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ANLISIS ESTRATGICO DEL CONTEXTO

MATRIZ DOFA
Tenga en cuenta:

Estrategia

1-) Misin
2-) Visin
3-) Objetivos estratgicos
4-) Estrategias
5-) Planes
6-) Proyectos

Estructura

1-) Estructura adecuada para ejecutar la estrategia y


los procesos de la Cmara
2-) Clara definicin de funciones, responsabilidades y
jerarquas

Procesos

1-) Modelo de Operacin


2-) Capacidad de los procesos
3-) Diseo de procesos
4-) Procesos y procedimientos

Capital Humano

1-) Destrezas
2-) Entrenamiento
3-) Conocimiento

Capital Informacin

1-) Sistemas de Informacin


2-) Redes de informacin
3-) Bases de datos
4-) Tecnologa

Capital Organizacional

1-) Cultura
2-) Liderazgo
3-) Trabajo en equipo
4-) Alineacin

Ambiente de control

DEBILIDAD

Estructura organizativa adecuada, en donde


se definen con claridad las funciones y
responsabilidades de los funcionarios.
Deficiencia en el proceco de control
de los productos comprados, fuga
de material.
Recurso
humano
capacitado
comprometido con su proceso.

Poca coordinacin para el trabajo


en equipo

Respaldados bajo principios ticos slidos y


cuenta con un control en el proceso de
compras (evaluacin y control por parte de
la junta directiva, cuando el monto de la
compra supera los 50 salarios mnimos).

1-) Valores ticos


2-) Filosofia y estilo de direccin
3-) Junta Directiva y Gobierno corporativo

Tenga en cuenta:

FORTALEZA

AMENAZA

OPORTUNIDAD

Cuenta con un sistema de seleccin de


proveedores, que brinda efectividad a la
hora de escoger el mejor proveedor.

Proveedores

Poder negociador de los proveedores de la Cmara

Competidores Actuales

Todos los determinados por la competencia, los


productos, el mercado, la calidad, el servicio,
comparados siempre con la competencia
Rivalidad entre los competidores actuales

Competidores Potenciales

Amenaza de nuevos ingresos

Productos / Servicios Sustituos

Amenaza de productos / servicios sustitutos

Compradores / Clientes

Poder negociador de los clientes

Poltica

Estabilidad poltica del pas.


Sistema de gobierno.
Relaciones internacionales.
Restricciones a la importacin y exportacin.

Legal

Tendencias fiscales
Legislacin

Economia

Comportamiento
internacional

Social

Crecimiento y distribucin demogrfica.


Empleo y desempleo.

Ambiental

Propios del ambiente

Tecnolgico

Desarrollo de nuevas tecnologas

Geogrfico

Los que afectan fsicamente a la entidad como la


localizacin, el clima, la infraestructura y las vas de
acceso

de

la

economa

nacional

Escasez de proveedores,
proveedores de la regin poco
competitivos, calidad del producto
que no llenan las espectativas de
los usuarios.

PROCESO: CONTRATACIN Y COMPRAS


OBJETIVO DEL PROCESO
Adquirir los materiales y herramientas de trabajo que cumplan con los requisitos de calidad, oportunidad en la entrega, valor
adsequible y facilitades de pago para suministrar a los funcionarios los insumos necesarios que le permitan desarrollar eficazmente sus
funciones, as como entregar un producto de calidad a los clientes.
FACTORES GENERADORES DE RIESGO
N

INTERNOS Y EXTERNOS

CAUSAS
(Asociadas al Factor Generador)

RIESGOS

DESCRIPCIN

EFECTOS
(Consecuencias del
Riesgo)

Proceso seleccin

seleccin de
Seleccin inadecuada de un
proveedor, escases de proveedores proveedores que no
Discrepancias con los
para abastecerse de productos, bajo reunan los requisitos
proveedores
nivel de los proveedores que limita
establecidos por la
las opciones.
entidad.

Retrasos en los procesos


de la entidad, ineficiencia
administrativa, distorsin
de la imagen
institucional.

Calidad y garanta

Prueba insuficiente de la calidad del


Incumplimiento de
productos, recepcin de productos
calidad y garantia de
defectuosos, obtencin de productos
los productos
sin garanta.

Retrasos en la prestacin
del servicio, prdida
econmica, conflictos
comerciales entre las
partes.

Oportunidad

Precio

Conflictos con
proveedores

Paralisis funcional de la
Proveedores con retraso en la
Demora en la entrega entidad, disminucin de
incumplimiento en los
entrega de suministros, escases de
de los productos y/o los ingresos, conflictos
tiempos de entrega
productos para servir a los usuarios.
servicios contratados. con los usuarios, mala
imagen institucional.
Proveedores poco competitivos en
materia de precios de los productos

Reduccin
de
la
Productos a precios
Compra de productos capacidad de compra y
que impiden ser
a precios elevados resolucin
de
eficientes y eficaces.
necesidades internas.

6
7
8
9
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12
1
2
3
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12

Manejo del proceso

Que el personal que est a cargo Inadecuado manejo


del manejo de proceso no siga los
del proceso de
procedimiento creados para ello.
contratacin y compras

Inadecuado
diligenciamiento de
formatos,
desconocimiento de
los procedimientos.

Posibles
no
conformidades en las
auditorias.Retrasos
en
los procesos de la
entidad,
ineficiencia
administrativa, distorsin
la
imagen
de
institucional.

CALIFICACION DE LA FRECUENCIA
VALOR
1
2
3

FRECUENCIA
BAJA
MEDIA
ALTA

DESCRIPCIN

CALIFICACIN DEL IMPACTO


VALOR IMPACTO
5
LEVE
10
MODERADO
20
SEVERO

ECONOMICO OPERACIONAL

CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS
IMAGEN

IMPACTO

BABILIDAD

ALTA (3)

LEVE (5)

MODERADO (10)

SEVERO (20)

(15)
ZONA DE RIESGO
MODERADO.

(30)
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE.

(60)
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE.

PROBABILIDAD

MEDIA (2)

(10)
ZONA DE RIESGO
TOLERABLE.

(20)
ZONA DE RIESGO
MODERADO.

(40)
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE.

BAJA (1)

(5)
ZONA DE RIESGO
ACEPTABLE.

(10)
ZONA DE RIESGO
TOLERABLE.

(20)
ZONA DE RIESGO
MODERADO.

PROCESO:

COMPRAS

OBJETIVO DEL PROCESO


Adquirir los materiales y herramientas de trabajo que cumplan con los requisitos de calidad, oportunidad en la entrega, valor
adsequible y facilitades de pago para suministrar a los funcionarios los insumos necesarios que le permitan desarrollar
eficazmente sus funciones, as como entregar un producto de calidad a los clientes.
ANLISIS DE RIESGOS
CALIFICACIN DEL RIESGO
N

PROBABILIDAD

IMPACTO

EVALUACIN DEL RIESGO


(Riesgo antes de Controles)

RIESGOS

Proceso seleccin

10

(10) RIESGO TOLERABLE

Calidad y garanta

10

(10) RIESGO TOLERABLE

Oportunidad

10

(20) RIESGO MODERADO

Precio

10

(10) RIESGO TOLERABLE

Manejo del proceso

10

6
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8

(20) RIESGO MODERADO

PROCESO: COMPRAS
OBJETIVO DEL PROCESO

Adquirir los materiales y herramientas de trabajo que cumplan con los requisitos de calidad, oportunidad
en la entrega, valor adsequible y facilidades de pago para suministrar a los funcionarios los insumos
necesarios que le permitan desarrollar eficazmente sus funciones, as como entregar un producto de
calidad a los clientes.
VALORACIN DE RIESGOS
DESCRIPCIN DE CONTROLES
EXISTEN?
N

TIPO DE CONTROL

PONDERACIN DE CONTROLES

RIESGOS
SI

NO

PREVENTIVO

CORRECTIVO

SE EST
EST DOCUMENTADO? APLICANDO EN LA
ACTUALIDAD?

ES EFECTIVO
PARA
MINIMIZAR EL
RIESGO?

VALORACIN
DEL RIESGO
(Riesgo
Residual
despus de
Cotroles)

Proceso
seleccin

SI

SI

SI

(5) RIESGO
ACEPTABLE

Calidad y
garanta

SI

SI

SI

(5) RIESGO
ACEPTABLE

Oportunidad

SI

SI

SI

(10) RIESGO
TOLERABLE

Precio

SI

SI

SI

(5) RIESGO
ACEPTABLE

Manejo del
proceso

SI

SI

(10) RIESGO
TOLERABLE

IMPACTO

PROBABILIDAD

LEVE (5)

MODERADO (10)

SEVERO (20)

ALTA (3)

(30)
(60)
ZONA DE RIESGO
ZONA DE RIESGO
(15)
IMPORTANTE.
INACEPTABLE.
ZONA DE RIESGO
Reducir el Riesgo.
Evitar el Riesgo.
MODERADO.
Evitar el Riesgo.
Reducir el Riesgo.
Evitar el Riesgo.
Compartir o Transferir Compartir o Transferir el
el Riesgo.
Riesgo.

MEDIA (2)

(20)
(40)
(10)
ZONA DE RIESGO
ZONA DE RIESGO
ZONA DE RIESGO
MODERADO.
IMPORTANTE.
TOLERABLE.
Reducir el Riesgo.
Evitar el Riesgo.
Asumir el Riesgo.
Evitar el Riesgo.
Reducir el Riesgo.
Reducir el Riesgo. Compartir o Transferir Compartir o Transferir el
el Riesgo.
Riesgo.

BAJA (1)

(20)
ZONA DE RIESGO
MODERADO.
Reducir el Riesgo.
Evitar el Riesgo.
Compartir o Transferir el
Riesgo.

(5)
ZONA DE RIESGO
ACEPTABLE.
Asumir el Riesgo.
Reducir el Riesgo.

(10)
ZONA DE RIESGO
TOLERABLE.
Asumir el Riesgo.
Reducir el Riesgo.

PROCESO: CONTRATACIN Y COMPRAS


OBJETIVO DEL PROCESO

Adquirir los materiales y herramientas de trabajo que cumplan con los requisitos de calidad, oportunidad en la entrega, valor adsequible y facilitades de
pago para suministrar a los funcionarios los insumos necesarios que le permitan desarrollar eficazmente sus funciones, as como entregar un producto
de calidad a los clientes; de igual manera, contratar el personal idneo para la realizacin de los diferentes trabajos o funciones especficas que la
entidad necesita.
TRATAMIENTO DE RIESGOS
OPCIONES DE MANEJO
N

RIESGOS

Proceso seleccin

EVITAR EL
RIESGO

REDUCIR EL
RIESGO

DISPERSAR O
TRANSFERIR EL
RIESGO

PLAN DE MANEJO DEL RIESGO


ASUMIR EL
RIESGO
RESIDUAL

ACCIONES

RESPONSABLES

CRONOGRAMA

INDICADORES

Preventivas:vigilar
que el proceso de
seleccin de
Proveedores
proveedores que
Servicios
se est
Registrales y
desarrollando
operativos:
conforme lo
Mayor a 80
expresa el manual
puntos= El
rea administrativa
de compras bajo
28/06/2014, 19/12/2014 proveedor podr
y financiera y
los criterios de
ser llamado;
Coordinadora CCS
seleccin y
Menor a 80
evaluacin de los
puntos= El
mismos, mediante
proveedor no
el diligencimiento
volver a ser
respectivo de su
contratado.
formatos
(CCMRCO-11 Y
CCMRCO-12).

Calidad y garanta

Oportunidad

Preventivas: Tener
en cuenta el
criterio o el factor
de calidad y
garanta de
Calidad y
productos y
garanta con una
servicios
ponderacin del
rea administrativa
establecidos en el
40%. En el
28/06/2013, 20/12/2013
y financiera y
manual de
proceso de
Coordinadora CCS
Contratacin y
seleccin y
Compras.
evaluacin de
Mediante la
proveedores.
revisin peridica
del proceso de
Contratacin y
compras.

Preventivas:
Monitorear el
proceso de
evaluacin de
rea administrativa
Factor
proveedores en el
cumplimiento =
y financiera y
cual se pondera el
28/06/2014, 20/12/2014
ponderacin del
Coordinadora de
cumplimiento en
CCS
20%
los tiempos de
entrega pactados
para la prestacin
del servicio.

6
7
8
9
10
11
12

Precio

Manejo del proceso

Preventivas:
Seguir las
polticas y
criterios de
rea administrativa
Factor
seleccin del
Econmico=
y financiera y
28/06/2014, 19/12/2014
factor econmico
ponderacin del
Coordinadora de
establecidos en el
CCS
20%
manual de
Contratacin y
compras.

Preventivas:
Realizar correcto
proceso de
seleccin de
rea administrativa
personal del rea;
y financiera y
Realizar proceso
Coordinadora de
CCS
completo de
induccin y
capacitacin a
todo el personal.

19/12/2014

Procedimiento
de seleccin de
personal