Checklist para la observación de inventarios físicos

Nombre de la compañía XXXXXX

Subsidiaria o división
Localización o departamento
Fecha(s) de toma de inventario
Fecha(s) de observación
Representante(s)
Representantes del cliente a cargo del
inventario (o departamento)
Patio de rollos fabrica de cajas
28 y 29 de Agosto de 2010
28 y 29 de Agosto de 2010
XXXXXX
XXXXXX

Contacto para los asuntos surgidos XXXXXXXXXXXX.

durante la observación (nombre y Senior de Auditoría
teléfono)
Descripción de consideraciones
específicas sobre planificación (p.ej. No hay diferencia tolerable para los ítems que se miden por peso.
diferencia tolerable para los ítems que
No hay nivel de diferencias para segundo conteo.
se miden por peso, nivel de diferencias
en los recuentos que podría no
considerarse significativo vs. solicitud
para que la compañía realice un
nuevo recuento, etc.)

Objetivos: La observación del inventario físico tiene como objetivo determinar que (1) el inventario existe
realmente, (2) los métodos de toma de inventario son efectivos para obtener conteos exactos y (3) el inventario
está en condiciones de ser utilizado y vendido en el curso normal de los negocios (es decir, no está dañado ni es
obsoleto).
Aserciones: E/O (Existencia/Ocurrencia), C (Integridad), V/A (Valuación/Imputación), CO (Corte)
Instrucciones
Este checklist se refiere a la información obtenida y las técnicas de auditoría habitualmente empleadas durante
la observación del inventario físico, incluyendo pruebas de los registros de inventarios permanentes. El checklist
no es una lista exhaustiva de consideraciones para todas las observaciones, sino que debe complementarse con
procedimientos adicionales toda vez que sea apropiado.

Algunas preguntas pueden no ser apropiadas para determinadas observaciones. Las preguntas no
aplicables deberán designarse como N/A. Toda respuesta "no" deberá explicarse en un documento
adjunto referenciado a la pregunta respectiva.

Este checklist deberá ser preparado por el representante responsable por una localización o departamento y ser
completado antes de partir de la localización en la que se realiza el inventario.
Descripción general de los inventarios (marcar aquello que sea aplicable):

Tipos de inventarios
Materias primas X
Productos en proceso
Productos terminados
Mercadería mayorista y/o minorista
Otros (p.ej. insumos, repuestos, etc.)

Categorías especiales de inventarios (si la respuesta es "sí", obtener los detalles para el seguimiento de
auditoría):

Sí No
En el Mercaderías facturadas y no despachadas x
establecimiento -
Mercaderías recibidas y no facturadas x
Inventarios de propiedad de terceros x
Consignaciones x

Fuera del Mercaderías en tránsito a clientes x

establecimiento -
Mercaderías en tránsito de proveedores x
Inventarios en poder de terceros x
Consignaciones x

Clases especiales de inventarios:

Obsoletos
Exceso de existencias (“overstock”)
Lento movimiento
Pedidos especiales
Dañados

Discutir con el personal del cliente y describir los detalles para cualquiera de las clases mencionadas
anteriormente: N/A

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Instrucciones para la toma de inventario

1. Obtener lo siguiente:
a. Nombres de las personas que prepararon y aprobaron las instrucciones. XXXXXXXXXXXX
b. Fecha y hora de la toma de inventario. 28 y 29 de Agosto de 2010- Inicia
a las 7:00am.
c. Nombres de las personas responsables de supervisar la toma de inventario. XXXXXXX
2. ¿Se prepararon instrucciones escritas adecuadas para cada fase de los Véase programación del inventario
procedimientos de inventario físico? (describir los asuntos observados, si en Lotus Notes
hubiera alguno.) Considerar lo siguiente al evaluar si fueron adecuadas:
a. Planes para coordinar y segregar el inventario, incluyendo las Evaluado satisfactoriamente
precauciones adoptadas para liberar o despejar el inventario de productos
en proceso a los puntos de corte.
b. Disposiciones para el control de la recepción y despacho durante el Evaluado satisfactoriamente
período de toma de inventario y, si la planta no cierra, disposiciones para
el manejo de los movimientos del inventario.
c. Instrucciones para registrar la descripción de los ítems y la manera en que Evaluado satisfactoriamente
se determinarán las cantidades (p.ej. recuento, peso, grado de avance de
los productos en proceso, u otra medida).
d. Instrucciones para identificar los ítems obsoletos, dañados y de lento Evaluado satisfactoriamente
movimiento.
e. Instrucciones para el uso de tarjetas de inventario o planillas de recuento Evaluado satisfactoriamente
(incluyendo su distribución, recolección y control).
f. Planes para determinar las cantidades en localizaciones externas. Evaluado
Satisfactoriamente
g. Instrucciones para la revisión y aprobación de los recuentos de inventario Evaluado satisfactoriamente
por los jefes de departamento u otro personal de supervisión.
h. Instrucciones para determinar que el contenido empaquetado coincide con Evaluado satisfactoriamente
la descripción del inventario.
i. Instrucciones para que los ítems de inventario sean recontados por Evaluado satisfactoriamente
personas distintas de las que efectúan los conteos originales.
Procedimientos de inventario físico

Sí No ∗ N/A
3. ¿El personal de la compañía siguió las instrucciones para el inventario? X

4. ¿Los ítems de inventario fueron dispuestos en forma ordenada antes del X

inventario para facilitar el recuento?
5. ¿Se segregaron correctamente los tipos diferentes, categorías y clases X
especiales de inventarios a fin de facilitar la adecuada inclusión/exclusión
del recuento físico?

Observaciones:
Procedimientos de conteo de inventarios

Sí No * N/A
6. ¿Fueron los equipos de conteo supervisados adecuadamente? X

∗
Toda respuesta "no" deberá explicarse en un documento adjunto referenciado a la pregunta respectiva.
3
 7. a. ¿Se asignaron equipos de conteo a ítems por los cuales son responsables X
normalmente?
b. De no ser así, ¿los equipos estaban familiarizados con el inventario? X
8. ¿Quienes realizaron el conteo actuaron de manera sistemática y ordenada? X
9. ¿Habrá alguna persona que compare posteriormente los conteos con los X
registros permanentes e investigue las diferencias?
10. a. ¿Fueron los recuentos controlados o fueron los ítems de inventario X
recontados por personas distintas de las que efectuaron los conteos
originales?
b. ¿Se les negó la referencia a los conteos originales? X
11. ¿Fueron todas las cantidades determinadas mediante conteos físicos X
reales? (De no ser así, describir el método utilizado para estimar las
cantidades.)

12. ¿Fue el grado de avance de los productos en proceso determinado y X

registrado de manera apropiada?
Comentarios:

13. Si se realizó un conteo preliminar de parte del inventario, ¿fueron las altas X
y bajas posteriores indicadas en las tarjetas, o fueron controladas de
manera efectiva mediante otros procedimientos?
14. ¿Se utilizaron y contabilizaron tarjetas de inventario o planillas de conteo X
prenumeradas? De no ser así, contactar inmediatamente a un miembro
más experimentado del equipo de trabajo (senior o gerente) para
determinar cómo se obtendrá el control de la tarjeta o planilla de conteo el
contenido empaquetado con la descripción del inventario?
15. ¿Se cotejó el contenido empaquetado con la descripción del inventario? X

Procedimientos de corte

Sí No * N/A
16. ¿Incluyeron los procedimientos del cliente la acumulación de información X
de corte?
17. ¿Se suspendió la producción durante la toma de inventario? (De no ser así, X
describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de
materiales.)

18. ¿Se suspendieron las operaciones de despacho y recepción durante la toma X

de inventario? (De no ser así, describir los procedimientos empleados por
la compañía para asegurar que haya un corte exacto.)

19. ¿Se segregaron adecuadamente los ítems en las áreas de despacho y X

recepción entre aquellos que estarán sujetas al inventario y los que no lo
estarán?

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 20. Si la compañía posee más de una localización de inventarios, describir los X
procedimientos para contabilizar la recepción y despacho entre los
distintos sitios durante el período del inventario.

Obsolescencia y salvaguarda

Sí No * N/A

21. ¿Fueron los ítems obsoletos, discontinuados, dañados, excedentes o de X

lento movimiento designados en las tarjetas/planillas de conteo? Describir
brevemente los procedimientos de la compañía para identificar dichos
ítems
22. ¿Se observó algún asunto en la salvaguarda física de los ítems de X
inventario por parte de la compañía? Describir brevemente cualquier
asunto identificado (ver documento adjunto).

Procedimientos de recuento

Sí No ∗ N/A
23. ¿Se observaron efectivamente los procedimientos de conteo y registro? X
24. ¿Se realizaron recuentos independientes y fueron enumerados en los X
papeles de trabajo? Referencia cruzada a los recuentos.
25. a. ¿Se identificaron diferencias como resultado de nuestros recuentos? De ser X
así, debemos determinar y documentar la naturaleza y causa de cada
diferencia y el efecto de dicha diferencia en la naturaleza, oportunidad y
alcance de nuestros procedimientos de auditoría.

b. Si se observaron diferencias considerables de recuento, o diferencias X

menores en una cantidad que es más que relativamente escasa, debemos
determinar si será necesario que realicemos recuentos adicionales, o si el
personal de la compañía deberá recontar las áreas involucradas. En estas
situaciones, el miembro responsable por el inventario físico deberá
considerar contactar al senior, gerente o líder del trabajo mientras se
encuentre en la localización donde se efectúa el inventario físico a fin de
acordar un curso de acción apropiado.
c. De ser aplicable, ¿revisamos posteriormente el o las áreas recontadas antes X
del cierre del inventario?
26. ¿Se realizaron pruebas para determinar si se registraron correctamente la X
descripción del inventario, el grado de avance y la unidad de medida?
Describir brevemente.

27. ¿Se realizó una revisión para verificar que todos los ítems habían sido X
identificados con tarjetas o contabilizadas de otro modo? (Describir
brevemente nuestros procedimientos si la compañía no utilizó tarjetas.)

∗
Toda respuesta "no" deberá explicarse en un documento adjunto referenciado a la pregunta respectiva.
5
28. Si se utilizaron planillas de conteo de inventario, ¿seleccionamos algunos X
de nuestros recuentos “desde el piso” y algunos desde las planillas de
conteo?
29. Si había existencias en cantidades considerables de materiales X
empaquetados y sellados, ¿eran empaquetados por el proveedor?
¿Comparamos el contenido con la descripción de algunos paquetes (por lo
menos para los ítems más valiosos)? Contactar al gerente de auditoría
inmediatamente si estamos limitados en nuestros procedimientos de prueba
de los materiales empaquetados por el proveedor.
30. En caso de productos empaquetados por la compañía, ¿comparamos el X
contenido con la descripción para algunos paquetes (por lo menos para los
ítems más valiosos)? Contactar al gerente de auditoría inmediatamente si
estamos limitados en nuestros procedimientos de prueba de los materiales
empaquetados por la compañía.
NOTA: Se identificaron dos referencias que no tenían visible la referencia.
31. Si toda o parte de nuestra observación representa una prueba de los
registros permanentes de la compañía, describir brevemente los
procedimientos y controles de la compañía que aseguran la exactitud e
integridad de dichos registros y completar lo siguiente:

a. ¿Hemos seleccionado algunos de nuestros recuentos “desde el piso” y X

algunos desde los registros permanentes?
b. ¿Fueron todos nuestros recuentos conciliados con los registros X
permanentes?
c. De no ser así, ¿existe suficiente información en nuestros papeles de trabajo X
para permitir que se realice dicha conciliación en una fecha posterior?
d. ¿Hemos revisado los registros permanentes e investigado los ajustes por X
cantidades importantes?
32. ¿Se comparó la información de corte enumerada en este checklist con la X
registración correspondiente en los registros permanentes?
¿Comprendió nuestra observación todos los inventarios de los cuales es X
responsable esta localización? (De no ser así, comentar acerca de los ítems
mantenidas en otras localizaciones y los montos estimados, incluyendo las
consignaciones.)

33. Describir nuestros procedimientos para determinar que no se agregan ítems X

de inventario con posterioridad a nuestros procedimientos de observación
(p.ej. obtener un listado de los números de tarjetas de inventarios
utilizadas, obtener una copia de las planillas de conteo de inventarios o
indicar la cantidad de ítems en cada planilla de conteo). Realizar la
referencia cruzada a nuestra documentación y pruebas de control de
tarjetas (o de planillas de recuento).
34. ¿Hemos discutido el tema de la obsolescencia, los ítems de lento X
movimiento o dañados y otros ítems invendibles con los empleados de
producción de la compañía?

6
 35. ¿Hemos preparado una lista de todos los ítems significativos de inventarios X
obsoletos o de lento movimiento identificados durante nuestra observación
(incluyendo los nombres o empleados con quienes se discutió acerca de
esos ítems)?
NOTA: Ver reporte anexo de los inventarios obsoletos

Información de compilación

Sí No * N/A
36. Si las cantidades recontadas se convertirán a una unidad de medida X
diferente en el listado final de inventarios, ¿hemos obtenido suficiente
información para probar la conversión?
37. ¿Estarán disponibles los detalles de los conteos combinados de la X
compañía al momento de comparar nuestros recuentos con el listado final
de inventarios? (De no ser así, describir cómo podemos conciliar nuestros
recuentos con el listado final.)
38. ¿Hemos obtenido o efectuado arreglos para obtener todos los informes X
necesarios para el seguimiento?

Otros

39. Documentar cualquier asunto de control identificado relacionado con los

procedimientos de inventario físico de la compañía (ver documento
adjunto).

7
Conclusión

Basado en los resultados de mis observaciones, pruebas e indagaciones, estoy satisfecho de que los métodos de toma de inventario de
la compañía son efectivos y que podemos depositar confianza en las aserciones de la compañía sobre las cantidades y condición física
de los inventarios.

Firma XXXXXXXXXXXXX
/29 de Agosto de 2010

8
Datos sobre el corte

¿La transacción
Nombre del N° de referencia o ¿Se incluyó Monto de la de las
1
proveedor o Fecha descripción material en el factura (de estar mercaderías se
2
cliente inventario? disponible) registró en el
3
período correcto?
Recepción4

1 Describir la fuente de referencia.

2 Para las recepciones, tratar de localizar el material enumerado en este checklist y verificar que haya sido
adecuadamente identificado con tarjetas (o adecuadamente segregado, en caso de no estar sujeto al inventario) a
fin de responder esta pregunta. Su respuesta no debe basarse exclusivamente en las fechas de recepción tal
como aparecen en los informes de recepción.
Para los despachos, examinar los documentos de despacho, p.ej. conocimientos de embarque.
3 Con posterioridad a la observación del inventario, obtener la factura del proveedor (recepciones) o la copia de
la factura de la compañía (despachos) y comparar los documentos con los registros de la compañía a fin de
responder esta pregunta.
4 Cuando se utilizan tickets prenumerados de recepción o despacho, tomar nota del último número y de cualquier
número anterior no utilizado. Cuando no se utilicen tickets prenumerados, obtener información acerca de los
diversos despachos y recepciones inmediatamente antes de la fecha del inventario.
Deberá hacerse una lista de los camiones en el establecimiento y los vehículos en las plataformas de flete que
contienen materiales entrantes o salientes, indicando el número de camión o vehículo, si está lleno o vacío, y si
su contenido está incluido o no en el inventario.

Nota: Véase corte de documentos en la documentación del inventario en Lotus Notes.

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Documentación de los recuentos realizados y la evaluación de las diferencias (Template básico: puede
modificarse para agregar cualquier información que sea apropiada, p.ej. localización, tipo de inventario,
información del recuento, etc.)

Instrucciones:
• Hacer doble click en el archivo adjunto.
• Cargar la información y al finalizar, hacer click sobre el botón Save en la planilla.
• Hacer click sobre la X roja para cerrar o sobre “File” y luego "Close & Return" en el archivo de
trabajo. Cualquiera de estas opciones grabará toda la información del documento Excel en el
archivo Word.
• Hacer click en el botón Save en el archivo Word al finalizar.

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Control de tarjetas o planillas