Informe de Auditoría Interna

Proceso: Auditoría al proceso de Almacenes

País: Perú Código: 2022-N4-01

Fecha: 08/04/2022
Código AI – F009
Versión v00
Vigencia 29/11/2019
 Índice

• Introducción
• Resumen ejecutivo
• Observaciones
• Lista de distribución / Disclaimer
• Anexos

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 Introducción
Objetivos del trabajo
• Documentar y diagramar el proceso de ingreso,
salida de bienes además del control y gestión del
inventario.
• Identificar los riesgos y controles en el proceso y
subprocesos a revisar.
• Identificar y proponer oportunidades de mejora
respecto al desarrollo de los procesos.
Alcance
• Operaciones ejecutadas en Fosforera Peruana S.A.,
dentro del proceso de Almacenes que comprenden
los siguientes subprocesos: Ingreso de bienes,
salidas de bienes, así como control y gestión del
inventario.
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Fechas
• Trabajo en campo:
14 de febrero al 31 de marzo del 2022.
• Período de las transacciones analizadas:
Operaciones vigentes al 31 marzo del 2022.
Antecedentes
• El presente informe corresponde al primer trabajo
de auditoría, descripción y documentación del
proceso de Almacenes que se ha realizado en
Fosforera Peruana S.A.
 Introducción
Principales actividades realizadas

• Entrevistas a los principales responsables relacionados con los procesos a documentar con la finalidad de lograr el
entendimiento del sistema de Control Interno.
• Reunión con la Jefa de Logística y personal de almacén para el conocimiento del proceso de almacenes.
• Revisión de la recepción de bienes respecto a lo solicitado en las órdenes de compras.
• Inspección de almacenes ubicados en Fopesa (Ate) y Distribuidora Comercial La Oriental (La Victoria).
• Toma de inventarios cubriendo el 48% de productos terminados y 67% de materias primas, repuestos y suministros,
y envases y embalajes.
• El acceso y el uso de las transacciones SAP para crear y modificar códigos de materiales y clase de movimiento de
almacén.
• Evaluación e identificación de riesgos del proceso de almacenes.
• Verificación de procedimientos que evidencien la existencia de un sistema de Control Interno.
• Análisis de la información de los procesos Ingreso de bienes, salida de bienes y control y gestión del inventario.
• Identificación de oportunidades de mejora en el Sistema de Control Interno.
• Elaboración de la Ficha Técnica: FT - 40.05 - Almacenes

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 Resumen Ejecutivo
Aspectos Positivos
✓ Buena predisposición del área de Logística (almacenes); así como, a los requerimientos de Auditoría Interna
para relevar el proceso y para la mejora continua de los procesos.
✓ Predisposición del personal involucrado para implementar oportunidades de mejora.

Opinión General
✓ Se ha verificado la existencia de controles internos en los procesos de Almacenes; así como, en el sistema
ERP SAP. Sin embargo, en la ejecución de la auditoría identificamos algunas mejoras que ayudarán a
fortalecer el control interno de la Compañía y que ameritan atención de la alta gerencia.

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 Resumen Ejecutivo
Uso de clase de movimiento SAP utilizada para el traspaso
Inventario sin rotación por periodo mayor a los 12, 24 hasta
01 de materiales, permitiría a usuarios compensar diferencias 07 36 meses por un valor de USD 46,445 dólares.
de inventarios.

Ausencia de registro de lote de productos en el sistema

Existen usuarios que han ejecutado transacciones ajenas a
02 sus funciones para modificar códigos de materiales en SAP. 08 SAP no muestran la trazabilidad y seguimiento del producto
por un valor de USD 18,120 dólares.

Oportunidades de mejora en el control y almacenamiento Ausencia de autonomía del área de Calidad para realizar la
03 del inventario. 09 selección de muestra de productos en las Compras.

Bienes ingresados al almacén se registran en SAP en

Ausencia de contrato con terceros por servicio de impresión estado de libre disponibilidad, sin utilizar actividades de
04 de pliegos y almacenamiento externo de materiales. 10 bloqueo y desbloqueo por parte de Control de Calidad para
actividades de revisión y aprobación respectivamente.

No se ha evidenciado la formalización de criterios y Formalizar en el procedimiento los criterios para la toma de

05 responsabilidades para la evaluación de calidad de 11 inventarios realizados por el personal interno y con
productos complementarios. intervención de empresas terceras.

No se ha formalizado y configurado en SAP las tolerancias

06 en exceso aceptadas para la recepción de bienes en los
Almacenes de Fopesa.

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 Observaciones

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 01 Uso de clase de movimiento SAP utilizada para el traspaso de materiales, permitiría a usuarios
compensar diferencias de inventarios.

Descripción

Al verificar los históricos de Kardex observamos que, existen usuarios del área de Logística que han registrado movimientos virtuales de traslados de
stock entre almacenes internos SAP, para estas operaciones han utilizado la clase de movimiento SAP 309 (Traspaso de material a material).
Cl. Mv. Txt clase-mov. Usuario Área Cargo Feb Abr May Jun Jul Set Nov Total general
EDAMIAN Logística Jefe de Logística 12 2 2 2 8 6 32
309 Traspaso de material a material
PZARATEC Administración Coordinador de TI 4 4
Total general 12 2 4 2 2 8 6 36

Cabe señalar que dicha clase de movimiento SAP, permitiría a los usuarios realizar de forma intencional traslados virtuales de stock entre distintos
códigos de material, sin importar que existan diferencias entre valores, unidad de medida y/o volumen. El simple hecho de contar con acceso a esta
clase de movimiento potenciaría el riesgo de manipulación de los inventarios, ya que podría ser utilizado para compensar virtualmente sobrantes y/o
faltantes de stock.

Riesgos Recomendaciones
• Manipulación y/o adulteración de • Restringir el uso de la clase de movimiento 309 al personal de Fopesa. En caso sea
información registrada en Kardex necesario su utilización para realizar algún movimiento especifico, esta operación deberá
• Distorsión de los saldos contables ser ejecutada por un área independiente, por ejemplo: Contabilidad y deberá ser aprobada
• Fraude por alguna Gerencia. Asimismo, reemplazar el uso de la clase de movimiento 309 por la
clase de movimiento como por ejemplo: 311.
• Identificar aquellos códigos de movimientos SAP que son utilizados de forma recurrente y
su uso y documentar en procedimientos físicos el uso que se le debe dar a cada código de
operación SAP, considerando el área y el efecto que tiene en los Kardex.
• Realizar capacitaciones al personal de almacén sobre los nuevos procedimientos
implementados, asimismo, considerar soportar dichas capacitaciones en documentos
formales (Listas de asistencias y/o constancias de aceptación a los procedimientos).
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 01 Uso de clase de movimiento SAP utilizada para el traspaso de materiales, permitiría a usuarios
compensar diferencias de inventarios.

Plan de acción Implementación

• La Jefa de Logística comenta que coordinará con TI restringir el uso de la clase de movimiento 309 y utilizar la
clase 311. Así como, elaborar procedimientos indicando el uso de los códigos movimiento de inventario y 15 - Junio - 2022
realizar capacitaciones al personal de almacén sobre su utilización.

Criterio
• Principio COSO N°08 - La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de los objetivos.
• Principio COSO N°11 - La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar la consecución
de los objetivos.
• Principio COSO N°12 - La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales del control
interno y procedimientos que llevan dichas políticas a la práctica.

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 02 Existen usuarios que han ejecutado transacciones ajenas a sus funciones para modificar códigos de
materiales en SAP.

Descripción
Se procedió a revisar que la creación y modificación de códigos y nombres de materiales realizados en el sistema SAP sean ejecutados por la
Coordinadora de TI con usuario PZARATE; evidenciándose que existen otros usuarios con permisos en SAP para modificar los códigos y nombres de
los materiales que han ejecutado estas actividades, como se muestra a continuación:
Modificación 2020 2021
1er. 2do. 3er. 4to. Total 2020 1er. 2do. 3er. 4to. Total 2021 Total general
USUARIO ÁREA PUESTO
Trim. Trim. Trim. Trim. Trim. Trim. Trim. Trim.
AGONZALESC Logística Analista de Facturación 3 6 4 13 0 13
ALMACENFOPE Logística Ayudante de Almacén 0 2 2 2
AMIRANDA Logística Practicante 1 1 0 1
KHUAYHUAPUMA M/O Mantenimiento Supervisor de Produccion 1 1 2 0 2
Total general 5 0 6 5 16 2 0 0 0 2 18

Riesgos Recomendaciones
• Manipulación y/o adulteración de información • Revisar los permisos y aprobaciones para crear y/o modificar los códigos y nombres de
registrada en Kardex los materiales; así como, restringir el acceso al personal ajeno a estas funciones.
• Distorsión de los saldos contables • Elaborar el procedimiento de creación, modificación y mantenimiento periódico de
• Fraude códigos de material, con las actividades y aprobaciones, incluyendo los criterios a tener
en cuenta para ejecutar el borrado y/o bloqueo de los códigos de material en SAP.

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 02 Existen usuarios que han ejecutado transacciones ajenas a sus funciones para modificar códigos de
materiales en SAP.

Plan de acción Implementación

• La Jefa de Logística indica que coordinará con el área de TI restringir los permisos para crear y/o modificar los
códigos de materiales con personal relacionado; así como elaborar procedimientos para la creación, 15 - Junio - 2022
modificación y mantenimiento de código de material.

Criterio
• Principio COSO N°08 - La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de los objetivos.
• Principio COSO N°11 - La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar la
consecución de los objetivos.
• Principio COSO N°12 - La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales del control
interno y procedimientos que llevan dichas políticas a la práctica.

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 03 Oportunidades de mejora en el control y almacenamiento del inventario.

Descripción

Con fecha 4 y 8 de abril se realizó un muestreo de inventario físico a las existencias de los almacenes de la compañía, el cual se llevó a cabo con
intervención del personal de almacén. Resultado del inventario se identificaron algunas observaciones:

a) Depósito ubicado en La Victoria, custodia productos terminados de Fopesa junto con el cliente Operador Comercial C.H. S.A.C. y la Distribuidora
Comercial La Oriental, evidenciando que no se ubican en espacios separados los productos de éstos clientes. Ver Anexo 01 - i)
b) Almacén de Materia Prima copados de productos, con espacios reducidos dificultan el acceso al personal. Ver Anexo 01 - ii)
c) Producto “Parafina Pucara” ubicada fuera de los almacenes, en los estacionamientos de vehículos. Ver Anexo 01 - iii)
d) Palitos Rusos Belka (Almacén palitos) ubicados en distintos almacenes como: materia prima y envases y embalajes. Ver Anexo 01 - iv)
e) Inventarios de productos terminados no consignan el código registrado en SAP. Ver Anexo 01 - v)

Riesgos Recomendaciones
• Errores de manipulación de • Definir con la Distribuidora la separación de productos que cada empresa almacena, limitar
productos. que se almacene productos que no son propiedad de Fopesa e instruir al personal que presta
• Stock de inventario inexacto y/o con el servicio de almacenamiento en depósito La Victoria, que los productos de Fopesa deben
información modificada. estar separados de otros clientes, conforme al lote asignado.
• Ineficiencia operativa. • Asegurar que la Distribuidora realice la suscripción de un seguro contra todo riesgo para
salvaguardar los bienes custodiados, según contrato estipula esta suscripción.
• Optimizar los espacios de la compañía, para ubicar adecuadamente los productos
almacenados, como Parafina Pucara y Palitos Rusos Belka.
• Implementar la colocación del código SAP en los productos terminados.

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 03 Oportunidades de mejora en el control y almacenamiento del inventario.

Plan de acción Implementación

• La Jefa de Logística indica que dará instrucciones a Comercial La Oriental para separar los bienes de Fopesa
de otros clientes. Así como solicitar la póliza del seguro, ordenar los espacios en los almacenes y evaluar 30 - Junio - 2022
colocar código SAP en los productos terminados.

Criterio
• Principio COSO N°10 - La organización define y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles
aceptables para la consecución de los objetivos.
• Principio COSO N°12 - La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales del control
interno y procedimientos que llevan dichas políticas a la práctica.

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 Ausencia de contrato con terceros por servicio de impresión de pliegos y almacenamiento externo de
04 materiales.

Descripción
De la auditoria realizada al proceso de almacenes evidenciamos que la compañía, presta el servicio de impresión de pliegos y almacenamiento externo
de materiales con el proveedor “Convertidora del Pacifico SA”. El servicio consiste en custodiar los materiales tipo “Cartón Tapas Pucará”, para luego
utilizarlos en la impresión de las marcas Inti y La Llama.
Al revisar la relación contractual con este proveedor, verificamos que actualmente no se ha suscrito contrato alguno que salvaguarde los derechos de
Fopesa, limite las contingencias sobre el servicio ofrecido y el material custodiado en el proveedor. Actualmente se almacena cada mes en este
proveedor la cantidad aproximada de 70 a 100 toneladas de Cartón Tapa.

Riesgos Recomendaciones
• Servicio de terceros deficiente por falta de contrato.
• Imposibilidad de realizar reclamos por incumplimientos que
perjudiquen a la Compañía. • Realizar el contrato por el servicio de impresión y almacenamiento de
• Operaciones ejecutadas sin evidencia de un control materiales donde se incluyan cláusulas de confidencialidad.
establecido aprobado por Fopesa.

Plan de acción Implementación

• La Jefa de Logística indica que coordinará con el proveedor realizar un contrato para salvaguardar las
contingencias y contar con un contrato de seguro de todo riesgo. 15 - Junio - 2022

Criterio
• Principio COSO N°10 - La organización define y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles
aceptables para la consecución de los objetivos.
• Principio COSO N°12 - La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales del control
interno y procedimientos que llevan dichas políticas a la práctica.
• Principio COSO N°13 – La organización obtiene o genera y utiliza información relevante y de calidad para apoyar el funcionamiento del control
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interno.
 05 No se ha evidenciado la formalización de criterios y responsabilidades para la evaluación de calidad de
productos complementarios.

Descripción
Durante el inventario realizado a las existencias, se ubicó en los almacenes la cantidad de 428 (DS) Encendedores Electrónicos ISO x 25 Pzas,
registrado en SAP con el código 5000396, encontrándose en estado de “Control de Calidad” desde varios meses atrás; del cual no pudimos evidenciar
el Reporte de Evaluación del producto realizado por el área de Calidad. Ver Anexo 02
La Jefatura de Logística indica que el registro de este producto en el estado de “Control de Calidad” corresponde a la gestión anterior, no pudiendo
ubicar el reporte de evaluación de calidad.
El Supervisor de Calidad y Sistemas de Gestión comentó que no cuenta con registros que observen al presente producto. Asimismo, agregó que
actualmente no se cuenta con procedimientos de inspección para los productos complementarios, como: encendedores, mondadientes, cubiertos,
brochetas, etc.; sin embargo, se revisan los productos y emiten los reportes de inspección de calidad.

Riesgos Recomendaciones
• Revisión de calidad de forma no uniforme, sin evidencia • Definir la situación de los productos en estado de revisión por Control de
de control y/o no acorde a los estándares de Fopesa. Calidad, para clasificarse como aprobado y registrarse en SAP como “Libre
• Stock incorrecto sobre la cantidad en el “Control de utilización”, caso contrario como rechazado.
Calidad” de los productos. • Elaborar procedimientos con los criterios y responsabilidades sobre la
evaluación de calidad para productos complementarios, como: encendedores,
mondadientes, cubiertos, brochetas, etc.
Plan de acción Implementación
• La Jefa de Logística indica que revisará estos productos con Calidad para actualizar su estado. Coordinará con
30 - Junio - 2022
el área de Calidad para que elaboré procedimientos de revisión de calidad para productos complementarios.

Criterio
• Principio COSO N°10 - La organización define y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles
aceptables para la consecución de los objetivos.
• Principio COSO N°12 - La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales del control
15 interno y procedimientos que llevan dichas políticas a la práctica.
 No se ha formalizado y configurado en SAP las tolerancias en exceso aceptadas para la recepción de
06 bienes en los Almacenes de Fopesa.

Descripción
Al verificar el proceso de recepción de bienes observamos que, existen ciertos SKUs ingresados al Kardex de SAP, cuyas cantidades recibidas
presentan excesos de hasta el 10% sobre las cantidades solicitadas en las órdenes de compra. Si bien, los importes en exceso no son materiales
(USD 2,970 dólares), la Jefatura de Logística indicó que actualmente se reciben bienes con hasta el 10% en exceso sobre la cantidad de la orden
compra; sin embargo, estos criterios no se encuentran formalizados y aprobadas para realizar las recepciones en exceso; así como su descripción
en procedimientos.
Asimismo, observamos que, no se ha configurado en SAP una tolerancia máxima para la totalidad de los SKUs registrados.
A continuación se visualizan algunos SKUs con cantidades recibidas en exceso.
ORDEN DE COMPRA RECEPCIÓN EXCESO
Valor Importe Tolerancia
N° Doc.compr. Nombre del proveedor Material Texto breve Grupo art. Ce. Alm. Cantidad UMP Cantidad UMA Prc.neto Mon. Cantidad Importe Cantidad
neto USD %
1 4300044076 PAPELERA DEL SUR S.A. 20000010 CAJA ENVASE KANGAROO 1 MLL PF0201001 FP01 1004 3,000 UN 3,000 UN 3.12 936 USD 3,300 1,030 300 94 10%
2 4300045065 PAPELERA DEL SUR S.A. 20000006 CAJA ENVASE FUEGO 1 MLL PF0201001 FP01 1004 2,000 UN 2,000 UN 3.30 660 USD 2,200 726 200 66 10%
3 4300045636 PAPELERA DEL SUR S.A. 20000002 CAJA ENVASE LA LLAMA FAMILIAR PF0201001 FP01 1004 1,000 UN 1,000 UN 4.08 408 USD 1,100 449 100 41 10%
4 4300045635 PAPELERA DEL SUR S.A. 20000006 CAJA ENVASE FUEGO 1 MLL PF0201001 FP01 1004 2,000 UN 2,000 UN 3.30 660 USD 2,199 726 199 66 10%
5 4300045441 PAPELERA DEL SUR S.A. 20001211 CAJA ENVASE INTI PROMOCION PF0201001 FP01 1004 5,000 UN 5,000 UN 5.10 2,550 USD 5,497 2,803 497 253 10%
6 4300044642 PAPELERA DEL SUR S.A. 20000004 CAJA ENVASE INTI 2 MLL-NORMAL PF0201001 FP01 1004 5,000 UN 5,000 UN 5.29 2,645 USD 5,495 2,907 495 262 10%
7 4300044385 PAPELERA DEL SUR S.A. 20001211 CAJA ENVASE INTI PROMOCION PF0201001 FP01 1004 7,000 UN 7,000 UN 5.10 3,570 USD 7,692 3,923 692 353 10%
8 4300043726 PAPELERA DEL SUR S.A. 20000009 CAJA ENVASE LAUREADO 1 MLL PF0201001 FP01 1004 5,000 UN 5,000 UN 3.30 1,650 USD 5,493 1,813 493 163 10%
9 4300045881 OPP FILM S.A. 25000179 POLIPROPILENO PF0201001 FP01 1004 7,000 KG 7,000 KG 3.50 24,500 USD 7,689 25,373 689 873 10%
10 4300043724 PAPELERA DEL SUR S.A. 20000004 CAJA ENVASE INTI 2 MLL-NORMAL PF0201001 FP01 1004 3,000 UN 3,000 UN 5.29 1,587 USD 3,293 1,742 293 155 10%
11 4300046335 PAPELERA DEL SUR S.A. 20001210 CAJA ENVASE LLAMA PROMOCION PF0201001 FP01 1004 7,000 UN 7,000 UN 41.30 2,891 USD 7,669 3,167 669 276 10%
12 4300046335 PAPELERA DEL SUR S.A. 20001211 CAJA ENVASE INTI PROMOCION PF0201001 FP01 1004 5,000 UN 5,000 UN 5.87 2,935 USD 5,477 3,215 477 280 10%
13 4300044387 PAPELERA DEL SUR S.A. 20000010 CAJA ENVASE KANGAROO 1 MLL PF0201001 FP01 1004 3,000 UN 3,000 UN 3.12 936 USD 3,286 1,025 286 89 10%
Total 2,970

Riesgos Recomendaciones
• Incluir en los procedimientos la descripción para la recepción de los bienes en exceso en
• Pérdida económicas al recibir y relación a las cantidades solicitadas en las órdenes de compra, debiendo contar con las
cancelar bienes no solicitados autorizaciones respectivas.
• Fraude • Configurar en SAP los porcentajes de tolerancias definidos para la recepción de los SKUs en
16 exceso.
 No se ha formalizado y configurado en SAP las tolerancias en exceso aceptadas para la recepción de
06 bienes en los Almacenes de Fopesa.

Plan de acción Implementación

• La Jefa de Logística indica que elaborará procedimientos relacionado a las recepciones en exceso y coordinará
30 - Junio - 2022
con TI incluir en SAP los topes de tolerancia.

Criterio
• Principio COSO N°10 - La organización define y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles
aceptables para la consecución de los objetivos.
• Principio COSO N°12 - La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales del control
interno y procedimientos que llevan dichas políticas a la práctica.

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 07 Inventario sin rotación por periodo mayor a los 12, 24 hasta 36 meses por un valor de USD 46,445 dólares.

Descripción

Como parte de la Auditoría, obtuvimos de SAP un reporte de rotación de materiales por SKUs de los almacenes de Fopesa, observando que, al mes
de marzo del 2022 existen SKUs que no presentan movimientos por periodos mayores a 12, 24 hasta 36 meses, tal como se muestra en el siguiente
cuadro:
Código Valor total en Valor en
Status Tipo de almacén Totales
almacén soles USD
2001 Alm. Repuestos y Suministros 133,217
Sin rotación por más
1004 Alm. Envases y Embalajes 1,532 135,459 36,610
de 36 meses
1003 Alm. Pliego y Cartón 710
2001 Alm. Repuestos y Suministros 9,529
Sin rotación de 24 a
1009 Alm. Fosforo Rojo 8,685 18,380 4,967
36 meses
1004 Alm. Envases y Embalajes 165
1004 Alm. Envases y Embalajes 11,550
Sin rotación de 12 a
2001 Alm. Repuestos y Suministros 5,892 18,008 4,867
24 meses
3001 Alm. Productos Terminados 566
Totales 171,846 46,445

Riesgos
• Deterioro de los inventarios de Fopesa
• Información contable no acorde a la realidad
• Sobrecostos por almacenamiento de SKUs no
disponibles para uso
Recomendaciones
• Elaborar procedimientos que incluya los criterios para el manejo de inventarios con
baja rotación; así como la realización del monitoreo continuo y planes de acción sobre
la baja rotación de los inventarios de Fopesa.
• Preparar reportes de monitoreo continuo sobre la rotación de los inventarios de
Fopesa.

18
 07 Inventario sin rotación por periodo mayor a los 12, 24 hasta 36 meses por un valor de USD 46,445 dólares.

Plan de acción Implementación

• La Jefa de Logística indica que procederá a elaborar procedimientos sobre la baja rotación y reportes de
30 - Junio - 2022
monitoreo sobre la rotación de inventarios.

Criterio
• Principio COSO N°08 - La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de los objetivos.
• Principio COSO N°10 - La organización define y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles
aceptables para la consecución de los objetivos.
• Principio COSO N°12 - La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales del control
interno y procedimientos que llevan dichas políticas a la práctica.

19
 Ausencia de registro de lote de productos en el sistema SAP no muestran la trazabilidad y seguimiento
08 del producto por un valor de USD 18,120 dólares.

Descripción
La compañía Fopesa cuenta con inventarios valorizados en 67,044 soles (18,120 USD) que no cuentan con un registro de lote y/o fecha de
caducidad en el Sistema SAP, por lo que no se puede determinar si dichos inventarios se encuentran caducos o si aún siguen aptos para ser
utilizarlos en la fabricación o comercialización. Así tenemos:

Gpo. Articulos Nombre Grupo Material Texto breve de material Importe S/. USD
150000008 OXIDO DE ZINC 21,256 5,745
150019810 COLA GELATINA 280 10,693 2,890
150000006 DISPERSION ACUOSA ROJA 8,954 2,420
Materias primas y
PF0101001 150000002 AZUFRE 5,502 1,487
auxiliares Cabeza
150000004 DISPERSION ACUOSA NEGRA 4,309 1,165
150000036 FELDESPATO 325 2,433 658
150000012 SILICE MALLA 200 585 158
150000001 ADHESIVO MOWILITH 611 6,429 1,738
150000010 OXIDO HIERRO ROJO 3,275 885
Materias primas y
PF0104001 150000003 BIOXIDO MANGANESO 2,576 696
auxiliares Rasquero
150000007 ESPESANTE MOWILITH 7080 906 245
150000005 DISPERSANTE MOWILITH 330 126 34
Total 67,044 18,120

El registro del lote no solo permite conocer dónde y cómo se almacena el stock, sino que permite obtener información sobre todo el recorrido que
realizan los productos desde que entra en el almacén hasta que se le da salida.

Riesgos Recomendaciones
• Analizar, categorizar y registrar en el Sistema SAP los lotes y fechas de
• Errores de manipulación de productos. caducidad de los productos.
• Problemas de inventario, caducidad u obsolescencia. • Bloquear los productos identificados como caducos para evitar su uso.
• Desmedro de productos. • Definir de manera conjunta entre las áreas de Almacén, Calidad y Contabilidad
una política de desvalorización de inventarios.
20
 Ausencia de registro de lote de productos en el sistema SAP no muestran la trazabilidad y seguimiento
08 del producto por un valor de USD 18,120 dólares.

Plan de acción Implementación

• La Jefa de Logística indica que procederá asignar en SAP los lotes a las materias primas de procedencia
nacional y coordinar con el área de producción elaborar una política de uso de estas materias primas. De 30 - Junio - 2022
existir productos caducos se procederán a bloquear.

Criterio
• Principio COSO N°11 - La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar la
consecución de los objetivos.
• Principio COSO N°12 - La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales del control
interno y procedimientos que llevan dichas políticas a la práctica.

21
 Ausencia de autonomía del área de Calidad para realizar la selección de muestra de productos en las
09 Compras.

Descripción
En relación al proceso de evaluación de calidad de los productos que ingresan a los almacenes de la compañía, según procedimientos: Recepción de
Materia Prima v02 (AL-PO-02 ) y Recepción de Mercadería v02 (AL-PO-09 ), validados con la Jefe de Logística, está definido que el personal de
almacén es quien selecciona la muestra de los productos y entrega al área de Calidad para que realice la evaluación respectiva.

Si bien, los productos son evaluados por el personal del área de Calidad, observamos que la selección de la muestra de los productos lo realiza el
área de almacén, correspondiendo realizar esta actividad al área de Calidad para una correcta autonomía e intervenir inspeccionando los almacenes,
seleccionando la muestra y asegurando la calidad integral de los productos.

Riesgos Recomendaciones

• Modificar los procedimientos para la selección de muestras, considerando

• Toma errónea de la muestra de calidad. que el área de Calidad sea quien realice la selección respectiva de
• Pérdida de clientes por deficiente evaluación de calidad del productos para asegurar el proceso de evaluación de calidad.
producto. • Instruir al personal del área de Calidad la actividad de inspeccionar los
almacenes para seleccionar la muestra de los productos.

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 Ausencia de autonomía del área de Calidad para realizar la selección de muestra de productos en las
09 Compras.

Plan de acción Implementación

• La Jefa de Logística indica que coordinará con el área de Calidad la posibilidad de modificar el procedimiento de
selección de muestra, con la finalidad de que lo realice el personal de calidad. Así como, instruir al personal de 30 - Junio - 2022
calidad realice la selección de la muestra.

Criterio
• Principio COSO N°10 - La organización define y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles
aceptables para la consecución de los objetivos.
• Principio COSO N°13 – La organización obtiene o genera y utiliza información relevante y de calidad para apoyar el funcionamiento del control
interno.

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 Bienes ingresados al almacén se registran en SAP en estado de libre disponibilidad, sin utilizar
10
actividades de bloqueo y desbloqueo por parte de Control de Calidad para actividades de revisión y
aprobación respectivamente.

Descripción
De la revisión al proceso de ingreso de bienes a los almacenes de la compañía, se pudo evidenciar que el Asistente de Compras y el Asistente de
Almacén registran en SAP los bienes ingresados al almacén, en el estado de “Libre disponibilidad”, listos para utilizarse en el proceso de producción.

La Jefe de Logística comenta que los bienes ingresados al almacén no pueden utilizarse en el proceso de producción, mientras que los productos no
cuenten con la etiqueta verde como señal de “Aprobado” otorgado por el área de Control de Calidad, sin embargo en el sistema SAP no se realiza el
bloqueo para revisión de Control de Calidad y desbloqueo una vez aprobados los bienes.

Si bien, los productos para ser utilizados en producción deben contar con la aprobación del área de Control de Calidad, se debe utilizar el bloqueo de
en SAP al momento del ingreso de los bienes, pasar por revisión de Control de Calidad, una vez aprobado, realizar el desbloqueo.

Riesgos Recomendaciones
• Habilitar en el sistema SAP, el bloqueo automático para el ingreso de bienes.
• Instruir al personal del área de Calidad sobre la utilización de las actividades de
• Bienes utilizados en producción sin estar bloqueo y desbloqueo mediante el uso de la herramienta SAP para la mejora del
aprobados por calidad. proceso control de calidad.
• Ineficiencia operativa. • Incluir en los procedimientos las actividades de bloqueo y desbloqueo mediante el
uso de la herramienta SAP; así como, los criterios y responsabilidades para su
utilización.
 10 Bienes ingresados al almacén se registran en SAP en estado de libre disponibilidad, sin utilizar
actividades de bloqueo y desbloqueo por parte de Control de Calidad para actividades de revisión y
aprobación respectivamente.

Plan de acción Implementación

• La Jefa de Logística comenta que evaluará con el área de Calidad utilizar el SAP para realizar actividades de
bloqueo y desbloqueo e incluir en el procedimiento estas actividades. 15 - Julio - 2022

Criterio
• Principio COSO N°10 - La organización define y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles
aceptables para la consecución de los objetivos.
• Principio COSO N°11 - La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar la consecución
de los objetivos.
• Principio COSO N°13 – La organización obtiene o genera y utiliza información relevante y de calidad para apoyar el funcionamiento del control
interno.

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 Formalizar en el procedimiento los criterios para la toma de inventarios realizados por el personal interno
11 y con intervención de empresas terceras.

Descripción
Evidenciamos que la compañía si bien cuenta con procedimientos de inventarios, se requiere formalizar las actividades, responsabilidades y
autorizaciones para realizar la gestión de toma de inventarios en sus almacenes, ya sean en procesos ejecutados por personal interno y/o con
intervención de empresas terceras. Además, de los criterios y responsabilidades sobre el resultado del inventario, incluyendo el uso de transacciones de
SAP para cada actividad.

Riesgos
• Operaciones ejecutadas de forma no uniforme, sin evidencia
de control y/o no acorde a los estándares de Fopesa.
• Mala toma de decisiones por información incorrecta.
Recomendaciones
• Formalizar la Política y/o Procedimiento para la toma de inventarios físicos.
Dichos documentos deben considerar las actividades desde el
planeamiento hasta el registro de los posibles ajustes contables.
• Realizar capacitaciones al personal de almacén sobre los nuevos
procedimientos implementados, asimismo, considerar soportar dichas
capacitaciones en documentos formales (Listas de asistencias y/o
constancias de aceptación a los procedimientos).

Plan de acción Implementación

• La Jefa de Logística indica que elaborará los procedimientos para la gestión de inventarios mensuales y con
intervención de auditores externos. 15 - Junio - 2022

Criterio
• Principio COSO N°12 - La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales del control
interno y procedimientos que llevan dichas políticas a la práctica.
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 Lista de distribución
Revisión y Aprobación
Elaboración: Revisión: Aprobación:

Christian Paredes Luis Matos Rudy Schnepper

08/04/2022 17/04/2022 10/05/2022

Lista de distribución
Nombre Puesto
Eliana Damián Jefe de Logística
José Gil Gerente de Administración y Finanzas
Hector Kato Gerente de Negocio
Eric Saenz Presidente de la Unidad de Fósforos
Rudy Schnepper Director de Auditoría Grupo IF

Disclaimer
Este documento contiene información privada y confidencial del Área de Auditoría del Grupo
IF y no puede ser utilizada o divulgada a personas o áreas, internas o externas, distintas a los
destinatarios, salvo con autorización expresa del Director de Auditoría del Grupo IF o por
fuerza de legal. Queda prohibida cualquier reproducción, difusión o comunicación pública.
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Anexo 01
i) Depósito ubicado en La Victoria custodia inventarios de productos terminados que no se ubican en
espacios separados con los productos de los clientes: Operador Comercial C.H. S.A.C. y Distribuidora
Comercial La Oriental.
 Anexo 01
ii) Almacén de Materia Prima copados de productos, con espacios reducidos dificultan el acceso al personal.

29
 Anexo 01
iii) Producto “Parafina Pucara” ubicada fuera de los almacenes, en los estacionamientos de vehículos.

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 Anexo 01
iv) Palitos Rusos Belka ubicado en el almacén de palitos y en otros almacenes como: materia prima y
envases y embalajes.

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Anexo 01
v) Inventarios de productos terminados no consignan el código registrado en SAP.

Código 40000008 - Fósforo La Llama 40L Código 40001045 - Fósforo La Llama 40L Pack x 5
 Anexo 02
Cantidad de 428 (DS) “Código 5000396 - Encendedores Electrónicos ISO x 25 Pzas”, en estado de Control
de Calidad ubicado en el almacén desde hace varios meses.

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