ENFOQUES EN EL DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES

Gabriel Carrillo
Abril 2022
ENFOQUE: BASE DE DATOS

CARACTERÍSTICAS

1. Los datos se guardan en tablas relacionales (archivos).

2. Las tablas se crean utilizando criterios de diseño de base de datos relacional.
3. En la entrada de datos se aplican criterios de validación de datos.
4. Se busca asegurar la exactitud y veracidad de los datos.
5. Puede trabajar en ambiente multi-usuarios, donde cada usuario tiene permisos
para ejecutar las operaciones permitidas.
TABLAS BÁSICAS (ARCHIVOS)

Asientos contables Datos estructurados de los asientos contables. Contiene

códigos de cuenta, descripciones, debe, haber.

Plan de cuentas Datos estructurados: Código, nombre, clasificación de las

cuentas contables

Saldos de cuentas Datos estructurados y con restricciones de manipulación :

Saldo acumulado de cada cuenta por mes y año. Cada
cuenta tiene un monto en el debe y en el haber.
LOGICA DE PROCESO

Entrada de datos Asientos contables Plan de cuentas

(asientos contables)

Actualización de
Saldos de cuentas
asientos contables

Reportes contables
Balance general
Asientos de diario Libro mayor

Balance de Ganancias y
comprobación pérdidas
ENFOQUE: HOJA DE CÁLCULO

CARACTERÍSTICAS

1. Los datos se guardan en una hoja (archivos).

2. Los datos se guardan en celdas. Es una estructura dinámica y flexible en el diseño.
3. Los datos en hojas se pueden actualizar de manera dinámica al introducir un nuevo
dato.
4. Se busca flexibilidad y facilidad de uso.
ARCHIVOS BÁSICOS (HOJAS)

Asientos contables Datos de códigos de cuenta, descripciones, debe, haber.

Plan de cuentas Código, nombre de la cuenta

Balance de comprobación Cuentas con montos en debe o haber en un período de

tiempo.
LOGICA DE PROCESO

Entrada de datos Plan de cuentas

Asientos contables
(asientos contables)

Balance de
comprobación

Reportes contables
Balance general
Asientos de diario Libro mayor

Balance de Ganancias y
comprobación pérdidas
 COMPRACIÓN

CRITERIO ENFOQUE BASE DE DATOS ENFOQUE HOJA DE CÁLCULO

Facilidad de diseño Difícil Fácil

Flexibilidad en operación Poco flexible Muy flexible

Diseño de reportes Difícil Fácil

Posibilidad de auditoría Alta Baja

Diseño multiusuario Si No
Posibilidad de diseño de Alta Baja
restricciones para
asegurar veracidad de
los datos

Facilidad para integrarse Media Baja

con otros módulos
 CONCLUSIONES

1. La hoja de cálculo y base de datos tienen diferencias significativas en: criterios

de diseño, flexibilidad de operación, restricciones de diseño y operación,
generación de reportes.

2. Las conversaciones con el personal de contabilidad me han llevado a concluir

que ellos tienen experiencia y preferencias por la contabilidad basada en hoja
de cálculo.

3. No es conveniente desarrollar un sistema de base de datos pensado en las

características de la hoja de cálculo. Son tecnologías diferentes.

4. Si las características más deseadas son flexibilidad de diseño y operación,

entonces se debería usar HOJA DE CALCULO.
5. Si las características más deseadas son veracidad de datos, auditoría,
multiusuario, entonces se debería BASE DE DATOS.
 SUGERENCIAS

1. Utilizar hoja de cálculo para el manejo de la contabilidad. La facilidad de

diseño y la flexibilidad de la operación pueden ayudar a tener los datos al día.

2. Dedicar el tiempo de desarrollo a completar funciones relacionadas con

Contratos, facturas, recursos humanos.

3. Evaluar la gestión contable basa en hojas de cálculos. Se requiere un tiempo

para decidir si es conveniente continuar con la hoja de cálculo o completar la
contabilidad en base de datos.