Toma de inventarios

en SAP
Ultima actualización Agosto 2013
Eduardo Vargas Encina.

CONFIDENTIAL
Information contained in this report is strictly confidential and may be subject
to legal professional privilege. It is the exclusive property of Orica Limited,
and is solely for Orica Limited internal use. No part of it may be circulated,
copied, quoted or otherwise referred to without prior written approval of Orica
Limited.
Objetivos (Toma de inventarios SAP)

• Utilizar la Toma de Inventarios en SAP como única metodología válida para la toma de
Inventarios en Orica LATAM
Esta • Aplicar proceso estándar con las funciones y responsabilidades de cada área.
ndari • Aplicar criterios de frecuencia, cobertura, conteos por sku por mes, auditorias, etc.
zar

• Mejorar el proceso de creación, registro de conteo, emisión de listados, validación de

diferencias, ajustes contables del inventario entre otros.
Auto • Mejorar el registro de transacciones de toma de inventario.
matiz
ar

• Disminuir errores de unidades de medida en la Toma de Inventarios

• Disminuir errores de movimientos en SAP mientras se realiza el Inventario físico.
• La comunicación entre las áreas para lograr un proceso eficiente
Mejo
rar • Descargar registros sistémicos para analizar la data y entender la causa de ajustes.
Reglas de un buen inventario

• Las transacciones en SAP deben realizarse diariamente (Recepciones, despachos, notificaciones de producción,

consumos, etc).

• Las zonas deben estar claramente identificadas, de preferencia con código de material.

• Los conteos deben ser físicamente revisados en terreno, zonas con dificultad para contar deben ser organizadas de

forma de asegurar un correcto conteo.

• Debe realizarse un correcto corte documentario, es decir, materiales recibidos deben ser ingresados en Sistema antes

del inicio de inventario de la misma forma aquellos materiales despachados deben estar rebajados de sistema.

• Las cantidades ingresadas en las listas de conteo deben estar en la misma unidad de medida que SAP, cada lista de

conteo indica la unidad de medida a informar para evitar error de la persona que registra.

• Se deben seguir los procedimientos y autorizaciones para hacer efectivos los ajustes de inventario.
 Diagrama funciones y responsabilidades.
Toma de inventario físico SAP.
Creación de Inventario
-> Anular líneas MI02
* MI31-Todos los códigos
MI01- Códigos seleccionados -> Visualizar MI03

Warehouse/Plant Impresión de Listado MI21

/Site

Ingreso de Conteo -> Modificar MI05

MI04

Verificar Listado de Diferencias

MI20
Coordinador de inventario

Informar diferencias al Centro

(Coordinador de inventario)
Toma de Inventario Manufactura/
físico SAP Operaciones/ Supply
Chain Reingresar reconteos MI20
Coordinador de inventario

Envía información para

aprobación

Gte. Responsable
Valida y aprueba Toma de
Inventario . Respalda mediante
correo a finanzas.

Finanzas Realizar contabilización de

diferencias MI20 - MI07
MI31 Creación del Inventario en SAP (1 de 2) ** Para creación masiva (Todos los códigos de un centro)

ULTIMO PASO: Doble click al reloj.

Debe seleccionar centro y almacén, es posible crear inventarios

automáticos para más de un almacén.

Debe seleccionar este botón para crear documento directamente.

Limite máximo de Líneas por Inventario, es decir, podría crear más de un inventario para un mismo
Sitio. Ej: Sitio 150 item, crearía un inventario con 100 items y otro con 50 Items.

Debe marcar esta opción para crear un inventario automático con todos los codigos de productos que poseen
stock en SAP, es muy importante marcar esta opción pues de lo contrario el sistema creará un inventario con
todos los códigos habilitados para el centro independiente a que tengan o no stock.

Debe marcar esta opción para tomar inventario de los stock de libre utilización, si
posee stock bloqueados o en calidad también debe marcar las otras opciones.

Siempre deberá marcar Fijar bloqueo de contabilización, esto

deja bloqueados los códigos hasta que se realice el ajuste,
asegurando que no podrán hacerse movimientos mientras se
realiza el inventario.

Fijar stock teórico permite tomar los stock de SAP y dejarlos

congelados para el informe de diferencias, el stock SAP queda
siempre igual aunque se realicen recepciones o salidas durante
el proceso de inventario.
MI31 continuación creación del Inventario en SAP. (2 de 2) ** Para creación masiva (Todos los códigos de un centro)

El sistema le dará una estadística de los códigos incorporados al inventario y el número de inventario, con esto ya puede
utilizar la TX Mi21 para imprimir el listado de conteo.

MI02 Modificación de inventario creado (En caso que requiera eliminar una línea, el inventario completo o ingresar
códigos adicionales)

Opción para eliminar un inventario sin contabilización (Se eliminan todas las lineas)
Opción para incorporar un código adicional al inventario.

Nota: Para eliminar líneas de inventario 1 a 1 debe entrar a la TX Mi02y marcar “indicado de borrado”
en los items que desea sacar de la toma de inventario.
 MI01 Creación del Inventario en SAP Para creación de códigos selectivos (Inventarios selectivos)

Utilizar para stock especiales,

consignación, asignado a
Cliente, etc.

Antes de crear un inventario las transacciones de entradas y

salidas deben estar notificadas en SAP.

Se crea documento de Inventario, en Plant se registra el código

del Centro Ej. 8CXX en caso de Chile.

Siempre que sea posible deberá marcar Posting Block

(Bloqueo de contabilización) esto deja bloqueados los códigos Los códigos que serán incorporados en la Lista de inventario
hasta que se realice el ajuste, asegurando que no podrán pueden ser digitados manualmente o pegados desde una lista
hacerse movimientos mientras se realiza el inventario. previamante copiada desde un archivo (por ejemplo. Excel)

Freeze book inventory (Fijar stock teórico) permite tomar los Para cargar los códigos del Centro puede descargar la
stock de SAP y dejarlos congelados para el informe de transacción mb52 con los productos con stock y luego copiar
diferencias, el stock SAP queda siempre igual aunque se los códigos de material y pegarlos en SAP pantalla a pantalla
realicen recepciones o salidas durante el proceso de
en lotes según la cantidad que permita cada una.
inventario.

Si posee más de un almacén debe realizarlo para cada uno de Aquellos materiales encontrados físicamente en Centro y que
ellos. no están contemplados en la Lista deben incorporarse al
documento.
 MI21 Lista de Inventario

Debe respetar las

Unidades de medida
indicadas en la Lista.

Tipicos errores:
-Informa Kgs por Toneladas
-Informa Metros por Km.
-Informa grs por Kilos

La Lista de productos a inventariar será entregada a personal operativo del Centro con
supervisión de un responsable, se deberán indicar las cantidades contadas físicamente, sin
poseer referencia alguna de los Stock actuales de SAP.
* Cada hoja debe ser firmada por el responsable del conteo, registrar la fecha de la toma de
inventario y mantener los registros con una antigüedad al menos de 2 años en una carpeta
visible y cercana al puesto de trabajo.
MI04 Ingreso de Conteo

Cuando un sku no tenga

existencia deberá marcar
con un ticket el recuadro
indicado para que se haga
efectivo el ajuste.

El responsable del inventario deberá ingresar las cantidades informadas en la Lista de

Inventario en la transacción MI04.
MI05 Cambios en el Conteo

En caso de requerir realizar cambios a las cantidades informadas previo

al envío para análisis, el responsable deberá ingresar a la transacción
MI05 y realizar los cambios respectivos, dando doble click luego de
registrar la modificación.
 MI20 Lista de Diferencias

El Coordinador de Inventario deberá analizar diferencias y ponerse en contacto con el Centro para solicitar reconteo de los
materiales que presenten diferencias.
Contabilización de Diferencias

El Coordinador de inventario deberá informar al Gte. responsable de las diferencias y solicitar autorización para realizar los
ajustes.

Una vez autorizado los ajustes, el Coordinador de inventario deberá informar a Finanzas para realizar la Contabilización de
las diferencias.

Finanzas generará la contabilización en SAP utilizando la transacción MI07, actualizándose los stock de acuerdo a la Toma
de Inventario.