, lo contrario a una unidad documental, serían
las famosas y prohibidas “carpetas con documentos varios”.

Estas últimas no pueden ser consideradas una unidad documental debido a que
los documentos no están relacionados con un mismo asunto, ya que son una
mezcla de varios trámites.

Esto no solo pasa con los documentos en soporte papel, una inadecuada
descripción de los documentos electrónicos desde su generación, puede dar pie a
carpetas electrónicas con documentos varios.
Por eso, las historias laborales deberían estar conformadas por separado con
unidades de conservación (carpetas) para cada uno de los empelados.

Evita juntar varias Historias Laborales en una misma unidad documental.

Paso #2 Aplica el principio de Orden Original.

Ya sabes que este principio de la Archivística busca que los documentos de las
unidades documentales reflejen de forma fidedigna la secuencia documental de un
trámite y la resolución de su asunto.

Hay una manera muy sencilla y común como se explica, seguro lo has escuchado
y depronto también lo explicas así:

Aplicar el principio de Orden Original es tener como primer documento el de fecha

más antigua y como último el documento de fecha más reciente.

Y la pregunta del millón:

¿Cuál es entonces el primer documento de las Historias Laborales?

¿Será la hoja de vida porqué fue lo primero que se envío a la empresa?

¿O será el contrato laboral porqué fue con éste que se inició el vínculo laboral?

Para mí, la respuesta es el Contrato Laboral.

“Pero Edin, ¿porqué si la Hoja de vida sucedió primero que el Contrato Laboral?”

Estamos hablando de la “Historia Laboral”, por lo tanto ¿a partir de cuál

documento inició tu vínculo laboral con la empresa?

¿Con la hoja de vida?, ¿Con el examen de ingreso?

No.

Tu historia laboral inicia una vez haz firmado el contrato.

Por ende, los documentos que inician el trámite de las Historias Laborales, son los
contratos.

Si no fuera así, y sea la hoja de vida la que inicie la Historia Laboral, entonces
cada vez que tu empresa reciba este documento, ¿iniciaría una Historia Laboral?

La realidad, es que para tú poder firmar el contrato laboral debes de entregar unos
documentos como:
  Hoja de vida
 Certificados de estudios
 Certificados laborales
 Examen de ingreso
 Entre otros, dependiendo de la empresa.

Y estos se convierten en requisitos (anexos) para legalizar el contrato. Sin ellos al

día, no podrías firmar el contrato y empezar a trabajar.

Tu Historia Laboral todavía no iniciaría.

Por este motivo, para mí, el primer documento de las Historias Laborales son los
contratos laborales.

¿Qué pasaría si la empresa decide no contratar a la persona debido a sus

resultados en los exámenes de ingreso?

¿Se cierra su Historia Laboral?

Es claro que no, pues porqué al no firmar el contrato laboral, ni siquiera hubo
Historia Laboral.

Mi orden para la Historia Laboral sería:

1. El contrato Laboral
2. Documentos para legalizar el contrato (anexos) como: Hoja de vida,
certificados, examen de ingreso, etc.
3. Los que se sigan produciendo debido al vínculo laboral.

¿Lo que no deberías hacer al organizar las Historias Laborales?

He visto que en algunas empresas tienden a organizar las Historias Laborales

utilizando separadores.

Es decir, toma como ejemplo la Historia Laboral de Cesar Augusto.

Cuando abres la unidad documental lo que primero te encuentras es un separador

que dice “Contratos” y seguidamente están todos los contratos laborales que
Cesar ha tenido con la empresa.

Luego, encuentras otro separador que dice “Documentos de identificación” y claro,

están juntos todos los documentos de identificación que ha entregado Cesar para
legalizar cada contrato laboral.

Posterior otro separador con el nombre “Exámenes”, aquí mezclan tanto los
exámenes de ingreso como los de egreso.
Y así crean separadores para cada tipología documental de la Historia Laboral.

Pues déjame decirte, que de esta manera Las Historias Laborales no quedan
técnicamente organizadas.

Puesto que al aplicar el principio de orden original para organizar las Historias
Laborales, los documentos deben de reflejar la realidad de la vinculación laboral.

Entonces sería algo así:

Abres la Historia Laboral de Cesar Augusto y el primer documento que deberías

de encontrar es el contrato laboral y luego todos los que se generaron de dicho
contrato hasta terminar en la renuncia o la notificación de terminación del contrato.

En caso de que a Cesar Augusto se le haga otro contrato laboral, entonces este
se ubicaría en la misma Historia Laboral, pero continuaría después del último
documento del contrato anterior.

Es decir, que se debe de reflejar después de la carta de renuncia o la notificación

de terminación del primer contrato.

Y así se repite el mismo procedimiento cada vez que a Cesar Augusto se le haga
un nuevo contrato laboral.

Conclusión: No utilices separados para organizar las Historias Laborales por

tipologías.

PD: Cuando las Historias Laborales son tramitadas a partir de herramientas

informáticas, es común encontrar que su estructura es también separar los
documentos por tipologías documentales en carpetas (electrónicas).

Con lo cual no tengo problema siempre y cuando dicha herramienta o software de

la opción de consultar el expediente de tal manera que se refleje el principio de
orden original.

Paso #3 Identifica el vínculo archivístico de los documentos.

Como todo expediente, las Historias Laborales se deben de conformar y organizar

con los documentos que están relacionados con su trámite.

Entran las cartas físicas o electrónicas, las incapacidades médicas, registros de

entrega de dotación personal (no necesariamente los elementos de protección
personal), informes de evaluación, etc.

Seguramente hay correos electrónicos relacionados con la historia laboral,

imprimirlos es innecesario.
Aquí tendrías que utilizar un método eficiente de archivar dichos documentos
electrónicos pero sin perder de vista que junto con el expediente físico se está
formando una sola unidad documental conocida como expediente híbrido.

Paso #4 Utiliza un registro de control para cada una de las Historias Laborales.

Un registro de control es un documento que sirve para relacionar cada uno de los
documentos que conforman las Historias Laborales.

Además se utiliza para registrar los documentos que van ingresando hasta que se
cierre el expediente.

En el registro de control de las Historias Laborales, ingresas datos como:

 La tipología documental.
 Fecha
 Número de folio que le corresponde a cada documento.

Para este paso puedes basarte en el formato recomendado por Archivo General
de la Nación de Colombia.

Da clic en este enlace.

Paso #5 Aplica buenas prácticas de Organización Documental

Recuerda.

Usa una unidad de conservación para cada una de las Historias Laborales de los
empleados.

Clasifícalas:

Identifica la Serie, la Subserie, la unidad documental y sus tipologías.

Ordénalas:

Te recomiendo que uses el sistema de ordenación numérico simple, asignando un

número consecutivo para cada una de las Historias que se van generando.

Yo no suelo ordenarlas ni por nombres ni por números de cédula.

Descríbelas:

Mantén actualizado el inventario documental de las Historias Laborales con

observaciones que sean importantes.
 Además periódicamente depura, expurga, folia, utiliza rótulos y almacénalas en
unidades de conservación adecuadas.

¿Cuánto tiempo debe tu empresa conservar las Historias Laborales?

Seas entidad pública o privada te recomiendo acogerte al concepto sobre el tema

expedido por el Archivo General de la Nación de Colombia.

Aquí te dejó mi artículo en el que te digo qué debes de conocer antes de eliminar
las Historias Laborales.

En dicho artículo te comparto mi punto de vista sobre el tiempo de conservación

de las Historias Laborales.

4 recomendaciones antes de terminar:

1. Si tu empresa tiene implementando el Sistema de Gestión y Seguridad en

el trabajo, tú podrías crear las Historisa Ocupacionales (ojo, no me refiero a
la Historia Clínica Ocupacional) para conservar los documentos
relacionados con dicho sistema sin mezclarlos con las Historias Laborales,
pues el trámite o asunto, no es el mismo.
2. Te sugiero crear la Subserie documental “Procesos de Selección” con el fin
de ubicar allí todos los documentos que se generan de un proceso de
selección para suplir una vacante, y claro, separando en unidades
documentales diferentes, los distintos procesos que se lleven a cabo para la
selección de una persona. Estas unidades documentales culminan o se
cierran con el informe final de selección o el documento que haga sus
veces en tu empresa.
3. No descuides los documentos en soportes electrónicos que por vínculo
archivístico hacen parte de las Historias Laborales.
4. Recuerda que no es necesario imprimir los correos electrónicos, pero si lo
tienes que hacer, por lo menos garantiza que el correo electrónico (soporte
electrónico) se conserve a la par de la Historia Laboral, ya que la impresión
tan solo será una copia, el original es el correo electrónico.

 GESTIÓN DOCUMENTAL

 PODCAST
Lo que debes conocer antes de eliminar una Historia Laboral

16/03/2017 por Edin Gutiérrez

Sé que has escuchado de empresas que eliminan la historia laboral de un

empleado en el momento que este ya no hace parte de ella.

También personas que se quejan porque la empresa en la que trabajaron hace

quince años, le eliminó la historia laboral.

Ambas situaciones podrían acarrear inconvenientes para los dos.

Antes de hablarte sobre el tiempo de conservación de la historia laboral,

aprovecharé esta oportunidad para aclararte un concepto y que no caigas en este
error tan común.

¿La hoja de vida del empleado? No, si te refieres a los documentos que
evidencian el vínculo laboral de un empleado con la empresa, lo correcto es que la
llames “la Historia Laboral”.

¿Por qué?

Porque si hablas de la hoja de vida, solo te estarías refiriendo a lo que conoces

como el Currículum Vitae de una persona, el cual es tan solo un tipo documental
de la unidad documental (carpeta) del empleado.

¿Por qué es importante conservar la Historia Laboral en una empresa?

La Historia Laboral es la evidencia del vínculo que una persona ha tenido como
empleado de una empresa.

Es un expediente (porque contiene varios tipos de documentos) en el cual se

ubican todos los documentos que nacen o se relacionan entre la empresa y el
empleado.

Algunos documentos que hacen parte de la historia laboral son:

 El contrato laboral (debería ser el primero porque con él nace la Historia

Laboral)
 Los documentos de identificación
 La hoja de vida
 Los certificados de estudio y experiencia
 El soporte de afiliación a la seguridad social
 Los certificados médicos
  Los memorandos
 Las evidencias de las vacaciones
 Licencias
 Los documentos soportes de la relación laboral con la empresa.
 Documento de terminación del vínculo laboral.

Si te pregunto: ¿Que valor documental tiene la Historia Laboral?

¿Cuál sería tu respuesta?… Te daré la mía.

Los valores documentales de La Historia Laboral

Mientras el empleado sea parte de la empresa, la historia laboral tiene mínimo un

valor administrativo, legal y jurídico.

Te debes estar preguntando…

¿Y cuando el empleado ya no hace parte de la empresa qué?

Entonces, cuando el empleado ya no trabaje más para la empresa, la historia

laboral pierde su estado de trámite.

Por lo tanto, pierde su valor administrativo.

Pero continúa con un valor legal y jurídico debido a que mediante la historia
laboral el exempleado puede exigir el cumplimiento de derechos y obligaciones
por parte del empleador.

De igual manera la empresa, puede portar con la evidencia que la libre de alguna
demanda.

Pero la pregunta del millón que te debes seguir haciendo hasta el momento es:

¿Y cuándo puede entonces la empresa eliminar la Historia Laboral de un

exempleado?

Antes que nada, debes saber que no hay un marco legal que reglamente de
manera específica el tiempo de conservación de la Historia Laboral.

Pero como estás buscando una orientación, aquí te la doy.

Para mí hay dos posibles respuestas:

Respuesta #1:
Si haces parte de una entidad pública o privada con funciones públicas, ésta se
debe acoger a los conceptos emitidos por el Archivo General de la Nación
(Colombia).

Sobre este tema, la entidad propone que el tiempo mínimo de conservación de la

Historia Laboral sea de 80 años.

Respuesta #2

Si es una entidad privada en la que estás trabajando, no hay como tal una norma
que especifique el tiempo mínimo de conservación de la Historia Laboral.

Por ejemplo el Código Sustantivo de Trabajo en su artículo 264 solo establece que
las empresas que paguen directamente la pensión a un empleado, deben de
conservar los datos del tiempo de servicio y los salarios devengados por este.

Lo sé, tu duda persiste más por los exempleados a los que la empresa no les paga
la pensión.

Quiero ser lo más claro posible.

Mi segunda respuesta, contempla que conserves 10 años la historia laboral de

acuerdo con la aplicación de la ley 962 de 2005 en su artículo 28:

“Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio.

Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de
diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su
conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que
garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que

legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas
especiales”

Para complementarte lo anterior, también el artículo 60 del código de comercio

dicta:

“Conservación de Libros y Papeles de Comercio

Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados
cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del
último asiento, documento o comprobante.

Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que
por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además,
ante la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros se verificará la
exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta
en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento
utilizado para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este

artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores”

Esta respuesta que te presento, está basada en el concepto 266558 del 8 de

septiembre de 2008, en el cual el Ministerio de Salud y Protección Social,
menciona que a pesar de que las normas anteriores no son específicas sobre las
historias laborales, se pueden aplicar por analogía.

Mi recomendación:

Te diré que teniendo en cuenta mi perfil como archivista y administrador de

empresas, mi sugerencia para las entidades tanto públicas y privadas es aplicar el
concepto que entrega el Archivo General de la Nación (Colombia) con respecto a
que el tiempo mínimo de conservación de la Historia Laboral debe ser de 80 años
a partir de cuando el empleado ya no haga más parte de la empresa.

4 razones por las cuales debes de conservar la historia laboral del exempleado
mínimo 80 años.

Razón #1

El archivo General de la Nación es la entidad que regula la política de archivos en

Colombia y considero que los conceptos que emiten deben ser tomados en
cuenta.

Son pertinentes y con conocimiento de fondo.

En sus conceptos dice:

…el Archivo General de la Nación ha conceptuado que este tipo de expedientes

deben conservarse debidamente organizados y en sus soportes originales, por un
periodo de por lo menos 80 años posteriores a la prestación del servicio por parte
del trabajador, debido a los efectos legales que estos archivos puedan tener para
el reconocimiento y pago de la pensión, para las decisiones de instancias
judiciales, en el marco de la garantía y salvaguarda del derecho fundamental a la
seguridad social, y porque este tipo de expedientes aportan a la investigación
histórica en el campo de la ciencias sociales.

Razón #2
Los derechos pensionales son imprescriptibles, por lo cual la reclamación de una
pensión nunca perderá vigencia y validez.

No importa los años que pasen, una persona en cualquier momento puede
solicitar su derecho a la pensión.

Razón #3

Te invito a que busques en Google sentencias de la Corte Constitucional de

Colombia sobre las historias laborales.

Verás que los resultados son muchos.

¿Qué significa esto?

Simple, que a diario son muchas las reclamaciones hechas por temas de solicitud
de derecho de pensión y otros asuntos relacionados.

En varias de estas sentencias están inmersas empresas que no cuentan con la

historia laboral ya que cometieron el gran error de eliminarla antes de tiempo o
nunca tuvieron la precaución de conservarla de manera adecuada.

Si lees estas sentencias te darás cuenta que al final, el fallo exige a las empresas
respetar el derecho constitucional que tienen las personas que hacen la
reclamación.

En conclusión, les exige reconstruir los datos de servicio y salarios devengados

del exempleado.

Su derecho constitucional no se puede ver violentado porque la empresa eliminó

la historia laboral.

Razón #4

Como sabes, los documentos de archivo deben de ser eliminados cuando pierden
sus valores primarios y no peseen valores secundarios.

Entonces, deberías eliminar o proponer eliminar la historia laboral de un

exempleado solo cuando esta ha perdido estos valores.

Como ya te aclaré antes, la historia laboral pierde su valor administrativo una vez
deja de estar en trámite.

Pero aún continúa vigente toda vez que posee un valor legal y jurídico si tienes en
cuenta que de ella se desprenden distintos derechos y obligaciones.
¿Entonces cuándo terminaría este valor jurídico y legal?

No es para nada sencillo de identificar.

Tú y yo sabemos que el proceso de valoración documental requiere de un análisis

exhaustivo.

Por eso te sugiero que apliques la conservación de mínimo 80 años como lo

establece el Archivo General de la Nación.

No sobra decirte que los 80 años inician una vez el empleado ya no trabaja más
para la empresa.