EL DOCUMENTO DE ARCHIVO Y LA

GESTIÓN PÚBLICA

Lic. Norman Berríos Silva

Director Nacional de la DNDAAI

1
 GESTIÓN PUBLICA
Gestión Publica es el de
conjunto acciones
mediante las cuales las
entidades tienden al logro de
sus fines, objetivos y metas,
las que están enmarcadas
por las políticas
gubernamentales
establecidas por el Poder
Ejecutivo. 3
 MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
Mediante la ley Nº 27658, en enero de
2002 se declara al Estado peruano en
proceso de modernización, con la
finalidad de mejorar la gestión pública
y construir un Estado democrático,
descentralizado y al servicio del
ciudadano
 MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
Implica cambios en las estructuras
administrativas de las organizaciones en
todos los niveles de gobierno, en los
sistemas administrativos existentes, en la
simplificación de procesos, utilización de
Internet, medios electrónicos y
simplificación de trámites. Por tanto,
mejora la percepción que los ciudadanos
tienen del servicio que brinda el Estado.
 MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
• Orientado
al
ciudadano
• Eficiente
• Unitario y
descentralizado
• Inclusivo
• Abierto
 OBJETIVO PRINCIPAL
Mejorar la
calidad del
servicio que las
entidades
públicas vienen
prestando. 10
 DOCUMENTO
Manifestación de una actividad humana fijada
a un soporte constituido por varios elementos:
•Soporte: Parte física o material. Los más
antiguos las placas de arcilla, el papiro, el
pergamino, la vitela, el papel, las cintas y, los
más modernos, discos ópticos y otros soportes
electrónicos.
•Información: El mensaje o noticia, dispuesta
de manera similar o no según la tipología
documental.
•Medio: o forma en que se registra la
información en el soporte.
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 EL DOCUMENTO DE ARCHIVO PATRIMONIO
CULTURAL DE LA NACIÓN

• El Artículo 21 de la Constitución
Política del Perú, señala que los
documentos de archivo expresamente
declarados bienes culturales, y
provisionalmente los que se presumen como
tales, son patrimonio cultural de la
Nación, independientemente de su
condición de propiedad privada
pública. protegidos
o por
Estado. Están el
IMPORTANCIA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN

•ES TESTIMONIO ESCRITO,

PRODUCIDO A LO LARGO DE
NUESTRO DEVENIR HISTÓRICO,
SU CONSERVACIÓN, CONTROL Y
SERVICIO SON OBLIGATORIOS .
•ES LA MEMORIA DE LA
SOCIEDAD QUE DESCRIBE.
•SURGE COMO UNA NECESIDAD
DE DEJAR EN FORMA
PERMANENTE EL RESULTADO
DE UN ACTO ADMINISTRATIVO,
DERECHOS ADQUIRIDOS
 LA INFORMACIÓN Y LOS PODERES DEL
ESTADO
Lospoderes del
Estado, son los
responsables del
desarrollo social,
económico y político
del país, cuya misión
no se puede cumplir
sin el documento de
archivo. 15
 RECURSOS PARA LOS
ARCHIVOS
los documentos de
losarchivos
y PROBLEMA QUE
públicos son la base OBSTACULIZA EL
privados
para la de REAL
ACERCAMIENTO
decisiones,
toma
sin DEL CIUDADANO
embargo no se brinda HACIA EL
ESTADO
los recursos
necesarios para su
tratamiento. 17
 ORGANISMOS COMPETENTES (LEY 28296)

• Ministerio de Cultura, para

el patrimonio arqueológico,
histórico e inmaterial.
• Biblioteca Nacional del Perú,
para el patrimonio cultural
bibliográfico;
• Archivo General de la Nación,
para el patrimonio cultural
archivístico.
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 HISTORIADOR BIBLIOTECÓLOGO

Testimonio del Mensaje cultural que se

pasado edita dirigido a varios
usuarios

JURISTA
MUSEOLOGO Texto con validez
Objeto que puede legal para probar un
exhibirse que lleva hecho
información

AMPLITUD
DEL ARCHIVERO
DOCUMENTÓLOGO
CONCEPTO DE Texto que surge del
Información para cumplimiento de
determinada materia DOCUMENTO funciones, de la
tramitación

ES DOCUMENTO LO QUE SE GRABA O FIJA EN UN

19
SOPORTE PERDURABLENBS
 CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN

Archivística Documentación

Bibliotecología
 OBJETO

ARCHIVÍSTICA
Documento de archivo

BIBLIOTECONOMÍA
Libros, revistas,
periódicos, folletos…

DOCUMENTACIÓN
Información de
cualquier documento.
 TRATAMIENTO SISTÉMICO DE
LOS ARCHIVOS EN EL PERÚ
• SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS:
Archivo General de la Nación, órgano
rector y central.
• SISTEMA DE ARCHIVOS REGIONALES: el
Archivo Regional, cumple la función del
AGN, dentro de su ámbito geográfico.
• SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS:
el Archivo Central, es el Órgano
Administrativo de Archivos, en las
instituciones del sector público y privado.
22
 ESTRUCTURA DEL SIA

Los documentos de
AArcrchhde
Archivo iiv este archivo
ovo deed
Gestión permanecerán en él
mientras se
encuentren sin finalizar
su trámite.

AArrchc
Archivo Se constituyen
de
por razones
Se constituyen
conservación
por
y uso dey
razones de conservación
hiivovo
Periférico usolos
dedocumentos.
los documentos.

AArrchc
Archivo Es
Eslalaunidad
los
unidadresponsable
responsable de
de losdocumentos
documentos cuya
cuya
hiivovo consulta
consultaesesesporádica.
esporádica.
Central
 PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

SERVICIOS
ORGANIZACIÓN •Certificación
•Consulta
•Clasificar
•Ordenar •Búsqueda
•Signar •Préstamo

DESCRIPCIÓN SELECCIÓN CONSERVACIÓN

•Identificar, • Mantener la
•Inventario
analizar y evaluar integridad
General de las series física de los
Fondos documentales. documentos.
•Inventario de •Separar los • Contar con ambientes
Transferencia documentos de apropiados, equipos,
•Inventario de valor permanente. mobiliario y
Eliminación materiales necesarios
R.J. 073-85 AGN/J
NORMAS GENERALES DEL SISTEMA
S.N.A 01 Administración de Archivos.
S.N.A. 02 Organización de Documentos.
S.N.A. 03 Descripción Documental
S.N.A. 04 Selección Documental
S.N.A. 05 Conservación de Documentos.
S.N.A. 06 Servicios Archivísticos.
 PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS
1. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Según el cual cada Relación existente

documento debe entre los documentos
estar en su fondo y las organizaciones o
personas físicas que
de procedencia y los han producido,
los fondos de acumulado,
una misma conservado y
procedencia no utilizado en el
desarrollo de su
deben mezclarse propia actividad
con otros.
Los fondos deben conservar o la
recibir clasificación
correspondiente a las estructuras
administrativas internas del
organismo que los ha creado o a las
actividades desarrolladas por las
personas o entidades.
 ESTRUCTURA ORGÁNICA

•Permite integrar un conjunto ordenado y

sistemático de autoridades y servidores.
•Establece funciones básicas y
especializadas.
•Establece
.. mecanismos de coordinación y
comunicación necesarios.
En resumen: Indica relación, disposición,
estratificación, jerarquía, división del
trabajo, especialización y la forma como se
ordenan entre si las partes de un todo.
 EL TIPO
DOCUMENTAL
TIPOS DOCUMENTALES
 Historia Clínica
Legajo de Personal
TIPOS DOC. Comprobante de

(EXPEDIENTES) pago Resolución

Directoral Licitación
Eliminación
de documentos
EL EXPEDIENTE
Expediente:
Unidad
documental
conjunto
formada por
documentos un
generado orgánicade y
funcionalmente
por un sujeto
productor en la
resolución
de un mismo 37
 DOCUMENTO DE APOYO
INFORMATIVO
El documento
informativodees apoyo
recogido para
informar sobre un asunto
concreto nos sirve de apoyo a la
gestión. Éstos documentos no
son documentos de archivo
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FORMACIÓN
DEL
EXPEDIENTE
•Se mediante la
agregación
forma sucesiva de
diferentes tipos
documentales.
•Los documentos se deben
ordenar y foliar
siguiendo la cronología de
los hechos 39