UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

DISEO DE UN MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE TORNILLOS

TESIS PRESENTADA A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS POR

JOS OSWALDO CHOY AJSIVINAC

Previo a conferrsele el ttulo de

CONTADOR PBLICO Y AUDITOR

En el grado acadmico de

LICENCIADO

Guatemala, noviembre de 2012

MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

DECANO SECRETARIO VOCAL 1 VOCAL 2 VOCAL 3 VOCAL 4 VOCAL 5

Lic. Jos Rolando Secaida Morales Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales Lic. M.Sc. Albaro Joel Girn Barahona Lic. Carlos Alberto Hernndez Glvez Lic. Juan Antonio Gmez Monterroso P.C. Oliver Augusto Carrera Leal P.C. Walter Obdulio Chigichn Boror

PROFESIONALES QUE REALIZARON LOS EXMENES DE REAS PRCTICAS BSICAS

REA DE MATEMTICA-ESTADSTICA REA DE CONTABILIDAD REA DE AUDITORA

Lic. Felipe Hernndez Sincal Lic. Guillermo Javier Cuyn Gonzlez Lic. Salvador Giovanni Garrido Valdz

PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXAMEN PRIVADO DE TESIS

PRESIDENTE SECRETARIO EXAMINADOR

Lic. Sergio Arturo Sosa Rivas Lic. Enma Yolanda Chacn Ordez Lic. Jorge Alberto Trujillo Corzo

DEDICATORIA A mi Padre Celestial: Dios hermoso y Todopoderoso, por haberme dado sabidura, inteligencia, fuerzas y todas aquellas bendiciones sin las cuales no hubiera sido posible culminar exitosamente una etapa ms de mi vida. Yeni, mi amor lindo, la ayuda idnea que Dios me ha dado, por su amor, apoyo y comprensin. Rafael Choy Esquit y Alejandra Ajsivinac Miculax de Choy, por todo lo que me han brindado a lo largo de mi vida, sobre todo amor, esfuerzo y apoyo incondicional. Ester Abigal, como un ejemplo de esfuerzo, paciencia, perseverancia y dedicacin hacia el logro de los sueos. Carlos, Luisa y Carolina, por su apoyo y cario. Con mucho cario a Juan Fernando Ajsivinac. Emilio Ajsivinac (t) y ngela Miculax de Ajsivinac (t), Seferina Esquit (t), por su amor y sabios consejos. Especialmente a Mnica Molina, Lester, Erick, Marcio, Mauricio, Mnica Palencia, Mario Garca, Pedro, Giovanni, Guillermo y Blanca Iris Galindo; y a todas aquellas personas que, al igual que ellos, me han brindado su amistad y apoyo. Carlos y Sonia Luna, por transmitirme el mensaje de Dios que me ha motivado a luchar y a conquistar las metas que Dios ha preparado para mi vida. Por haber compartido conmigo sus conocimientos. Lic. Francisco Israel Ayala Morales y Lic. Hugo Oswaldo Rodrguez Andrade, sus consejos y orientacin han hecho que culmine exitosamente esta investigacin. La Universidad de San Carlos de Guatemala y a la Facultad de Ciencias Econmicas por haberme abierto sus puertas.

A mi esposa:

A mis padres:

A mi hija

A mis hermanos:

A mis abuelos:

A mis amigos:

A mis pastores:

A mis docentes: A mis asesores:

A:

El principio de la sabidura es el temor de Jehov. Proverbios 1:7

CONTENIDO

INTRODUCCIN

CAPTULO I EMPRESA COMERCIALIZADORA DE TORNILLOS 1.1. 1.2. Definicin. Clasificacin de la empresa.

1 1 1 1 1 3 4 5 5 6 7 7

1.2.1. Comerciales. 1.2.2. Industriales. 1.2.3. De servicios. 1.2.4. Por el origen del capital. 1.2.5. Segn las ventas. 1.2.6. Segn la magnitud de la empresa. 1.2.7. Criterio de constitucin legal. 1.3. Aspectos fiscales y legales.

CAPTULO II LA CONTABILIDAD 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 Definicin. Marco de referencia. Propsito de la contabilidad. Clasificacin de la contabilidad. Ciclo contable. Proceso de registro y clasificacin. Definicin de estados financieros. Clasificacin de los estados financieros. Principales estados financieros.

11 11 11 11 12 13 14 15 17 17 18 22

2.10 Control interno y sistemas contables.

CAPTULO III MANUALES DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS 3.1. 3.2. Antecedentes. Definicin de manual.

23 23 23 23 25 26 27 27 28 29 30 31 31 32

3.2.1. Manual de polticas. 3.2.2. Objetivos del manual de polticas. 3.2.3. Importancia del manual de polticas. 3.2.4. Ventajas del manual de polticas. 3.3. Manual de procedimientos.

3.3.1. Algunas definiciones de procedimiento. 3.3.2. Objetivos del manual de procedimientos. 3.3.3. Importancia del manual de procedimientos. 3.3.4. Ventajas y desventajas del manual de procedimientos. 3.4. Tecnologa de la informacin.

CAPTULO IV DIRECTRICES PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS 4.1. Proceso de elaboracin.

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34 34 34 35 35 36 36 37 39 39

4.1.1. Recopilacin de la informacin. 4.1.2. Procesamiento de la informacin. 4.1.3. Redaccin. 4.1.4. Elaboracin de grficas. 4.1.5. Formato, composicin y encabezados. 4.1.6. Revisin y aprobacin. 4.1.7. Distribucin y control. 4.1.8. Revisin.

CAPTULO V CASO PRCTICO DISEO DE UN MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE TORNILLOS 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9. Resea histrica de la empresa. Naturaleza de las operaciones. Organizacin administrativa. Constitucin legal de la empresa. Antecedentes. Organizacin del departamento de contabilidad. Nombramiento del contador general. Planeacin del proyecto. Informe de resultados.

41 41

41 41 41 42 44 45 45 47 50 61 65

5.10. Manual de polticas y procedimientos.

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

135 161 162

INTRODUCCIN La empresa sobre la cual se realiz la investigacin del trabajo de campo es El Sper Tornillo, S.A., se dedica a la comercializacin de productos nacionales e importados, siendo sus productos principales: tornillos, tuercas, clavos, remaches, remachadoras, en su mayora importados. A travs de los aos, la empresa ha ido creciendo y posicionndose en el mercado, esto por la excelencia y disponibilidad de productos, puntualidad en la entrega y facilidades de pago, lo que le ha permitido ganar prestigio.

El departamento de contabilidad est formado por un grupo de colaboradores altamente profesional, ya que la alta gerencia ha puesto cuidado en la seleccin y contratacin del personal que la conforma, pues sabe lo importante que es para la empresa este departamento, que tiene a su cargo el procesamiento de la informacin relacionada a las transacciones que realiza, cuyo resultado refleja la situacin financiera de la misma y que es la base para la toma de decisiones.

Los manuales de polticas y procedimientos son herramientas administrativas muy importantes, por medio de ellos se agrupan y ordenan las operaciones que son necesarias para llevar a cabo una actividad, sirven para dar direccin al esfuerzo del personal operativo. Debido a ello, es importante considerarlos en la

realizacin de las actividades diarias de la empresa.

El trabajo cuyo tema es Diseo de un manual de polticas y procedimientos contables de una empresa comercializadora de tornillos, fue desarrollado en cinco captulos.

En el captulo uno, se presenta una descripcin acerca de las empresas en general; es decir, las distintas clasificaciones por las cuales se pueden agrupar. Esta descripcin general, pretende ampliar la idea que se pueda tener acerca de las empresas, ya que habla de una gran diversidad de ellas, y as como es la i

diversidad de empresas, as o ms grande todava, son las distintas operaciones que se llevan a cabo en las mismas, por lo que es recomendable que dichas operaciones sean agrupadas y ordenadas por medio de manuales administrativos. Adems, se presenta informacin relativa a la empresa en la cual se desarroll el caso prctico, ya que en el diseo del manual, es importante conocer el ambiente de control, debido a que es precisamente ello lo que se va a agrupar y ordenar en los manuales. El conocimiento del negocio no se limita a los sistemas contables, el mismo comprende factores externos en los cuales se desarrolla el medio empresarial, tales como factores econmicos, polticos, industriales, as como factores internos que incluyen la estructura de la organizacin, las estrategias de la gerencia y los factores que afectan las operaciones significativas del negocio.

En el captulo dos, se desarrolla el tema de la contabilidad, el cual inicia con una definicin, luego se abarcan algunos temas relacionados, tales como el marco de referencia, propsito y clasificacin de la contabilidad; el ciclo contable, proceso de registro y clasificacin; adems, el tema de estados financieros, ya que proporcionan informacin para la toma de decisiones.

El captulo tres, abarca el tema de los manuales de polticas y procedimientos en general. Incluye varias definiciones de lo que es un manual administrativo, varias de ellas hacen referencia a que es un documento mediante el cual se agrupan sistemticamente instrucciones para ejecutar una actividad. Se definen temas

relacionados con manuales tales como, polticas, procedimientos, objetivos, importancia y ventajas de los manuales, sus posibilidades y limitaciones.

En el captulo cuatro, se presentan las directrices para la elaboracin de manuales de polticas y procedimientos en general, y aunque no hay un proceso plenamente establecido, se describen las que en la prctica comn intervienen en la elaboracin de los mismos, pudindose mencionar las siguientes: recopilacin y procesamiento de la informacin, redaccin, elaboracin de grficas, formato y composicin, revisin y aprobacin, distribucin y control y revisin. En el diseo ii

se aconseja tener cuidado, ya que si esta fase se efecta adecuadamente, los manuales pueden incrementar la eficiencia operativa, minimizar costos, ser una fuente permanente de informacin, facilitar su implementacin, en fin, pueden obtenerse muchas ventajas, pero, si no se disean con la responsabilidad y el cuidado necesarios pierden sus objetivos, y los mismos podran llegar a ser obsoletos. De ah que es recomendable que cada empresa cuente con un manual de polticas y procedimientos, pues con ellos se pueden minimizar las discusiones y malos entendidos en las operaciones, permitiendo adems, delegar

efectivamente, ya que al haber instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.

En el captulo cinco, se presenta el caso prctico, el manual de polticas y procedimientos para el departamento de contabilidad de la empresa El Sper Tornillo, S.A., en el diseo fueron utilizadas las directrices mencionadas en el captulo cuatro, mismas que fueron recopiladas durante el desarrollo y finalizacin de la presente investigacin, principalmente en cuanto al proceso de elaboracin que incluye: recopilacin y procesamiento de la informacin, redaccin, elaboracin de grficas, formato y composicin, revisin y aprobacin, distribucin y control y revisin.

Con el trabajo se cumple uno de los objetivos principales de este estudio, que es proporcionar al contador pblico y auditor una gua sobre los aspectos mnimos a considerar en el diseo de un manual de polticas y procedimientos para el departamento de contabilidad.

Al final se presentan las conclusiones y recomendaciones, as como la bibliografa que fue utilizada para llevar a cabo la investigacin.

iii

CAPTULO I

EMPRESA COMERCIALIZADORA DE TORNILLOS

1.1. DEFINICIN Es una organizacin o institucin dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios con fines lucrativos, el producto de sus actividades son bienes y servicios que ofrecen a las personas que estn en el entorno en que funcionan. (6:1)

1.2. CLASIFICACIN DE LA EMPRESA. Las empresas se pueden clasificar de distintas formas, para efecto de este trabajo se han clasificado de la siguiente forma:

Por la actividad: Comerciales Industriales De servicios

Por el origen del capital: Empresas pblicas gubernamentales Empresas privadas

Segn las ventas Segn la magnitud de la empresa Criterio de constitucin legal

1.2.1. Comerciales. Es la entidad dedicada a actividades mercantiles o de servicios que est constituida de acuerdo a requerimientos prcticos o legales, integrada por

recursos (humanos, econmicos, etc.) y que se vale de la administracin para lograr sus objetivos.

Es un elemento econmico social en el que se coordinan capital, trabajo y direccin, para comercializar bienes y servicios que respondan a las necesidades del medio humano en el que la propia empresa acta.

El Cdigo de Comercio de Guatemala, Decreto nmero 2-70 del Congreso de la Repblica de Guatemala, en su artculo 655 se refiere en los siguientes trminos: Se entiende por empresa mercantil al conjunto de trabajo, de elementos materiales y de valores incorpreos coordinados, para ofrecer al pblico con propsito de lucro y de manera sistemtica, bienes y servicios.

En este caso se entender como empresas comerciales mercantiles, aquellas que se dedican a la comercializacin de artculos de uso y consumo, para satisfacer necesidades bsicas.

Caractersticas de las empresas comerciales

La caracterstica bsica de las empresas comerciales indica, que su principal objeto es el ejercer en nombre propio y con fines de lucro la compra y venta de bienes y servicios.

La caracterstica principal de las empresas, para fines de informacin financiera, es que cuenten con un patrimonio identificable y separado de todos los dems patrimonios atribuidos a otras entidades.

Estas empresas deben cumplir con la regulacin bsica para funcionar dentro del pas; tales como estar inscritas ante la Superintendencia de Administracin Tributaria, el Registro Mercantil, observar lo relativo al 2

derecho de marcas, de autor y sobre todo cumplir con lo indicado en el Cdigo de Comercio para ser considerada como una sociedad mercantil.

Objetivos de las empresas comerciales

Estn determinados por la actividad econmica que realizan y la forma en que est compuesto su capital, por ejemplo, una empresa comercial tendr como objetivo primordial obtener lucro con la actividad que realiza, una empresa estatal, su objetivo principal es el de satisfacer las necesidades de la poblacin sin obtener utilidad con la prestacin de servicios o bien con la distribucin de productos o bienes. Para tratar de alcanzar sus objetivos, la empresa comercial obtiene del entorno los factores que emplean en la compra venta, tales como mercaderas, maquinaria y equipo, trabajadores, capital, etc.

1.2.2. Industriales. Primarias Llamadas as, debido a que estn directamente relacionadas con la explotacin de recursos naturales renovables como no renovables; dentro de este grupo se pueden mencionar las siguientes empresas: Extractivas: Tienen como nico fin explotar los diversos recursos naturales, como las mineras, pesqueras, madereras, petroleras, entre otros.

Agropecuarias: Este sector est constituido por dos actividades, la agrcola y la ganadera o pecuaria las cuales estn constituidas por una actividad primaria productora, la cual puede llevarse a cabo en la tierra o no y una actividad secundaria de elaboracin o transformacin que puede llevarse a cabo en cualquier otro lugar, en este sector tiene espacio la produccin de hortalizas, cereales, frutas, vias y ganadera. 3

La ganadera se refiere netamente a la actividad de criar animales o faenarlos para su posterior venta.

Silvcolas: stas tienen como fin explotar y cosechar los bosques nativos como plantaciones, regenerar y proteger los bosques, tanto como para recolectar sus productos como tambin realizar actividades de forestacin, plantacin, replante, conservacin de bosques y zonas forestadas.

Secundarias Son las que procesan materias primas que ya han tenido algn proceso industrial anterior. Dentro de esta clasificacin se agrupan las siguientes: Manufactureras: Son todas aquellas que tienen como fin elaborar o convertir materias primas, productos semi-elaborados y productos terminados, con la finalidad de negociarlos en el mercado nacional o internacional; por ejemplo: empresas que producen bienes de produccin, como maquinaria industrial, y empresas que producen bienes de consumo final, generalmente son stas las que adquieren la maquinaria industrial que producen las empresas de bienes de produccin. De Construccin: Son las que realizan obras pblicas y privadas, como la construccin de calles, carreteras, casas, edificios, etc.

1.2.3. De servicios. Es la empresa que satisface necesidades del pblico, en lo que a servicios se refiera, por ejemplo: correo, televisin, radiodifusin, reparaciones, telecomunicacin, etc. Dentro de estas empresas tambin se incluyen las empresas que prestan servicios financieros, y que se definen como 4

aquellas

que

realizan

una

actividad

prestadora

de

servicios

de

intermediacin relacionados con el mbito de generacin de valor a travs del dinero. Dentro de esta lnea se encuentran los bancos e instituciones financieras, la oferta y contratacin de seguros, las administradoras de fondos generales y para la vivienda.

1.2.4. Por el origen del capital. De acuerdo al origen de su capital y a quienes van dirigidas sus actividades, la empresa puede clasificarse en:

Empresas gubernamentales Son las empresas cuyo propietario es el Estado, stas pueden ser nacionales, municipales o de cualquier otro estrato administrativo, ya sea de un modo total o parcial; dentro de stas se pueden mencionar los diversos ministerios del gobierno, organismos y servicios del estado; en el caso de Guatemala se pueden mencionar algunos ejemplos como el Instituto Guatemalteco de Turismo (INGUAT), Banco de Guatemala (BANGUAT), Instituto Nacional de Cooperativas (INACOP), Empresa Municipal de Trnsito (EMETRA).

Empresas privadas Son las empresas que tienen la libertad de realizar determinada actividad econmica con el objeto de la satisfacer alguna necesidad de orden general o social y su fin es el lucro.

1.2.5. Segn las ventas. En trminos generales, se puede resumir a la empresa comercial como el intermediario entre el productor y el consumidor, siendo su principal actividad la compra- venta de productos terminados. Sin embargo, estas 5

empresas pueden clasificarse en otros tipos, atendiendo a la distribucin y ventas de los productos que comercializa, siendo los siguientes:

Mayoristas Son empresas que efectan ventas a gran escala y que distribuyen el producto a distribuidores (minoristas).

Minoristas o detallistas Son los que venden productos al menudeo o detalle, al consumidor final.

Comisionistas Se dedican a vender mercancas que los productores les dan a consignacin y por esta funcin perciben una ganancia o comisin.

Otras formas en las que se puede clasificar a la empresa comercial son las siguientes:

1.2.6. Segn la magnitud de la empresa. De acuerdo al tamao de la empresa se dice que sta puede ser pequea, mediana o grande. Para poder distinguir entre una y otra hay ciertos

criterios que permiten diferenciarlas y determinar qu tipo de empresa es. Entre los criterios que ms se utilizan para hacer tal distincin se pueden mencionar los que a continuacin se listan:

Capacidad financiera El tamao de la empresa se determina con base en el capital pagado.

Nmero de personal Este enfoque establece que una empresa pequea es aquella en la que hay menos de doscientos cincuenta empleados y mediana a la que tiene entre 6

los doscientos cincuenta y mil trabajadores; grande es la que tiene ms de mil trabajadores.

Produccin Este enfoque califica las empresas de acuerdo a su proceso productivo y capacidad de produccin.

Volumen de ventas Establece el tamao de la empresa con relacin al mercado que abarca de acuerdo al monto y volumen de sus ventas.

1.2.7. Criterio de constitucin legal. De acuerdo con el rgimen jurdico en que se constituya la empresa, segn el Cdigo de Comercio, stas pueden ser:

Sociedad colectiva Sociedad en comandita simple Sociedad de responsabilidad limitada Sociedad annima Sociedad en comandita por acciones

1.3.

ASPECTOS FISCALES Y LEGALES. El marco legal que encierra a la empresa est tipificado en el conjunto de normas existentes en el pas, dentro de stas prevalece la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala y debajo de sta una serie de reglamentos especficos. Desde la creacin de la empresa se ve

involucrado el Cdigo de Comercio, que tipifica que toda entidad mercantil, puede constituirse como persona individual o persona jurdica, quien debe

llevar sus registros contables basados en principios de contabilidad generalmente aceptados.

En el mbito laboral la empresa debe realizar contratos de trabajo y registrar en el libro de salarios los pagos efectuados a sus empleados en concepto de prestaciones laborales (sueldos, bonificaciones, vacaciones, etc.), esto lo establece el Cdigo de Trabajo decreto 1441 del Congreso de la Repblica de Guatemala y sus reformas. Relacionado al mbito laboral est el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), que regula al patrono en cuanto a su inscripcin y al pago del seguro social para sus empleados, la empresa est obligada a pagar la cuota patronal y retener del salario de sus empleados la cuota laboral, esto debe hacerlo

mensualmente.

Las compras y ventas estn relacionadas al Impuesto al Valor Agregado (IVA), el cual se declara mensualmente.

En resumen, la legislacin que le aplica a las empresas comerciales, son todas aquellas normas que regulan la actividad mercantil en Guatemala.

La legislacin ms general que afectan a las empresas comerciales en Guatemala, est contenida en los siguientes decretos emitidos por el Congreso de la Repblica de Guatemala:

Cdigo de Comercio. Decreto 2-70 y sus reformas. Contiene las normas legales que regulan las relaciones mercantiles; adems, tiene como objetivo impulsar la formacin de empresas al proporcionar un marco legal orientado a facilitar su organizacin.

Cdigo de Trabajo. Decreto 1441 y sus reformas. Establece las normas bsicas orientadas a regular la relacin entre el patrono y trabajador, establece los derechos, as como las obligaciones de ambas partes.

Cdigo Tributario. Decreto 6-91 y sus reformas. Unifica y uniforma procedimientos y disposiciones aplicables en forma general a los tributos, con el objeto de evitar contradiccin, repeticin y falta de tcnica legislativa en las leyes tributarias.

Ley del Impuesto Sobre la Renta. Decreto 26-92 y sus reformas. Grava los ingresos que obtengan las personas individuales o jurdicas que inviertan capital o trabajo dentro del territorio nacional. Esta ley establece diversas tarifas impositivas.

Ley del Impuesto al Valor Agregado. Decreto 27-92 y sus reformas. Establece una tarifa impositiva del 12% sobre las ventas de bienes muebles e inmuebles, prestacin de servicios, importaciones,

arrendamientos, y otras actividades menos habituales, las cuales se detallan en el artculo 3 de la misma; el perodo impositivo es mensual.

Ley del Impuesto de Solidaridad. Decreto 73-2008. Este impuesto se genera por la realizacin de actividades mercantiles o agropecuarias realizadas por personas (jurdicas o individuales) entes o patrimonios mencionados en el artculo 1; la tarifa impositiva es el 1% sobre la cuarta parte del monto total del activo neto o la cuarta parte de los ingresos brutos la que sea mayor; el perodo impositivo es trimestral, lo pagado por este impuesto, se podr acreditar a los pagos del impuesto sobre la renta, la forma de realizarlo se explica en artculo 11 de esta ley.

Ley del Impuesto Sobre Productos Financieros. Decreto 26-95. Establece una tarifa impositiva de 10% sobre los intereses de cualquier naturaleza obtenidos por las personas individuales o jurdicas que no estn sujetas a la fiscalizacin de la Superintendencia de Bancos; el perodo impositivo es mensual.

Ley del Impuesto nico Sobre Inmuebles. Decreto 15-98. Establece un impuesto sobre los bienes inmuebles; el artculo 11 presenta una tabla con las escalas y tarifas impositivas

correspondientes; el perodo impositivo de este impuesto es anual.

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CAPTULO II

LA CONTABILIDAD

2.1 DEFINICIN.

Es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuralmente informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables que la afectan, para facilitar a los interesados la toma de decisiones con relacin a la entidad econmica. (17:12)

2.2 MARCO DE REFERENCIA.

La contabilidad se debe registrar de acuerdo a un marco de referencia el cual puede ser para propsitos generales, diseado para satisfacer las necesidades comunes de informacin financiera de una amplia gama de usuarios, por ejemplo las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) o los principios de contabilidad generalmente aceptados de los Estados Unidos de Amrica (en ingls Generally Accepted Accounting Principles in the United States US GAAP).

El marco de referencia tambin puede referirse a ciertos lineamientos adoptados por la gerencia o el gobierno corporativo en la preparacin de los estados financieros, el cual es aceptable en vista de la naturaleza de la empresa y el objetivo de los estados financieros, o bien por requerimiento de la ley, por ejemplo, los estados financieros preparados con base a la ley del Impuesto Sobre Renta.

Lo importante es que la empresa registre su contabilidad de acuerdo a un marco de referencia especfico.

2.3 PROPSITO DE LA CONTABILIDAD.

Tiene como propsito fundamental, proporcionar informacin financiera sobre una entidad econmica. Quienes toman las decisiones utilizan la informacin financiera de la empresa para ayudarse en la planificacin y control de las actividades de la misma. La informacin financiera tambin es requerida por personas externas (acreedores, inversionistas potenciales, gobierno y el pblico) quienes han intercambiado dinero, productos o servicios a la empresa o quienes tienen algn inters en el negocio y son ellos quienes pueden servirse de informacin sobre su posicin financiera y los resultados de sus operaciones. La importancia del sistema contable de la empresa es desarrollar y comunicar esta informacin.

Los usuarios que generalmente utilizan la informacin contable son: Inversores: estn interesados en la informacin financiera debido a que les ayuda a determinar si deben comprar, vender o mantener sus participaciones; adems, a los accionistas les permite establecer la capacidad de la empresa para pagar dividendos. Los empleados y los sindicatos: utilizan la informacin financiera para evaluar la capacidad de la empresa para cumplir con la remuneracin salarial, negociar pagos y otros beneficios como cuidado de la salud, seguros, tiempo de vacaciones y prestaciones por retiro. Prestamistas: estn interesados en la informacin financiera ya que sta les permite determinar si el pago del prstamo y los intereses se efectuarn oportunamente.

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 Proveedores y acreedores comerciales: estn interesados en la informacin financiera, debido a que les permite establecer si recibirn al vencimiento, las cantidades adeudadas. Clientes: estn interesados en la informacin financiera, especialmente cuando se han efectuado negociaciones a largo plazo o dependen de la continuidad de la empresa, ya que les permite determinar si la misma estar en capacidad de cumplir con el abastecimiento de productos o con la prestacin de servicios. La administracin pblica: est interesada en la informacin financiera ya que las empresas la utilizan como base para la determinacin y pago de impuestos, la administracin pblica puede utilizar la informacin financiera para fijar polticas fiscales y preparar estadsticas tributarias y otras. Pblico en general: se interesa en la informacin financiera debido a que las empresas contribuyen a la actividad econmica de la localidad, sea como empleador, proveedor de bienes y servicios, como cliente, y sus estados financieros proveen la informacin acerca de la estabilidad y prosperidad de la misma.

2.4 CLASIFICACIN DE LA CONTABILIDAD.

Consideradas en forma enunciativa, no limitativa, la contabilidad puede clasificarse de la siguiente forma: Financiera: Es la tcnica utilizada para recolectar, registrar e interpretar las transacciones realizadas por la empresa, y que se prepara de acuerdo a un marco de referencia, por ejemplo las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Informacin 13

Financiera (NIIF), tiene como objetivo presentar la situacin financiera, el rendimiento y la posicin financiera de la empresa. Administrativa: Proporciona informacin que est enfocada a facilitar las funciones administrativas respecto a planeacin y control, as como la toma de decisiones de la administracin. Tributaria: Este proceso contable lo llevan a cabo las empresas privadas, provee informacin que tiene como objetivo el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa, el criterio utilizado para la preparacin de la informacin tiene como base las leyes tributarias. De costos: Da a conocer el costo de produccin, as como el costo de ventas de los artculos que produce y/o comercializa la empresa. sta, tambin debe ser preparada con base a un marco de referencia, ya que forma parte de la contabilidad financiera. Gubernamental: Es la tcnica que se utiliza para clasificar y registrar las operaciones derivadas de recursos financieros asignados a las instituciones de la administracin pblica, su objetivo principal es obtener e interpretar los resultados y la situacin financiera del patrimonio del estado.

2.5 CICLO CONTABLE.

Es el proceso mediante el cual se obtienen los estados financieros, el mismo incluye las siguientes actividades: reconocer, registrar y resumir la

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informacin contable, y despus de ello, el anlisis e interpretacin de los estados financieros obtenidos.

El ciclo contable inicia con el estado de situacin financiera del perodo anterior, ya que ste ser la base para el asiento de apertura del perodo corriente. Despus del inicio, se efectan las siguientes actividades:

Reconocer y analizar Recopilar, procesar y agrupar ordenadamente toda la informacin financiera relacionada al negocio, para analizarla y luego anotarlas en los registros contables.

Registrar y clasificar Asentar y ordenar en los registros permanentes toda la informacin necesaria que resulte de las transacciones diarias, para que puedan entenderse con facilidad.

Resumir e informar Ordenar la informacin registrada y clasificada en estados financieros que muestren la situacin financiera y las utilidades de la empresa de un perodo contable especfico.

2.6 PROCESO DE REGISTRO Y CLASIFICACIN.

2.6.1 Registro de las operaciones.

Es el proceso de clasificacin y asiento en los libros de contabilidad de las transacciones que resultan del giro de negocios de la empresa.

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Catlogo de cuentas Es el documento donde, ordenada y sistemticamente, se detallan todas las cuentas aplicables en la contabilidad, el mismo contiene los cdigos y nombres de las cuentas. El catlogo de cuentas facilita la clasificacin y asiento de las diferentes transacciones de la empresa.

Manual contable Es un documento que, adems del nmero y ttulo de las cuentas, describe exacta y detalladamente lo que se debe registrar en cada una de ellas, as como de lo que representa su saldo. Este manual sirve de referencia al registrar la informacin contable.

Mediante el conjunto del catlogo de cuentas y del manual de informacin ms detallado, se puede visualizar el sistema contable y determinar dnde deben ir las transacciones contables. Al haber dudas sobre cul es la cuenta que corresponde, debe consultarse el catlogo de cuentas, el manual, o ambos.

La cuenta Registra cada activo, pasivo, capital, ingreso y gasto, y se utiliza una cuenta por separado. Los aumentos o disminuciones provocados por los distintos componentes de una transaccin mercantil se registran en las cuentas. Cada cuenta tiene una seccin (columna) para anotar todos los cargos (aumentos) y otra seccin (columna) para registrar los abonos (disminuciones).

Los trminos cargo y abono no son ms que trminos indicativos y slo tienen significado de acuerdo con las reglas de la estructura contable. Se utilizan para indicar si la cuenta debe aumentarse o disminuirse, segn la clasificacin de la cuenta de que se trate.

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Partes de una partida contable El tipo de partida contable que se usa en los negocios tiene seis partes bsicas: Un ttulo, encabezado o nombre. Un nmero de cuenta. Una columna para la fecha. Una columna para cargos denominada debe. Una columna para abonos denominada haber. El saldo de la cuenta.

2.7 DEFINICIN DE ESTADOS FINANCIEROS.

Los estados financieros representan el medio a travs del cual los usuarios interesados obtienen informacin que les ayude a tener una idea concisa de la rentabilidad y la situacin financiera del negocio. Debido a que los estados financieros representan el resultado final del proceso contable, el usuario que adquiera una comprensin clara de su contenido y significado estar en favorable situacin para apreciar el propsito de los pasos anteriores de registro y clasificacin de las transacciones de la empresa.

Toda empresa, sin importar su naturaleza o clasificacin a la que pertenezca, necesita tener registros contables de sus transacciones, con la finalidad de producir informes que reflejen el resultado de la gestin y su situacin financiera a esa fecha.

2.8 CLASIFICACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Con base en la edicin 2010 del marco conceptual de las Normas Internacionales de Contabilidad, se puede hacer la siguiente clasificacin:

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Primarios Son los que presentan informacin financiera de la empresa, haciendo nfasis a:

La situacin financiera (presentado en el estado de situacin financiera). El rendimiento (presentado en el estado de resultados integral). La posicin financiera (presentado en el estado de cambios en el patrimonio).

En el inciso 2.9 se encuentra la definicin de cada uno de ellos.

Complementarios Son las notas y cuadros complementarios que se utilizan para ampliar la informacin que se presenta en los estados financieros primarios, en estas notas, tambin se puede suministrar informacin acerca de riesgos o incertidumbres que afectan a la empresa.

2.9 PRINCIPALES ESTADOS FINANCIEROS.

De acuerdo a la Norma Internacional de Contabilidad nmero uno Presentacin de estados financieros, un juego completo de estados financieros est formado por: Estado de situacin financiera. Estado de resultados integral. Estado de cambios en el patrimonio. Estado de flujo de efectivo. Notas, que incluyan un resumen de las polticas contables ms significativas y otra informacin explicativa. Un estado de situacin financiera al principio del perodo comparativo, cuando una entidad aplique una poltica contable retroactivamente o 18

realice una reexpresin retroactiva de partidas en sus estados financieros, o cuando reclasifique partidas en sus estados financieros.

Estado de situacin financiera Es emitido por la gran mayora de empresas aunque stas no tengan como fin el lucro y se conforma por los siguientes elementos: activos, pasivos y capital contable o patrimonio contable, este ltimo cuando se trata de empresas sin fines de lucro.

En este estado financiero se presentan los recursos con los que cuenta la empresa, lo que debe a sus acreedores y el capital aportado de los dueos a una fecha especfica.

En resumen, el estado de situacin financiera revela la informacin relativa a las decisiones de inversin (activos) y de financiamiento (pasivo y capital) que ha tomado la administracin.

Estado de resultados integral El estado de resultados es emitido por las empresas cuyo fin es el lucro y est integrado bsicamente por los siguientes elementos:

Ingresos, costos y gastos. Utilidad o prdida neta.

Resume los resultados de las transacciones de la empresa referentes a las cuentas de ingresos y gastos del periodo contable, para determinar si como resultado de la gestin obtuvo utilidades o prdidas. El resultado obtenido se debe reflejar posteriormente en la seccin de capital dentro del estado de situacin financiera.

19

El estado de actividades es emitido por las empresas cuyo fin no es el lucro y est integrado bsicamente por los siguientes elementos: ingresos, costos y gastos, y por el cambio neto en el patrimonio contable.

Estado de cambios en el patrimonio Es un estado financiero bsico que explica cmo se constituyen las cuentas que hacen variar al capital contable. Por ejemplo, los movimientos de

propietarios representan en su mayora incrementos o disminuciones del capital contable y, consecuentemente, de los activos netos de la empresa. Sin embargo, en ocasiones los activos netos no sufren cambios por ciertos movimientos de los propietarios, ya que slo se modifica la integracin del capital contable por traspasos entre el capital contribuido y el capital ganado.

Estado de flujo de efectivo En este estado financiero se incluyen las entradas y salidas de efectivo que gener la empresa durante el periodo contable o por un periodo menor si fuera necesario, para determinar el saldo o flujo neto de efectivo al final del mismo. Las entradas y salidas de efectivo se clasifican en actividades de operacin, inversin y financiamiento.

En resumen, el estado de flujo de efectivo determina el saldo final del efectivo que tiene una empresa al finalizar el periodo contable, lo cual indica el nivel de liquidez del negocio.

Notas a los estados financieros Estas notas tienen los objetivos siguientes:

Presentar informacin acerca de las bases para la elaboracin de los estados financieros, as como de las polticas contables empleadas.

20

Revelar

la

informacin

que,

siendo

requerida

por

las

Normas

Internacionales de Informacin Financiera (NIIF), no se presente en el estado de situacin financiera, en el estado de resultados integral, en el estado de cambios en el patrimonio neto o en el estado de flujo de efectivo.

Suministrar informacin adicional que no se haya incluido en el estado de situacin financiera, en el estado de resultados integral, en el estado de cambios en el patrimonio neto o en el estado de flujo de efectivo, y que sea relevante para la comprensin de alguno de ellos.

Las notas se presentarn en forma sistemtica. Cada partida del estado de situacin financiera, del estado de resultados, del estado de cambios en el patrimonio neto y del estado de flujo de efectivo contendr una referencia cruzada a la informacin correspondiente dentro de las notas, de ser necesario.

Con el fin de ayudar a los usuarios a comprender los estados financieros y compararlos con los presentados por otras entidades, las notas se presentarn en el siguiente orden:

Una declaracin de cumplimiento con las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF).

Un resumen de las polticas contables significativas aplicadas.

Informacin de apoyo para las partidas presentadas en el estado de situacin financiera, en el estado de resultados, en el estado de cambios en el patrimonio neto y en el estado de flujo de efectivo, en el mismo orden en que figuren cada uno de los estados y cada una de las partidas que los componen. 21

Otra informacin a revelar:

o Pasivos contingentes y compromisos contractuales no reconocidos. o Informacin obligatoria de carcter no financiero, por ejemplo los objetivos y polticas relativos a la gestin del riesgo financiero de la empresa.

2.10 CONTROL INTERNO Y SISTEMAS CONTABLES.

Son los procesos diseados, implementados y mantenidos por la administracin para proporcionar seguridad razonable del logro de los objetivos de la empresa en lo que respecta a la oportunidad y confiabilidad de la informacin financiera, efectividad y eficiencia de las transacciones y el cumplimiento con las leyes y reglamentos aplicables. El trmino controles se refiere a cualquier aspecto de uno o ms de los componentes del control interno.

Controles internos administrativos y controles contables Los controles administrativos son medidas diseadas para mejorar la eficiencia operacional. (14:183)

Los controles contables son medidas que se relacionan directamente con la proteccin de los activos o con la confiabilidad de la informacin contable.

22

CAPTULO III MANUALES DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

3.1. ANTECEDENTES.

La historia de los manuales como herramienta en la administracin es muy reciente. El uso de los manuales inicia durante la segunda guerra mundial, sin embargo, se tiene conocimiento que antes de stos ya haban algunas publicaciones en las que se proporcionaba informacin e instrucciones al personal sobre ciertas formas de operar dentro de un organismo (por ejemplo: circulares, memorndums, instrucciones internas, etc.). La

necesidad de disponer de personal capacitado durante la guerra dio lugar a que se formularan manuales detallados.

Con el uso de los manuales fue posible implementar un control tanto del personal de una organizacin como de las polticas, estructura funcional, procedimientos y otras prcticas del organismo de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada.

Los primeros manuales adolecan de defectos tcnicos, sin embargo, fueron de gran utilidad en el adiestramiento de personal sin experiencia.

Con el transcurrir de los aos los manuales se adaptaron para ser ms tcnicos, claros, concisos, prcticos y comenzaron a aplicarse a diversas funciones operacionales (produccin, ventas, finanzas, etc.) de las empresas.

3.2. DEFINICIN DE MANUAL.

Documento que contiene, ordenada y sistemticamente, informacin e instrucciones referentes a polticas y procedimientos de una empresa u

organizacin, los cuales se consideran necesarios para la mejor ejecucin del trabajo. (19:55)

A continuacin se presentan otras definiciones sobre el manual.

Registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar el esfuerzo de ste, hacia los objetivos de la empresa.

Documento mediante el cual se expresa formalmente la informacin y las instrucciones necesarias para operar en un rea determinada (ventas, contabilidad, compras, etc.); es una gua que permite enfocar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal.

El manual como herramienta de comunicacin Los manuales representan un medio de comunicacin de las decisiones de la administracin, concernientes a objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, etc. Los medios administrativos deben cambiar de acuerdo a las circunstancias, a fin de capitalizar oportunidades y ventajas y enfrentar las amenazas. Deben contribuir a controlar los trmites de procedimientos y ayudar a resolver conflictos jerrquicos, de presentarse alguno, as como otros problemas administrativos que se presentan cuando el sistema de comunicacin tiende a ser rgido.

La comunicacin administrativa escrita, las instrucciones, las guas, los instructivos, los reglamentos, los manuales en forma de documento oficial pueden considerarse parte del control interno, el cual depende de la magnitud de la empresa, de su dinmica o de su crecimiento. Los manuales son un medio que ayuda al personal a determinar por s mismos lo que se espera de ellos de cundo y cmo se espera que lo logren.

24

La informacin de los manuales ayuda a resolver interpretaciones errneas de los procedimientos utilizados por la empresa, adems, muestra a cada uno de los empleados cmo encaja su puesto de trabajo en el total de la empresa y le indica la forma en que pueden contribuir tanto al logro de los objetivos de la empresa como al establecimiento de buenas relaciones con los dems empleados. Esta informacin, as como las instrucciones y

descripciones de procesos tambin llegar a los jefes a travs del manual. Ms an, esta herramienta facilita el entrenamiento del personal de nuevo ingreso, ya que proporciona la informacin que necesitan en forma sistematizada.

3.2.1.

Manual de polticas. Es un documento que incluye las intenciones, decisiones o acciones generales de la administracin que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Definicin de poltica

Polticas son las decisiones establecidas por la gerencia, fijan los objetivos y los mtodos generales de administracin de acuerdo con los cuales se conducen las operaciones de la empresa; las polticas son un conjunto de reglas que orientan y gobiernan las acciones del personal; un conjunto de intenciones expresas o implcitas de una empresa. (13:415)

La poltica superior en una empresa se refiere a las decisiones procedentes del consejo de directores, del comit ejecutivo del consejo o del presidente u otros funcionarios principales; o bien, podr referirse a los principios generales para la conduccin del negocio, basadas en polticas de menor rango, algunas veces decisiones de la gerencia y prcticas

25

administrativas que se proyectan y colocan en canales de control sobre las operaciones diarias.

Poltica contable

Son los principios especficos, bases, reglas y prcticas aplicadas por la empresa en la preparacin y presentacin de estados financieros y tienen como objetivo ayudar a que los estados financieros contengan informacin relevante y fiable sobre las transacciones que la empresa realice; en la aplicacin de una poltica contable, la gerencia debe tomar en cuenta que la misma le ayudar a presentar informacin relevante para la toma de decisiones econmicas de los usuarios y que la misma sea fiable, de tal forma que sta les ayude a presentar estados financieros fidedignos a la situacin financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la empresa. (13:415)

3.2.2.

Objetivos del manual de polticas. Precisar normas generales en las actividades llevadas a cabo en cada unidad administrativa.

Orientar e informar al personal.

Facilitar la descentralizacin al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a seguir en la toma de decisiones.

Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.

26

3.2.3.

Importancia del manual de polticas. Es un recurso tcnico que ayuda a orientar al personal en sus actividades laborales. Puede ayudar a establecer polticas y procedimientos,

proporcionar soluciones rpidas a los malos entendidos y mostrar cmo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos de la empresa.

Por otro lado, el manual de polticas libera a los administradores de tener que repetir la informacin, explicaciones o instrucciones similares.

Es

importante

considerar

que

en

toda

accin

administrativa

la

comunicacin tiene una importancia vital, los manuales constituyen una herramienta administrativo. de comunicacin muy importante en el proceso

3.2.4.

Ventajas del manual de polticas. Las polticas escritas ayudan a las gerencias a tomar las acciones ms adecuadas en diversas circunstancias.

Proporcionan un panorama general de accin para numerosos asuntos, de modo que slo los asuntos poco comunes o inesperados requieren la atencin de los altos directivos.

Proporcionan un marco de accin en el cual las gerencias pueden operar libremente.

Ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

Generan seguridad de comunicacin interna en todos los niveles.

27

Son fuente de informacin inicial, rpido y claro, para ubicar en su puesto a nuevos empleados.

Facilitan el desarrollo de las auditoras operacionales.

3.3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

Son aquellos instrumentos de informacin en los que se consigna metdicamente, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una unidad administrativa dentro de la empresa.

En el manual de procedimientos se describen adems, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y participacin; suelen contener una descripcin narrativa que seala los pasos a seguir en la ejecucin de un trabajo, e incluyen diagramas basados en smbolos para aclarar los pasos. En los

manuales de procedimientos se acostumbra incluir las formas que se emplean en el procedimiento de que se trate, junto con un instructivo para su llenado.

A este tipo de manual tambin se le denomina: manual de operacin, de rutinas de trabajo, de trmite y mtodo.

Otra definicin de manual de procedimientos es: Documento que contiene los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa. Este manual es una gua (cmo hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. (9:1) 28

El manual de procedimientos brinda la oportunidad de reducir costos al estandarizar los procesos que se realizan en la empresa. Siempre hay una mejor prctica para realizar cualquier tarea y una vez que sta se encuentra se debe establecer el procedimiento a seguir.

No utilizar uniformemente los procedimientos establecidos para llevar a cabo las tareas da como resultado gran desperdicio de tiempo y esfuerzo en el trabajo de oficina; mitigar el riesgo de que esto ocurra es el objetivo del manual de procedimientos.

Es muy importante que los procedimientos de operaciones se registren por escrito y se pongan a disposicin del personal en un manual, ya que ste viene a ser una gua de trabajo que resultar muy valiosa.

Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronolgica que precisan la forma sistemtica de hacer determinado trabajo, enfocado al logro de un objetivo.

3.3.1.

Algunas definiciones de procedimiento. Forma de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie comn de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupacin o trabajo correctamente. (7:1)

Conjunto de actividades concatenadas (unidas) que constituyen una sucesin cronolgica y la forma de efectuar un trabajo encaminado al logro de un objetivo determinado.

Serie de rutinas especficas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutencin de registros, el establecimiento de normas de trabajo, arreglo de espacio, etc. 29

Tambin se pueden llamar planes, debido a que establecen un mtodo habitual de manejar actividades futuras. Son guas de accin que detallan la forma bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Procedimiento contable

Se refiere a una serie de actividades (que pueden ser habituales o no, que tienen un orden y estn relacionadas entre s y con otras actividades) por medio de las cuales se registran las transacciones que realiza una empresa; en dicho procedimiento se ven involucrados recursos humanos, materiales, financieros, etc. El objetivo de este procedimiento es la

generacin de informacin financiera, as como guardar registro de las operaciones y transacciones realizadas en una empresa.

3.3.2.

Objetivos del manual de procedimientos. Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el trabajo diario en una empresa, se consideran elementos bsicos para la coordinacin, direccin y control administrativo, ya que facilitan la adecuada relacin entre las distintas unidades administrativas de la empresa.

Objetivos principales del manual de procedimientos son:

Presentar una visin integral de la forma en que opera la empresa.

Precisar la secuencia lgica de las actividades que se llevan a cabo en cada uno de los procesos de la empresa.

Mostrar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo. 30

Describir grficamente los flujos de las operaciones.

Servir como medio de integracin y orientacin al personal de reciente ingreso con el fin de facilitar su incorporacin a su rea de trabajo.

Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos de la empresa.

3.3.3.

Importancia del manual de procedimientos. Son medios de comunicacin que permiten registrar y transmitir informacin respecto a la organizacin y operacin de la empresa.

La importancia y funcin del manual de procedimientos consiste en que describe la secuencia lgica de las distintas operaciones o actividades relacionadas, sealando quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de realizarse.

La finalidad de describir procedimientos, es estandarizar y documentar las actividades que se deben realizar en cada una de las diferentes reas de la empresa y orientar a los responsables de su ejecucin en el desarrollo de las mismas.

3.3.4.

Ventajas y desventajas del manual de procedimientos. Ventajas Son una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.

Ayudan

institucionalizar

establecer

objetivos,

polticas,

procedimientos, funciones, normas, etc. Ayudan a evitar discusiones y malos entendidos de las operaciones.

31

Favorece la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a travs del tiempo.

Ayudan a incrementar la coordinacin en la realizacin del trabajo.

Contribuyen a delegar efectivamente, ya que al haber instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.

Desventajas Si se elaboran deficientemente se puede incrementar la ocurrencia de inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.

El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.

Si no se actualizan peridicamente pierden efectividad.

Se limitan a los aspectos formales de la empresa y dejan de lado los informales, que tambin pueden llegar a ser importantes.

Al sintetizarlos demasiado pierden su utilidad; pero, si abundan en detalles pueden volverse confusos.

3.4. TECNOLOGA DE LA INFORMACIN.

Es el desarrollo, implementacin o soporte de los sistemas de informacin computarizados, en particular de programas de aplicacin y equipos o dispositivos de computadoras. Se enfoca principalmente en el uso de las computadoras y sus programas para almacenar, proteger, procesar, comunicar y recuperar informacin.

32

Ayuda al diseo e implementacin de los manuales de polticas y procedimientos, ya que provee los medios (programas, computadoras, redes de ordenadores y bases de datos) necesarios para comunicar la informacin contenida en dichos manuales.

33

CAPTULO IV DIRECTRICES PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

4.1.

PROCESO DE ELABORACIN.

Es el conjunto de actividades que se deben observar para la elaboracin de los manuales de polticas y procedimientos; a continuacin se presentan las que frecuentemente se utilizan:

4.1.1. Recopilacin de la informacin. Proceso mediante el cual se rene la informacin que servir para la elaboracin de los manuales; se puede realizar de la siguiente forma: Comunicacin: solicitar por escrito, el apoyo y colaboracin de cada uno de los encargados de las unidades administrativas, para la elaboracin de los manuales. Investigacin documental: recopilar y hacer una evaluacin previa de la informacin escrita y grfica disponible. La investigacin requiere utilizar fuentes de informacin tales como: personas, sistemas de informacin, archivos, documentos, leyes, circulares, instructivos, reportes, etc. Recorridos: observar a las personas para saber cmo efectan actividades especficas y luego anotarlas en la secuencia correcta. Tiene como objetivo complementar, confrontar y verificar los datos que se obtuvieron durante la investigacin documental.

 Cuestionario: es el documento formado por un conjunto de preguntas que deben estar adecuadamente redactadas, organizadas,

secuenciadas y estructuradas de acuerdo con una determinada planificacin, con el fin de que sus respuestas puedan ofrecer la informacin que se necesite. Se debe preparar con especial atencin, para que permita unir, analizar y procesar la informacin obtenida. Entrevista: conversar con una persona acerca de las actividades que realiza en su puesto de trabajo, en la entrevista se pueden hacer preguntas directas o bien plantear situaciones especficas acerca del trabajo que realiza. Generalmente la entrevista es personal, pero, si las circunstancias no permiten que as sea, se puede utilizar otro medio para realizarla. 4.1.2. Procesamiento de la informacin. Organizar la informacin recopilada y desarrollar un programa de trabajo para la elaboracin del manual.

Analizar y depurar la informacin para extraer nicamente la que se utilizar para la elaboracin del manual.

Uniformar criterios en cuanto a terminologa y presentacin de la informacin con el objeto de mantener la continuidad y uniformidad. Para llevar a cabo esto es necesario realizar reuniones con los representantes de las reas que van a ser incluidas en el manual.

4.1.3. Redaccin. Escribir en forma adecuada y en el formato seleccionado los manuales, para ello se debe utilizar un lenguaje claro, sencillo, preciso y comprensible para los lectores. 35

Es recomendable que un especialista en correccin revise la versin final de los manuales, para corroborar que estn redactados adecuadamente, ya que esto contribuye al logro de los objetivos.

Se debe programar el tiempo que se dedicar al proceso de redaccin, de ser posible, dejar un periodo considerable, ya que esto ayuda a mejorar la calidad de los manuales.

4.1.4. Elaboracin de grficas. Las grficas que frecuentemente se utilizan en los manuales administrativos son: diagramas de flujo, cuadros de distribucin de actividades, organigramas, distribucin de espacio, formas, etc. Para elaborarlos se

deben utilizar las tcnicas ms sencillas y conocidas en el medio, de manera que el resultado sea fcil de comprender, ya que su objetivo es mostrar el proceso en forma grfica. Las grficas pueden ayudar a que las personas comprendan mejor el contenido del manual.

4.1.5. Formato, composicin y encabezados. Formato Es el conjunto de caractersticas tcnicas y de presentacin de los manuales. Es importante utilizar el ms adecuado, ya que ello facilita la lectura, comprensin, consulta, estudio y conservacin de los manuales.

El formato de los manuales puede presentar diversas caractersticas que dependen tanto de la finalidad que persigan y el medio (impreso en papel o digital) en el cual sern presentados.

36

Composicin Es la forma en que se distribuye el texto sobre la pgina. Una apropiada composicin facilita la lectura. Los lineamientos para el diseo de la

composicin de un manual son los siguientes: Usar los espacios con eficiencia. Utilizar mrgenes amplios. No utilizar sangra en los prrafos.

La composicin tambin es importante, ya que sta debe permitir hacer referencias rpidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden.

Encabezados Son textos que se insertan en una zona especialmente demarcada en la parte superior de cada pgina y que contienen cierta informacin bsica, por ejemplo: ttulo del manual, ttulo de la poltica, procedimiento, instructivo, el nmero de pgina y la fecha de publicacin. Esta informacin permite al usuario efectuar consultas rpidas. Se utiliza con mayor

frecuencia en los manuales de polticas y procedimientos.

4.1.6. Revisin y aprobacin. Revisin Es el proceso por medio del cual los manuales son examinados para determinar si necesitan correcciones, si as fuera, el responsable de la revisin debe estar al tanto de que se efecten. Planear una adecuada revisin ayuda a minimizar los problemas de redaccin que podran causar confusin en la interpretacin del contenido de los manuales.

37

El responsable de la revisin debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Examinar con detalle y hacer todos los cambios desde el principio.

Revisar el material objetivamente.

Aportar crticas especficas y constructivas.

Indicar lo que est bien y lo que necesita correcciones.

Revisar los manuales en el periodo establecido para ello.

Evitar hacer cambios innecesarios.

Una vez finalizado el manual es necesario que las partes involucradas lo sometan a una exhaustiva revisin final para cerciorarse de que la informacin que contienen es suficiente, til y real, que no haya contradicciones y no d lugar a que ocurran confusiones entre las diferentes lneas de autoridad y responsabilidad.

Aprobacin Es obtener la autorizacin del manual, generalmente lo efecta el consejo de administracin.

La aprobacin se puede insertar en el manual de dos maneras:

En la parte inferior de cada hoja.

En una sola hoja al principio del manual, despus de la identificacin.

38

4.1.7. Distribucin y control. Distribucin Asignar oportuna y convenientemente una copia del manual al personal.

Actualmente,

las

empresas

que

tienen

manuales

de

polticas

procedimientos, ponen a disposicin los manuales en forma digital, por lo que el personal que tenga acceso a un computador dentro de la empresa, podr acceder a los manuales; pero, si esto no fuera posible, se debe tener cuidado de no distribuirlos innecesariamente, por su costo.

Control de los manuales Es la custodia ejercida sobre los manuales respecto a: distribucin, acceso, actualizacin, robo, extravo, restricciones de uso, y cualquier otra accin que atente en contra de los manuales.

A continuacin, dos razones importantes para retener los manuales:

Por seguridad: para mitigar el riesgo de que los manuales lleguen a manos de la competencia, ya que personas que salen de una empresa generalmente se van a trabajar con la competencia.

Por costo: no es pertinente dejar que salga de la empresa, ya que si se pierden o extravan habr que entregar otros ejemplares a los nuevos empleados y esto representa un gasto para la empresa.

4.1.8. Revisin. sta es una revisin que se debe efectuar posteriormente a la implementacin de los manuales.

39

Es recomendable que, luego de transcurridos seis meses de haber sido implementados se efecte una revisin a los manuales. Esta revisin se debe efectuar en un periodo que no exceda los dos aos, ya que si se dan cambios administrativos, pueden afectar la informacin de los manuales, y en consecuencia se tenga informacin obsoleta o errnea, lo que puede causar que los manuales no cumplan con sus objetivos. Una buena prctica consiste en documentar las razones que obligaron al cambio. Esta prctica ayudar a que en el futuro se puedan emular otras modificaciones y la ruta crtica ya estara conocida.

Es importante que los manuales estn actualizados, ya que su utilidad est relacionada a la veracidad de la informacin que contienen.

En la mayora de empresas se producen cambios frecuentemente, por lo tanto, actualizar los manuales debe ser una actividad permanente. En el caso de los manuales cuyo contenido incluya aspectos legales, es recomendable que la revisin se efecte anualmente.

40

CAPTULO V

CASO PRCTICO

DISEO DE UN MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE TORNILLOS

5.1. RESEA HISTRICA DE LA EMPRESA. El Sper Tornillo, S.A. pertenece al grupo de empresas comerciales, tiene la particularidad de que en un noventa y cinco por ciento (95%) importa los productos que comercializa.

La empresa comercializa productos nacionales e importados, sus productos principales son: tornillos, tuercas, clavos, remaches, remachadoras. Estos

productos los importa principalmente de China ya que son de buena calidad y su costo de adquisicin es menor en comparacin con otros pases, slo cuando es muy necesario, se efectan compras locales o se importan de Mxico. empresa est constituida para operar por tiempo indefinido. La

A travs de los aos la empresa ha crecido y se ha posicionado en diferentes mercados como: muebleras, ferreteras, constructoras y distribuidores de tornillos. Esto se debe a la excelencia y disponibilidad de productos, puntualidad en la entrega y facilidades de pago.

5.2. NATURALEZA DE LAS OPERACIONES. Las transacciones comerciales de la empresa lo constituyen las compras y ventas de sus principales productos (tornillos, tuercas, clavos, remaches, remachadoras).

Actualmente, las ventas se efectan al crdito en un ochenta por ciento y al contado un veinte por ciento, no obstante, las compras las realiza al crdito.

5.3. ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA. La empresa emplea cuarenta y un trabajadores distribuidos en dos grupos: personal administrativo y personal de ventas, que a su vez se distribuyen en las siguientes gerencias: general, financiera, ventas, recursos humanos, logstica y tecnologa de la informacin, dichas gerencias estn en un nivel acadmico superior al de licenciatura. El contador general est a nivel de licenciatura y los asistentes estn en la fase final del cierre de la carrera de contadura pblica y auditora.

La empresa es relativamente nueva en el mercado, no obstante, el gobierno corporativo tiene mucha experiencia en el giro del negocio de El Sper Tornillo, S.A., ya que han dirigido empresas de caractersticas similares durante varios aos.

A continuacin se presenta la organizacin administrativa de la empresa comercializadora de tornillos:

42

Asamblea general de accionistas

Consejo de administracin

Gerente general (1)

Secretaria (1)

Gerente financiero (1)

Gerente de ventas (1)

Gerente RRHH (1)

Gerente de logstica (1)

Gerente de TI (1)

Secretaria (1)

Contador general (1)

Supervisor de ventas (2)

Jefe de bodega (1)

Jefe de compras (1)

Asistente (4)

Vendedor (12)

Asistente (1)

Bodeguero/ repartidor (7)

Asistente (1)

Asistente (1)

Auxiliar (2)

Fuente: elaboracin propia.

Descripcin general de las actividades de cada gerencia:

Gerencia general: Es responsable de la direccin de la empresa por medio de las gerencias que tienen a su cargo, las cuales son:

Gerencia financiera: Es responsable de la direccin y organizacin del departamento de contabilidad, que incluye el proceso contable, as como la emisin y presentacin de los estados financieros. 43

Gerencia de ventas: Tiene bajo su responsabilidad expandir, administrar y dirigir las ventas de los productos en todo el mercado nacional e internacional.

Gerencia de recursos humanos: Es la responsable del proceso de reclutamiento, evaluacin, contratacin y entrenamiento de todo el personal de El Sper Tornillo, S.A.

Gerencia de logstica: Tiene a su cargo la planificacin del proceso de recepcin, distribucin y entrega de los productos, as como la administracin de las bodegas.

Gerencia de tecnologa de la informacin: Es la responsable de la administracin y mantenimiento del sistema

computarizado de la empresa, que incluye programas y equipos de cmputo.

5.4. CONSTITUCIN LEGAL DE LA EMPRESA. El Sper Tornillo, S. A. fue constituido el 21 de diciembre de 2004 con un capital autorizado de cuatro millones de quetzales (Q 4,000,000) el cual est representado por cuatro mil acciones comunes de igual valor indivisible y de la misma clase, que confieren iguales derechos con valor nominal de mil quetzales (Q 1,000) cada una; a la fecha estn suscritas y pagadas la totalidad de las acciones.

Est inscrito en el Registro Mercantil de la Repblica de Guatemala desde el 17 de abril de 2005; asimismo, cumple con las obligaciones tributarias establecidas en el pas. En el Registro Tributario Unificado est registrado como importador.

La empresa est afecta a la ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), la que establece que el contribuyente debe declarar impuesto sobre todos sus ingresos 44

afectos, resultantes de su actividad como empresa. Esta ley cuenta con dos opciones de pago, pudiendo ser el rgimen general o bien el rgimen optativo; El Sper Tornillo, S.A. se encuentra bajo el rgimen optativo, que consiste en pagar el treinta y uno por ciento sobre la utilidad que obtenga al final del perodo contable, el cual es anual (inicia el uno de enero y finaliza el treinta y uno de diciembre). As mismo, est afecta al pago del Impuesto de Solidaridad, el cual se declara y paga trimestralmente, toma como base el total de activos o el total de ingresos, el que sea mayor.

5.5. ANTECEDENTES El departamento de contabilidad actualmente efecta sus operaciones sin un manual de polticas y procedimientos, pero, debido al crecimiento de la empresa las operaciones del departamento se han incrementado, lo que ha hecho que stas se vuelvan ms complejas; ante esta situacin, la alta gerencia decidi realizar el proyecto del diseo de un manual de polticas y procedimientos para el departamento de contabilidad de la empresa comercializadora de tornillos con el objetivo de agrupar y ordenar las diferentes operaciones del departamento de contabilidad, lo que ayudar a que dicho departamento alcance sus objetivos eficientemente.

5.6. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. El departamento de contabilidad est estructurado de la siguiente forma:

45

Gerente financiero (1)

Secretaria (1)

Contador general (1)

Asistente impuestos/activos fijos (1)

Asistente inventarios (1)

Asistente de caja y bancos (1)

Asistente cartera crdito/proveedores (1)

Auxiliar de caja (1)

Auxiliar de caja y bancos (1)

Fuente: elaboracin propia.

Descripcin general de las actividades que realizan los trabajadores del departamento de contabilidad:

Contador general: Es responsable de dirigir y organizar al equipo de contabilidad.

Asistente de impuestos y activos fijos: Es el encargado de presentar las declaraciones de impuestos, llevar el control de los activos fijos de la empresa y efectuar las conciliaciones bancarias.

Asistente de inventarios: Responsable de llevar el control de los inventarios de mercadera para la venta.

46

Asistente de caja y bancos: Est bajo su responsabilidad el rea de caja, as como la revisin de pagos a proveedores.

Asistente de cartera: Es responsable del proceso de cobros a clientes, as como de alimentar el sistema en lo que respecta al mdulo de cuentas por pagar.

Auxiliar de caja: Es el responsable de recepcin del efectivo por las ventas al contado y la recuperacin de cartera de crdito, as como de efectuar el reporte de liquidacin de caja.

Auxiliar de caja y bancos: Responsable de la emisin de cheques, as como el control y custodia de los cheques firmados pendientes de entrega.

Secretaria: Es la encargada de atender la extensin telefnica, as como de la correspondencia del departamento de contabilidad.

5.7. NOMBRAMIENTO DEL CONTADOR GENERAL La gerencia de la empresa a travs del gerente financiero decidi nombrar al contador general como encargado del proyecto en mencin, por medio del nombramiento No. 2010-007, aprovechando la experiencia y el conocimiento de las operaciones que realiza el departamento de contabilidad.

47

El Sper Tornillo, S. A.
www.supertornillo.com Telfono 243777 Fax 2527777 super@tornillo.com 7 avenida 7-77, zona 7, Mixco. Guatemala, C. A. Cdigo postal 02007

Nombramiento No. 2010-007

Guatemala, diciembre 20 de 2010

Lic. Jos Oswaldo Choy Ajsivinac Contador General Presente

Licenciado Choy: Por medio de la presente se le nombra como encargado de la elaboracin del proyecto Diseo de un manual de polticas y procedimientos contables de la empresa comercializadora de tornillos, que la alta gerencia est requiriendo. Este proyecto se ha asignado a su persona, ya que cuenta con el profesionalismo, experiencia y conocimiento de los procesos claves en el departamento de contabilidad. Por lo tanto se le requiere que en un plazo mximo de dos semanas presente la planificacin y estrategia del proyecto, la cual debe contener como mnimo lo siguiente:

Alcance del proyecto reas a cubrir Directrices que se van a utilizar en el diseo Cronograma de actividades Equipo de trabajo Entendimiento de la empresa Tiempo estimado para su realizacin

El diseo del manual de polticas y procedimientos del departamento de contabilidad, incluye la elaboracin del mismo, as como alcanzar los objetivos siguientes: Estandarizar los procesos bsicos en las diferentes reas del departamento de contabilidad por medio de polticas y procedimientos que debern observarse en la 48

realizacin de las actividades diarias de dicho departamento, el objetivo de los manuales es contribuir a que dichas actividades se realicen eficientemente. Ayudar a la gerencia financiera a proveer informacin financiera confiable y oportuna, ya que dicha informacin es la base para la toma de decisiones. Servir de gua a los colaboradores de las diferentes reas del departamento de contabilidad, por medio de la descripcin textual y grfica de los procedimientos a observar en la realizacin de sus actividades diarias, especialmente al personal de reciente ingreso, ya que adems de ello, le puede ayudar a familiarizarse rpidamente a su puesto de trabajo y al ambiente de control del departamento. Tener a disposicin una herramienta que ayude al cumplimiento oportuno de las disposiciones legales de carcter tributario a las que se encuentra afecta la empresa derivado de las transacciones que realiza en su actividad diaria, adems, minimizar el riesgo de contingencias fiscales. Proporcionar instrucciones bsicas y necesarias para el manejo y resguardo de los diferentes documentos, mismos que respaldan las cifras reveladas en los estados financieros, ya que stos pueden ser requeridos en cualquier momento por la administracin, por auditora externa o por las autoridades fiscales. Contribuir al uso eficiente de los recursos del departamento de contabilidad, y contribuir al logro de: eficiencia operativa, salvaguarda de activos, informacin financiera confiable y oportuna.

Sin otro particular, y en espera de su valiosa colaboracin, me despido. Atentamente,

Juan Alberto Castaeda Cruz Gerente financiero

49

5.8. PLANEACIN DEL PROYECTO

No.: Proyecto:

2010-007 Diseo de un manual de polticas y procedimientos contables de una empresa comercializadora de tornillos

Fecha:

Diciembre 27 de 2010

1. Alcance del proyecto

a) Diseo del manual de polticas y procedimientos para el departamento de contabilidad.

b) reas a cubrir:

Caja y bancos Nmina de sueldos y salarios Inventarios Cuentas por cobrar Activos fijos Impuestos Cuentas por pagar Otras partidas contables Estados financieros

c) Directrices a observar en el diseo del manual de polticas y procedimientos:

Recopilacin de la informacin Procesamiento de la informacin 50

Redaccin Elaboracin de grficas Formato y composicin Revisin y aprobacin Distribucin y control Revisin

2. Estrategias preliminares

a) Calendario de actividades:

b) Equipo asignado:

Lic. Jos Choy Abel Morales Luis Daz Juan Pez Alberto Romero Marcos Ibarra

Contador general Asistente de impuestos Asistente de inventarios Asistente de caja y bancos Auxiliar de caja Asistente de cartera

51

c) Plan de comunicacin:

Mensualmente se realizarn presentaciones de avance, slo en caso de ser necesario se efectuarn presentaciones extraordinarias.

d) Participacin de otros departamentos:

Cuando sea necesario aclarar o ampliar la informacin respecto a determinados procesos o documentos que no pertenezcan al departamento de contabilidad, pero, que son necesarios para el diseo de los manuales, se solicitar la colaboracin de los mismos y se canalizar por medio de las gerencias respectivas.

3. Proceso de evaluacin del riesgo

Procedimientos a realizar para llevar a cabo la evaluacin del riesgo:

Consultas Procedimientos analticos Inspeccin y observacin Validacin de la informacin de los manuales Indagaciones sobre temas especficos Narrativas de los ciclos de operacin

4. Entendimiento de la empresa

a) Negocio, industria y medio ambiente de la empresa:

El Sper Tornillo, S.A. se constituy como sociedad annima en la Repblica de Guatemala el 21 de diciembre de 2004 y est inscrito en el Registro Mercantil de la Repblica de Guatemala desde el 17 de abril de 2005. 52

El objeto de la sociedad consiste principalmente en las compras y ventas de sus principales productos: tornillos, tuercas, clavos, remaches y remachadoras.

Los mercados principales de la empresa son las muebleras, ferreteras, constructoras y distribuidores de tornillos.

Actualmente, las ventas se efectan al crdito en un ochenta por ciento y al contado un veinte por ciento, no obstante, las compras las realiza al crdito. Dentro de sus principales clientes se encuentran:

El Tornillo Verde Tornillos Huracn Distribuidora de Remaches Ortiz Ferretera El Clavo

Mueblera San Juan Constructora Reyes Mueblera San Judas Constructora Siglo XXI

Ferretera El Clavo es el cliente ms importante para la empresa, ya que representa aproximadamente el 40% del total de la cartera y un porcentaje similar del total de venta

b) Principales caractersticas del negocio de la empresa:

Capital: El Sper Tornillo, S. A. fue constituido el 21 de diciembre de 2004 con un capital autorizado de cuatro millones de quetzales (Q 4,000,000) el cual est representado por cuatro mil acciones comunes de igual valor indivisible y de la misma clase, que confieren iguales derechos con valor nominal de mil quetzales (Q 1,000) cada una; a la fecha estn suscritas y pagadas la totalidad de las acciones.

53

Polticas de ventas:

Las ventas que se realizan al crdito son por un plazo de 30 das. No se atienden pedidos de clientes que tengan cuentas pendientes de ms de 30 das de antigedad.

Sistema de Contabilidad: La contabilidad se opera a travs del programa ASPEL SAE que tiene las aplicaciones de contabilidad general, caja y bancos, facturacin, cuentas por cobrar, inventarios y cuentas por pagar.

c) Procesos bsicos del negocio:

Compras: Los productos se importan principalmente de China ya que son de buena calidad y su costo de adquisicin es menor en comparacin con otros pases, de ser necesario, se efectan compras locales o se importa de Mxico.

Ventas y despacho: La empresa cuenta con un departamento de ventas que est formado por un gerente, dos supervisores y doce vendedores, quienes se encargan de visitar a los clientes y elaborar los pedidos de venta. Los pedidos de clientes son trasladados a bodega, donde realizan un chequeo de disponibilidad de los productos solicitados y despus se emite la orden de despacho y la factura a nombre del cliente.

d) Ambiente jurdico y reglamentario:

El marco jurdico y reglamentario que regula el negocio de la entidad est compuesto principalmente por leyes de carcter fiscal y laboral; la

administracin ha diseado controles sobre las actividades para garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones que le son aplicables. Por ejemplo, 54

para el pago mensual del Impuesto al Valor Agregado, el departamento de cartera realiza una conciliacin con el mdulo de contabilidad, para asegurarse de la integridad de la declaracin; otro ejemplo es la actividad del departamento de recursos humanos encargado de velar por el cumplimiento del Cdigo de Trabajo y otras leyes aplicables. La administracin est interesada en evitar reparos o sanciones por parte de los entes fiscalizadores.

e) Polticas de la empresa y prcticas contables:

No hay nuevas normas contables y reas controversiales o emergentes que carezcan de orientacin o consenso autorizado.

Indagaciones reglamentarias: Con relacin a la emisin de informes financieros, la ley del Impuesto Sobre la Renta tiene relacin con estos, debido a que la empresa est inscrita en el rgimen de tributacin del 31% sobre las utilidades, para lo cual lleva cuenta de sus registros para calcular al final del perodo una renta imponible; es por esta razn que al final del perodo se calcula tambin el efecto de la valuacin de los activos y pasivos sobre bases fiscales.

No hay cambios en la seleccin y aplicacin de las polticas contables por la empresa, incluyendo la seleccin y aplicacin iniciales.

f) Polticas contables ms relevantes:

Reconocimiento de ingresos: La empresa reconoce sus ingresos cuando los servicios o productos de la venta se entregan y el cliente obtiene la propiedad y asume los riesgos; cuando la recuperacin de la cuenta por cobrar es probable y cuando hay evidencia

55

persuasiva de un arreglo y el precio de venta es fijo o determinable, como se explica a continuacin:

Venta de productos: El ingreso por la venta de productos se reconoce cuando stos son entregados y son aceptados por el cliente, adems, cuando la recuperacin de las respectivas cuentas por cobrar est razonablemente asegurada.

Inventarios: Los inventarios se valan al costo promedio ponderado.

Activo fijo: Los activos fijos se valan al costo de adquisicin.

Desembolsos posteriores a la adquisicin: Los desembolsos posteriores se capitalizan nicamente cuando incrementan los beneficios econmicos futuros. Los desembolsos por mantenimiento y

reparacin se reconocen como gasto en el periodo en el cual se incurren.

Depreciacin: La depreciacin se contabiliza en el estado de utilidades bajo el mtodo de lnea recta utilizando los porcentajes basados en las tasas mximas permitidas por la ley del Impuesto Sobre la Renta, segn el siguiente resumen:

Descripcin Edificios Vehculos Equipo de cmputo Mobiliario y equipo

% 5 20 33.33 20

56

Indemnizaciones laborales: La empresa contabiliza una provisin equivalente al 8.33% de los sueldos pagados en el ao para cubrir el pago de indemnizaciones laborales, ya que de acuerdo con las leyes laborales de Guatemala, los patronos tienen la obligacin de pagar a sus empleados y trabajadores en caso de despido injustificado, indemnizacin equivalente al sueldo de un mes por cada ao trabajado a su servicio, o a sus beneficiarios en caso de muerte, conforme lo establecido por el artculo 85 inciso a) del Cdigo de Trabajo.

Aunque la empresa es responsable por este pasivo laboral, bajo condiciones habituales el total de los pagos por este concepto no es de consideracin y cuando se efectan los absorbe la provisin en la proporcin que le corresponde y el resto se carga a gastos. La poltica de la empresa es pagar indemnizacin universal excepto a empleados de nivel gerencial.

g) Desempeo financiero de la empresa:

Factores externos e internos que afectan la operacin de la empresa: En Guatemala, debido a la baja que se ha dado en la actividad econmica del pas as como el mercado informal, muchas empresas se han visto con problemas de liquidez. Esta situacin afect la operacin del ao anterior debido en parte a que varios clientes no cumplieron con los plazos de crdito establecidos por la empresa, lo que origin que algunos saldos se encontraran en mora, pero, con posibilidades de recuperacin, adems, la gestin de cobro no fue muy efectiva durante ese perodo. Actualmente esa situacin fue mejorada sustancialmente.

Amenaza de nuevos participantes: Se tiene competencia por parte de distribuidores locales que importan directamente de Corea; estas empresas (la competencia) han establecido

precios de venta ms bajos de los que maneja El Sper Tornillo, S.A. 57

h) Niveles de control de la empresa:

La gerencia general, realiza la gestin de control por medio de las cinco gerencias que estn bajo su responsabilidad:

Financiera Ventas Recursos humanos Logstica Tecnologa de la informtica

El departamento de recursos humanos evala y documenta peridicamente la eficiencia de la estructura organizacional de la entidad en vista de los cambios en el negocio o en la industria, esta documentacin se efecta mediante un organigrama. El procedimiento de auditora aplicado en los niveles de

comunicacin es la revisin de documentos circulados de los ms altos niveles a los niveles operativos de la entidad, los cuales se realizan cotidianamente.

El departamento de recursos humanos realiza inducciones al momento del ingreso del personal a la empresa, con el propsito de informar sobre las polticas de la empresa, en especial las de seguridad. Esta actividad fue constatada mediante la indagacin al personal a cargo del departamento de recursos humanos. Adicionalmente, el departamento maneja un control del periodo de vacaciones de cada colaborador con el propsito que nadie quede sin goce de dicha prestacin.

Controles relacionados con la asignacin de autoridad y responsabilidad: La autoridad y responsabilidad se asigna a los empleados segn el rea a la que se incorporan, mediante un proceso establecido, regularmente lo efecta el gerente de rea o encargado del departamento.

58

Para cuidar que la empresa cuente con el recurso humano adecuado, tanto en cantidad como en experiencia, especialmente con relacin a las funciones del procesamiento de datos y contabilidad, el departamento de recursos humanos recibe por parte del gerente de cada departamento la solicitud de un nuevo recurso. El incremento en el nmero de empleados solamente se hace efectivo con la autorizacin del gerente general.

i) Situaciones relacionadas a la falta de tica o conducta indebida:

No se han identificado situaciones relacionadas con falta de tica y conducta indebida.

5. Cuentas significativas identificadas en los estados financieros

Caja y bancos Cuentas por cobrar Inventarios Cuentas por pagar Ventas Costo de ventas

6. Riesgos de fraude

Ninguno.

7. Honorarios y tiempo estimado

No se han estimado honorarios debido a que el proyecto ser realizado por personal del departamento de contabilidad de El Sper Tornillo, S.A.; sin embargo, la gerencia general ha ofrecido una bonificacin, la cual queda a criterio de ella en cuanto al monto, si el proyecto se realiza exitosamente. 59

El tiempo estimado en la realizacin del proyecto es de cinco meses.

Elaborado por: Jos Oswaldo Choy Ajsivinac

27/12/2010

Autorizado por: Juan Alberto Castaeda Cruz

30/12/2010

60

5.9. INFORME DE RESULTADOS

No. 2010-007

Guatemala, mayo 27 de 2011

Lic. Juan Alberto Castaeda Cruz Gerente financiero El Sper Tornillo, S.A. Presente Lic. Castaeda: En atencin al nombramiento No. 2010-007 de fecha 20 de diciembre de 2010, por medio del cual me nombra como encargado del proyecto Diseo del manual de polticas y procedimientos contables de la empresa comercializadora de tornillos, me permito informar lo siguiente: 1. Planeacin El diseo del manual de polticas y procedimientos contables se llev a cabo de acuerdo a la planeacin No. 2010-007 de fecha 27 de diciembre de 2010, en el cual se establece a detalle la estrategia a seguir, dicha planeacin se adjunta al presente informe. 2. Alcance a. Diseo del manual de polticas y procedimientos del departamento de contabilidad.

b. reas cubiertas:

Caja y bancos Cuentas por cobrar Inventarios Activos fijos 61

Impuestos Cuentas por pagar Otras partidas contables Estados financieros

3. Objetivos El diseo del manual de polticas y procedimientos contables tiene los siguientes objetivos:
Estandarizar los procesos bsicos en las diferentes reas del departamento de

contabilidad por medio de polticas y procedimientos que debern observarse en la realizacin de las actividades diarias de dicho departamento, el objetivo de la estandarizacin eficientemente.
Ayudar a la gerencia financiera a proveer informacin financiera confiable y

es

contribuir

que

dichas

actividades

se

realicen

oportuna, ya que dicha informacin es la base para la toma de decisiones.

Servir de gua a los colaboradores de las diferentes reas del departamento de

contabilidad, por medio de la descripcin textual y grfica de los procedimientos a observar en la realizacin de sus actividades diarias, especialmente al personal de nuevo ingreso, ya que adems de ello, le puede ayudar a familiarizarse rpidamente a su puesto de trabajo y al ambiente de control del departamento.
Servir como herramienta para el cumplimiento oportuno de las disposiciones

legales de carcter tributario a las que se encuentra afecta la empresa derivado de las transacciones que realiza en su actividad diaria, adems, minimizar el riesgo de contingencias fiscales.
Proporcionar instrucciones bsicas y necesarias para el manejo y resguardo de

los diferentes documentos, mismos que respaldan las cifras reveladas en los 62

estados financieros, ya que stos pueden ser requeridos en cualquier momento por la administracin, por auditora externa o por las autoridades fiscales.
Contribuir al uso eficiente de los recursos del departamento de contabilidad, y al

logro de: eficiencia operativa, salvaguarda de activos, informacin financiera confiable y oportuna.

4. Trabajo realizado: Se llevaron a cabo las siguientes actividades: a. Recopilacin de la informacin: Durante este proceso se elaboraron cuestionarios y se realizaron entrevistas con personal clave dentro de la empresa, adems, se efectu una investigacin documental; dichas actividades ayudaron a obtener informacin que fue clave para la elaboracin de manuales.

b. Procesamiento de la informacin: Durante este proceso se organiz, analiz y depur la informacin recopilada, adems, se unificaron criterios relacionados a terminologa y presentacin de la informacin, con el objetivo de mantener continuidad y uniformidad.

c. Redaccin: Durante esta fase se llev a cabo la escritura de las polticas y procedimientos en el formato seleccionado para el manual.

d. Elaboracin de grficas Se realizaron los diagramas de flujo, los cuales presentan una descripcin grfica de las actividades que se llevan a cabo en cada rea.

63

e. Formato y composicin Se llev a cabo el diseo del formato en el cual se redactaron las polticas y procedimientos.

f. Revisin y aprobacin En este proceso se realiz un cuidadoso examen sobre el manual, con el objetivo de validarlos, o bien proponer correcciones. 5. Actividades siguientes: Despus de la presentacin del manual de polticas y procedimientos contables propuesto, las actividades a realizar son:

Aprobacin del manual Distribucin y control Revisin

6. Conclusin: El trabajo efectuado de acuerdo a la planificacin y estrategia del proyecto, ha permitido alcanzar los objetivos del proyecto Diseo de un manual de polticas y procedimientos contables de la empresa comercializadora de tornillos.

7. Recomendacin: Implementar el manual de polticas y procedimientos propuesto, el cual se adjunta al presente informe. Atentamente,

Lic. Jos Oswaldo Choy Ajsivinac

64

5.10.

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

65

CODIFICACIN:

1 2011 05-2011

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

NDICE Ttulo Introduccin Objetivos Manual No. Ttulo Pgina 68 70 Pgina

1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.3 1.4 1.4.1 1.4.1.1 1.4.1.2 1.4.1.3 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.6 1.6.1 1.6.2 1.7 1.8 1.9

rea de caja y bancos Ingresos a caja Pagos Conciliaciones bancarias rea de nminas de sueldos rea de cuentas por pagar rea de impuestos y contribuciones Impuesto Sobre la Renta Declaracin trimestral Declaracin anual Retenciones Impuesto al Valor Agregado Cuotas laboral y patronal IGSS Impuesto de Solidaridad rea de Activos fijos Registro de bienes muebles Registro de depreciaciones Cambio de responsable rea de Inventarios Compras locales Importaciones rea de cuentas por cobrar Otras partidas contables Informacin financiera

72 72 75 80 82 84 87 88 88 88 89 90 90 91 92 95 95 96 97 98 99 100 102 104 106

Diagramas de flujo
JC Dic-2010 JAC May-2011

Elabor:

Revis:

Autoriz:

66

CODIFICACIN:

1 2011 05-2011

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

Manual No.

Ttulo

Pgina

Formas utilizadas en los procedimientos Aprobacin del manual

135 158

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

67

CODIFICACIN:

1 2011 05-2011

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

INTRODUCCIN

Ante la necesidad de definir polticas y procedimientos para crear las condiciones empresariales de comportamiento tico y para que el personal del departamento de contabilidad cuente con un documento informativo que facilite su actividad diaria, la gerencia general con el apoyo de la gerencia financiera y del equipo del departamento de contabilidad ha elaborado el presente manual de polticas y procedimientos con la finalidad de documentar los procesos operativos para fortalecer al departamento de contabilidad el cual tiene a su cargo el registro contable de las transacciones que surgen de la actividad diaria de la empresa, y tomando en cuenta que los registros contables son la base para la elaboracin de estados financieros y que stos a su vez son la base para la toma de decisiones, resulta de mucha importancia que este departamento cuente con sus manuales de polticas y procedimientos para minimizar el riesgo de errores e irregularidades en el proceso contable.

Estos manuales son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la empresa, encargndose de normar y estandarizar las operaciones que realiza el personal del departamento de contabilidad, y tiene como objetivo integrar los recursos, esfuerzos y operaciones en forma coordinada para el logro de los objetivos empresariales y evitar con ello el uso ineficiente de los mismos.

En virtud de lo anterior, se elabor el presente manual, que constituye un instrumento administrativo a travs del cual se describen en forma lgica, sistemtica y detallada las actividades de este departamento.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

68

CODIFICACIN:

1 2011 05-2011

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

La estructura de su contenido ofrece una respuesta a las necesidades de informacin a quienes desempean las funciones y actividades en dicho departamento.

El manual presenta para cada puesto de trabajo, las polticas que lo regirn, seguidamente provee los pasos necesarios para llevar a cabo las actividades en forma lgica, sistemtica y detallada; asimismo, provee diagramas de flujo que facilitan la comprensin del proceso establecido, ya que son una representacin grfica de los mismos.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

69

CODIFICACIN:

1 2011 05-2011

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

OBJETIVOS

1.

Estandarizar los procesos bsicos en las diferentes reas del departamento de contabilidad, por medio de polticas y procedimientos que debern observarse en la realizacin de las actividades diarias, con el objetivo de contribuir a que dichas actividades se realicen eficientemente.

2.

Ayudar a la gerencia financiera a obtener informacin financiera confiable y oportuna, ya que dicha informacin es la base para la toma de decisiones.

3.

Servir de gua a los colaboradores de las diferentes reas del departamento de contabilidad, por medio de la descripcin textual y grfica de los procedimientos a observar en la realizacin de sus actividades diarias, especialmente al personal de nuevo ingreso, para que le ayude a familiarizarse rpidamente a su puesto de trabajo y al ambiente de control del departamento.

4.

Servir como herramienta para el cumplimiento oportuno de las disposiciones legales de carcter tributario a las que se encuentra afecta la empresa derivado de las transacciones que realiza en su actividad diaria, adems, minimizar el riesgo de contingencias fiscales.

5.

Proporcionar instrucciones bsicas y necesarias para el manejo y resguardo de los diferentes documentos, mismos que respaldan las cifras reveladas en los estados financieros, ya que stos pueden ser requeridos en cualquier momento por la administracin, por auditora externa o por las autoridades fiscales.
JC Dic-2010 JAC May-2011

Elabor:

Revis:

Autoriz:

70

CODIFICACIN:

1 2011 05-2011

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

6.

Contribuir al uso eficiente de los recursos del departamento de contabilidad, y contribuir al logro de: eficiencia operativa, salvaguarda de activos, informacin financiera confiable y oportuna.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

71

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Ingresos a caja

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.1 2011 05-2011

1.1.1.1
No. 1.1.1.1.1

Polticas
Nombre Liquidacin de caja Descripcin La liquidacin de caja se debe realizar diariamente a las diecisiete horas en el formato establecido para ello (Liquidacin de caja, forma F003). No cumplir con esta poltica amerita llamada de atencin con copia al expediente de la persona responsable, si fuera segunda vez que incurre en dicha falta, la llamada de atencin se har con copia al ministerio de trabajo. El efectivo se debe depositar en la cuenta bancaria respectiva, en el da hbil inmediato siguiente al de su ingreso; no cumplir con esta poltica amerita llamada de atencin por escrito, con copia al Ministerio de Trabajo. La clave y la llave de la caja de seguridad, cada una, deben estar en poder de personas distintas, una de estas personas, debe ser ajena al departamento de caja o del rea de caja y bancos. Bajo ninguna circunstancia se debe tomar el efectivo de caja para el canje de cheques personales. El efectivo en caja, no debe ser empleado para efectuar compra alguna. Se debe utilizar una serie distinta de recibos por los ingresos a caja, una por ventas al contado, otra por recuperacin de cartera de crditos, y otra por ingresos varios.

1.1.1.1.2

Resguardo de efectivo

1.1.1.1.3

Clave de seguridad

1.1.1.1.4

Cheques personales Compras Series de recibos

1.1.1.1.5 1.1.1.1.6

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

72

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Ingresos a caja

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.1 2011 05-2011

1.1.1.2
No.

Procedimiento de ingresos a caja

Nombre Descripcin Responsable

Procedimiento de ingresos por ventas al contado

1.1.1.2.1 Localizar pedido Recibir efectivo Emitir factura Localiza el nmero de pedido en el sistema e informa al cliente la cantidad a cancelar. Recibe y cuenta el efectivo y revisa que el mismo cuadre con el total del pedido del cliente. Emite la factura de venta respectiva de acuerdo con la informacin contenida en el pedido de cliente. (Factura Forma F001). Emite el recibo de caja por el ingreso de efectivo y lo aplica a la factura respectiva para que la misma quede cancelada. Revisa que el total de ste cuadre con el efectivo y con el pedido de cliente y la factura. (Recibo de caja, forma F002). Entrega la factura y recibo de caja original al cliente y archiva las copias en el lugar correspondiente. Auxiliar de caja

1.1.1.2.2

Auxiliar de caja

1.1.1.2.3

Auxiliar de caja

1.1.1.2.4

Emitir recibo de caja

Auxiliar de caja

1.1.1.2.5

Entregar documentos

Auxiliar de caja

Procedimiento de ingresos por recuperacin de cartera

1.1.1.2.6 Localizar factura Recibir efectivo Localiza en el sistema la factura que est cancelando o abonando. Recibe y cuenta el efectivo y revisa que el mismo cuadre con el saldo pendiente de pago (en caso estuviera cancelando el total de la factura). Aplica el cobro a la factura respectiva y emite el recibo de caja por el ingreso de efectivo; revisa que el total de ste cuadre con el efectivo. Entrega la factura y recibo de caja original al cliente y archiva las copias en el lugar correspondiente. Auxiliar de caja

1.1.1.2.7

Auxiliar de caja

1.1.1.2.8

Aplicar cobro

Auxiliar de caja

1.1.1.2.9

Entregar documentos

Auxiliar de caja

Procedimiento de liquidacin de caja

1.1.1.2.10 Generar liquidacin de caja Efecta el cierre de caja en el sistema y con esto se generan las partidas contables del libro diario. (Liquidacin de caja, forma F003). JAC May-2011 Auxiliar de caja

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

Autoriz:

73

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Ingresos a caja

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.1 2011 05-2011

No. 1.1.1.2.11

Nombre Generar liquidacin Contar el efectivo Preparar depsito

Descripcin Genera el reporte de caja por medio del sistema con lo cual se totalizan los ingresos del da. Efecta recuento de efectivo, mismo que debe cuadrar con el total del reporte de caja. Llena la boleta de depsito respectiva y la deja preparada para enviarla el da hbil siguiente al cierre. (Depsito bancario, forma F004). Enva el depsito bancario por medio del mensajero en el plazo establecido para el mismo. Recibe el depsito bancario y verifica en l, que tenga el sello y certificacin del banco y que el nmero de cuenta y el monto del depsito sean los correctos. Firma el reporte de liquidacin de caja y lo traslada al asistente de tesorera para su revisin, esta liquidacin ir acompaada por los documentos respectivos (facturas, recibos de caja, boleta de depsito, etc.) Revisa que el monto total de la liquidacin cuadre con el depsito bancario, y que los documentos adjuntos estn completos, revisa que los nmeros de facturas y montos coincidan con los descritos en la liquidacin. Luego de la revisin respectiva, firma la liquidacin y la traslada para su autorizacin. Revisa que la liquidacin de caja lleve las firmas respectivas de la elaboracin y revisin, luego de ello firma la liquidacin y la traslada para mayorizar el registro contablemente y su posterior archivo. Mayoriza la partida contable dentro del sistema para que quede registrado el movimiento en la contabilidad. Archiva la liquidacin de caja y los documentos adjuntos.

Responsable Auxiliar de caja

1.1.1.2.12

Auxiliar de caja

1.1.1.2.13

Auxiliar de caja

1.1.1.2.14

Enviar depsito Recibir depsito bancario Firmar liquidacin

Auxiliar de caja

1.1.1.2.15

Auxiliar de caja

1.1.1.2.16

Auxiliar de caja

1.1.1.2.17

Revisar liquidacin

Asistente de caja y bancos

1.1.1.2.18

Autorizar liquidacin

Contador general

1.1.1.2.19

Moyorizar partida Archivar liquidacin

Asistente de caya y bancos Auxiliar de caja

1.1.1.2.20

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

74

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Pagos

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.2 2011 05-2011

1.1.2.1
No. 1.1.2.1.1

Polticas
Nombre Pago de Documentos Descripcin Para que un documento se tome en cuenta para emisin de cheque debe cumplir con los requisitos siguientes: Nombre Nmero de identificacin tributaria (NIT) Firma de autorizacin en la factura Firma y sello de recepcin del bien o servicio Rgimen de impuesto sobre la renta (ISR) al que est acogido el proveedor f. Ingreso a bodega o documento equivalente g. Orden de compra autorizada h. Copia de las tres cotizaciones i. Que los datos de la orden de compra coincidan con los de la factura Si no cumple con alguno de estos requisitos, la factura ser devuelta hasta completarlos. Se exceptan de estos requisitos el pago de impuestos ya que los mismos deben presentarse en los formularios que la Superintendencia Administracin Tributaria provea, para que el pago de los mismos sean autorizados debern contar con la firma de revisin del contador general. Respecto al pago del seguro social (IGSS), los documentos deben contar con la firma de revisin del gerente de recursos humanos para que el mismo sea autorizado. a. b. c. d. e.

1.1.2.1.2

Emisin de cheques

Los cheques se deben emitir los mircoles de cada semana en horas de la maana; nicamente el gerente financiero est facultado para autorizar la emisin de cheques en un da diferente a ste.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

75

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Pagos

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.2 2011 05-2011

No. 1.1.2.1.3

Nombre Documentos de soporte

Descripcin nica mente se deben autorizar cheques que cuenten con la firma de revisin y que adjunto tenga los documentos siguientes: a. b. c. d. e. Factura autorizada por el jefe de rea. Orden de compra autorizada. Copia de las tres cotizaciones. Firma y sello del responsable de la recepcin del bien o servicio. Ingreso a bodega (cuando aplique).

1.1.2.1.4

Seguridad de los cheques

Los cheques en blanco as como los cheques firmados se deben guardar en lugar seguro a donde nicamente tendr acceso el encargado de emitirlos, quien adems tendr bajo su responsabilidad la llave de acceso. Los cheques se entregarn a los proveedores los das viernes de cada semana, en horario de 14:00 a 17:00 horas, bajo ninguna circunstancia se entregarn cheques fuera de este horario. nicamente se entregarn cheques a los proveedores que presenten la contrasea de pago respectiva, en los casos en los que el proveedor carezca de la misma, deber solicitar por escrito la entrega del cheque. Est terminantemente prohibido emitir cheques al portador, el mismo siempre se debe emitir a nombre de la empresa o persona que aparezca en la factura; se exceptan aquellos casos en los que el proveedor autoriza por escrito, emitirlo a otro nombre, en cuyo caso tambin deber indicar por escrito a nombre de quien se va a emitir. La apertura y cierre de cuentas bancarias estarn a cargo nica y exclusivamente del gerente general.

1.1.2.1.5

Horario de entrega de cheques Contrasea de pago

1.1.2.1.6

1.1.2.1.7

Cheques al portador

1.1.2.1.8

Apertura y cierre de cuentas Mutilar documentos Cheque no negociables

1.1.2.1.9

En toda documentacin de respaldo de cheques se debe indicar la fecha de pago y el nmero de cheque, a fin de evitar duplicidad de pagos. La frase NO NEGOCIABLE debe estar impresa en cada cheque. Est prohibida la entrega de cheques sin que lleven esa frase.

1.1.2.1.10

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

76

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Pagos

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.2 2011 05-2011

No. 1.1.2.1.11

Nombre Cheques anulados

Descripcin Todo cheque ANULADO debe tener impreso un sello que lo indique. Dichos cheques se archivarn junto con los que han sido pagados, ya que esto permite llevar el control del correlativo. Los cheques que no sean entregados durante el perodo de los dos meses siguientes al de su elaboracin, debern anularse. Cuando haya cambio de la persona responsable de los cheques, se har por escrito y antes del traspaso de responsabilidad, tanto la que entrega el cargo, como la que recibe, efectuarn un conteo de cheques, mismo que dejarn por escrito y ambas personas firmarn dicho documento. La emisin e impresin de cheques se harn a travs del sistema informtico; pero, si por alguna causa justificada fuera necesario emitir cheques manualmente o por medio de mquina de escribir, como medida de seguridad se debe colocar cinta adhesiva sobre el nombre del beneficiario y monto del cheque para mitigar el riesgo de alteracin.

1.1.2.1.12

Vencimiento de cheques Cambio de responsable

1.1.2.1.13

1.1.2.1.14

Medida de seguridad de cheques

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

77

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Pagos

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.2 2011 05-2011

1.1.2.2
No. 1.1.2.2.1

Procedimiento de pagos
Nombre Recibir Reporte Descripcin Recibe el reporte del encargado de cuentas por pagar que incluya nicamente las facturas vencidas al da del reporte, mismo que traslada junto con las facturas originales. (Reporte cuentas por pagar, forma F020). Revisa que adjunto al reporte estn todas las facturas que figuran en el mismo, adems, revisa que cada factura cuenta con lo siguiente: a. Firma de revisin y operacin del asistente de cuentas por pagar. b. Firma de autorizacin de la factura. c. Orden de compra autorizada. d. Copia de las tres cotizaciones. e. Ingreso a bodega. Luego de la revisin traslada el reporte y los documentos al gerente financiero. Responsable Auxiliar de caja

1.1.2.2.2

Revisar documentos

Auxiliar de caja

1.1.2.2.3

Autorizar pagos

Revisa que las facturas tengan la firma de revisin del auxiliar de caja y la del asistente de cuentas por pagar. Firma las facturas y marca en el reporte las que est autorizando para pago. Cuando el pago sea en concepto de impuestos, verifica que la declaracin cuente con la firma de revisin del contador general.

Gerente Financiero

1.1.2.2.4

Emitir cheques

Emite cheques para las facturas autorizadas y devuelve al asistente de cuentas por pagar, las facturas que no fueron autorizadas. En esta operacin se genera la partida contable. (Cheque voucher, forma F006). Imprime sello en las facturas y escribe la fecha y el nmero de cheque con la que fue cancelada. Traslada los cheques, los documentos de soporte y el reporte al asistente de tesorera. Revisa que el valor de los cheques cuadre con el total de la o las facturas que se estn pagando y que los mismos estn a nombre del proveedor. Verifica que los cheques coincidan con las facturas autorizadas en el reporte de cuentas por pagar.

Auxiliar de caja

1.1.2.2.5

Sellar facturas Trasladar cheques Revisar cheques

Auxiliar de caja Auxiliar de caja Asistente de caja y bancos

1.1.2.2.6

1.1.2.2.7

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

78

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Pagos

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.2 2011 05-2011

No.

Nombre

Descripcin Revisa que las facturas que respaldan el cheque tengan las siguientes firmas: a. Asistente de cuentas por pagar b. Auxiliar de caja c. Gerente financiero Firma los cheques para hacer constar que han sido revisados.

Responsable

1.1.2.2.8

Mayorizar partida

Revisa en el cheque la partida contable y verifica que se hayan afectado las cuentas correctas, mayoriza la partida y con ello queda registrada la operacin en la contabilidad. Traslada los cheques y el reporte al gerente financiero. Revisa en los cheques la firma del asistente de tesorera, y luego de ello los firma. Revisa que los cheques tengan la firma de revisin y autorizacin y procede afirmarlos. Coloca los cheques firmados bajo llave, para mitigar el riesgo de prdida o extravo. El da y hora sealados hace entrega de los cheques previa entrega de contrasea. Archiva los voucher que hayan sido entregados en orden correlativo en archivadores distintos cada mes. Los cheques que no haya entregado los archiva nuevamente.

Asistente de caja y bancos

1.1.2.2.9

Autorizar cheques Firmar cheques Resguardar cheques Entrega de cheques Archivar voucher

Gerente Financiero Gerente General Auxiliar de caja Auxiliar de caja Auxiliar de caja

1.1.2.2.10

1.1.2.2.11

1.1.2.2.12

1.1.2.2.13

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

79

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Conciliacin bancaria

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.3 2011 05-2011

1.1.3.1
No. 1.1.3.1.1

Polticas
Nombre Fecha de conciliacin Responsable Descripcin Las conciliaciones bancarias se deben realizar una vez al mes, antes de emitir estados financieros. (Conciliacin bancaria, forma F009). Las conciliaciones bancarias no debe realizarlas la persona encargada de emitir cheques u rdenes de emisin de cheque. La conciliacin debe estar respaldada con una impresin del diario mayor general y del estado de cuenta bancario original. Las notas de crdito y dbito internas deben estar autorizadas por el gerente financiero.

1.1.3.1.2

1.1.3.1.3

Soporte de conciliaciones Notas de dbito crdito internas Depsitos en transito

1.1.3.1.4

1.1.3.1.5

Los depsitos en trnsito cuya antigedad sea mayor a tres meses y no se haya establecido la factura a la que corresponde aplicarla, se deben rebajar del trnsito registrndola contra otros ingresos.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

80

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Conciliacin bancaria

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.3 2011 05-2011

1.1.3.2
No. 1.1.3.2.1

Procedimiento de conciliacin bancaria

Nombre Obtener saldo del banco Restar cheques en circulacin Sumar depsitos en trnsito Restar depsitos Restar nota dbito Descripcin Obtiene el saldo del estado de cuenta del banco a la fecha del cierre. Responsable Asistente de impuestos

1.1.3.2.2

Rebaja del saldo del banco el valor de los cheques en circulacin (cheques operados en el libro que no han sido pagados por el banco). Suma al saldo del banco el valor de todos los depsitos registrados por contabilidad (depsitos en trnsito) y pendientes de registrar por el banco. Resta al saldo del banco los depsitos operados por el banco y que no han sido operados por contabilidad. Resta del saldo del libro banco las notas de dbito operadas por el banco y no registradas en contabilidad. (Nota de dbito (bancario), forma F007). Suma al saldo del libro banco el valor de las notas de crdito operadas por el banco y no registradas en contabilidad. (Nota de crdito (bancario), forma F008). Obtiene del libro bancos el saldo disponibilidades a la fecha del cierre. de las

Asistente de impuestos

1.1.3.2.3

Asistente de impuestos

1.1.3.2.4

Asistente de impuestos Asistente de impuestos

1.1.3.2.5

1.1.3.2.6

Sumar nota crdito

Asistente de impuestos

1.1.3.2.7

Obtener saldo en libro

Asistente de impuestos

1.1.3.2.8

Comparar saldos Revisar conciliacin

Compara que el saldo de la conciliacin sea igual al saldo contable, e imprime la conciliacin. Revisa la veracidad de los datos de la conciliacin bancaria contra los documentos; as como la correccin de las operaciones aritmticas, si encuentra algn error, lo devuelve al asistente de impuestos para su correccin, si no, firma la conciliacin y la traslada al gerente financiero para solicitar la autorizacin. Revisa en la conciliacin bancaria las firmas de elaboracin y revisin, si estn, autoriza la conciliacin, si no, la devuelve para su correccin. Archiva la conciliacin bancaria una vez haya sido autorizada por el contador general

Asistente de impuestos Contador general

1.1.3.2.9

1.1.3.2.10

Autorizar conciliacin

Gerente financiero

1.1.3.2.11

Archivar conciliacin

Asistente de impuestos

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

81

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE NMINA DE SUELDOS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.2 2011 05-2011

1.2.1
No. 1.2.1.1

Polticas del registro de la nmina de sueldos

Nombre Confidencialidad Descripcin Las nminas de sueldos, por su naturaleza, deben tratarse con la ms estricta confidencialidad. (Nmina de sueldos, forma F005). Toda modificacin a los rubros de la nmina debe estar sustentada por escrito, y con la firma de autorizacin del gerente general. La preparacin y revisin de la nmina se debe efectuar por personas distintas y las mismas deben firmar la nmina como constancia de haber realizado dichas funciones. Los pagos de planilla se hacen los das 15 y ltimo de cada mes. Si los das sealados para pago de nmina, fueran sbado, domingo o asueto, el pago se efectan el da hbil anterior ms cercano. No se conceden anticipos de sueldo y salario, a menos que exista justa causa, para lo cual es necesaria la autorizacin del gerente general.

1.2.1.2

Documentacin

1.2.1.3

Preparacin y revisin de nmina Das de pago

1.2.1.4

1.2.1.5

Anticipos

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

82

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE NMINA DE SUELDOS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.2 2011 05-2011

1.2.2
No.

Procedimiento del registro de nmina de sueldos

Nombre Recibir planilla Descripcin Recibe las nminas de sueldos de administracin y ventas provenientes del departamento de recursos humanos. (Nmina de sueldos, forma F005). Revisa que la planilla cuente con las firmas de elaboracin, revisin y autorizacin. Revisa que la cuenta contable asignada a cada colaborador sea la correcta, en este proceso tambin revisa que el clculo de prestaciones laborales sea correcto. Mayoriza las partidas contables generadas desde el mdulo de nminas. Archiva la planilla en un lugar seguro, misma que servir de respaldo al registro contable. Responsable Asistente de cartera

1.2.1.2.1

1.2.1.2.2

Revisar firmas Revisin cuentas contables

Asistente de cartera Asistente de cartera

1.2.1.2.3

1.2.1.2.4

Mayorizar partida Archivar planilla

Asistente de cartera Asistente de cartera

1.2.1.2.5

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

83

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CUENTAS POR PAGAR

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.3 2011 05-2011

1.3.1
No. 1.3.1.1

Polticas del registro de cuentas por pagar

Nombre Recepcin de documentos Descripcin nicamente se recibirn facturas de compras los das lunes y martes de cada semana, siempre que estn acompaadas de los documentos que se mencionan en el siguiente numeral. Bajo ninguna circunstancia se recibirn facturas fuera de los das indicados.

1.3.1.2

Datos y documentos de las facturas

nicamente se deben registrar facturas que cumplan con los requisitos siguientes: Nombre de la empresa. Nmero de identificacin tributaria (NIT). Firma de autorizacin en la factura. Firma y sello del responsable de la recepcin del bien o servicio. Rgimen de impuesto sobre la renta (ISR) al que est afiliado el proveedor. f. Ingreso a bodega (cuando aplique). g. Orden de compra autorizada. h. Copia de las tres cotizaciones. i. Que los datos de la orden de compra coincidan con los de la factura. Si no cumple con alguno de estos requisitos, la factura ser devuelta hasta completarlos. La persona que reciba los documentos firmar como constancia de ello, por lo tanto, esta persona queda como responsable de custodiarlos. a. b. c. d. e.

1.3.1.3

Facturas especiales

Cuando un proveedor no entregue factura, se debe emitir una factura especial, en la cual se debe consignar el nombre completo y nmero de la cdula de vecindad del proveedor, en dicha factura se har la observacin: SE NEG A ENTREGAR FACTURA. Las facturas especiales no se deben emitir durante ms de dos meses consecutivos a nombre de una misma persona. Excepto las facturas por compra de mercadera para el inventario, es requisito indispensable que en la parte posterior de la misma se indique brevemente qu producto o servicio se est comprando y a qu departamento se destin. Las facturas que se liquidan por medio de caja chica o las que corresponden a viticos deben cumplir con los requisitos de la poltica 1.3.1.2 respecto a las literales a., b., c., adems dichas facturas se detallarn en las liquidaciones respectivas, las cuales deben estar con la respectiva autorizacin.

1.3.1.4

Destino de la compra

1.3.1.5

Gastos por caja chica y viticos

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

84

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CUENTAS POR PAGAR

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.3 2011 05-2011

No. 1.3.1.6

Nombre Retencin de impuesto

Descripcin Para las facturas que aplique, la retencin de impuesto sobre la renta se emitir el mismo da en el que la misma se ingrese al sistema.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

85

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CUENTAS POR PAGAR

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.3 2011 05-2011

1.3.2
No. 1.3.2.1

Procedimiento del registro de cuentas por pagar

Nombre Recibir facturas Descripcin Recibe del departamento de compras las facturas y documentos de respaldo (cotizaciones, orden de compra, ingreso a bodega, etc.) Revisa en las facturas los datos y documentos descritos en la poltica nmero 1.3.1.2; si no cumple con alguno de los datos o documentos requeridos los devuelve a compras para completarlos. Cuando se reciban notas de crdito por descuentos en compras, revisa el nombre, NIT y el nmero de factura a la que habr de aplicarse el descuento. Cuando las facturas las reciba del Asistente de activos fijos o del Asistente de costos, revisa que lleve la firma de alguno de ellos segn corresponda, debido a que la revisin de las facturas debe ser realizada por alguno de ellos. Imprime sello en la factura, mismo que provee dos espacios, uno de ellos servir para colocar la cuenta contable (codificar) que se ve afectada por el producto o servicio adquirido y otro para la firma como constancia de que ha sido revisada. Por medio del mdulo de cuentas por pagar se ingresan las facturas o notas de crdito; en este proceso se carga el gasto o activo segn la naturaleza de la compra y de acuerdo a las cuentas descritas en ella y se abona la cuenta por pagar. En esta operacin el sistema automticamente genera la partida contable. Firma el documento como constancia de haber sido operada. Traslada los documentos, ya que sern utilizadas por la persona que mayoriza la partida contable. En los documentos verifica el sello y firmas de revisin y operacin de la factura, y si todo est correcto procede a mayorizar la partida contable y devuelve los documentos para su archivo, si no, devuelve los documentos para la correccin correspondiente. Coloca las facturas y documentos en el archivador que sea seguro, y con ello mitigar riesgos de prdida o extravo. Revis: JAC May-2011 Autoriz: Asistente de cartera Responsable Asistente de cartera

1.3.2.2

Revisar facturas

Asistente de cartera

Revisar nota de crdito

Revisar factura

1.3.2.3

Sellar y Codificar factura

1.3.2.4

Ingresar la factura al sistema

Asistente de cartera

1.3.2.5

Firma de operacin

Asistente de cartera

1.3.2.6

Mayorizar partida

Contador general

1.3.2.7

Archivar documentos

Asistente de cartera

Elabor:

JC Dic-2010

86

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.4 2011 05-2011

1.4.1
No. 1.4.1.1

Polticas
Nombre Observancia de Leyes Descripcin La determinacin y pago de tributos se debe hacer en la forma y plazo establecidos en las leyes y reglamentos vigentes en la Repblica de Guatemala. El impuesto sobre la renta se pagar conforme a lo establecido en el artculo 72 de dicha ley, es decir, un treinta y uno por ciento (31%) sobre la renta imponible. En aquellos casos en los que El Sper Tornillo, S. A. acte en calidad de agente de retencin del impuesto sobre la renta, debe presentar la declaracin y pagar el importe del impuesto retenido, conforme a lo establecido en dicha ley. Ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, El Sper Tornillo, S. A. adopta doble responsabilidad, porque est obligado por cuenta propia y por cuenta ajena, por lo que el pago de las cuotas patronales y laborales deber efectuarse en la forma y plazo establecido para ello. No obstante los plazos que las respectivas leyes establecen para la presentacin de declaraciones, el asistente de impuestos debe presentar las mismas, dentro de los primeros cinco das hbiles del mes en que vence el pago del impuesto, esto aplica cuando dichas declaraciones deban presentarse mensual o trimestralmente; en el caso de la declaracin anual del impuesto sobre la renta, tiene como plazo mximo el mes de enero de cada ao.

1.4.1.2

Rgimen de ISR

1.4.1.3

Obligaciones por cuenta de terceros

1.4.1.4

Cuotas IGSS

1.4.1.5

Plazo

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

87

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.4 2011 05-2011

1.4.2 1.4.2.1
No.

Procedimiento del impuesto sobre la renta Procedimiento de la declaracin trimestral

Nombre Imprimir reportes Completar Formulario Revisar declaracin Descripcin Imprime reporte trimestral de ingresos de acuerdo al periodo al que corresponde. Llena el formulario de la declaracin y sus anexos con base a los estados financieros autorizados. Revisa en el formulario y anexos lo siguiente: la razn social, NIT, la fecha, el periodo impositivo a declarar, las cantidades consignadas conforme a los estados financieros, cantidades consignadas en el rengln exento. Firma el formulario y traslada para autorizacin. Revisa que el formulario lleve la firma de revisin del contador general, firma para autorizar la declaracin. Presenta la declaracin por medio del sistema bancasat. Realiza las partidas contables manualmente (tanto la provisin del impuesto por pagar, as como la del pago). Verifica que los datos de la declaracin as como la del clculo sean los correctos, y entonces mayoriza la partida, si no, los devuelve para sea corregida la partida contable. Imprime copia del archivo generado y la archiva en el lugar correspondiente. Responsable Asistente impuestos Asistente impuestos Contador general

1.4.2.1.1

1.4.2.1.2

1.4.2.1.3

1.4.2.1.4

Autorizar declaracin Presentar declaracin Realizar partida contable Mayorizar partida

Gerente Financiero Asistente impuestos Asistente de impuestos

1.4.2.1.5

1.4.2.1.6

1.4.2.1.7

Contador general

1.4.2.1.8

Archivar declaracin

Asistente impuestos

1.4.2.2
1.4.2.2.1

Procedimiento de la declaracin anual

Obtener estados financieros Obtiene copia de los estados financieros que han sido presentados y autorizados por el consejo de administracin, ya que constituyen la base para completar la declaracin jurada anual. (Estados financieros, forma F010 y F010A). Asistente impuestos

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

88

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.4 2011 05-2011

No. 1.4.2.2.2

Nombre Completar Formulario Revisar declaracin

Descripcin Llena el formulario de la declaracin y sus anexos con base a los estados financieros autorizados. Revisa en el formulario y anexos lo siguiente: la razn social, NIT, la fecha, el periodo impositivo a declarar, las cantidades consignadas conforme a los estados financieros, cantidades consignadas en el rengln exento. Firma el formulario y traslada para autorizacin. Revisa que el formulario lleve las firmas de elaboracin y revisin, si es as firma para autorizar la declaracin, si no, la devuelve para que sea firmada. Presenta la declaracin por medio del sistema Bancasat, y si corresponde efecta el pago. Archiva una copia de la declaracin junto al comprobante de pago y otra en el archivo de declaraciones de ISR.

Responsable Asistente impuestos Contador general

1.4.2.2.3

1.4.2.2.4

Autorizar declaracin

Gerente Financiero

1.4.2.2.5

Presentar declaracin Archivar declaracin

Asistente impuestos Asistente impuestos

1.4.2.2.6

1.4.2.3
1.4.2.3.1

Procedimiento de las retenciones de impuesto sobre la renta

Imprimir reporte Imprime reporte del impuesto sobre la renta retenido durante el mes a declarar. (Reporte de retenciones ISR, forma F011). Elabora los formularios respectivos con base a la informacin del reporte, los remite al contador general para revisin. Revisa en el formulario lo siguiente: la razn social, NIT, fecha, periodo impositivo a declarar, monto del pago conforme al reporte, correctos los renglones o conceptos de pago, la o las tarifas impositivas conforme al concepto de retencin; adems, verifica que cuadre con el saldo del Mayor General. Revisa que tenga la firma de revisin del contador, autoriza el pago y firma el formulario. Presenta la declaracin y efecta el pago desde internet por medio del sistema Bancasat. Archiva una copia de la declaracin junto al comprobante de pago y otra en el archivador de declaraciones de ISR retenciones. Revis: JAC May-2011 Autoriz: Asistente impuestos

1.4.2.3.2

Completar formulario

Asistente impuestos

1.4.2.3.3

Revisar declaracin

Contador General

1.4.2.3.4

Autorizar declaracin Presentar declaracin Archivar declaracin

Gerente financiero Asistente impuestos Asistente impuestos

1.4.2.3.5

1.4.2.3.6

Elabor:

JC Dic-2010

89

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.4 2011 05-2011

1.4.3
No. 1.4.3.1

Procedimiento del impuesto al valor agregado

Nombre Imprimir libros Descripcin Imprime los libros en los cuales se han registrado las compras y las ventas del periodo a declarar. (Libro de compras y libro de ventas, formas F012 y 013 respectivamente). Llena el formulario de la declaracin, con base a los libros y conforme a los requerimientos de la ley y el reglamento del impuesto al valor agregado (IVA). Revisa en el formulario lo siguiente: la razn social, NIT, la fecha, el periodo impositivo a declarar, las cantidades consignadas conforme al reporte, cantidades consignadas en el rengln exento; adems, verifica que cuadre con el Mayor General. Firma el formulario. Revisa que el formulario lleve la firma de revisin del contador general, firma y autoriza la declaracin. Presenta la declaracin y cuando aplique, efecta el pago desde internet por medio del sistema Bancasat. Archiva una copia de la declaracin junto al comprobante de pago y otra en el archivador de declaraciones de IVA. Responsable Asistente impuestos

1.4.3.2

Completar formulario

Asistente impuestos

1.4.3.3

Revisar declaracin

Contador General

1.4.3.4

Autorizar declaracin Presentar declaracin Archivar declaracin

Gerente Financiero Asistente impuestos Asistente impuestos

1.4.3.5

1.4.3.6

1.4.4

Procedimiento de las cuotas laboral y patronal del seguro social

Llenar recibo y formulario Llena el formulario proporcionado por el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS con base a la informacin de las nminas de sueldos y con base al formulario llena el recibo de pago, mismos que remite al contador general para su revisin. (Planilla IGSS, forma F014). Revisa en el formulario y recibo de pago lo siguiente: la fecha, el periodo a declarar, el monto del pago conforme a la nmina de sueldos, el correcto rengln o concepto de pago, las tarifas impositivas; adems, verifica que cuadre con el saldo del Mayor General. Revisa que tenga la firma de revisin del contador general y autoriza el pago. JAC May-2011 Asistente impuestos

1.4.4.1

1.4.4.2

Revisar formulario

Contador General

1.4.4.3

Autorizar pago

Gerente Financiero

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

Autoriz:

90

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.4 2011 05-2011

No. 1.4.4.4

Nombre Trasladar recibo Elaborar cheque

Descripcin Traslada al encargado de pagos el formulario y el recibo de pago. Elabora el cheque conforme a las polticas y procedimientos del manual No. 1.1.2 REA DE TESORERA: Pagos a proveedores. Entrega al mensajero el formulario, el recibo y el cheque para que lo presente en la ventanilla correspondiente del IGSS. Luego de que ha sido efectuado el pago y de recibir los documentos firmados y sellados por el IGSS, coloca la declaracin en el archivador de declaraciones y pagos efectuados al IGSS.

Responsable Asistente impuestos Auxiliar de caja y bancos

1.4.4.5

1.4.4.6

Presentar declaracin

Auxiliar de caja y bancos

1.4.4.7

Archivo

Asistente impuestos

1.4.5
1.4.5.1

Procedimiento del impuesto de solidaridad

Generar reporte Completar formulario Genera el reporte de acuerdo al mtodo de pago (por los ingresos o por los activos), segn corresponda Completa el formulario con base a la informacin del reporte, los remite a la Contadora General para Revisin. Revisa en el formulario lo siguiente: la razn social, NIT, la fecha, el periodo impositivo a declarar, el monto del pago conforme al reporte, el correcto rengln o concepto de pago, la o las tarifas impositivas conforme al concepto de retencin; adems, verifica que cuadre con el saldo del Mayor General. Revisa que tenga la firma de revisin del contador, autoriza el pago y firma el formulario. Presenta la declaracin y efecta el pago en lnea por medio del sistema Bancasat. Archiva una copia de la declaracin junta al comprobante de pago y otra en el archivo de impuestos. Asistente impuestos Asistente impuestos

1.4.5.2

1.4.5.3

Revisar declaracin

Contador General

1.4.5.4

Autorizar declaracin Presentar declaracin Archivar declaracin

Gerente financiero Asistente impuestos Asistente impuestos

1.4.5.5

1.4.5.6

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

91

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE ACTIVOS FIJOS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.5 2011 05-2011

1.5.1
No. 1.5.1.1

Polticas
Nombre Criterio Descripcin Todos aquellos bienes cuya vida til sea mayor a dos aos y su costo sea mayor a tres mil quetzales (Q. 3,000.00), pasa a formar parte del inventario de activos fijos. El registro auxiliar de activos fijos debe contener detalladamente los datos y caractersticas del activo que se trate, la fecha de adquisicin, la fecha en que se empez a depreciar, el cdigo interno, el lugar de ubicacin, la depreciacin mensual y la depreciacin acumulada. Se debe utilizar tarjeta de responsabilidad para hacer constar la entrega del bien y del responsable del resguardo y buen uso del mismo. (Tarjeta de responsabilidad, forma F015). Este documento debe contener, al igual que el auxiliar, todas las caractersticas del bien, as como la firma de la persona a quin se le est entregando y quin ser la responsable del mismo. Estas tarjetas de responsabilidad tambin se deben utilizar en los activos menores, es decir, los bienes que no cumplan con alguna de las dos caractersticas de la poltica 1.5.1.1., ya que por no estar dentro del inventario de activos fijos, se necesita de esta tarjeta para llevar el respectivo control.

1.5.1.2

Registro auxiliar

1.5.1.3

Uso de tarjeta de responsabilidad

1.5.1.4

Aviso de recepcin

Es responsabilidad de la persona que est recibiendo el bien, informar que est ingresando un nuevo activo y solicitar al asistente de activos fijos la codificacin del mismo. Los bienes que no cumplan con una de las dos caractersticas mencionadas en la poltica nmero 1.5.1.1, sern contabilizadas como gasto del periodo, no obstante, sern entregadas y controladas por medio de las tarjetas de responsabilidad. Todo bien de la institucin estar debidamente incluido en una pliza de seguro. Todo bien que est registrado en el inventario de activos fijos, tendr un valor residual de un quetzal (Q. 1.00).

1.5.1.5

Activos menores

1.5.1.6

Pliza de seguro Valor residual

1.5.1.7

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

92

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE ACTIVOS FIJOS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.5 2011 05-2011

No. 1.5.1.8

Nombre Depreciacin de activo

Descripcin La depreciacin de los activos fijos se efectuar con base a los porcentajes establecidos por la ley del impuesto sobre la renta. Los activos fijos que estn totalmente depreciados, y que an se encuentran en buenas condiciones y funcionamiento al final de su vida til, seguirn apareciendo en el inventario con su valor residual. Los bienes que al finalizar su vida til o antes de ello, se encuentren en malas condiciones u obsoletas, se rebajarn del inventario, y pasarn a formar parte de otro registro que contendr nicamente activos dados de baja, esta operacin debe estar autorizado por el gerente general. Todo activo fijo adquirido se incluye en el perodo contable del mes siguiente al de su adquisicin, este mismo criterio se utiliza para iniciar su depreciacin. La depreciacin de los activos fijos se debe calcular de acuerdo a lo establecido a la ley del impuesto sobre la renta. La base de capitalizacin es el costo de adquisicin y/o construccin del bien. Slo se capitalizan los activos que est completamente terminados y en pleno uso de la empresa. Slo se capitalizan aquellos desembolsos por mejoras cuando stas prolonguen la vida til del activo. Las mejoras se deben depreciar nicamente por el tiempo que el bien tenga pendiente de depreciar. Se capitalizan los intereses pagados durante el perodo de construccin los cuales forman parte del costo del activo. Toda baja de activos, sea por venta, obsolescencia o por diferencias encontradas entre inventario fsico de activos y libros debe estar autorizada por el gerente general. Se exceptan de esta poltica, los activos cuyo valor est entre el rango de tres mil a diez mil quetzales (Q. 3,000 a Q. 10,000), la baja de stos podr ser autorizada por el gerente financiero. De todo activo fijo que sea retirado del inventario y enviado a destruir debe dejarse constancia en acta elaborada por un notario.

1.5.1.9

Liquidacin de activo

1.5.1.10

Cierre contable

1.5.1.11

Registro de depreciacin Capitalizacin

1.5.1.12

1.5.1.13

Capitalizacin de mejoras Depreciacin de mejoras Capitalizacin de intereses Baja de activos fijos

1.5.1.14

1.5.1.15

1.5.1.16

1.5.1.17

Destruccin de activos

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

93

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE ACTIVOS FIJOS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.5 2011 05-2011

No. 1.5.1.18

Nombre Datos y documentos de las facturas

Descripcin Para que las facturas sean registradas en el sistema debern cumplir con los requisitos siguientes: a. b. c. d. e. f. g. h. i. Nombre de la compaa. Nmero de identificacin tributaria (NIT). Firma de autorizacin en la factura. Firma y sello de recepcin del bien o servicio. Rgimen de impuesto sobre la renta (ISR) al que est acogido el proveedor. Ingreso a bodega o documento equivalente. Orden de compra autorizada. Copia de las tres cotizaciones. Que los datos de la orden de compra coincidan con los de la factura.

Si no cumple con alguno de estos requisitos, la factura ser devuelta hasta completarlos.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

94

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE ACTIVOS FIJOS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.5 2011 05-2011

1.5.2
No. 1.5.2.1

Procedimiento para registrar bienes muebles

Nombre Cotejar factura Descripcin Revisa que la factura cumpla con los requisitos descritos en la poltica No. 1.5.1.21 y que la descripcin del activo en la factura coincida con el activo fsico. Identifica el activo fijo con el cdigo correspondiente, y llena la tarjeta de responsabilidad con los datos requeridos. Llena la tarjeta de responsabilidad con los datos requeridos y solicita firma de la persona que recibe el activo, sta ltima ser la responsable del bien. (Tarjeta de responsabilidad de activo, forma F015). Ingresa el activo al mdulo de activos fijos, completando los datos que le requiera. En este proceso se genera automticamente la partida contable. Revisa que la informacin de los documentos coincida con la que se ingres al mdulo de activos fijos, si est correcta, entonces mayoriza la partida contable para grabar la operacin en la contabilidad. Archiva los documentos de acuerdo a la naturaleza del bien, para tener informacin adecuadamente clasificada. Responsable Asistente activos fijos

1.5.2.2

Identificar activo

Asistente activos fijos

1.5.2.3

Llenar tarjeta responsabilidad

Asistente activos fijos

1.5.2.4

Registrar activo

Asistente activos fijos

1.5.2.5

Mayorizar partida contable

Contador General

1.5.2.6

Archivar informacin

Asistente activos fijos

1.5.3
1.5.3.1

Procedimiento del registro de la depreciacin

Registrar depreciacin Generar mensualmente la partida contable de la depreciacin de todos los activos fijos depreciables, propiedad de la institucin, registrando el monto de depreciacin contra la cuenta de gastos que le corresponde a cada unidad administrativa. Revisa que los clculos y el porcentaje de depreciacin aplicado a los activos, si todo est correcta mayoriza la partida contable, si no, solicita correccin de la partida contable. Archiva la partida contable depreciaciones del mes. y el reporte de Asistente activos fijos

1.5.3.2

Mayorizar partida

Contador general

1.5.3.3

Archivar documentos

Asistente activos fijos

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

95

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE ACTIVOS FIJOS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.5 2011 05-2011

1.5.4
No. 1.5.4.1

Procedimiento cuando hay cambio de responsable de bienes muebles

Nombre Llenar Formato de devolucin Descripcin Llena el documento Devolucin de activo con los datos que figuran en la tarjeta de responsabilidad. (Formato devolucin de activo, forma F016). Revisa que el activo est en buenas condiciones, si lo est, firma de conformidad el documento, si no, llena el vale respectivo y solicita firma de la persona que est devolviendo el activo para que de esta forma haga efectivo el pago o reposicin del activo. (Vale, forma F017). Llena la tarjeta de responsabilidad con los datos requeridos y solicita firma de la persona que recibe el activo, esta ltima ser la responsable del bien. Archiva los documentos de acuerdo a la naturaleza del bien, para tener informacin adecuadamente clasificada. Responsable Asistente activos fijos

1.5.4.2

Revisar activo

Asistente activos fijos

1.5.4.3

Llenar tarjeta responsabilidad

Asistente activos fijos

1.5.4.4

Archivar informacin

Asistente activos fijos

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

96

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE INVENTARIOS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.6 2011 05-2011

1.6.1
No. 1.6.1.1

Polticas
Nombre Toma fsica de inventarios Descripcin Se deben realizar tomas fsicas de inventarios selectivos al menos una vez por mes, el producto seleccionado para la toma fsica, debe ser diferente al del mes anterior. Adems de la toma fsica de inventario selectivo, se debe efectuar, al menos tres veces en el ao, una toma fsica del total del inventario.

1.6.1.2

Participacin en la toma fsica Requisitos de las facturas de compras

Es obligacin del personal del departamento de contabilidad, participar en la toma fsica de inventarios, sean stas parciales o totales.

1.6.1.3

Para que las facturas sean registradas en el sistema debern cumplir con los requisitos siguientes: a. b. c. d. e. f. g. h. i. Nombre de la compaa. Nmero de identificacin tributaria (NIT). Firma de autorizacin en la factura. Firma y sello de recepcin del bien o servicio. Rgimen de impuesto sobre la renta (ISR) al que est acogido el proveedor. Ingreso a bodega. Orden de compra autorizada. Copia de las tres cotizaciones. Que los datos de la orden de compra coincidan con los de la factura.

Si no cumple con alguno de estos requisitos, la factura ser devuelta hasta completarlos, excepto el inciso i, cuando sea una entrega parcial. 1.6.1.4 Ajustes de inventario Archivo de importaciones Los ajustes de inventario deben estar autorizados por el gerente financiero. Cada importacin debe contar con un expediente propio, el cual se debe identificar con el nmero correspondiente.

1.6.1.5

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

97

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE INVENTARIOS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.6 2011 05-2011

1.6.2
No. 1.6.2.1

Procedimiento de compras locales

Nombre Revisar facturas Descripcin Revisa en las facturas los datos y documentos descritos en la poltica nmero 1.6.1.3 Cuando se reciban notas de crdito por descuentos en compras revisa el nombre, NIT y el nmero de factura a la que habr de aplicarse el descuento. Responsable Asistente inventarios

1.6.2.2

Revisar productos

Coteja que los datos ingresados desde el mdulo de inventarios coincidan con los datos de la factura, especialmente los relacionados con el proveedor, unidades recibidas y costo del producto.

Asistente inventarios

1.6.2.3

Validar informacin

Valida el ingreso a bodega, y el sistema automticamente genera la partida contable. Si no, regresa la factura al departamento de bodega para que corrijan los datos. Imprime sello en la factura, mismo que provee espacio para colocar la firma de operacin, adems, imprime la partida contable y la adjunta a la factura, con ello se deja constancia de las cuentas contables que fueron afectadas. Traslada la factura y documentos al Contador General, quien ser el responsable de mayorizar la partida contable. Verifica que la factura lleve la firma del asistente de inventarios y procede a mayorizar la partida contable. Si no lleva la firma, retorna la factura para que la misma sea firmada. Traslada la factura al asistente de cuentas por pagar.

Asistente inventarios

1.6.2.4

Sellar factura

Asistente inventarios

1.6.2.5

Trasladar documentos

Asistente inventarios

1.6.2.6

Mayorizar partida contable

Contador General

1.6.2.7

Archivar documentos

Archiva la factura y documentos adjuntos en el archivo correspondiente.

Asistente inventarios

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

98

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE INVENTARIOS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.6 2011 05-2011

1.6.3
No. 1.6.3.1

Procedimiento de importaciones
Nombre Revisar facturas Descripcin Revisa en las facturas los datos y documentos descritos en la poltica nmero 1.6.1.3 Si no cumple con los requisitos devuelve los documentos al departamento de compras e informa al encargado del mismo de los requisitos que no cumple para que sean corregidos. Responsable Asistente inventarios

1.6.3.2

Revisar productos

Coteja que los datos ingresados desde el mdulo de inventarios coincidan con los datos de la factura, especialmente los relacionados con el proveedor, unidades recibidas. Si existe algn error lo informa al departamento de bodega para que ste sea corregido. Revisa que la hoja de costo lleve la firma del asistente de compras y jefe de compras y revisa que los clculos estn correctos, firma para dejar constancia de revisin. Si existiera algn error, devuelve el expediente para que dicho error sea corregido.

Asistente inventarios

1.6.3.3

Revisar prorrateo

Asistente inventarios

1.6.3.4

Validar informacin Sellar factura

Valida el ingreso a bodega, y el sistema automticamente genera la partida contable. Imprime sello en la factura, mismo que provee espacio para colocar la firma de operacin, adems, imprime la partida contable y la adjunta a la factura, con ello se deja constancia de las cuentas contables que fueron afectadas. Revisa que las cuentas afectadas sean las correctas y mayoriza la partida contable y que el prorrateo lleve la firmas de compras y del asistente de inventarios. Archiva el expediente de la importacin en el lugar correspondiente.

Asistente inventarios Asistente inventarios

1.6.3.5

1.6.3.6

Mayorizar partida

Contador General

1.6.3.7

Archivar expediente

Asistente inventarios

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

99

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CUENTAS POR COBRAR

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.7 2011 05-2011

1.7.1
No. 1.7.1.1

Polticas
Nombre Antigedad de saldos Descripcin El encargado de cuentas por cobrar es responsable de informar al gerente financiero de las facturas cuyo plazo haya vencido y que an se encuentren pendientes de cobro. nicamente el gerente financiero est facultado para autorizar la emisin de notas de crdito. Mensualmente se debe enviar una carta de cobro a los clientes que tengan una o ms facturas cuya antigedad sea mayor a treinta das. Las facturas con antigedad mayor a seis meses, deben formar parte de la provisin para cuentas de dudosa recuperacin.

1.7.1.2

Nota de crdito Cartas de cobro Provisin para cuentas de dudosa recuperacin Bloqueo de cdigo

1.7.1.3

1.7.1.4

1.7.1.5

Se debe bloquear el cdigo de los clientes que tengan una o ms facturas pendientes de pago por ms de sesenta das, a fin de bloquearle los despachos. Los cobradores, al recibir un cheque, deben cruzarlo inmediatamente.

1.7.1.6

Cruzar cheques Liquidacin

1.7.1.7

Los cobradores, sin excepcin, deben liquidar diariamente todos los cobros realizados. El incumplimiento a esta poltica ser sancionada con llamada de atencin por escrito con copia al expediente personal. Una cuenta a la cual se han enviado cartas de cobro mensualmente y cuya antigedad sea mayor a seis meses, se debe trasladar al departamento jurdico, para que dicho departamento efecte lo procedente a fin de recuperar el valor de la deuda. Por cada cheque rechazado se cobran cien quetzales en concepto de gastos administrativos. Si un cliente tiene ms de dos cheques rechazados en un periodo de tres meses, ya no se le aceptarn pagos mediante este documento, sino que nicamente se aceptarn pagos en efectivo o con cheque de caja.

1.7.1.8

Cobros por la va jurdica

1.7.1.9

Cheques rechazados

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

100

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CUENTAS POR COBRAR

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.7 2011 05-2011

1.7.2
No. 1.7.2.1

Procedimiento de cuentas por cobrar

Nombre Generar reporte Descripcin Genera reporte de antigedad de saldos, mismo que indica que facturas vencen el da inmediato siguiente o bien las que ya estn vencidas, las cuales selecciona para confirmar cheque. (Reporte de antigedad de cuentas por cobrar, forma F018). Llama a los clientes que haya seleccionado conforme al prrafo anterior y confirma si harn efectivo el pago de facturas. Prepara las facturas o contraseas de pago de los clientes que le hayan confirmado cheque. Por dichos documentos prepara un listado. Entrega las facturas al mensajero y solicita firma de recepcin, ste a su vez coteja las facturas contra el listado y si todo est correcto firma de recepcin. Recibe del mensajero todos los cobros efectuados y las facturas o contraseas de pago por las que no efectu cobro, las cuales revisa contra el listado que firm el mensajero. Entrega al auxiliar de caja todos los cobros del da, los cuales fueron efectuados por el mensajero. Aplica los cobros del da, mismos que fueron efectuados por medio del mensajero. En la liquidacin de caja genera reporte de ingresos por cobros a clientes, el cual traslada al encargado de cuentas por cobrar. (Reporte de cobros, forma F019). Revisa los cobros efectuados contra lo aplicado en el mdulo de cuentas por cobrar y verifica que los datos operados sean correctos. Si los cobros han sido bien aplicados, mayoriza la partida contable generada por el auxiliar de caja cuando aplic los cobros efectuados. Coloca los documentos en el archivador del mes correspondiente. Responsable Asistente de cartera

1.7.2.2

Llamar clientes

Asistente de cartera

1.7.2.3

Preparar documentos

Asistente de cartera

1.7.2.4

Entregar facturas y contraseas Liquidar cobros

Asistente de cartera

1.7.2.5

Asistente de cartera

1.7.2.6

Trasladar cobros Aplicar cobro

Asistente de cartera Auxiliar de caja

1.7.2.7

1.7.2.8

Generar reporte de cobros Revisar cobros

Auxiliar de caja

1.7.2.9

Asistente de cartera

1.7.2.10

Mayorizar partida

Asistente de cartera

1.7.2.11

Archivar documentos

Asistente de cartera

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

101

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES OTRAS PARTIDAS CONTABLES

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.8 2011 05-2011

1.8.1
No. 1.8.1.1

Polticas
Nombre ndice de plizas Descripcin Se debe llevar un ndice de plizas contables que contenga todas las partidas que la contabilidad debe incluir antes de efectuar el cierre del periodo (mensual o anual), por ejemplo, la partida de ventas, compras, clientes, depreciaciones, cuentas por cobrar, bancos, etc. Este ndice servir como gua, ya que se deben chequear en contabilidad si se han incluido todas las partidas correspondientes y con ello mitigar el riesgo de no incluir partidas importantes tales como depreciaciones, amortizaciones y otras provisiones, ya que stas no surgen directamente de un documento, sino que se deben generar manualmente desde los mdulos contables correspondientes. La bases de clculo son: para las depreciaciones, el registro auxiliar de activos fijos; para la estimacin de cuentas incobrables, el auxiliar de la cartera de crditos a la fecha del cierre; para la provisin de prestaciones laborales la planilla de sueldos y salarios del periodo que se est cerrando; para las amortizaciones el auxiliar de cargos diferidos o gastos anticipados a la fecha del cierre. Los porcentajes que deben utilizarse para depreciaciones y amortizaciones, son los que establezca la ley del impuesto sobre la renta.

1.8.1.2

Base de clculo

1.8.1.3

Porcentajes

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

102

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES OTRAS PARTIDAS CONTABLES

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.8 2011 05-2011

1.8.2
No. 1.8.2.1

Procedimiento de otras partidas contables

Nombre Provisionar cuentas incobrables Descripcin Genera reporte de cuentas por cobrar al cierre y calcula el 3% sobre el saldo total, luego coteja el resultado de esta operacin contra el saldo de la provisin de cuentas incobrables del Mayor General, y corre el ajuste respectivo para dejar ste ltimo con el resultado de aplicar el 3%. Genera la partida de ventas en la cual consolida la totalidad de ventas del mes. Genera la partida de compras en la cual consolida todas las partidas compras del mes. Revisa el auxiliar de cargos diferidos y corre la partida correspondiente al mes que se est cerrando. Revisa que el total de la partida cuadre con el diario mayor general y mayoriza las partidas, si no, solicita correccin de las mismas. Archiva en el lugar correspondiente los documentos que intervienen en este proceso. Responsable Asistente activos fijos

1.8.2.2

Generar partida de ventas Genera partida de compras Registrar amortizaciones Mayorizar partidas

Asistente activos fijos Asistente activos fijos Asistente activos fijos Contador General

1.8.2.3

1.8.2.4

1.8.2.5

1.8.2.6

Archivar documentos

Asistente activos fijos

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

103

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES ESTADOS FINANCIEROS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.9 2011 05-2011

1.9.1
No. 1.9.1.1

Polticas
Nombre Presentacin Descripcin La presentacin y discusin de la informacin financiera se debe realizar mensualmente, dentro de los primeros diez das siguientes de la fecha del cierre. La informacin financiera debe incluir como mnimo los estados financieros bsicos: estado de resultados, estado de situacin financiera, estado de flujo de efectivo, estado de utilidades retenidas, adems, las notas a los estados financieros, resumen de integraciones de las cuentas claves como cartera de crdito y proveedores, activos fijos, y los respectivos anlisis financieros. nica y exclusivamente la junta directiva tiene la facultad de aprobar los estados financieros. La informacin de los estados financieros es estrictamente confidencial y para uso exclusivo de El Sper Tornillo, S. A. La revelacin total o parcial de la informacin financiera, sin la debida autorizacin del gerente general, estar sujeta a sancin y se actuar conforme a las leyes aplicables a este hecho.

1.9.1.2

Elementos de la Informacin financiera

1.9.1.3

Aprobacin

1.9.1.4

Confidencialidad

1.9.1.5

Libros contables

Los libros contables deben estar al da e impresos con respecto al ltimo periodo mensual cerrado. El archivo y custodia de los estados financieros autorizados y de los libros contables, estn bajo la responsabilidad del contador general, y ser l quin los ubique en un lugar seguro y quien genere una copia de seguridad por medio electrnico. Cada cifra revelada en los estados financieros debe contar con su respectiva integracin contable en reporte que contendr como mnimo, los datos siguientes: tipo de documento, fecha, nmero, monto y periodo contable; tambin deben estar fsicamente los documentos originales adecuadamente archivados, y no contar nicamente con dicho reporte. Las transacciones efectuadas en moneda extranjera, se deben reexpresar en moneda local al tipo de cambio proporcionado por el Banco de Guatemala a la fecha del cierre, esta informacin debe revelarse en los estados financieros.

1.9.1.6

Archivo

1.9.1.7

Integraciones contables

1.9.1.8

Transacciones en moneda extranjera

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

104

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES ESTADOS FINANCIEROS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.9 2011 05-2011

1.9.2
No. 1.9.2.1

Procedimiento de preparacin de estados financieros

Nombre Imprimir estados financieros Descripcin Genera el reporte de estados financieros del sistema y los imprime, luego adjunta a stos las notas a los estados financieros as como las integraciones de las cuentas ms importantes. (Estados financieros, formas F010 y F10A). Analiza la razonabilidad de cada una de las cifras que presentan los estados financieros y las compara con la informacin del periodo anterior, investiga y aclara cualquier diferencia importante y/o inslita. Si existen errores los devuelve para que sean corregidos, si no, firma de revisin. Calcula las razones financieras, las cuales le brindan una mejor perspectiva para el anlisis de los estados financieros del periodo. Presentan los estados financieros a la Junta Directiva, e informan de la situacin y posicin financiera de la institucin. En punto de acta administrativa se deja constancia de la aprobacin de los estados financieros por parte de la junta directiva. Archiva en un lugar seguro una copia de los estados financieros aprobados. Responsable Contador general

1.9.2.2

Revisar y analizar informacin

Gerente financiero

1.9.2.3

Calcular razones financieras Presentar estados financieros Aprobar estados financieros Archivar estados financieros

Contador general

1.9.2.4

Gerente financiero

1.9.2.5

Junta directiva

1.9.2.6

Contador general

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

105

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES ESTADOS FINANCIEROS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

Diagramas de flujo

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

106

CODIFICACIN:

1 2011 05-2011

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

NDICE
SIMBOLOGA REA DE CAJA Ingresos por ventas al contado Ingresos por recuperacin de cartera Reporte (liquidacin) de caja REA DE CAJA Y BANCOS Pagos Conciliacin bancaria REA DE NMINA DE SUELDOS Contabilizacin de sueldos REA DE CUENTAS POR PAGAR Registro de cuentas por pagar REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES Impuesto sobre la renta: Declaracin trimestral Impuesto sobre la renta: Declaracin anual Retenciones del impuesto sobre la renta Impuesto al valor agregado Cuotas patronal y laboral IGSS Impuesto de solidaridad REA DE ACTIVOS FIJOS Registro de bienes muebles Registro de depreciaciones Cambio de responsable REA DE INVENTARIOS Compras locales Importaciones REA DE CUENTAS POR COBRAR Cobros a clientes REA DE CONTABILIDAD Registro de otras partidas contables Emisin y autorizacin de estados financieros
JC Dic-2010 JAC May-2011

108 109 109 110 111 113 113 115 117 117 118 118 119 119 120 121 122 123 124 126 126 127 128 129 129 130 131 131 133 133 134

Elabor:

Revis:

Autoriz:

107

CODIFICACIN:

1 2011 05-2011

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

SIMBOLOGA

Smbolo

Significado Representa un proceso independiente.

Inicia un proceso, genera ocurrencias en el mismo.

Representa actividades de transformacin que agregan valor al proceso. Toma de decisin, ruteo de actividades.

Partida contable efectuada manualmente.

Conecta una actividad y/o proceso a otro e indica la direccin del proceso. Indica que se est generando la partida contable automticamente.

Indica que se est generando u obteniendo documento(s) fsico(s).

Archivo permanente o temporal, donde se guardan los documentos utilizados en el proceso.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

108

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Ingresos por ventas al contado
rea de caja

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.1 2011 05-2011

Inicio

Auxiliar de caja

Localizar pedido

Auxiliar de caja

Contar el dinero

Auxiliar de caja

Est completo el dinero?

No

Solicitar el efectivo que hace falta

Si

Auxiliar de caja

Emitir factura

Factura de venta

Factura de venta Forma: F001 Original: Cliente Copia: Contabilidad

Efectar partida contable automticamente

Auxiliar de caja

Emitir recibo de caja

Recibo de caja

Recibo de caja Forma: F002 Original: Cliente Copia: Contabilidad

Auxiliar de caja

Adjuntar recibo de caja a la factura

Auxiliar de caja

Entregar factura y recibo de caja al cleinte

Auxiliar de caja

Archivar copia de document.

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

109

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Ingresos por recuperacin de cartera

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.1 2011 05-2011

Area de caja

Inicio

Auxiliar de caja

Localizar factura

Auxiliar de caja

Recibir y contar el efectivo

Auxiliar de caja

El efectivo est completo?

No

Solicitar el efectivo que hace falta

Si

Auxiliar de caja

Emitir recibo de caja

Recibo de caja

Recibo de caja Forma: F002 Original: Cliente Copia: Contabilidad

Genera partida contable automticamente

Auxiliar de caja

Aplicar cobro

Auxiliar de caja

Cancela todo el saldo pendiente? Si Entregar factura y recibo de caja al cliente

No

Entregar recibo de caja al cliente

Auxiliar de caja

Auxiliar de caja

Archivar document os

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

110

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Reporte (liquidacin) de caja

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.1 2011 05-2011

rea de caja
Inicio

rea de caja y bancos

rea de contabilidad

Auxiliar de caja

Generar reporte

Genera la partida contable en el sistema

Liquidacin de caja

Liquidacin de caja Forma: F003 Original: Contabilidad

Auxiliar de caja

Contar el efectivo

Auxiliar de caja

Preparar el depsito bancario

Depsito bancario

Depsito bancario Forma: F004 Original: Banco Copia: Contabilidad

Auxiliar de caja

Enviar depsito

Recibir depsito bancario

Auxiliar de caja

Firmar reporte

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

111

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Reporte (liquidacin) de caja

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.1 2011 05-2011

rea de caja

rea de caja y bancos

rea de contabilidad

Asistente de caja y bancos

Revisar liquidacin de caja

Auxiliar de caja

Corregir liquidacin

No

La liquidacin est correcta?

Asistente de caja y bancos

Si Firmar la liquidacin de caja

Asistente de caja y bancos

Contador general

Autorizar liquidacin si tiene firma de revisin

Contador general

No

Autoriza la liquidacin?

Si Contador general

Firmar la liquidacin Mayorizar partida Archivar liquidac.

Asistente de caja y bancos

Auxiliar de caja

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

112

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Pagos

rea de gerencia financiera rea de caja y bancos

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.2 2011 05-2011

rea de pagos

rea de gerencia general

Inicio

Auxiliar caja y bancos

Recibir reporte y documentos

Reporte de cuentas por pagar

Forma: Original:

Reporte de cuentas por pagar F020 Contabilidad

Auxiliar caja y bancos

Revisar documentos contra reporte

Solicitar documentos a cuentas por pagar

No

Estn completos?

Si Solicitar autorizacin de pago

Auxiliar caja y bancos

Si Gerente financiero

Autoriza pago?

No Devolver documentos a cuentas por pagar

Auxiliar caja y bancos

Emitir cheque

Auxiliar caja y bancos Cheque voucher

Fin

Se genera la partida contable en el sistema

Forma: Original: Copia:

Cheque voucher F006 Proveedor o acreedor Contabilidad

Auxiliar caja y bancos

Colocar en la factura el No. de cheque y fecha de pago Revisar cheque

Asistente de caja y bancos

Auxiliar caja y bancos

Repetir cheque

No Es correcto el cheque?

Asistente de caja y bancos Si

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

113

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Pagos

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.2 2011 05-2011

rea de caja

rea de caja y bancos

rea de contabilidad

Asistente de caja y bancos

Revisar liquidacin de caja

Auxiliar de caja

Corregir liquidacin

No

La liquidacin est correcta?

Asistente de caja y bancos

Si Firmar la liquidacin de caja

Asistente de caja y bancos

Contador general

Autorizar liquidacin si tiene firma de revisin

Contador general

No

Autoriza la liquidacin?

Si Contador general

Firmar la liquidacin Mayorizar partida Archivar liquidac.

Asistente de caja y bancos

Auxiliar de caja

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

114

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Conciliacin bancaria

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.3 2011 05-2011

rea de caja y bancos

rea de contabilidad

rea de gerencia fiananciera

Inicio

Asistente de impuestos

Obtener saldo del banco

Asistente de impuestos

Restar cheques en circulacin

Asistente de impuestos

Sumar depsitos en trnsito

Asistente de impuestos

Restar nota de dbido bancario

Nota de dbito (bancario)

Nonta de dbito (bancario) Forma: F007 Original: Contabilidad

Asistente de impuestos

Restar nota de crdito bacario

Nota de crdito

Nota de crdito (bancario) Forma: F008 Original: Contabilidad

Asistente de impuestos

Obtener saldo en libros

Conciliacin bancaria

Conciliacin bancaria Forma: F009 Original: Contabilidad

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

115

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CAJA Y BANCOS Conciliacin bancaria

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.1.3 2011 05-2011

rea de caja y bancos

rea de contabilidad

rea de gerencia financiera

Asistente de impuestos

Comparar saldos e imprimir conciliacin

Contador general

Revisar la conciliacin bancaria

Asistente de impuestos Corregir conciliacin La informacin es correcta?

No

Contador general

Si

Contador general

Firmar la conciliacin

Gerente financiero

No

Autorizar conciliacin?

Si

Gerente financiero

Firmar la conciliacin

Archivar conciliacin y document Asistente de impuestos

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

116

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE NMINA DE SUELDOS Contabilizacin de sueldos

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.2 2011 05-2011

rea de caja y bancos

Inicio

Asistente de caja y bancos

Ricibir planilla de sueldos

Nmina de sueldos Forma: F005 Original: Contabilidad

Nmina de sueldos

Asistente de caja y bancos

Revisar firmas de elaborado, revisado y autorizado

Asistente de caja y bancos

Posee las firmas?

No

Devolver planilla a recursos huamanos para correccin

Si

Asistente de caja y bancos

Mayorizar partida

Archivar planilla Asistente de caja y bancos

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

117

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CUENTAS POR PAGAR Registro de cuentas por pagar

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.3 2011 05-2011

rea de cuentas por pagar

Asistente de cartera

Inicio

Asistente de cartera

Recibir documentos

Asistente de cartera

Reivisar que los documentos estn completos

Asistente de cartera

Estn completos?

No

Devolver documentos para que sean completados

Si

Asistente de cartera

Sellar y codificar factura

Asistente de cartera

Ingresar el documento en mdulo cuentas pora pagar

Se genera la partida contable en el sistema

Asistente de cartera

Firmar la factura como constancia de ingreso

Asistente de cartera

Mayorizar partida

Asistente de cartera

Archivar document os

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

118

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES Impuesto sobre la renta: Declaracin trimestral
rea de impuestos rea de contabilidad

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.4.2.1 2011 05-2011

rea de gerencia financiera

Inicio

Asistente de impuestos

Imprimir estados financieros

Estados financieros

Estados financieros Forma: F010 Original: Contabilidad

Asistente de impuestos

Completar formulario

Contador general

Revisar que la informacin est correcta

Asistente de impuestos

Corregir informacin

No

Est correcta la informacin?

Contador general Si

Contador general

Firmar declaracin como constancia de revisin

Gerente financiero

Autorizar declaracin si tiene firma de revisin

Gerente financiero

No

Autorizar declaracin?

Si Firmar declaracin como constancia de autorizacin

Gerente financiero

Asistente de impuestos

Presentar declaracin y efectuar pago

Asistente de impuestos

Realizar partida contable

Archivar declarac. Asistente de impuestos

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

119

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES Impuesto sobre la renta: Declaracin anual

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.4.2.2 2011 05-2011

rea de impuestos

rea de contabilidad

rea de gerencia financiera

Inicio

Asistente de impuestos

Obtener estados financieros

Estados financieros

Estados financieros Forma: F010 Original: Contabilidad

Asistente de impuestos

Completar formulario

Contador general

Revisar que la informacin de la declaracin sea la correcta

Asistente de impuestos

Corregir informacin

No

La informacin es correcta?

Contador general

Si Firmar declaracin como constancia de revisin Si Autorizar la declaracin si la misma tiene la firma de revisin

Contador general

Gerente financiero

Gerente financiero

No

Autorizar declaracin?

Si Firmar la declaracin como constancia de autorizacin

Gerente financiero

Asistente de impuestos

Presentar declaracin

Archivar document Asistente de impuestos

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

120

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES Retenciones del impuesto sobre la renta
rea de impuestos rea de contabilidad

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.4.2.3 2011 05-2011

rea de gerencia financiera

Inicio

Asistente de impuestos

Generar reporte de retenciones de ISR

Reporte de retenciones ISR

Reporte retenciones ISR Forma: F011 Original: Contabilidad

Asistente de impuestos

Completar formulario

Contador general

Revisar que la informacin de la declaracin sea correcta

Asistente de impuestos

Corregir informacin

No

La declaracin es correcta?

Contador general

Si

Contador general

Firmar declaracin como constancia de revisin

Gerente financiero

Autorizar declaracin si tiene firma de revisin

Gerente financiero

No

Autorizar declaracin?

Si Firmar declaracin como constancia de autorizacin

Gerente financiero

Asistente de impuestos

Presentar declaracin y efectuar pago

Archivar document Asistente de impuestos

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

121

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES Impuesto al valor agregado
rea de impuestos rea de contabilidad

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

rea de gerencia financiera

1.4.3 2011 05-2011

Inicio

Asistente de impuestos

Generar libro de compras y de ventas

Libro de compras

Libro de compras Forma: F012 Original: Contabilidad

Libro de ventas

Reporte de ventas Forma: F013 Original: Contabilidad

Asistente de impuestos

Completar formulario

Contador general

Revisar la declaracin

Asistente de impuestos Corregir informacin Es correcta la declaracin?

No

Contador general

Si Firmar declaracin como constancia de revisin

Contador general

Gerente financiero

Autorizar declaracin si tiene firma de revisin

Gerente financiero

No

Autorizar declaracin?

Si

Gerente financiero

Firmar declaracin como constancia de autorizacin

Asistente de impuestos

Presentar declaracin y efectuar pago

Archivar document Asistente de impuestos

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

122

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES Cuotas patronal y laboral IGSS
rea de impuestos rea de contabilidad

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.4.4 2011 05-2011

rea de gerencia financiera

Inicio

Asistente de impuestos

Completar recibo y formulario de la planilla IGSS

Formulario planilla IGSS

Planilla IGSS Forma: F014 Original: IGSS Copia: Contabilidad

Contador general

Revisar recibo de pago y planilla IGSS

Asistente de impuestos

Corregir informacin

No

Es correcta la informacin?

Contador general

Si Firmar recibo y formulario como constancia de revisin

Contador general

Gerente financiero

Autorizar pago si tienen firma de revisin

Gerente financiero

No

Autorizar pago?

Si Firmar recibo y formulario como constancia de autorizacin

Gerente financiero

Proceso independiente

Proceso: Pagos

Asistente de impuestos

Presentar declaracin y efectuar pago

Asistente de impuestos

Archivar document

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

123

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES Impuesto de solidaridad

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.4.5 2011 05-2011

rea de impuestos

rea de contabilidad

rea de gerencia financiera

Inicio

Asistente de impuestos

Imprimier reporte de ingresos o estados financieros

Estados financieros

Estados financieros Forma: F010 Original: Contabilidad

Asistente de impuestos

Completar formulario

Contador general

Revisar declaracin

Asistente de impuestos

Corregir informacin

No

Es correcta la informacin

Contador general

Si Firmar como constancia de revisin

Asistente de impuestos

Gerente financiero

Autorizar si tiene la firma de revisin

Gerente financiero

No

Tiene firma de revisin?

Si Firmar como constancia de autorizacin Si

Gerente financiero

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

124

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES Impuesto de solidaridad

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.4.5 2011 05-2011

rea de impuestos

rea de contabilidad

rea de gerencia financiera

Si Presentar declaracin y efectuar pago

Asistente de impuestos

Asistente de impuestos

Realizar partida contable

Contador general

Revisar partida contable

Asistente de impuestos

Corregir partida contable

No

Es correcta la partida?

Contador general

Si

Contador general

Mayorizar partida contable Si Archivar document

Asistente de impuestos

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

125

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE ACTIVOS FIJOS Registro de bienes muebles
rea de activos fijos

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.5.2 2011 05-2011

Responsable de activo

Inicio

Asistente de activos fijos

Revisar factura y documentos

Asistente de activos fijos

Devolver factura y documentos a compras

No

Son correctos los datos?

Si

Asistente de activos fijos

Identificar activo

Asistente de activos fijos

Llenar tarjeta de responsabilidad

Tarjeta de responsabilidad

Forma: Original: Copia:

Tarjeta de responsabilidad de activo F015 Contabilidad Responsable

Asistente de activos fijos

Solicitar firma de conformidad

Responsable activo fijo

Revisar que los datos sean correctos

Asistente de activos fijos

Corregir los datos

No

Son correctos los datos?

Responsable activo fijo

Si

Responsable activo fijo

Firmar de conformidad

Asistente de activos fijos

Registrar activo

Partida contable automtica

Asistente de activos fijos

Trasldar documentos a cuentas por pagar

Archivar tarjeta Asistente de activos fijos

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

126

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE ACTIVOS FIJOS Registro de depreciaciones

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.5.3 2011 05-2011

rea de activos fijos

rea de contabilidad

Inicio

Asistente de activos fijos

Generar partida de depreciacin

Contador general

Revisar partida contable

Asistente de activos fijos

Corregir partida contable

No

Es correcta la partida?

Contador general Si

Asistente de activos fijos

Mayorizar partida contable

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

127

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE ACTIVOS FIJOS Cambio de responsable

rea de activos fijos Nuevo responsable

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.5.4 2011 05-2011

Persona que devuelve

Inicio

Asistente de activos fijos

Llenar formato de devolucin

Formato de devolucin

Forma: Original: Copia:

Formato de devolucin de activo F016 Contabilidad Responsable

Asistente de activos fijos

Revisar estado fsico del activo

Asistente de activos fijos

Est en buen estado fsico?

No

Llenar vale para efectuar el cobro respectivo

Vale Si

Forma: Original:

Vale F017 Contabilidad

Persona que devuelve

Firmar vale

Asistente de activos fijos

Llenar tarjeta de responsabilidad

Tarjeta de responsabilidad

Forma: Original: Copia:

Tarjeta de responsabilidad de activo F015 Contabilidad Responsable

Asistente de activos fijos

Solicitar firma de conformidad

Persona que recibe

Revisar que los datos sean correctos

Asistente de activos fijos

Corregir los datos

No

Son correctos los datos?

Persona que recibe

Si

Persona que recibe

Firmar de conformidad

Archivar tarjeta Asistente de activos fijos

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

128

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE INVENTARIOS Compras locales

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.6.2 2011 05-2011

rea de inventarios

rea de contabilidad

Inicio

Asistente de inventarios

Revisar factura y datos ingresados

Asistente de inventarios

Solicitar correccin de la informacin

No

Es correcta la informacin?

Si Devolver factura y documentos a compras

Asistente de inventarios

Validar informacin del sistema

Se genera la partida contable en el sistema

Asistente de inventarios

Sellar factura

Contador general

Revisar partida contable

Asistente de inventarios

Corregir partida contable

No

Es correcta la partida?

Contador general Si

Contador general

Mayorizar partida contable

Asistente de inventarios

Trasladar documentos a cuentas por pagar

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

129

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE INVENTARIOS Importaciones

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.6.3 2011 05-2011

rea de inventarios

rea de contabilidad

Inicio

Asistente de inventarios

Revisar factura y unidades ingresadas

Asistente de inventarios

No

Es correcta la informacin?

Si

Asistente de inventarios

Solicitar correccin de la informacin

No

Revisar prorrateo

Si Devolver factura y documentos a compras

Asistente de inventarios

Es correcto el prorrateo?

Si

Asistente de inventarios

Validar informacin

Se genera la partida contable en el sistema

Asistente de inventarios

Sellar factura

Contador general

Revisar partida contable

Asistente de inventarios

Corregir partida contable Si

No

Es correcta la partida?

Contador general

Asistente de inventarios

Trasladar documentos a cuentas por pagar

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

130

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CUENTAS POR COBRAR Cobros a clientes
rea de gerencia administrativa

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.7 2011 05-2011

rea de cuentas por cobrar

rea de caja

Inicio

Asistente de cartera

Generar reporte de antigedad de cuenta por cobrar

Reporte antigedad de cta. cobrar

Reporte antigedad de cuentas por cobrar Forma: F018 Original: Contabilidad

Asistente de cartera

Llamar a clientes

Asistente de cartera

Preparar documentos

Asistente de cartera

Entregar facturas y contraseas de cobro

Cobrador

Revisar que los documentos estn completos

Cobrador

Estn completos?

No

Completar los documentos

Asistente de cartera Si

Cobrador

Firmar el listado de facturas

Cobrador

Liquidar cobros

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

131

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CUENTAS POR COBRAR Cobros a clientes
rea de gerencia administrativa rea de cuentas por cobrar

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.7 2011 05-2011

rea de caja

Asistente de cartera

Revisar que los documentos estn completos

Cobrador

Completar los documentos

No

Estn completos?

Asistente de cartera

Si

Asistente de cartera

Traslador cobros

Auxiliar de caja

Aplicar cobro

Se genera la partida contable

Auxiliar de caja

Generar reporte de cobros a clientes

Reporte de cobros Forma: F019 Original: Contabilidad

Reporte de cobros

Asistente de cartera

Revisar aplicacin de cobros

Asistente de cartera

Es correcta la aplicacin?

No

Corregir aplicacin de cobro

Auxiliar de caja Si

Asistente de cartera Mayorizar partida

Asistente de cartera Archivar documentos

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

132

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CONTABILIDAD Registro de otras partidas contables

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.8 2011 05-2011

rea de activos fijos

rea de contabilidad

Inicio

Asistente de activos fijos

Generar partidas

Asistente de activos fijos

Generar partida de cuentas incobrables

Asistente de activos fijos

Generar partida de ventas

Asistente de activos fijos

Generar partida de compras

Asistente de activos fijos

Generar partida de amortizaciones

Contador general

Revisar partidas contables

Asistente de activos fijos

Corregir partida contable

No

Son correctas las partidas?

Contador general

Si

Contador general

Mayorizar partidas contables

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

133

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES REA DE CONTABILIDAD Emisin y autorizacin de estados financieros
rea de gerencia financiera

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1.9 2011 05-2011

rea de contabilidad

Junta directiva

Inicio

Contador general

Generar estados financieros

Estados financieros

Estados financieros Forma: F010 Original: Contabilidad

Gerente financiero

Revisar estados financieros

Contador general

Corregir estados financieros

No

Son razonables los saldos? Si Firmar como constancia de rivisin

Gerente financiero

Gerente financiero

Contador general

Calcular razones e ndices financieros

Gerente financiero

Presentar estados financieros

Contador general

Corregir estados financieros Si

No

Autorizar estados financieros

Junta directiva

Archivar EF Contador general

Fin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Autoriz:

134

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES FORMAS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

Formas utilizadas en los procedimientos

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

135

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES FORMAS

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

NDICE DE FORMAS

A continuacin se presenta un ndice de las formas utilizadas en los procedimientos contables; adems, un ejemplo de cada una de ellas.

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Documento Factura de venta Recibo de caja Liquidacin de caja Depsito bancario Nmina de sueldos Cheque voucher Nota de dbito (bancario) Nota de crdito (bancario) Conciliacin bancaria Estados financieros Reporte de retenciones ISR Libro de compras Reporte de ventas Planilla IGSS Tarjeta de responsabilidad de activo Formato de devolucin de activo Vale Reporte de Antigedad de cuentas por cobrar Reporte de cobros Reporte de cuentas por pagar

Forma No. F001 F002 F003 F004 F005 F006 F007 F008 F009 F010 F011 F012 F013 F014 F015 F016 F017 F018 F019 F020

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

136

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Factura de venta Forma: F001

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Caja. Original: Copia:

cliente. contabilidad.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

137

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Recibo de caja Forma: F002

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Caja. Original: Copia:

cliente. contabilidad.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

138

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Liquidacin de caja Forma: F003

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Caja. Original:

contabilidad.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

139

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Depsito bancario Forma: F004

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Caja. Original: Copia:

Banco. Contabilidad.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

140

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Nmina de sueldos Forma: F005

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Recursos humanos (trasladado a contabilidad para su contabilizacin). Original: Recursos humanos. Copia: Contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A. NMINA DE SUELDOS CORRESPONDIENTE AL MES DE FECHA

Cdigo

Nombre Gerencia general Finanzas Ventas Recursos humanos Logstica Tecnologa de la informacin

Ordinario Extraordinario Bonificacin

Total ingresos

IGSS

ISR

Desc. Judicial

Total Lquido a descuentos recibir

Elaborado por

Revisado por

Autorizado por

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

141

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Cheque voucher Forma: F006

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Caja y bancos. Original: proveedor/acreedor. Copia: contabilidad.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

142

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Nota de dbito (bancario) Forma: F007

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Caja y bancos. Original: Contabilidad.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

143

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Nota de crdito (bancario) Forma: F007

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Caja y bancos. Original: Contabilidad.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

144

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Conciliacin bancaria Forma: F009

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea de emisin: Distribucin:

Activos fijos Original: contabilidad.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

145

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Estado de resultados Forma: F010

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea de emisin: Distribucin:

Contabilidad. Original: contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A. ESTADO DE RESULTADOS DEL _____ AL_____ Ventas Costo de ventas Ganancia marginal Gastos de operacin Gastos de administracin Gastos de ventas Ganancia en operacin Otros gastos y productos financieros Resultado del periodo

Elaborado por

Autorizado por

Revisado por

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

146

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Estado de situacin financiera Forma: 010A

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Contabilidad. Original: contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A. Estado de situacin financiera Al____________

Activo Circulante Caja y bancos Cuentas por cobrar Inventarios Fijo Terrenos Edificios Dep. acum. edificios Mobiliario y equipo Dep. acum. mobiliario y equipo Equipo de cmputo Dep. acum. equipo de cmputo Vehculos Dep. acum. vehculos Otros activos Gastos de organizacin Total activo

Pasivo Corto plazo Proveedores Total pasivo Patrimonio de los accionista Capital autorizado, suscrito y pagado Reserva legal Utilidades retenidas

Total pasivo y capital

Elaborado por

Autorizado por

Revisado por

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

147

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Reporte de retenciones de ISR Forma: F011

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Impuestos. Original:

contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A. REPORTE DE RETENCIONES DE ISR CORRESPONDIENTE AL MES DE FECHA

Cdigo

Proveedor

Concepto

NIT

Factura No.

Fecha

Monto

% Retencin

Valor retencin

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

148

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Libro de compras Forma: F012

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Impuestos. Original:

contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A. REPORTE DE COMPRAS CORRESPONDIENTE AL MES DE FECHA

Cdigo

Proveedor

NIT

Factura No.

Fecha

Monto

Bienes

Servicios Importacin

IVA

TOTAL

Resumen Compras bienes Compras servicios Importaciones Total

Monto

IVA

Total

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

149

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Libro de ventas Forma: F013

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Impuestos. Original:

contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A. REPORTE DE VENTAS CORRESPONDIENTE AL MES DE FECHA

Cdigo

Cliente

NIT

Factura No.

Fecha

Monto

Bienes

Servicios Exportacin

IVA

TOTAL

Resumen Compras bienes Compras servicios Importaciones Total

Monto

IVA

Total

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

150

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Planilla IGSS Forma: F014

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Impuestos. Original: Copia:

contabilidad. IGSS

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

151

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Tarjeta de responsabilidad de activo Forma: F015

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Activos fijos. Original: contabilidad. Copia: responsable del bien.

EL SPER TORNILLO, S.A. TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVO FIJO FECHA

Nombre del responsable:

Cdigo

Marca

Modelo

No. Serie

Factura No.

Fecha

Valor Q.

Ubicacin

Descripcin del activo / observaciones

Elaborado por

Recib conforme

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

152

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Cambio de responsable de activo fijo Forma: F016

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Activos fijos. Original: contabilidad. Copia: responsable.

EL SPER TORNILLO, S.A. TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVO FIJO CAMBIO DE RESPONSABLE FECHA

Nombre de quin devuelve: Nombre de quin recibe: Cdigo Marca Modelo No. Serie

Factura No.

Fecha

Valor Q.

Ubicacin

Descripcin del activo / observaciones

Elaborado por

Recib conforme

Devuelto por

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

153

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Vale Forma: F017

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Activos fijos. Original: contabilidad. Copia: responsable.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

154

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Reporte Antigedad de cuentas por cobrar Forma: F018

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea: Distribucin:

Cuentas por cobrar. Original: contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A. REPORTE DE ANTIGEDAD DE CUENTAS POR COBRAR CORRESPONDIENTE AL MES DE FECHA

Cdigo

Cliente

Factura No.

Fecha

Monto total

Saldo

Corriente 1 a 30 31 a 60 61 a 90 Ms de 91

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

155

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Reporte de cobros Forma: F019

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea de emisin: Distribucin:

Cuentas por cobrar. Original: contabilidad.

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

156

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Documento: Reporte de cuentas por pagar Forma: F020

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

rea de emisin: Distribucin:

Cuentas por pagar. Original: contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A. REPORTE DE PROVEEDORES POR ANTIGEDAD CORRESPONDIENTE AL MES DE FECHA

Cdigo

Proveedor

Factura No.

Fecha

Monto total

Saldo

Corriente 1 a 30 31 a 60 61 a 90 Ms de 91

Elaborado por

Revisado por

Autorizado por

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

157

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES AUTORIZACIN DEL MANUAL

CODIFICACIN: VERSIN: REVISIN: VIGENCIA:

1 2011 05-2011

Actividad

Funcionario

Firma

Fecha

Elabor

Jos Oswaldo Choy Ajsivinac Contador General Lic. Juan Alberto Castaeda Cruz Gerente Financiero Lic. Adolfo Ernesto Prez Zelaya Gerente General

27/05/2011

Revis

27/05/2011

Autoriz

Elabor:

JC Dic-2010

Revis:

JAC May-2011

Aprob:

158

CONCLUSIONES

1. Las empresas, principalmente se pueden clasificar en: industrial, comercial, de servicios; el origen de su capital puede ser pblico o privado y las mismas pueden tener fines de lucro o no. Toda empresa lleva a cabo una serie de actividades en sus diferentes departamentos, las cuales son determinantes para el logro de sus objetivos. Si las mismas no se agrupan, ordenan y estandarizan por medio de un manual de polticas y procedimientos, se incrementan los costos de la empresa debido a que los recursos son utilizados deficientemente, surgen conflictos en la lnea de responsabilidad y se pierde la continuidad y coherencia de la forma de ejecutar las tareas.

2. La contabilidad es de suma importancia en toda empresa, debido a que es por medio de sta que se efecta todo el proceso de registro y clasificacin de sus transacciones y de otros acontecimientos que les afecta; uno de los principales objetivos de la contabilidad es la preparacin y presentacin de estados financieros, dicha informacin es fundamental para la toma de decisiones, si las actividades que se llevan a cabo en este departamento no se agrupan y estandarizan en un manual de polticas y procedimientos contables, se incrementa el riesgo de efectuar registros errneos, se presentan diversidad de criterios para registrar una misma transaccin, se duplican los registros y estos problemas son perjudiciales para la obtencin de estados financieros confiables y oportunos, lo cual puede conducir a la alta gerencia a tomar decisiones equivocadas.

3. Los manuales de polticas y procedimientos son documentos idneos para la comunicacin de las decisiones de la gerencia, pero, si no se utilizan, la informacin no llegar ntegramente al personal, esta situacin afectar su

159

desempeo y el enfoque de su esfuerzo hacia el logro de sus objetivos, ya que no tendrn a disposicin una fuente de informacin que ayude a resolver dudas, unificar criterios, minimizar conflictos en la lnea de responsabilidad y otros problemas que pudieran surgir en la actividad diaria de la empresa.

4. El diseo de los manuales de polticas y procedimientos, es un proceso sumamente importante, debido a que de l depende, en gran parte, que los mismos cumplan los objetivos para los cuales fueron creados. Si no se cumplen con las directrices mnimas en el diseo de los manuales de polticas y procedimientos, los mismos pueden causar inconvenientes en el desarrollo de las tareas, pierden efectividad, se sintetizan demasiado o abundan en detalles y con ello pierden su utilidad y se vuelven confusos, adems, se incrementan las discusiones y malos entendidos en las actividades.

160

RECOMENDACIONES

1. Las

actividades

que

las

empresas

realizan

en

sus

diferentes

departamentos, se deben agrupar, ordenar y estandarizar por medio de un manual de polticas y procedimientos, ya que el mismo contribuye al logro de los objetivos empresariales, minimizar confusiones en la lnea de autoridad y responsabilidad, as como a utilizar eficientemente los recursos de la empresa.

2. El departamento de contabilidad debe contar con un manual de polticas y procedimientos en el cual se comuniquen las directrices a observar en su gestin diaria, dicho manual contribuye a que la contabilidad proporcione estados financieros confiables y oportunos. Es importante que la gerencia de El Sper Tornillo, S.A. implemente el manual de polticas y procedimientos propuesto en el captulo V; adems, debe capacitar a sus colaboradores para que el mismo sea utilizado apropiadamente.

3. Las decisiones de gerencia deben comunicarse formalmente a los trabajadores y la forma ms apropiada de hacerlo es por medio de manuales de polticas y procedimientos, debido a que los mismos constituyen evidencia escrita de dichas decisiones y son fuente permanente de informacin.

4. En el diseo de manuales de polticas y procedimientos se deben observar las siguientes directrices: recopilacin de la informacin, procesamiento de la informacin, redaccin, elaboracin de grficas, formato y composicin, revisin y aprobacin, distribucin y control y revisin.

161

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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6 http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa_p%C3%BAblica

7 http://es.wikipedia.org/wiki/Procedimiento 8 http://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADa_de_la_informaci%C3%B3n#Ind ustrias_dependientes

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10 http://www.promonegocios.net/empresa/tipos-empresa.html

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11 International

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Normas Edamsa

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Impresiones, S.A. de C.V. 2010. 2880 pp. 12 International Federation of Accountants. Normas Internacionales de Auditora y Control de Calidad. Dcima edicin. 2010. Editores e Impresores FOC, S.A. de C.V. 950 pp.

13 Kholer, Eric L. Diccionario Para Contadores. Colaboracin en la traduccin por Roberto Crdenas. Editorial Limusa, S. A. de C. V. Grupo Noriega Editores 1999. 717 pp.

14 Meigs & Meigs. Contabilidad: La Base para Decisiones Gerenciales. Dcimo primera Edicin. McGraw Hill, Interamericana, S. A., 2000. 707 pp. 15 Molina Cosenza, Mnica Paola. El Entendimiento del Entorno del Negocio y sus Riesgos en la Planeacion de Una Auditoria de Estados Financieros de una Empresa Comercial. USAC Facultad de Ciencias Econmicas. 2006.

16 Prieto Llorente, Alejandro. Principios de Contabilidad. Limusa. 2007. Vigsimo cuarta edicin. 320 pp.

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edicin,

18 Robledo, Csar. Proceso de La Investigacin Cientfica Compilacin. 1995. Sod.

19 Rodrguez

Valencia,

Joaqun.

Cmo

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Usar

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Manuales

Administrativos. International Thomson Editores, S. A. de C. V. 2002. 179 pp.

163

20 Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Ciencias Econmicas, Escuela de Auditora, Departamento de Supervisin de Tesis. Material de Apoyo Para las Plticas de Orientacin Para la Elaboracin de Tesis. Guatemala, febrero de 2002. 67 pp.

164