MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

dándole una noción clara de lo que se espera de el en el tiempo que se espera.INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como propósito estandarizar los procesos de venta del sistema TPS de la panadería industrial Mas que Pan. asegurando así el éxito del proceso en el que participa. esto ayudará a definir claramente para cada empleado el sistema completo. Este manual asegura que cada uno de los clientes recibirá un servicio igual al de todos los demás con la misma calidad. además de su participación e importancia en el. sino también abre la oportunidad de establecer un sistema de evaluación confiable para este sistema de ventas. con los mismos estándares y con el mismo trato. esto no solo permite garantizar la satisfacción de ellos. SIMBOLOGIA La simbología a utilizar en los Análisis de Procesos es la siguiente: PROCESO INICIAR/ FINALIZAR RETRASO DECISIÓN CONECTOR DOCUMENTO OPERACIÓN MANUAL ALMACENAMIENTO TARJETA PREPARACIÓN TRASLADO .

. b) c) Dar una clara visión al empleado de sus labores y comportamiento. por cualquier cantidad.Manual del Proceso de Ventas NUMERO: Administración Nombre: APROBADO GERENTE GENERAL Objetivos del Manual. En vigor: Página:_______ Modificado ___/___/____ _______________________ OBJETIVOS La elaboración del manual persigue los siguientes objetivos a) Establecer el proceso a seguir para la venta y despacho de un pedido de pan realizado por cualquier cliente. Facilitar a la empresa el entrenamiento del personal a través de procesos sencillos claramente definidos. e) Que la información de los procesos llegue clara y de forma sencilla. d) Que todos los procesos estén sujetos a los mismos estándares y con ello a los mismos efectos controlados.

Manual del Proceso de Ventas NUMERO: Administración Nombre: APROBADO GERENTE GENERAL Alcance del manual. que tienen relación con los procedimientos. así como el área física en la que se desarrollan las actividades que se norman en este Manual. El campo de aplicación de los procedimientos normalizados para la Estación de Servicio.  Gerente General  Gerente Administrativo  Asistente Administrativo  Supervisor  Cajera  Encargada de facturación  Jefe de pista  Encargado de engrase  Ayudante de engrase  Despachadores. En vigor: Página:_______ Modificado ___/___/____ _______________________ CAMPO DE APLICACIÓN Se entenderá como el conjunto de Unidades Administrativas y puestos. se circunscribe a las unidades siguientes. .

este se pegará en la cartelera de Información. 15. puesto a desempeñar en forma general.21 1:30 2 Q.30 Q. 0. 2. Se procede a imprimir el perfil del puesto vacante. 1 LOGO 1. 1. 15.94 3. Inicio NUMERO: Administración ___________________________________ GERENTE GENERAL ___/___/____ Tiempo Costo Paso Descripción / Procedimiento No. se seleccionaran por lo menos 3 personas para verificar sus datos.94 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: Procedimiento Gráfico de Reclutamiento y Selección de Personal (Propuesto) NUMERO: .LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: APROBADO Procedimiento Gráfico de Reclutamiento y Selección de Personal (Propuesto) En vigor: Modificado Página:_______ Asistente Admón. Se realiza una entrevista con las personas seleccionadas dándole a conocer salario. Se revisara la papelería de las personas interesadas en la plaza. Supervisora 0:02 Q.

74 LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: APROBADO GERENTE GENERAL NUMERO: Administración Procedimiento Gráfico de Inducción al Puesto de Trabajo.97 43. 63.85% 5:23 Q. 12. 1 No Si Modificado ___/___/____ Tiempo Costo Paso Descripción / Procedimiento No.38 TOTALES Reducción en Tiempo (Proceso Actual vrs. su salario.76% 45. Fin 0:45 Q. horario de trabajo. Propuesto) 4:07 Q. 9.Administración APROBADO ___________________________________ GERENTE GENERAL En vigor: Página:_______ Asistente Admón. Propuesto) Reducción en Costo (Proceso Actual vrs. nombre de su jefe inmediato y que día se debe de presentar a trabajar. 53. políticas de la empresa.50 2 5 Se le informa a la persona para darle los datos de la plaza a ocupar más detallada. Supervisora 1:00 Q. En vigor: Modificado Página:_______ ___/___/____ ___________________________________ . 4 Se seleccionada a la persona idónea para la plaza vacante.

le proporciona su contrato de trabajo para que lo firme. después le presenta al personal administrativo al nuevo trabajador. La supervisora de la Estación. 1. 13.75 1:30 Fin TOTALES 1.15 0:15 1. el listado de clientes de crédito. 1. 2. La supervisora procede a presentarle a Jefe de Pista y de una forma rápida al demás personal. Supervisora Inicio Empleado Nuevo Tiempo Costo 0:10 Q. La Supervisora procede a enseñarle las instalación de la empresa.32 Q.Paso Descripción / Procedimiento No.55 10. como accionar las bombas y políticas de despacho. 3.22 .

1 La Supervisora de la empresa calcula las vacaciones de la persona interesada tomando como base el salario ordinario y extraordinario devengado los últimos 3 meses. 1. 1.2 El trabajador interesado tendrá derecho a gozar de 15 días hábiles más el día sábado y domingo en total serán 22 días. En vigor: Modificado Página:_______ ___/___/____ _______________________ Para el cálculo y Pago de prestaciones labores se rige por lo que establece el código de trabajo que es lo siguiente: Cálculo y pago de Vacaciones La supervisora de la Estación será la responsable de llevar el récord de cada trabajador para el pago de vacaciones.Manual de Normas y Procedimientos LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: APROBADO GERENTE GENERAL NUMERO: Administración Cálculo y Pago de prestaciones laborales. 1.4 La Supervisora entrega el cálculo a la Asistente Administrativa para su revisión y emisión del cheque de pago La Asistente Administrativa entrega el calculo y el cheque para firma a la Gerente Administrativa .3 1.

1. Cálculo de Bono 14 La supervisora de la Estación será la responsable llevar Récord de cada trabajador para el pago de Bono 14 que será efectivo El 15 de julio de cada año.4 La Gerente administrativa firma los cheques y entrega la planilla de Bono 14 y los cheques ya firmados a la Asistente Administrativa.5 La Gerente administrativa entrega a la Asistente administrativa el calculo y el cheque ya firmados.6 La asistente Administrativa entrega el calculo con el cheque a la Supervisora para que le avise al trabajador desde que día comienza a gozar sus vacaciones y hacerle entrega del cheque para lo cual el trabajador debe de firmar el finiquito de vacaciones.2 La Supervisora entrega la planilla de Bono 14 a la Asistente Administrativa para su revisión y proceder a emitir cheques por cada trabajador.7 En caso fuera por terminación laboral el calculo se hará proporcionalmente. en caso no tengan el año se hará proporcional a los días trabajados. . 1. 1.3 La Asistente Administrativa entrega la planilla del Bono 14 y los cheques para firma a la Gerente administrativa. 1. 1. 1.1 La Supervisora de la empresa procede a hacer en la primera semana de julio el calculo de la planilla de Bono 14 tomando en cuenta la fecha de ingreso del personal hasta el 30 de junio del año en curso. 1.

LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: APROBADO Pago de sueldos y salarios al personal En vigor: Modificado Página:_______ ___/___/____ NUMERO: Administración _______________________ GERENTE GENERAL NORMAS 1.1. 1. las cuales consisten en los pagos .6 La supervisora al pagar la planilla de salarios de la segunda semana de julio hace entrega también del cheque de Bono 14. CLASIFICACIÓN DE LAS REMUNERACIONES La clasificación que se contempla en el presente manual. . Por medio de cheque dentro de los primeros quince días calendario siguientes al mes que finaliza y conforme a los términos del contrato suscrito con la empresa. contiene básicamente las remuneraciones de ley.5 La Asistente administrativa revisa que todos los cheques estén firmados y los entrega a la Supervisora.

1. Jornada Nocturna Es aquella que se ejecuta entre las dieciocho horas de un día y las seis horas del día siguiente.1.1.1. 1. Bonificaciones: . 1.4.3. 1. Salarios Ordinarios Será el pago que se efectúe al personal que labore de acuerdo a lo estipulado según el código de trabajo en Jornadas Ordinarias.6.salarios ordinarios. Salarios Extraordinarios Será el pago que se efectúe al personal que labore más tiempo de lo estipulado según las jornadas de trabajo.2. No puede exceder de 42 horas semanales.1.1.1. 1. extraordinarios y bonificaciones según la ley que se le hacen al personal de la Estación. 1. No puede exceder de 44 horas semanales. Jornada Mixta Es la que se ejecuta durante un tiempo que abarca parte del período diurno y parte del período nocturno. 1.1.1.1. No puede exceder de 36 horas semanales.1.5. Jornada Diurna Es aquella que se ejecuta entre la seis y las dieciocho horas un mismo día.1.1.

2. Los días viernes por la tarde la supervisora procede a recoger las tarjetas de entrada y salida del personal para determinar las horas trabajadas. 2.3 Terminada la planilla la asistente administrativa procede a verificar la planilla.250.2. . APROBADO En vigor: Modificado _______________________ GERENTE GENERAL NUMERO: Administración Página:_______ ___/___/____ 1. PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PAGO DE PLANILLAS 2. Procede a hacer los cálculos para elaborar la planilla semanal. será de Q.Será el pago que se efectúe al personal según decreto 7-2000 del congreso de la república. LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: Procedimiento para elaboración y pago de planillas.00 al mes.1.

4 Ya revisada la planilla se le entrega a la supervisora para que el día sábado a medio día se proceda a pagar en efectivo. .5 El sábado la supervisora llama al personal para hacerle efectivo el pago firmando el libro de planilla para su entera satisfacción.2. 2.

Procede a hacer los cálculos para elaborar la planilla semanal.04 No. Ya Autorizada la planilla se le entrega a la supervisora para que el día sábado a medio día se proceda a pagar en efectivo. El sábado la supervisora llama al personal para hacerle efectivo el pago firmando el libro de planilla para su entera satisfacción.44 12.72 2. (ACTUAL) APROBADO En vigor: Modificado _________________________________ GERENTE GENERAL NUMERO: Administración Página:____________ SUPERVISORA _____/______/____ Tiempo Costo 10 30 15 20 30 TOTALES 1:45 1.15 3.Manual de Normas y Procedimientos LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: Procedimiento gráfico para elaboración y pago de planillas.44 1. 1 2 3 4 5 DESCRIPCION Los días viernes por la tarde la supervisora procede a recoger las tarjetas de entrada y salida del personal para determinar las horas trabajadas. ASISTENTE ADMINISTRATIVA Autoservicio de Estación de Servicio Página -14 . Traslada la planilla a la asistente administrativa para verificar y autorizar la planilla.29 3.

repuestos y servicios “ del documento #1. Al otro día la Supervisora a las 7. La supervisora toma las lecturas de cada bomba. Ya determinado el monto de ventas de galones de combustible se procede a anotarlo en la columna de Inventario de Combustible diario en el renglón de ventas. así como las medidas de los tanques. 5. . 7.00 am. Ya determinado el monto total de las ventas se procede a sumar los vales de crédito y también el dinero en efectivo verificando que cuadre . tomando nota en el documento # 1 como lectura inicial. 4.LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: Procedimiento para el Control de las Ventas APROBADO En vigor: _______________________ GERENTE GENERAL NUMERO: Administración Modificado ___/___/____ Página:_______ PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE VENTAS Cuadro No 1 1. pero se anotará en lectura como lectura final. 6. Vuelve hacer el procedimiento del inciso 1. Se procede a restar las lecturas: Lectura final(. 2. quetzales y galonajes. Si hubiere ventas de lubricantes y de servicios se procede a determinar su monto y anotarla en la parte “ Lubricantes. 8.)Lectura inicial tanto en galones como en quetzales para determinar el monte de la venta . Se procede a verificar las medidas en pulgadas en la tabla de calibración de tanques por producto. Ya determinado el monto de combustible vendido y estimado de lubricantes. 3. repuestos y servicios se determina un monto total.

Se procede a anotar en otro cuadro en blanco las lecturas finales del día pasan a hacer lecturas iniciales para el siguiente día. Ya verificados el cuadro No. 16. lo mismo que las existencias de combustible. Ya terminado el cuadro No. Debe tomarse en cuenta que en el registro acumulado la existencia final pasa a hacer la existencia inicial del siguiente mes. 19. Si se hubieran realizado compras de combustible se anota en el renglón compras el galonaje recibido. 10. Se procede a sumar las ventas y las compras en las columnas. Procede a ingresar las lecturas de galones y quetzales (estos datos están anotados en el cuadro No. 13. La Asistente Administrativa procede a ingresar al programa Excel. . 14. 11.) las ventas y así determinar la existencia teórica. 12. 15. Cuadro No. 1 de ventas). en el archivo control de ventas. 2 1. 17. La supervisora traslada los vales de crédito a la Cajera para que los anote en el kárdex y los archive en cada fólder del cliente correspondiente. 2. para llevar un acumulado en el cuadro de Inventario de Combustible Acumulado. Se procede a sumar el Inventario inicial las compras ( .1 la Asistente Administrativa procede a efectuar los depósitos bancarios (esta operación de depositar no se realiza a una misma hora por razones de seguridad) 18.1 de ventas se le traslada a la Asistente Administrativo para que verifique las operaciones. Se procede a restar la existencia teórica (-) existencia física (son las cantidades que resultan de medir los tanques) para determinar los faltantes y sobrantes del día.9. Ya efectuado el depósito la Asistente Administrativa deberá engrapar la boleta de depósito al cuadro de ventas correspondiente. En el cuadro de clientes crédito se anotarán los vales de ventas al crédito.

com . El cuadro de acumulado se tienen que ir sumando las compras de combustible. Se procede a verificar el cuadro de ventas acumulado. los datos del cuadro de ventas diario pasan al cuadro de ventas acumulado automáticamente. sino sólo se graba. Las lecturas finales de galones y quetzales así como la existencia de combustible de fin de mes pasan a ser iniciales para el siguiente mes.3. 6. Si se requiere de imprimir el cuadro de ventas acumuladas se realiza. Al terminar de operar todos los datos debe coincidir los resultados con el cuadro No. 9. 7. 4. Al finalizar el mes se imprime el cuadro de ventas acumuladas para archivarlo en un fólder y tener un registro de ventas mensuales. 8.shell. BIBLIOGRAFÍA • www. 1 de ventas. 5. Procede a imprimir el cuadro de ventas diaria.

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