Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Guia Manual PDF
Guia Manual PDF
JUNIO 2004
SECRETARA DE SALUD
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y
FINANZAS
DIRECCCIN GENERAL DE PROGRAMACIN,
ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
DIRECCIN DE DISEO Y DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
PRIMERA IMPRESIN
ISBN 970-721-
QUEDA PERMITIDA LA REPRODUCCIN TOTAL
O PARCIAL DEL PRESENTE DOCUMENTO, Y SU
DISTRIBUCIN NO DEBER SER LUCRATIVA,
PUEDE UTILIZARSE COMO MATERIAL DE
APOYO DENTRO Y FUERA DE LA INSTITUCIN
A LA QUE PERTENECE SIEMPRE QUE SE
MENCIONE SU PROCEDENCIA
NDICE
HOJA
INTRODUCCIN 2
A. Naturaleza 4
B. Elementos que integran al manual 5
A. Elementos bsicos 6
B. Identificacin de los procedimientos 7
VI GLOSARIO 29
1
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
INTRODUCCIN
La presente Gua Tcnica, integra los diferentes elementos, criterios, mtodos e incluye la
informacin bsica que el personal responsable de la elaboracin de manuales de
procedimientos necesita; est estructurada en dos apartados donde la primera parte se refiere a
los aspectos generales para la elaboracin de manuales de procedimientos y la segunda, a los
aspectos especficos del Manual; se encuentra integrada de manera lgica y secuencial en seis
captulos y anexos.
Por otra parte, cabe resaltar que sta gua presenta modificaciones tanto de forma como de
fondo, enfocadas para ayudar a las unidades administrativas en la formulacin de su manual
conforme a los requisitos establecidos por la Norma ISO 9001:2000. Asimismo, de acuerdo con
las disposiciones del Comit de Mejora Regulatoria Interna (COMERI) de esta Dependencia, la
Gua fue sometida a revisin y aprobaba en el pleno del COMERI, el pasado 11 de mayo de
2004.
2
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Con base en las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior de la Secretara de Salud, la
Subsecretara de Administracin y Finanzas a travs de su Direccin General de Programacin,
Organizacin y Presupuesto, actualiz la Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de
Procedimientos, en la que establece los siguientes lineamientos:
- Los manuales debern elaborarse de acuerdo con los lineamientos y formatos contenidos en
el presente documento, estableciendo los mecanismos necesarios que propicien la mejora de
los procesos de la Institucin, a travs de la eficiencia de los procedimientos de operacin.
- Mantener la interrelacin e identificacin de los procedimientos con la estructura orgnica
vigente y autorizada por la Secretara de Salud a travs de la Subsecretara de Administracin
y Finanzas, as como lo establecido en el Manual de Organizacin.
- En la elaboracin de los respectivos manuales, debe existir plena congruencia entre stos y
las funciones asignadas a las unidades administrativas de que se trate.
- El Manual deber contener las polticas, normas y actividades a realizar por la unidad
administrativa para contribuir al cumplimiento de sus objetivos establecidos y de las polticas y
prioridades de la Secretara de Salud.
- Los procedimientos deben dar una proyeccin general de forma sistemtica y dinmica de las
actividades y secuencia en que se desarrollan; lo anterior deber reflejar de forma lgica las
actividades que integran al proceso.
- Debern describirse los canales de comunicacin, los mecanismos y medios utilizados (oficios,
memoranda, formatos e instructivos), para el trmite de los asuntos respectivos, as como los
sistemas para obtener el resultado final correspondiente.
- Las funciones genricas debern dar origen mnimo a un procedimiento, sin que esto invalide
la ocurrencia de ms funciones en las diversas etapas de su ejecucin.
- Los manuales de procedimientos sern analizados y dictaminados a travs de verificar la
congruencia entre la estructura, funciones y actividades pertinentes para el desarrollo
administrativo de la unidad; la elaboracin de dichos manuales, estar apoyada con la
asesora proporcionada por la Direccin General de Programacin, Organizacin y
Presupuesto a travs de la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional.
- La unidad administrativa deber enviar el soporte magntico y tres ejemplares impresos que
sern validados tcnicamente por la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional y
distribuidos al Comit de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), a la DGPOP y a la unidad
administrativa.
- A partir de la autorizacin y registro del manual de procedimientos, ser responsabilidad de la
unidad administrativa la difusin, implantacin y la actualizacin permanente de dicho
instrumento.
3
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
A. Naturaleza
Es por ello, que se considera tambin como un instrumento imprescindible para guiar y conducir
en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo
ello con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trmites que
realiza el usuario, con relacin a los servicios que se le proporcionan.
En este sentido, se pretende que la estructuracin adecuada del manual, refleje fielmente las
actividades especficas que se llevan a cabo, as como los medios utilizados para la
consecucin de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecucin, seguimiento y evaluacin del
desempeo organizacional. ste debe constituirse en un instrumento gil que apoye el proceso
de actualizacin y mejora, mediante la simplificacin de los procedimientos que permitan el
desempeo adecuado y eficiente de las funciones asignadas.
4
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Portada
ndice
Introduccin
Marco Jurdico
Propsito
Alcance
Diagrama de flujo
Documentos de Referencia
Registros
Glosario
Anexos
5
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
A. Elementos bsicos
Definen la naturaleza del proceso y procedimientos de la unidad administrativa. Entre stos
destacan por su importancia: el diagnstico de la unidad, la estructura orgnica y el manual de
organizacin.
Diagnstico
El diagnstico permite determinar en forma objetiva la dinmica y caractersticas actuales del
proceso de ejecucin de las funciones; a travs de ste, podrn detectarse los aspectos
relevantes y las deficiencias o desviaciones en el desarrollo de las acciones, sus causas y
tendencias, as como su incidencia en el mbito del control interno de la organizacin.
Estructura orgnica
Es la disposicin sistemtica de los rganos que integran una unidad, conforme a criterios de
jerarqua y especializacin, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los
niveles jerrquicos y sus relaciones de dependencia. El anlisis de la estructura orgnica
autorizada permitir conocer las reas que integran la unidad administrativa y los tramos de
control de su sistema organizacional.
Manual de organizacin
Documento que contiene informacin detallada referente al directorio administrativo,
antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura y funciones de las unidades administrativas
que integran la institucin, sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin; asimismo, contiene organigramas
que describen en forma grfica la estructura de organizacin. La revisin del manual de
organizacin autorizado permitir identificar las funciones y objetivos de la unidad administrativa
con base en el Reglamento Interior de la Secretara de Salud.
6
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
7
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Objetivo:
Definir los productos, resultados o servicios que se esperan obtener, mediante el ejercicio de las
funciones asignadas a la unidad administrativa.
(6)
(3) (4) (5) (7)
PRODUCTO
No. FUNCIONES RGANOS QUE INTERVIENEN PROCEDIMIENTOS
ESPERADO
1 Intervenir en la integracin - Secretara de Hacienda y Crdito Lineamientos Interpretar la
de las propuestas de Pblico para la normatividad y emitir los
modificacin estructural que - Direccin General de Programacin, presentacin de lineamientos sobre
presenten las unidades Organizacin y Presupuesto Propuestas de propuestas de
administrativas y rganos - Direccin de Diseo y Desarrollo Modificacin modificacin estructural.
desconcentrados de la Organizacional Estructural
Secretara y de las - Subdireccin de Anlisis y Diseo
entidades agrupadas Organizacional
administrativamente en el - Departamento de Anlisis
sector para su autorizacin. Organizacional
- Subdireccin de Dictaminacin
- Departamento de Dictaminacin de
Estructuras Orgnicas
2 -
3 -
Instructivo de llenado
El cuadro anterior, esta constituido por diez variables que en su conjunto permiten analizar el
desarrollo funcional de la organizacin y definir sus procedimientos de operacin. Este ejemplo,
fue elaborado por la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto.
8
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
9
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Objetivo:
Determinar que los procedimientos identificados, sean congruentes con las funciones asignadas
a la unidad administrativa.
Instructivo de llenado
En el punto Nm. 1 se debe anotar la denominacin oficial, asignada a la unidad, de
acuerdo con el organigrama y el cuadro comparativo de unidades administrativas y puestos
homlogos entre estructura orgnica vigente y autorizada, por la Subsecretara de
Administracin y Finanzas y registrados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la
Secretara de la Funcin Pblica.
En el punto Nm. 2 se debe anotar el nmero de hoja correspondiente con relacin al total
que se elabore de la misma, con el propsito de llevar un control de stas.
En el punto Nm. 3 se contemplan las funciones genricas, analizadas en el cuadro anterior
(cuadro analtico funcional para la identificacin de procedimientos).
En el punto Nm. 4, se anotan los procedimientos identificados en el inciso 7 del formato
A1.
Identificada la informacin anterior, deber anotarse en su interseccin las asociaciones
entre la funcin y el procedimiento respectivo, con el propsito de validar los procedimientos
y cumplir con la totalidad de las funciones (punto de encuentro de los Nms. 3 y 4)
10
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
11
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Objetivo:
Determinar que los procedimientos identificados, sean congruentes con las denominaciones de
la estructura autorizada a la unidad administrativa correspondiente.
Instructivo de llenado
En el punto Nm.1 corresponde a la identificacin de la unidad en estudio por lo que se
debe anotar la denominacin oficial asignada a la unidad, de acuerdo con el organigrama y
el cuadro comparativo de unidades administrativas y puestos homlogos entre estructura
orgnica vigente y autorizada, por la Subsecretara de Administracin y Finanzas y
registrados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin
Pblica.
En el punto Nm. 2 se debe anotar el nmero de hoja correspondiente con relacin al total
que se elabore de la misma, con el propsito de llevar un control de stas.
En el punto Nms. 3 y 4 se anota la relacin que existe entre la estructura y los
procedimientos (de igual forma que el formato Nm. A2). Es importante destacar, que en la
estructura se deben describir todos los rganos de lnea, conservando en la relacin de
estas reas al menos un procedimiento.
Respecto a los nmeros 5, 6 y 7, ver la indicacin del formato Nm. A1, en los nmeros 8,
9, y 10.
12
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Objetivo:
Determinar los elementos generales que constituirn los procedimientos.
Instructivo de llenado
En el punto Nm. 1 corresponde a la identificacin de la unidad en estudio, se debe anotar
la denominacin oficial, asignada a la unidad, de acuerdo con el organograma y el cuadro
comparativo de unidades administrativas y puestos homlogos entre estructura orgnica
vigente y autorizada, por la Subsecretara de Administracin y Finanzas y registrados por la
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin Pblica.
En el punto Nm. 2 se debe anotar el nmero de hoja correspondiente con relacin al total
que se elabore de la misma, con el propsito de llevar un control de stas.
En el punto Nm. 3 Procedimientos, est integrada por 2 variables: 3.1, en el que se
anota convencionalmente el nmero que corresponda al procedimiento designado, ese
nmero es permanente y con este quedar etiquetado; y la columna 3.2, que corresponde al
nombre o denominacin del procedimiento, tal como aparecen en los cuadros anteriores.
En el punto Nm. 4 se debe anotar el propsito intrnseco que se pretende alcanzar con la
implantacin del procedimiento.
En el punto Nm. 5 establece la naturaleza funcional del procedimiento, en la cual se debe
anotar la caracterstica correspondiente de acuerdo a la siguiente clasificacin.
13
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
14
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Objetivo:
Establecer las actividades y elementos para el desarrollo de cada procedimiento.
(1) PROCEDIMIENTO: Interpretar la normatividad y emitir los lineamientos sobre las propuestas de
modificacin estructural
(2) HOJA____ DE ____
Instructivo de llenado
15
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
16
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Los apartados anteriores han tenido por objeto presentar en una forma convencional y sencilla
el marco conceptual y metodolgico de los elementos fundamentales, criterios y estructura para
la identificacin y diseo de los procedimientos de operacin de cualquier unidad administrativa.
El documento debe elaborarse en hojas de papel bond tamao carta forma francesa, la captura
del documento debe realizarse en sistema de cmputo, si se cuenta con l, utilizando el tipo de
letra Arial 11. En caso contrario deber cuidarse la homogeneidad en su elaboracin.
El diagrama de flujo podr realizarse en el paquete que ms se adapte a las posibilidades del
rea que lo elabora, cuidando y respetando la simbologa que se establece en el captulo
correspondiente de este documento. Se recomienda Microsoft Word para textos y diagramas de
flujo.
17
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
CAMBIOS EN ESTA
DE PROCEDIMIENTOS VERSIN
GLOSARIO DE
TRMINOS
REGISTROS
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIN DEL
PROCEDIMIENTO
POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
ALCANCE
PROPSITO
DENOMINACIN DEL
SEGUNDO
PROCEDIMIENTO
ANEXOS
CAMBIOS EN ESTA
VERSIN
GLOSARIO DE
TRMINOS
REGISTROS
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIN DEL
PROCEDIMIENTO
POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
ALCANCE
PROPSITO
DENOMINACIN DEL
PRIMER PROCEDIMIENTO
MARCO JURDICO
INTRODUCCIN
NDICE
PORTADA
18
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
PORTADA
Denominada tambin pasta o cartula, deber disearse en cartulina bristol blanca, en las
medidas convencionales del tamao carta.
La portada no deber llevar ningn adorno que sobresalga como son: lneas de colores, fondo
de color, etc., que rompa con la originalidad del documento.
NDICE
En ste rubro se deber describir la relacin que especifique de manera sinttica y ordenada,
los captulos o apartados que constituyen la estructura del manual, as como el nmero de hoja
en que se encuentra ubicado cada uno de estos.
INTRODUCCIN
Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y
de los fines y propsitos que se pretenden cumplir a travs de el.
19
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
MARCO JURDICO
Constituye el fundamento, legal que faculta a una determinada unidad administrativa para
establecer y operar mecanismos, procedimientos y sistemas administrativos con la normatividad
vigente, congruente con la naturaleza propia del manual en el mbito de su competencia.
En el caso de circulares y oficios, se anotar el nmero de folio, asunto, nombre del rea
responsable de su emisin y su fecha de expedicin.
20
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
RECUADRO DE IDENTIFICACIN
(b) (f)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (e) Cdigo: (Cundo aplique)
(c) Logotipo de la (g)
Nombre del rea Unidad Rev. X
(d) (Cuando aplique) (h)
# .- Procedimiento para ... Hoja: X de X
Este recuadro se situar como encabezado en las pginas del documento, y se integra por los
siguientes elementos:
a) Debe plasmarse el logotipo de la Dependencia.
b) Nombre del Documento: Se escribir MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
c) Nombre del rea: Se escribir la denominacin del rea encargada de la elaboracin del
procedimiento; por lo general es nivel de Direccin de rea.
d) Nombre y nmero del procedimiento: Se deber escribir 1.- Procedimiento para....
e) En caso que la unidad tenga logotipo propio, ste podr situarse en esta columna. Es caso
de que no exista se deber ajustar el recuadro de identificacin.
f) El cdigo es la secuencia de literales y nmeros asignados consecutivamente, su
integracin es responsabilidad de la unidad administrativa. Este apartado es requerido por la
Norma ISO 9000:2000 para el control de documentos.
g) Se escribir literal A cuando se trate de borrador, y a partir de la primera autorizacin se
debe anotar 0, 1 para la segunda y as consecutivamente.
h) Se anotar el nmero consecutivo de las hojas utilizadas en al Manual de Procedimientos,
as como el nmero total de stas.
CONTROL DE EMISIN
(a) Elabor: (b) Revis: (c) Autoriz:
Nombre
Firma
Fecha
Este recuadro se situar al pie de todas las hojas del documento. Se compone de los siguientes
apartados:
a) Elabor: persona que haya elaborado el documento. Cualquier persona de la unidad
administrativa podr elaborarlo.
b) Revis: persona responsable del rea, jefe de departamento, subdirector de rea, o director
de rea.
c) Autoriz: persona que aprueba y autoriza el documento, y podr ser el Director de rea o
Director General.
21
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Corresponde al nmero progresivo y ttulo o nombre del procedimiento asignado en el punto del
3.2 cuadro nmero A4. Estructuracin de los Procedimientos. Este formato deber ser llenado
para cada uno de los procedimientos, y servir como separador de los mismos, deber
escribirse el nombre y nmero del procedimiento, que ser el mismo que aparece en el ndice.
1.0 PROPSITO
Es la condicin o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido con la aplicacin
del procedimiento, y que refleja el valor o beneficio que obtiene el usuario. El propsito debe
redactarse en forma breve y concisa; se especificar los resultados o condiciones que desean
lograr, e iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, se evitar utilizar gerundios y
adjetivos calificativos.
2.0.-ALCANCE
22
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Es la narracin cronolgica y secuencial de cada una de las actividades que debern agruparse
en etapas, y que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando quin, qu, cmo,
dnde y cundo se hace, a travs de la narrativa de las etapas que constituyen las diferentes
fases del procedimiento.
Nota: Esta informacin corresponde a la descripcin sealada en la punto 3.3 del cuadro A5
Identificacin y Anlisis de Actividades.
23
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
24
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
25
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
5. A semejanza del inicio la conclusin del procedimiento debe simbolizarse mediante una
lnea direccional y una elipse en el extremo, en cuyo espacio se anotar la frase FIN
TRMINO.
26
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
7.0 REGISTROS
Documentos o elementos que servirn de evidencia de la relacin de nuestras actividades. Se
deben relacionar los formatos que sirven de evidencia, describiendo brevemente su aplicacin,
interpretacin y uso:
CDIGO DE
TIEMPO DE RESPONSABLE DE REGISTRO O
REGISTRO
CONSERVACIN CONSERVARLO IDENTIFICACIN
NICA
(a) (b) (c) (d)
8.0 GLOSARIO
Consiste en la definicin de la terminologa tcnica utilizada en el texto del documento. El
glosario, presentado por orden alfabtico, proporciona elementos para una adecuada
comprensin del mismo, facilitando su consulta, deber presentarse en cada procedimiento.
27
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
10.0 ANEXOS
Documentos que nos sirven como complemento para la aplicacin del procedimiento, y que se
utilizan o generan durante las actividades del procedimiento.
28
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos
Cdigo: (Cuando
Logotipo de la Aplique)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad (Cuando
Aplique) Rev. X
Hoja: X de X
CONTROL DE EMISIN
Nombre
Firma
Fecha
SECRETARIA DE SALUD
JUNIO, 2004
Cdigo: (Cuando
Logotipo de la Aplique)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad (Cuando
Aplique) Rev. X
Hoja: X de X
NDICE
HOJA
INTRODUCCIN X
III.- PROCEDIMIENTOS
CONTROL DE EMISIN
Nombre
Firma
Fecha
Cdigo: (Cuando
Logotipo de la Aplique)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad (Cuando
Aplique) Rev. X
Hoja: X de X
INTRODUCCIN
El presente manual integra los procedimientos para el ejercicio de las funciones asignadas a
sta Direccin General...
Establecer las polticas, normas y mecanismos para el desarrollo de las actividades de las
diferentes reas que conforman la Direccin General de Programacin, Organizacin y
Presupuesto, bajo los criterios de la reingeniera de procesos.
CONTROL DE EMISIN
Nombre
Firma
Fecha
Cdigo: (Cuando
Logotipo de la Aplique)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad (Cuando
Aplique) Rev. X
Hoja: X de X
LEYES
CONTROL DE EMISIN
Nombre
Firma
Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Cdigo: (Cuando
Logotipo de la Aplique)
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Unidad (Cuando
Aplique) Rev. X
1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los
lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural
Hoja: X de X
CONTROL DE EMISIN
Nombre
Firma
Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Cdigo: (Cuando
Logotipo de la Aplique)
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Unidad (Cuando
Aplique) Rev. X
1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los
lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural
Hoja: X de X
1.0 Propsito
1.1 Establecer los lineamientos para la presentacin de las Propuestas de Modificacin Estructural
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a las Subdirecciones de Desarrollo Organizacional y
Dictaminacin
2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a las unidades responsables de la Secretara de
Salud para que elaboren sus Propuestas de Modificacin Estructural
3.1 Los Lineamientos para las Propuestas de Modificacin Estructuras sern elaborados conforme a
la normatividad enviada por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y Secretara de la
Funcin Pblica.
3.2 Los Lineamientos debern ser emitidos a travs de la Direccin General de Programacin,
Organizacin y Presupuesto.
3.3 La Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto a travs de la Direccin de
Diseo y Desarrollo Organizacional es la nica facultada para la adecuacin y emisin de los
Lineamientos para la elaboracin de las Propuestas de Modificacin Estructural.
3.4 Los Lineamientos debern ser emitidos y difundidos de manera oficial en un plazo no mayor a 20
das hbiles posteriores a la recepcin de la Normatividad emitida por parte de las instancias
globalizadoras.
CONTROL DE EMISIN
Nombre
Firma
Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Cdigo: (Cuando
Logotipo de la Aplique)
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Unidad (Cuando
Aplique) Rev. X
1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los
lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural
Hoja: X de X
5.0 Recepcin y
5.1 Analizan la normatividad y la adecuan para Departamentos de
anlisis de
integrar los Lineamientos para la presentacin de Anlisis Organizacional y
normatividad y
las Propuestas de Modificacin Estructural. de Dictaminacin de
emisin de
Lineamientos y oficios Estructuras
Lineamientos
CONTROL DE EMISIN
Nombre
Firma
Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Cdigo: (Cuando
Logotipo de la Aplique)
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Unidad (Cuando
Aplique) Rev. X
1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los
lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural
Hoja: X de X
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
8.0 Recepcin de 8.1 Recibe oficios firmados para la difusin de los Subdirecciones de
oficios firmados y Lineamientos a las unidades responsables Anlisis y Diseo
visto bueno de Lineamientos Organizacional y de
Lineamientos Oficios firmados Dictaminacin
9.1 Las unidades responsables reciben en forma
oficial los Lineamientos para la presentacin de las
9.0 Recepcin de Propuestas de Modificacin Estructural Unidades Responsables.
Lineamientos
Lineamientos / oficio
TERMINA PROCEDIMIENTO
CONTROL DE EMISIN
Nombre
Firma
Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Cdigo: (Cuando
Logotipo de la Aplique)
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Unidad (Cuando
Aplique) Rev. X
1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los
lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural
Hoja: X de X
INICIO
1
|
Emisin de
normatividad
2
Normatividad
Recepcin de
normatividad
turno a
Normatividad 3
Recepcin de
Oficios Normatividad y
Circulares turno
4
Recepcin, de
Normatividad
normatividad
Oficios
Circulares 5
Normatividad
Recepcin,
anlisis y emisin
Oficios de Lineamientos
Circulares
Lineamientos
6
Oficios
Recepcin y
verificacin de
lineamientos
Lineamientos
Oficios
Procede No
5
Si
Envo a Direccin
General de
Programacin,
Organizacin y
Presupuesto para
Vo. Bo.
Lineamientos
CONTROL DE EMISIN
Nombre
Firma
Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Cdigo: (Cuando
Logotipo de la Aplique)
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Unidad (Cuando
Aplique) Rev. X
1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los
lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural
Hoja: X de X
Departamentos de Anlisis
Direccin General de Direccin de Diseo y Subdirecciones de Anlisis Unidades Responsables
SHCP / SFP Organizacional y
Programacin, Organizacin Desarrollo y Diseo Organizacional y
Dictaminacin de
y Presupuesto Organizacional Dictaminacin
Estructuras Orgnicas
7
Recepcin de
Lineamientos y
oficios
Lineamientos
Oficio Original
8
Recepcin y envo
de Lineamientos a
unidades
responsables.
Lineamientos
Oficio Original
Recepcin de
Lineamientos
Lineamientos
Termino
CONTROL DE EMISIN
Nombre
Firma
Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Cdigo: (Cuando
Logotipo de la Aplique)
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Unidad (Cuando
Aplique) Rev. X
1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los
lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural
Hoja: X de X
7.0 Registros
8.0 Glosario
8.1 Propuesta de Modificacin Estructural: Documento que integra los elementos necesarios para la
modificacin de una estructura orgnica, y que es analizado y dictaminado por la Direccin General
de Programacin, Organizacin y Presupuesto, autorizado por la Subsecretara de Administracin y
Finanzas y registrado por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin
Pblica.
8.2 Lineamientos: Documento normativo emitido por la Direccin General de Programacin,
Organizacin y Presupuesto que sirve como gua a las unidades responsables para la presentacin
de sus Propuestas de Modificacin Estructural.
CONTROL DE EMISIN
Nombre
Firma
Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Cdigo: (Cuando
Logotipo de la Aplique)
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
Unidad (Cuando
Aplique) Rev. X
1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los
lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural
Hoja: X de X
10.0 Anexos
10.1 No Aplica
CONTROL DE EMISIN
Nombre
Firma
Fecha
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACINY FINANZAS
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMIACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
(6) PRODUCTO
(3) No. (4) FUNCIONES (5) RGANOS QUE INTERVIENEN (7) PROCEDIMIENTOS
ESPERADO
1 -
2 -
3 -
4 -
5 -
6 -
(3)
FUNCIONES
(4)
PROCEDIMIENTOS
(3)
ESTRUC-
TURA
(4)
PROCEDI-
MIENTOS
(1) PROCEDIMIENTO: Interpretar la normatividad y emitir los lineamientos sobre las propuestas de modificacin estructural
(2) HOJA____ DE ____
Vl. GLOSARIO
ACTIVIDAD.- Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma
unidad administrativa, como parte de una funcin asignada.
ACTIVIDADES PRODUCTIVAS.- Son aquellas intrnsecas y esenciales para la ejecucin del
procedimiento que permiten con su desarrollo el logro de los objetivos establecidos.
ACTIVIDADES DE TRNSITO.- A travs de stas se trasladan documentos, materiales,
equipos, etc., en diferentes reas de trabajo o en diversas unidades administrativas. Cabe
mencionar que este tipo de operaciones, tienen la caracterstica de incrementar los costos de
operacin y hacer lento el procedimiento.
ACTIVIDADES DE CONTROL.- Denominadas tambin de regulacin, son aquellas por medio
de las cuales se establecen controles dentro de las actividades del procedimiento, como pueden
ser: las revisiones o inspecciones, comprobaciones, aprobaciones, autorizaciones, etc.
ALTERNATIVA.- Constituye la posibilidad de elegir entre dos opciones viables para lograr las
metas y objetivos de un programa, considerando las polticas que normen el desarrollo global
de la organizacin.
ANLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus
caractersticas representativas as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con
el todo.
REAS DE REGULACIN Y CONTROL.- Son las encargadas de orientar, dirigir el desarrollo
de funciones relativas al proceso de planeacin y programacin de la operacin de la
institucin, as como, de aquellas referidas a la informacin estadstica, control y mejoramiento
administrativo.
REAS SUSTANTIVAS.- Son aquellas que desarrollan funciones derivadas directamente de
las atribuciones y objetivos encomendados a la institucin, mediante la produccin de bienes
y/o prestaciones de servicios para lo que estn facultadas y fueron constituidas.
ATRIBUCIN.- Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un
funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurdico o administrativo.
AUTORIDAD.- Facultad de mando conferida a una institucin o funcionario para que la ejerza
directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad formal; la
funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un mismo grupo de
trabajo, cada uno para funciones distintas y la lineal, que es facultad de mando que ejerce
exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo.
CADENA DE MANDO.- Es la relacin (jerarqua de autoridad) entre las unidades
administrativas que integran una estructura orgnica. Se extiende linealmente desde el rea del
Titular hasta nivel de Jefe de Departamento.
CARGA DE TRABAJO.- Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se
desarrollan en el desempeo de un cargo especfico y conforme a los requerimientos exigidos
para su ocupacin.
estudios y trabajos, as como aplicar las polticas, programas y normas establecidas que
coadyuven a alcanzar los objetivos institucionales determinados.
EVALUACIN.- Es la revisin detallada y sistemtica de un proyecto, plan u organismo en su
conjunto, con objeto de medir el grado de eficacia, eficiencia y congruencia con que est
operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos.
FUNCIN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los
objetivos de una institucin de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad
administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurdico - administrativas.
MANUAL.- Documento que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o
instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una organizacin.
MANUAL DE ORGANIZACIN.- Describe las funciones de cada una de las unidades de
mando que integra la estructura de una institucin y seala los puestos y la relacin que existe
entre ellas.
INCIDENCIA.- Es todo suceso que de alguna forma, afecta o modifica algo previsto.
INSTRUMENTO.- Es el recurso empleado para alcanzar un propsito.
MANUAL ADMINISTRATIVO.- Instrumento para documentar y sistematizar el funcionamiento
de una organizacin. Existen diversos tipos de manuales administrativos que pueden ser
clasificados en atencin a su rea de aplicacin, los manuales podran considerarse:
A) Macroadministrativos.- Los que se refieren al sector pblico en su conjunto, o a una
parte del mismo, siempre que involucren a varias dependencias o entidades. Ejemplo:
El Manual de Organizacin del Gobierno Federal.
B) Microadministrativos.- Los que se refieren a una sola dependencia o entidad, pueden
referirse a ella en forma global o, a alguna o algunas de las subunidades administrativas
que la conforman. Ejemplo: Los manuales de organizacin de cada una de las
dependencias del Ejecutivo Federal.
De acuerdo a su contenido, los manuales administrativos pueden ser clasificados como
manuales de organizacin, de procedimientos, de objetivos y polticas, de contenido mltiple o
de puestos, entre otros.
NORMA.- Ordenamiento imperativo y especfico de accin que persigue un fin determinado,
con la caracterstica de ser rgido en su aplicacin.
Regla de conducta o precepto que regula la interaccin de los individuos en una organizacin,
as como la actividad de una unidad administrativa o de toda una institucin. Generalmente la
norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen.
NIVEL JERRQUICO.- Divisin de la estructura orgnica administrativa para asignar un grado
determinado a las unidades internas que les define el rango o autoridad y responsabilidad,
independientemente de la clase de funcin que se les encomiende realizar.
DIRECTORIO
Grupo Tcnico