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NDICE
DESCCRIPCIN
Introduccin
Presentacin
Resea Histrica del Departamento de Fortalecimiento y
Modernizacin Institucional
Objetivo General de la Gua
Objetivos Especficos
Campo de Aplicacin
CDIGO
Pgina
3
5
6
7
7
7
CAPTULO I.
9
9
9
10
10
10
10
10
11
11
11
11
11
12
12
CAPITULO II.
2. Lineamientos Generales
Procedimientos
para
elaborar
Manuales
de
Normas
14
14
16
16
17
17
18
18
19
20
20
1
2.2.6
2.2.7
2.2.8
2.2.9
2.2.10
2.2.11
2.2.12
2.2.5.4 Proceso
Anlisis de los Procedimientos
Diagrama de Flujo
Anexos
Revisin
Autorizacin de Manuales
Implementacin
Seguimiento y Evaluacin
20
21
22
23
23
23
24
24
ANEXOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
26
27
28
29
30
31
32
INTRODUCCIN
Con el objeto de ser comprensible, cuenta con glosario de siglas, trminos y smbolos,
as como tambin, anexos en los cuales se incluyen formatos y formularios con sus
respectivos instructivos, que servirn para la recopilacin de la informacin.
PRESENTACIN
INSTRUCTIVO
GUA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
RESEA HISTRICA
Objetivos Especficos
Establecer continuidad y coherencia de las actividades que realiza cada dependencia
del MAGA;
Fijar objetivos y normas de carcter obligatorio;
Definir las responsabilidades de cada dependencia al analizar los manuales de
funciones;
Facilitar la labor de capacitacin al personal;
Delimitar responsabilidades a cada Direccin y facilitar la supervisin de procesos de
cada cargo o dependencia del MAGA:
Reducir costos como consecuencia de eficiencia de recursos humanos, materiales,
financieros.
Campo de Aplicacin
Dirigido a los funcionarios pblicos de todas las dependencias del Ministerio de Agricultura,
Ganadera y Alimentacin para la elaboracin de Manuales de Normas y Procedimientos y
para los analistas del departamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional del
MAGA, para brindar asistencia a las dependencias en la elaboracin de estos instrumentos.
CAPITULO I
ELEMENTOS QUE INTEGRAN
EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1.1.
Esta deber elaborarse en cartulina o papel bond tamao carta (Anexo No. 1) y deber
contener los siguientes elementos:
En la parte superior:
Logotipo del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Alimentacin
Nombre del Ministerio;
Nombre de la Direccin, Departamento o Seccin responsable del procedimiento.
En la parte Central:
Titulo del Manual de Normas y Procedimientos (centrado).
En la parte Inferior:
Fecha de elaboracin mes y ao colocado al extremo derecho.
1.2. ndice:
Con el propsito de orientar al lector acerca de los temas que incluye el Manual de Normas y
Procedimientos, es indispensable colocar los captulos y subttulos que forman parte de este
instrumento administrativo en forma sucesiva, incluyendo el nmero de pgina, descripcin
de los ttulos y subttulos y pgina en donde se localiza la informacin.
1.3. Introduccin:
Consistir en dar a conocer a los lectores en forma breve y clara el propsito principal de la
elaboracin del Manual de Normas y Procedimientos que se trabaje en cada dependencia del
MAGA, as como tambin el contenido que tiene cada captulo que lo conforma, indicando
1.4. Antecedentes
Es importante hacer una resea histrica de cuando inicio cada dependencia y porque han
surgido cambios en el transcurso de los aos.
1.5. Misin
La misin del MAGA es necesaria de incluirla en todos los manuales del Ministerio, ya que
es manifestacin en la cual se resume la razn de ser, metas trazadas de la Institucin.
1.6. Visin
Es importante que todo documento del MAGA tenga la visin, la cual da a conocer hacia
dnde pretende llegar este, para que cada funcionario sepa que es lo que se espera de l y
apoye a su construccin.
El objetivo del manual deber de fijarse en forma clara y precisa, en infinitivo; indicando el
propsito primordial del manual.
De no contar con base legal una Direccin, Departamento o Seccin a la que se ha solicitado
realizar un manual de normas y procedimientos ser necesario documentarlo e iniciar con el
DIRECCIN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional|
GUA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
10
debido proceso para su legalizacin, ya que la falta de fundamento legal y el no contar con
los Manuales de Organizacin y Funciones, responsabilidad de Recursos Humanos, pero que
hasta el momento el Departamento de Fortalecimiento y Modernizacin Institucional ha
apoyado en la elaboracin de los manuales correspondientes a la nueva estructura los cuales
deben de ser autorizados por la Autoridad Superior.
1.12. Anexos
Tiene como objetivo que se incluyan los documentos que tienen relacin legal o dan soporte
para la aplicacin de las actividades que se enumeraron en los procesos. Ejemplo: Acuerdos,
formatos, facturas etc.
11
Las siglas pueden ser utilizadas por si solas en un documento, solo si antes ya se ha incluido
el nombre completo de lo que significa.
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CAPITULO II
LINEAMIENTOS GENERALES PARA ELABORAR
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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14
para
analizar
la
vinculacin,
grados
de
autoridad,
15
16
de
los
funcionarios
que
desarrollaran
estn
La
primarias y secundarias,
17
Ejemplo:
2.2.5.
Elaboracin de Procedimientos:
Es importante que el funcionario previo al desarrollo de un proceso,
establezca el objetivo o la razn por la cual se establecer un
procedimiento, para ello se sugiere analizar y cuestionarse sobre lo
siguiente:
Porque se hace?
Dnde inicia?
Dnde termina?
finaliza
el
procedimiento
para
el
18
Qu trabajo o
proceso se hace?
Qu necesita para
Se
realizarlo?
refiere
documentos
como
por
ejemplo:
los responsables?
Cmo se hace?
Cuando se hace?
(das,
semanas,
quincena
mes,
horarios etc.)
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2.2.5.4. Proceso:
El elaborar procedimientos conlleva el narrar paso a paso, en forma
lgica y secuencial la descripcin de actividades vinculadas al trabajo
que se debe realizar.
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21
22
2.2.8. Anexos:
Es importante colocar en este apartado, todos aquellos documentos que
soporten y den validez al manual; por lo que pueden incluir: formatos,
oficios, reglamentos, acuerdos, leyes etc. Todo lo que considere que
facilitara la comprensin del lector.
2.2.9. Revisin:
Analizar el manual en su conjunto consistir en verificar no solo la
informacin recabada, sino verificar el diseo establecido del manual de
normas y procedimientos
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2.2.11. Implementacin:
Esta etapa de la elaboracin de manuales requiere capacitacin del
personal que estar involucrado en los diferentes procesos que se
establezcan en el manual de normas y procedimientos y el manual de
funciones.
24
ANEXOS
25
ANEXO No. 1
Formato de Portada o Caratula
Departamento de Fortalecimiento Institucional
Guatemala, Mayo 2011
A continuacin se enumeran los elementos ms importantes que deben de conformar un
manual de organizacin y funciones
PORTADA O CARTULA
En la parte superior:
Ministerio de Agricultura, Ganadera y
Alimentacin
Al Centro:
Manual de Organizacin y Funciones
Direccin de Planeamiento
Parte Inferior:
c. Fecha
de
elaboracin
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ANEXO No. 2
GLOSARIO DE SIGLAS
Departamento de Fortalecimiento Institucional
Guatemala, Mayo 2011
No.
TRMINO
SIGNIFICADO
MAGA
Ministerio de
Alimentacin.
DIPLAN
Direccin de Planeamiento.
MINFIN
SEGEPLAN
Agricultura,
Ganadera
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ANEXO No. 3
GLOSARIO DE TERMINOS
Departamento de Fortalecimiento Institucional
Guatemala, Mayo 2011
No.
TRMINO
SIGNIFICADO
Actividad
Codificacin
Diagrama de Flujo
Manual
de
Normas
Procedimientos
Procedimiento
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ANEXO No. 4
GLOSARIO DE SIMBOLOS
Departamento de Fortalecimiento Institucional
Guatemala, Mayo 2011
SIMBOLO
NOMBRE
SIGNIFICADO
Representa
actividad.
Conector
Decisin o
alternativa
Documento
Archivo
Conector de
Pagina
la
realizacin
de
una
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ANEXO No. 5
VERBOS EN INFINITIVO
Departamento de Fortalecimiento Institucional
Guatemala, Mayo 2011
Actualizar
Anotar
Asignar
Clasificar
Complementar
Controlar
Destruir
Disear
Graficar
Indicar
Obtener
Procesar
Proporcionar
Registrar
Separar
VERBOS EN INFINITIVO
Analizar
Aprobar
Autorizar
Comparar
Comprobar
Coordinar
Determinar
Ejecutar
Implantar
Investigar
Preparar
Producir
Recabar
Remitir
Etc.
Anexar
Archivar
Cancelar
Completar
Confirmar
Cotejar
Devolver
Elaborar
Incorporar
Llenar
Presentar
Programar
Recopilar
Sellar
Capacitar
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ANEXO No. 6
VERBOS EN TERCERA PERSONA
Departamento de Fortalecimiento Institucional
Guatemala, Mayo 2011
Actualiza
Anota
Asigna
Clasifica
Complementa
Controla
Destruye
Disea
Grafica
Indica
Obtiene
Procesa
Proporciona
Registra
Separa
Analiza
Aprueba
Autoriza
Compara
Comprueba
Coordina
Determina
Ejecuta
Implanta
Investiga
Prepara
Produce
Recaba
Remite
Etc.
Anexa
Archiva
Cancela
Completa
Confirma
Coteja
Devuelve
Elabora
Incorpora
Llena
Presenta
Programa
Recopila
Sella
Capacita
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