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DEPARTAMENTO

DE
ORGANIZACIÓN

Y SISTEMAS

APROBADO MEDIANTE RESOLUCION RECTORAL


Nº 199/2005

Ejemplar
SANTA CRUZ-BOLIVIA
MAYO de 2016
PROCESO DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO DE CAJA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA “ GABRIEL RENÉ MORENO”

Unidad de Organización y Sistemas

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SECCIÓN CAJA”
(Aprobado según Resolución Rectoral 199/2005)

Santa Cruz – Bolivia


2005

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO 1


ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
PROCESO DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO DE CAJA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. DEFINICIÓN:

El “Manual de Procedimientos” de la Sección Caja es un documento que


describe de manera clara el proceso a seguir para cada una de las tareas y
actividades en cuanto a Recaudaciones de Recursos y custodia de Títulos y
Valores Universitarios, así como también otras unidades que realizan
paralelamente las mismas funciones.

El proceso de este conjunto de actividades que en forma secuencial deben


ser desarrolladas, están basados en los principios, normas generales y
básicas contenidas en los Reglamentos Específicos de Tesorería,
Programación de Operaciones aprobados y vigentes al momento de la
promulgación del presente reglamento.

2. OBJETIVOS:

El Manual de Procedimientos de la Sección Caja en su calidad de


instrumento administrativo tiene como objetivos:

 Determinar un conjunto de procedimientos administrativos que en forma


secuencial permitirán coordinar, controlar y optimizar el funcionamiento
de las operaciones que se efectúan en la Sección.
 Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y
evaluación de las actividades u operaciones realizadas en el
Departamento de Caja, en cuanto a los ingresos recaudados por
distintos conceptos, en moneda nacional y/o extranjera y títulos valores
universitarios y efectuar pagos según correspondan.

3. ALCANCE

Es la aplicación obligatoria para todas las actividades realizadas en la


Sección Caja, desde la recaudación de cualquier ingreso en moneda
nacional y/o extranjera, por distintos conceptos hasta su depósito en la
institución bancaria, así como también de la Custodia de Efectivos y Valores
Universitarios, Pagos, Desembolsos y otros. Pudiendo también otras
Unidades realizar las mismas actividades teniendo dependencia directa o
indirecta con la Sección de Caja.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

4. REFERENCIAS

- Reglamento Interno de Caja


- Manual de Funciones, Sección Caja

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PROCEDIMIENTO DEL SUBSISTEMA CUSTODIA DE VALORES

1. El Jefe de Caja toma las previsiones necesarias, para asegurar que las cajas
receptoras tengan en forma permanente y continua la suficiente cantidad de
valores universitarios disponibles para su venta.

2. Una vez abastecida la Sección Caja de valorados universitarios, elabora un


Acta, detallando la correlatividad numérica de los mismos, el cual es firmado
en señal de conformidad por el Jefe de Sección Caja y el responsable de la
Editorial Universitaria.

3. Posteriormente procede a entregar al Encargado de Caja Receptora los


diferentes cortes de valores.

4. El Encargado de Caja Receptora decepciona y abre un Kárdex para cada


ejemplar.

5. Posteriormente procede a entregar al Auxiliar de Caja Receptora encargado de


la venta de valores los siguientes ejemplares;
 Títulos de bachiller en humanidades y técnico
 Diplomas Académicos
 Título en Provisión Nacional
 Título de Revalidación
 Título de Postgrado
 Carátulas.

6. El Auxiliar de Caja Receptora recepciona y revisa los diferentes cortes de


valores.

7. A continuación firma una nota donde se detallan el número de valores


recibidos.

8. Finalmente ingresa en el sistema el numérico correlativo de los diferentes


cortes de valores.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

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PROCEDIMIENTO DEL SUBSISTEMA RECAUDACIÓN DE RECURSOS

1. El Jefe de Sección entrega al Encargado de Caja Receptora valorados


universitarios para su respectiva venta.

2. El Encargado Caja Receptora una vez recibidos los valorados distribuye a


los Auxiliares de Caja los diferentes ejemplares de valorados.

3. El Auxiliar de Caja Receptora revisa los diferentes ejemplares de valorados


para ingresarlos al sistema, paralelamente abre un Kárdex para cada uno
de ellos, siguiendo un orden numérico para proseguir con su debida
codificación de distinción.

4. Habilita el sistema e introduce código personal y clave, para luego proceder


al cobro de los distintos trámites y valores universitarios.

5. Al iniciar el proceso de recaudación revisa la autorización emitida por la


Sección Títulos, luego introduce el código del tipo de trámite o valor
universitario solicitado y los datos personales de identificación del
interesado.

6. Recepciona el efectivo por concepto de venta de valores

7. Emite papeleta, firma, sella y entrega el valor universitario al interesado,


más una copia del recibo, quedando el original para su respectivo descargo
y posterior archivo.

8. Realiza el arqueo diario del efectivo recibido con sus respectivas boletas.

9. Al finalizar la jornada de trabajo entrega el efectivo recaudado y emite un


reporte dirigido al Encargado de Caja Receptora, adjuntando los recibos
correspondientes.

10. El Encargado de Caja Receptora recepciona los reportes, cuenta el efectivo


recaudado en el día y lo deposita en bóveda de la Sección Caja para el
resguardo del efectivo.
11. Las recaudaciones deben ser depositadas al día siguiente de recibido en la
cuenta Fiscal de la Universidad, salvo las recaudaciones del último día hábil
de trabajo, que deberán ser depositadas el primer día hábil.

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12. Eleva informe al Jefe de Sección Caja, adjuntando la boleta de depósito


bancario con la documentación respaldatoria de todas las recaudaciones
efectuadas en el día.

13. El Jefe de Sección Caja recepciona informe y a revisa documentación


referente a las recaudaciones realizadas, con sus respectivas boletas de
depósito y los recibos emitidos por los Auxiliares de Caja.

14. Presenta informe dirigido al Departamento de Finanzas, sobre las


recaudaciones diarias, adjuntando debidamente las boletas de depósito
bancario para su respectiva contabilización.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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PROCEDIMIENTO DEL SUBSISTEMA DE PAGOS

1. El Encargado de Caja Pagadora recepciona los cheques emitidos a su nombre


con la documentación respaldatoria correspondiente, procedentes del
Departamento de Contabilidad

2. Cobra cheque en la institución bancaria.

3. Distribuye el efectivo a los Auxiliares de Caja previo llenado y firma del


formulario RPFE-01 (Rendición de cuentas de fondos en efectivo entregados).

4. El Auxiliar de Caja recepciona y cuenta el efectivo, en caso de que existan


planillas de eventuales, ayudantes de cátedra, etc., confronta el dinero con el
importe registrado en las mismas.

5. Habilita el sistema e introduce código personal y clave.

6. Al iniciar el proceso de pago, sean éstas planillas mediante sistema del CPD
o planillas elaboradas por Recursos Humanos, verifica datos de identificación
del interesado y el monto a pagar.

7. A continuación emite copia de la papeleta de pago prenumerada en el sistema


firmada y sellada, quedando el original para su respectivo descargo y archivo.
En caso de que el pago se efectúe por planilla de Recursos Humanos sólo se
debe hacer firmar al interesado.

8. Posteriormente entrega el monto al interesado.

9. Al finalizar la jornada de trabajo realiza arqueo diario de los pagos realizadas

10. En caso de existir saldo, debe guardar el efectivo en bóvedas de la Sección


Caja para su resguardo.

11. Cumplidos los 15 días de recibidos los fondos para el pago de planillas, emite
reporte adjuntando el formulario RCFE-02 (rendición de cuentas de fondos de
efectivo entregados), y las copias de pagos correspondientes dirigido al
Encargado de Caja Pagadora.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

12. El Encargado de Caja pagadora recepciona reportes y toda documentación de


pagos efectuados.

13. En caso de que existan fondos no cobrados, procede a la reversión de los


mismos.

14. Eleva informe al Jefe de la Sección Caja, adjuntando la documentación


respaldatoria de todos los pagos efectuados.

15. El Jefe de Sección Caja recibe informe y revisa la documentación referente a


los pagos realizadas, con sus respectivas planillas y copias de las boletas
emitidas por los cajeros pagadores.

16. Presenta informe dirigido al Departamento de Finanzas, sobre los pagos


efectuados, adjuntando la documentación correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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