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Ejemplo Manual de Procedimientos

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

con los mismos estándares y con el mismo trato. Este manual asegura que cada uno de los clientes recibirá un servicio igual al de todos los demás con la misma calidad. además de su participación e importancia en el. asegurando así el éxito del proceso en el que participa. SIMBOLOGIA La simbología a utilizar en los Análisis de Procesos es la siguiente: PROCESO INICIAR/ FINALIZAR RETRASO DECISIÓN CONECTOR DOCUMENTO OPERACIÓN MANUAL ALMACENAMIENTO TARJETA PREPARACIÓN TRASLADO . dándole una noción clara de lo que se espera de el en el tiempo que se espera.INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como propósito estandarizar los procesos de venta del sistema TPS de la panadería industrial Mas que Pan. esto no solo permite garantizar la satisfacción de ellos. esto ayudará a definir claramente para cada empleado el sistema completo. sino también abre la oportunidad de establecer un sistema de evaluación confiable para este sistema de ventas.

e) Que la información de los procesos llegue clara y de forma sencilla. En vigor: Página:_______ Modificado ___/___/____ _______________________ OBJETIVOS La elaboración del manual persigue los siguientes objetivos a) Establecer el proceso a seguir para la venta y despacho de un pedido de pan realizado por cualquier cliente.Manual del Proceso de Ventas NUMERO: Administración Nombre: APROBADO GERENTE GENERAL Objetivos del Manual. Facilitar a la empresa el entrenamiento del personal a través de procesos sencillos claramente definidos. por cualquier cantidad. d) Que todos los procesos estén sujetos a los mismos estándares y con ello a los mismos efectos controlados. b) c) Dar una clara visión al empleado de sus labores y comportamiento. .

En vigor: Página:_______ Modificado ___/___/____ _______________________ CAMPO DE APLICACIÓN Se entenderá como el conjunto de Unidades Administrativas y puestos. . que tienen relación con los procedimientos. así como el área física en la que se desarrollan las actividades que se norman en este Manual.Manual del Proceso de Ventas NUMERO: Administración Nombre: APROBADO GERENTE GENERAL Alcance del manual.  Gerente General  Gerente Administrativo  Asistente Administrativo  Supervisor  Cajera  Encargada de facturación  Jefe de pista  Encargado de engrase  Ayudante de engrase  Despachadores. se circunscribe a las unidades siguientes. El campo de aplicación de los procedimientos normalizados para la Estación de Servicio.

Se realiza una entrevista con las personas seleccionadas dándole a conocer salario. 0. Supervisora 0:02 Q. Se revisara la papelería de las personas interesadas en la plaza.94 3. se seleccionaran por lo menos 3 personas para verificar sus datos. Se procede a imprimir el perfil del puesto vacante.94 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: Procedimiento Gráfico de Reclutamiento y Selección de Personal (Propuesto) NUMERO: . este se pegará en la cartelera de Información. puesto a desempeñar en forma general. 1.30 Q.LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: APROBADO Procedimiento Gráfico de Reclutamiento y Selección de Personal (Propuesto) En vigor: Modificado Página:_______ Asistente Admón.21 1:30 2 Q. 15. Inicio NUMERO: Administración ___________________________________ GERENTE GENERAL ___/___/____ Tiempo Costo Paso Descripción / Procedimiento No. 1 LOGO 1. 15. 2.

Supervisora 1:00 Q. políticas de la empresa.76% 45. 53. En vigor: Modificado Página:_______ ___/___/____ ___________________________________ . Propuesto) Reducción en Costo (Proceso Actual vrs. Propuesto) 4:07 Q.50 2 5 Se le informa a la persona para darle los datos de la plaza a ocupar más detallada. 1 No Si Modificado ___/___/____ Tiempo Costo Paso Descripción / Procedimiento No. horario de trabajo. 12. 9.85% 5:23 Q. nombre de su jefe inmediato y que día se debe de presentar a trabajar. 63. Fin 0:45 Q.Administración APROBADO ___________________________________ GERENTE GENERAL En vigor: Página:_______ Asistente Admón.74 LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: APROBADO GERENTE GENERAL NUMERO: Administración Procedimiento Gráfico de Inducción al Puesto de Trabajo. su salario.38 TOTALES Reducción en Tiempo (Proceso Actual vrs. 4 Se seleccionada a la persona idónea para la plaza vacante.97 43.

La supervisora procede a presentarle a Jefe de Pista y de una forma rápida al demás personal.22 . 3.75 1:30 Fin TOTALES 1. 1.Paso Descripción / Procedimiento No. 2. después le presenta al personal administrativo al nuevo trabajador. Supervisora Inicio Empleado Nuevo Tiempo Costo 0:10 Q. el listado de clientes de crédito. le proporciona su contrato de trabajo para que lo firme. como accionar las bombas y políticas de despacho.15 0:15 1.32 Q.55 10. 13. 1. La Supervisora procede a enseñarle las instalación de la empresa. La supervisora de la Estación.

3 1. En vigor: Modificado Página:_______ ___/___/____ _______________________ Para el cálculo y Pago de prestaciones labores se rige por lo que establece el código de trabajo que es lo siguiente: Cálculo y pago de Vacaciones La supervisora de la Estación será la responsable de llevar el récord de cada trabajador para el pago de vacaciones. 1.Manual de Normas y Procedimientos LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: APROBADO GERENTE GENERAL NUMERO: Administración Cálculo y Pago de prestaciones laborales. 1.1 La Supervisora de la empresa calcula las vacaciones de la persona interesada tomando como base el salario ordinario y extraordinario devengado los últimos 3 meses. 1.4 La Supervisora entrega el cálculo a la Asistente Administrativa para su revisión y emisión del cheque de pago La Asistente Administrativa entrega el calculo y el cheque para firma a la Gerente Administrativa .2 El trabajador interesado tendrá derecho a gozar de 15 días hábiles más el día sábado y domingo en total serán 22 días.

6 La asistente Administrativa entrega el calculo con el cheque a la Supervisora para que le avise al trabajador desde que día comienza a gozar sus vacaciones y hacerle entrega del cheque para lo cual el trabajador debe de firmar el finiquito de vacaciones. Cálculo de Bono 14 La supervisora de la Estación será la responsable llevar Récord de cada trabajador para el pago de Bono 14 que será efectivo El 15 de julio de cada año.1 La Supervisora de la empresa procede a hacer en la primera semana de julio el calculo de la planilla de Bono 14 tomando en cuenta la fecha de ingreso del personal hasta el 30 de junio del año en curso.5 La Gerente administrativa entrega a la Asistente administrativa el calculo y el cheque ya firmados. .1. 1. 1. 1.3 La Asistente Administrativa entrega la planilla del Bono 14 y los cheques para firma a la Gerente administrativa.2 La Supervisora entrega la planilla de Bono 14 a la Asistente Administrativa para su revisión y proceder a emitir cheques por cada trabajador. 1. en caso no tengan el año se hará proporcional a los días trabajados. 1.4 La Gerente administrativa firma los cheques y entrega la planilla de Bono 14 y los cheques ya firmados a la Asistente Administrativa.7 En caso fuera por terminación laboral el calculo se hará proporcionalmente. 1.

6 La supervisora al pagar la planilla de salarios de la segunda semana de julio hace entrega también del cheque de Bono 14. las cuales consisten en los pagos .1.5 La Asistente administrativa revisa que todos los cheques estén firmados y los entrega a la Supervisora. contiene básicamente las remuneraciones de ley. . LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: APROBADO Pago de sueldos y salarios al personal En vigor: Modificado Página:_______ ___/___/____ NUMERO: Administración _______________________ GERENTE GENERAL NORMAS 1. CLASIFICACIÓN DE LAS REMUNERACIONES La clasificación que se contempla en el presente manual. 1. Por medio de cheque dentro de los primeros quince días calendario siguientes al mes que finaliza y conforme a los términos del contrato suscrito con la empresa.

4. 1.1.1. 1.5.salarios ordinarios.1.1.6. Salarios Extraordinarios Será el pago que se efectúe al personal que labore más tiempo de lo estipulado según las jornadas de trabajo.3.1. extraordinarios y bonificaciones según la ley que se le hacen al personal de la Estación. 1. No puede exceder de 44 horas semanales.1.1. 1. Jornada Mixta Es la que se ejecuta durante un tiempo que abarca parte del período diurno y parte del período nocturno. 1. No puede exceder de 36 horas semanales.1. Bonificaciones: .1. No puede exceder de 42 horas semanales. Jornada Nocturna Es aquella que se ejecuta entre las dieciocho horas de un día y las seis horas del día siguiente.1.2. Jornada Diurna Es aquella que se ejecuta entre la seis y las dieciocho horas un mismo día.1.1. Salarios Ordinarios Será el pago que se efectúe al personal que labore de acuerdo a lo estipulado según el código de trabajo en Jornadas Ordinarias. 1.1.

250. será de Q. APROBADO En vigor: Modificado _______________________ GERENTE GENERAL NUMERO: Administración Página:_______ ___/___/____ 1.3 Terminada la planilla la asistente administrativa procede a verificar la planilla.00 al mes. 2. Procede a hacer los cálculos para elaborar la planilla semanal.2.Será el pago que se efectúe al personal según decreto 7-2000 del congreso de la república. LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: Procedimiento para elaboración y pago de planillas. Los días viernes por la tarde la supervisora procede a recoger las tarjetas de entrada y salida del personal para determinar las horas trabajadas. PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PAGO DE PLANILLAS 2.1. . 2.

2. 2. .5 El sábado la supervisora llama al personal para hacerle efectivo el pago firmando el libro de planilla para su entera satisfacción.4 Ya revisada la planilla se le entrega a la supervisora para que el día sábado a medio día se proceda a pagar en efectivo.

Procede a hacer los cálculos para elaborar la planilla semanal. 1 2 3 4 5 DESCRIPCION Los días viernes por la tarde la supervisora procede a recoger las tarjetas de entrada y salida del personal para determinar las horas trabajadas.44 1. Traslada la planilla a la asistente administrativa para verificar y autorizar la planilla.72 2.15 3. ASISTENTE ADMINISTRATIVA Autoservicio de Estación de Servicio Página -14 .04 No. (ACTUAL) APROBADO En vigor: Modificado _________________________________ GERENTE GENERAL NUMERO: Administración Página:____________ SUPERVISORA _____/______/____ Tiempo Costo 10 30 15 20 30 TOTALES 1:45 1.Manual de Normas y Procedimientos LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: Procedimiento gráfico para elaboración y pago de planillas. Ya Autorizada la planilla se le entrega a la supervisora para que el día sábado a medio día se proceda a pagar en efectivo.29 3. El sábado la supervisora llama al personal para hacerle efectivo el pago firmando el libro de planilla para su entera satisfacción.44 12.

Al otro día la Supervisora a las 7. Ya determinado el monto de combustible vendido y estimado de lubricantes.LOGO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Nombre: Procedimiento para el Control de las Ventas APROBADO En vigor: _______________________ GERENTE GENERAL NUMERO: Administración Modificado ___/___/____ Página:_______ PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE VENTAS Cuadro No 1 1. pero se anotará en lectura como lectura final. Vuelve hacer el procedimiento del inciso 1. así como las medidas de los tanques.)Lectura inicial tanto en galones como en quetzales para determinar el monte de la venta . repuestos y servicios se determina un monto total. 7. 3. . quetzales y galonajes. 2. Si hubiere ventas de lubricantes y de servicios se procede a determinar su monto y anotarla en la parte “ Lubricantes. 6.00 am. Ya determinado el monto de ventas de galones de combustible se procede a anotarlo en la columna de Inventario de Combustible diario en el renglón de ventas. 4. tomando nota en el documento # 1 como lectura inicial. La supervisora toma las lecturas de cada bomba. 5. Se procede a verificar las medidas en pulgadas en la tabla de calibración de tanques por producto. Se procede a restar las lecturas: Lectura final(. Ya determinado el monto total de las ventas se procede a sumar los vales de crédito y también el dinero en efectivo verificando que cuadre . 8. repuestos y servicios “ del documento #1.

15. 2. Ya terminado el cuadro No.1 la Asistente Administrativa procede a efectuar los depósitos bancarios (esta operación de depositar no se realiza a una misma hora por razones de seguridad) 18. 13. La Asistente Administrativa procede a ingresar al programa Excel. 12. Se procede a sumar el Inventario inicial las compras ( . en el archivo control de ventas. Cuadro No.1 de ventas se le traslada a la Asistente Administrativo para que verifique las operaciones. para llevar un acumulado en el cuadro de Inventario de Combustible Acumulado. Si se hubieran realizado compras de combustible se anota en el renglón compras el galonaje recibido. Ya efectuado el depósito la Asistente Administrativa deberá engrapar la boleta de depósito al cuadro de ventas correspondiente. 10. lo mismo que las existencias de combustible. Procede a ingresar las lecturas de galones y quetzales (estos datos están anotados en el cuadro No. Ya verificados el cuadro No.9. En el cuadro de clientes crédito se anotarán los vales de ventas al crédito. 1 de ventas). Se procede a sumar las ventas y las compras en las columnas. Se procede a restar la existencia teórica (-) existencia física (son las cantidades que resultan de medir los tanques) para determinar los faltantes y sobrantes del día. 11. 2 1. Se procede a anotar en otro cuadro en blanco las lecturas finales del día pasan a hacer lecturas iniciales para el siguiente día. . 14. 19. Debe tomarse en cuenta que en el registro acumulado la existencia final pasa a hacer la existencia inicial del siguiente mes.) las ventas y así determinar la existencia teórica. La supervisora traslada los vales de crédito a la Cajera para que los anote en el kárdex y los archive en cada fólder del cliente correspondiente. 16. 17.

5.shell. Las lecturas finales de galones y quetzales así como la existencia de combustible de fin de mes pasan a ser iniciales para el siguiente mes. Al finalizar el mes se imprime el cuadro de ventas acumuladas para archivarlo en un fólder y tener un registro de ventas mensuales. 6. Se procede a verificar el cuadro de ventas acumulado. 9. 8. Si se requiere de imprimir el cuadro de ventas acumuladas se realiza. BIBLIOGRAFÍA • www. Al terminar de operar todos los datos debe coincidir los resultados con el cuadro No. los datos del cuadro de ventas diario pasan al cuadro de ventas acumulado automáticamente. 1 de ventas. 4.3. El cuadro de acumulado se tienen que ir sumando las compras de combustible. sino sólo se graba. 7.com . Procede a imprimir el cuadro de ventas diaria.

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