CODELCO - VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS

PROYECTO NUEVO NIVEL MINA

CONTRATO N 4501413095

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE MATERIALES

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CODIGO:
PR-CG-002-NNM
Rev. 0

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CONTRATO N 4501413095

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE MATERIALES

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Tabla de Contenidos
1.

NDICE........................................................................................................... 2

2.

DIAGRAMA DE FLUJO..................................................................................... 3

3.

OBJETIVOS.................................................................................................... 3

4.

ALCANCE....................................................................................................... 3

5.

RESPONSABILIDADES.................................................................................... 3

6.

DEFINICIONES............................................................................................... 3

7.

DESARROLLO.............................................................................................. 4

8.

REGISTROS.................................................................................................. 8

9.

INDICADORES.............................................................................................. 8

10. REFERENCIAS.............................................................................................. 8
11. MODIFICACIONES........................................................................................ 8
12. DISTRIBUCIN DE COPIAS CONTROLADAS..................................................8
13. ANEXOS....................................................................................................... 9

2.

DIAGRAMA DE FLUJO
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PROCEDIMIENTO
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No tiene.

3. OBJETIVO
Establecer la metodologa para el proceso de solicitud, recepcin, almacenamiento y entrega de
materiales, herramientas y/o equipos, con el propsito de estandarizar los procesos en conformidad
a los requisitos normativos de la norma ISO 9001:2008, en el proyecto denominado Lnea de
Transmisin 110 kV, Proyecto Nuevo Nivel Mina.

4. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todo proceso de abastecimiento de materiales, herramientas y/o
equipos suministrados por Bbosch S.A, para el proyecto denominado, Lnea de Transmisin 110
kV, Proyecto Nuevo Nivel Mina.

5. RESPONSABILIDADES

Administrador de Contrato: Velar por el cumplimiento de este procedimiento en Obra,

adems gestionar la entrega de recursos necesarios para dar cumplimiento al presente
procedimiento.
Supervisores: Son responsables de verificar que la Solicitud de Materiales, Equipos y
Herramientas, est completa con toda la informacin necesaria para que la gestin del
departamento de adquisiciones sea ptima.
Encargado de Calidad: Es el responsable de difundir y velar por el cumplimiento de este
procedimiento, adems entregar una copia controlada al Encargado de Bodega de la Obra.
Encargado de Bodega Obra: Es responsable de cumplir este procedimiento. Adems debe
mantener la documentacin al da y disponible (Solicitudes, ingresos, etc.).

6. DEFINICIONES

No aplicable.

7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

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7.1. Solicitud Material y/o Herramientas:

Para solicitar la adquisicin de un producto, materiales, equipos y/o herramientas se debe realizar
una solicitud de pedido, para ello se debe completar la Solicitud de Materiales, Equipos y
Herramientas o bien por medio de un correo electrnico al Encargado de la Bodega.
Para dar curso a la solicitud, sta debe contener la siguiente informacin: N O/T, tem, cantidad
requerida, unidad y la descripcin de lo que solicita.
De igual manera se deben respetar los tiempos mnimos de solicitud:
3 das hbiles para pedidos locales.
10 das, para pedidos fuera de la regin.
20 das hbiles, para fabricacin e importaciones.
Se distinguen tres grupos para la Solicitud de Materiales y deben solicitarse en registros
independientes:
Solicitud de Materiales de Oficina y Aseo en General.
Solicitud de Materiales para Equipos de Proteccin Personal.
Solicitud de Materiales de Construccin. En este caso las solicitudes debern ser llenada
por especialidad (obras civiles, estructuras, etc., la idea es facilitar las compras y no dejar
tems pendientes).
El Encargado de Bodega de Obra, mantendr un talonario a cargo, tambin si es necesario el Jefe
de Terreno y Supervisores podrn mantener un talonario a cargo, el cual quedar bajo su
responsabilidad, la solicitud deber ser completada con toda la informacin requerida con letra
legible y sin enmiendas.
Para dar curso a la solicitud, se deber solicitar el VB al Administrador de Contrato y entregar el
original ms 02 copias al Encargado de Bodega, el cual ser responsable de gestionar la solicitud
con Abastecimiento en Oficina Central. Esta solicitud ser ingresada en SAP, sistema en lnea con
el departamento de compras, la cul inicia en el proceso de compra o arriendo asignndole un folio
correlativo para su seguimiento en el sistema hasta terminar proceso de compra.
7.2. Solicitud de Materiales Urgentes:
En el caso de existir una Solicitud de Material Urgente (como ocurre con las Inspecciones de
Seguridad o alguna solicitud del Cliente), se deber respaldar el pedido con algn documento que
evidencie la urgencia, en caso contrario la solicitud de materiales deber respetar los plazos
estipulados para la entrega (3 das hbiles para productos locales, 10 das hbiles para productos
que se encuentren fuera de la regin y 20 das hbiles para fabricaciones e importaciones).
7.3. Recepcin en Bodega Central:
El Encargado del centro de distribucin (o quien l designe) es el responsable de entregar el
producto adquirido al Encargado de Bodega de obra, acompaado de una fotocopia de la factura,
gua de despacho o boleta, en la cual debe dejar registrada la OT (Orden de Trabajo), para la cual
va destinado el producto.
Cuando se encuentra que el material, herramienta y/o equipo no cuenta con lo solicitado en la
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Solicitud de Pedido, se deber dar aviso al Encargado de Calidad de la Obra, el cual generar una
NO CONFORMIDAD al tem Normativo 7.4.1 Proceso de Compra: La Organizacin Asegura que el
producto comprado se ajusta a los requerimientos especificados de compra; o una no conformidad
a proveedores segn corresponda. El material, herramienta y/o equipo al cual se le detecta una No
Conformidad deber ser identificado. Adems el Encargado de Compras es el responsable de
entregar una solucin al problema generado por la falta del material especificado.
7.4. Envo desde el Centro de Distribucin a Bodega de Obra:
Seleccionados los materiales, equipos y herramientas para despachar a faena por el Encargado de
CD (Centro de Distribucin), se deber verificar que todo lo que se va a enviar a faena se encuentre
incluido en una Gua de Despacho, la cual debe ser solicitada al contador de Oficina Central.
Para el envo de herramientas y equipos pertenecientes al stock de Bbosch S.A. se deber contar
con la aprobacin del Jefe de Mantencin, con esto se busca evitar el envo de equipos y
herramientas en mal estado.
7.5. Recepcin en Bodega de Obra:
El Encargado de Bodega en Faena verificar que el material o herramienta recepcionado cumple
con los requerimientos especificados en la Solicitud de Materiales, adems deber verificar:
Que las instrucciones del fabricante para embalaje, transporte y preservacin se hayan
cumplido.
Ausencia de daos superficiales producto del transporte desde Bodega Central a Bodega de
Obra.
Que toda la documentacin (certificados de calidad, garantas, manuales, etc.), se
encuentren disponibles al momento de la recepcin.
Cuando el material, herramienta y/o equipo se encuentre en conformidad a lo solicitado se enva
una copia del registro con el cual fue recepcionado en Obra, el cual debe contener nombre, firma
del Encargado de Bodega Faena y fecha de recepcin.
7.6. Almacenamiento en Centro de Distribucin y Bodega de Obra:
Despus de una recepcin conforme de los materiales, herramienta y/o equipos se debe registrar el
ingreso en el sistema SAP, el cual debe contener como informacin:
Fecha.
N de Gua.
Proveedor.
Descripcin.
N de Serie (si corresponde).
Cantidad.
Ubicacin en estantes de bodega.

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Los estantes utilizados para el almacenamiento deben ser identificados con una letra y un nmero.
7.7. Entrega de Materiales:

Toda entrega de material debe ser realizada con el Vale de Salida de Bodega, autorizado
por las personas incluidas en las Lista de Personal autorizado para la firma del Vale de
Salida de Bodega (lista publicada en Bodega).

Una vez recepcionado el material el Encargado de bodega debe mantener el Vale Por
archivado.

7.8. Entrega de Herramientas y/o Equipos:

Para la entrega de herramientas la persona que solicita debe dirigirse personalmente a Bodega de
Obra y firmar el Registro Entrega de Herramientas a Cargo, el cual debe contener la siguiente
informacin:
Nombre.
Cargo.
Rut.
Fecha de Ingreso.
Descripcin Herramienta y/o Equipo.
Cantidad.
Fecha de Entrega.
Cuando la herramienta sea devuelta a Bodega en el transcurso del da, esta se elimina de la
entrega del cargo. En caso contrario el registro se archiva y pasa a formar parte del Cargo del
Trabajador, el cual lo hace responsable de todos los daos o prdida que pueda sufrir la
herramienta durante el tiempo que permanezca bajo su cargo.
7.9. Entrega de Equipos de Proteccin Personal:
Para la entrega de equipos de proteccin personal (EPP), la persona que solicita debe dirigirse
personalmente a Bodega de Obra y firmar el registro Entrega de Herramientas a Cargo, el cual
debe contener la siguiente informacin:
Nombre.
Cargo.
Rut.
Fecha de Ingreso.
Descripcin Herramienta y/o Equipo.
Cantidad.
Fecha de Entrega.
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7.10. Recepcin de Materiales y/o Equipos suministrados por el Cliente:

Cada vez que se reciban materiales y/o equipos suministrados por el cliente, se deber
informar al Encargado de calidad para que tome conocimiento.

El Encargado de Calidad ser el responsable de garantizar que se realice el protocolo de

recepcin de los materiales y/o equipos, Informe de Recepcin de Equipos y/o Materiales.

Los materiales sern almacenados segn las indicaciones del fabricante o proveedor.

7.11. Inspecciones a Bodega de Obra:

El encargado de Bodega Central realizar inspecciones no programadas a la Bodega de

Obra, con el fin de verificar el cumplimiento del proceso.

7.12. Devolucin de Materiales, Equipos y/o Herramientas a Bodega Central:

Al finalizar una faena el Administrador del Contrato (a travs del Encargado de Bodega de
Obra), tiene la obligacin de realizar la devolucin de todas las herramientas y materiales
sobrantes de la Faena, para ello el Encargado de Bodega de Obra, debe generar el registro
de material y/o herramienta en trnsito. Este registro debe ser entregado al Encargado de
Bodega Central, quien deber firmar el registro una vez que la devolucin sea aceptada
conforme.

8. REGISTROS
Nombre
y/o
Cdigo

Criterio
de
Orden

Lugar
de
Archivo

Plazo de retencin y
disposicin

Solicitud de Pedido Encargado Bodega

Por fecha

Bodega

Trmino de Obra

Gua de Materiales
Encargado Bodega
en Trnsito

Por fecha

Bodega

Trmino de Obra

Salida de Materiales
Encargado Bodega
de Stock a Obras

Por fecha

Bodega

Trmino de Obra

Entrega de
Encargado Bodega
Herramienta a cargo

Por fecha

Bodega

Trmino de Obra

Por Fecha

Bodega

Trmino de Obra

Entregas en Bodega

Responsable de
archivo

Encargado de
Bodega

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9. INDICADORES
Registro de No Conformidad
10. REFERENCIAS
Plan de Calidad del Proyecto
11. MODIFICACIONES
Modificaciones
Se confecciona procedimiento
Cambio de revisin

Fecha
20-03-2014
29-04-2014

12. DISTRIBUCIN DE COPIAS CONTROLADAS

Archivo Obras de Terreno

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Revisin
B
0

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13. ANEXOS
13.1 Informe de Recepcin de Equipos y/o Materiales

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13.2 Espera de Liberacin de Aseguramiento y Control de Calidad

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13.3 Retiros a cargo de Bodegas y Paoles

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13.4 Entrega de Bodega

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13.5 Registro de Capacitacin Procedimiento

Nombre Relator
Fecha
Hora Inicio
Hora Trmino
Firma Relator

NOMBRE COMPLETO

RUT

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