INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DE ARCHIVO DEL

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES AGROPECUARIAS -

INIAP
Objetivos:
El presente instructivo de Gestión de Archivo del INIAP tiene los siguientes
objetivos:
1. Constituir el patrimonio documental de la memoria histórica del INIAP.
2. Establecer los mecanismos de ordenación, clasificación, digitalización,
transferencia y selección de los documentos que reposan, se conservan
y mantienen en las Unidades Administrativas y Estaciones
Experimentales del INIAP y de proponer procedimientos unificados que
aseguren la organización, resguardo y disponibilidad de los
documentos.
3. Desarrollar sistemas, procesos y operaciones para la recepción,
conservación, accesibilidad a la
documentación con aplicación de normas y técnicas archivísticas y
tecnológicas.
4. Crear una cultura archivística en todos los niveles del organigrama
institucional del INIAP, cumpliendo con la normativa.
GLOSARIO DE TÉRMINOS Y/O DEFINICIONES
• Archivo: Conjunto ordenado de documentos que las unidades
productoras, generan y custodian.
• Archivo Central: Es aquel que custodia y administra la documentación
procedente de los archivos de Gestión que han cumplido dos años, con
excepción de aquella información considerada de utilidad para la unidad
administrativa. Depende de la Dirección de Gestión Documental y Archivo
o quien haga sus veces.
• Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación, generada por
las unidades administrativas, que es sometida a continua utilización y
consulta.
• Baja Documental: Es la eliminación controlada de los expedientes que
hayan prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables
y que no contengan valores históricos.
• Cuadro General de Clasificación Documental: Es la herramienta
básica para la gestión documental y archivo. Constituye la representación
de la organización de un fondo documental que aporta los datos esenciales
de su estructura por secciones, subsecciones, series y subseries.
• Compulsa: Copia oficial de un documento que se coteja con el original.
• Custodia: Responsabilidad jurídica que implica el control de la
adecuada conservación de los fondos documentales que genera cada
unidad productora de la institución.
• Confidencialidad: Propiedad de la información de no ponerse a
disposición o ser revelada a individuos, entidades o procesos no
autorizados.
• Disponibilidad: Característica de la documentación que garantiza que
los usuarios autorizados tengan acceso a la información y a los recursos
relacionados con la misma, cuando sean requeridos.
• Documentación no oficial: Documentación que está dirigida a nombre
personal de algún(a) servidor(a) público(a) del Instituto Nacional de
Investigaciones Agropecuarias; y, no a nombre de la Institución, como, por
ejemplo: folletería, periódicos, propagandas, publicidad, etc.
• Documento electrónico: Es la información que la institución genera
electrónicamente mediante un aplicativo o software especializado.
• Expediente: Conjunto de documentos pertenecientes a una persona,
asunto o negocio. Testimonio escrito, reflejo de un proceso administrativo
iniciado por un peticionario o por la misma Entidad, con ordenamiento
cronológico, construcción lógica en la que tienen explicación las distintas
actuaciones, pues se puede seguir su nacimiento, producción y efectos.
• Expurgo Documental: Es el proceso técnico que permite seleccionar,
valorar y eliminar aquellos documentos de archivo que habiendo perdido
sus otros valores no tienen valor histórico; se deberá retirar todos los
elementos perjudiciales para el soporte que contenga la información.
• Ficha Técnica de Prevaloración Documental: Documento que
recopila la información de la entidad, así como de la normativa y legislación
vigente, para determinar el valor primario y secundario de los documentos.
• Foliación: La foliación permite controlar la cantidad de folios útiles de
un expediente, garantizar el respeto al principio de orden original, la
integridad y seguridad de la unidad documental.
• Información Pública: Se considera información pública, todo
documento en cualquier formato, que se encuentre en poder de las
instituciones públicas y de las personas jurídicas a las que se refiere esta
Ley, contenidos, creados u obtenidos por ellas, que se encuentren bajo su
responsabilidad o se hayan producido con recursos del Estado.
• Integridad: Mantener y preservar los expedientes físicos y o digitales
de manera íntegra.
• Normativa: Conjunto de reglas generales que cumplen con un objetivo;
y, lineamientos específicos que afianzan al cumplimiento de la política;
como son la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes
de Datos y su Reglamento, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su
Reglamento, Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento
de Archivos Públicos.
• Procedimiento: Conjunto de actividades detalladas y alineadas a un
objetivo que genera un resultado específico.
 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas entre sí o que
interactúan de forma lógica, que se llevan a cabo a fin de obtener un
resultado.
• Registro: Acción administrativa y jurídica de control de la expedición,
salida, entrada y circulación de los documentos.
• Sistema de Gestión Documental Quipux: Es un sistema de gestión
documental que permite a las entidades públicas tramitar la documentación
de manera ágil y segura con el uso de documentos firmados
electrónicamente.
• Tabla de Plazos de Conservación Documental: Herramienta técnica
mediante la cual se asigna el tiempo de permanencia o conservación a las
Series o Grupos Documentales establecidos en el Cuadro General de
Clasificación Documental, en cada etapa del Ciclo Vital de los Documentos.
• Unidad Productora: Unidades que generan documentos de archivo.
• Usuario: Cualquier persona que acceda a los servicios y hace uso de
los sistemas de información para el desarrollo de las actividades que
relacionan la generación, procesamiento y resguardo de la información; que
implica su adhesión plena e incondicional a estas Políticas y a las Políticas
de Seguridad de la Información.

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO CENTRAL

El ciclo de vida de los expedientes se gestionará mediante las transferencias

documentales de acuerdo al cumplimiento de los plazos según lo establecido
en la tabla de plazos de conservación documental; las transferencias pueden
ser primarias al pasar del Archivo de Gestión al Archivo Central;
secundarias del Archivo Central al Archivo Intermedio.
Preparación de la documentación
a) La persona responsable del archivo de la unidad administrativa o Estación
Experimental, enviará periódicamente la documentación al Archivo Central.

b) Previo al envío de la documentación en cada Dirección o Estación

Experimental, las personas que elaboran los documentos serán los
encargados de:

• Clasificar:
Los expedientes se clasificarán en series documentales de acuerdo al
Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de plazos de
conservación aprobados.

• Depurar: separar la documentación que debe guardarse y la que ya no

es necesaria, solo se debe almacenar la documentación que legalmente
debe mantenerse durante determinado tiempo. La documentación
deberá ser depurada sacando grapas, clips, ligas, vinchas de carpeta y
se debe colocar en carpetas de cartón A4.
 • Ordenar:
Los documentos se ordenarán de forma descendente.

• Foliar:
La foliación de los expedientes se debe realizar en la parte superior
derecha constará el número de fojas, se sugiere utilizar numeradora.

001 002 Foliación

En caso de incluir un Cd el mismo será foliado como una foja más del
expediente.

En caso de haber errores en el folio del expediente no se debe tachar el

número ni realizar enmendaduras o correcciones.
En caso de haber errores en el folio del expediente se debe poner la
razón en el lado superior derecho, incluyendo el número de folio
correcto, el nombre y la firma o rúbrica de la persona que realiza el
cambio.

c) Expedientes:

Los expedientes se guardarán en carpetas de cartón el cual debe estar

rotulado de acuerdo al número de expedientes existentes dentro de este.

A cada carpeta se le asignará un número identificativo de los expedientes por

ejemplo 001 y/o 0001

De acuerdo a la Regla Técnica Nacional para la organización y mantenimiento

de los archivos públicos se debe utilizar el siguiente formato:
 INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES
AGROPECUARIAS

Sección documental
Subsección
documental
Subserie
Serie documental
documental

Descripción
documental

Número de
expediente
Fecha de apertura Fecha de cierre
Condiciones de Reservado
Valor documental Confidencial
acceso
Público
Plazo de Destino Conservación N° de fojas
conservación final Eliminación N° de tomo

d) Inventario Documental

Los inventarios documentales son los instrumentos para el control, la gestión

y la consulta de los expedientes; en ellos se debe describir los datos generales
de los expedientes en el contexto del Cuadro General de Clasificación
Documental.

Todos los Archivos de Gestión deberán elaborar el inventario general por

expediente correspondiente a su unidad.
El Inventario documental es un requisito importante para las transferencias
documentales.

De acuerdo a la Regla Técnica Nacional para la organización y mantenimiento

de los archivos públicos se debe utilizar el siguiente formato:
 FONDO
INVENTARIO *

SECCIÓN:
SUB SECCIÓN:
SERIE /SUBSERIE N° DE FECHAS EXTREMAS N° DESTINO UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
N° CAJA DESCRIPCIÓN SOPORTE OBSERVACIONES
DOCUMENTAL EXPEDIENTE APERTURA CIERRE FOJAS FINAL ZONA ESTANTERÍA BANDEJA

* General por expediente, de transferencia (primaria o secundaria) o baja documental

Inventario elaborado por: Transferencia o baja aprobada por: Transferencia o baja autorizada por:

Firma Firma Firma

Nombre Nombre Nombre
Cargo Cargo Cargo

Donde:
Fondo: INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES AGROPECUARIAS
Inventario: Inventario de Transferencia Primaria
Nota: Las otras Filas y columnas se irán llenando de acuerdo al expediente tomando en cuenta el Cuadro de General de Clasificación
Documental y Tabla de Plazos de Conservación Documental.
e) Etiquetado de las Cajas

Después de realizar el inventario documental, los expedientes se deberán

colocar en cajas destinadas para el archivo Tipo A03; cada caja debe contener
la misma serie documental.

De acuerdo a la Regla Técnica Nacional para la organización y mantenimiento

de los archivos públicos se debe utilizar el siguiente formato:

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES

AGROPECUARIAS

CAJA No.

Sección
documental

Subsección
documental

Serie Subserie
documental documental

Fecha Inicio
Nro. de
expedientes
Fecha fin
Para llevar a cabo la transferencia primaria se seguirá el siguiente
procedimiento:

El responsable del archivo de Gestión deberá:

1. Identificar las series que concluyeron su plazo de conservación en el

Archivo de Gestión, de conformidad con la Tabla de Plazos de
Conservación Documental.
2. Previo a la transferencia de los expedientes deben cumplir con:
Artículo 32 – Ordenación documental
Artículo 33 – Cierre del expediente
Artículo 34 - Expurgo
Artículo 35 – Foliación
Artículo 36 – Descripción Archivística
Artículo 37 – Carátula
3. Colocar los expedientes de la serie a transferir en las cajas
archivadoras.
4. Actualizar el inventario de transferencia primaria, firmarlo y presentarlo
para la aprobación por parte del titular de la unidad productora.
5. Remitir el memorando de solicitud de transferencia primaria dirigido al
titular de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga
sus veces, adjuntando el inventario de transferencia primaria.
6. El responsable de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o
quien haga sus veces deberá coordinar el procedimiento, quien
revisará y cotejará físicamente la documentación contra el inventario
en la unidad administrativa.
7. El responsable de archivo de gestión deberá:
o Resolver las inconsistencias que se pudieran detectar en el
inventario, etiquetas o contenido de la transferencia, al momento
de hacer la revisión documental en presencia del responsable del
Archivo Central.
o Remitir al Archivo Central las cajas que hayan sido revisadas y
cotejadas para su resguardo, conjuntamente con el inventario de
transferencia primaria.
8. El responsable del Archivo Central deberá:
o Realizar el acuse de recibido del inventario de transferencia
primaria, entregando una copia a la unidad productora cuando
hayan ingresado las cajas al Archivo Central.
o Actualizar el inventario general de la entidad pública otorgándole
la signatura topográfica que corresponde a la ubicación física que
tendrán las cajas dentro del repositorio.
Los expedientes que sean transferidos, seguirán siendo de la unidad
productora hasta su destrucción o transferencia final al Archivo Histórico.

BAJA DOCUMENTAL

Consiste en la eliminación controlada de aquellos expedientes que hayan

prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no
contengan valores históricos.
La institución deberá ejecutar la baja documental de acuerdo con las
caducidades señaladas en la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
Las bajas documentales serán aprobadas por el Equipo responsable de la
valoración documental según consta en el Artículo 42 de la Regla Técnica de
acuerdo al siguiente procedimiento:

• Identificar las series documentales que cumplieron su plazo de

conservación en el Archivo Central, proceder a valorarlos y a ratificar o
modificar el destino final establecido en la Tabla de Plazos de
Conservación Documental.
• Tratándose de expedientes para baja documental, se elaborará el
inventario y la Ficha Técnica de Prevaloración.
• Se solicitará a la Dirección de Archivo de la Administración Pública del
ente rector, la validación del cumplimiento de las directrices emitidas en
la tabla de plazos de conservación documental remitiendo el inventario
de baja correspondiente y la Ficha Técnica de Prevaloración.
• La Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector, en
base al Inventario de Baja documental. La Tabla de Plazos de
Conservación Documental y la ficha Técnica de Prevaloración
Documental emitirá el dictamen final del proceso de baja documental.
• Los expedientes, cualquiera que sea su soporte, que hayan sido
dictaminados para la eliminación documental, bajo responsabilidad de
la entidad pública deberán destruirse en atención a los procedimientos
establecidos por el Ministerio del Ambiente y las mejores prácticas
ambientales nacionales e internacionales.
• De cada procedimiento de baja documental se abrirá un expediente,
integrándose con el Acta que para el efecto se elabore, el inventario de
baja documental, la Ficha Técnica de Prevaloración, así como el
dictamen de baja documental, el mismo que se conservará en la entidad
productora conforme las caducidades establecidas en la Tabla de
Plazos de Conservación Documental.
Donde:
Fondo: INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES AGROPECUARIAS
Inventario: Inventario de Baja Documental
Nota: Las otras Filas y columnas del inventario se irán llenando de acuerdo al expediente tomando en cuenta el Cuadro de General de
Clasificación Documental y Tabla de Plazos de Conservación Documental.
Logo de la Entidad
Ficha Técnica de Prevaloración
Carácter del Proceso
El contenido de la documentación se deriva del proceso gobernante, las series
documentales corresponden a la máxima autoridad de la entidad.

Valor de los Archivos

Las series documentales que se identificaron son las siguientes:

• Acuerdos: Esta serie tiene valor secundario ya que contienen datos significativos de
la entidad y permiten conocer su evolución.

• Correspondencia: Esta serie tiene valor primario administrativo del accionar de la

unidad, por lo que no tiene valor secundario.

Justificación
El destino final propuesto para las series documentales es el siguiente:

• Acuerdos: Esta serie al tener valor secundario su conservación es permanente.

• Correspondencia: Esta serie al tener valor primario administrativo su disposición

final será la eliminación al concluir su ciclo vital, el cual será de 15 años.

Datos de los Archivos

N/D

Normativa legal
• Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
Públicos.

• Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

• Ley del Sistema Nacional de Archivos.

• Estatuto Orgánico por Procesos.

Otros
Las series documentales identificadas fueron obtenidas de las atribuciones,
responsabilidades, productos, servicios, así como de los demás procesos que ejecuta la
unidad según lo determina el Estatuto Orgánico por Procesos, estas series reflejan los flujos
documentales que actualmente se llevan a cabo en el cumplimiento de las actividades
institucionales.

Elaborado Aprobado

Firma Firma
 De los Servicios Documentales

Préstamo Documental

• El préstamo de expedientes se otorgará a través de los servidores

públicos autorizados.
• La solicitud del expediente en préstamo deberá realizarse mediante la
utilización de la correspondiente Ficha de Préstamo Documental, en la
que constará el plazo de préstamo conforme la normativa interna y se
registrarán las firmas del responsable del archivo y el usuario: de ser
necesario se acordará la renovación del periodo, según las necesidades
del usuario, anotando la nueva fecha de la devolución.
• El expediente se prestará de manera íntegra sin desmembrar el mismo.
El responsable de esta función deberá utilizar señales en los sitios que
ha localizado el material documental, retirándolo sin alterar el orden en
que se guarda la documentación restante.
• Los expedientes otorgados en préstamo quedarán bajo la
responsabilidad del solicitante; quien deberá devolverlo de manera
íntegra al término del plazo establecido.
• El responsable de archivo dará seguimiento al préstamo hasta la
devolución de los expedientes, cerciorándose de su integridad y
reintegrándolos de inmediato a su respectiva ubicación física; de no
haber irregularidades se procede a firmar la ficha de préstamo en el
campo correspondiente.
• Si al vencimiento del periodo del préstamo, la unidad no ha devuelto el
o los expedientes que le fueron prestados, el Director de Gestión
Documental y Archivo o quien haga sus veces solicitará por escrito al
titular de la unidad la devolución correspondiente o procederá de
conformidad la normatividad y legislación aplicable.
• En el caso de que el o los expedientes prestados se entreguen
incompletos, equivocados o en mal estado, el usuario deberá elaborar
un informe que contendrá al menos los siguientes datos: antecedentes,
justificación del hecho, medidas de subsanación de ser el caso, firma de
responsabilidad, remitiéndola al Director de Gestión Documental y
Archivo o quien haga sus veces, este será integrado en la ubicación
física del expediente dañado o extraviado.
La Ficha de Préstamo Documental contendrá el siguiente formato:
 PRÉSTAMO DOCUMENTAL

Fecha de Préstamo Documental: 23/11/2022

DATOS DEL SOLICITANTE

Nombres y Apellidos: Juan Sánchez

Identificación: 1711589562

Área a la que pertenece: Auditoría Interna

Cargo: Jefe de Equipo

Correo Electrónico: jusanchez@contraloria.gob.ec

Teléfono fijo / celular:

REFERENCIA DEL PRÉSTAMO DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL:

DOCUMENTAL YACHAY – IMBABURA : JULIO 2020 – JULIO
No. de expediente: 7 2021 (6 CUADERNOS UNIVERSITARIOS)
ALMENDRAL - LITORAL SUR: AGOSTO 2020
No. De Fojas: – JULIO 2021 (1 cuaderno)
SIN NUMERACIÓN
Fecha de Devolución: 13/12/2022

Tiempo de Prorróga:

Observaciones: Estos documentos fueron enviados por la Empresa COMVITEC .

Solicitante Responsable del Préstamo Responsable de la

Recepción

Firma Firma Firma

Nombres y Apellidos: Nombres y Apellidos: Nombres y Apellidos:
 Copias Certificadas

Los documentos susceptibles de expedirse en copias certificadas o compulsa,

serán todos los documentos de archivo en original y copia certificada que obren
en los archivos, o base de datos.
Solicitantes:
Las personas naturales y jurídicas que podrán solicitar la expedición de copias
certificadas son:
• Las partes de procedimientos administrativos.
• Los servidores públicos cuando lo requieran para el desempeño de las
actividades oficiales.
• Las unidades administrativas en ejercicio de sus atribuciones.
• Los ciudadanos con fundamentos en la normativa vigente.
Procedimiento de la certificación:
• Se procederá a fotocopiar los documentos solicitados que obren en el
archivo; posteriormente, las fotocopias se cotejarán a efecto de verificar
que concuerden exactamente con los documentos de origen, para
proceder a realizar la certificación correspondiente.
• El cotejo acreditará que es fiel reproducción del documento, sin que esto
implique un pronunciamiento sobre la autenticidad, validez o licitud del
mismo.
• Las fotocopias cotejadas se foliarán en el anverso con número
progresivos en el ángulo superior derecho de cada foja útil.
• En las fojas que no se contengan texto en el reverso, deberá indicarse
“Espacio en Blanco”
• En cada foja certificada o compulsa se estampará el sello de
certificación que corresponda. Así como la firma del servidor facultado.
• La razón de la certificación llevará la firma del servidor autorizado, el
número de copias igual a la original, así como el número de compulsas,
de ser el caso, que deberá imprimirse en la parte posterior de la última
foja. De no ser posible la impresión en estos términos, se anexará una
hoja que no se foliará.
• La entrega de copias certificadas será únicamente al interesado o
representante acreditado.

ELABORADO:
Firmado electrónicamente por:
MIRIAN PATRICIA
CHIGUANO
GUAYNILLA

Ing. Mirian Chiguano

Asistente de Archivo