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Gua para la Gestin Documental

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar


ICBF

La Gestin Documental con calidad garantiza el


acceso a la informacin
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Universidad de La Salle
ICBF

Director General Rector


Diego Andrs Molano Aponte Hno. Carlos Gabriel Gmez

Secretara General Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales


Beatriz Emilia Muoz Caldern Luis Fernando Ramrez Hernndez
Decano
Directora Administrativa
Milena Sandoval Vargas Programa de Sistemas de Informacin y
Documentacin
Grupo de Gestin Documental Ruth Helena Vallejo Sierra
Directora
Coordinacin Editorial
Isabel Cristina Quiroga Equipo tcnico
Jefe Ocina Asesora de Comunicaciones Universidad de La Salle
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Grupo Multimodales de Comunicacin
Diagramacin
Diseo portada: Juan Felipe Vargas Rocha
Ocina Asesora de Comunicaciones ICBF
Impresin
XPRESS
Segunda Edicin, Diciembre de 2012 Estudio Grco Digital
G1.MPA1.P5

Gua para la Gestin Documental en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar


Esta publicacin es producto del Convenio de Cooperacin y Aporte No. 065 de 2009,
suscrito entre el ICBF, la Universidad de La Salle y SENA.
Los contenidos estn basados en la normatividad archivstica colombiana vigente y
la Gua para la Gestin Documental ICBF, 2006.
CONTENIDO
Pg.

INTRODUCCIN....................................................................................................................................... 13

1. OBJETIVOS Y ALCANCE ....................................................................................................................... 15

1.1 OBJETIVO GENERAL........................................................................................................................... 15

1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ................................................................................................................... 15

2. BENEFICIOS Y UTILIDAD DELA GUA DE GESTIN DOCUMENTAL....................................................... 16

3.GRUPO DE GESTN DOCUMENTAL ...................................................................................................... 17

3.1 FUNCIONES DEL GRUPO DE GESTIN DOCUMENTAL....................................................................... 17

3.2 COMIT DE ARCHIVO NACIONAL ...................................................................................................... 18

3.3 COMIT DE ARCHIVO REGIONAL ....................................................................................................... 19

4. CORRESPONDENCIA ............................................................................................................................ 20

4.1 PRINCIPIOS GENERALES .................................................................................................................... 20

4.2 BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ................................... 21

4.3 ADMINISTRACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ................................................................ 21

4.3.1 Clasicacin de comunicaciones ociales ....................................................................................... 22

4.4 UNIDADES DE CORRESPONDENCIA .................................................................................................. 22

4.4.1 Unidades de Correspondencia en Regionales y Centros Zonales ..................................................... 23

4.4.2 Funciones de las Unidades de Correspondencia .............................................................................. 24

4.5 PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................................24

4.5.1 Correspondencia condencial o reservada ...................................................................................... 30

4.5.2 Comunicaciones ociales va fax .................................................................................................... 30


Pg.

4.5.3 Comunicaciones va correo electrnico ........................................................................................... 30

4.6 ACTOS ADMINISTRATIVOS ...............................................................................................................32

4.7 FIRMAS RESPONSABLES .................................................................................................................... 32

4.7.1 Servidores pblicos autorizados para rmar ................................................................................... 33

4.7.2 Supresin de sellos y rma mecnica de las comunicaciones ociales ............................................ 33

4.8 PRESENTACIN FORMAL DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ...................................................... 34

4.8.1 Descripcin de comunicaciones ociales ........................................................................................ 34

4.9 PRODUCCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES .............................................................................. 35

5. GESTIN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS ..............................................................36

5.1 PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL.......................................................................................... 36

5.1.1 objetivos del programa de Gestin Documental en el ICBF ............................................................ 36

5.2 CONFORMACIN DE LOS ARCHIVOS DEL ICBF .................................................................................. 37

5.2.1 Archivo de Gestin ......................................................................................................................... 37

5.2.2 Archivo Central ...............................................................................................................................37

5.2.3 Archivo Histrico ...........................................................................................................................38

5.3 BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIN DE UN POGRAMA DE


GESTIN DOCUMENTAL (PGD) EN EL ICBF ...................................................................................... 38

5.4 TRATAMIENTO TCNICO DE LOS ARCHIVOS ...................................................................................... 38

5.4.1 Organizacin de los documentos de archivo del ICBF ..................................................................... 39

5.4.2 Prstamo de documentos de archivos del ICBF .............................................................................. 45

5.4.3 Conservacin de los documentos de archivo del ICBF ..................................................................... 46


Pg.

5.5 CONDICIONES GENERALES DE LOS ARCHIVOS .................................................................................. 47

5.5.1 Ubicacin ....................................................................................................................................... 47

5.5.2 Condiciones de mobiliario y equipo ............................................................................................... 47

5.5.3 Proteccin de los archivos ..............................................................................................................47

5.5.4 Condiciones ambientales ............................................................................................................... 48

5.5.5 Medidas de seguridad ................................................................................................................... 48

5.5.6 Mantenimiento de los archivos ...................................................................................................... 48

6. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL................................................................................................. 49

6.1 ETAPAS PARA LA ELABORACIN DE LA TRD ...................................................................................... 49

6.1.1 Investigacin preliminar sobre la Institucin y fuentes de informacin............................................ 49

6.1.2 Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada ................................................................. 50

6.1.3 Aplicacin ...................................................................................................................................... 50

6.1.4 Seguimiento y actualizacin TRD .................................................................................................... 50

6.2 BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIN DE LA TRD EN EL ICBF .......................................................... 52

6.3 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL ....................................................................................................... 52

6.3.1 Plan de transferencias secundarias ................................................................................................. 53

6.4 DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO ....................................................................... 53

7. GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE ARCHIVO .................................................................. 55

7.1 DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO ....................................................................................... 55

7.2 BENEFICIOS DEL DOCUMENTO ELECTRNICO EN EL ICBF ............................................................... 56


Pg.

7.3 ACTO ADMINISTRATIVO ELECTRNICO .............................................................................................56

7.4 EXPEDIENTE ELECTRNICO .............................................................................................................. 56

7.5 ARCHIVO ELECTRNICO ................................................................................................................... 56

7.5.1 Procesos archivsticos electrnicos ................................................................................................ 56

8. POLTICA CERO PAPEL EN EL ICBF ....................................................................................................... 58

8.1 BENEFICIOS DE LA POLTICA CERO PAPEL ......................................................................................... 58

8.2 PROGRAMA CERO PAPEL EN EL ICBF ................................................................................................ 59

8.2.1 Austeridad en la Gestin Documental ........................................................................................... 60

8.2.2 Elementos de ocina y papelera ................................................................................................... 60

8.2.3 Impresin de documentos ............................................................................................................. 60

8.2.4 Manejo de activos de informacin en medios electrnicos ............................................................ 61

8.2.5 Servicios de fotocopiado ............................................................................................................... 62

9. MARCO LEGAL EN MATERIA DE GESTIN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIN


DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES DEL ICBF .................................................................................. 63

9.1 DEFINICIN ...................................................................................................................................... 63

9.2 ALCANCE .......................................................................................................................................... 64

9.3 RELACIN DE NORMAS QUE REGULAN LA FUNCIN ARCHIVSTICA ................................................ 65

GLOSARIO DE TRMINOS ARCHIVSTICOS .............................................................................................. 75

BIBLIOGRAFA ......................................................................................................................................... 80

ANEXOS .................................................................................................................................................. 83
LISTA DE GRFICAS
Pg.

Grca 1. Formato acta de reunin o comit........................................................................................... 18

Grca 3. Planilla registro correspondencia dependencias ....................................................................... 25

Grca 2. Formato Registro Correspondencia .......................................................................................... 25

Grca 4. Registro correspondencia SIGA ................................................................................................ 26

Grca 5. Planilla control recoleccin usuario.......................................................................................... 27

Grca 6. Formato planilla produccin .................................................................................................... 27

Grca 7. Planilla registro correspondencia a Regionales y Centros Zonales ........................................... 28

Grca 8. Planilla control mensajeros internos ........................................................................................ 29

Grca 9. Fases del archivo total ............................................................................................................. 37

Grca 10. Ciclo vital del documento y/o procesos tcnicos .................................................................... 38

Grca 11. Referencia cruzada ................................................................................................................ 41

Grca 12. Formato de identicacin de expedientes.............................................................................. 42

Grca 13. Rtulo de caja ....................................................................................................................... 43

Grca 14. Formato identicacin de mueble ........................................................................................ 43

Grca 15. Formato nico de Inventario Documental (FUID) ................................................................... 44

Grca 16. Planilla control de prstamo .................................................................................................. 45

Grca 17. Formato de Tabla de Retencin Documental (TRD) ................................................................ 51


LISTA DE FIGURAS
Pg.

Figura 1. Logo prosperidad para todos .................................................................................................... 35

Figura 2. Logo para procesos y procedimientos ....................................................................................... 35


LISTA DE ANEXOS
Pg.

Anexo 1. Codicacin de Regionales y Centros Zonales ........................................................................... 83

Anexo 2. Tipo de comunicacin y responsable de su emisin. ................................................................. 88

Anexo 3. Imagen corporativa. ................................................................................................................. 89

Anexo 4. Modelo elaboracin memorando..............................................................................................90

Anexo 5. Modelo elaboracin circular ..................................................................................................... 91

Anexo 6. Modelo elaboracin Ocio (Cartas) ........................................................................................... 92

Anexo 7. Modelo elaboracin informe..................................................................................................... 93

Anexo 8. Modelo elaboracin resolucin................................................................................................. 94


LISTA DE TABLAS
Pg.

Tabla 1. Artculos de la Constitucin Poltica de Colombia relacionados con la Gestin Documental........ 65

Tabla 2. Leyes relacionadas con la Archivstica en Colombia .................................................................... 66

Tabla 3. Disposiciones legales contenidas en los Cdigos Colombianos ................................................... 67

Tabla 4. Decretos relacionados con la Archivstica en Colombia...............................................................67

Tabla 5. Acuerdos del Consejo Directivo Archivo General de la Nacin (AGN)


.......................................... 70

Tabla 6. Circulares del Archivo General de la Nacin (AGN)


...................................................................... 71

Tabla 7. Resoluciones del Archivo General de la Nacin (AGN) y otras entidades pblicas ....................... 71

Tabla 8. Normatividad del ICBF sobre Gestin Documental...................................................................... 72

Tabla 9. Normas Tcnicas Colombianas ICONTEC relacionadas con la Gestin Documental ..................... 73

Tabla 10. Estndares tcnicos internacionales relacionados con la administracin


de archivos y documentos electrnicos ..................................................................................... 73

Tabla 11. Jurisprudencia del Estado Colombiano sobre documentos y archivos ....................................... 74
INTRODUCCIN

La Gua para la Gestin Documental est se da inicio al proceso de Gestin Documental del
respaldada por los principios y polticas del Sistema Instituto; el quinto captulo desglosa la Gestin
Integrado de Gestin (SIGE), que propende por la Documental y administracin de los archivos; el
prestacin de servicios de calidad para la atencin sexto aborda la Tabla de Retencin Documental
integral de la primera infancia, la proteccin de los (TRD) donde se establecen las bases legales, las
nios, nias y adolescentes y lograr el bienestar pautas y los procedimientos para su aplicacin en
de las familias colombianas. 1 En lo pertinente a la organizacin tanto de los Archivos de Gestin
la Gestin Documental, procura la optimizacin como el Archivo Central; en el sptimo y octavo
del consumo de papel; el cumplimiento de la se indican los criterios y normas para la gestin de
condencialidad, integridad, disponibilidad, documentos electrnicos de archivo y la poltica
legalidad y conabilidad de la informacin; y la cero papel en el ICBF; para, nalmente, presentar
proteccin de los activos y recursos de informacin el marco legal en materia de Gestin Documental
representados en los documentos y archivos. y administracin de las comunicaciones ociales
del ICBF.
La presente gua se encuentra dividida en nueve
captulos, iniciando con los objetivos y alcance; un Como partes complementarias de la gua se
segundo captulo que trata sobre los benecios incluyen el glosario de trminos archivsticos que
y utilidad de la gua de Gestin Documental, permite comprender los temas de manera sencilla
en los cuales se enmarcan los lineamientos y y fcil, as como la bibliografa para que el lector
polticas de la Gestin Documental en el ICBF; un tenga referencia documental y pueda ampliar los
tercer captulo que presenta el grupo de Gestin conceptos contemplados en este. Finalmente, se
Documental, directrices y funciones del mismo; en presentan los anexos que dan soporte y claridad a
el cuarto se plantea el tema de correspondencia, los temas tratados.
1 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Manual del
Sistema Integrado de Gestin (SIGE). NTC ISO 9001 / NTCGP
1000: 2009. NTC ISO 14001: 2004 / ISO IEC 27001: 2005.
Bogot: ICBF, 2011. p. 17.

13
Por otra parte, la presente gua se basa en los 9 El Sistema de Gestin de Seguridad de la
aspectos integrantes del SIGE2, los cuales se Informacin (SGSI)5 del ICBF que reglamenta
resumen en cuatro ejes: la administracin y proteccin de los activos
de informacin, en la Gestin Documental,
9 El Sistema de Gestin de Calidad (SGC), cuya archivos y documentos, como fuentes de los
poltica est centrada en la prestacin de macro procesos estratgicos, misionales, de
servicios con altos estndares de calidad, apoyo y evaluacin del Instituto, para garantizar
oportunidad y pertinencia, para el mejoramiento el manejo, la consulta exclusiva por parte de los
continuo de los macro procesos, procesos servidores pblicos y ciudadanos autorizados.
y efectividad en la Gestin Documental Adems, propone modelos organizacionales
que dene los almacenamiento,
identicacin, controles necesarios para la
proteccin, encaminados
de procesos, hacia procedimientos,
el mejoramiento continuo
gestin
recuperacin, tiempo de retencin, disposicin administrativa y servicios de informacin del
de los registros y documentos.3 ICBF.

9 El Modelo Estndar de Control Interno (MECI) 4 9 El Sistema de Gestin Ambiental6, la poltica


del ICBF que se sustenta en los principios Ambiental del ICBF se fundamenta a partir del
de integridad, eciencia y transparencia, y Plan de Gestin Ambiental (PGA) y los Planes
proporciona una estructura metodolgica para Regionales. La intencin del SGA es prevenir,
el cumplimiento de los objetivos institucionales, corregir, mitigar y controlar los impactos
el control de la planeacin estratgica, la gestin ambientales; para el caso especco de la
y la evaluacin. Su aplicabilidad en la Gestin Gestin Documental es la identicacin y
Documental implica autogestin, autocontrol y socializacin de buenas prcticas ambientales
autorregulacin en la gestin de operaciones, relacionadas con consumo y uso racional de
capacidad de control en el trabajo, deteccin la papelera, impresin de documentos para
de desviaciones y aplicacin de correctivos para la economa de recursos y conservacin del
el cumplimiento de resultados. patrimonio documental del ICBF.

5 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Poltica SGSI.


2 Ibd., p. 4 Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin. Bogot:
3 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Manual del ICBF, 2011. p. 2.
Sistema de Gestin de Calidad NTC ISO 9001: 2004 / NTCDGP 6 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Resolucin
1000:2009. Bogot: ICBF, 2008. p. 16. 840 de 2009. Por la cual se adopta la Poltica Ambiental del
4 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Resolucin Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente
400 de 2006. Por la cual se adopta el Modelo Estndar de de Lleras y se establecen responsabilidades en la implementacin
Control Interno MECI 1000:2005 en el Instituto Colombiano de del Sistema de Gestin Ambiental (SGA). Bogot: ICBF, 2009. p.
Bienestar Familiar. Bogot: ICBF, 2009. p.20 1.

14
1. OBJETIVOS Y ALCANCE

1.1 OBJETIVO GENERAL 9 Fortalecer la conanza de los ciudadanos en


la Gestin Documental del ICBF mediante la
Brindar a los servidores pblicos del ICBF una agilidad en el trmite de comunicaciones y la
herramienta para la Gestin Documental que consulta de documentos y archivos.
proporcione lineamientos
tcnico, administrativo y polticas de carcter
y procedimental para la 9 Propiciar el proceso de centralizacin de
organizacin de los documentos y archivos que se la Gestin Documental a nivel Sede de la
producen y reciben en ejercicio de sus funciones y Direccin General, Regional y Centros Zonales
actividades. del ICBF, con el propsito de obtener una
mejor utilizacin de los recursos nancieros
1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS materiales, y del factor humano.
9 Reconocer y establecer directrices tcnicas 9 Regular la produccin documental en cada
y procedimentales para la constitucin de una de las dependencias del ICBF, generando
la memoria institucional del ICBF a travs controles que eviten la produccin innecesaria
del adecuado manejo de los documentos y de documentos, ayudando a la organizacin y
archivos. tratamiento de la informacin.
9 Consolidar la imagen de la funcin archivstica 9 Establecer la fundamentacin conceptual,
en el ICBF mediante procesos continuos de terica y metodolgica en Gestin Documental
formacin y sensibilizacin que resalten la y administracin de comunicaciones ociales,
importancia de los documentos y archivos en el con el n de normalizar los procesos archivsticos
desempeo administrativo y gerencial. en el ICBF.

15
2. BENEFICIOS Y UTILIDAD DE LA GUA DE GESTIN DOCUMENTAL

9 Fortalecimiento de la cultura y conciencia 9 Promover una cultura de no utilizacin del


archivstica del Instituto en torno a la Gestin
Documental. papel, haciendo
disponibles y bajo eluso de las desarrollo
permanente tecnologas
de
campaas a los servidores pblicos, operadores
9 Efectividad en las acciones gerenciales, y usuarios que le den cumplimiento a la Poltica
administrativas y tcnicas tendientes a la Ambiental del Instituto.
organizacin, uso, manejo y acceso de los
documentos y archivos fsicos y electrnicos 9 Identicar y aplicar buenas prcticas para
del Instituto. la reduccin del uso y consumo de papel
en los trmites de Gestin Documental y
9 Administracin ecaz para la disponibilidad administracin de las comunicaciones ociales
inmediata de la informacin necesaria para la del ICBF.
toma de decisiones.

9 Preservacin y conservacin de la memoria


institucional del ICBF mediante la aplicacin
de procesos archivsticos en el marco de la
normatividad que imparte el Archivo General
de la Nacin.

16
3. GRUPO DE GESTN DOCUMENTAL

Dentro del ICBF, el Grupo de Gestin Documental tecnologas, entre otros; con el n de generar
se destaca como un equipo lder que gestiona y acciones de calidad, lecciones aprendidas y buenas
orienta los procesos de Gestin Documental bajo prcticas archivsticas.
principios de eciencia, ecacia y oportunidad
para el manejo, organizacin y consulta de los 3.1 FUNCIONES DEL GRUPO DE
documentos y archivos, cuya nalidad, es la GESTIN DOCUMENTAL
normalizacin de procesos, procedimientos y
Son funciones propias del Grupo de Gestin
actividades, tendientes al ptimo manejo de los
Documental, las siguientes:
Archivos de Gestin, archivos centrales y el archivo
histrico del ICBF. 9 Velar por la implementacin de un sistema
de correspondencia y archivo, que facilite la
La direccin, supervisin y seguimiento de los localizacin de la informacin en el menor
procesos archivsticos del ICBF estar a cargo, tiempo posible dando una oportuna respuesta
en orden jerrquico, por: la Secretara General, a las exigencias en cuanto a informacin se
la Direccin Administrativa y la Coordinacin del reere.
Grupo de Gestin Documental, quienes velarn
9 Establecer lineamientos para la organizacin y
por su integridad, veracidad, condencialidad creacin del Archivo Central del ICBF, tendiente
y autenticidad. La Coordinacin del Grupo de a conformar su memoria institucional.
Gestin Documental del Instituto gestionar y 9 Recibir, radicar y distribuir toda la
asegurar la continuidad del Plan de Capacitacin correspondencia recibida y despachada del
de Gestin Documental y temas complementarios ICBF, mediante su control y numeracin
como procesos, legislacin y uso de nuevas consecutiva.

17
9 Dar respuesta oportuna y de conformidad con 9 Las dems que le sean asignadas y/o delegadas.
las instrucciones recibidas, a las diferentes
solicitudes que se hagan al Archivo Central del 3.2 COMIT DE ARCHIVO NACIONAL
Instituto, en relacin con sus documentos.
El Comit de Archivo Nacional7 es un rgano asesor
9 Velar por la adecuada utilizacin de los interno de la Secretara General, responsable de
documentos archivados y responder por su denir polticas, programas de trabajo para la
perfecta conservacin. toma de decisiones de la Gestin Documental de
los archivos del Instituto, acorde con lo establecido
9 Brindar asesora en el manejo de archivo en el artculo 19, Reglamento General de Archivos
administrativo a las dependencias del Instituto proferida por el Archivo General de la Nacin.
que la requieran.
El artculo 4 de la Resolucin 1800 de 2010
9 Disear y proponer el proyecto de Tabla de establece que el Coordinador del Grupo de
Retencin Documental del ICBF. Gestin Documental ejercer en el Comit de
Archivo Nacional la Secretara Tcnica de este y las
funciones que cumplir.
9 Ejercer autocontrol sobre cada uno de los
procesos y procedimientos que se ejecutan en
el grupo.
7 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Resolucin
1800 de 2010. Por la cual se estructura el Comit de Archivo
9 Preparar y presentar informes de seguimiento y Nacional del ICBF, se crea el Comit de Archivo en el nivel
gestin de los procesos a su cargo. Regional y se derogan unas Resoluciones. Bogot: ICBF, 2010. 6
h.

Grca 1. Formato acta de reunin o comit

Repblica de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano
Cecilia de Bienestar
de la Fuente de Lleras Familiar
Nombre dependencia

ACTA DE REUNIN O COMIT No.


Hora: Fecha:
Lugar:
Dependencia que Convoca:
Proceso:
Objetivo:

Agenda:

Desarrollo:

Decisiones:

Compromisos / tareas Responsables Fechas

FIRMA ASISTENTES
Nombre Cargo / Dependencia Entidad Firma

Fecha Hora Lugar


Prxima reunin

F1.PR20.MPA1.P5 Versin 2.0

18
3.3 COMIT DE ARCHIVO REGIONAL Con el n de controlar y normalizar las reuniones
de los Comits de Archivos Regionales cada
El Comit de Archivo en el nivel Regional est Coordinador de Grupo Administrativo al inicio de
reglamentado mediante el artculo 7 de la cada ao enviar al Grupo de Gestin Documental
Resolucin 1800 de 2010, con la funcin de un cronograma de las fechas establecidas para las
responder por el cumplimiento de las directrices, reuniones del Comit, el cual debe ser aprobado
criterios, polticas y programas orientados por el en la ltima sesin de Comit del ao.
Comit de Archivo Nacional, en sus respectivas
jurisdicciones. Ser el espacio de planeacin, En el artculo 10 de la Resolucin 1800 de 2010,
coordinacin, control y evaluacin regional, en en funcin del Comit de Archivo Regional
el cual se dan a conocer las polticas, objetivos se establece que
Administrativo el Regional
de cada Coordinador
ser eldel Grupo
Secretario
y lineamientos, se aclaran procedimientos, se
analizan y resuelven problemas y se profundiza Tcnico del Comit, como tambin las funciones
sobre los temas de inters regional.8 que debe cumplir.

De las sesiones del Comit se levantarn actas


que sern suscritas por el Presidente y Secretario
del Comit y debern ser aprobadas en la sesin
siguiente.

8 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Resolucin


1800 de 2010. p. cit., p. 2.

19
4. CORRESPONDENCIA

Este captulo tendr aplicacin a nivel Sede de la la racionalizacin de los recursos de papelera,
Direccin General, Regionales y Centro Zonal. Sus duplicacin de expedientes y uso debido de la
consideraciones sern de estricto cumplimiento impresin de Comunicaciones y Documentos.9
con el n de regular adecuadamente los principios
bsicos de la Administracin Pblica. 9 La Unidad de Correspondencia se interrelaciona
en forma directa con el Programa de Gestin
Los responsables de la recepcin, trmite y Documental (PGD) del Instituto, que comprende
distribucin de los documentos que ingresan y las siguientes fases del archivo total: archivo de
que se remiten a nivel externo son los servidores gestin, Archivo Central y archivo histrico.
pblicos funcionarios designados por el Grupo
de Gestin Documental o quien haga sus veces 9 Se gestionarn con diligencia y prontitud los
en cada una de las Regionales y de los Centros procesos de produccin, recepcin, distribucin,
Zonales. seguimiento, conservacin y consulta de las
comunicaciones ociales y dems documentos
4.1 PRINCIPIOS GENERALES por parte de los servidores pblicos del ICBF en
ejercicio de sus labores y funciones.
9 La gestin de correspondencia se articular a
partir de los principios impartidos en el SIGE, 9 La Coordinacin de Gestin Documental
en lo pertinente al Sistema de Gestin de propender por la actualizacin permanente
Calidad (SGC), Modelo Estndar de Control
Interno (MECI) y el Sistema de Gestin de
9 En este apartado se integran los elementos fundamentales
Seguridad de la Informacin (SGSI), modelos de la Resolucin 3959 de 2012 Art.5 y 6 del ICBF, sobre la
organizacionales del ICBF, que propenden por racionalizacin del uso de los recursos de papelera y su impacto
en el medio ambiente, como medidas complementarias al SIGE.

20
de los procesos y procedimientos tcnicos y bsqueda, recuperacin y consulta de los
administrativos pertinentes para el manejo de documentos.
las comunicaciones ociales.
4.3 ADMINISTRACIN DE LAS
9 La gestin de correspondencia se efectuar de COMUNICACIONES OFICIALES
acuerdo con los recursos necesarios, como:
papelera, planillas, reloj radicador; asimismo, La administracin de las comunicaciones ociales
con los equipos, software y mecanismos de es un proceso de gestin organizacional que
registro, control y seguimiento de los procesos orienta, normaliza y regula las instrucciones
archivsticos. que deben tenerse en cuenta para el manejo,
recepcin, distribucin, seguimiento y destino nal
9 La atencin a la ciudadana y a los servidores de la correspondencia que ingresa o se produce
pblicos del ICBF se efectuar siguiendo en el Instituto en el ejercicio de sus funciones o
los valores y requisitos bsicos de cortesa, actividades.10
cordialidad, amabilidad y respeto, que
caracterizan la identidad y el buen nombre del En cumplimiento del Decreto 19 de 2012 del
Instituto. Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica, los servidores pblicos encargados del
9 El Grupo de Gestin Documental o quien trmite de comunicaciones ociales, tendrn en
hagan sus veces en las Regionales, ser la cuenta las siguientes normativas:
nica instancia encargada de la gestin de la
correspondencia del ICBF. 9 Ningn servidor pblico del ICBF podr
devolver o rechazar solicitudes contenidas en
4.2 BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACIN formularios por errores de citas, de ortografa,
DE LAS COMUNICACIONES de mecanografa, de aritmtica o similares,
OFICIALES salvo que la utilizacin del idioma o de los
resultados aritmticos resulte relevante para
9 El control y administracin de las comunicaciones denir el fondo del asunto. 11
ociales del ICBF aportar, entre otros, los
siguientes benecios: 9 Los nios, nias y adolescentes podrn
presentar directamente solicitudes, quejas
9 Centralizacin y normalizacin de los servicios o reclamos en el ICBF, en asuntos que se
de recepcin, radicacin y distribucin de las relacionen con su inters superior, su bienestar
comunicaciones ociales del ICBF. personal y su proteccin especial. 12

9 Integralidad de los procesos de administracin 9 Los interesados que residan en una ciudad
de comunicaciones ociales y de los procesos diferente a la sede del Instituto pueden
archivsticos en torno a la Gestin Documental presentar sus solicitudes, recomendaciones o
y el ciclo vital de los documentos. reclamaciones a travs de medios electrnicos,
de las Regionales y Centros Zonales.
9 Oportunidad y agilidad en los trmites de
seguimiento, control y respuesta de las 10 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 060 de 2001. Op.
comunicaciones ociales. cit., p. 1.
11 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA.
Decreto 19 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir
9 Capacidad de respuesta inmediata a las o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios
existentes en la Administracin Pblica. Bogot: DAFP, 2012. Art.
solicitudes de informacin mediante los 11.
servicios de informacin que implican la 12 Ibd., Art. 12.

21
Para el control y manejo de las comunicaciones iii. Comunicaciones ociales internas
ociales el Grupo de Gestin Documental disear
y aplicar las planillas, formatos y controlesSe denominan comunicaciones internas los
manuales o automatizados13 que permitan memorandos que se reciben o se producen en cada
dependencia de la sede de la Direccin General,
certicar la recepcin de documentos por parte del
Regionales y Centros Zonales del ICBF como resultado
servidor pblico y la Unidad de Correspondencia
que tienen a su cargo dicha funcin. del ejercicio de sus actividades o funciones, en tal
caso, cada memorando se identicar de acuerdo
4.3.1 Clasicacin de comunicaciones ociales con los lineamientos establecidos. El memorando
contar con el cdigo de la dependencia deacuerdo
En este apartado se desglosan las deniciones con el listado de las dependencias y el nmero
bsicas que aplican a los trminos generales consecutivo; esta informacin se consignar en el
utilizados en la administracin de las registro de los datos referenciales en las planillas
comunicaciones ociales del ICBF. de correspondencia o en su defecto en el Sistema
Automatizado de Correspondencia del ICBF. 15

i. Comunicaciones ociales externas recibidas


4.4 UNIDADES DE CORRESPONDENCIA
Son las comunicaciones recibidas por el Grupo de
Gestin Documental de la Sede de la Direccin El ICBF, de acuerdo con su estructura, establecer
General, las Regionales y Centros Zonales del ICBF las unidades de correspondencia que gestionen
en el desempeo de sus actividades o funciones. de manera centralizada y normalizada los servicios
Una vez identicadas como tal, por su contenido, de recepcin, radicacin y distribucin de las
remitente, destinatario, relevancia, y competencia, comunicaciones ociales, de tal manera que estos
sin importar su medio o soporte de presentacin; procedimientos contribuyan al desarrollo del
se radican y registran en el sistema implementado Programa de Gestin Documental (PGD) y a los
para la administracin de las comunicaciones. programas de conservacin, integrndose a los

ii. Comunicaciones ociales internas enviadas procesos


de quecentrales
Gestin, se llevarn a cabo en
e histricos. LaslosRegionales
Archivos
y Centros Zonales debern contar con una unidad
Las comunicaciones ociales producidas por el de correspondencia que permita el adecuado
Instituto como respuesta o en ejercicio de sus control y normalizacin en la produccin, trmite
funciones, y que requieren impresin en papel; se y conservacin de los documentos, para lo cual
generarn los srcinales conforme con el nmero se asignarn servidores pblicos capacitados para
de remitentes y mximo dos copias; se remite el estas tareas, de tal forma que se pueda recibir,
srcinal al destinatario, la primera copia a la serie enviar y controlar oportunamente el trmite de
documental o expediente que le corresponda; la las comunicaciones de carcter ocial, mediante
segunda copia se archivar en el consecutivo de los servicios de mensajera interna, externa, fax,
comunicaciones de la Unidad de Correspondencia correo electrnico u otros que faciliten la atencin
y se conservar durante el tiempo estimado en la de solicitudes presentadas por los ciudadanos
Tabla de Retencin Documental.14 y que contribuyan a la observancia plena de los
principios que rigen la Administracin Pblica.

13 Para mayor informacin vericar: Procedimientos y formatos De igual manera, se dene como correspondencia
publicados en la intranet [Macro-Procesos / Macro-Procesos de toda comunicacin escrita que se genere entre
Apoyo / Gestin Administrativa / Formatos] para uso y aplicacin las diferentes dependencias del ICBF, entre este
por parte de la Sede de la Direccin General, Regionales y
Centros Zonales, segn corresponda.
14 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 060 de 2001. p.
cit., p. 5. 15 Ibd., p. 4.

22
y sus servidores pblicos, lo mismo que con las explcita su contenido y destino como
personas naturales y las dems entidades pblicas personal, con el nombre del servidor pblico
y privadas. Las comunicaciones pueden ser: y sin ninguna identicacin de competencia
o pertinencia para el ICBF; en tal caso, no se
9 Comunicaciones ociales: aquellas radica, no se le da ningn tipo de trmite por
comunicaciones recibidas o producidas parte del Grupo de Gestin Documental o
en desarrollo de las funciones asignadas Unidad de Correspondencia y, por lo tanto, el
legalmente al ICBF, independiente del medio Instituto no asume ninguna responsabilidad.
utilizado. Algunas de estas comunicaciones La Corte Constitucional establece que no
pueden tener las siguientes caractersticas: hay correspondencia pblica, lo que hay son
peticiones o solicitudes de informacin, por
Condenciales o Reservadas: las dirigidas eso cuando un servidor pblico da como
al ICBF como entidad y a sus servidores direccin para su correspondencia privada un
pblicos en calidad de tales y cuyo establecimiento pblico, no puede acusar al
contenido debe ser conocido nicamente Jefe de correspondencia de haberle violado
por el destinatario. Esta correspondencia su correspondencia porque la Administracin
solo se denir as cuando en el sobre o Pblica est para recibir los documentos
empaque que la contiene tenga explcita que el ciudadano necesita para que esta
la categora. Por ejemplo: privado, administracin desarrolle sus actividades.16
condencial y reservado.
4.4.1 Unidades de Correspondencia en
El servidor pblico encargado de la Regionales y Centros Zonales
recepcin de la correspondencia, una vez
establece que es una comunicacin ocial, El ICBF contar en cada Regional y Centro
deber radicarla en el Grupo de Gestin Zonal con una Unidad de Correspondencia que
Documental, o el que haga sus veces en se encargar de realizar todos los procesos
archivsticos relacionados con la gestin de
las Regionales
trmite y Centros Zonales, para su correspondencia, esta dependencia atender,
respectivo.
supervisar y orientar el cumplimiento de las
9 Comunicaciones annimas: el annimo se normas legales, tcnicas y administrativas para la
entiende como aquella carta o papel sin rma, gestin de correspondencia en el Instituto y deber
que no presenta el nombre del responsable destacarse por su eciencia, ecacia y alta calidad
o responsables de su contenido en la cual en el cumplimiento de las labores y funciones
se presenta una denuncia, un pedido de tanto a nivel de las organizaciones externas, la
aclaracin o la informacin sobre alguna ciudadana y los usuarios internos.
situacin especca. La comunicaciones que se
reciban en las reas de Gestin Documental La unidad de correspondencia contar con personal
del ICBF y no presenten remitente personal o competente, capacitado y cualicado para trabajo
institucional, que no estn rmadas y que no se individual, grupal y para la atencin de usuarios.
Asimismo, cada Direccin Regional destinar
identique directamente su contenido o asunto, los recursos necesarios para el cumplimiento de
se clasicar como annimo, no se radicar en las actividades o funciones, relacionadas con el
cumplimiento del Acuerdo 060 de 2001, y se trmite de las comunicaciones ociales.
remitir a la dependencia competente, o en su
defecto, a la Ocina de Control Interno.
9 Comunicaciones personales: esta
correspondencia solo se denir as, cuando
el sobre o empaque que la contiene haga 16 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Gestin de la
Correspondencia. Bogot, D.C., 2002

23
4.4.2 Funciones de las Unidades de 4.5 PROCEDIMIENTOS
Correspondencia
En el Grupo de Gestin Documental del ICBF
Una de las funciones del Grupo de Gestin deben ser revisadas las comunicaciones ociales
Documental del ICBF es Generar los procesos, que ingresan y que se envan con el n de
procedimientos y actividades necesarias para vericar la competencia institucional; relevancia
la gestin de la correspondencia del ICBF, en del documento, anexos, funcionario destinatario,
lo relacionado con la recepcin, radicacin, dependencia; los datos de referencia del remitente,
distribucin, trmite y seguimiento, con base en: asunto, direccin de despacho; datos adicionales:
correo electrnico, portal de Internet, entre otros.
9 Las normas,
Archivo preceptos
General y recomendaciones
de la Nacin del
sobre la aplicacin
Una vez se veriquen los datos de cada
de los procesos archivsticos de produccin, comunicacin y se valore como comunicacin
recepcin y distribucin en la gestin de ocial, debern tenerse en cuenta la codicacin
correspondencia del ICBF. de Regionales y Centros Zonales (Anexo 1) y las
siguientes planillas para el seguimiento y radicacin:
9 La orientacin que se debe impartir a los teniendo en cuenta los servicios de alerta para el
servidores pblicos del ICBF en cuanto a la seguimiento de los tiempos de respuesta de las
gestin de las comunicaciones ociales, en comunicaciones recibidas.
lo concerniente al tratamiento, manejo, uso,
trmite, seguimiento y respuesta; as como su
preservacin y conservacin.

24
Grca 2. Formato Registro Correspondencia

Repblica de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Proceso Gestin Administrativa
CONTROL DE CORRESPONDENCIA

SEDE NACIONAL

REGIONAL CUNDINAMARCA - PM

DI A M ES A O
F E CHA 8 2 01 2

O F I CI O F O L I OS
NO. DE CODIGO AREA NO.
NO. DE RADICACION OBSERVACIONES
ORDEN REMITENTE COPIA NO. FOLIOS FOLIOS
ORIGINAL
AMARILLA DEL OFICIO DEL
NOMBREDESTINATARIO ANEXO

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
NOTA. FAVOR COLOCAR EL NOMBRE Y APELLIDOS CLAROS DE LA PERSONA QUE RECIBE LA CORRESPONDENCIA AL IGUAL QUE SU IMAIL.
ELABORO POR EVANGELINA PEA MORALES RECIBIDO POR

EMAIL

Grca 3. Planilla registro correspondencia dependencias

Repblica de Colombia
Departamento ara la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Proceso Gestin Administrativa

PLANILLA REGISTRO CORRESPONDENCIA DEPENDENCIAS

FECHA DE NO. DE NOMBRE DEL CIUDAD DE NO. CARTA U OFICIO FUNCIONARIO No. DEL FIRMA DE
NO. DE FOLIOS ANEXOS DETALLE ASUNTO RECORRIDO
RADICACIN RADICADO REMITENTE ORIGEN REFERENCIA DESTINATARIO RECIBIDO

NOTA: U tlice este formato para rad


icar la correspondencia interna y/o externa que debe ser rem
itda por las unidades de correspondencia a las diferentes dependen
cias de la Regional y/o Centros Zonales

25
Grca 4. Registro correspondencia SIGA

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Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
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Proceso Gestin Administrativa

SEGUIMIENTO A LOS REGISTROS DE CORRESPONDENCIA APLICATIVO SIGA - SEDE DE LA DIRECCION GENERAL

NOMBRE:
FECHA:
FUNCION: RADICACION Y DIGITALIZACION

N o .R a d i c a d o N o .R a d i c a d o N o .R a d i ca d o No. Radicado
1 61 1 21 181
2 62 1 22 182

3 63 1 23 183
4 64 1 24 18 4
5 65 1 25 18 5
6 66 1 26 18 6
7 67 127 18 7

8 68 128 18 8
9 69 129 18 9
10 70 130 19 0
11 71 131 19 1
12 72 132 19 2
13 73 133 19 3

14 74 134 19 4

15 75 135 19 5
16 76 136 19 6
17 77 137 19 7

18 78 138 19 8

19 79 139 19 9

20 80 140 20 0
21 81 141 20 1
22 82 142 20 2

23 83 143 20 3

24 84 144 20 4
25 85 145 20 5

26 86 146 20 6

27 87 147 20 7
28 88 148 20 8

29 89 149 20 9
30 90 150 21 0

31 91 151 21 1

32 92 152 21 2
33 93 153 21 3

34 94 154 21 4
35 95 155 21 5

36 96 156 21 6

37 97 157 21 7
38 98 158 21 8

39 99 159 21 9
40 100 160 22 0

41 101 161 22 1

42 102 162 22 2
43 103 163 22 3

44 104 164 22 4
45 105 165 22 5

46 106 166 22 6

47 107 167 22 7
48 108 1 68 228

49 109 1 69 229
50 110 1 70 230

51 111 1 71 231

52 112 1 72 232
53 113 1 73 233

54 114 1 74 234
55 115 1 75 235

56 116 1 76 236

57 117 1 77 237
58 118 1 78 238

59 119 1 79 239
60 120 1 80 240

SEGUIMIENTO EFECTUADO POR:


RESULTADO
TOTAL FOLIOS

26
Grca 5. Planilla control recoleccin usuario

Repblica de Colombia
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PLANILLA CONT ROL RECOL ECCI N DE USUARIO


NOMBRE DEL NO. CARTA U OFICIO FUNCIONARIO No. DEL
NO. DE FOLIOS ANEXOS DETALLE ASUNTO FIRMA DE RECIBIDO
REMITENTE REFERENCIA DESTINATARIO RECORRIDO

NOTA:Ulice este formato parael control de documentos que son remidos al Grupo de Gesn Documental o al rea de Correspondencia parael trmite de radicacin.

Grca 6. Formato planilla produccin

Repblica de Colombia
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Proceso Gestin Administrativa

NOMBRE DEL FECHA PRODUCT O


FE CHA No .CO NT RAT O CO NT RA T O FE CH AINI CI AL FINAL B O RR A D O O . C R O NO L O G I C O F O L I AC I O N RO T U L A C I O N PEG ADO D E P U R AC I O N No.FOLIOS INSERT ADOS T O T A L D E F OL IO S T O T A L C AR PE T A S OB SER VA CI ON ES

FIRMA:

27
Grca 7. Planilla registro correspondencia a Regionales y Centros Zonales

Repblica de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano
Cecilia de Bienestar
de la Fuente de LlerasFamiliar
Proceso Gestin Administrativa

PLANILLA REGISTRO CORRESPONDENCIA A


REGIONALES/CENTROS ZONALES
PLANILLA No.________

NOMBRE DE LA REGIONAL: __________________________________________________

PAG. No. _______DE_______FECHA___________

NOMBRE DEL CODIGO DEL


No. DE
DESTINATARIO AREA NO. FOLIOS ORIGINAL COPIA OBSERVACIONES
RADICACIN
REMITENTE

NOTA: Este formtato deber ser utilizado para la remisin y entrega de la correspondencia que es remitida a traves de servicio Corra.

Una vez recibida la planilla, devolver en el


siguiente recorrido con firma de aceptacin, Firma, Fecha y
de no recibirse se dar como aceptado y a Sello de Aceptacin
satisfaccin el envo.

28
Grca 8. Planilla control mensajeros internos

Repblica de Colombia
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PLANILLA CONTROL MENSAJEROS INTERNOS


PLANILLA No. _________
NOMBRE DEL MENSAJERO: __________________________________________________

PAG. No. _______DE_________FECHA_______________ AM ________ PM ______

CODIGO DEL
No. DE AREA FIRMA Y SELLO DE
RADICACIN DESTINATARIO REMITENTE ORIGINAL COPIA RECIBIDO

Vo. Bo. __________________________________


Coordinador Grupo Administrativo

F5.PR18.MPA1.P5 Versin 1.0

29
El nmero de radicacin de correspondencia nmero de respuesta si lo amerita. Cada Regional
recibida ser la nica evidencia de ingreso a la o Centro Zonal debe responder por la numeracin,
entidad, y se constituir como el principal punto control y registro de todos los actos administrativos
de referencia para la Gestin de Documentos. que se produzcan.
En el ejercicio de las funciones de la Unidad de
Correspondencia cada servidor pblico velar por: 4.5.1 Correspondencia condencial o reservada
la responsabilidad y transparencia de sus actos,
la vocacin de servicio y la calidad de la atencin Documentos de carcter privado, condencial,
a los usuarios. Sin excepciones, no se permitirn reservado, y que se identican como tal en su
las siguientes acciones: reserva de nmeros de estructura de presentacin formal, deben ser
radicacin o nmeros de radicacin repetidos, recibidos exclusivamente por el servidor pblico o
recticados, corregidos o tachados; el nmero dependencia al cual va dirigido, si se trata de una
consecutivo de correspondencia despachada se comunicacin o acto administrativo ocial se le
asignar en estricto orden de recepcin. debe dar el trmite de radicacin y registro ocial
por el Grupo de Gestin Documental o quien haga
En las Regionales, para la radicacin de sus veces en las Regionales.
las comunicaciones ociales recibidas
(correspondencia recibida) se realizar con sello 4.5.2 Comunicaciones ociales va fax
de reloj radicador el cual imprime nmero, fecha
y hora. En los Centros Zonales se radica con Atendiendo los requerimientos legales establecidos
fechador y numerador manual.(*) Se debe tener en para este tipo de comunicaciones, se desarrollarn
cuenta que es importante revisar el documento los siguientes procedimientos:
antes de numerarlo, la numeracin de todo acto
administrativo inicia cada ao y debe ser en estricto 9 Identicacin de la competencia del documento
consecutivo, ascendente, no se deben saltar como comunicacin ocial, de acuerdo con su
nmeros, no se debe repetir, no se debe utilizar contenido y nes pertinentes. Los documentos
1A, se1B,debe
no 1Bis,tachar
no seo pueden reservar nmeros
hacer enmendaduras en lay que ingresan
con el n deengarantizar
papel qumico se fotocopiarn
la conservacin del
numeracin. contenido y soporte fsico.

La numeracin de las comunicaciones ociales 9 Radicacin en el Grupo de Gestin Documental


recibidas es independiente de la numeracin de las y trmite de comunicacin ocial: nmero,
comunicaciones ociales enviadas. Igualmente, se fecha y hora de recepcin, registro de
debe asignar una numeracin tanto para contratos correspondencia en el sistema o en el libro de
como para resoluciones. registro de correspondencia y, nalmente, se
distribuir al servidor pblico o dependencia
Una vez radicado el documento, en todas las competente.
Regionales y Centros Zonales se debe llevar un
registro tanto para las comunicaciones ociales 4.5.3 Comunicaciones va correo electrnico
recibidas y despachadas como para los contratos
y resoluciones, donde se capturen los siguientes El ICBF pondr en conocimiento y a disposicin
datos: nmero, fecha, nombre, razn social, de los ciudadanos los medios tecnolgicos o
asunto, anexos, responsable del trmite, fecha y documentos electrnicos necesarios para el
ejercicio de los principios de igualdad, economa,
celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad
(*) Con la implementacin de la herramienta tecnolgica en y ecacia en el desempeo de sus funciones y
regionales y centros zonales, el uso del reloj y numerador manual actividades.
quedarn abolidos.

30
De acuerdo con lo estipulado en la Ley 527 de 9 Establecer un riguroso control y relacin
199917 y la reglamentacin establecida en el de los mensajes recibidos en el sistema de
Acuerdo 060 de 200118 para las comunicaciones correo electrnico institucional del ICBF:
va correo electrnico, el ICBF reglament mediante atencionalciudadano@icbf.gov.co para lo
la Resolucin 1747 de 200619 lo relacionado con: cual se deben tener en cuenta los datos de:
autorizacin de uso de correo electrnico, nmero asunto, fecha, nmero de radicacin y hora de
de cuentas habilitadas, control y seguimiento de
las comunicaciones ociales recibidas y enviadas. recepcin.22
La valoracin de un mensaje de correo electrnico
como comunicacin ocial se realizar segn las 9 El sistema de correo debe permanecer con la
series y subseries
Tabla de Retencindocumentales
Documental. establecidas en la capacidad suciente
bsicos para y contary proteccin
la salvaguarda los requisitos
de
seguridad de la informacin.
El ICBF deber ofrecer a los ciudadanos el registro
para el uso de medios electrnicos, en tal sentido la 9 Los correos electrnicos recibidos debern
Ley 1437 de 2011, nuevo Cdigo de Procedimiento contestarse inmediatamente a travs de un
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, mensaje acusando el recibo sealando la fecha
establece que toda persona tiene derecho de y el nmero de radicacin.
actuar ante las autoridades utilizando medios
electrnicos;20 y la Ley 962 de 2005 y del Decreto 9 Las peticiones de consulta o requerimientos
19 de 2012 valida la presentacin peticiones, de informacin realizadas a travs del Correo
quejas, reclamaciones o recursos mediante Electrnico no requieren del Registro para
cualquier medio tecnolgico o electrnico ante los Uso de Medios Electrnicos y sern recibidas
servidores pblicos y dependencias del Instituto.21 y tramitadas con el procedimiento de una
comunicacin ocial en el ICBF.23
Los procesos archivsticos para el manejo de las
comunicaciones ociales del ICBF: produccin, 9 Los correos electrnicos se recibirn y atendern
recepcin, distribucin, trmite y consulta aplica en las jornadas y horarios de trabajo del
para las comunicaciones, documentos, expedientes Instituto, aquellos que hayan sido registrados
y archivos en medios electrnicos que se reciben y hasta antes de las doce (12) de la noche se
tramitan en el ICBF, para tal caso se debern tener radicarn en el siguiente da hbil.
en cuenta las siguientes recomendaciones para la
recepcin de documentos electrnicos: 9 El mensaje de datos emitido por el sistema de
correo electrnico institucional del ICBF ser
prueba de envo y de recepcin para el Instituto
17 CONGRESO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA. Ley 527 de 1999.
como para el interesado.
Por medio de la cual se dene y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las rmas 9 En el caso de presentarse fallas en los servicio de
digitales, y se establecen las entidades de certicacin y se dictan
otras disposiciones. Bogot: El Congreso, 1999. p. 7 correo electrnico, el ciudadano podr insistir
18 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 060 de 2001. p. en su envo dentro de los tres (3) das siguientes
cit.
19 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Resolucin o remitir el documento por otro medio, siempre
1747 de 2006. Por la cual se adopta el Manual General de y cuando, se presente la prueba de las fallas en
Polticas de Usuario de la Infraestructura de Comunicaciones y de
Cmputo del Instituto. Bogot: ICBF, 2006. p.4.
el servicio.
20 CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 1437 de 2011. Nuevo
Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo. Artculo 54. Bogot: El Congreso, 2011. 115 p.
21 CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 962 de 2005. Por la cual
se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades
del Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o 22 CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 1437 de 2011. . cit., p. 20
prestan servicios pblicos. Bogot: El Congreso, 2011. p. 5 23 Ibd.

31
4.6 ACTOS ADMINISTRATIVOS estructura formal de los documentos, vase el
Anexo 2. Comunicaciones ociales del ICBF).
Es la declaracin de un rgano estatal en ejercicio
de sus funciones gerencial, administrativa y tcnica, 9 Recepcin: conjunto de operaciones de
que produce efectos jurdicos en los ciudadanos, vericacin y control que en el ICBF se deben
entidades pblicas o privadas relacionadas con su realizar para la admisin de las comunicaciones
contenido.24 Cada acto administrativo promulgado ociales y los documentos que le son remitidos
por el ICBF produce efectos jurdicos conforme a por una persona natural o jurdica. En esta
las designaciones del Decreto 987 de 14 de mayo operacin se valora el contenido, pertinencia y
25
de 2012. mediante:
sustentan Los actos administrativos
comunicacionesdelociales,
ICBF se relevancia para que28 sea aceptado su ingreso y
trmite respectivo.
resoluciones, circulares, memorandos, actas de
comits, entre otros. 9 Radicacin: procedimiento mediante el cual
los servidores pblicos y dependencias del
9 La numeracin de los actos administrativos ICBF asignan un nmero consecutivo a las
se establecer mediante el consecutivo de comunicaciones recibidas o producidas en el
correspondencia del Grupo de Gestin ejercicio de sus funciones. La evidencia del
Documental o quien haga sus veces en las proceso se maniesta con la fecha y hora de
Regionales y Centros Zonales. Cada servidor
recepcin o de envo, con el n de ocializar
pblico responsable de la numeracin debe
el trmite y dar cumplimiento a los trminos
diligenciar las planillas, atender las consultas,
de vencimiento que establezca la Ley. Estos
vigilar que no se causen enmendaduras, ni
trminos, se empiezan a contar a partir del da
repeticin de nmeros, revisar y conrmar
las rmas autorizadas y que se cumplan las siguiente de radicado el documento.29
disposiciones establecidas para cada caso
especco. Ante cualquier eventualidad, el 9 Distribucin: accin que consiste en el
Coordinador del Grupo de Gestin Documental reparto de las comunicaciones ociales a
o quien haga sus veces en las Regionales dejar cada dependencia del ICBF de acuerdo con su
constancia por escrito.26 competencia, funciones y trmite.

9 Produccin: procedimiento administrativo, 9 Trmite de documentos: itinerario de un


tcnico y gerencial que consiste en la redaccin documento desde su generacin o recepcin
de documentos institucionales de acuerdo con por parte de los servidores pblicos del
las funciones y actividades de los servidores ICBF en ejercicio de sus funciones, hasta el
pblicos y dependencias del ICBF. En este cumplimiento de su funcin administrativa.30
procedimiento se involucra la proyeccin de
documentos que consiste en la redaccin 4.7 FIRMAS RESPONSABLES
previa de un borrador, ayuda de memoria para
la rma autorizada27 (para la presentacin y Con el n de normalizar la gestin de las
comunicaciones ociales, en lo referente a la rma
24 CASSAGNE, Juan Carlos. Derecho administrativo. Buenos Aires: de los documentos de carcter ocial que se srcinan
Lexis Nexis, Abedelo Perrot, 2002. p. 62 en el desarrollo de las actividades o funciones en el
25 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD
SOCIAL. Decreto 0987 de 2012. Por el cual se modica la ICBF, en este apartado, se ja de manera perentoria
estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia
de la Fuente de Lleras y se determinan las funciones de sus el cual se modica el Acuerdo No. 07 de 1994. Actualizacin
dependencias. Bogot: Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, del Glosario del Reglamento General de Archivos. Bogot: AGN,
2012. p.46. 2006. p. 9.
26 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 060 de 2001. p. 28 Ibd.
cit., p. 4. 29 Ibd.
27 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 027 de 2006. Por 30 Ibd., p. 10.

32
el registro de rmas de los servidores pblicos o del ICBF como las despachadas a particulares o
contratistas, como nicas autorizadas para la rma empresas del sector externo, y el conducto regular
de los documentos, producidos por la Sede de la que estipula para la preparacin (proyeccin) de
Direccin General, Regionales y Centros Zonales. comunicaciones para la rma del servidor pblico
Para el efecto, los servidores pblicos del Grupo autorizado, en concordancia con la Resolucin
de Gestin Documental y quien haga sus veces 1616 de 2010 para la reglamentacin de rmas de
en las Regionales y Centros Zonales, consultar la las comunicaciones ociales (Anexo 2).
Resolucin 1616 de 2010 para la reglamentacin
de rmas de las comunicaciones ociales del ICBF Los dems servidores pblicos y contratistas
(vase Anexo 2). quienes prestenlassuscomunicaciones
y proyectarn servicios al ICBF, prepararn
ociales para
Las comunicaciones ociales deben ser rmadas la rma del titular del cargo, el supervisor o el
en tinta negra, tanto el srcinal como la primera interventor del contrato. En caso de ausencia
copia, la cual debe reposar en la serie documental parcial del titular, la Direccin Administrativa y
Gestin Humana o la dependencia que haga sus
correspondiente. Para el resto de copias podrn
veces, autorizar la rma de las comunicaciones
utilizar facsmil o sello de srcinal rmado y su de la dependencia.
manejo ser responsabilidad de cada dependencia.
En cumplimiento de la poltica cero papel, y el uso y
Es importante recordar que ante la ausencia aprovechamiento de las tecnologas y la seguridad
del servidor pblico autorizado para rmar las de informacin y documentacin, el ICBF debe
comunicaciones ociales, estas debern ser implementar el registro de rmas digitales para los
rmadas por el superior inmediato o por el servidor documentos electrnicos.
pblico que jerrquicamente se encuentre a cargo
de adelantar dichas funciones. Cuando ocurran
cambios de cargos o de servidores pblicos que 4.7.2 Supresin de sellos y rma mecnica de
pueden rmar las comunicaciones ociales, el las comunicaciones ociales
Grupo de Gestin Documental o el que haga
sus veces en las Regionales, deben proceder En supresin
la la Ley 962dedesellos
2005 enen el
el artculo 20 de
desarrollo indica
las
inmediatamente a hacer el respectivo registro y actuaciones de la Administracin Pblica,
los cambios correspondientes de acuerdo con la intervengan o no los particulares, queda prohibido
Resolucin pertinente. el uso de sellos cualquiera y de conformidad
con lo establecido en el Decreto 2150 de 1995
El Grupo de Gestin Documental o el que haga captulo IV por el cual se suprime el uso de sellos
sus veces en las Regionales no le dar curso a las en la Administracin Pblica, cualquiera sea la
comunicaciones ociales que lleguen con rmas modalidad o tcnica utilizada en el otorgamiento
que no estn registradas, ni a las comunicaciones o trmite de documentos, distintos de los ttulos
ociales que carezcan de la rma srcinal de valores.31
quien suscribe el documento y la devolver a la
El Grupo de Gestin Documental orientar y
dependencia de srcen, indicando el motivo por el supervisar los trmites correspondientes para
cual se devuelve. el uso de algn medio mecnico, para rma
masiva de comunicaciones. El uso del facsmil es
4.7.1 Servidores pblicos autorizados para responsabilidad de cada uno de los productores
rmar de documentos en las dependencias. En caso de
presentarse una circular, el Grupo de Gestin
En este apartado se relacionan los cargos
autorizados para la suscripcin y rma de las 31 PRESIDENCIA DE LA REPBLICA. Decreto 2150 de 1995. Por el
cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o
comunicaciones ociales del Instituto, tanto las trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica.
enviadas internamente a todas las dependencias Bogot: La Presidencia, 1995. Art. 1

33
Documental debe radicar el srcinal y las copias conocimiento perfecto de la realidad de
ociales deben estar rmadas en srcinal y es una empresa, agencia, o institucin sin que
vlido que todos los dems srcinales enviados intereran visiones personales deformadas
estn rmados mediante el facsmil. El uso de (Anexo 7).
facsmil es potestad de los directores y jefes de
ocina.
9 Acta: es un escrito o modalidad de comunicacin
4.8 PRESENTACIN FORMAL DE LAS escrita que tiene por objeto dejar constancia de
COMUNICACIONES OFICIALES lo tratado, sucedido o acordado en una junta o
reunin. Se extiende en hojas o folios sueltos,
Las comunicaciones ociales deben corresponder o bien en libros destinados expresamente para
con las instrucciones maniestas para la ese propsito (vase grca 1 acta).
preparacin, presentacin e impresin de las
comunicaciones ociales en el Instituto, en tal 9 Resolucin: es un documento normativo, esta
sentido, se deben revisar las recomendaciones de consiste en una orden escrita dictada por el
la GTC 185 de 30 de septiembre de 2009. 32 jefe de un servicio pblico que tiene carcter
general, obligatorio y permanente, y se reere
El Grupo de Gestin Documental orientar, al mbito de competencia del servicio. Esta
sirve para reforzar las leyes en el sentido que
supervisar y evaluar la presentacin formal y
se dictan para que se cumplan lo establecido
de contenido de las comunicaciones ociales en una entidad e institucin. La resolucin
producidas por las dependencias en lo relacionado tiene un grado de exibilidad, oportunidad e
con la imagen institucional, espacios, distribucin informacin que la ley no puede tener y es en
de prrafos y dems elementos que integran la este sentido que la complementa.
comunicacin ocial.
En el ICBF las resoluciones se clasican as:
4.8.1 Descripcin de comunicaciones ociales
Internas reglamentan y desarrollan
9 Memorando: son comunicaciones escritas, la aplicacin de las disposiciones y
de carcter interno, utilizadas para solicitar procedimientos administrativos del ICBF
(Anexo 8).
o transmitir informacin, tramitar servicios
internos, dar orientaciones y pautas a las Externas reglamentan y desarrollan
dependencias de la Sede de la Direccin las disposiciones y procedimientos
General, a las Regionales, Seccionales y Centros relacionados con entes distintos al ICBF.
Zonales del ICBF (Anexo 4). Son suscritas por la Direccin General del
Instituto, la que a su vez ha facultado a
9 Circular: son comunicaciones internas de Directores Regionales y de Agencia para
carcter general, cuyo contenido est dirigido suscribir las siguientes:
a varios destinatarios internos (Anexo 5).
a. ) Otorgamiento, suspensin y
cancelacin de licencias de
9 Informe: es una comunicacin destinada a funcionamiento a Instituciones que
presentar, de manera clara y pormenorizada, prestan servicios de Bienestar Familiar.
el resumen de hechos o actividades pasadas b. ) Declaratoria caducidad de contratos
y presentes y en algn caso de hechos estatales.
visibles, partiendo de datos ya comprobados. c. ) Recaudo aportes 3%.
La intencin del informe es llegar a un

32 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS. Gua tcnica


GTC 185 Documentacin organizacional. Bogot: ICONTEC,
2009. p. 88.

34
4.9 PRODUCCIN DE COMUNICACIONES Figura 2. Logo para procesos y procedimientos
OFICIALES
Aplicabilidad: por instruccin de la Direccin
General del ICBF a travs de la Circular 014 expedida
el 14 de marzo de 2011, se debe implementar el
logo PROSPERIDAD PARA TODOS en la totalidad
de los documentos y piezas de comunicacin 1 2 3
emitidos por el instituto (vase anexo 3).

Figura 1. Logo prosperidad para todos 1.


2. Logotipo
Ttulo del Institucional.
documentos: la identicacin visual
del documento (de acuerdo a protocolos de
la Ocina de Comunicaciones) y nombre de la
Direccin, Grupo o Regional.
3. Logotipo de la Repblica Nacional de
Colombia.
4. Fuente: Arial 11 puntos.

Documentos a los cuales se les debe implementar Esta seccin presenta la fundamentacin
el logo: conceptual, metodolgica y de procedimiento que
comprende la Gestin Documental en el ICBF; se
9 Documentos de circulacin externa (ocios esbozan las fases del ciclo vital del documento y
emitidos por el ICBF). los procesos tcnicos archivsticos que integran el
9 Documentos de circulacin interna concepto de archivo total.
(memorandos y circulares).
9 Impresos y piezas de divulgacin.
9 Planes y proyectos de comunicaciones.
9 Publicaciones producidas por el ICBF o
productos de Contratos y/o convenios.
9 Contratos y/o convenios.
9 Trminos de referencia.
9 Nuevos avisos y vallas de identicacin.
9 Empaques de productos alimentarios.

35
5. GESTIN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

La Gestin Documental incluye la concepcin y trmite, organizacin fsica, recuperacin de


promulgacin de polticas
de responsabilidades; y normas;
jacin asignacin
de procedimientos; documentos, consulta, conservacin
nal de los documentos de archivo y yadopcin
disposicin
de
formacin de personal para la ejecucin de los las Tablas de Retencin Documental (TRD).
procesos archivsticos; diseo del Programa
de Gestin Documental (PGD) del ICBF que El Programa de Gestin Documental34, acta como
garantice el debido manejo, y conservacin de los una herramienta que busca establecer lineamientos
documentos y archivos. con respecto al manejo y administracin de los
archivos del ICBF.
5.1 PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL 5.1.1 objetivos del programa de Gestin
Documental en el ICBF
El Programa de Gestin Documental es un 33

conjunto de directrices que estipula las labores 9 Realzar el papel de los documentos y archivos
archivsticas que deben desarrollarse en el ICBF comoactivoestratgicodel InstitutoColombiano
para la proyeccin, estructuracin y organizacin de Bienestar Familiar en la consolidacin de su
de la documentacin institucional a nivel Sede de la aporte al Estado colombiano en lo referente al
Direccin General, Regionales y Centro Zonal, que
involucran la recepcin, produccin, distribucin, desarrollo de la primera infancia y el bienestar
de las familias colombianas.
33 El artculo 21 de la Ley 594 contempla la obligacin por parte
de las entidades pblicas de elaborar Programas de Gestin de
Documentos que involucren el uso de nuevas tecnologas de 34 MEJA, Myriam, et . Gua para la implementacin de un
almacenamiento de documentacin sin omitir, la aplicacin de programa de Gestin Documental. Bogot: Archivo General de
los procesos archivsticos descr itos en el artculo 22 de la Ley 594. la Nacin, 2005. p. 18 - 19.

36
9 Normalizar los procesos archivsticos previstos El archivo total se conforma a travs de las
por la legislacin, disposiciones reglamentarias, siguientes fases:
actos administrativos, manuales, guas e
instructivos promulgados por el Archivo 5.2.1 Archivo de Gestin
General de la Nacin y adaptados por el ICBF
para la el ejercicio de su funcin archivstica. Conjunto de documentos que por su naturaleza
activa requieren manejo, circulacin y consulta
9 Aplicar los preceptos de integridad, autenticidad, permanente, hasta el cumplimiento de su vigencia
veracidad y delidad a los documentos y y trmites administrativos, tcnicos y jurdicos. En
archivos del ICBF en la produccin, recepcin, esta fase se desarrollan
de: produccin, los procesos
recepcin, archivsticos
distribucin, trmite,
organizacin, prestacin de servicios
organizacin, consulta y transferencia documental.
archivsticos, as como la preservacin y
conservacin del acervo documental.
Grca 9. Fases del archivo total
9 Instaurar la fundamentacin terica y prctica
de las Tablas de Retencin Documental, ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
que comprende la organizacin fsica de los GESTIN HISTRICO

documentos, transferencias documentales,


preservacin, conservacin y disposicin nal.
Valores Valores
Primarios Secundarios
9 Promulgar orientaciones para racionalidad en
la produccin documental, la impresin fsica
de documentos, reprografa, y duplicacin
intil de formatos, modelos y expedientes.


Administrativo
Legal


Histrico
Cultural
Fiscal Cientfico
Contable
9 Recomendar y emplear materiales de calidad Jurdico

que protejan los documentos, preserven el


medio ambiente y conserven la memoria El servidor pblico del ICBF de la dependencia
institucional del ICBF. productora es el responsable de garantizar la
conservacin de los documentos de archivo que se
5.2. CONFORMACIN DE LOS ARCHIVOS producen y tramitan en la ocina.
DEL ICBF
5.2.2 Archivo Central
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar como
organismo del Estado garantiza a la ciudadana, Agrupacin de documentos que han cumplido
mediante la Gestin Documental, la organizacin el trmite administrativo, tcnico y jurdico y son
de sus documentos y archivos, el acceso y uso transferidos desde los Archivos de Gestin del ICBF
permanente como fuente de inters pblico, la hacia el Archivo Central. El Archivo General de la
cultura y para la historia. Nacin lo dene como una Unidad Administrativa
donde se agrupan documentos transferidos o
El archivo del ICBF es producto de los documentos trasladados por los distintos Archivos de Gestin
que se producen, recepcionan y organizan en cada del Instituto, una vez nalizado su trmite, que
una de sus dependencias, de conformidad con las siguen siendo vigentes y objeto de consulta por
polticas
base los ylineamientos
normas institucionales,
establecidosteniendo como
por el Archivo las propias ocinas y los usuarios del ICBF.35
General de la Nacin en relacin con lo legal,
administrativo y tcnico. 35 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. p. cit., Art.67. p. 14.

37
5.2.3 Archivo Histrico documentos y archivos del ICBF, de las
dependencias de la Sede de la Direccin
Acervo documental que ha cumplido con los valores General, Regionales y Centros Zonales.
primarios y secundarios: legal, administrativo,
scal, contable, jurdico, cientco, histrico 9 Facilita la recuperacin de la informacin del
y cultural, su conservacin es permanente y ICBF.
deben garantizarse condiciones ambientales para
resguardar su integridad fsica y de contenido. Por 9 Racionalizacin y control de la produccin
la naturaleza del ICBF algunos documentos desde documental en benecio del medio ambiente.
su concepcin y produccin nacen con la calidad
de histricos,
actas, por ejemplo,
resoluciones, entre actos que una vez 5.4 TRATAMIENTO
otros,administrativos, ARCHIVOS TCNICO DE LOS
valorados en cada fase deben conservarse a
perpetuidad.36 La organizacin documental comprende los
procesos de produccin, recepcin, distribucin,
5.3 BENEFICIOS DE LA trmite, organizacin, consulta, conservacin y
IMPLEMENTACIN DE UN disposicin nal de los documentos, los cuales se
POGRAMA DE GESTIN encuentran normalizados mediante la Ley General
DOCUMENTAL (PGD) EN EL ICBF de Archivos, donde se requiere la organizacin
archivstica de los documentos como garanta de
9 Proporciona a los servidores pblicos del ICBF su adecuada conservacin fsica, normalizacin
una herramienta de Gestin Documental con de condiciones ambientales y operacionales,
elementos conceptuales, metodolgicos y seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la
tcnicos. informacin contenida en los diferentes soportes.
Grca 10. Ciclo vital del documento y/o procesos
9 Rapidez en la recuperacin, acceso y consulta tcnicos
de localizacin de los documentos y archivos.

9 Racionalidad en los procesos, acciones y


recursos empleados en la recepcin, produccin
y organizacin de la documentacin que se
genere a partir de la acertada aplicacin de los
fundamentos de la Gestin Documental.

9 Garanta para la integridad de la informacin


que recibe y produce el Instituto en razn al
ejercicio de sus funciones y actividades.

9 Conabilidad en la aplicacin cualicada


de polticas, lineamientos, directrices y
reglamentaciones para las entidades del estado.

9 Regula los procesos archivsticos del ICBF,


en cuanto a: identicacin, clasicacin,
ordenacin, valoracin, seleccin, eliminacin
y conservacin.

9 Establece estrategias archivsticas para


la gestin, control y seguimiento de los

36 CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de archivstica. Madrid: Nota: los procesos de produccin, recepcin, trmite y consulta, sern
Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 2005. p. 96. tratados a fondo en el quinto captulo (actos administrativos).

38
5.4.1 Organizacin de los documentos de 9 Alfabtico
archivo del ICBF Onomstico: Cubides, Gmez, Parra,
Vallejo, etc.
Conjunto de procedimientos archivsticos que
permiten la organizacin los documentos y Toponmico: Bogot, Bucaramanga,
archivos del Instituto, segn el orden jerrquico, Tunja, etc.
los criterios orgnicos y funcionales, su desarrollo
implica las siguientes acciones: clasicacin, Temtico: auditora, estadsticas, informes,
ordenacin y descripcin: etc.

i. Clasicacin documental 9 Mixtos


Alfanumrico: combinacin de letras y
Agrupacin jerrquica de los documentos de nmeros. Ej. 10000 Direccin General,
una dependencia del ICBF, de acuerdo con los 40000 Grupo Administrativo, 60000
principios de procedencia y orden srcinal, cuyo n Direccin de Proteccin, etc.
es establecer las series o subseries documentales a
la cual pertenece cada documento. Orden cronolgico: aplica a las series
documentales que son numricas y a
ii. Ordenacin documental la vez cronolgicas. Ej. Resolucin 001
2012-01-20, Resolucin 002 2012-02-15,
Disposicin fsica de los documentos (tipos y Resolucin 003 2012-03-27, etc.
unidades documentales); la ordenacin determina
qu documento va primero y cules van despus. iii. Preparacin fsica de la documentacin
La ordenacin es el testimonio de la gestin, de
los trmites que dieron srcen a tales documentos, Este proceso consiste en la preparacin fsica
pues reeja la dinmica administrativa del ICBF. de los documentos de archivo donde estos son
arreglados con el n de encontrar las condiciones
En este proceso archivstico es importante poner adecuadas para realizar la organizacin de la
en prctica el principio de orden srcinal y el documentacin. Para esta labor se debe tener en
principio de procedencia. cuenta los siguientes pasos:
a) Sistemas de ordenacin 9 Identicar el material afectado por biodeterioro:
si en la organizacin de los documentos de
Para la ubicacin de las carpetas y cajas dentro archivo se observan material afectado por
de la estantera en el ICBF, se pueden utilizar los agentes biolgicos como hongos o insectos, se
siguientes mtodos de ordenacin. debe proceder a separar de la documentacin
sana.
9 Numrico
Ordinal: consiste en colocar los Identicar y agrupar la documentacin
documentos en forma consecutiva. Ej. que se encuentra afectada segn el grado
096, 097, 098, etc. de afeccin: alto, medio y bajo.

Cronolgico: consiste en colocar los Realizar inventario de la documentacin


documentos en forma consecutiva o con afectacin biolgica registrando
secuencial de acuerdo con la fecha que fechas extremas, tipo de biodeterioro y
la documentacin ha sido producida o grado de afectacin.
tramitada, teniendo en cuenta el ao, mes
y el da. Aplicar procesos tcnicos de desinfeccin
(primeros auxilios), en los documentos
que se encuentran en grado de afectacin
medio o bajo.

39
9 Limpieza de la documentacin: esta labor se Emplear lpiz de mina negra y blanda HB
debe adelantar en un lugar adecuado que o B.
posea buena ventilacin, iluminacin y espacio.
Segn Circular Interna AGN No.13 de
9 Se debe contar con las siguientes herramientas 1999, no se debe utilizar micropunta o
de trabajo: aspiradoras, brochas, bayetilla. La esferos de tinta hmeda.
aspiradora debe contar con una boquilla de
succin suave, las brochas deben ser suaves. La numeracin debe colocarse en la parte
superior derecha de cada hoja, de manera
9 Eliminar material metlico: esta actividad legible y sin enmendaduras.
consiste en retirarytodo
genere deterioro daoelamaterial abrasivo que
los documentos. Debe tenerse cuidado de no repetir
nmeros o de omitirlos como tan poco
9 Eliminar material metlico: clips, ganchos de dejar de enumerar algn folio.
cosedora, legajadores metlicos, procurando
en el momento de la extraccin no ocasionar Si existe otra foliacin, esta se anular
dao alguno. con una lnea diagonal (/) y quedar como
vlida la ltima realizada.
9 Depuracin documental: consiste seleccionar y
retirar de la unidad documental o expediente los No debe utilizarse como foliacin 1A, 1B,
documentos que no tienen valores primarios o etc.
secundarios o permanentes para el ICBF, como
copias, tarjetas sociales, circulares, duplicados, Se folia en el sentido de lectura del texto.
constancias o invitaciones. La depuracin
se efecta en los Archivos de Gestin por En el caso de expedientes contenidos
el personal de la ocina productora de la en ms de una unidad de conservacin
documentacin, con el aval del coordinador, (carpeta), la foliacin de la segunda ser
jefe o director de la misma y no requiere de continuacin de la primera. Ej. Contrato de
la aprobacin del Comit de Archivo Nacional Obra 020 folios 1-200, la segunda carpeta
del ICBF (Procedimiento de eliminacin iniciara con el folio 201.
documentos de apoyo y/o duplicidad).
Cuando los expedientes tiene anexos
9 Foliacin de la documentacin: para asegurar unidos a los documentos principales deben
la integridad de las series una vez almacenadas numerarse consecutivamente respecto de
en las unidades de conservacin adecuadas se los dems documentos que los integran.
procede a la foliacin, la cual consiste en dar
un nmero consecutivo desde 1 hasta todos los En el caso de presentarse anexos como
folios escritos de cada unidad de conservacin. planos, mapas, fotografas, impresos
Este procedimiento debe hacerse una vez las (peridicos, revistas, etc.), debern
unidades de conservacin que integran una foliarse en el orden consecutivo que les
serie documental,37 estn perfectamente corresponda y separarse de la unidad
ordenadas y tener en cuenta las siguientes de conservacin de donde proceden
recomendaciones: dejando un testigo en el lugar de srcen,
como referencia cruzada, donde debe
constatar fondo, seccin, serie, subserie
documental, unidad de conservacin y
folio al que corresponde; para efectos de
recuperacin y acceso, el mismo testigo
o referencia cruzada debe dejarse donde
se ubique el soporte anotado (planoteca,
37 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Ordenacin documental. mapoteca, fototeca, etc.).
Bogot: Archivo General de la Nacin. Divisin de clasicacin y
descripcin documental, 2003. p. 28-29.

40
Grca 11. Referencia cruzada

Repblica de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

Cecilia de la Fuente de Lleras


Proceso Gestin Administrativa
TESTIGO
REFERENCIA CRUZADA
TIPO DOCUMENTAL EXTRADO Y CARACTERSTICAS
Nombre Documento:
Fecha : No.:
Descripcin:

UBICACIN FSICA O TOPOGRFICA:


Nombre Carpeta:
No.
Caja: Carpeta:
F olio s D es d e: H a s t a:

PARTE 1: PARA LA CARPETA O EXPEDIENTE

Repblica de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Insttuto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
TESTIGO
REFERENCIA CRUZADA
SEDE:
C D I GO N O MB R E
SE C C I N : /
SU B SE C C I N : /
SE R I E : /
SU B SE R I E : /

CONTENIDO:
Nombre Documento:
Fecha: No.:
Descripcin

DESCRIPCIN DE UBICACIN FSICA O TOPOGRFICA DE LA CARPETA O EXPEDIENTE

Nombre Carpeta:
No.:
Caja: Carpeta:
Fo lios D e s de : H as t a:

PARTE 2: PARA EL TIPO DOCUMENTAL


F5.PR2 2.MPA1 .P5 Versi n 1.

41
iv. Identicacin de unidades de conservacin y b) Cajas
realmacenamiento
Caractersticas: apertura frontal con
Unidad de conservacin: elemento que garantiza la pliegue en el costado izquierdo y pestaa
preservacin, conservacin y almacenamiento de para su manipulacin, las cuales se arman
mediante pliegues y ensambles, a partir de
los documentos de archivo, para ser transferidos lengetas que encajan por presin (similar
y consultados. En el ICBF estn establecidas las al sistema de caja y espigo).
siguientes unidades de conservacin:
Debern presentar perforaciones que
a) Carpetas faciliten la ventilacin
de archivo, de loscartn
en material documentos
Kraft
Unidad de conservacin que consta de corrugado de pared sencilla con una
dos tapas en yute de 600 gramos como resistencia mnima a la compresin vertical
(RCV) de 730 kgf/m y una resistencia
mnimo con refuerzo en papel, impresas a mnima al aplastamiento horizontal de 2
una tinta. kgf/m, recubrimiento exterior preimpreso
con identicacin de la entidad y acabado
Para su identicacin se deben diligenciar liso, suave, libre de partculas abrasivas u
todos los campos descriptos en el formato, otras imperfecciones.
en lpiz HB o B (Archivos de Gestin), y una
vez se realice la transferencia al Archivo Dimensiones: internas (ancho 20 cm, alto
Central, se transcriben los datos con esfero 25 cm, largo 39 cm) y externas (ancho 21
cm, alto 26,5 cm, largo 40 cm), medidas
de tinta negra. ajustables de acuerdo con el formato de la
documentacin.
Ganchos legajadores: plsticos con
lamento largo y con ua de agarre.

Grca 12. Formato de identicacin de expedientes

42
Las cajas debern quedar numeradas Grca 14. Formato identicacin de mueble
teniendo en cuenta la numeracin
correlativa por dependencia. Diligenciando
el rtulo preimpreso en la unidad de
conservacin que para el efecto ha Repblica de Colombia
Departamento para la Prosperidad
diseado el ICBF. Social
Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Proceso Gestin Administrativa

Grca 13. Rtulo de caja


MODULO N 5

FONDO: ICBF
Repblicade Colombia
Depart ament o parala ProsperidadSocial
Inst it ut oColombianode Bienest arFamiliar
Ceciliadela Fuent edeLleras
ProcesoGest inAdminist rat iva
Seccin: 30000
tn
Direccin de Planeacin y Control de Ges

RTULO CAJA
Subseccin: 30200

SEDE

Codigo Nombre Serie:


SECCION:

SUBSECCION:
Subserie:

SERIE:

SUBSERIE Ao:

Carpetas: del al

Transferencia: No Ao
N Cajas:

LIBROS MEJORAMIENTO
DEPSITO ESTANTE CAJA
SIGNATURA
TOPOGRAFICA Lado:1

VERSIN TRD
QUE APLICA

c) Muebles . . Vr si n .
La sealizacin se realizar de manera
Unidad de conservacin que permite indiferente al tipo de mueble de archivo
la administracin, organizacin y que se encuentre en la ocina y que pueden
conservacin de los documentos de ser: archivadores verticales, horizontales,
archivo. gaveteros o archivadores rodantes.38
Los muebles en los cuales se conservan los
Archivos de Gestin de las ocinas del ICBF v. Descripcin documental
deben ser identicados, partiendo de la
entrada de la ocina y en sentido izquierda Actividad archivstica que debe realizarse en forma
a derecha. Esto facilitara el acceso a los conjunta a la ordenacin con el n de ayudar en la
documentos una vez se diligencien todos consulta tanto a usuarios externos del ICBF como
los campos del formato establecido para a los productores de los documentos permitiendo
tal n. el control y administracin de la documentacin.

38 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Tabla de retencin


documental: Gua para su aplicacin. Bogot: Universidad
Nacional de Colombia, 2003. p. 14.

43
Para el efecto se deben realizar las siguientes o pieza documental. Su funcin principal es la de
actividades: evitar la inexistencia o ausencia de un documento;
la elaboracin de inventarios documentales se
9 Anlisis de informacin y extraccin de estima en el ICBF como una obligacin permanente
contenidos. por parte de los servidores pblicos que tiene a su
cargo documentos de archivo.
9 Diseo de instrumentos de recuperacin como
guas, inventarios, catlogos e ndices.

9 Actualizacin permanente de instrumentos.

a) Inventario Documental

El inventario documental es un instrumento que se


levanta una vez la documentacin est organizada
y ordenada en ellos se incluye la procedencia, el
srcen funcional, la clase y el tipo documental, las
fechas, los formatos, el volumen; adems de una
descripcin que puede ser a nivel de fondo, serie,

Grca 15. Formato nico de Inventario Documental (FUID)

Repblica de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Proceso Gestin Administrativa

FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

SEDE HOJA No. DE


SECCIN
SUBSECCIN REGISTRO DE ENTRADA
OBJETO A O M ES DIA
AAAA MM DD

Fechas
Nmero de Nombre de la Serie, Nombre del Consecutivo Extremas Unidad de Conservacin Volumen de Folios Frecuencia de
Orden Cdigo Subserie o Asunto Expediente Nmero De s d e H a st a I n i c i a l F i na l Ca j a Ca r pe t a T o m o O t r o Carpetas De Al Soporte Consulta Notas

Recibido por: ___________________________ Revisado por: ___________________________


Elaborado por: ___________________________
Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________
Firma: __________________________________ Firma: __________________________________
Firma: __________________________________

44
5.4.2 Prstamo de documentos de archivos del Prstamo de Documentos para efectos de
ICBF control sobre los mismos por parte del Grupo
de Gestin Documental.
El objetivo es controlar los documentos prestados
para consulta interna y externa mediante su registro 9 El prstamo de srcinales solo aplicar a nivel
en una planilla. En caso de consulta externa, los interno, en ningn caso se prestar este servicio
jefes de las dependencias o servidores pblicos a usuarios externos.
autorizados deben diligenciar la planilla Prstamo
de documentos anotando claramente los datos 9 El prstamo de srcinales se har por un trmino
no mayor a diez (10) das hbiles prorrogables
que se requieren,
nombre buscando
del solicitante, siempre identicar
la dependencia el
y la fecha cinco (5) das ms, previa justicacin escrita de
la necesidad.
en que se debe reintegrar el documento solicitado
al Archivo Central. 9 Si pasado este trmino el documento no es
regresado al archivo, se proceder a requerirlo
Para solicitar el prstamo de los documentos que por escrito, so pena de realizar las acciones a
se encuentran en el Archivo Central es necesario que haya lugar.
tener en cuenta los siguientes aspectos:
9 El servidor pblico que asuma la custodia
9 Las consultas realizadas al Archivo Central del del srcinal prestado, una vez haya rmado
ICBF, podrn realizarse por escrito o de manera la planilla de prstamo de documentos,
verbal. responder disciplinariamente en caso de dao
(parcial o total), robo o extravo.
9 En los casos que ameriten prstamo de
srcinales, se deber diligenciar la planilla

Grca 16. Planilla control de prstamo

Repblica de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Proceso Gestin Administrativa

PLANILLA DE CONTROL DE PRSTAMOS


UB I CA CI N PRES T AMO I N C ON SI S T ENC I ASD ET ECT A DA SENLA D EV O LU C I ND EEX P ED I EN T ES CO N T ROLD EV O LUC I N
Descripcin de la Nombre del Firma del Numero de T ot al de f olios Nombre del Servidor Firma Servidor Servidor pblico
No. Ao No. No. De No. De No. Dependencia T ot al T ot al Folios No. Folio Document os sin
Carpet a o Expedient e Fecha Servidor Servidor Folio despus de la O bs erv ac i o ne s Fec ha pblico que realiz a lapblico que realiz a del GGD que
Caja Folios T omo Af uera Solicit ant e Folios Agregados Repet ido Foliar
Pblico Pblico Falt ant e revisin devolucin la Devolucin recibe

F4.PR22.MPA1.P5 Versin 1.0

F04.PR16.PA03 Versin 1.0

45
9 La atencin de solicitudes internas se realizar i. Conservacin de los documentos
en un trmino no mayor a cinco (5) das hbiles.
Para la conservacin temporal de los documentos
9 Los servidores pblicos del Grupo de Gestin Archivo de Gestin del ICBF se deben tener en
Documental o quienes hagan sus veces en cuenta las siguientes recomendaciones:
las Regionales y Centros Zonales, no estn
autorizados para expedir copias de los 9 Eliminacin de cintas, etiquetas y adhesivos.
documentos que estn bajo su custodia en el
Archivo Central. En este evento es necesario que 9 Eliminacin de pliegues y dobleces.
los dueos o productores de los documentos
una vez analizada
prstamo la viabilidad,
dichos documentos parasoliciten en
tomar las
9 Unin de rotura y rasgaduras.
respectivas copias. 9 Eliminacin de material metlico como ganchos
de cosedora, clips y ganchos sujetadores de
Con el formato de prstamo del documento se presin.
proceder de la siguiente forma:
9 Empleo permanente de bayetillas, brochas de
9 Una vez diligenciado, se guarda el srcinal en cerdas suaves y aspiradoras.
la carpeta donde reposa el documento objeto
de prstamo. 9 Reemplazo de las carpetas tradicionales por
carpetas con rtulo preimpreso del ICBF.
9 La copia se dejar en un chero organizado
cronolgicamente para efectos de control y ii. Medidas para la preservacin documental
seguimiento a los prstamos.
Es necesario establecer medidas preventivas, tales
9 Cuando la dependencia solicitante devuelva el como:
documento, el servidor pblico encargado en
el Grupo de Gestin Documental, revisa que el 9 No humedezca la yema de sus dedos con agua
documento regrese en las mismas condiciones o saliva para pasar los folios.
en que fue prestado, para establecer la veracidad
de la devolucin. Se guarda el documento y se 9 No coma o beba en los lugares donde se
retira de la carpeta el formato srcinal donde consulten o depositen los documentos.
se registr el prstamo, procediendo a su
cancelacin. 9 No se deben colocar los documentos o las
unidades de conservacin en el piso por cuanto
9 Pasada la fecha establecida para la devolucin, este puede encontrarse hmedo o con gran
el rea de Gestin Documental deber solicitar, cantidad de partculas de polvo.
por escrito, la devolucin del mismo, dando
un plazo mximo de dos (2) semanas para la 9 Evite agrupar los folios o expedientes en
devolucin del documento. paquetes que requieran el uso de cauchos
elsticos o cuerdas que rasguen o agrieten las
tapas de las carpetas o libros. En caso de ser
5.4.3 Conservacin de los documentos de necesario emplee cinta de faya.
archivo del ICBF
9 Los documentos que se encuentren amarrados
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, por cintas o cuerdas formando paquetes, se
adoptadas para garantizar la integridad fsica y deben transportar sin tomarlos de amarre.
funcional de los documentos de archivo, sin alterar
su contenido.39 9 No exponga innecesariamente los documentos
a la luz, esto puede provocar decoloracin y
oscurecimiento.
39 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Gua para la implementacin
de un programa de Gestin Documental. p. cit., p. 42.

46
9 Evite fuentes de luz muy cercana a los 5.5.1 Ubicacin
documentos, esto puede ocasionar
calentamiento y deformacin de su supercie. 9 Los muebles de archivo deben estar ubicados
en la Sede de la Direccin General, Regionales y
9 Evite el contacto de todo tipo de material Centros Zonales, o las prximo que sea posible.
metlico sobre el documento, ya que puede
causar rasgaduras y a mediano plazo, manchas 9 Espacio con capacidad suciente para albergar
por oxidacin. las diferentes dependencias su aumento natural
y previsible.
9 Cuando los documentos presenten rasgaduras
no debe recurrir
o pegantes al empleo
sintticos de cintas
como colbn,adhesivas
porque
9 Zona carente
problemas de riesgos
de inundacin de humedad o
e inestabilidad.
cristalizan el papel.
9 Almacenamiento apropiado de las cajas de
9 No rele ni doble los documentos, gurdelos archivo.
en carpetas o unidades de conservacin que se
adecuen a su tamao. 5.5.2 Condiciones de mobiliario y equipo

9 Evite perforar varias veces el documento, pues Los muebles de archivo segn el tipo de estos
genera deterioro irremediable. deben contar con las siguientes caractersticas:

iii. Disposicin nal de los documentos a) Estanteras jas: formadas por uno
o varios mdulos, simples o dobles.
Proceso archivstico mediante el cual se seleccionan Debern ser metlicas, con tratamiento
los documentos de archivo en cualquiera de sus anticorrosivo. Estarn desprovistas
fases (ciclo vital del documento), permitiendo de elementos punzantes que puedan
identicar su conservacin temporal, permanente ocasionar deterioros a la documentacin o
o su eliminacin, acordes con la normatividad a sus cajas.
archivstica y las TRD del ICBF.(**)
b) Estantera mvil o rodante y planeros:
5.5 CONDICIONES GENERALES DE LOS estas economizan el 50% de espacio, la
ARCHIVOS instalacin debe estudiarse previamente
por motivos de conservacin de archivos
Espacios destinados para la conservacin de histricos.
los documentos de archivo en las unidades
de conservacin y almacenamiento debern 9 Este tipo de estantera debe ser metlica, cuyo
cumplir con las condiciones de edicacin, tamao corresponda al tamao de las cajas de
almacenamiento, medio ambiental, de seguridad archivo utilizadas, con el n de aprovechar al
y de mantenimiento que garanticen la adecuada mximo su capacidad de almacenamiento.
conservacin de los acervos documentales del
ICBF de conformidad con el Acuerdo 049 de 2000 5.5.3 Proteccin de los archivos
decretado por el Archivo General de la Nacin.
9 Realizar jornada de fumigacin, para evitar los
Para la organizacin de los espacios destinados insectos, termitas, caros no deseados en los
para los archivos centrales es necesario tener en archivos, en las regiones geogrcas con clima
cuenta los siguientes aspectos: templado o clido.

9 Es necesario eliminar aquellos elementos donde


las aves puedan posarse o anidar (en fachadas,
(**) Consultar Mini-manual Aplicacin de Tabla de Retencin balcones, viseras, techos, etc.) o penetrar a
Documental y Organizacin de Archivos de Gestin en el ICBF,
disponible en la intranet del ICBF. travs de ellos al interior del archivo.

47
9 Es importante tomar medidas para erradicar
ratas y/o ratones, proceso de desratizacin. 5.5.6 Mantenimiento de los archivos

5.5.4 Condiciones ambientales El mantenimiento del depsito debe tener en


cuenta la ejecucin de tareas especializadas de
9 Temperatura de 14 a 22 C con una uctuacin aseo:
diaria de 4 C.

9 Humedad relativa entre 50 a 60%.


9 Realizar jornadas de limpieza y aseo, en los
9 Iluminacin se recomienda
utiliza con fundas ltradorasladeluzrayos
fra, UV.
si seLa pisos con en
humedad sustancias que no eleven el nivel de
el ambiente.
luz uorescente es fra, pero emite radiaciones
ultravioletas y ms ujo luminoso. 9 Uso de mquinas aspiradoras especiales o
brochas para las unidades de conservacin y
5.5.5 Medidas de seguridad limpieza de la documentacin.

9 Proveer la sealizacin de rutas de evacuacin, 9 Evitar la accin del sol y del agua sobre los
los equipos para la atencin de desastres y documentos.
rescate de las unidades documentales.
9 Iluminacin suciente en el recinto donde se
9 Disponer de equipos para atencin de desastres: encuentren los archivos.
extintores de CO, Sofaclan o multipropsito,
extractores de agua de acuerdo con el material 9 Destinacin de espacio fsico necesario.
a conservar.

9 Sistemas de alarma contra incendio y robo.

9 Sistema de cableado, ubicacin adecuada de


cables elctricos, redes y dems, que puedan
ser conductores de energa y riego de incendio.

48
6. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

La Tabla de Retencin Documental (TRD) 40 es un A cada serie y subserie documental se le asigna un


instrumento archivstico esencial que permite la cdigo que identica su ubicacin en la estructura
racionalizacin de la produccin documental y la orgnico-administrativa de las dependencias del
implementacin del ciclo vital de los documentos ICBF.
en los Archivos de Gestin, central e histrico de
las instituciones. 6.1 ETAPAS PARA LA ELABORACIN DE
LA TRD
Las Tablas de Retencin Documental 41 son un
listado de series, con sus correspondientes tipos El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de
documentales, a las cuales se asigna un tiempo de la Nacin es el instrumento mediante el cual se
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los reglamenta e implementa la metodologa de
documentos. elaboracin, actualizacin y seguimiento de las
Tablas de Retencin Documental para las entidades
estatales, se encuentra dividido en cinco etapas:
En el ICBF las series, subseries y sus tipos
documentales se conforman con base en las 6.1.1 Investigacin preliminar sobre la institucin
funciones, tareas y actividades de los servidores y fuentes documentales
pblicos, las cuales estn referenciadas en los
manuales y caracterizaciones de procesos y En esta primera etapa se debe compilar e investigar
procedimientos. la informacin institucional producida o recibida
en ejercicio de sus funciones, para ello se utilizan
40 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Gua para la implementacin herramientas como la aplicacin de encuestas a
de un programa de Gestin Documental. Bogot: Archivo los productores de los documentos.
General de la Nacin, 2006. p. 25, 26.
41 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento General de
Archivos. 2ed. Bogot: Archivo General de la Nacin, 1997.

49
6.1.2 Anlisis e interpretacin de la informacin 9 El Comit de Archivo Nacional avala la
recolectada propuesta de TRD.

9 Anlisis de la produccin y trmite documental. 6.1.3 Aplicacin

9 Identicacin de los valores primarios de la 9 La Secretara General a travs del Comit de


informacin: administrativos, legales, jurdicos, Archivo Nacional expide acto administrativo
contables y/o scales. que ordene su aplicacin ante los servidores
pblicos del ICBF.
9 Conformacin de las series y subseries con sus
respectivos tipos documentales. 9 Sensibilizacin y capacitacin
servidores pblicos del ICBF. a todos los
9 Establecimiento de los tiempos de retencin
o permanencias de las series y subseries 9 Las transferencias documentales primarias y
documentales en cada fase de archivo. secundarias, se adelantaran teniendo los plazos
establecidos en la correspondiente TRD.
9 Valoracin documental, frecuencia y consulta
de los documentos. 6.1.4 Seguimiento y actualizacin de la TRD

9 Determinacin de destino nal de la 9 El Grupo de Gestin Documental establecer un


documentacin, ya sea para su conservacin cronograma de seguimiento para la vericacin
total, seleccin o eliminacin. de la aplicacin del la TRD del ICBF.

9 Elaboracin y presentacin de la Tabla de


Retencin Documental para su aprobacin.

9 El jefe de archivo preparara la propuesta de


TRD de la entidad con las series y subseries
documentales que tramita y administra cada
dependencia.

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51
6.2 BENEFICIOS DE LA El encargado de la Gestin Documental en la
IMPLEMENTACIN DE LA TRD EN EL dependencia, para realizar la transferencia primaria
ICBF debe tener en cuenta las siguientes actividades:

9 Descongestin de los Archivos de Gestin del 9 Tenga en cuenta la fecha de transferencia,


Instituto mediante la conformacin de series asignada a su dependencia.
y subseries documentales y aplicacin de los
tiempos de retencin y disposicin temporal o 9 Seleccione los expedientes de las series y
nal de los documentos y expedientes. subseries documentales que segn la Tabla de
Retencin Documental deben transferirse.
9 Fluidez en el trmite gerencial, administrativo y Revise la cronologa de cada expediente,
tcnico de cada unidad administrativa a travs 9
de la organizacin fsica y transferencia de los cercirese de cules son los documentos que
documentos del ICBF. constituyen esa serie o subserie, retire los
documentos repetidos, los de apoyo y los que
9 Agilidad en los ujos de informacin y servicios no hagan parte integral del expediente; todos
de informacin calicado y competente entre los documentos deben estar perfectamente
dependencias, servidores pblicos del ICBF y la legajados y no exceda el nmero de documentos
ciudadana. en cada carpeta.

9 Racionalizacin de la produccin documental, 9 Recuerde que la foliacin es requisito ineludible


impresin y reprografa de documentos en para realizar la transferencia.
formato papel.
9 El rtulo de la carpeta debe diligenciarse con
esfero de tinta negra, recuerde que el espacio
6.3 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL de signatura topogrca del Archivo Central se
deja en blanco y la signatura topogrca del
La Tabla de Retencin Documental establece el Archivo de Gestin se deja en lpiz.
tiempo de permanencia de los documentos en
el Archivo de Gestin; por lo tanto, es deber del 9 Ordene los expedientes
que se encuentran en el mismo
relacionados en la orden
Tabla en
de
servidor de la ocina vericar el vencimiento del
tiempo de retencin de las series documentales Retencin Documental.
para proceder a su preparacin y envo al Archivo
Central. 9 Enumere los expedientes de 1 hasta n, segn la
cantidad que vaya a transferir.
Todas las dependencias del ICBF debern preparar
los documentos por transferir al Archivo Central, 9 Solicite al Archivo Central las cajas necesarias,
de conformidad con las series, subseries y tiempos segn el nmero de expedientes a transferir.
de retencin estipulados en la Tabla de Retencin
Documental (Archivo General de la Nacin: 9 Diligencie el rtulo de la tapa de la caja en
Acuerdo 07 de 1994 Artculo 24 y Decreto 1382 letra de imprenta mayscula, clara y legible,
de 1995, Artculo 2). con esfero de tinta negra, sin enmendaduras
ni tachones.
La Coordinacin del Grupo de Gestin Documental
del Instituto establecer el cronograma anual 9 Ubique los expedientes en cada caja de
de transferencias, el cual ser difundido con izquierda a derecha, en el mismo orden que
suciente anticipacin (mes de noviembre) para se encuentran relacionadas en la Tabla de
la preparacin de los expedientes, lo que permita Retencin Documental.
dar cumplimiento a las fechas programadas. En las
Regionales y en los Centros Zonales el encargado 9 Enumere las cajas de archivo de izquierda a
de esta programacin ser el Coordinador del derecha, en el mismo orden en que fueron
Grupo Administrativo. ubicados los expedientes a transferir.

52
9 Diligencie y registre los datos completos en el o digitalizacin, deben estar perfectamente
Formato nico de Inventario Documental. identicadas, organizadas, depuradas y foliadas.
Para el desarrollo y aplicacin de estos procesos
9 Controle, registre y asigne un nmero se deben tener en cuenta el Decreto 2620 de
consecutivo a cada una de las transferencias 1993, Ley 527 de 1999, Decreto 2527 de 1950
realizadas por su dependencia al Archivo y las Normas Tcnicas Colombianas 3723, 5174
Central. y 5238.

9 Solicite la revisin previa del encargado del Las series identicadas en la Tabla de Retencin
Grupo de Gestin Documental o quien haga Documental para eliminar se les aplicar el
sus
paraveces en las Regionales
el respectivo y Centros
visto bueno Zonales,
y continuar el procedimiento.
trmite. Las series a las cuales se les aplicarn la seleccin, de
acuerdo con lo estipulado en la Tabla de Retencin
9 Imprima srcinal del Formato nico de Documental, se seleccionar un porcentaje (%)
Inventario Documental (FUID), el cual debe del total de la serie, el cual se conservar como
estar rmado por quien entrega, quien recibe muestra para algn requerimiento futuro.
y quien prepar la transferencia; debe enviarse
con memorando al Archivo Central. 6.4 DISPOSICIN FINAL DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
9 Una vez rmado se hace el envo de la
documentacin al Archivo Central. La disposicin nal de los documentos est
relacionada con la valoracin en cualquier etapa
9 Recuerde que todo ingreso de documentos del ciclo vital del documento registrada en la
al Archivo Central se har ocial mediante la Tabla de Retencin Documental o en la Tabla de
entrega fsica de los documentos. Valoracin Documental, las cuales establecen el
destino que debe darse a los documentos, una
6.3.1 Plan de transferencias secundarias vez transcurridos los aos de permanencia en el
Archivo de Gestin o en el Archivo Central.
El Coordinador del Grupo de Gestin Documental,
tanto en la Sede de la Direccin General como el En este sentido, se deben revisar las diferentes
encardado de Gestin Documental en cada una versiones de Tabla de Retencin Documental, con
de las Regionales, debe presentar al trmino el n de identicar las series que ya cumplieron el
de cada ao (mes de noviembre) el plan de tiempo de retencin y denir la disposicin nal
transferencias, con base en la revisin de la Tabla segn lo estipulado en la TRD, as:
de Retencin Documental, e identicadas las
series que cumplan el trmino de retencin en la 9 Conservacin total: las series con valor
siguiente vigencia. El nmero de transferencias permanente estn marcadas en la TRD, tambin
secundarias programadas depender del volumen indica el medio tcnico (microlmacin o
de documentos a transferir. digitalizacin) que se aplica para luego ser
transferidas al Archivo Histrico o al Archivo
Las series identicadas en la Tabla de Retencin General de la Nacin.
Documental con valor permanente se les aplica la
transferencia secundaria, es decir, se trasladan del 9 Eliminacin: la Tabla de Retencin Documental
Archivo Central al Archivo Histrico o al Archivo indica las series que sern eliminadas porque han
General de la Nacin y/o entidad correspondiente, perdido sus valores primarios y secundarios. Se
mediante comunicacin ocial y anexo el inventario debe diligenciar el Formato nico de Inventario
documental diligenciado. Documental (FUID) para que sea autorizada la
eliminacin por el Comit de Archivo Nacional
Las series que aparecen marcadas en la Tabla de acuerdo con el procedimiento establecido.
de Retencin Documental con la aplicacin 9 Seleccin: de acuerdo con las caractersticas de
de procesos tcnicos como la microlmacin la serie en la Tabla de Retencin Documental

53
se estipula qu porcentaje debe dejarse. En la Tabla de Retencin Documental se contemplan
Esta tcnica puede hacerse por muestreo, se los siguientes medios tcnicos:
selecciona el porcentaje denido en la TRD de la
totalidad de la serie y esta muestra se transere Microlmacin: las series que se sometan
al Archivo Histrico del ICBF. Los expedientes a este proceso deben estar previamente
restantes se relacionan en el Formato nico identicadas, organizadas, depuradas y
de Inventario Documental el cual se enva al foliadas. Si no cumplen este requisito no
Comit de Archivo Nacional para que autorice se deben microlmar.
su eliminacin. Digitalizacin: para aplicar este proceso,
los expedientes deben estar previamente
identicados,
y foliados. Sin organizados, depurados
el cumplimiento de este
requisito no inicie el proceso.

54
7. GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE ARCHIVO

Los requisitos mnimos para el manejo y tramitada, organizada, conservada y comunicada


conservacin de los documentos electrnicos de por medios electrnicos y que permanece en este
archivo son:42 medio durante el ciclo vital de cada documento.
Lo produce una persona natural o una entidad en
9 Creacin y captura de documentos electrnicos ejercicio de sus funciones, y su tratamiento debe

de archivo. atender los principios y procesos archivsticos.43


9 Aplicacin de los procesos archivsticos para los Los documentos tramitados, autorizados o
documentos y para los expedientes electrnicos: suscritos en el ICBF a travs de medios electrnicos
clasicacin, retencin, conservacin. tienen la validez y fuerza probatoria que le
coneren a los mismos las disposiciones del Cdigo
9 Gestin de las comunicaciones ociales: de Procedimiento Civil. Las reproducciones de
intranet, internet, correo electrnico y documentos tomadas de archivos en medios
aplicativo. electrnicos se considerarn autnticas para todos
los efectos legales.44 Las caractersticas relevantes
La organizacin de los documentos en formato de los documentos electrnicos de archivo son:45
electrnico se realizar segn lo estipulado en las
Tablas de Retencin Documental del ICBF para la Contenido: materia, informacin y datos que
conformacin de series y subseries documentales. comprenden el mensaje que el documento
comunica.
7.1 DOCUMENTO ELECTRNICO DE
ARCHIVO
43 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 060 de 2001
por el cual se establecen pautas para la administracin de las
El Archivo General de la Nacin lo dene como comunicaciones ociales en las entidades pblicas y las privadas
el registro de informacin producida, recibida, que cumplen funciones pblicas. Bogot: AGN, 2001. 7 p. 2
44 PRESIDENCIA DE LA REPBLICA. Ley 1437 de 2011. p. cit. p. 20
45 CRUZ MUNDET, Jos Ramn. La gestin de los documentos
42 ZAPATA CRDENAS, Carlos Alberto. Gestin Documental & electrnicos como funcin archivstica. Madrid: Universidad
gobierno electrnico. Bogot: AGN, 2011. p. 80 - 82 Carlos III de Madrid. Madrid: La Universidad, 2003. p. 1

55
9 Estructura: representacin del contenido: promulgarlos y divulgarlos por medios electrnicos
diseo, formato, soporte. Encabezamientos y que aseguren su autenticidad, integridad y
apartados que permiten identicar y etiquetar disponibilidad acorde con la ley. 46
el documento.
7.4 EXPEDIENTE ELECTRNICO
9 Contexto: evidencia el entorno gerencial,
administrativo o tcnico del documento en que La Ley 1437 de 2011 dene el expediente
se ha producido. Atiende preguntas: cmo, electrnico como un Conjunto de documentos
quin, dnde y por qu se ha generado. electrnicos correspondientes a un procedimiento
administrativo, cualquiera sea el tipo de informacin
9
y redaccin delnormas
Presentacin: bsicas de la elaboracin que
documento. contengan
electrnica paraygarantizar
se establece la sedeeloacceso
y facilitar direccin
de
la informacin a todos los ciudadanos. 47
Un documento de archivo electrnico est
formado por uno o ms documentos electrnicos La conformacin de expedientes electrnicos
que pueden ser elaborados en un procesador de se realizar en cada dependencia del ICBF, y
texto, mensajes de correos electrnicos, hojas de conllevar la aplicacin de los procesos archivsticos
clculo, imgenes jas, animaciones, cheros de referidos en el captulo de Gestin Documental y
audio o cualquier otro tipo de objeto digital. administracin de archivos.

7.2 BENEFICIOS DEL DOCUMENTO 7.5 ARCHIVO ELECTRNICO


ELECTRNICO EN EL ICBF
Es el conjunto de documentos electrnicos
9 Reduccin de la manipulacin de papel y los producidos y tratados archivsticamente, siguiendo
procesos manuales propensos a errores. la estructura orgnico-funcional del productor,
acumulados en un proceso natural por una persona
9 Reduccin de papel. o institucin pblica o privada, en el transcurso de
su gestin. 48
9 Reduccin de la prdida de documentos.
7.5.1 Procesos archivsticos electrnicos
9 Acceso ms rpido a la informacin.
Los procesos de archivsticos de produccin,
9 El acceso en lnea a la informacin que estaba recepcin, distribucin, trmite, organizacin,
disponible solamente en papel, microlm o consulta, conservacin y disposicin nal, aplica
microchas. a los documentos y expedientes de archivo del
ICBF y para el efecto se deben tener en cuenta las
9 Control mejorado sobre los documentos y recomendaciones:
procesos orientados a documentos.
9 Deben ser conservados en medios electrnicos
9 Racionalizacin de los tiempos en los procesos. a tendiendo los principios de procedencia y
orden srcinal.
9 Seguridad de acceso a los documentos.
9 Deben conservar y asegurar la autenticidad
9 Mejora de seguimiento y monitoreo, con la e integridad de la informacin en los casos
capacidad de identicar los cuellos de botella y de su reproduccin y registros de fecha de
modicar el sistema para mejorar la eciencia. produccin, noticacin y archivo.

7.3 ACTO ADMINISTRATIVO 9 Se debe disponer de un ndice electrnico,


ELECTRNICO rmado digitalmente por la autoridad rgano,
Los funcionarios del Instituto autorizados para la 46 Ibd., p. 20
47 Ibd., p. 20
redaccin y rma de Actos Administrativos podrn 48 Ibd., p. 21

56
o Entidad actuante segn proceda. Este ndice 9 La autoridad respectiva conservara copias de
garantizar la integridad del expediente seguridad que cumplan con los requisitos de
electrnico y se permitir su recuperacin archivo y conservacin en medios electrnicos
cuando se requiera. de conformidad con la ley.

57
8. POLTICA CERO PAPEL EN EL ICBF

En atencin a lo establecido por el Gobierno cual y de no ser necesaria una copia impresa, se
Nacional en la Directiva Presidencial 04 de 201249 recomienda la consulta en medio magntico.50
que establece
Eciencia los lineamientos
Administrativa del programa
y de la poltica de
Cero Papel El acertado
un ahorro uso del papel ende
considerable el Instituto
recursospermitir
en lo
en la Administracin Pblica, que propenden por relacionado con: servicios de mensajera; espacio
el incremento de la competitividad, eciencia para almacenamiento de documentos y archivos;
y ecacia de la gestin pblica y la proteccin y insumos para la impresin de documentos;
preservacin del medio ambiente; el ICBF debe tiempo de trabajo; disminucin de procesos en la
formular polticas en torno al uso y consumo de administracin de comunicaciones ociales y de
papel, y, por consiguiente, forjar una cultura de Gestin Documental. 51
optimizacin de procesos de Gestin Documental
mediante el manejo de documentos electrnicos 8.1 BENEFICIOS DE LA POLTICA CERO
de archivo y generar nuevo hbitos y prcticas PAPEL
para la disminucin de impresin y fotocopiado
de documentos. 9 Facilidad en el intercambio de informacin y
conocimiento.
Se considera el consumo de papel como uno
de los aspectos ambientales ms signicativos 9 Amigabilidad y oportunidad en la consulta de
de las actividades de ocina en el ICBF y su uso documentos.
racional constituye una de las mejores prcticas
ambientales del hbitat laboral, razn por la
50 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Manual del
49 PRESIDENCIA DE LA REPBLICA. Directiva Presidencial No. 04 de Sistema Integrado de Gestin (SIGE). NTC ISO 9001 / NTCGP
abril 3 de 2012 [En lnea]. Colombia (Bogot): La Presidencia, 1000: 2009. NTC ISO 14001:2004 / ISO IEC 27001:2005.
2012. 3 p. [citado 15 agosto 2012] Disponible en internet: Bogot: ICBF, 2011. p. 6
<http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/> 51 Ibd., p.1

58
9 Diligencia y oportunidad en el entorno de en los trmites de Gestin Documental y
trabajo. administracin de las comunicaciones ociales
del ICBF. Los resultados de la aplicacin
9 Incremento de los niveles de productividad. los enviar la Direccin del ICBF por correo
electrnico a la Alta Consejera para el Buen
9 Agilidad en los procesos, trmites y gestin Gobierno y la Eciencia Administrativa. Esta
administrativa. actividad ser monitoreada por la Direccin
Administrativa en coordinacin con la
9 Solucin oportuna de trmites de Gestin Subdireccin de Mejoramiento Organizacional
Documental. y la Direccin de Informacin y Tecnologa.

9 Sustitucin de los ujos documentales en papel 9 Sustitucin de los memorando y comunicaciones


por soporte y medios electrnicos sustentados internas en papel por soportes electrnicos, de
en el uso de las tecnologas de la informacin y conformidad con los parmetros del Acuerdo
comunicaciones. 060 de 2001, y garantizando las condiciones
de autenticidad, integridad y disponibilidad a
8.2 PROGRAMA CERO PAPEL EN EL ICBF las que hace referencia el artculo 6 de la Ley
962 de 2005 y los artculos 55, 56, 57, 58 y 59
De acuerdo con la Directiva Presidencial y de la Ley 1437 de 2011.
mediante el Manual para la implementacin de
la Estrategia de Gobierno en Lnea de la Repblica 9 Implementacin de mecanismos para el
de Colombia,52 el Instituto llevar a cabo las intercambio de correspondencia entre
siguientes acciones: entidades por medios electrnicos, atendiendo
los lineamientos denidos por la estrategia de
9 Nombramiento del lder de Eciencia Gobierno en Lnea del Ministerio de Tecnologas
Administrativa y Cero Papel, que lo designar de la Informacin y las Comunicaciones y el
la Direccin Administrativa, quien ser Archivo General de la Nacin.
responsable de coordinar la realizacin de las
acciones necesarias para garantizar la adecuada 9 Formulacin y divulgacin del sistema de
implementacin de la poltica presidencial de informacin del ICBF que garantice a los
Eciencia Administrativa y Cero Papel en el ciudadanos el acceso a la informacin y el
ICBF. derecho de actuar ante el Instituto empleando
medios electrnicos, de conformidad con lo
9 Formulacin del Plan de Eciencia Administrativa determinado en la Ley 1437 de 2011, Cdigo
que comprende principalmente de la seleccin de Procedimiento Administrativo y de lo
de trmites internos, procesos o procedimientos Contencioso Administrativo.
crticos en la entidad, y el establecimiento de
acciones de mejora, con cronogramas, metas El Sistema de Informacin orientar las acciones
e indicadores, que permitan optimizar el uso para:
de los recursos monetarios, fsicos, humanos,
entre otros.53 9 Respaldar la recepcin, acuse de recibo y
envo de mensajes de datos de las actuaciones
9 Identicacin y aplicacin de buenas prcticas administrativas a travs de la disposicin de
para la reduccin del uso y consumo de papel casillas de correo electrnico, con el registro de
la fecha y hora de recepcin y envo.
52 MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN Y LAS
COMUNICACIONES. Manual 3.0 para la implementacin de la 9 Difundir los documentos pblicos y actos
estrategia de Gobierno en Lnea de la Repblica de Colombia. administrativos por medios electrnicos,
[En lnea] Colombia, Bogot: El Ministerio, 2011. [Citado 1
agosto 2012] pp. 409. Disponible en internet: <http://programa. asegurando su autenticidad, integridad y
gobiernoenlinea.gov .co/apc-aa-files/Man ual_GEL_V3_0_ disponibilidad.
Ajustado_Abr_7_11.pdf>
53 PRESIDENCIA DE LA REPBLICA. Directiva Presidencial No. 04
de abril 3 de 2012. p. cit. p. 1
9 Conformar expedientes electrnicos a partir de

59
las comunicaciones ociales y documentos que El tner a color nicamente estar autorizado
constituyan series y subseries documentales, para la Direccin General y la Ocina Asesora
acordes con las TRD del ICBF. de Comunicaciones.57

9 Disear y aplicar procesos de noticacin 9 El jefe de cada dependencia ser el responsable


electrnica al servicio de los usuarios del ICBF. de reintegrar al almacn de la Direccin
Regional o de la Sede de la Direccin General
los cartuchos de impresin usados que han
9 Implementar en el sistema de informacin sido efectivamente remplazados, efecto para
del ICBF la informacin pertinente sobre la el cual el responsable de bodega llevar el
estructura
con sus organizacional:
competencias, normas relacionadas
funciones de las registro establecido y entregar los mismos al
dependencias, regulaciones, procedimientos, proveedor de papelera; quien est obligado a
trmites, manuales, y horarios de atencin. dar cumplimiento al Plan de Manejo Ambiental.

9 Las polticas que establezca el Plan de Eciencia 9 Divulgar y fomentar a nivel institucional la
Administrativa debe contemplar e incorporar poltica ambiental y las mejores prcticas sobre
como eje temtico la Poltica de Cero Papel. la reduccin o eliminacin del uso de papel y
fotocopias.
9 El anteproyecto de presupuesto debe tener en
cuenta los indicadores de consumo de papel 9 Respaldar la Gestin Documental con los
para la aprobacin de este insumo. responsables de los macro-procesos, para
disminuir al mximo el uso de papel, desde
8.2.1 Austeridad en la Gestin Documental la Sede de la Direccin General, Regional y
Centros Zonales sin detrimento de las directrices
De conformidad con lo establecido en la Directiva establecidas en materia tecnolgica.
Presidencial 04 de 201254 Poltica Cero Papel en
la Administracin Pblica; la Resolucin 3959 9 Instaurar un reconocimiento para las
de 201255 medidas de austeridad; y, la Circular dependencias y ocinas que presenten una
028 de 201056 poltica de austeridad del gasto; reduccin signicativa en el consumo de papel.
se destacan los siguientes criterios para el uso
racional de las comunicaciones ociales: uso, 8.2.3 Impresin de documentos
impresin, fotocopiado, duplicidad innecesaria
de expedientes, rma de documentos srcinales y 9 Uso de las dos caras de la hoja para la
produccin de informes por parte de supervisores impresin de documentos de obligatoria
y contratistas. evidencia fsica en soporte papel, excepciones
para documentos de Gestin Documental,
8.2.2 Elementos de ocina y papelera del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) o
requerimientos externos que exijan una sola
9 Los elementos de papelera y ocina cara.
suministrados por el ICBF sern de uso exclusivo
para el desarrollo de las funciones del Instituto. 9 Promocin del uso de papel reciclado para la
toma de apuntes o impresin de documentos
54 PRESIDENCIA DE LA REPBLICA. Directiva Presidencial No. 04 en borrador.
de abril 3 de 2012. Eciencia Administrativa y lineamientos
de la poltica Cero Papel en la Administracin Pblica. Bogot: 9 Impresin nica de los documentos y
La Presidencia, 2012. 3 p. Disponible en: http://programa.
gobiernoenlinea.gov.co/ comunicaciones ociales del ICBF que por
55 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Resolucin su naturaleza y funcin sean de obligatoria
No. 3959 de 2012. Por la cual se establecen medidas de
austeridad en el manejo de los recursos del ICBF y se derogan evidencia fsica
recomienda, en todos enlos formato papel.
casos posibles, Se
uso de
unas resoluciones. Bogot: ICBF, 2012. p. 8.
56 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Circular 028
de 2010. Poltica de austeridad del gasto en el ICBF. Bogot: ICBF, 57 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Resolucin
2010, 5 p. No. 4890 de 2010. p. cit. Artculo No. 6.

60
la vista previa; ajuste de mrgenes, en calidad 8.2.4 Manejo de activos de informacin en
de borrador, divisin de prrafo eciente, medios electrnicos
paginacin correcta, reduccin del tamao de
las fuentes (Arial 10 y 11), uso de una interlinea, 9 El jefe de cada dependencia deber estimular
etc. Adems, la revisin de documentos se y jar los criterios para el uso masivo del
llevar a cabo en forma electrnica mediante la correo electrnico y las consultas de la
utilizacin del control de cambios. informacin que se publique en la Intranet.
Asimismo, se debern disear formatos, en
9 Las comunicaciones ociales se deben medio magntico, para efectuar trmites
imprimir en srcinal y dos copias, siendo el
administrativos inmediatos y evitar la impresin
srcinal
para elpara el destinatario,
expediente la primera
que deber copia
conservarse de documentos innecesarios.
en la dependencia productora y la segunda
copia para el consecutivo de comunicaciones 9 Motivar el uso del correo electrnico, la intranet,
ociales. Se prohbe la produccin y envo de los repositorios documentales como medios
copias informativas en papel a servidores o alternativos al uso de papel. Debe depurarse
instancias que no tienen relacin con el asunto. el contenido de letras, smbolos, conos y
De requerirse alguna copia informativa deber mensajes adicionales como Este mensaje
tramitarse mediante las cuentas de correo por puede tener informacin condencial, entre
parte de los productores de los documentos. otros.
9 La impresin de informes, folletos o textos
9 Incrementar el uso de herramientas tecnolgicas
institucionales se deber hacer con observancia
colaborativas: espacios virtuales de trabajo,
del orden y prioridades establecidos en normas
mensajera instantnea, teleconferencias,
y directivas presidenciales en cuanto respecta a
calendarios compartidos, aplicaciones para
la utilizacin de la Imprenta Nacional. uso y edicin de documentos compartidos
permiten agilidad en el trabajo, ahorro de
9 El servidor pblico que suscriba un documento
tiempo y de recursos.
deber garantizar que el srcinal llegue a su
destinatario. Se enviarn copias a diferentes 9 Fomentar el uso de la agenda electrnica
destinatarios, cuando se requiera su para maximizar la utilizacin de calendarios y
pronunciamiento.
eliminar la adquisicin de planicadores.
9 Los supervisores de contratos y convenios
9 Fortalecer el uso de la videoconferencia u otros
suscritos con el ICBF vigilarn para que
medios electrnicos para reuniones, audiencias,
los informes mensuales de avances de los
capacitaciones (escuela virtual), entre otros.
respectivos contratos se produzcan en un (1)
srcinal con destino al expediente que reposa
9 Maximizar la asignacin de citas y noticaciones
en la Ocina Asesora Jurdica. Cada supervisor
en forma electrnica para acceder a los servicios
deber guardar, de ser necesario, la copia
de las Defensoras de Familia y dems servicios
informativa o de apoyo en medio magntico
del Instituto.
para su consulta.58

9 De los informes mensuales de avance de 9 Sustituir el uso de formularios, formatos y listas


contratos se producir solo un srcinal con de chequeos impresos, por formatos en soporte
destino al expediente que reposa en la Ocina digital, por ejemplo: adjudicacin de vehculos,
Jurdica. De ser necesario, cada Supervisor o nombramientos, resoluciones, comunicacin
Interventor conservar una copia informativa en general a servidores pblicos (permisos,

o de apoyo
consulta.59 en medio magntico para su
la Jefatura de Control Interno deber hacer riguroso seguimiento
a las medidas sobre austeridad enunciadas en este apartado, en
58 Ibd. atencin a los requerimientos del Decreto 1737 de 1998 y a las
59 De acuerdo con lo estipulado en la Circular 028 de 2010 del ICBF, normas legales posteriormente promulgadas

61
vacaciones, pagos de nmina, solicitudes de informacin en general.
combustible, solicitud de equipos de ocina, 9 Reportar las estadsticas mensuales y reportes
mobiliario, donaciones, sistema de control de a las entidades del Estado que las requieran,
activos, entre otros). por va correo electrnico o en algn otro
soporte digital. La publicacin de los informes
9 Consolidar en forma electrnica las actas, estadsticos anuales y otros informes se har en
agendas e informes generados en reuniones formato digital.
o comisiones; deben revisarse y ser avaladas
por los integrantes del comit a travs de las 8.2.5 Servicios de fotocopiado
cuentas de correo electrnico y solo se har
la impresin
Ocina de un la
que ejerza srcinal con destino
Secretara Tcnicaa del
la 9 La revisineny ajuste
realizarse medio de documentos
magntico, deber
se podrn
Comit, una vez el documento est validado imprimir los documentos para su suscripcin.
por los interesados.
9 En el evento en que se requiera la impresin
9 Procurar por la eciencia del aplicativo de la mltiple del mismo documento o la toma de
gestin de correspondencia, evitando en la fotocopias, deber optarse por esta ltima.
medida de sus posibilidades la impresin de
9 Para el caso de copias internas de carcter
documentos, como parte del desarrollo del
informativo, el interesado o productor del
sistema de informacin. documento seleccionar del aplicativo SIGA la
imagen correspondiente y la enviar por medio
9 La impresin de correos electrnicos en formato electrnico a los destinatarios pertinentes, para
papel se realizar, nica y exclusivamente, evitar la generacin de copias en medio fsico.
cuando sea necesario como requerimiento Las Direcciones Regionales que requieran
institucional o de los entes de control. efectuar este procedimiento debern escanear
este documento y remitirlo como archivo en
9 Las comunicaciones de carcter masivo o con formato pdf.
destino a ms de diez destinatarios servidores
pblicos
de delDocumental
Gestin ICBF, deberno radicarse
quien hagaensus
el Grupo
veces 9 Contratacin de servicios
fotocopiado e impresin externos
que permitan de
constatar
en las Direcciones Regionales; posteriormente, permanentemente los costos, saldos y ahorro
se jar la imagen escaneada en la intranet, del servicio y del nmero de reproducciones.
para consulta pblica de los interesados.
De esta manera, ser responsabilidad 9 Las Direcciones Regionales debern realizar
directa de los servidores pblicos del ICBF convenios de permuta del material de reciclaje
incrementar sus visitas a la pgina de intranet por papel bond o elementos de papelera,
y cumplir oportunamente con las directrices, con organizaciones formalmente constituidas,
orientaciones, solicitudes, recomendaciones e con el n de disminuir el impacto ambiental y
optimizar el uso de recursos.

62
9. MARCO LEGA L EN MATERIA DE GESTIN DOCUMENTAL Y
ADMINISTRACIN DE L AS COMUNICACIONES OFICIALES DEL
ICBF

General de la Nacin; la conservacin de archivos


En este captulo se presentan los elementos en los procesos de la Ley de Justicia y Paz; las
reglamentarios que orientan la funcin archivstica medidas de eciencia y transparencia en la Ley 80
evidenciados en los artculos constitucionales, de 1993; y la reglamentacin de las leyes mediante
leyes, decretos, acuerdos y resoluciones propios de los decretos emanados desde 1950 hasta el 2008.
la Constitucin Poltica de Colombia, la legislacin
y los actos administrativos emanados en el ICBF, los La complementariedad de las normativas se
cuales se fundamentan terica y conceptualmente maniesta en las disposiciones emanadas de
de los procesos, procedimientos y tcnicas los Cdigos de Procedimiento Civil, Penal,
archivsticas que guan desde la elaboracin Contencioso Administrativo, Rgimen Poltico
de cada documento hasta su eliminacin o Municipal, Sustantivo del Trabajo y de Comercio.
conservacin permanente.
Los lineamientos archivsticos, se normalizan
Se destacan en los artculos constitucionales: la mediante los acuerdos, resoluciones y circulares
proteccin de las riquezas culturales; el derecho promulgados por el Archivo General de la
de los ciudadanos a conocer, actualizar y recticar Nacin desde 1991 hasta el 2008, las directivas
la informacin recogida sobre ellos en archivos presidenciales relacionadas con Gestin
de entidades pblicas; la libertad de expresin Documental y, nalmente, la relacin de Normas
de los ciudadanos; presentacin de peticiones Tcnicas Colombianas que rigen el manejo tcnico
respetuosas; y el derecho de todos los ciudadanos y operativo de los documentos en cuanto a sus
a acceder a los documentos pblicos, salvo los procesos tcnicos y tecnolgicos.
casos que establezca la ley.
9.1 DEFINICIN
En relacin con la legislacin, se expone un
listado con las leyes desde 1913 hasta el 2012 El marco legal es un instrumento de referencia
que cubre las obligaciones de las entidades constitucional, legal y jurdica que proporciona las
ociales de entregar y recibir los inventarios de los bases sobre las cuales las instituciones construyen
documentos de archivo; la creacin del Archivo y determinan el alcance y naturaleza de la

63
participacin poltica. Regularmente, en el marco archivos propios de la gestin de sus funciones.
legal se encuentra un buen nmero de provisiones 9 Establecer compromisos, responsabilidades
regulatorias y leyes interrelacionadas entre s. El y obligaciones de los servidores pblicos
marco legal permite al ICBF: del Instituto con respecto al manejo de los
documentos y de los archivos institucionales.
9 Aanzar la responsabilidad del Instituto frente
a la cultura archivstica que propende por el
uso transparente, responsable y tico de los 9.2 ALCANCE
documentos y archivos.
Los archivos tienen una doble funcin la
9 Orientar
legal conlas decisiones
respecto desde elDocumental
a la Gestin punto de vista
y la jurdico-administrativa
es evidente que el ICBF y laposee
histrico-cultural
un patrimonioy
administracin de las comunicaciones ociales documental que fortalece los sentimientos de
del ICBF. identidad y pertenencia al Estado colombiano
con profundidad histrica, por tal motivo, los
9 Garantizar la proteccin normativa y elementos constitucionales y legales rigen para
reglamentaria de los documentos y archivos todos los mbitos del Instituto Colombiano de
del ICBF. Bienestar Familiar; en tal sentido, se relacionan los
principios de mayor relevancia que inciden en la
9 Velar por el cumplimiento de las obligaciones gestin y organizacin de la documentacin que
y responsabilidades legales de los servidores debe estar dispuesta al servicio de la ciudadana.
pblicos del Instituto, con respecto al manejo
de la informacin, los documentos y de los

64
9.3. RELACIN DE NORMAS QUE REGULAN LA FUNCIN ARCHIVSTICA

Tabla 1. Artculos de la Constitucin Poltica de Colombia relacionados con la Gestin Documental

ARTCULOS CONTENIDO

8 Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nacin.
Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos
y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y recticar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades pblicas y privadas.

15 En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se respetarn la libertad y dems garantas consagradas en la


Constitucin.

La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas
mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. ()
Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir
20
informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin.
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o
23 particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para
garantizar los derechos fundamentales.
27 El Estado garantiza las l ibertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra.
Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el

63 patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e
inembargables.
El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de
oportunidades, por medio de la educacin permanente y la enseanza cientca, tcnica, artstica y profesional en todas
las etapas del proceso de creacin de la identidad nacional.
70
La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad
de todas las que conviven en el pas. El Estado promover la investigacin, la ciencia, el desarrollo y la difusin de los
valores culturales de la Nacin.
La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el
fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. El Estado crear incentivos para pers onas e instituciones que desarrollen
71
y fomenten la ciencia y la tecnologa y las dems manifestaciones culturales y ofrecer estmulos especiales a personas
e instituciones que ejerzan estas actividades.
El patrimonio cultural de la Nacin est baj o la proteccin del Estado. El patrimonio arqueolgico y otros bienes culturales
72
que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles.
Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto
74
profesional es inviolable.
La enunciacin de los derechos y garantas contenidos en la Constitucin y en los convenios internacionales vigentes,

94 no debe entenderse como negacin de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no guren expresamente
en ellos.
La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos estn en el deber de
95 engrandecerla y dignicarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitucin implica
responsabilidades.

65
Tabla 2. Leyes relacionadas con la Archivstica en Colombia

LEYES CONTENIDO

Obligacin de las entidades ociales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos (Arts.
Ley 4 de 1913
239, 315, 316, 320 y 337).
Ley 47 de 1920 Proteccin del patrimonio documental y artstico.

Ley 45 de 1923 Conservacin de documentos bancarios (Art. 99). Sobre conservacin de documentos bancarios.

Ley 40 de 1932 Registros y reformas civiles de las personas.


Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos
Ley 163 de 1959
pblicos de la Nacin.
Ley 23 de 1981 Regula archivos de las historias clnicas (Arts. 33, 34 y 35).

Ley 39 de 1981 Microlmacin y certicacin de archivos (Arts. 1, 2, 3 y 4)

Ley 23 de 1982 Derechos de autor (Art. 2).

Ley 57 de 1985 Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos ociales (Arts. 1, 12, 13, 14, 15, 16 al 27).

Ley 63 de 1986 Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales.
Por la cual se expiden normas en materia tributaria (Art.74). Valor probatorio de la impresin de imgenes
Ley 6 de 1992
pticas no modicables .
Ley 31 de 1992 Publicidad, reserva y conservacin documentos Banco de la Repblica (Arts. 54 y 5 5).
Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones.

Ley 80 de 1993 Estatuto de Contratacin Administrativa (Arts. 39 y 55).

Ley 44 de 1993 Sobre derechos de autor, funcionarios pblicos (Art. 10).


Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado
Ley 87 de 1993
y se dictan otras disposiciones.

Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupcin (Arts. 27 y 79). Faltas y delitos en archivos.

Ley 270 de 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en los despachos judiciales (Art. 95).
Por medio de la cual se dene y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico
Ley 527 de 1999 y las rmas digitales, y se establecen las entidades de certicacin y se dictan otras disposiciones (Arts. 6, 8, 9,
10, 11, 12 y 13).
Ley 610 de 2000 Responsabilidad scal (Art. 20 )

Ley 594 de 2000 Se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Conciliacin (Art. 15 conciliacin ante servidores pblicos, archivo constancias actas y antecedentes de
Ley 640 de 2001
audiencias de conciliacin).
Ley 734 de 2002 Cdigo Disciplinario nico (Articulo 34 Num.1, 5 y 22 Artculo 35 Num. 8, 13 Y 21).

Ley 795 de 2003 Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero (Art. 22).
Acta de informe de gestin (proceso de entrega y recepcin de los asuntos y recursos pblicos del Estado
Ley 951 de 2005
colombiano, al trmino e inicio del ejercicio de un cargo pblico).
Anti-trmites (Art. 3). Acceso a los registros y archivos de la Administracin Pblica en los trminos previsto por
Ley 962 de 2005
la Constitucin y por las leyes.

66
LEYES CONTENIDO

Ley de Justicia y Paz (Captulo X. Conservacin de Archivos. Art. 56 deber de memoria. Art. 57 Medidas de
Ley 975 de 2005
preservacin de los Archivos. Art. 58 Medidas para facilitar el acceso a los archivos).
Se introducen medidas para la eciencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones
Ley 1150 de 2007
generales sobre la contratacin con recursos pblicos (Arts. 3 y 8).

Tabla 3. Disposiciones legales contenidas en los Cdigos Colombianos

CDIGOS ARTCULOSREFERENCIADOS

Artculos 175, 251, 252, 253, 254, 255, 256, 257, 258, 259, 261, 262, 263, 264, 268, 269, 272,
Cdigo de Procedimiento Civil
273, 279, 281, 282.
Artculos 119, 148a, 154, 155, 189, 218, 219, 220, 221, 222, 223, 224, 225, 226, 239, 288,
Cdigo Penal
289.

Cdigo de Procedimiento Penal Artculos 164,165, 166, 248, 274, 275, 276, 277, 278, 279, 280, 291.

Cdigo Contencioso Administrativo Artculos 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29.
Cdigo de Rgimen Poltico Municipal (Ley
Artculos 289, 316, 320, 337
4 de 1913)
Cdigo de Comercio Artculos 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70, 619.

Cdigo Sustantivo del Trabajo Artculos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488, 489.

Tabla 4. Decretos relacionados con la Archivstica en Colombia

DECRETOS CONTENIDO
Autoriza el uso del microlm en los archivos y les da valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos
Decreto 2527 de 1950
microlmados.
Modica el Art. 2 del Decreto 2527 de 1950. Hace referencia a la conservacin y destruccin de los documentos.
Decreto 3354 de 1954
Restringe adulteracin, recorte y dobles de microlmes y prohbe la incineracin de documentos microlmados.
Decreto 264 de 1963 Reglamenta la Ley 163 de 1963, sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos.

Decreto 960 de 1970 Estatuto Notarial.

Decreto 1260 de 1970 Estatuto de registro civil de las personas.


Cdigo de Comercio - Captulo II Deberes de los Comerciantes. Art. 19 numeral 4; Ttulo IV, Captulo I. Libros y
Decreto 410 de 1971 papeles de los comerciantes. Art. 51, 54, 59 y 60. Este ltimo exige conservar los documentos por lo menos diez
aos.
Decreto 2274 de 1980 Inventario patrimonio documental y fa cultad de i nspeccin a l os archivos.

Decreto 624 de 1989 Uso de medios magnticos en la informacin tributaria.


Se aprueba el Acuerdo No. 01 de mayo 15 de 1990. Adopta estatutos y asigna funciones al Archivo General de
Decreto 1777 de 1990
la Nacin de Colombia.
Conservacin de libros y papeles de los comerciantes, (art. 31) hace referencia a un trmino de conservacin de
Decreto 1798 de 1990 veinte (20) aos.
Decreto 163 de 1992 Se adopta la estructura interna y se determinan las funciones del Archivo General de la Nacin.

67
DECRETOS CONTENIDO

Decreto 2126 de 1992 Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Art. 51).

Decreto 663 de 1 993 Estatuto Orgnico del Sistema Financiero. Archivos Contabilidad General (Art. 96).
Se reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios tcnicos adecuados para la conservacin de los
Decreto 2620 de 1993
archivos de los comerciantes. Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos.
Decreto 2649 de 1993 Estatuto Contable (Art. 123 y 134).

Decreto 855 de 1994 Ofertas para la contratacin pblica (Art. 3).

Decreto 856 de 1994 Libros y archivo del Registro nico de proponentes (Art. 11).
Documentacin e informacin estrictamente indispensable. Pargrafo: Conservacin de documentos. Registro
Decreto 1584 de 1994
proponentes Cmara de Comercio (Art. 8).
Transferencias al Archivo General de la Nacin de Colombia de la documentacin histrica de los archivos de los
Decreto 1382 de 1995 organismos nacionales al Archivo General de la Nac in y se dictan otras disposic iones (Obligan la presentacin de
las Tablas de Retencin Documental).
Autoriza el uso del microlm en los archivos y les da valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos
Decreto 2527 de 1950
microlmados.
Modica el Art. 2 del Decreto 2527 de 1950. Hace referencia a la conservacin y destruccin de los documentos.
Decreto 3354 de 1954
Restringe adulteracin, recorte y dobles de microlmes y prohbe la incineracin de documentos microlmados.
Decreto 264 de 1963 Reglamenta la Ley 163 de 1963, sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos.

Decreto 960 de 1970 Estatuto Notarial.

Decreto 1260 de 1970 Estatuto de registro civil de las personas.


Cdigo de Comercio - Captulo II Deberes de los Comerciantes. Art. 19 numeral 4; Ttulo IV, Captulo I. Libros y
Decreto 410 de 1971 papeles de los comerciantes. Art. 51, 54, 59 y 60. Este ltimo exige conservar los documentos por lo menos diez
aos.
Decreto 2274 de 1 980 Inventario patrimonio documental y fac ultad de i nspeccin a lo s archivos.
Decreto 624 de 1989 Uso de medios magnticos en la informacin tributaria.
Se aprueba el Acuerdo No. 01 de mayo 15 de 1990. Adopta estatutos y asigna funciones al Archivo General de
Decreto 1777 de 1990
la Nacin de Colombia.
Conservacin de libros y papeles de los comerciantes, (art. 31) hace referencia a un trmino de conservacin de
Decreto 1798 de 1990
veinte (20) aos.
Decreto 163 de 1992 Se adopta la es tructura interna y se de terminan las funciones del Archivo General de la Na cin.

Decreto 2126 de 1992 Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Art. 51).

Decreto 663 de 1993 Estatuto Orgnico del Sistema Financiero. Archivos Contabilidad General (Art. 96).
Se reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios tcnicos adecuados para la conservacin de los
Decreto 2620 de 1993
archivos de los comerciantes. Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos.
Decreto 2649 de 1993 Estatuto Contable (Art. 123 y 134).

Decreto 855 de 1994 Ofertas para la contratacin pblica (Art. 3).

Decreto 856 de 1994 Libros y archivo del Registro nico de proponentes (Art. 11).

Decreto 1584 de 1994 Documentacin e informacin estrictamente indispensable. Pargrafo: Conservacin de documentos. Registro
proponentes Cmara de Comercio (Art. 8).
Transferencias al Archivo General de la Nacin de Colombia de la documentacin histrica de los archivos de los
Decreto 1382 de 1995 organismos nacionales al Archivo General de la Nac in y se dictan otras disposic iones (Obligan la presentacin de
las Tablas de Retencin Documental).

68
DECRETOS CONTENIDO
Suprime autenticacin de documentos srcinales y uso de sellos; prohbe exigir copias o fotocopias de
documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe copiar o retirar documentos de los archivos de las
Decreto 2150 de 1995
entidades pblicas; autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos; prohbe limitar
el uso de las tecnologas de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.
Decreto 1748 de 1995. Archivos laborales informticos (Art. 1, 47, 49 y 62).

Decreto 1094 de 1996 Facturas electrnicas.


Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los organismos del
Decreto 998 de 1997 orden nacional, al Archivo General de la Nacin, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.
Decreto 1474 de 1997 Certicaciones laborales de empleados.
Decreto 1725 de 1997 Divisin de Documentacin DIAN. Decreto 1774 de 1997 Certicaciones laborales de empleados (Art. 54).
Decreto 1571 de 1998 Archivos de Historias Laborales (Art. 12).

Decreto 1126 de 1999 Se re-estructura el Ministerio de Cultura.


Se organiza el Sistema Administrativo de Bienestar Familiar, se re-estructura el Instituto Colombiano de Bienestar
Decreto 1137 de 1999
Familiar y se dictan otras disposiciones.
Decreto 254 de 2000 Expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional (Art. 39).
Decreto 414 de 2001 Reglamenta los Artculos 25 y 26 del Decreto 254 de 200. Art. 4 Entrega de archivos, procesos y reclamaciones.
Se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certicacin, los
Decreto 1747 de 2000
certicados y las rmas digitales.
Reglamenta el Estatuto de Contratacin Ley 80 de 1993 y Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones
Decreto 2170 de 2002
en aplicacin de la Ley 527 de 1999 (Derogado parcialmente por el Decreto 066 de 2008).
Por medio del cual se establece la estructura del nivel central del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Decreto 3264 de 2002
(ICBF).
Reglamenta parcialmente la Ley 790 de 2002 Art. 11 Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia
Decreto 190 de 2003 el Captulo II Reconocimiento econmico para la rehabilitacin profesional y tcnica.
Reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTC-1000:2004,
por la cual se determina las generalidades y requisitos mnimos para establecer, documentar, implementar y
Decreto 410 de 2004
mantener un Sistema de Gestin de Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al Art.
2 de la Ley 872 de 2003.
Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema de Informacin Administrativa del sector pblico SUIP.
Decreto 1145 de 2004
Guarda y custodia de las Hojas de Vida (Art. 12).
Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades nancieras sujetas a la toma de
Decreto 221 de 2004
posesin y liquidacin forzosa administrativa.

Decreto 3666 de 2004 Por medio del cual se consagra el Da Nacional de los Archivos en Colombia.

Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos
Decreto 4124 de 2004
Privados.
Actualizacin del Registro Pblico de Carrera Administrativa, deber estar acompaado de los soportes
Decreto 1227 de 2005
documentales necesarios (Art. 49).
Adopcin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000: 2005. Determina las
Decreto 1599 de 2005 generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de
Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al Art. 5 de la Ley 87 de 1993.
Reglamenta disposiciones relativas a las licencias urbansticas. Art. 18 al 23. Documentos. Art. 40 Archivo
Decreto 564 de 2006
expediente licencia urbanstica otorgada.
Reglamenta parcialmente el Estatuto Contractual de la Administracin Pblica, Ley 80 de 1993; Ley 1150 de
Decreto 2474 de 2008
2007 sobre modalidades de seleccin de publicidad, entre otras. Art. 3.

69
Tabla 5. Acuerdos del Consejo Directivo Archivo General de la Nacin (AGN)

ACUERDOS CONTENIDO

Acuerdo 07 de 1994 Se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.


Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los Organismos Nacionales al Archivo General de
Acuerdo 08 de 1995
la Nacin.
Reglamenta la presentacin de las Tablas de Retencin Documental de los Organismos Nacionales al Archivo
Acuerdo 09 de 1995
General de la Nacin de Colombia, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995.
Se modica la parte 1 del Acuerdo 07 (Reglamento General de Archivos) de junio 29 de 1994; establece los
Acuerdo 12 de 1995 rganos de direccin, coordinacin y asesora para los archivos departamentales y modicacin del Comit de
Archivo.

Acuerdo 06 de 1996 Crea e integra el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin de Colombia.

Acuerdo 11 de 1996 Por el cual se establecen criterios de conservacin y organizacin de documentos.

Por el cual se prorroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995, para la presentacin de las tablas de
Acuerdo 02 de 1997
retencin por parte de los organismos nacionales.
Por el cual se desarrolla el artculo 430 del Captulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del
Acuerdo 47 de 2000
Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de conservacin.

Desarrolla el Art. 59 del Captulo 7. Conservacin de doc umentos, del Reglamento General de Archivos sobre
Acuerdo 48 de 2000
conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental.

Desarrollo del Art. 61 del Captulo 7. Conservacin de documentos del Reglamento General de Archivos sobre
Acuerdo 49 de 2000
Condiciones de edicios y locales destinados a archivos.

Desarrollo del Art. 64. Ttulo VII. Conservacin de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre
Acuerdo 50 de 2000 Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Desarrollo el artculo 45 Requisitos para la consulta, del Captulo 5. Acceso a los documentos de archivo, del
Acuerdo 56 de 2000
Reglamento General de Archivos.
Se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones ociales, en las entidades pblicas y las
Acuerdo 60 de 2001
privadas que cumplan funciones pblicas.
Acuerdo 16 de 2002 Se dictan disposiciones para el manejo de los archivos pblicos de las Cmaras de Comercio.
Por el cual se establecen las especicaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de
Acuerdo 37 de 2002 depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los
artculos 13 y 14 y sus Pargrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Desarrollo el artculo 15 de la Ley General de Archivos sobre responsabilidad del servidor pblico frente a los
Acuerdo 38 de 2002
documentos y archivos.
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en
Acuerdo 39 de 2002
desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000.
Reglamenta la entrega de documentos y archivo de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se
Acuerdo 41 de 2002
desarrolla el artculo 20 y su pargrafo, de la Ley 594 de 2000.
Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y

Acuerdo 42 de 2002 las privadas que cumplan con funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los
artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Adicin de un pargrafo al artculo primero del Acuerdo 41 de 2002.
Acuerdo 15 de 2003
- Integracin del Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin.

70
Acuerdo 02 de 2 004 Establece l os li neamientos b sicos pa ra la o rganizacin de f ondos ac umulados.

Acuerdo 27 de 2006 Por el cual se modica el Acuerdo nmero 07 del 29 de junio de 1994.

Tabla 6. Circulares del Archivo General de la Nacin (AGN)

CIRCULARES CONTENIDO

Circular 01 de 1997 Exhortacin al cumplimiento de la l egislacin bsica sobre archivos en Co lombia.

Circular 02 de 1997 Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas tecnologas en los archivos pblicos.
Circular 01 de 1998 Creacin y desarrollo del Archivo General del Municipio.
Circular 03 de 2001 Transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los organismos del orden nacional al AGN.
Sugerencia de acciones a considerar para la presente vigencia en el Plan Operativo de los Consejos Departamentales
Circular 01 de 2002
de Archivos.
Organizacin y conservacin de los documentos de archivo de las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden
Circular 07 de 2002
Nacional.
Circular 01 de 2003 Organizacin y conservacin de los documentos de archivo.

Circular 04 de 2003 Organizacin de Historias Laborales.


Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 04 de 2003.
Circular 12 de 2004
(Organizacin de Historias Laborales).
Circular 01 de 2004 Inventario de documentos a e liminar.

Circular 01 de 2006 Lineamientos de Trabajo para los Consejos Territoriales de Archivos.

Circular 01 de 2007 Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.


Presentacin de Tablas de Retencin Documental y Tablas de Valoracin Documental al Archivo General del a
Circular 01 de 2009
Nacin.
Circular 04 de 2011 Estndares mnimos en procesos de administracin de archivos y gestin de documentos electrnicos.

Tabla 7. Resoluciones del Archivo General de la Nacin (AGN) y otras entidades pblicas

R E SO LU CI O N E S CON T E N I D O

Resolucin 316 de abril 28 de 1956 Superintendencia de Sociedades Annimas Reglamenta la microlmacin de archivos.
Resolucin 147 de 1997 (AGN) Se crea el Comit de Transferencias de la Documentacin Histrica al AGN.
Superintendencia Bancaria se sustituye la Resolucin 984 de 1950. Considera
Resolucin 020 de 1951 (SUPERBANCARIA) a los Secretarios como Jefes de Archivo. Y la obligacin de Registrarse en la
Superintendencia.
Resolucin 1995 de 1999 (MINSALUD) Normas para el manejo de la Historia Clnica.

71
Tabla 8. Normatividad del ICBF sobre Gestin Documental

RESOLUCIONES CONTENIDO

Resolucin 0900 de 2002. Se adopta la Tabla de Retencin Documental en el ICBF.

Resolucin 2623 de 2003. Se establecen los procedimientos para la elaboracin y control de documentos en el ICBF.

Por la cual se establecen los Grupos Internos de Trabajo de las dependencias de la Sede Nacional
Resolucin 191 de 2005. Art. 17.
del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones.

Por la cual se modica la Resolucin No. 0191 del 14 de febrero de 2005: por la cual se establecen
Resolucin 1654 de 2006. los Grupos Internos de Trabajo de las dependencias de la Sede Nacional del Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones.

Por la cual se modica la Resolucin No. 2622 del 2003, que ja la estructura del Instituto
Resolucin 1616 de 2006. Colombiano de Bienestar Familiar en el nivel Regional y Municipal y se establecen las funciones de
las diferentes dependencias.
Por medio de la cual se adopta la gua para el manejo de la Gestin Documental en el Instituto
Resolucin 1888 de 2006.
Colombiano de Bienestar Familiar y se revoca una Resolucin.
Por medio de la cual se adopta el nu evo logo smbolo y se apru eba el Manual de Imagen Corporativa
Resolucin 555 de 2008.
del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF).
Por la cual se estructura el Comit de Archivo Nacional del ICBF, se crea el Comit de Archivo en el
Resolucin 1800 de 2010.
nivel Regional y se derogan unas Resoluciones.

Resolucin 5786 de 2010. Por la cual se crea el Comit Estratgico Regional en las Direcciones Regionales del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras y se deroga una resolucin.

Por el cual se modica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la
Resolucin 0987 de 2012. Fuente de Lleras y se determinan las funciones de sus dependencias. Deroga el Decreto 117 de
2010.
Por la cual se establecen medidas de au steridad en el manejo de los recursos del ICBF y se derogan
Resolucin 3959 de 2012.
unas resoluciones.
Circular 029 de 2007. Procedimiento para el trmite de requerimientos del Congreso de la Repblica.
Agencias y organismos internacionales autorizados por el ICBF para prestar servicios de adopcin
Circular 069 de 2008.
internacional. Documentacin requerida.
Circular 014 de 2011. Implementacin distintivo Prosperidad para todos
Directores Regionales y Coordinadores Jurdicos Regionales. Soporte documental expedientes de
Circular 020 de 2011.
contratos
Circular 029 de 2011. Administracin y custodia expedientes contractuales.

72
Tabla 9. Normas Tcnicas Colombianas ICONTEC relacionadas con la Gestin Documental

NORMA CONTENIDO
Micrografa. Microlmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y
NTC 3723
35mm. Tcnicas de operacin.
NTC 4095 Norma General para la Descripcin Archivstica.
Micrografa. Smbolos grcos para su uso en microlme con su signicado, aplicacin y localizacin.
NTC 4080
Clasicacin de Microlmes.
NTC 4095 Norma General para la Descripcin Archivstica.
Informacin y Documentacin. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y
NTC 4436
durabilidad.
NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos.

NTC 5174 Norma sobre procesado y al macenamiento de microlmes tipo gelatina y p lata.

NTC 5238 Normas sobre reprografa. Microlmacin Series. Procedimiento de operacin.

Tabla 10. Estndares tcnicos internacionales relacionados con la administracin


de archivos y documentos electrnicos

NORMA CONTENIDO

ISO 9001: 2000 Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos

ISO 15489 Informacin y documentacin. Gestin de documentos de archivo.

ISO 23081 Informacin y documentacin. Procesos de Gestin de Documentos.

ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica.

ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias.

DOD 5015, 2 Normas para la Gestin de Documentos Electrnicos.

OAIS Open Archival Information Systems.

MOREQ2 Gestin de documentos electrnicos de archivo.

73
Tabla 11. Jurisprudencia del Estado Colombiano sobre documentos y archivos

NORMA CONTENIDO

C-038 de 1 996 Sistema nico de I nformacin Personal-Informacin puede utilizarse como prueba en procesos l aborales.
C-326 de 1997 Modalidades de contratacin con el Estado colombiano.

C-381 de 2001 Reforma del Cdigo Procesal de Trabajo.

C-097 de 2003 Rgimen Disciplinario para la Polica Nacional.

C-185 de 2003 Estatuto de instrumentos pblicos.

C-356de2003 CdigoPenal.

C-382 de 2006 Ley General Forestal.

C-067 de 2007 Habeas Data. Banco de datos.

T-444 de 1992 Derecho a la intimidad personal y familiar. Habeas Data.

T-577 de 1992 Habeas Data. Banco de datos. Libertad informtica. Asociacin Bancaria de Colombia.

T-413 de 1994 Mesadas pensionales.

T-443 de 1994 Informacin clnica sobre la muerte de un hijo.

T-116 de 1997 Trabajo en condiciones dignas y justas.

T-066 de 1998 Recticacin de informacin inexacta o errnea en medios de informacin.

T-229 de 2000 Derecho a la vida digna.

T-789 de 2000 Fortalecimiento de los scos de las entidades territoriales.

T-227 de 2003 Certicaciones de trabajo para trmites de pensin.

T-371 de 2003 Derechos fundamentales Mesadas pensionales

T-1204 de 2004 Principio de la conanza legtima.

T-262 de 2007 Derechos de los nios.


Derecho de informacin frente a derechos constitucionales. Obligacin de las entidades del Estado colombiano de
T-295 de 2007
la reconstruccin de Archivos Destruidos.

74
GLOSARIO DE TRMINOS ARCHIVSTICOS

Este glosario se fundamenta en los conceptos y trminos archivsticos normalizados y promulgados


en gua del ICBF por el Archivo General de la Nacin y su funcin es complementar los elementos
considerados en la gua con el n de contextualizar los procesos archivsticos en el ICBF.

de gestin que por decisin del correspondiente


comit de archivos, debe conservarse
A
ACTA: escrito o modalidad de comunicacin
permanentemente, dado el valor que adquiere
para la investigacin, la ciencia y la cultura.
escrita que tiene por objeto dejar constancia de
lo tratado, sucedido o acordado en una junta o ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PBLICO: conjunto
reunin. Se extiende en hojas o folios sueltos, o de documentos que por su valor para la historia, la
bien en libros destinados expresamente para ese investigacin, la ciencia o la cultura es de inters
propsito. pblico y declarado como tal por el legislador.
ANEXOS: folios, expedientes o legajos, que ARCHIVO PBLICO: agrupacin orgnica de
acompaan a la comunicacin ocial enviada o la documentos producidos y recibidos por las
comunicacin ocial recibida y que, por lo mismo, entidades ociales en ejercicio de sus funciones. El
se deben citar en el documento y asimismo, la n de los archivos del ICBF, como bienes pblicos,
relacin de la cantidad. es consolidar la memoria histrica del estado
colombiano en cuanto al pleno desarrollo de
ANTECEDENTE: nmero de radicacin con la cual la primera infancia y el bienestar de las familias
se recibe un documento ocial en el ICBF y que colombianas.
posteriormente debe ser citado en la proyeccin
ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al
de la respuesta que se emita en torno a ese asunto. ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la
formacin del archivo en su ciclo vital. Produccin
ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere o recepcin, distribucin, consulta, retencin,
su fecha, su forma y soporte material, acumulados almacenamiento, preservacin y disposicin nal.
en un proceso natural por una persona o institucin
pblica o privada, en el transcurso de su gestin. C
ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa donde CARTA: es una comunicacin escrita con un
se agrupan documentos transferidos o trasladados objetivo denido y redactada con ideas claras y
por los distintos Archivos de Gestin de la entidad precisas, en forma breve, cordial y coherente.
respectiva, una vez nalizado su trmite, que
siguen siendo vigentes y objeto de consulta por CERTIFICACIN DE DOCUMENTOS: documento
las propias ocinas y los particulares en general. producido por las dependencias del ICBF,
autorizadas para tal n, que dan fe de la presencia
ARCHIVO DE GESTIN: aquel en el que se rene de determinados datos en los documentos de
la documentacin en trmite en busca de solucin archivo.
a los asuntos iniciados, sometida a continua
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas sucesivas
utilizacin y consulta administrativa por las mismas por las que atraviesan los documentos desde
ocinas u otras que las soliciten. su produccin o recepcin en la ocina y su
conservacin temporal, hasta su eliminacin o
ARCHIVO HISTRICO: aquel al cual se transere la integracin a un archivo permanente.
documentacin del Archivo Central o del archivo

75
CIRCULAR: es una comunicacin interna o externa DESCRIPCIN DOCUMENTAL: proceso de
de carcter general o normativo, con el mismo anlisis de los documentos de archivo o de sus
texto o contenido y dirigida a varios destinatarios. agrupaciones, materializado en representaciones
que permiten su identicacin, localizacin y la
CDIGO DE DEPENDENCIA: nmero conformado recuperacin de su informacin para la gestin y
por cinco (5) dgitos que identica los nombres de
las dependencias existentes, segn la estructura para la investigacin.
orgnica funcional vigente.
DOCUMENTO: evidencia fsica, testimonio material
COPIA AMARILLA: es la primera copia, que forma de los procesos gerenciales, administrativos y
parte de la serie documental que corresponda en tcnicos de los servidores pblicos y dependencias
cada una de las dependencias que proyecta la del instituto en ejercicio de sus actividades y
documentacin ocial enviada, debe ser idntica al funciones, de acuerdo con normas preestablecidas
srcinal. En esta copia se deben tener en cuenta los para su elaboracin y presentacin.
antecedentes, los cuales deben reposar en la serie
documental que corresponda a la dependencia DOCUMENTO FACILITATIVO: es aquel de carcter
productora. administrativo comn a cualquier institucin y que
cumple funciones de apoyo.
COPIA BLANCA: es la segunda copia que forma
el consecutivo de correspondencia del Grupo de DOCUMENTO ORIGINAL: es la fuente primaria de la
informacin con todos los rasgos y caractersticas
Gestin Documental, la cual debe ser idntica al que permitan garantizar su autenticidad e
srcinal que se proyecta como correspondencia integridad.
ocial enviada.
DOCUMENTO PBLICO: es el producido o
CORRESPONDENCIA: son todas las comunicaciones tramitado por el servidor pblico en ejercicio de su
de carcter privado que llegan a las entidades, a cargo o con su intervencin.
ttulo personal, citando o no el cargo del servidor
pblico. No generan trmite para el Grupo de
Gestin Documental (Acuerdo 60 de 2001). E
EVALUACIN DE DOCUMENTOS: es la funcin
bsica del archivo, destinada a determinar la
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: relacin de clasicacin posible de los documentos para su
pasos y actividades a seguir, al momento de conservacin, transferencia o eliminacin, segn
transferir la documentacin del Archivo de Gestin sus usos administrativos, scales, legales, o
al Archivo Central. jurdicos, tanto presente como futuros y sus valores
testimoniales, informativos e investigativos.
CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS: responsabilidad
jurdica, que implica por parte de la institucin EXPEDIENTE: conjunto de documentos
archivstica la adecuada conservacin y relacionados con un asunto que constituyen una
administracin de los fondos, cualquiera que sea unidad archivstica. Unidad documental formada
por un conjunto de documentos generados
su titularidad. orgnica y funcionalmente por una ocina
productora en la resolucin de un mismo asunto.
D
F
DEPSITO DE ARCHIVO: espacio destinado a la
conservacin
Colombiano dedeBienestar
los documentos
Familiar. en el Instituto FONDO: totalidad deolas
misma procedencia series
parte dedocumentales dees
un archivo que la
objeto de conservacin institucional formada por
el mismo archivo, una institucin o persona.

76
FUNCIN ARCHIVSTICA: actividades relacionadas PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de
con la totalidad del quehacer archivstico, que documentos conservados por su valor sustantivo,
comprende desde la elaboracin del documento histrico o cultural.
hasta su eliminacin o conservacin permanente.
PIEZA DOCUMENTAL: unidad mnima que rene
I todas las caractersticas necesarias para ser
considerada documento; por ejemplo: un acta, un
IMAGEN DE IDENTIDAD VISUAL: logo smbolo informe.
que identica las comunicaciones ociales que
sean emitidas el Instituto Colombiano de Bienestar PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: conservacin de los
Familiar. Por lo mismo,
los documentos, se debe utilizar
con el propsito en todos
de reejar una documentos
naturalmentedentro del fondo documental al que
pertenecen.
adecuada imagen corporativa.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: ordenacin
interna de un fondo documental manteniendo la
M estructura que tuvo durante el servicio activo.

MEMORANDO: el memo como familiarmente PROYECTO DE DESCRIPCIN DE ARCHIVOS:


se llama, es una comunicacin interna, srcinado formulacin de actividades en el tiempo, que
por las diferentes dependencias del ICBF, contemplan los criterios y mtodos a seguir en la
destinado a cualquier nivel de comunicacin en el seleccin y descripcin de una determinada unidad
Instituto (descendente, ascendente y horizontal). archivstica, con el n de obtener instrumentos de
Predomina el memorando que dirige el jefe de una consulta normalizados para la investigacin con
dependencia a sus inmediatos colaboradores, para base en fuentes primarias.
dar instrucciones, informes, comunicar decisiones,
anunciar innovaciones en el trabajo, entre otros. R
Se diferencia de la circular por su carcter ms
conciso. El memorando es enviado por un jefe a REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: es el
sus subalternos, mientras que la circular es enviada procedimiento por medio del cual, las entidades
por la mxima autoridad a todos los integrantes ingresan en sus sistemas manuales o automatizados
de la Entidad. Formato que se debe utilizar para de correspondencia, todas las comunicaciones
el correo interno de tipo general, que se emite de producidas o recibidas, registrando datos
una dependencia a otra, entre las Regionales y las tales como: Nombre de la persona y Entidad
del ICBF. Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de
la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de
P radicacin, Nombre del funcionario responsable
del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (si lo
PATRIMONIO CULTURAL: conjunto de todos los amerita), entre otros.
bienes y valores culturales que son expresin
de la nacionalidad, tales como la tradicin, las RESOLUCIN:ordenescritaproferidaporla Direccin
costumbres y los hbitos; as como los bienes General del ICBF en ejercicio de sus actividades y
materiales, muebles e inmuebles, que poseen un funciones de cumplimiento obligatorio. Posee un
especial inters histrico, artstico, esttico, plstico, formato nico que la identica con las siguientes
arquitectnico, ambiental, ecolgico, lingstico, partes: encabezamiento, considerando, resuelve y
sonoro, musical, audiovisual, flmico, cientco, comunquese y cmplase.
testimonial, documental, literario, bibliogrco,
museolgico, antropolgico y las manifestaciones, RETENCIN DE DOCUMENTOS: es el plazo, en
los productos y las representaciones de la cultura trminos de tiempo, en que los documentos deben
popular. permanecer en el archivo respectivo despus de las
transferencias documentales, tal como se consigne
en la tabla de retencin documental.

77
S TRMITE A LA MANO: documento ocial que
requiere trmite urgente, con presentacin
SECCIN: es una subdivisin del fondo, integrada personal e inmediata. Puede realizarse de dos
por un conjunto de documentos generados en formas: 1) a travs del mensajero interno del
razn de esa subdivisin orgnico-funcional. Grupo de Gestin Documental. 2) a travs de un
servidor pblico designado por la dependencia
SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido generadora del documento, evento en el cual se
homogneos, emanados de un mismo rgano o radica y se delega su trmite en la dependencia
sujeto productor como consecuencia del ejercicio productora del documento, lo cual libera de
de sus funciones especcas (Acuerdo 60 de 2001). cualquier responsabilidad al Grupo de Gestin
Documental.
T TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: remisin de los
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: listado documentos del archivo de gestin al central, y de
de series, con sus correspondientes tipos este al histrico, de conformidad con las tablas de
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de retencin y de valoracin documental vigentes.
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: son los traslados de
documentos del archivo de gestin (o de ocina)
al central (o intermedio), sin alteracin de sus
TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL: listado propiedades, para su conservacin precaucional y
de asuntos o series documentales a los cuales se cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado
asigna un tiempo de permanencia en el Archivo en el proceso de atencin de trmites. Estas
Central, as como una disposicin nal. transferencias toman en cuentas exclusivamente las
vigencias y valores primarios de la documentacin
y su carcter es estrictamente institucional, segn
TESTIGO:
documento elemento
cuando que indicadelasuubicacin
se retira lugar, endecaso
un aplicacin de la Tabla de Retencin Documental.
de salida para prstamo, consulta, conservacin, U
reproduccin o reubicacin y que puede contener
notas de referencias cruzadas. UNIDAD ADMINISTRATIVA: es aquella que integra
un cuerpo archivstico conformado por unidades
documentales segn alguna tipologa. Ejemplo: un
TIPO DOCUMENTAL: unidad documental simple legajo, una serie o un fondo.
srcinada en una actividad administrativa, con
diagramacin, formato y contenido distintivos que UNIDAD ARCHIVSTICA: conjunto de piezas o tipos
sirven como elementos para clasicarla, describirla documentales. Ejemplo: un expediente.
y asignarle categora diplomtica.
UNIDAD DE CONSERVACIN: cuerpo que contiene
en forma adecuada una unidad archivstica.
TOMO: unidad encuadernada o empastada, Ejemplo: caja, carpeta, mueble.
con foliacin propia, en que suelen dividirse los
documentos de cierta extensin. UNIDAD DE MEDIDA: cantidad estandarizada
de una determinada magnitud fsica. Se toma la
volumetra de los documentos, la cual se mide en
TRMITE
documento desde su produccin o recepcin, metros lineales. NTC. 5029 Medicin d Archivos.
DE DOCUMENTOS: recorrido del
hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.

78
UNIDAD DOCUMENTAL: unidad de anlisis de econmicos, sociales, polticos, religiosos o
los procesos de identicacin y caracterizacin estticos propios de una comunidad y tiles para
documental. La unidad documental puede ser el conocimiento de su identidad.
simple cuando est constituida por un solo VALOR FISCAL: caracterstica que tienen los
documento o compleja cuando la constituyen documentos para efectos tributarios o que son
varios, formando un expediente. importantes para el sco.

V VALOR JURDICO: naturaleza de la que se derivan


derechos y obligaciones legales regulados por el
VALOR ADMINISTRATIVO: propiedad que posee un derecho comn.
documento para
o para aquella quelaleadministracin
sucede, como que lo srcin
testimonio de VALOR LEGAL: cualidad que pueden tener todos
sus procedimientos y actividades. los documentos que sirvan de prueba, testimonio
y evidencia ante la Ley.
VALOR CIENTFICO: cualidad de los documentos
que registran informacin relacionada con la VALOR PRIMARIO: atributo que tienen los
creacin de conocimiento en cualquier rea del documentos mientras sirven a la institucin
saber. productora y al iniciador, destinatario o beneciario
del documento. Es decir, a los involucrados en el
VALOR CONTABLE: utilidad o aptitud de los tema o en el asunto.
documentos que soportan el conjunto de cuentas
y de registros de los ingresos, egresos y los VALOR SECUNDARIO: caracterstica que se
movimientos econmicos de una entidad pblica identica en los documentos y que interesa a los
o privada. investigadores por su informacin retrospectiva.
Surge una vez agotado el valor inmediato o
VALOR CULTURAL: cualidad del documento que, primario. Los documentos que tiene este valor
por su contenido, testimonia, entre otras cosas, se conservan permanentemente; es decir, se
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, convierten en documentos con valor histrico.
hbitos, valores, modos de vida o desarrollos

79
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someten a condiciones especiales la asuncin de
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2011. p. 80 82 La Presidencia, 1998, 5 p.
resoluciones. Bogot: ICBF, 4 h.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS.
Documentacin. Elaboracin de cartas comerciales.
Bogot: ICONTEC, 2011. p.v.

MEJA, Myriam, et l. Gua para la implementacin


de un programa de gestin documental. Bogot:
Archivo General de la Nacin, 2005. 90 p.

Ministerio De Tecnologas De La Informacin


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implementacin de la estrategia de Gobierno en
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programa.gobiernoen line a.gov.co/apc-aa-files/
Manual_GEL_V3_0_Ajustado_Abr_7_11.pdf

------------. Normativa del gobierno electrnico en


Colombia. Programa Gobierno en Lnea. Bogot:
EL Ministerio, 13 p.

------------. Programa Agenda de Conectividad


Estrategia Gobierno en Lnea. Cero papel en la
Administracin Pblica. Gua No.1 Buenas prcticas

82
ANEXOS

Anexo 1. Codicacin de Regionales y Centros Zonales

ITEM CDIGO ITEM CDIGO


91 R E G I ON A L A M A Z ON A S 8 R E G I O N A L AT L N T I C O

1 91-10000 DireccinR egional 8-10000 Direccin Regional


91-30000 Grupo de Asistencia Tcnica 8-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
91-40000 Grupo de Gestin de Recursos 8-10100 Centro Zonal Norte Centro Histrico
5 R E G I ON A L A N T I OQ U I A 8-10200 Centro Zonal Sur Occidente
5-10000 Direccin Regional 8-10300 Centro Zonal Baranoa
5-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas 8-10400 Centro Zonal Sabanalarga
4
5-10100 Centro Zonal Nororiental 8-10500 CentroZ onal S abanagrande
5-10200 Centro Zonal Noroccidental 8-10600 Centro Zonal Hipdromo
5-10400 Centro Zonal Sur Oriente 8-10700 Centro Zonal Sur Oriente
5-10500 Centro Zonal Aburra Norte 8-20000 Grupo Jurdico
5-10600 Centro Zonal Aburra Sur 8-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
5-10700 Centro Zonal Bajo Cauca 8-40000 GrupoA dministrativo
5-10800 Centro Zonal La Meseta 8-50000 Grupo Financiero
5-10900 Centro Zonal Magdalena Medio 11 R E G I O N A L B O G OT
5-11000 Centro Zonal Occidente 11-10000 DireccinR egional
2
5-11100 Centro Zonal Occidente Medio 11-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
5-11200 Centro Zonal Oriente 11-10100 Centro Zonal Ciudad Bolvar
5-11300 Centro Zonal Porce Nus 11-10200 Centro Zonal Tunjuelito
5-11400 Centro Z onal Suroeste 11-10300 Centro Zonal Usme
5-11500 Centro Zonal Penderisco 11-10400 Centro Zonal San Cristbal
5-11600 Centro Zonal Urab 11-10500 Centro Zonal Kennedy
5-11700 Centro Zonal O riente Medio 11-10600 Centro Zonal Revivir
5-20000 Grupo Jurdico 11-10700 Centro Zonal Puente Aranda
5-30200 Grupo de Prevencin 11-10800 Centro Zonal Bosa
5-30400 Grupo de Proteccin 11-10900 Centro Zonal Rafael Uribe Uribe
5-40000 GrupoA dministrativo 11-11000 Centro Zonal Santaf
5
5-50000 Grupo Financiero 11-11100 Centro Zonal Fontibn
81 R E G I O N A L A R A U CA 11-11200 Centro Zonal Barrios Unidos
81-10000 DireccinR egional 11-11300 Centro Zonal Engativa
81-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas 11-11400 Centro Zonal Suba
81-10100 Centro Zonal Arauca 11-11500 Centro Zonal Usaqun
81-10200 Centro Zonal Saravena 11-11600 Centro Zonal Mrtires
3
81-10300 Centro Zonal Tame 11-20000 Grupo Jurdico
81-20000 Grupo Jurdico 11-30200 Grupo de Prevencin
81-30000 Grupo de Asistencia Tcnica 11-30400 Grupo de Proteccin
81-40000 Grupo Administrativo 11-40000 Grupo Administrativo
81-50000 Grupo Financiero 11-40200 Grupo de Gestin Humana
11-50000 Grupo Financiero
11-50100 Grupo de Recaudo

83
ITEM CDIGO ITEM CDIGO
13 R E G I O N A L B O L VA R 17-40000 Grupo Administrativo
13-10000 DireccinR egional 17-50000 Grupo Financiero
13-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas 18 R E G I O N A L CA Q U E T
Centro Zonal Histrico y del Caribe 18-10000 DireccinR egional
13-10100
Norte 18-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
13-10200 Centro Zonal de la Virgen y Turstico 18-10100 Centro Zonal Florencia 1
13-10300 Centro Zonal Industrial de la Baha 18-10200 Centro Zonal Florencia 2
13-10400 Centro Zonal Turbaco 9 18-10300 Centro Zonal Puerto Rico
6 13-10500 Centro Zonal Carmen de Bolvar 18-10400 Centro Zonal Beln de los Andaques
13-10600 Centro Zonal Magangu 18-20000 Grupo Jurdico
13-10700 Centro Zonal Momps 18-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
13-10800 Centro Zonal Simiti 18-40000 Grupo Administrativo
13-20000 Grupo Jurdico 18-50000 Grupo Financiero
13-30000 Grupo de Asistencia Tcnica 85 R E G I O N A L CA S A N A R E
13-40000 Grupo Administrativo 85-10000 DireccinR egional
13-50000 Grupo Financiero 85-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
15 R E G I O N A L B OYA C 85-10100 Centro Zonal Yopal
15-10000 DireccinR egional 85-10200 Centro Zonal Paz de Ariporo
10
15-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas 85-10300 Centro Zonal Villanueva
15-10100 Centro Zonal Tunja 1 85-20000 Grupo Jurdico
15-10200 Centro Zonal Tunja 2 85-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
15-10300 Centro Zonal Sogamoso 85-40000 Grupo Administrativo
15-10400 Centro Zonal Duitama 85-50000 Grupo Financiero
15-10500 Centro Zonal Chiquinquir 19 R E G I O N A L CA U CA
15-10600 Centro Zonal Garagoa 19-10000 DireccinR egional
7 15-10700 Centro Zonal Puerto Boyac 19-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
15-10800 Centro Zonal Soata 19-10100 Centro Zonal Popayn
15-10900 Centro Zonal El Cocuy 19-10200 Centro Zonal Centro
15-11000 Centro Zonal Miraores 19-10300 Centro Zonal Indgena
15-11100 Centro Zonal Moniquir 19-10400 Centro Zonal Norte
11
15-11200 Centro Zonal Otanche 19-10500 Centro Zonal Sur
15-20000 Grupo Jurdico 19-10600 Centro Zonal Macizo Colombiano
15-30000 Grupo de Asistencia Tcnica 19-10700 Centro Zonal Costa Pacca
15-40000 Grupo Administrativo 19-20000 Grupo Jurdico
15-50000 Grupo Financiero 19-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
17 R E G I O N A L C A L DA S 19-40000 Grupo Administrativo
17-10000 DireccinR egional 19-50000 Grupo Financiero
17-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas 20 R E G I O N A LCE S A R
17-10100 Centro Zonal Manizales 1 20-10000 DireccinR egional
17-10200 Centro Zonal Manizales 2 20-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
8
17-10400 Centro Zonal Oriente 20-10100 Centro Zonal Valledupar 1
12
17-10500 Centro Zonal Norte 20-10200 Centro Zonal Valledupar 2
17-10600 Centro Zonal Sur Oriente 20-10300 Centro Zonal Chiriguan
17-20000 Grupo Jurdico 20-10400 Centro Zonal Aguachica
17-30000 Grupo de Asistencia Tcnica 20-10500 Centro Zonal Codazzi

84
ITEM CDIGO ITEM CDIGO
20-20000 Grupo Jurdico 25-11100 Centro Zonal La Mesa
20-30000 Grupo de Asistencia Tcnica 25-11200 Centro Zonal Ubat
20-40000 Grupo Administrativo 25-11300 Centro Zonal San Juan de Ro Seco
20-50000 Grupo Financiero 25-20000 Grupo Jurdico
27 R E G I ON A LCH O C 25-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
27-10000 DireccinR egional 25-40000 Grupo Administrativo
27-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas 25-50000 Grupo Financiero
27-10100 Centro Zonal Quibd 94 R E G I ON A L G U A I N A
27-10200 Centro Zonal Istmina 94-10000 DireccinR egional
16
27-10300 Centro Zonal Baha Solano 94-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
13
27-10400 Centro Zonal Ro Sucio 94-40000 Grupo de Gestin de Recursos
27-10500 Centro Zonal Tad 44 R E G I ON A L G U A J I R A
27-20000 Grupo Jurdico 44-10000 DireccinR egional
27-30000 Grupo de Asistencia Tcnica 44-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
27-40000 Grupo Administrativo 44-10100 Centro Zonal Riohacha 1
27-50000 Grupo Financiero 44-10200 Centro Zonal Riohacha 2
23 R E G I ON A L C R D O BA 44-10300 Centro Zonal Fonseca
17
23-10000 DireccinR egional 44-10400 Centro Zonal Manaure
23-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas 44-10500 Centro Zonal Maicao
23-10100 Centro Zonal Montera 1 44-20000 Grupo Jurdico
23-10200 Centro Zonal Ceret 44-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
23-10300 Centro Z onal Planeta Rica 44-40000 Grupo Administrativo
23-10400 Centro Zonal Tierra Alta 44-50000 Grupo Financiero
14 23-10500 Centro Zo nal Mo ntelibano 95 R E G I ON A L G U AV I A R E
23-10600 Centro Zonal Lorica 95-10000 DireccinR egional
18
23-10700 Centro Zonal Sahagn 95-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
23-10800 Centro Zonal San Andrs de Sotavento 95-40000 Grupo de Gestin de Recursos
23-20000 Grupo Jurdico 41 R E G I O N A LH U I L A
23-30000 Grupo de Asistencia Tcnica 41-10000 DireccinR egional
23-40000 Grupo Administrativo 41-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
23-50000 Grupo Financiero 41-10100 Centro Zonal Neiva 1
25 R E G I O N A L C U N D I N A M A R CA 41-10200 Centro Zonal Gaitana
25-10000 DireccinR egional 41-10300 Centro Zonal Garzn
19
25-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas 41-10400 Centro Zonal La Plata
25-10100 Centro Zonal Soacha 41-10500 Centro Zonal Pitalito
25-10200 Centro Zonal Zipaquir 41-20000 Grupo Jurdico
25-10300 Centro Zonal Chocont 41-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
15 25-10400 Centro Zonal Pacho 41-40000 Grupo Administrativo
25-10500 Centro Zonal Villeta 41-50000 Grupo Financiero
25-10600 Centro Zonal Facatativ 47 R E G I O N A L M A G DA L E N A
25-10700 Centro Zonal Fusagasug 47-10000 DireccinR egional

25-10800 Centro Zonal Cqueza 20 47-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas


25-10900 Centro Zonal Gachet 47-10100 Centro Zonal Santa Marta Sur
25-11000 Centro Zonal Girardot 47-10200 Centro Zonal Santa Marta Norte
47-10300 Centro Zonal Del Ro

85
ITEM CDIGO ITEM CDIGO
47-10400 Centro Zonal Cinaga 54-10600 Centro Zonal Tib
47-10500 Centro Zonal Fundacin 54-20000 Grupo Jurdico
47-10600 Centro Zonal Plato 54-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
47-10700 Centro Zonal El Banco 54-40000 Grupo Administrativo
47-10800 Centro Zonal Santa Ana 54-50000 Grupo Financiero
47-20000 Grupo Jurdico 86 R E G I O N A L P U T U M A YO
47-30000 Grupo de Asistencia Tcnica 86-10000 DireccinR egional
47-40000 Grupo Administrativo 86-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
47-50000 Grupo Financiero 86-10100 Centro Zonal Mocoa
50 R E G I O N A LM E TA 86-10200 Centro Zonal Puerto Ass
24
50-10000 DireccinR egional 86-10300 Centro Zonal Sibundoy
50-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas 86-10400 Centro Zonal La Hormiga
50-10100 Centro Zonal Villavicencio 1 86-20000 Grupo Jurdico
50-10200 Centro Zonal Villavicencio 2 86-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
50-10300 Centro Zonal Granada 86-40000 Grupo Administrativo y Financiero
21
50-10400 Centro Zonal Acacias 63 R EG I ONA L QUI N D O
50-10500 Centro Zonal Puerto Lpez 63-10000 DireccinR egional
50-20000 Grupo Jurdico 63-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
50-30000 Grupo de Asistencia Tcnica 63-10100 Centro Zonal Armenia Sur
50-40000 Grupo Administrativo 63-10200 Centro Zonal Armenia Norte
25
50-50000 Grupo Financiero 63-10300 Centro Zonal Calarc
52 R E GI ON ALN A RI O 63-20000 Grupo Jurdico
52-10000 DireccinR egional 63-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
52-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas 63-40000 Grupo Administrativo
52-10100 Centro Zonal Pasto 1 63-50000 Grupo Financiero
52-10200 Centro Zonal Pasto 2 66 R E G I O N A L R I SA R A L DA
52-10300 Centro Zonal Tumaco 66-10000 DireccinR egional
52-10400 Centro Zonal Ipiales 66-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
22 52-10500 Centro Zonal Tquerres 66-10100 Centro Zonal Pereira
52-10600 Centro Zonal La Unin 66-10200 Centro Zonal La Virginia
52-10700 Centro Zonal Barbacoas 66-10300 Centro Zonal Dos Quebradas
26
52-10800 Centro Zonal Remolino 66-10400 Centro Zonal Beln de Umbra
52-20000 Grupo Jurdico 66-10500 Centro Zonal Santa Rosa de Cabal
52-30000 Grupo de Asistencia Tcnica 66-20000 Grupo Jurdico
52-40000 Grupo Administrativo 66-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
52-50000 Grupo Financiero 66-40000 Grupo Administrativo
54 R E G I O N A L N O R T E DE S A N TA N D E R 66-50000 Grupo Financiero
54-10000 DireccinR egional 88 R E G I O N A L SA N A N D R S
54-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas 88-10000 DireccinR egional
54-10100 Centro Zonal Ccuta 1 88-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
23
54-10200 Centro Zonal Ccuta 2 88-10100 Centro Zonal Los Almendros
27
54-10300 Centro Zonal Ccuta 3 88-20000 Grupo Jurdico
54-10400 Centro Zonal Ocaa 88-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
54-10500 Centro Zonal Pamplona 88-40000 Grupo Administrativo
88-50000 Grupo Financiero

86
ITEM CDIGO ITEM CDIGO
68 R E G I O N A L S A N TA N D E R 73-50000 Grupo Financiero
68-10000 DireccinR egional 76 R E G I ON A LVA L L E
68-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas 76-10000 DireccinR egional
68-10100 Centro Zonal Bucaramanga Norte 76-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
68-10200 Centro Zonal Bucaramanga Sur 76-10100 Centro Zo nal Su roriental
68-10300 Centro Zonal Carlos Lleras Restrepo 76-10200 Centro Zo nal No roriental
Centro Zonal Luis Carlos Galn 76-10300 Centro Zonal Ladera
68-10400
Sarmiento 76-10400 Centro Zonal Centro
68-10500 Centro Zonal Yariques 76-10500 Centro Zonal Sur
28
68-10600 Centro Zonal La Floresta 76-10600 Centro Zonal Jamund
68-10700 Centro Zonal San Gil 76-10700 Centro Zonal Yumbo
68-10800 Centro Zonal Socorro 76-10800 Centro Zonal Palmira
31
68-10900 Centro Zonal Vlez 76-10900 Centro Zonal Buga
68-11000 Centro Zonal Mlaga 76-11000 Centro Zonal Tulu
68-20000 Grupo Jurdico 76-11100 Centro Zonal Sevilla
68-30000 Grupo de Asistencia Tcnica 76-11200 Centro Zonal Roldanillo
68-40000 Grupo Administrativo 76-11300 Centro Zonal Cartago
68-50000 Grupo Financiero 76-11400 Centro Zonal Buenaventura
70 R E G I ON A LSU CR E 76-20000 Grupo Jurdico
70-10000 DireccinR egional 76-30200 Grupo de Prevencin
70-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas 76-30400 Grupo de Proteccin
70-10100 Centro Zonal Boston 76-40000 Grupo Administrativo
70-10200 Centro Zonal Norte 76-50000 Grupo Financiero
29 70-10300 Centro Zonal Sincelejo 97 R E G I ON A L VA U P S
70-10400 Centro Zonal La Mojana 97-10000 DireccinR egional
70-20000 Grupo Jurdico 32
97-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
70-30000 Grupo de Asistencia Tcnica 97-40000 Grupo de Gestin de Recursos
70-40000 Grupo Administrativo 99 R E G I O N A L V I C H A DA
70-50000 Grupo Financiero 99-10000 DireccinR egional
33
73 R E G I ON A L TO L I M A 99-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
73-10000 DireccinR egional 99-40000 Grupo de Gestin de Recursos
73-10010 Grupo de Planeacin y Sistemas
73-10100 Centro Zonal Jordn
73-10200 Centro Zonal Galn
73-10300 Centro Zonal Ibagu
73-10400 Centro Zonal Lbano
73-10500 Centro Zonal Lrida
30
73-10600 Centro Zonal Honda
73-10700 Centro Zonal Espinal
73-10800 Centro Zonal Chaparral
73-10900 Centro Zo nal Puricacin

73-11000 Centro Zonal Melgar


73-20000 Grupo Jurdico
73-30000 Grupo de Asistencia Tcnica
73-40000 Grupo Administrativo

87
Anexo 2. Tipo de comunicacin y responsable de s u emisin.

O R IG EN T IPDO
DEO C U MEN TO D ES T IN O

Consejo Directivo, Nivel Directivo,


Direccin General Circulares, Ocios (cartas), Memorandos, Resoluciones, Acuerdos de Pago Nivel Ejecutivo, Directores Regionales,
Servidores Pblicos ICBF

Consejo Directivo, Direccin General,


Nivel Directivo, Nivel Ejecutivo,
Secretara General Resoluciones, Ocios (Cartas), Memorandos, Actas del Consejo Directivo
Directores Regionales, Entidades
Externas, Servidores Pblicos ICBF
Direccin General, Nivel Directivo,
Memorandos, Ocios (Cartas), Resoluciones (solo aquellas que han sido Nivel Ejecutivo, Directores Regionales,
Directores
delegadas por la Direccin General) Entidades Externas, Servidores
Pblicos ICBF
Directores, Subdirectores, Jefes
de Ocina (de la cual dependan),
Servidores Pblicos que dependan
Memorandos, Ocios (Cartas), Certicaciones (de acuerdo con
Subdirecciones y ocinas del grupo que coordina, Entidades
delegaciones)
Externas (cuando las funciones se lo
permitan), Todas debern contar con
el visto bueno de su jefe inmediato
Direccin General, Secretara General,
Asesores
Memorandos Direcciones Subdirecciones, Jefes de
(de planta no contratistas)
Ocina, Directores Regionales
Director General, Nivel Directivo,
Direccin Regional Memorandos, Ocios (Cartas), Acuerdos de Pago, Resoluciones Nivel Ejecutivo, Entidades Externas,
Servidores Pblicos ICBF
Direccin Tcnico, Coordinador Grupo
Regional, Servidores Pblicos (que
Coordinador de Grupo o Centro Zonal
Memorandos, Ocios (Cartas) dependan del grupo que coordina),
(en Regionales)
Entidades Externas (cuando las
funsiones se lo permitan)
Otros Servidores Pblicos del ICBF Segn funciones generan diferentes
Memorandos, Ocios (Cartas)
(Caso especco Defensores de Familia) documentos
Contratistas como: (***)
Director tcnico, Secretaria General,
Asesores
Servidores Pblicos (que dependan
Coordinadores de:
Memorandos, Ocios (Cartas) del grupo que coordina), Entidades
-Procesos
Externas (cuando las obligaciones
-Personas
pactadas se lo permitan)
-Actividades.

Nota: para las comunicaciones enviadas va correo electrnico se debe tener en cuenta lo establecido en el conducto de rmas responsables.

(***) Cuando las obligaciones pactadas as lo indiquen, previo consentimiento del supervisor del contrato quien debe autorizar previamente y precisar al Grupo de
Gestin Documental o quien haga sus veces en las Regionales, los asuntos sobre los cuales podr pronunciarse el contratista que suscribe la comunicacin.

88
Anexo 3. Imagen corporativa.

Repblica de Colombia
InstitutoRepblica
Colombiano de Colombia
de Bienestar Familiar
InstitutoCecilia
Colombiano
de ladeFuente
Bienestar
de Familiar
Lleras 2 cm y 3 cm
Cecilia de la Fuente de Lleras
Direccin Administrativa
Direccin Administrativa
Grupo Gestin Documental
Grupo Gestin Documental

3 cm y 4 cm 2 cm y 3 cm

SedeDireccin
Sede / Regional / Centro Zonal
General
Direccin
Avenida y telfono
carrera 68 No. 64c - 75
2 cm y 3 cm
Lneagratuita
Lnea gratuita nacional
nacional ICBF
ICBF 01 8000
01 8000 91 8080
91 8080
www.icbf.gov.co
www.icbf.gov.co

89
Anexo 4. Modelo elaboracin memorand o

Repblica de Colombia
InstitutoRepblica
Colombiano de Colombia
de Bienestar Familiar
InstitutoCecilia
Colombiano
de ladeFuente
Bienestar
de Familiar
Lleras 2 cm y 3 cm
Cecilia de la Fuente de Lleras
Direccin Administrativa
Direccin A dministrativa
Grupo Gestin Documental
Grupo Gestin Documental

3 cm y 4 cm 2 cm y 3 cm

SedeDireccin
Sede / Regional / Centro Zonal
General
Direccin
Avenida y telfono
carrera 68 No. 64c - 75
2 cm y 3 cm
Lneagratuita
Lnea gratuita nacional
nacional ICBF
ICBF 01 8000
01 8000 91 8080
91 8080
www.icbf.gov.co
www.icbf.gov.co

90
Anexo 5. Modelo elaboracin circular

Repblica
Repblicade Colombia
de Colombia
Departamento para la Prosperidad
Instituto Colombiano Social
de Bienestar Familiar
Instituto Colom
Cecilia biano
de ladeFuente
B ienestar
de Fa miliar
Lleras
Cecilia de la Fuente de Lleras 4 cm y 3 cm
Direccin Administrativa
Direccin Administrativo
Grupo Gestin Documental
Grupo de Gestin Documental

Circular No. 001

2 a 3 interlneas

Para: tratamiento nombres apellidos


Cargo

2 interlneas

Asunto:

3 interlneas

Texto_________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
3 cm y 4 cm _____________________________________________________________. 2 cm y 3 cm

2 interlneas
Texto_________________________________________________________________
_________________________________________________.

2 interlneas

Despedida,

4 a 6 interlneas

FIRMANTE
Cargo
2 interlneas
Anexo: (si lo hay)

1 interlnea
Copia: (si la hay)

1 interlnea
Transcriptor:

SedeDireccin
Sede / Regional / Centro Zonal
General
Direccin
Avenida y telfono
carrera 68 No. 64c - 75
2 cm y 3 cm
Lneagratuita
Lnea gratuita nacional
nacional ICBF
ICBF 01 01 8000
8000 91 8080
91 8080
www.icbf.gov.co
www.icbf.gov.co

91
Anexo 6. Modelo elaboracin ocio (Carta)

Repblica de Colombia
Repblica de Colombia
Depar tamentoColombiano
Instituto para la P rosperidad Soc ial Familiar
de Bienestar
Instituto Colombiano 3 cm y 4 cm
Cecilia dedelaBienestar
Fuente deFamiliar
Lleras
Cecilia de la FuenteAdministrativa
Direccin de Lleras
Direccin Administrativo
Grupo Gestin Documental
Grupo de Gestin Documental

Cdigo de la dependencia
Ciudad y fecha
2 interlneas
TRATAMIENTO
Nombre
Cargo
Empresa
Direccin
Ciudad

3 interlneas

Asunto:

3 a 4 interlneas

Texto_________________________________________________________________
______________________________________________________________________
3 cm y 4 cm ______________________________________________ . 2 cm y 3 cm

2 interlneas

Texto_________________________________________________________________
___________________________________________________________ .
2 interlneas

Despedida.

4 a 6 interlneas

FIRMANTE
cargo
1 interlnea
Anexo (si lo hay)
1 interlnea
Copia (si la hay)
1 interlnea
Transcriptor

SedeDireccin
Sede / Regional / Centro
Genera l Zonal
Direccin
Avenida y telfono
carrera 68 No. 64c - 75
Lneagratuita
Lnea gratuita nacional
nacional ICBF
ICBF 01 8000
01 8000 91 8080
91 8080 2 cm y 3 cm
www.icbf.gov.co
www.icbf.gov.co

92
Anexo 7. Modelo elaboracin informe

Repblicade
Repblica deColombia
Colombia
Departamento
Instituto Colomb ianoladeProsperidad
para Social
Bienestar Familiar
InstitutoCColombiano
ecilia de la de Bienestar
Fuente Familiar
de Lleras
3 cm y 4 cm

Cecilia
Direccin Adminisde
de la Fuente Lleras
trativa
Direccin Administrativa
Grupo Gestin Grupo mental Documental
DocuGestin

3 interlneas

Cdigo de la dependencia
Titulo (Centrado)
4 interlneas

Ciudad y fecha
2 interlneas

AUTORA DEL INFORME: Nombre

3 interlneas

OBJETIVO:
2 interlneas

ESCRITURA DEL TEXTO:

2 a 4 interlneas

CONCLUSIONES:

4 interlneas

COMPROMISOS:

4 interlneas

NOMBRE Y FIRMA DEL AUTOR (Nombre Completo)

4 a 6 interlneas
Transcriptor:

Sede /Direccin
Sede Regional /Gener
Centro
alZonal
Direccincarrer
Avenida afono
y tel 68 No. 64c- 75
nacional ICBF 01 8000 91
018000 8080
91 8080 2 cm y 3 cm
gratuita nacionalICBF
Lnea gratuita
Lnea
www.icbf.gov.co
www.icbf.gov.co

93
Anexo 8. Modelo elaboracin resolucin

Repblica de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 3 cm y 4 cm
Cecilia de la Fuente de Lleras
Direccin General

RESOLUCIN XXX DE XXX


(Fecha)

2 a 3 interlneas

Por la cual
<Resumen de Notas de Vigencia>
2 interlneas
EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR
FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS

2 interlneas
En uso de sus facultades____________________________________________________
_________________________________________________________________
_____________________________________ y

2 interlneas
CONSIDERANDO
3 interlneas

Texto ________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

2 interlneas

Texto_________________________________________________________________
______________________________________________________________________
2 cm y 3 cm
3 cm y 4 cm ______________________________________________________________________
_____________________________________________________________.
2 interlneas

Texto_________________________________________________________________
_________________________________________________ _____________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_________________________________________.

2 cm y 3 cm

94
Anexo 8. Modelo elaboracin resolucin pgina 2

Repblica de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Direccin General

2 interlneas

Resolucin XXX 2

2 interlneas

Texto_________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
3 cm y 4 cm _____________________________________________________________. 2 cm y 3 cm

2 interlneas

COMUNQUESE Y CMPLASE

Dada en lugar y fecha

4 interlneas

FIRMANTE
Cargo
2 interlneas
Aprob:

1 interlnea
Revis: (si la hay)

1 interlnea
Proyect:

2 cm y 3 cm

95

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