CONCEPTOS ARCHIVISTICOS

BÁSICOS
 ARCHIVÍSTICA

“La ciencia que estudia la naturaleza de los

archivos, los principios de su conservación y
organización y los medios para su utilización”.
(Antonia Heredia).

“Disciplina que trata de los aspectos teóricos y

prácticos de los archivos y de su función”.
(Dictionary of Archival Terminology).
 ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su

fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de
su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia.

También se puede entender como la

institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
Importancia del
Archivo

Los archivos son importantes

para la administración y la
cultura, porque los documentos
que los conforman son
imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en
antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la
identidad nacional.
 Funciones de los
Archivos
Ser la memoria corporativa.

Soportar la toma de decisiones.

Proveer soporte para posibles

reclamaciones.

Contribuir a la eficiencia de la
entidad.

Cumplir con los requisitos legales

y normativos.

Preservar la historia institucional.

 Fines de los Archivos

Los archivos están llamados a ser:

Centros activos y dinámicos

Centros vitales de estudio e investigación
Centros de desarrollo de la entidad y del
país.

El objetivo esencial de los archivos es el de

disponer de la documentación organizada, en
tal forma que la información institucional
sea recuperable para el uso de la
Administración, en el servicio al ciudadano y
como fuente de la Historia.
 ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso

integral de los documentos en su ciclo vital.
 DOCUMENTO Y
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Documento es todo aquello que contiene información,
independientemente de su soporte físico y que abarca
todo lo que puede transmitir el conocimiento humano.

Documento de Archivo es el registro de información

recibida o producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, económico, científico,
histórico o cultural y que debe ser objeto de
conservación.
Archivo General de la Nación.
 Caracteres de los
Documentos de Archivo
Caracteres Internos:

Entidad productora: Es la persona o corporación

que produjo el documento, ya sea pública o privada.
Puede observarse en el membrete.

Orígenes funcionales: Indica el cargo o la función

administrativa, la acción que ejecuta una persona o
corporación en el desempeño de un programa (firma y
cargo del responsable).

Fecha y lugar de producción: Indica dónde y

cuándo fueron producidos los documentos.

Contenido sustantivo: Se refiere al asunto o tema

que trata una unidad documental.
 Caracteres de los
Documentos de Archivo
Caracteres Externos:

Clase: Textual, no textual.

Tipo: Se refiere a la especie documental, que

revela tanto el contenido como la estructura física
del documento: carta, memorando, circular,
informe, acta.

Forma: Original o copia.

Formato: Unidad archivable, expediente legajo,

libro.

Cantidad: 1, 2, 3, 4… Ejemplares.
 Características de los
documentos de archivo
Carácter Seriado: son el resultado de acciones
repetitivas determinadas por funciones
específicas. Se producen uno a uno y en un orden
natural.

Carácter de Unicidad: los documentos de

archivo se distinguen también porque son únicos,
no están publicados, ni se manifiestan en
ejemplares múltiples.

Carácter de Objetividad: los documentos de

archivo no son elaborados para la posteridad.
Registran hechos del acontecer inmediato, no
comportan elementos de crítica subjetivos o
valorativos.
 Importancia de los
Documentos de Archivo
Los documentos son importantes porque:

Permiten la comunicación humana.

Son un medio de información.

Constituyen un medio probatorio.

Dejan constancia de las gestiones

administrativas.

Apoyan la toma de decisiones administrativas.

Son testimonio del acontecer cotidiano.

 Tipos de documentos de
archivo

Correspondencia Comercial: cartas,

memorandos, circulares, telegramas.

Documentos especiales: actas, informes,

certificados, constancias, escrituras.

Documentos contables: cotizaciones, pedidos,

remisiones, facturas, cheques, letras, pagarés.

Documentos legales: decretos, leyes,

resoluciones, hojas de vida, solicitudes de
empleo.
 CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.
 Ciclo Vital de los Documentos de
Archivo
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO
Documentación Documentación Documentación
Activa Semi-activa Inactiva

Valores
Valores secundarios
Primarios

Administrativo Histórico
Legal Cultural
Fiscal Investigación
Contable Científico
Técnico
 Ciclo Vital de los Documentos
de Archivo
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el

funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando
su consulta ha disminuido.

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo

central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión
del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.
 Ciclo Vital de los
Documentos de Archivo

Valor primario: Cualidad inmediata

que adquieren los documentos desde que
se producen o se reciben hasta que
cumplen sus fines administrativo,
fiscales, legales y/o contables.

Valor permanente o secundario:

Cualidad atribuida a aquellos
documentos que, por su importancia
histórica, científica y cultural, deben
conservarse en un archivo.
GRACIAS