ORGANIZACION

DE ARCHIVOS DE
GESTION
YEICI ENITH PINZON CRUZ
ESPECIALISTA EN ARCHIVISTICA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
 ENTREGA DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS EN CUALQUIER
SOPORTE, CON OCASIÓN DEL CAMBIO DE ADMINISTRACIÓN
EN LAS ENTIDADES DEL ORDEN TERRITORIAL.
a. CIRCULAR EXTERNA No. 001 DE 2019
LOS INFORMES FINALES DE GESTIÓN DE GOBERNADORES, ALCALDES, DIPUTADOS Y
CONCEJALES, DEBEN INDICAR EXPLÍCITAMENTE EL ESTADO DE CONSERVACIÓN DE
LOS ARCHIVOS EN CUALQUIER SOPORTE Y MEDIO (INCLUYENDO SISTEMAS DE
INFORMACIÓN, BASES DE DATOS Y DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS) QUE LE SON
ENTREGADOS A LA ENTIDAD Y A QUIEN ASUME LAS FUNCIONES.

B. QUIENES RECIBEN LOS CARGOS ESTÁN EN LA OBLIGACIÓN DE EXIGIR LOS

INVENTARIOS DOCUMENTALES Y LOS DOCUMENTOS EN LOS CUALES CONSTE LA
ENTREGA DEL ACERVO DOCUMENTAL PRODUCIDO EN CUMPLIMIENTO DE LAS
FUNCIONES PROPIAS DEL CARGO; SI TAL CONDICIÓN NO SE CUMPLE, SE DEBE DEJAR
CONSTANCIA EN LAS ACTAS E INFORMES DE ENTREGA SOBRE LA INOBSERVANCIA DE
LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS EN LA PRESENTE CIRCULAR.

• ACUERDO 042 DEL 2002 CRIT O AG

ARTÍCULO 3º. CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y
RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS. EL
RESPECTIVO JEFE DE OFICINA SERÁ EL RESPONSABLE DE VELAR POR LA
ORGANIZACIÓN, CONSULTA, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DEL ARCHIVO DE
GESTIÓN DE SU DEPENDENCIA, TENIENDO EN CUENTA LOS PRINCIPIOS DE
PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL, EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y
LA NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA…
 ACUERDO 038 DEL 2002
FUID El artículo 2º 3.

• https://normativa.archivogeneral.gov.co/indice-normativo/

¿QUE ES GESTION
DOCUMENTAL?
CONJUNTO DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y
TECNICAS TENDIENTES A LA PLANIFICACION,
MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACION
PRODUCIDA Y RECIBIDA POR LA ENTIDAD.
¿QUE ES
UN ARCHIVO?
CONJUNTO DE DOCUMENTOS, SEA CUAL
FUERE SU FECHA, FORMA Y SOPORTE
MATERIAL .
ACUMULADOS EN UN PROCESO NATURAL
POR UNA PERSONA O ENTIDAD PUBLICA O
PRIVADA EN EL TRANSCURSO DE SU
GESTION.

DESDE SU ORIGEN HASTA CONSERVADOS CON EL FIN DE SERVIR COMO

TESTIMONIO E INFORMACION A LA INSTITUCION
SU DISPOSICION FINAL QUE LOS PRODUCE O LOS CIUDADANOS COMO
CON EL OBJETO DE FUENTE DE HISTORIA.
FACILITAR SU UTILIZACION,
CONSULTA Y
CONSERVACION.
 TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
Listado de SERIES Y SUBSERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL DE
LOS DOCUMENTOS de acuerdo a la valoración de los mismo.

Las TRD son vitales para la organización del archivo de gestión y sus transferencias.
 TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
A 004 DE 2019, D 2578 y D 2609 de 2012, reglamenta el
procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y
convalidación las TRD y TVD.
CONCEPTOS
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
CLASIFICACION DOCUMENTAL
 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Será realizada por cada uno de los funcionarios responsables que genere, maneje
o tramiten los documentos en cumplimiento a sus funciones.

Se deben clasificar los documentos de la unidad administrativa teniendo en

cuenta las TRD (codificación, series, subseries y tipos documental), definidos
para cada una de las dependencias en sus respectivas unidades de conservación
(carpetas).
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
 ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Se ordenan cronológicamente
los documentos, respetando la
secuencia en que fueron
creados, es decir, el documento
más antiguo es el primero y el
más reciente es el último
documento de la carpeta.
 ORDENACIÓN DOCUMENTAL
▪ Los documentos impresos en papel térmico ( fax, facturas) se deben remplazar por
fotocopias del mismo documento.

▪ Al terminar su tramite y realizar la transferencia primaria, se deben retirar de la

documentación todos los objetos metálicos como ganchos de cosedora, ganchos de
legajar y clip metálicos, a veces se es necesario la utilización del gancho de cocedora en
el archivo de gestión, para esto se emplea una sabana para la protección del papel.

▪ Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos se tiene en cuenta

la fecha de radicación del documento, mas no la fecha de elaboración de los mismos.

▪ Cuando un documento trae anexos forman parte de un documento u oficio, se debe

tener en cuenta la fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos.
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o Patrimonio documental
privada en razón de sus actividades o funciones.

Testimonio de las actividades Fuente primaria de información

 DOCUMENTOS DE APOYO
• Hace referencia a aquellas fuentes de información secundaria que
sirven de ayuda para la gestión administrativa de una organización
pero que no forman parte de los trámites administrativos como tal.
• Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero
es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
• Copias de documentos que son generados por otra dependencia de
la entidad, pero que por función deben ser conservados en una
dependencia.
• Son aquellos de carácter general, temporal y solamente
informativos (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos,
duplicados, folletos, boletines oficiales etc.) de posible interés para
la administración.
 DEPURACION DOCUMENTAL
La depuración consiste en el retiro de publicados idénticos, folios
en blanco y documentos de apoyo de los expedientes o los archivos
de gestión de cada oficina.

En el caso de los fondos acumulados, se hará igualmente la

depuración.
CONSECUENCIAS DE LA FALTA DE
DEPURACION DOCUMENTAL
 PERFORACION Y
AGRUPAMIENTO
• Perforar los folios de cada carpeta o expediente
tomando como referencia una hoja tamaño
oficio.
• Antes de perforar los documentos se debe tener
en cuenta que las hojas a perforar que contengan
información en forma horizontal (orientación
horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo
en cuenta que el título o encabezado quede hacia
el lomo de la carpeta y debidamente alineados .
 FOLIACIÓN
DOCUMENTAL
❖ La foliación consiste en numerar de forma consecutiva cada una de
las hojas que conforman un expediente o carpeta y será llevada a
cabo el responsable de la misma.
❖ Se debe escribir el número en la esquina superior derecha en el folio
recto (Primera cara de un folio, la que se numera), en el mismo
sentido del texto del documento.
❖ Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras
sobre un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o
numeraciones originales.
❖ No se debe omitir, ni repetir números, como tampoco adicionar
subíndices, ni adicionar el suplemento A, B, C, o Bis.
❖ No se deben foliar las pastas, las hojas-guarda en blanco y los
separadores.
 FOLIACIÓN
DOCUMENTAL
❖Para el proceso de foliación se debe utilizar lápiz de
mina negra y blanda tipo HB o B.
❖Si se presentan documentos foliación con tintas,
está se anulará mediante una línea diagonal (/) y se
procederá a foliar de nuevo los documentos,
quedando valida la última foliación realizada.
❖Cada carpeta debe contener hasta 200 folios
(máximo un 5% más), sin que se afecte la integridad
de la unidad documental.
 FOLIACIÓN DOCUMENTAL
o En el caso de series documentales simples, la foliación se ejecutará de manera
independiente por serie. ejemplo correspondencia, actas, certificaciones
entre otros.

o En las series documentales compuestas que tenga más de 200 folios y

requiera abrirse una nueva carpeta la foliación se hará en forma continua .
Ejemplo contratación, planes, procesos, estudios, proyectos entre otros.
 FOLIACIÓN DOCUMENTAL
• Para los documentos en soportes distintos al papel (discos digitales –
CDS-, disquetes, entre otros), Se debe ubicar en el archivo en un sobre
debidamente identificado, tendrán el número de folio consecutivo que
les corresponde

• Los documentos en formato pequeño (facturas, fotos, colillas de

chequeras, entre otros), se podrán pegar a una sola hoja utilizando
pegante líquido, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio,
dejando en el campo de observaciones del formato único de inventario
documental de carpeta, el folio, cantidad de documentos pegados y
cualquier otro tipo de observación que permita referenciarlos.
 CARPETAS Y
UBICACIÓN
• Los documentos no se deben conservar en AZ, ni
utilizar ganchos metálicos, en ninguna de sus fases
(Archivo de Gestión, Archivo central y Archivo
Histórico).
• Las carpetas deben ir debidamente rotuladas en
orden numérico según los códigos o series
establecidas en la TRD y almacenadas de izquierda a
derecha, en sus unidades de conservación (cajas), el
lomo de la carpeta debe ir hacia la parte inferior de la
caja o unidad de conservación.
• En los estantes debe existir una distancia libre entre las unidades de
conservación (caja) y el entrepaño superior de cuatro (4) a siete (7)
cms.
• Se deben ubicar las unidades de conservación de izquierda a derecha.
• Para la señalización en este caso es estante, y se identificara cada uno
con rótulos.
DESCRIPCION DOCUMENTAL
 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL

FINALIDAD
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICO
• CENSO
• GUIA
• CATALOGO
• INDICES
• INVENTARIOS

INSTRUMENTO DE CONTROL Y DE
RECUPERACION DE INFORMACION EN
EL QUE SE DESCRIBE DE MANERA
EXACTA LOS DATOS DE CADA UNA DE
LAS UNIDADES DE CONSERVACION
QUE CONFORMAN LAS SERIES O
ASUNTOS DE UN FONDO
DOCUMENTALES.
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL
DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DE
INVENTARIO DOCUMENTAL
DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DE
INVENTARIO DOCUMENTAL
DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DE
INVENTARIO DOCUMENTAL
 BIBLIOGRAFIA
• Cruz Mundet, José Ramón. Archivística. Gestión de documentos y administración de
archivos. Madrid. Alianza Editorial, 2015.
• Curso de inventario documental. AGN
• Manuel Vázquez Murillo. Buenos Aires: Alfagrama, 2004. 140 p. Introducción a la
Archivología: guía de estudio, publicada en 1997.
• Tanodi, Aurelio: Introducción a la ordenación y clasificación, Santiago de Chile: PNUD,
1981-1982, p. 5. (Citado por Antonia Heredia Herrera en su obra anterior).
• Molina Nortes, Juana, Leyva Palma, Victoria: Técnicas de Archivo y Tratamiento de la
Documentación Administrativa, Guadalajara: ANABAD Castilla-La Mancha, 1996, p. 20.
• PGD MUNICIPAL
• http://www.archivogeneral.gov.co/
• http://www.contraloria.gov.co/
 YEICI ENITH PINZON CRUZ
ESPECIALISTA EN ARCHIVISTICA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO